Per molte aziende di medie e grandi dimensioni, la gestione dei documenti può sembrare una battaglia in salita senza fine. Le frustrazioni sono fin troppo reali: la noiosa voce dei dati, i problemi di controllo delle versioni e le montagne di dati che si accumulano.
Ho visto in prima persona come queste sfide portino a costosi errori, ritardi e rischi di conformità. Determinato a trovare un modo migliore, mi sono messo a esplorare il potenziale di trasformazione del software di gestione documentale aziendale (EDM).
Le soluzioni di gestione documentale non si limitano a organizzare i file, ma ottimizzano i flussi di lavoro, migliorano la sicurezza e facilitano la collaborazione in tempo reale.
Dopo aver effettuato test rigorosi insieme al team di ClickUp, abbiamo ristretto il campo dei 10 migliori strumenti di gestione dei documenti aziendali in grado di portare ordine ed efficienza nel caos documentale. In questo post, esploreremo ciascuno di essi in dettaglio.
**Cosa cercare in un software di gestione dei documenti per le aziende?
In base alla mia esperienza, sette funzionalità/funzione chiave possono fare la differenza nel processo di gestione dei documenti.
Ecco su cosa concentrarsi:
- **Proteggere i documenti sensibili con crittografia avanzata, autenticazione a più fattori e controllo degli accessi in base al ruolo. Cercate strumenti per il flusso di lavoro che siano conformi alle normative pertinenti, come il GDPR o l'HIPAA
- Collaborazione senza soluzione di continuità: Garantite la modifica dei documenti, i commenti e la condivisione dei file in tempo reale, sia che il team sia in sede che da remoto. Optate per un software che si integri con strumenti come Slack o Microsoft Teams per consentire una collaborazione senza sforzo tra team
- Automazioni dei flussi di lavoro: Risparmiate tempo grazie all'automazione di attività come il recupero, l'approvazione, l'instradamento e l'archiviazione dei documenti. Un'efficace automazione dei flussi di lavoro riduce i carichi di lavoro manuali e ottimizza la gestione dei processi aziendali
- Interfaccia intuitiva: Scegliete un software facile da navigare. Cercate funzionalità di drag-and-drop, dashboard personalizzabili e layout semplici per semplificare la gestione dei processi aziendalila documentazione del progetto e accelerare l'adozione da parte del team
- Controllo delle versioni: Scegliete un software di gestione documentale aziendale che vi permetta di accedere ai documenti, ripristinare le versioni precedenti e monitorare le modifiche con un clic. È essenziale per la sicurezza dei documenti, i percorsi di revisione e la gestione accurata dei record
- Ricerca avanzata: La posizione dei documenti digitali è garantita da funzionalità/funzione quali filtri, tag dei metadati e ricerca a testo pieno. Assicura un rapido recupero dei documenti, sia che si tratti di documenti legali che di file specifici, utilizzando parole chiave, tag o campi personalizzati
- Scalabilità: Assicuratevi che il software di gestione documentale aziendale possa crescere con la vostra azienda. Deve supportare senza problemi un maggior numero di utenti, un maggiore spazio di archiviazione dei documenti e integrazioni aggiuntive
Pro Tip: Volete incrementare il numero di utenti, di documenti e di integrazioni? la collaborazione del team con il software di gestione documentale dell'azienda?
Ecco come realizzarla:
- Centralizzare lo spazio di archiviazione dei dati per ridurre la duplicazione e la confusione dei file 🗂️
- Automazioni nel controllo delle versioni per mantenere tutti sulla stessa pagina 🕒
- Impostazione delle autorizzazioni per gli utenti per garantire la sicurezza e l'accesso corretto 🔒
- Integrazione con gli strumenti del team per creare un flusso di lavoro continuo 🚀
I 10 migliori software di gestione documentale per aziende
La crescita delle aziende di medie e grandi dimensioni ha portato a un aumento della domanda di soluzioni efficienti per la gestione dei documenti.
🚀 Fact Check: Il mercato globale dei sistemi di gestione documentale è destinato a salire vertiginosamente da 7,16 miliardi di dollari nel 2024 a 24,91 miliardi di dollari entro il 2032 con un robusto tasso di crescita del 16,9%.
Ma cosa sta alimentando questa rapida espansione?
I sistemi di gestione documentale per aziende si sono evoluti rispetto a un semplice schedario elettronico. Oggi sono piattaforme dinamiche che offrono un accesso continuo ai documenti, una solida sicurezza dei dati e funzionalità/funzione specializzate per soddisfare le moderne esigenze aziendali.
Ecco perché, dopo aver testato innumerevoli soluzioni, ho selezionato i 10 migliori sistemi di gestione documentale aziendali software di gestione dei documenti opzioni che offrono davvero un valore eccezionale per le aziende Enterprise.
