Immagina di supervisionare la costruzione di una nuova ala di un ospedale: un progetto da 5 milioni di dollari della durata di 18 mesi con diversi subappaltatori, sistemi medici complessi e requisiti normativi rigorosi.
Quando intraprendi questo complesso progetto di costruzione, sai che è necessaria una documentazione completa per effettuare il monitoraggio di tutto il lavoro da fare. Ciò include manodopera, spese, inventario, permessi e ogni altro dettaglio coinvolto in questo progetto multimilionario, che coinvolge più appaltatori e centinaia di attività.
È qui che entra in gioco il programma dei valori (SOV).
In questo blog esploreremo il concetto di tabella dei valori, perché è importante per i project manager nei progetti di costruzione, quando utilizzarla e i vantaggi di crearne una.
Che cos'è un programma di valori?
Un programma dei valori è un documento completo che suddivide il valore totale del contratto di un progetto di costruzione in elementi più piccoli e gestibili per indicare il costo di ciascun elemento o attività del progetto.
Viene utilizzato da appaltatori, project manager e responsabili di cantiere per effettuare il monitoraggio e la gestione delle finanze e del numero di attività necessarie per completare un progetto di costruzione.
Ogni elemento del prospetto dei valori rappresenta una componente specifica del progetto, come la preparazione del sito, i lavori di fondazione o gli impianti elettrici, insieme ai relativi costi. Questa ripartizione dettagliata dei costi è un punto di riferimento fondamentale per il titolare durante l'intera durata del progetto.
Ad esempio, per un progetto residenziale, il programma dei valori potrebbe essere simile al seguente:
Importanza di un programma di valori
Il programma dei valori svolge un ruolo importante nel project management dei progetti di costruzione perché:
- Un programma dei valori aiuta a prevedere e gestire il flusso di cassa durante tutto il ciclo di vita del progetto. Suddividendo i costi, i project manager possono anticipare le spese e pianificare il piano finanziario di conseguenza per garantire un flusso di cassa costante.
- Consente al project manager di monitorare da vicino lo stato di avanzamento del progetto. Man mano che il lavoro viene completato, è facile confrontare lo stato di avanzamento effettivo con il valore pianificato per ciascuna voce.
- Il prospetto dei valori contribuisce a rendere più agevole il processo di pagamento. I pagamenti in corso d'opera si basano in genere sulla percentuale di lavoro completato per ciascuna voce, rendendo più facile preparare e verificare le richieste di pagamento.
- Fornendo una ripartizione dettagliata dei costi del progetto, il programma dei valori aiuta a controllare meglio i costi e a identificare tempestivamente eventuali scostamenti dal budget del progetto. Ciò consente a tutti di rimanere in linea con gli obiettivi e di evitare di superare il budget o i tempi previsti.
Quando utilizzare un programma di valori per l'edilizia
Sebbene un programma dei valori sia utile per la maggior parte dei progetti nel settore edile, è particolarmente importante per:
Caso d'uso 1: progetti commerciali su larga scala con fasi complesse e più subappaltatori
Questi progetti possono comportare flussi di lavoro complessi e numerose interdipendenze. Un programma dei valori aiuta a gestire la complessità suddividendo il progetto in componenti gestibili.
Inoltre, facilita un migliore coordinamento dei subappaltatori, garantendo che il lavoro e i costi associati di ciascuna parte siano chiaramente definiti e sottoposti a monitoraggio.
Caso d'uso 2: Progetti in cui è essenziale un attento monitoraggio del flusso di cassa e dello stato di avanzamento del progetto
Per i progetti con budget limitati o sequenze rigorose, un programma dei valori diventa uno strumento prezioso per un project manager.
Consente il monitoraggio in tempo reale delle spese rispetto agli importi preventivati, aiutando a identificare tempestivamente potenziali superamenti dei costi. Inoltre, favorisce una reportistica accurata degli stati, consentendo ai responsabili della costruzione di calcolare il valore acquisito di un progetto.
Caso d'uso 3: Progetti con fatturazione a stato di avanzamento o pagamenti basati su attività cardine
In questo tipo di strutture di pagamento, il programma dei valori funge da base per determinare gli importi dei pagamenti. Consente di calcolare con precisione le percentuali di lavoro completato.
