Quando la vostra azienda trasforma finalmente i clienti delle vetrine in clienti fedeli, la domanda di produttività aumenta. In qualità di responsabile dell'inventario, il vostro compito è quello di far funzionare tutto senza intoppi, assicurandovi di monitorare, registrare e tenere sotto controllo le scorte per soddisfare la crescente domanda.
Ma la vera domanda è: Da fare per monitorare le scorte in modo accurato? Da fare per sapere che cosa si sta esaurendo o che vi costa di più in termini di spazio di archiviazione?
In questa guida vi illustreremo gli elenchi di inventario, spiegandovi cosa sono, perché sono essenziali e i diversi tipi che potete utilizzare.
Condivideremo anche lo strumento perfetto e un modello di lista di controllo dell'inventario per velocizzare il processo e rendere la gestione dell'inventario un gioco da ragazzi. Andiamo! 🚀
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
🏁 Gli elenchi dell'inventario tengono traccia delle scorte, inclusi gli elementi, le quantità e le SKU
🏁 Le schede di inventario aiutano a gestire i livelli delle scorte, prevenendone l'eccesso o la carenza
🏁 Per creare un elenco d'inventario, iniziate valutando le vostre esigenze, scegliendo lo strumento giusto e utilizzando dei modelli come questo per organizzare l'elenco in modo efficiente e assegnare i ruoli per una gestione più rapida
🏁 Per un monitoraggio più rapido, seguite i nostri consigli e le nostre best practice sulla personalizzazione dei modelli e sull'utilizzo di ruoli specifici
🏁 Utilizzate ClickUp per semplificare il processo di gestione dell'inventario end-to-end. Grazie a funzionalità/funzione quali modelli, stato personalizzato, dashboard e vista Tabella, è possibile monitorare i livelli attuali delle scorte, identificare le tendenze e ottimizzare l'allocazione delle risorse
Che cos'è un elenco di scorte?
Un elenco dell'inventario è un'istantanea di tutto ciò che la vostra azienda ha in magazzino. È un elenco dettagliato di tutti i prodotti o materiali, dalle materie prime ai prodotti finiti. Vi aiuta a monitorare tutto ciò che avete, in modo da non avere scorte eccessive o esaurire qualcosa di importante.
Ogni voce riporta la descrizione dell'elemento, la quantità disponibile, il numero SKU dell'elemento e, a volte, ulteriori dettagli come la posizione o il nome del fornitore.
Questo elenco è fondamentale per gestire i livelli di scorte e garantire che si possa soddisfare la domanda dei clienti senza perdere denaro a causa delle scorte in eccesso.
Vantaggi di un elenco d'inventario
Vediamo in quanti modi un elenco di scorte rende più efficiente la vostra azienda:
👩💼 Soddisfare la domanda dei clienti in tempo utile
Quando si cerca di riordinare i materiali all'ultimo minuto, si perdono offerte, sconti e profitti. Con un elenco delle scorte, saprete sempre cosa c'è in magazzino per soddisfare gli ordini dei clienti in tempo e senza stress. In questo modo, potrete anticipare la domanda e sfruttare al meglio le scorte senza intoppi.
📈 Approfondimenti basati sui dati
L'utilizzo di un software moderno per la gestione delle scorte vi permette di individuare le tendenze di acquisto dei clienti, di vedere quali prodotti vanno a ruba e perché, e di prevedere la domanda stagionale. Questa analisi dei dati in tempo reale vi aiuta a decidere cosa ordinare e quando.
💸 Miglioramento del budget e del piano finanziario
Il monitoraggio degli elenchi delle scorte rende molto più semplice il budgeting e il piano finanziario. È possibile adeguare il budget per migliorare la produttività (evitando di accumulare scorte o di accumularle in eccesso) semplicemente identificando quali prodotti stanno facendo bene e quali no.