Esploriamole una per una:
1. ClickUp (migliore per il project management e la collaborazione documentale senza soluzione di continuità)
via PandaDoc Sebbene PandaDoc non sia un sistema di gestione dei documenti aziendale tradizionale, si è guadagnato il posto in questo elenco per la sua efficienza. Se il vostro obiettivo è la creazione, la firma, l'invio e il monitoraggio di proposte, preventivi o contratti, PandaDoc è un'ottima soluzione software per la condivisione di file .
Mi piace in particolare l'estensione della libreria di modelli di documenti, che velocizza il processo di redazione. Inoltre, la funzionalità di analisi integrata consente di vedere quando i client aprono un documento e di monitorare come interagiscono con esso, cosa fondamentale nelle trattative.
La funzionalità/funzione principale? La funzione di firma elettronica in sicurezza che elimina la necessità di ricorrere a strumenti di terze parti, rendendo tutto più semplice.
Le migliori funzionalità/funzione di PandaDoc
- Collaborazione efficiente grazie ai commenti all'interno del documento e alla modifica in tempo reale
- Personalizzazione del marchio per ottenere materiali coerenti e professionali rivolti ai client
- Incorporazione di gateway di pagamento affidabili per pagamenti rapidi e sicuri da parte dei clienti
Limiti di PandaDoc
- Si rivolge principalmente ai team commerciali, con un focus di nicchia sui contratti e sui documenti correlati
- L'accesso ad alcune funzionalità/funzione avanzate è limitato ai piani tariffari di livello più alto
Prezzi di PandaDoc
- Starter: $35/mese per utente
- Business: $65/mese per utente
- Aziende: Prezzo personalizzato
Valutazioni e recensioni di PandaDoc
- G2: 4,7/5 (oltre 2.000 recensioni)
- Capterra: 4.5/5 (1.000+ recensioni)
5. Microsoft SharePoint (il migliore per la collaborazione a livello aziendale e il controllo dei documenti)
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-719.png Il software per la gestione dei documenti in azienda di Microsoft SharePoint /$$$img/
via Microsoft SharePoint Se la vostra azienda ha investito nell'ecosistema Microsoft, SharePoint offre un solido sistema di gestione dei documenti aziendali. Si distingue per l'accesso ai documenti, il controllo delle versioni e il co-authoring in tempo reale grazie a Microsoft 365.
Ciò che mi ha colpito sono le sue librerie di documenti organizzate con gestione dei metadati e la possibilità di creare siti dinamici per i team. Le sue funzionalità/funzione intranet personalizzabili consentono una collaborazione sicura ed efficiente, rendendola molto più di una soluzione di archiviazione.
Le migliori funzionalità/funzione di Microsoft SharePoint
- Centralizzazione dello spazio di archiviazione dei documenti con sincronizzazione automatica tra le app di Microsoft 365
- Miglioramento della classificazione e della ricercabilità dei documenti con tag di metadati e proprietà personalizzate
- Semplificare i processi di approvazione e la gestione dei contenuti grazie all'impostazione di flussi di lavoro automatizzati
Limiti di Microsoft SharePoint
- Le funzionalità/funzione estese della piattaforma possono essere complesse per i nuovi utenti e richiedono un supporto IT dedicato per la configurazione e la manutenzione
- I costi di licenza sono più elevati, soprattutto quando si aumenta il numero di utenti
Prezzi di Microsoft SharePoint
- Piano SharePoint 1: $5/utente al mese
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50 utente/mese
Valutazioni e recensioni di Microsoft SharePoint
- G2: 4.0/5 (8.000+ recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 5.000 recensioni)
➡️ Per saperne di più: 15 migliori strumenti software di gestione della conoscenza
6. OpenText Content Suite (il migliore per la gestione completa dei contenuti dell'azienda)
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/OpenText-Content-Suite-1400x706.png Il software per la gestione dei documenti in azienda di OpenText Content Suite /$$$img/
via Suite di contenuti OpenText OpenText Content Suite è un'ottima soluzione se la vostra organizzazione gestisce enormi volumi di contenuto e deve affrontare severi requisiti normativi.
Costruita per il ciclo di vita dei contenuti end-to-end, fornisce una piattaforma unificata per la gestione di diversi documenti elettronici, dalle email ai social media e ai contenuti web. L'aspetto più apprezzato è la perfetta integrazione con i sistemi aziendali come SAP e Microsoft.
La sua robusta automazione delle attività consente alle organizzazioni di mappare e ottimizzare i processi. Gli strumenti avanzati facilitano la conformità al settore, supportando tutti gli aspetti, dalle politiche di conservazione dei dati ai percorsi di audit.
