In un'epoca in cui siamo costantemente sovraccaricati di informazioni, la premessa di una versione "snackable" di quelle stesse informazioni può essere rivoluzionaria per gli utenti.
Da fare, quindi, per colmare in modo efficiente le lacune informative in un'organizzazione? L'apprendimento, la formazione e le informazioni possono essere diffusi con esito positivo tra team e funzioni?
Le guide di riferimento rapido sono utili in questo caso. Servono come capsule di informazioni facilmente digeribili che possono essere consumate in movimento.
In questa guida esploreremo le guide di riferimento, il loro significato e il modo in cui potete costruirne una per il vostro team. Iniziamo. 👷
## Che cos'è una guida di riferimento?
Una guida di riferimento è un documento che offre agli utenti finali un insieme condensato di istruzioni o informazioni sul vostro prodotto
L'obiettivo di questo documento, a differenza dei manuali utente, è quello di aiutare a trovare le informazioni e a risolvere le query nel modo più rapido possibile.
Breve e diretto, rende accessibili al lettore le informazioni essenziali.
Le guide di riferimento in genere concludono istruzioni facili da seguire, passo dopo passo, che consentono agli utenti di svolgere una determinata attività. Grazie alla loro brevità, svolgono un ruolo importante nell'accelerare l'adozione di un prodotto o di un servizio.
**A differenza dei manuali più dettagliati, queste guide si concentrano sulla condivisione di informazioni puntuali e facilmente fruibili e utilizzabili.
Leggi anche: I 10 migliori strumenti software per la collaborazione documentale
**Quali sono gli elementi di una guida di riferimento?
Le guide di riferimento rapido sono divise per scopo, ma unite da un obiettivo comune: rendere l'apprendimento (o la formazione) organico e semplice.
Che si tratti di una guida per passaggi o di una panoramica su prodotti e processi, ecco alcuni elementi essenziali che rendono le guide rapide, consumabili ed efficaci. 👇
1. Titolo
Mantenendo la semplicità, assicuratevi che il titolo della vostra guida di riferimento risponda a chi è la guida e a cosa risolve, in un solo colpo d'occhio. Questo aiuta gli utenti finali a scoprire più velocemente le guide pertinenti quando cercano di risolvere una query. In questo modo, gli utenti finali trovano più rapidamente le guide pertinenti quando cercano di risolvere un quesito e possono navigare con fiducia tra i vostri prodotti o servizi, aumentando il quoziente di soddisfazione generale del cliente.
2. Contenuto
Quando si scrivono le guide di riferimento, bisogna sempre fare un po' di ordine. **In questo modo, il pubblico può arrivare più rapidamente al nocciolo della questione. Quanto più velocemente le informazioni risolveranno i loro problemi, tanto prima potranno tornare a godere del vostro servizio.
3. Immagini
Il cervello umano è in grado di trattenere ed elaborare le immagini a una velocità velocità impressionante di 13 millisecondi . Pertanto, incorporare elementi come screenshot, icone e immagini dell'interfaccia utente nella vostra guida per renderla visivamente accattivante diventa un gioco da ragazzi. Inoltre, i walkthrough dei prodotti e i video didattici sono molto più coinvolgenti con elementi visivi.
4. Formato
Lo scopo della guida rapida determina il formato più appropriato.
Ad istanza, un documento di linee guida per un singolo processo può richiedere una struttura semplice. D'altra parte, la creazione di una guida di istruzioni per l'uso dovrebbe includere più sezioni.
5. Brevità
Una guida di riferimento efficace è quasi sempre scorrevole e si attiene a un numero di pagine pari a due al massimo. La produttività è un ottimo esercizio per non complicare le informazioni sui prodotti o sui processi. Le rende accessibili anche ai non addetti ai lavori.
Bonus: Imparate come scrivere specifiche tecniche in modo che siano facilmente comprensibili per tutti.
**Perché una guida di riferimento è importante?
Una guida di riferimento deve avere il suo peso, cioè essere autoesplicativa, anticipando e rispondendo alle query che gli utenti finali potrebbero avere.
Tutto dipende dall'accuratezza e dalla facilità d'uso della guida di consultazione rapida.
Ma prima di esplorare il modo in cui le guide di consultazione rapida possono fidelizzare i clienti o aumentare la loro soddisfazione, analizziamo perché sono importanti.