Tipi di elenco dell'inventario
Esistono diversi tipi di elenchi d'inventario per diverse esigenze. Vediamo tre dei più comuni che i gestori dell'inventario utilizzano 👇
1. Materie prime
Gli elenchi delle materie prime aiutano a monitorare i materiali disponibili per la produzione di prodotti finiti. Grazie alla visibilità completa del fabbisogno e della disponibilità di materie prime, è possibile mantenere le linee di produttività senza intoppi.
2. Lavori in corso
Gli elenchi dell'inventario dei prodotti in corso di lavorazione tengono conto degli elementi in lavorazione o utilizzati in produttività. Questo registro dettagliato è utile quando è necessario controllare o riordinare rapidamente i materiali se le cose non vanno come pianificato all'ultimo minuto.
3. Prodotti finiti
Questo è il tipo più semplice di elenco d'inventario: è solo una registrazione di tutti i prodotti finiti pronti per la vendita. Aggiornandolo regolarmente, avrete una visualizzazione chiara di ciò che è pronto per essere spedito, aiutandovi a pianificare le strategie di marketing e a creare domanda per i vostri prodotti.
Componenti di un elenco d'inventario efficace
Create un elenco d'inventario completo ed efficace per tenere sotto controllo il vostro monitoraggio.
Ecco i componenti chiave che un elenco d'inventario aziendale dovrebbe includere:
- Nomi dei prodotti: Elencate ogni prodotto per nome, ma sentitevi liberi di usare versioni più brevi o più familiari, purché tutti possano identificare i prodotti senza confusione
- **Per i prodotti della stessa categoria (come le giacche), aggiungete un attributo, come il colore, la dimensione o il modello, per distinguerli facilmente. Ad esempio, "Giacca di colore taglia 10"
- SKU (Stock Keeping Unit): Gli SKU sono codici alfanumerici unici per ogni prodotto, come ad esempio "AKSNA01" Rendono più facile il monitoraggio e l'identificazione degli elementi, quindi assicuratevi che ogni prodotto abbia il suo SKU
- Quantità: Questa è una chiave! Tenete traccia di quante unità di ogni elemento avete a disposizione. Numeri precisi aiutano a evitare un eccesso di scorte o l'esaurimento delle stesse
- $$$a: Se la produttività è distribuita in diversi magazzini, annotate la posizione di ogni elemento, sia che si tratti di un magazzino specifico, di uno scaffale o di uno spazio di archiviazione. In questo modo la ricerca e il recupero dei prodotti sono molto più rapidi
- Soglie di riordino: Impostare un livello minimo di scorte per ogni elemento; in questo modo, si riceverà un avviso quando è il momento di riordinare prima di esaurirlo
- Dati del fornitore: Tenete a portata di mano le informazioni di contatto del vostro fornitore, come nome, numero di telefono ed email, in modo da poterlo contattare rapidamente quando è il momento di fare un ordine
- **Se gli elementi hanno una data di scadenza (come i prodotti alimentari o di bellezza), aggiungete queste informazioni all'elenco dell'inventario
Sebbene questi siano i componenti indispensabili, è possibile aggiungerne altri o modificarli in base al proprio settore.
Leggi anche: Che cos'è una nota di ricevimento merci (GRN)?
Creare un elenco dell'inventario: Guida passo per passo
Passaggio 1: valutare le proprie esigenze
Prima di iniziare a creare un elenco d'inventario, eseguite una valutazione iniziale degli elementi che devono essere inventariati. **Usate il metodo ABC per classificare gli elementi in base al loro valore, alla domanda, al valore commerciale, alla frequenza d'uso, ecc
Inoltre, è qui che si decide quanto sarà dettagliato l'elenco dell'inventario. È possibile includere i dettagli principali, come SKU, categoria, livello di scorte e posizione di stoccaggio, oppure aggiungere dettagli come esigenze speciali di archiviazione, dettagli sui fornitori e tempi di rifornimento.