Le migliori funzionalità/funzione di OpenText Content Suite
- Consolidamento delle origini dati in un unico sistema, per la gestione di dati strutturati e non strutturati
- Automazioni per la conformità e la sicurezza dei dati per una solida governance
- Utilizzo dell'analisi IA per ottenere approfondimenti e migliorare il processo decisionale
Limiti di OpenText Content Suite
- Il processo di configurazione richiede notevoli risorse IT e personalizzazioni, che possono richiedere tempo e complessità
- Alcuni utenti segnalano che l'interfaccia non ha il fascino moderno delle soluzioni più recenti
Prezzi di OpenText Content Suite
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e valutazioni di OpenText Content Suite
- G2: Non ci sono abbastanza recensioni
- Capterra: N/A
7. DocuSign (il migliore per le transazioni digitali sicure e le firme elettroniche)
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/DocuSign.png Il software di gestione dei documenti per le aziende di DocuSign /$$$img/
via Docusign L'offerta CLM (Contract Lifecycle Management) di DocuSign si è evoluta in un robusto sistema di gestione dei documenti per le aziende, in particolare per i settori ad alta intensità contrattuale.
Gestisce l'intero ciclo di vita del contratto, dalla stesura all'invio e alla firma in sicurezza dei documenti elettronici. Le funzionalità di gestione dei modelli e di libreria delle clausole semplificano i flussi di lavoro legali e mantengono la coerenza.
Apprezzo in particolare il supporto della firma mobile per la chiusura degli accordi in movimento, la velocità di approvazione dei contratti e la conformità alle normative globali. Riduce significativamente i tempi di consegna ed elimina la necessità di uno spazio di archiviazione fisico o di documenti cartacei.
Le migliori funzionalità/funzione di DocuSign
- Inviare e firmare contratti in sicurezza con firme elettroniche legalmente vincolanti
- Mantenere la conformità agli standard di sicurezza globali come eIDAS ed ESIGN
- Migliorare l'accuratezza dei documenti utilizzando modelli e strumenti di collaborazione in tempo reale
- Usufruire di un branding personalizzato e di una firma reattiva per una migliore esperienza dell'utente
Limiti di DocuSign
- È più adatto alla firma che alla gestione completa dei documenti elettronici, il che può limitare gli utenti che cercano soluzioni complete
- Le funzioni avanzate sono accessibili solo con i livelli di prezzo più alti, limitando le funzionalità per gli utenti dei piani più bassi
Prezzi di DocuSign
- Personale: $15/mese
- Standard: $45/mese per utente
- Business Pro: $65/mese per utente
- Soluzioni avanzate: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di DocuSign
- G2: 4,5/5 (oltre 2.000 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (8.000+ recensioni)
8. Jotform Enterprise (il migliore per la creazione di moduli personalizzati e la raccolta di dati)
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Jotform-Enterprise-1400x870.png Jotform Enterprise (il migliore per la creazione di moduli personalizzati e la raccolta di dati) /$$$img/
via L'azienda Jotform Secondo la mia esperienza, Jotform Enterprise lavora bene per le aziende che si affidano alla raccolta di dati per generare documenti legali, contratti e reportistica finanziaria. La sua automazione senza codice rende facile la creazione di flussi di lavoro e l'automazione delle approvazioni dei documenti senza competenze tecniche.
I rigorosi protocolli di sicurezza della piattaforma, comprese le normative HIPAA e SOC 2, garantiscono la tranquillità nella gestione dei dati sensibili. Tuttavia, il suo approccio form-centrico potrebbe non supportare le esigenze di archiviazione dei documenti o di gestione dei metadati senza integrazioni di terze parti
Le migliori funzionalità/funzione di Jotform Enterprise
- Automazione di flussi di lavoro complessi con moduli personalizzati e logiche di condizione
- Generazione di documenti direttamente dagli invii dei moduli per ridurre la voce manuale dei dati
- Garantire la conformità a rigorosi criteri di sicurezza
Limiti di Jotoform Enterprise
- L'interfaccia mobile può essere difficile da usare per attività dettagliate
- Le funzionalità/funzione di collaborazione sono limitate rispetto ai tradizionali sistemi di gestione documentale per aziende
Prezzi di Enterprise
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Enterprise
- G2: 4,7/5 (3.300+recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (2000+recensioni)
➡️ Per saperne di più: I migliori 10 strumenti software di marketing CRM
9. Notion (il migliore per la gestione flessibile dei documenti aziendali in stile wiki)
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Notion.png Notion (il migliore per la gestione documentale aziendale flessibile e in stile wiki) /$$$img/
via Nozione Se siete alla ricerca di flessibilità, Notion offre un'area di lavoro all-in-one per la gestione dei contenuti aziendali che integra note, attività, database e wiki. L'ho trovato prezioso per organizzare le conoscenze del team e semplificare la collaborazione.