Questo approccio aiuta a mantenere un flusso di cassa sano per l'appaltatore, garantendo pagamenti equi e puntuali. Inoltre, fornisce al committente una chiara comprensione di come vengono allocati i fondi durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Caso d'uso 4: Lavori di costruzione in cui i titolari del progetto o i finanziatori richiedono una ripartizione dettagliata dei costi
Alcuni titolari di progetti o istituti finanziari richiedono l'uso di un programma dei valori per garantire trasparenza e gestione dei rischi.
Questo fornisce loro una visione completa dei costi del progetto, aiutandoli a valutare i rischi finanziari, a prendere decisioni informate e a garantire che i fondi vengano utilizzati come previsto.
Nota: anche per i progetti più piccoli, un programma di valori semplificato può aiutare a fornire informazioni preziose, migliorare il project management e fungere da registro per prevedere le risorse finanziarie e il tempo necessari per progetti simili in futuro.
Componenti chiave di un programma di valori
Un programma di valori ben strutturato include in genere il seguente elenco di elementi:
- Informazioni aziendali: nome dell'appaltatore, azienda, indirizzo aziendale, numeri di contratto, nome del progetto, ecc.
- Voci di bilancio: ripartizione dettagliata di tutti gli elementi del progetto
- Descrizione: spiegazione chiara del progetto e di ogni elemento
- Valore programmato: il budget stanziato in totale e per ciascun elemento.
- Applicazioni precedenti: importo fatturato nell'ultimo ciclo di fatturazione
- Applicazione attuale: importo fatturato nel ciclo di fatturazione attuale
- Materiali immagazzinati: valore dei materiali immagazzinati ma non ancora installati.
- Totale completato e immagazzinato: somma del lavoro completato e dei materiali immagazzinati per uso futuro.
- Percentuale completata: percentuale di lavoro completato
- Saldo da finire: importo totale residuo da fatturare in seguito
Creazione di un programma di valori
Creare un SOV non è difficile. Potrebbe volerci un po' di tempo e di pratica per perfezionarlo, ma una volta capito il meccanismo, potrai ricordarti tutto come il palmo della tua mano.
Un SOV ben fatto sarà facile da leggere e da comprendere. Deve includere tutti i passaggi del progetto, i suoi aspetti finanziari e altre prove, e dovrebbe essere accessibile a tutte le parti coinvolte per garantire la massima trasparenza.
Ma cosa succede una volta avviato il progetto? Come puoi assicurarti che tu e il tuo team rimaniate in linea con gli obiettivi, sappiate cosa fare e quando farlo e rispettiate le scadenze?
Utilizza un solido software di project management per i progetti di costruzione come ClickUp!
Il modo migliore per tenere traccia di un progetto di costruzione in corso è utilizzare un software di progetto. Sebbene ClickUp sia ben noto per le sue funzionalità di project management, funziona anche come uno strumento efficace per creare il tuo programma di valori. Scopriamo come.
La piattaforma software di project management per i progetti di costruzione di ClickUp può aiutarti a semplificare i tuoi flussi di lavoro, migliorare la collaborazione e consegnare i progetti nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Vediamo insieme i passaggi per creare un programma di valori completo e come ClickUp può aiutarti:
Passaggio 1: Esamina tutti i documenti del progetto
Inizia esaminando attentamente l'ambito del progetto, il programma di costruzione, i permessi e i documenti contrattuali per verificare che tutto sia in ordine prima dell'inizio del progetto.
Questo ti aiuterà a identificare tutte le componenti principali del progetto e a prepararle prima di iniziare a lavorarci.
ClickUp Docs può aiutarti con la documentazione del progetto per archiviare tutte le informazioni, i permessi, i contratti e le fatture in un unico posto. Puoi anche creare un documento con il programma dei valori e archiviarlo facilmente.
Passaggio 2: Suddividi il progetto
Dividi l'intero progetto in sezioni logiche e gestibili. Ogni sezione dovrebbe rappresentare un lavoro significativo o una fase chiave del progetto.
