Sapevi che un feedback efficace può migliorare significativamente le prestazioni dei dipendenti? Che tu debba effettuare la condivisione di miglioramenti o celebrare successi lavorativi, un feedback significativo e attuabile è importante. Il modello di feedback SBI (Situazione-Comportamento-Impatto) è un quadro di riferimento che può essere estremamente utile sul posto di lavoro, in particolare per i professionisti delle risorse umane o i leader aziendali.
Questo potente framework ti fornirà gli strumenti per dare un feedback costruttivo con sicurezza e intelligenza emotiva, assicurando al contempo che porti a un cambiamento reale.
Ti spiegheremo come utilizzare il modello SBI in modo da poter fornire un feedback sempre efficace. Cominciamo! 🚀
Cos'è il modello di feedback SBI?
Il modello di feedback SBI è un approccio strutturato alla comunicazione del feedback che si concentra su tre elementi chiave: Situazione, Comportamento e Impatto. Tra gli altri modelli di feedback, questo metodo fornisce un quadro chiaro per fornire un feedback specifico e oggettivo che riduce al minimo l'atteggiamento difensivo e promuove un cambiamento positivo.
Suddividere il processo di feedback in queste tre componenti chiare elimina l'ambiguità e la carica emotiva che a volte possono disturbare una conversazione di feedback. Il feedback diventa invece basato su fatti oggettivi, aiutando sia chi lo fornisce che chi lo riceve a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda.
A differenza del metodo sandwich, che raccomanda ai manager di combinare feedback negativi e complimenti, il metodo SBI è più diretto, specifico per ogni situazione e orientato all'azione.
Analizziamo ogni elemento del metodo di feedback SBI:
Situazione
La "Situazione" riguarda la creazione del contesto. È importante descrivere il contesto in cui si è verificato il comportamento. Consideralo come un'inquadratura del feedback con dettagli su quando e dove è stato osservato il comportamento. Ciò elimina la necessità di congetture da parte della persona che riceve il feedback, che può immediatamente immaginare lo scenario a cui ti riferisci.
Esempio: "Durante la riunione di ieri sullo stato del progetto, ho notato che..."
Inizia dalla situazione per basare il tuo feedback su un evento specifico. Questo approccio evita vaghe generalizzazioni ed è fondamentale per una conversazione costruttiva.
Comportamento
La componente "Comportamento" si concentra sulle azioni del dipendente. È importante attenersi ai fatti: cosa ha detto o fatto esattamente? Questo mantiene il feedback oggettivo e ti incoraggia a evitare di fare supposizioni o giudizi sulle intenzioni o sul carattere della persona.
Esempio: "Hai interrotto più volte l'oratore prima che potesse finire il suo discorso."
L'obiettivo è descrivere il comportamento senza aggiungere alcuna emozione o pregiudizio. Più sei chiaro e specifico riguardo al comportamento, più sarà facile per il destinatario capire esattamente di cosa stai parlando.
Impatto
L'"impatto" è il momento in cui spieghi le conseguenze del comportamento. Questo è il punto in cui il feedback spesso risulta insufficiente nella maggior parte delle conversazioni, ma è la parte più critica del modello di feedback SBI. Non è sufficiente sottolineare ciò che qualcuno ha fatto; spiegare come quel comportamento ha influito sugli altri, sul team o sul progetto è ciò che fa arrivare il messaggio.
Esempio: "Per questo motivo, non abbiamo potuto ascoltare il loro aggiornamento completo, il che ha portato a confusione sulle tempistiche del progetto."
Quando esprimi chiaramente l'impatto di un determinato comportamento, aiuti il destinatario a comprendere perché è importante cambiare e dai al feedback uno scopo che va oltre la semplice correzione.