Sulla base di questa valutazione iniziale, si può decidere lo strumento che aiuterà a ottimizzare i costi e l'efficienza della gestione dell'inventario.
Passaggio 2: selezione degli strumenti giusti
Esistono diversi modi per creare un elenco dell'inventario, a seconda delle vostre esigenze:
- Processi manuali: Se state iniziando in modo semplice, potete affidarvi a un elenco d'inventario manuale. È economico ma richiede molto tempo ed è soggetto a errori, soprattutto quando si monitorano diversi livelli di inventario
- Microsoft Excel o Fogli Google: Microsoft Excel o Fogli Google organizzano l'elenco dell'inventario in righe e colonne in cui è possibile impostare formule automatiche per aggiornare i numeri quando si modificano le quantità in magazzino. Questo aiuta a ridurre gli errori e a semplificare il monitoraggio, ma richiede comunque la voce manuale dei dati
- Software di gestione dell'inventario: consoftware di gestione dell'inventarioè possibile gestire la rotazione dell'inventario, impostare punti di riordino e persino eseguire analisi dei dati per monitorare e ottimizzare la quantità di scorte
Passaggio 3: utilizzare modelli precostituiti
Un software avanzato per la gestione dell'inventario offre modelli di inventario gratis che consentono di organizzare tutto, di monitorare le scorte in tempo reale e di automatizzare l'intero processo.
Questi modelli predefiniti possono essere personalizzati in base alle esigenze aziendali e integrati con i sistemi di gestione commerciale, di account e della catena di approvvigionamento.
Risparmio di tempo: Utilizza Il modello di inventario di ClickUp per monitorare l'inventario. Aggiungete tutti i componenti (SKU, soglie di riordino e valore totale dell'inventario) e modificatelo in base al vostro settore.
Bonus: 10 modelli di elenco fornitori gratis per gestire i contratti
Utilizzo di ClickUp per la gestione dell'inventario ClickUp è una piattaforma all-in-one che elimina il problema della gestione dell'inventario.
Invece di destreggiarsi tra più strumenti per esigenze diverse, ClickUp permette di fare tutto, dalla creazione degli elenchi di magazzino al monitoraggio dei livelli delle scorte in un unico posto.
ClickUp Vista Tabella
Per cominciare, Vista Tabella di ClickUp rende il monitoraggio dell'inventario molto più intuitivo. Pensate a un foglio di calcolo per l'inventario, ma con una potenza molto maggiore.
Permette di creare, aggiornare e organizzare con facilità gli elenchi dell'inventario, mantenendo tutto interconnesso.
Organizzare i dati dell'inventario in fogli di calcolo con ClickUp Vista Tabella
Con Le attività personalizzate di ClickUp sono stati e le etichette, è possibile ottenere una panoramica completa dell'inventario e stabilire relazioni per semplificare la gestione dell'inventario.
Per migliorare ulteriormente l'elenco dell'inventario, è possibile:
- Personalizzare il foglio di calcolo con opzioni di filtro e di raggruppamento
- Fissare le colonne per ordinare e recuperare facilmente le informazioni sull'inventario
- Trascinare le colonne per organizzare i dati dell'inventario in base alle proprie esigenze
ClickUp Dashboard
Personalizzate e organizzate il vostro inventario con filtri, elementi fissati e funzioni di trascinamento utilizzando la vista Tabella di ClickUp ClickUp Dashboard visualizzano a 360° il vostro inventario e vi permettono di condividere le informazioni con i decisori chiave.
I dashboard sono anche super personalizzabili. Che si tratti del monitoraggio del fatturato delle scorte, delle prestazioni del team o delle vendite, è possibile aggiungere grafici, diagrammi e schede che rendono i dati facili da digerire e su cui agire. E non è tutto! Con Automazioni ClickUp, è possibile automatizzare attività di routine come gli avvisi di esaurimento scorte e le attività di rifornimento dell'inventario.