Ad esempio, puoi avere diversi passaggi per la raccolta delle materie prime, la preparazione del sito e la sistemazione del terreno, l'aggiunta di fondamenta e muri, la muratura in mattoni e pietra, la lavorazione dei metalli, la lavorazione del legno, l'installazione termica, porte, finestre e ferramenta e così via.
Quindi, suddividili ulteriormente per incorporare ogni componente nel modo più dettagliato possibile. I progetti più grandi potrebbero richiedere suddivisioni più granulari, mentre quelli più piccoli potrebbero utilizzare categorie più ampie.
Le attività di ClickUp possono aiutarti a suddividere il tuo progetto in attività e attività secondarie più piccole, più facili da monitorare, seguire, valutare e completare.
Una volta creato il tuo programma di valori e suddiviso ogni passaggio del progetto di costruzione, aggiungi semplicemente tutti i componenti e le attività alla piattaforma ClickUp e assegnali alla persona designata.
È (ClickUp) ottimo per gestire le attività dell'intera organizzazione. Anche per le attività ripetitive, dove è possibile programmare le occorrenze. Molto facile da usare e puoi aggiungere campi personalizzati, cosa molto utile. Adoro le diverse visualizzazioni.
È (ClickUp) ottimo per gestire le attività dell'intera organizzazione. Anche per le attività ripetitive, dove è possibile programmare le occorrenze. Molto facile da usare e puoi aggiungere campi personalizzati, cosa molto utile. Adoro le diverse visualizzazioni.
Inoltre, ClickUp fornisce anche modelli gratis per migliorare l'efficienza nella costruzione.
Modello ClickUp per la gestione dei progetti di costruzione di project management
Il modello di project management per i progetti di costruzione di ClickUp è un modello di livello avanzato che aiuta i responsabili della costruzione a organizzare e pianificare tutte le fasi e i passaggi del prodotto. Che si tratti di un nuovo edificio o di un progetto di ristrutturazione, tieni sotto controllo ogni fase fino al completamento.
Questo modello ti aiuta a:
- Pianifica facilmente tutte le attività ricorrenti settimanali o mensili in una sola volta.
- Elimina qualsiasi calcolo manuale e reportistica per risparmiare tempo da dedicare alle attività di costruzione vere e proprie.
- Tieni sotto controllo il budget e le risorse del progetto per gestire in modo efficiente i costi e l'inventario.
Passaggio 3: Assegnare costi o valori
Dopo aver suddiviso il progetto in passaggi più piccoli, assegna i costi a ciascun elemento in base alle offerte dei subappaltatori, ai costi dei materiali, alle stime della manodopera e ad altri fattori necessari. Assicurati che la somma di tutti gli elementi sia pari al prezzo totale del contratto.
I dashboard di ClickUp ti consentono di personalizzare il dashboard del tuo progetto in base alle tue preferenze. Visualizza a colpo d'occhio lo stato di avanzamento del progetto, i dati finanziari, le scadenze e i colli di bottiglia.
La tua dashboard personalizzata ti consente di visualizzare tutti i tuoi progetti di costruzione, il loro stato, le attività completate, quelle rimanenti e altro ancora.
Collega i tuoi team finanziari e contabili direttamente sulla piattaforma per mantenere tutti allineati. ClickUp Finance ti avvisa quando i pagamenti sono in scadenza e ti consente di aggiungere attività ricorrenti sulla tua dashboard per le fatture ripetitive.
Dopo aver pagato una fattura mensile, puoi contrassegnare l'attività come completata. Se si tratta di un'attività ricorrente, ne verrà creata automaticamente una nuova per il mese successivo. Puoi anche integrare gli strumenti finanziari e di contabilità su ClickUp per collegare senza soluzione di continuità i diversi soggetti coinvolti in un progetto.
Modello di gestione finanziaria ClickUp
Inoltre, puoi anche utilizzare il modello di gestione finanziaria di ClickUp, un modello di livello intermedio per la contabilità integrata dei progetti. È il tuo aiuto finanziario all-in-one per tenere traccia dei tuoi preventivi, fatture, prodotti, servizi, attività e qualsiasi altra offerta tu possa avere.
Con questo modello puoi:
- Controlla attentamente il tuo budget e le tue spese in modo da non superare il limite del tuo progetto.