Ecco come sarebbe il feedback completo su questa situazione:
"Durante la riunione di ieri sullo stato del progetto, ho notato che hai interrotto più volte l'oratore prima che potesse finire di esprimere il proprio pensiero. Per questo motivo, non abbiamo potuto ascoltare il suo aggiornamento completo, creando confusione sulle tempistiche del progetto."
Ora che hai compreso cosa significa SBI, esaminiamo perché è vantaggioso per i leader.
Perché l'SBI è efficace?
Il bello del modello di feedback SBI sta nella sua semplicità e nel fatto che si concentra sui fatti. È super efficace per un sacco di motivi:
- Obiettività: il modello riduce le interpretazioni soggettive e i pregiudizi concentrandosi su situazioni specifiche e comportamenti osservabili. Quando il feedback si concentra esclusivamente sui fatti, è più facile per chi lo riceve accettarlo e agire di conseguenza.
- Chiarezza: l'approccio strutturato garantisce che il feedback sia chiaro, conciso e facile da comprendere. Evitando generalizzazioni e parlando direttamente dei comportamenti osservabili, si riduce l'ambiguità. Ciò porta a risultati più produttivi perché il dipendente che riceve il feedback può comprendere chiaramente cosa deve cambiare.
- Meno difese: concentrarsi su fatti osservabili piuttosto che su giudizi personali aiuta a creare un'atmosfera più aperta e ricettiva per il feedback. Elimina la carica emotiva spesso legata al feedback, rendendo meno probabile che lo triggeri reazioni difensive. Invece di far percepire il feedback come un attacco, SBI promuove una conversazione collaborativa basata sulla chiarezza.
- Dialogo aperto e attuabilità: L'SBI apre le porte a conversazioni sincere e aperte, poiché si concentra sulla descrizione di una situazione specifica e del suo impatto. Il modello incoraggia chi fornisce e chi riceve il feedback a impegnarsi in un dialogo piuttosto che in una critica unilaterale.
Il modello porta naturalmente a discussioni sul miglioramento e sul cambiamento, evidenziando l'impatto dei comportamenti. Quindi, come puoi implementare il modello SBI nel tuo flusso di lavoro quotidiano?
Guida passo passo per fornire feedback utilizzando il modello SBI
Ora che hai compreso gli elementi fondamentali del modello di feedback SBI, ti guideremo passo dopo passo nell'utilizzo efficace di questo modello durante le tue sessioni di feedback.
Vedremo anche come uno strumento di project management all-in-one come ClickUp possa aiutarti a documentare, effettuare la condivisione e ricevere facilmente feedback costruttivi.
Come nota Martha Kumi, redattrice tecnica presso Akkadian Labs,
La condivisione delle informazioni e la collaborazione sono diventate semplicissime ora che tutti i team lavorano da remoto. È facile condividere gli aggiornamenti sui progetti e fornire feedback ai membri del team. Siamo in grado di monitorare le attività e i progetti tra i team e fornire aggiornamenti in tempo reale.
La condivisione delle informazioni e la collaborazione sono diventate semplicissime ora che tutti i team lavorano da remoto. È facile condividere gli aggiornamenti sui progetti e fornire feedback ai membri del team. Siamo in grado di monitorare le attività e i progetti tra i team e fornire aggiornamenti in tempo reale.
La collaborazione in tempo reale è proprio ciò che rende strumenti come ClickUp così preziosi nel processo di feedback.
Integrando il modello di feedback SBI con le funzionalità/funzioni di ClickUp, i manager e i membri del team possono intrattenere conversazioni di feedback strutturate e produttive che si traducono senza soluzione di continuità in miglioramenti concreti.
Vediamo come funziona nel lavoro:
Passaggio 1: prepara il tuo feedback
Prima di iniziare la sessione di feedback, prenditi un po' di tempo per organizzare i tuoi pensieri e raccogliere le informazioni rilevanti. Questa preparazione ti aiuterà a fornire un feedback più mirato e incisivo.