**Nelle istituzioni educative, possono essere utilizzate dagli insegnanti per definire e standardizzare i piani di studio e le lezioni.
Le organizzazioni che si occupano di servizi possono consultare le guide alle best practice per mantenere la coerenza nell'erogazione dei servizi e proteggere la propria reputazione. Allo stesso tempo, i responsabili della customer experience possono utilizzare i materiali di riferimento per accelerare la formazione degli agenti del servizio clienti.
Le guide di riferimento sono anche:
- Familiarizzano gli utenti con la produttività in modo autonomo, riducendo l'attrito
- Semplificano la formazione documentando e allineando i dipendenti e le parti interessate, contribuendo a ridurre i costi di formazione
- Aiutano gli utenti a trovare più rapidamente le soluzioni fornendo risposte pratiche
- Migliorare l'integrità del marchio grazie all'impostazione e al rispetto dei parametri di servizio
Come creare una Guida di riferimento rapido
Le guide di riferimento sono fondamentali per fornire istruzioni e delineare i fondamenti chiave, come la cultura, i processi o i quadri di conformità. Altrettanto cruciale è il modo in cui una guida di riferimento viene progettata. Deve avere la giusta struttura ed essere accessibile al pubblico a cui è destinata. ClickUp semplifica questo processo fornendo una piattaforma all-in-one per organizzare, progettare e distribuire con facilità le vostre guide di riferimento rapido.
Seguite questi passaggi per creare la guida di riferimento perfetta per il vostro pubblico.
Passo 1: Identificare il pubblico
Una guida di riferimento valida e ricca di risorse serve ad affrontare i punti dolenti del vostro pubblico e a rispondere a tutte le loro query, anche prima che vengano poste.
Questo determina le informazioni da condividere e il livello di condivisione. La profondità delle informazioni incluse in una guida per i team commerciali o di prospezione è diversa da quella di una guida panoramica sui prodotti.
L'identificazione del pubblico inizia con il riconoscimento degli stakeholder della guida. Nel caso in cui non abbiate già un'idea definitiva, può valere la pena di esplorare le persone su cui la guida avrebbe un impatto maggiore. Per farlo, potete sondare i dati esistenti, intervistare i vostri colleghi del settore o del posto di lavoro e fare qualche ricerca.
Mentre lavorate per identificare il vostro pubblico, prendete in considerazione l'uso di ClickUp Brain un assistente IA integrato nella piattaforma ClickUp. Questo strumento analizza dati chiave come le tendenze del mercato, le recensioni dei clienti e l'attività dei concorrenti.
Utilizzare ClickUp Brain per analizzare i dati e scoprire le esigenze del vostro pubblico in modo efficace
Con le personas del pubblico, ClickUp Brain individua le esigenze e le sfide specifiche dei vari stakeholder, consentendo di adattare i contenuti in modo efficace.
Passaggio 2: stabilire lo scopo e la struttura
Una volta definito il pubblico finale, è il momento di costruire la vostra guida di riferimento.
Prima di fare ciò, è necessario rispondere ad alcune domande:
- Quali informazioni hanno la precedenza?
- Quanta impostazione del contesto è necessaria prima di arrivare alla sostanza?
- Ci sono alcune best practice da considerare durante lo sviluppo di una scaletta?
È buona norma creare una struttura che risponda prima alle query più importanti del pubblico. Invece di coprire una vasta gamma di informazioni, **pensate di concentrarvi su un argomento, una materia o una query
Quando si tratta di costruire la struttura della vostra guida, ClickUp Brain vi aiuta offrendo suggerimenti guidati dall'IA per lo scopo e la scaletta. Fornisce suggerimenti su argomenti importanti e su come organizzare al meglio il contenuto per ottenere chiarezza e concentrazione.
Adattare ClickUp Brain alle vostre esigenze e preferenze per una generazione accurata dei contenuti
Passaggio 3: formattare i contenuti per la leggibilità
Il contenuto deve riunire il pubblico nel punto in cui si trova. Ciò significa che, a meno che non vi rivolgiate a un pubblico con un background tecnico, tenete il gergo industriale fuori dalla vostra guida di riferimento.
Ma non si tratta solo del linguaggio: la vostra guida di riferimento deve essere scorrevole e, sicuramente, di valore da sola.
Se la vostra guida è incoerente senza lo studio di altre risorse, non ha alcun valore.