- Identifica i punti in cui è possibile risparmiare denaro.
- Una volta terminato il progetto, analizza i risultati finanziari con strumenti di analisi visiva per preparare il piano per i progetti futuri.
- Prendi decisioni basate sui dati con una maggiore visibilità sulle tue finanze.
Passaggio 4: Allineamento con il programma del progetto
Assicurati che il programma dei valori sia in linea con la tempistica e il calendario del progetto. Questo allineamento ti aiuterà a effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento del tuo progetto con precisione.
I campi personalizzati di ClickUp possono essere creati per gestire le parti mobili di un progetto. Ogni progetto è unico, quindi perché il tuo software di project management dovrebbe offrire la stessa dashboard piatta?
Aggiungi le informazioni di contatto dei clienti, i fornitori, i partner, il tipo di casa, la fase del progetto e le scadenze, e personalizza gli elenchi a discesa con i campi personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche di ogni progetto.
Passaggio 5: Revisione e adeguamento
Esamina il programma dei valori con le principali parti interessate, tra cui il titolare del progetto e l'appaltatore generale, e verifica se hai tralasciato qualcosa. Apporta le modifiche necessarie per garantire che tutte le parti siano allineate.
Sulla base delle informazioni raccolte, genera report dettagliati sul riepilogo/riassunto, le finanze e lo stato di avanzamento del tuo progetto. Non è necessario calcolare manualmente i report o utilizzare un software separato per la reportistica di costruzione. Puoi anche condividere report automatizzati con le principali parti interessate in pochi minuti, mentre ti concentri sul completamento del tuo progetto nei tempi previsti.
Vantaggi della creazione di un programma di valori
Il programma dei valori è un documento importante per il project management dei progetti di costruzione. Può fungere da unica fonte di verità per tutte le parti coinvolte in un progetto di costruzione.
Aiuta a costruire una relazione di maggiore fiducia tra l'appaltatore e il client, poiché ogni attività, costo e inventario è stato registrato e approvato fin dal primo giorno.
Oltre a questo, ecco i principali vantaggi di avere un SOV per tutti i tuoi progetti di costruzione.
- Migliore gestione del flusso di cassa: suddivide il progetto in attività e componenti più piccoli e fatturabili, in modo che gli appaltatori possano mantenere un flusso di cassa più sano per tutta la durata del progetto, riducendo lo stress finanziario.
- Monitoraggio avanzato dei progressi: funge da roadmap per i project manager per monitorare con precisione lo stato di avanzamento di ciascuna area del progetto e identificare tempestivamente eventuali ritardi o problemi.
- Processo di pagamento semplificato: rende il processo di richiesta di pagamento più semplice e meno soggetto a controversie, con una chiara ripartizione dei lavori completati e dei materiali immagazzinati.
- Migliore controllo dei costi: aiuta a visualizzare i costi effettivi rispetto ai valori programmati per identificare e affrontare rapidamente eventuali superamenti dei costi o spese impreviste in anticipo.
- Migliore comunicazione: diventa un punto di riferimento comune per tutti i soggetti coinvolti nel progetto, facilitando una comunicazione più chiara sullo stato, sui costi e sui progressi del progetto.
Crea il tuo programma di valori con ClickUp
Il prospetto dei valori è un documento importante per i project manager, i controllori finanziari e i titolari che supervisionano progetti di costruzione di qualsiasi tipo.
Il programma dei valori garantisce che tutti i progetti procedano secondo i piani dal punto di vista finanziario e temporale, fornendo una ripartizione dettagliata dei costi, un monitoraggio accurato dello stato dei progetti e semplificando il processo di pagamento.
Che si tratti di progetti commerciali su larga scala o di lavori di costruzione più piccoli, padroneggiare l'uso di un programma di valori migliorerà le tue capacità di project management e contribuirà in modo significativo all'esito positivo dei tuoi progetti.
E cosa può renderlo ancora migliore? Utilizza il software di project management giusto, come ClickUp, per migliorare le tue capacità di monitoraggio dei progetti, automatizzare le attività ripetitive, mantenere un flusso di cassa costante e, in ultima analisi, realizzare progetti di costruzione con esito positivo.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp per una versione di prova gratis!