Visualizzate i dati dell'inventario e ottenete potenti informazioni con le dashboard di ClickUp
Inoltre, la libreria di ClickUp di inventari e di modelli per il monitoraggio degli ordini fornisce strutture pronte all'uso per monitorare i livelli delle scorte, gli stati degli ordini, i provider, i costi e altro ancora.
Modello di gestione dell'inventario ClickUp
Per istanza, Modello per la gestione dell'inventario di ClickUp semplifica la gestione di inventari grandi o complessi su più posizioni e canali commerciali.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-257.png Il modello di gestione dell'inventario di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-4395291&department=operations Scarica questo modello /$$$cta/
Ecco come mettere al lavoro questo modello gratis per voi →
- Organizzare i dati di inventario e monitorare informazioni come i livelli di inventario, la disponibilità di magazzino, i movimenti di magazzino e le variazioni di costo
- Creare attività con stati personalizzati come 'In stock', 'Non più usato' e 'Fuori stock' per monitorare gli elementi in stock
- Impostazione di attività ricorrenti conAutomazioni di ClickUp per rivedere il flusso dell'inventario, snellire le operazioni quotidiane e i processi di revisione
Bonus: 10 Modelli di moduli d'ordine gratis in Excel e ClickUp
Best practice per la gestione dell'elenco degli inventari
Per ottenere il massimo dal vostro elenco d'inventario, ecco alcune best practice da seguire:
1. Revisione e riconciliazione regolare dell'inventario
L'elenco dell'inventario non è un'attività da fare una volta sola, ma un documento vivo. Audit regolari e controlli di conformità assicurano che ogni processo di gestione dell'inventario sia in linea con le norme e i regolamenti specifici del settore.
verificate regolarmente l'inventario e riconciliatelo con i conteggi fisici
documentare le discrepanze, analizzare le cause e adottare misure correttive
creare procedure operative standard (SOP) per le best practice di gestione dell'inventario
2. Strategie per mantenere l'accuratezza e ridurre gli errori
L'accuratezza è tutto quando si tratta di gestione dell'inventario. Un modo rapido per misurare quanto si sta facendo è calcolare il tasso di accuratezza:
Tasso di precisione dell'inventario = Unità contate / Unità registrate × 100
utilizzate un software di gestione dell'inventario per automatizzare i processi e ridurre al minimo gli errori
✅ Analizzare i dati storici e gli strumenti di previsione della domanda per prevedere con precisione i fabbisogni
✅ Standardizzare l'etichetta, le descrizioni degli elementi, le unità di misura, ecc. per evitare confusione
3. Sfruttare la tecnologia per la gestione dell'inventario in tempo reale
Il software di gestione dell'inventario può migliorare il piano dell'inventario . Con l'aiuto dell'IA e dell'automazione, questi strumenti forniscono visibilità in tempo reale sui livelli di inventario e assicurano l'evasione degli ordini senza eccessive scorte.
tracciare il movimento delle scorte e ridurre gli errori di movimentazione con la scansione dei codici a barre e i sistemi di identificazione a radiofrequenza (RFID)
✅ Utilizzare una soluzione di project management per centralizzare i dati di inventario e migliorare la collaborazione
✅ Consentire il monitoraggio in tempo reale delle spedizioni durante il trasporto con il GPS e il geo-tagging
Sfide comuni nella creazione degli elenchi dell'inventario
Ogni azienda deve affrontare i propri ostacoli nella creazione di un elenco d'inventario, ma alcune sfide sembrano universali in tutti i settori.
Vediamo di analizzarle:
1. Problemi di gestione dei dati
Gestire un elenco dell'inventario con un software obsoleto può funzionare quando si ha a che fare con un piccolo inventario o un singolo magazzino.
Ma quando l'azienda cresce, destreggiarsi tra tonnellate di inventario in più spazi di archiviazione diventa scoraggiante. Il processo diventa spesso dispendioso in termini di tempo e richiede ulteriore manodopera per raccogliere e inserire i dati.