Crea un programma completo per le riunioni in ClickUp Docs, che può essere utile quando si discutono piani di miglioramento o si documentano le conversazioni per riferimento futuro.
Passaggio 2: Avvia la conversazione
Contatta la persona che riceve il feedback. Chiedi se è un buon momento per discutere. In caso contrario, fissa un momento più opportuno.
Scegli una posizione privata per il feedback di persona, in modo da ridurre al minimo le distrazioni e garantire la riservatezza. Per le conversazioni a distanza, puoi utilizzare l'integrazione con la videoconferenza per un'esperienza faccia a faccia.
Passaggio 3: Descrivi la situazione
Inizia descrivendo chiaramente la situazione o il contesto specifico in cui si è verificato il comportamento. Sii il più preciso possibile riguardo al momento, al luogo e alle circostanze.
Ricordati di attenerti a eventi o riunioni specifici, evitando affermazioni generiche come "lo fai sempre".
Se hai a che fare con membri del team che lavorano da remoto, puoi sfruttare le funzionalità di chat come ClickUp Chat. Si tratta di un modo rapido e diretto per stabilire una connessione con i membri del team, che offre immediatezza e privacy.
Passaggio 4: Descrivi il comportamento
Successivamente, concentrati sul comportamento osservato. Attieniti ai fatti ed evita interpretazioni personali o supposizioni sulle intenzioni dell'altra persona. È utile annotare azioni, parole o modelli di comportamento specifici che è importante affrontare.
Quando descrivi un comportamento specifico e osservabile, è fondamentale essere obiettivi e fornire esempi concreti. Le funzionalità di gestione delle attività di ClickUp ti aiutano in questo, offrendo una vasta gamma di comportamenti e azioni specifici documentati.
Esempio: "Non hai aggiornato lo stato dell'attività in tempo, il che ha portato il team a nutrire incertezze sullo stato di avanzamento del progetto e a effettuare controlli inutili."
Il sistema di gestione delle attività di ClickUp fornisce una registrazione dettagliata dei comportamenti legati al lavoro.
Ecco come puoi sfruttarlo nelle tue sessioni di feedback:
- Cronologia delle attività: rivedi la cronologia delle attività assegnate o completate dall'individuo. Questo ti fornirà esempi specifici di modelli di lavoro, tempestività e qualità dei risultati.
- Commenti e aggiornamenti: i commenti alle attività spesso catturano comportamenti in tempo reale, come il modo in cui qualcuno comunica lo stato o affronta le sfide.
- Monitoraggio del tempo: la funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp può fornire informazioni dettagliate sulle abitudini di lavoro e sull'efficienza, offrendo dati concreti su cui discutere.
- Attività secondarie e liste di controllo: possono dimostrare attenzione ai dettagli, meticolosità o eventuali tendenze a trascurare alcuni passaggi di un processo.
Passaggio 5: Spiega l'impatto
Questo passaggio è fondamentale.
Spiega in che modo il comportamento della persona ha influito sul team, sul progetto o persino sulla persona stessa. Che sia positivo o negativo, è l'impatto che rende il feedback davvero utilizzabile. Esempio: "Di conseguenza, non abbiamo rispettato la scadenza per l'aggiornamento del progetto e questo ha creato confusione nel client. "
Spiegando l'impatto, non solo mostri le conseguenze, ma dai anche al dipendente l'opportunità di riflettere sul proprio comportamento.
Ecco come puoi utilizzare la gestione delle attività di ClickUp per spiegare l'impatto:
- Vista Carico di lavoro: utilizzala per mostrare come il comportamento di un individuo influisca sull'equilibrio del team e sulla produttività complessiva.
- Diagrammi di Gantt: dimostra come azioni specifiche hanno influito sulla sequenza o sulle dipendenze del progetto.
- Dashboard: utilizza dashboard personalizzate per mostrare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) che sono stati influenzati dal comportamento in questione.