Da fare per garantire che il contenuto della guida sia utile e comprensibile:
- Ridurre l'ambiguità: Non introdurre un tema o un processo se non è pertinente al contenuto esistente
- Semplificare: Utilizzare un linguaggio semplice e universale. Quando descrivete i processi, descrivete invece di affidarvi al linguaggio tecnico
- Formattare per chiarezza: I paragrafi lunghi e pesanti possono essere opprimenti. Se possibile, suddividete le frasi in paragrafi più piccoli e i concetti in punti elenco. Scegliete font leggibili e facili da leggere
- **Mantenere l'aggiornamento: la verifica delle informazioni è una parte essenziale di questo processo, soprattutto se si costruiscono guide di riferimento su processi che tendono a cambiare
La creazione di guide di riferimento non è sempre rapida, soprattutto se si tratta di dettagli su processi o prodotti che richiedono il consenso di diversi stakeholder.
In scenari come questo, la scelta di una piattaforma che offra la libertà di personalizzare e collaborare, mettendo al contempo in sicurezza l'accesso ai documenti, non è negoziabile. ClickUp Documenti può aiutare in questo senso.
ClickUp Documenti
Elevare la collaborazione interfunzionale con ClickUp Docs
Perché è una scelta obbligata? Beh, con Documenti è possibile:
- Formattare il documento secondo le vostre preferenze, dalle opzioni di stile alle pagine annidate, fino all'inserimento di segnalibri e tabelle
- Cercare, ordinare e filtrare attraverso il fileHub documenti ClickUp per trovare tutti i documenti di cui avete bisogno, evitando la lunga attività di scorrere i documenti all'infinito
- È possibile modificare i documenti con il team in tempo reale, convertire i testi in attività e molto altro ancora
Accesso alle opzioni di formattazione e ai comandi slash per evidenziare i punti importanti in ClickUp Docs
Leggi anche: Come usare l'IA per la documentazione (casi d'uso e prompt)
Passaggio 4: rendere la guida coinvolgente
Con la struttura e il contenuto a posto, alla vostra guida manca solo un po' di brio. Perché?
Le persone tendono a rispondere e a memorizzare rapidamente gli stimoli visivi. Quindi, una guida/protocollo con passaggi per gestire chiamate difficili al servizio clienti o per utilizzare uno strumento di gestione delle attività o di CRM diventa più efficace con gli "stimoli" giusti.
**Elementi come video, GIF e vetrine di prodotti rendono accattivante l'apprendimento anche dei processi o delle informazioni più noiosi
Perfezionate i vostri documenti di processo e le guide di riferimento con ClickUp Clip ClickUp Clip consente di catturare, registrare e condividere registrazioni istantanee dello schermo con la possibilità di integrare voci fuori campo.
Si integra perfettamente nell'interfaccia di ClickUp, consentendo di registrare rapidamente e comodamente le schermate quando è necessario dimostrare processi o funzionalità/funzioni. I contenuti possono essere condivisi senza problemi, scegliendo tra opzioni di condivisione e di scarico pubbliche o private.
Se si desidera realizzare un video di formazione per completare la guida di riferimento, l'incorporazione di Clip può arricchire significativamente l'esperienza di apprendimento.
Inoltre, ClickUp Brain consente di trascrivere i Clip in movimento, migliorando l'accessibilità delle guide di riferimento. Tutte le registrazioni vengono salvate e sono facilmente reperibili attraverso il sito web di ClickUp Brain Hub Clip di ClickUp per garantire che il vostro pubblico possa trovare le informazioni di cui ha bisogno.
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Accedi all'Hub clip di ClickUp per sfogliare, cercare e recuperare facilmente i tuoi clip ogni volta che ne hai bisogno
Per iniziare la vostra guida di riferimento, scorrete il repository di modelli di ClickUp, come questo. 👇
Modello di briefing del prodotto ClickUp
Scarica questo modello
Il Modello di Briefing sul prodotto ClickUp è la risposta all'Ave Maria di ogni product manager. Quando l'esito positivo di un prodotto si basa su team interfunzionali in diverse fasi di sviluppo, il consenso è fondamentale.
Questo modello consente ai gestori del team di allineare gli obiettivi, i criteri di esito positivo, i piani di rilascio e le specifiche funzionali in un unico documento accessibile. Sia che un prodotto venga costruito da zero o reinventato, i product manager scoprono una piattaforma per informare, monitorare e gestire i progetti in modo efficiente.