La sua interfaccia drag-and-drop consente una personalizzazione intuitiva, sia che si tratti di documenti aziendali che di progetti personali. Inoltre, grazie a solide funzionalità di ricerca e integrazione, questo strumento garantisce al team di avere sempre le informazioni corrette a portata di mano.
Le migliori funzionalità/funzione di Notion
- Creazione, archiviazione e gestione di documenti in un'unica area di lavoro unificata
- Collaborazione in tempo reale con il team su documenti in condivisione
- Collegare i documenti senza soluzione di continuità, collegando i piani dei progetti e le roadmap per un contesto migliore
- Migliorare la sicurezza dei documenti con autorizzazioni e controlli di accesso granulari
Limiti di movimento
- Per i nuovi utenti può risultare eccessivo, in quanto la moltitudine di funzionalità/funzioni e di opzioni personalizzate può comportare una curva di apprendimento ripida
- Alcuni utenti possono ritenere che manchi di funzionalità/funzione avanzate di gestione dei documenti rispetto alle piattaforme dedicate
Prezzi di Notion
- Free
- Plus: $12/mese per utente
- Business: $18/mese per utente
- Azienda: Prezzo personalizzato
- Aggiungi Notion IA a qualsiasi piano per $10 al mese per membro
Valutazioni e recensioni di Notion
- G2: 4.7/5 (5.500+ recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ recensioni)
10. Pneumatico (migliore per la gestione del flusso di lavoro e l'ottimizzazione dei processi)
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Pneumatic.png Il software di gestione documentale dell'azienda Pneumatic /$$$img/
via Pneumatico L'ultimo del mio elenco è Pneumatic, uno strumento incentrato sulla automazione dei processi aziendali e sulla gestione dei flussi di lavoro. Aiuta a migliorare le operazioni consentendo di creare modelli di flusso di lavoro personalizzabili, di monitorare lo stato e di apportare modifiche basate sui dati.
Pur non essendo un sistema completo di gestione dei documenti, Pneumatic ne integra uno assicurando che le attività si svolgano senza problemi in tutta l'organizzazione.
Le migliori funzionalità/funzione di Pneumatic
- Creare e perfezionare modelli di flusso di lavoro utilizzando il Template Builder per mantenere i processi aggiornati
- Eseguire più flussi di lavoro da un singolo modello e clonare quelli esistenti per semplificare la configurazione
- Monitorare lo stato di avanzamento attraverso il dashboard per identificare i colli di bottiglia, assegnare le attività e stabilire le priorità
Limiti pneumatici
- Lo strumento si concentra principalmente sulla gestione dei flussi di lavoro, il che ne limita l'efficacia per le esigenze di uno spazio di archiviazione dei documenti completo
- Gli utenti potrebbero avere problemi di integrazione con i sistemi di gestione documentale esistenti, con conseguenti inefficienze
Prezzi pneumatici
- Self-service: $99/mese
- Chiavi in mano: $5.900/anno
- Azienda: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni pneumatiche
- G2: Non ci sono abbastanza recensioni
- Capterra: 4.5/5 (30+recensioni)
💡 Pro Tip: Gestite contenuti in continua evoluzione, documenti sensibili o file che richiedono una revisione dettagliata? Software di confronto dei documenti offre la precisione necessaria, individuando anche le modifiche più piccole e garantendo che nessun aggiornamento critico passi inosservato.
Con esso è possibile:
- Identificare istantaneamente le discrepanze per individuare gli errori prima che si aggravino
- Mantenere una chiara traccia di audit e un controllo delle versioni che monitorano tutte le modifiche per la revisione normativa 📜
- Proteggete i dati sensibili verificando le modifiche e segnalando le modifiche non autorizzate 🔒
- Velocizzare i processi di revisione con confronti automatizzati, riducendo i carichi di lavoro manuali ⚡
Ottimizzate i vostri sistemi di gestione dei documenti aziendali con ClickUp
Ecco i 10 migliori sistemi di gestione dei documenti aziendali per trasformare il modo in cui gestite i documenti aziendali. Se volete migliorare la collaborazione, garantire la conformità o eliminare il caos dei documenti fisici, qui troverete la soluzione giusta.
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Ciò che la rende unica è la sua capacità di connettere la vostra strategia di gestione documentale aziendale al vostro più ampio ecosistema di lavoro. Collega i documenti alle attività, ai progetti e agli obiettivi, assicurando che il team abbia sempre il contesto per lavorare.
Quindi perché aspettare?
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