- Obiettivi: la funzionalità Obiettivi di ClickUp ti consente di collegare direttamente i comportamenti allo stato (o alla mancanza di esso) rispetto agli obiettivi del team o dell'azienda.
Passaggio 6: Documentare il feedback
Dopo aver fornito un feedback, è importante registrarlo, soprattutto in un contesto di team. ClickUp Moduli può aiutarti a catturare le risposte istantaneamente e convertirle in attività tracciabili.
Puoi personalizzare il tuo modulo di feedback in base alle tue esigenze. O ancora meglio: puoi sfruttare i modelli di moduli pronti all'uso di ClickUp per la raccolta di feedback.
Modello di modulo di feedback ClickUp
Il modello di modulo di feedback ClickUp è uno strumento essenziale per strutturare il feedback in modo chiaro e organizzato. Che tu stia gestendo un team di grandi dimensioni o conducendo valutazioni individuali, questo modello offre un formato semplificato per raccogliere feedback in modo efficace.
Ecco alcuni dei suoi principali vantaggi:
- In linea con il modello di feedback SBI per un feedback strutturato (Situazione, Comportamento, Impatto)
- Rende il feedback attuabile e facile da seguire per un miglioramento o un riconoscimento chiari.
- Versatile per valutazioni delle prestazioni, feedback in tempo reale o osservazioni dei clienti.
- Si integra con i flussi di lavoro, consentendo la documentazione e il monitoraggio del feedback.
- Facilita il follow-up degli elementi da intraprendere, garantendo un continuo miglioramento dello stato.
Passaggio 7: Incoraggiare il dialogo
Dopo aver presentato il tuo feedback utilizzando il modello SBI, è fondamentale incoraggiare un dialogo aperto. Consenti al destinatario di rispondere, porre domande o chiedere chiarimenti.
Una volta documentato il feedback, i membri del team possono discuterne apertamente utilizzando le funzionalità collaborative di ClickUp, come i commenti e le menzioni. Ciò mantiene viva la conversazione e incoraggia il miglioramento continuo.
Passaggio 8: Pianifica il follow-up
Il feedback non è un evento isolato. È importante dare seguito per verificare se il comportamento è cambiato o se è necessario fornire ulteriore supporto.
Il modello di strategia di comunicazione interna e piano d'azione di ClickUp è un ottimo modo per impostare una comunicazione continua e effettuare il monitoraggio dei progressi dopo il feedback. Ciò mantiene tutti responsabili e garantisce che il feedback porti a miglioramenti tangibili.
Scopri alcuni dei vantaggi del modello di strategia di comunicazione interna e piano d'azione di ClickUp:
- Promuove una comunicazione chiara e strutturata all'interno del team per un migliore allineamento.
- Fornisce un approccio strategico alle comunicazioni interne con obiettivi definiti e messaggi chiave.
- Garantisce un feedback coerente e di alta produttività tra i vari reparti
- Integra gli obiettivi di comunicazione nei flussi di lavoro del team
- Organizza il feedback per i nuovi processi, le revisioni dei progetti e la collaborazione tra i reparti.
- Crea piani d'azione formali con sequenze e attività cardine per un feedback tempestivo e attuabile.
Best practice per fornire feedback
Quando si fornisce un feedback utilizzando il modello SBI, è importante tenere a mente alcune best practice chiave per garantire che sia efficace e ben accolto.
✅ Sii tempestivo
Non aspettare troppo a lungo prima di fornire un feedback. Prima affronti il comportamento dopo che si è verificato, più il feedback sarà pertinente e incisivo.
✅ Concentrati sul comportamento della persona, non sulla persona stessa.
È facile incolpare o rendere personale il feedback, ma il modello di feedback SBI ti incoraggia a concentrarti esclusivamente sul comportamento. Questo aiuta a tenere sotto controllo le emozioni ed evitare atteggiamenti difensivi.