2. Imprecisioni e ridondanze
Affidarsi a metodi manuali o a più fogli di calcolo per gestire gli elenchi dell'inventario porta spesso a errori, ridondanze e discrepanze. Questi errori possono risultare in un eccesso di scorte, in tensioni finanziarie o in consegne errate di prodotti: problemi che nessuna azienda può permettersi.
Lo sapevate? Uno studio condotto da Da fare Netstock ha rivelato che quasi l'80% delle PMI ha problemi di overstocking, con un eccesso di scorte che rappresenta il 38% del loro inventario. Questo dato evidenzia l'impatto di un monitoraggio insufficiente delle scorte e di processi inefficienti sulle aziende di tutto il mondo.
3. Inventari su larga scala
I sistemi legacy e i fogli di calcolo per la creazione degli elenchi di inventario spesso devono integrarsi con gli strumenti aziendali esistenti, come i sistemi ERP, software di gestione dell'inventario per il commercio elettronico , o software di gestione degli acquisti .
Questo crea dei silos, rendendo più difficile la gestione dei flussi di lavoro.
Vantaggi dell'uso della tecnologia nella gestione dell'inventario
La tecnologia semplifica il processo di gestione dell'inventario, rendendolo più veloce, più intelligente e senza interruzioni. Ecco come:
1. Automazioni ed efficienza nei processi di inventario
Con strumenti avanzati di gestione dell'inventario, è possibile automatizzare attività ripetitive come il monitoraggio della quantità di scorte, la generazione di reportistica e la creazione di ordini di acquisto. In questo modo il team è libero di concentrarsi su operazioni aziendali più strategiche.
2. Dati e analisi in tempo reale per un processo decisionale informato
Il monitoraggio in tempo reale vi permette di monitorare i livelli di scorte e di calcolare il lead time facilmente. In questo modo le aziende possono rispondere rapidamente alle fluttuazioni della domanda e garantire che i clienti trovino sempre ciò che desiderano.
**Da fare? Secondo uno studio, l'utilizzo di tecnologie IA per gestire i livelli di inventario aiuta a ridurre gli effetti di errori estremi del 60% e le scorte di sicurezza del 40-50%.
3. Risparmio sui costi e ottimizzazione delle risorse
La riduzione dei costi è naturale quando si automatizzano i flussi di lavoro attraverso gli strumenti di gestione delle scorte e le tecnologie AI software di logistica . Il risultato è l'eliminazione degli errori e la riduzione dei costi legati all'eccesso di scorte o alle perdite commerciali. Il risultato? Un processo di gestione delle scorte più snello e redditizio per la vostra azienda.
4. Maggiore flessibilità e scalabilità
Basato su cloud sistemi di gestione dell'inventario vi permettono di adattare la vostra configurazione al volo, sia che si tratti di aggiungere nuovi moduli o di gestire la quantità di scorte nelle varie posizioni. Sono costruiti per far crescere la vostra azienda in modo da rimanere competitivi senza sudare troppo.
Semplificare i processi di gestione dell'inventario con ClickUp
La creazione di elenchi accurati delle scorte è fondamentale per prevenire gli stock e le scorte insufficienti, per soddisfare le richieste dei clienti e per migliorare il flusso di cassa.
Un buon elenco di scorte offre una vista a 360 gradi dell'inventario, consentendo di prendere decisioni aziendali accurate e di semplificare i processi di rifornimento delle scorte.
ClickUp offre una soluzione completa per semplificare la gestione dell'inventario. Grazie a un intervallo di funzionalità/funzione e a modelli di inventario gratuiti, è possibile monitorare i livelli attuali delle scorte, identificare le tendenze, prendere decisioni migliori e ottimizzare l'allocazione delle risorse. Iscrivetevi gratis su ClickUp e prendete il controllo del vostro sistema di inventario oggi stesso.