ClickUp ha molto da offrire in un unico posto, come la gestione dei progetti, le opzioni di brainstorming, la gestione delle attività, il piano dei progetti, la gestione della documentazione, ecc. Ha sicuramente reso la vita relativamente più facile, perché è facile da usare, l'interfaccia utente è ben progettata e la collaborazione all'interno del team e con altri team è più semplice. Siamo riusciti a gestire meglio il lavoro, a tracciarlo e a segnalarlo facilmente e, in base alle riunioni giornaliere sullo stato di avanzamento, è stato facile pianificare il futuro.
Ansh Prabhakar, Analista per il miglioramento dei processi aziendali, Airbnb
Best Practices per la creazione di una Guida di riferimento rapido
Le guide rapide devono essere esattamente questo: rapide. A seconda della guida creata, ciò può significare scomporre processi complessi o evitare il gergo tecnico.
Ecco alcune best practice verificate e verificabili da adottare per la creazione della vostra prima (o prossima) guida rapida. 🗒️
1. Capire il pubblico e le sue esigenze
Le migliori guide di riferimento diventano il punto di controllo definitivo quando il pubblico vuole capire e navigare nel vostro prodotto. Per questo è necessario anticipare tutte le query che potrebbero avere.
L'analisi di forum online, sondaggi o persino la consultazione di team che interagiscono regolarmente con i vostri consumatori possono offrire un tesoro di informazioni. Soprattutto per quanto riguarda le barriere che incontrano nell'utilizzo del vostro prodotto o servizio.
Questo vi aiuterà a creare una lista di controllo e a creare lo schema della vostra guida rapida.
2. Ottimizzare il formato della guida per garantire leggibilità e accessibilità
Un fattore importante da considerare quando si progetta la guida di riferimento è farlo in funzione dell'utente, perché è destinato a ridurre in modo esponenziale il tempo di adozione del prodotto da parte degli utenti.
Questo può significare abbandonare la presentazione del prodotto e attenersi all'essenziale, come i nomi delle funzionalità/funzione. Rispondete prima di tutto alle domande degli utenti e comunicate in un linguaggio a loro comprensibile
Abbandonate il gergo e adottate migliori pratiche di formattazione, adottando frasi brevi e nitide e punti elenco quando necessario. Aggiungete immagini per coinvolgere ulteriormente il lettore. L'accessibilità delle informazioni è fondamentale.
3. Includere solo le informazioni rilevanti
Quando l'ampiezza e la profondità di un prodotto sono ampie, è facile perdere il monitoraggio di ciò che è rilevante.
Quando si costruiscono guide di riferimento per i prodotti, concentrarsi su un aspetto alla volta per garantire che il pubblico abbia tutti gli input necessari per navigare nel prodotto in modo autonomo. Questo significa tenere fuori dalla guida le informazioni su altre funzioni o su quelle correlate.
4. Modificate il contenuto in modo coerente
Le guide di riferimento devono rimanere dinamiche come i vostri prodotti o processi. Tuttavia, questo non è l'unico motivo per cui è necessario controllarle e modificarle di tanto in tanto.
Una buona pratica da adottare con queste guide è quella di verificare lo scopo che hanno per il vostro pubblico. Le guide di riferimento devono evolvere ogni volta che è necessario per rispecchiare l'evoluzione della produttività, le preoccupazioni e le aspettative degli utenti e le intuizioni sulla loro usabilità
**Quali sono i tipi di guide di riferimento rapido?
È evidente che la comprensione delle esigenze del pubblico è la base per creare la guida giusta per lui. Una visualizzazione a volo d'uccello del vostro argomento non può servire a soddisfare query più specifiche su di esso.
Ecco una piccola introduzione al mondo delle guide rapide, in modo che possiate fare una scelta ben informata. ✅
Guide rapide
Queste guide sono semplici e prive di fronzoli, pensate per aiutare i vostri utenti a iniziare subito. Istruzioni cancellate e illustrazioni di facile comprensione possono rendere perfetta la guida "introduttiva".
Esempio: Guide all'installazione che coprono l'installazione e la disinstallazione del software.
Guide panoramiche sui prodotti
È lo strumento perfetto per aiutare i nuovi utenti a conoscere a grandi linee le funzionalità di un prodotto. Oltre a mettere in evidenza le sue funzionalità/funzione principali, questa guida offre la piattaforma perfetta per stabilire il valore che offre.