✅ Usa un tono positivo
Anche quando fornisci critiche costruttive, mantieni un tono positivo e di supporto. L'obiettivo è aiutare il dipendente a migliorare, non farlo sentire attaccato.
✅ Incoraggia una conversazione bidirezionale
Da un sondaggio è emerso che il 41% dei dipendenti è propenso a lasciare il proprio lavoro quando non si sente ascoltato.
Il feedback dovrebbe essere un dialogo, non un monologo. Incoraggia il dipendente alla condivisione del proprio punto di vista, alla posa di domande e al contributo alla discussione.
Esempi di feedback SBI in diversi scenari
Vediamo come funziona il modello di feedback SBI in situazioni reali:
Esempio 1: riunioni individuali
💡 Situazione: "Nel nostro incontro individuale della scorsa settimana..."➡️ Comportamento: "Sei arrivato con 15 minuti di ritardo e non avevi preparato i tuoi aggiornamenti."🎯 Impatto: "Questo ha ridotto il tempo a nostra disposizione per discutere dello stato dei tuoi progressi e non abbiamo potuto affrontare alcuni problemi chiave."
Esempio 2: Progetti di gruppo
💡Situazione: "Durante la nostra ultima revisione del progetto..."➡️ Comportamento: "Hai fornito un feedback dettagliato che ha aiutato a chiarire i passaggi successivi."🎯 Impatto: "Questo ha davvero semplificato il processo e il team è stato in grado di andare avanti con sicurezza."
Esempio 3: Valutazioni delle prestazioni
💡 Situazione: "Durante la tua valutazione annuale delle prestazioni della scorsa settimana..."➡️ Comportamento: "Hai fornito un'autovalutazione ponderata e fissato obiettivi realistici di miglioramento. "🎯 Impatto: "Questo approccio proattivo ci ha permesso di sviluppare un piano d'azione chiaro per la tua crescita e sono certo che ti aiuterà a raggiungere il livello successivo nella tua carriera. "
Esempio 4: Presentazioni ai clienti
💡 Situazione: "Nella presentazione al client di martedì scorso..."➡️ Comportamento: "Hai usato troppi termini tecnici che il cliente non ha compreso appieno. "🎯 Impatto: "Di conseguenza, sembravano confusi e abbiamo dovuto dedicare più tempo del previsto a chiarire alcuni punti dopo la riunione. "
Esempio 5: Collaborazione tra reparti
💡 Situazione: "Nell'ultima riunione interdipartimentale..."➡️ Comportamento: "Hai costantemente interrotto gli altri capi reparto mentre parlavano. " 🎯 Impatto: "Questo ha interrotto il flusso della riunione e ha reso più difficile per il team prendere decisioni in modo efficiente. "
Applicando questi esempi di feedback e seguendo i passaggi sopra indicati, sarai in grado di effettuare la condivisione di intuizioni che migliorano le prestazioni e rafforzano la comunicazione e la fiducia all'interno del tuo team.
E con strumenti come ClickUp, integrare il feedback nel tuo flusso di lavoro non è mai stato così facile.
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Padroneggiare l'arte del feedback è una delle competenze più preziose che qualsiasi professionista delle risorse umane, manager o team leader possa sviluppare. Il modello di feedback SBI offre un modo semplice ed efficace per fornire un feedback chiaro e attuabile che migliora le prestazioni e rafforza le dinamiche di gruppo.
Concentrarsi su situazioni e comportamenti specifici e sul loro impatto può favorire una comunicazione aperta e un miglioramento continuo all'interno della tua organizzazione. Ma perché fermarsi qui? Abbinando il modello di feedback SBI a ClickUp puoi trasformare il tuo processo di feedback da buono a eccezionale.
Con funzionalità quali chat collaborativa, commenti, menzioni e modelli personalizzabili, ClickUp ti consente di semplificare il feedback, effettuare il monitoraggio dei progressi e creare una cultura di trasparenza e crescita.
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