Le guide panoramiche sui prodotti sono la scelta ideale negli scenari in cui un cliente sta imparando a conoscere un prodotto o il team che si occupa del prodotto sta preparando una presentazione ai potenziali clienti
Esempio: Un catalogo che illustra le offerte di un prodotto EdTech, come un kit di coding.
👀 Bonus: Scopri i modelli di documentazione tecnica per semplificare il processo di scrittura con un formato strutturato che aiuta a catturare le informazioni essenziali.
Guide alle attività
Le guide alle attività o i tutorial sono un modo coinvolgente per esplorare alcune funzionalità specifiche di un prodotto. Esse forniscono istruzioni concise e chiare per portare a termine attività specifiche dimostrando flussi di lavoro specifici
Esempio: Guide per il fai-da-te condivise da negozi online come i rivenditori di mobili.
Guide di aggiornamento dei prodotti
A livello funzionale, queste guide documentano gli aggiornamenti e il loro significato per gli utenti finali. D'altro canto, è possibile ottimizzarle per mostrare l'impegno della propria organizzazione nel migliorare l'esperienza del cliente con il prodotto.
Esempio: Istruzioni su come navigare tra gli aggiornamenti di funzione apportati a un software o a una piattaforma.
Guide "come fare" o "passo dopo passo "
Queste guide sono simili a una guida per gli utenti attraverso qualsiasi processo. **Con istruzioni sequenziali, le guide semplificano le attività utilizzando informazioni dettagliate per ogni passaggio
Vengono utilizzati supporti visivi come screenshot per rappresentare flussi di lavoro completi in modo digeribile.
Esempio: Processi elaborati come il riavvio di un server o la risposta a un errore di rete.
Guide all'ingresso
Come i processi, le persone si affidano alla struttura e al contesto per navigare nel mondo che le circonda. Le guide di onboarding sono un ottimo strumento per iniziare i nuovi membri del team ai sistemi, alla cultura e alle pratiche di un'organizzazione
📌 Esempio: Processi di inserimento dei dipendenti nelle aziende.
Leggi anche: Come creare modelli di documenti efficaci
Esempi di guida rapida
La selezione del modello giusto è essenziale per la creazione di una guida di riferimento. Una volta finalizzato il formato, il processo di sviluppo della guida diventa molto più semplice.
ClickUp mette a disposizione una serie di modelli da utilizzare come esempio per la creazione di guide di riferimento rapido.
Ad esempio, il modello ClickUp Quick Start: Modello di project management offre alle organizzazioni un modello di guida di riferimento per la gestione delle roadmap di prodotto. In alternativa, il Modello di linee guida del marchio ClickUp offre ai team di marketing una risorsa pronta all'uso per la compilazione di guide al marchio complete.
Facile da navigare e personalizzare, ecco altri esempi di modelli da esplorare:
Modello delle linee guida di scrittura ClickUp
Scarica questo modello
Una voce e un tono forti sono fondamentali per qualsiasi marchio. Il Modello di linee guida per la scrittura di ClickUp consente ai marchi di mantenere un'identità coerente e accurata in tutti i punti di contatto della comunicazione. Questo include i post del blog, gli articoli, gli aggiornamenti dei social media e i messaggi di testo documentazione tecnica .
Assicurarsi che ogni contenuto rifletta i valori e la messaggistica del marchio crea un'esperienza coesa per il pubblico. L'utilizzo di campi e stati personalizzati all'interno del modello consente di gestire e monitorare efficacemente i progetti di scrittura in ogni fase. Con l'integrazione di IA, automazione e altro, la collaborazione tra progetti diventa semplice.
Modello di documentazione del prodotto ClickUp
Scarica questo modello
Il Modello di documentazione del prodotto ClickUp assicura che ogni progetto di sviluppo di un prodotto rimanga efficiente. Questo modello offre una piattaforma centralizzata per definire i piani di progetto, stabilire i budget e monitorare la roadmap, rendendo le specifiche di prodotto un esito positivo.
I team coinvolti possono utilizzarlo per monitorare lo stato di avanzamento, accedere ai documenti pertinenti e tenere il passo con le sequenze e i budget. Oltre a offrire una piattaforma per il documentazione del progetto questo modello consente ai team di prodotto di eliminare le possibilità di comunicazione errata, l'imprecisione delle informazioni o dei dati e i colli di bottiglia del progetto, sia previsti che imprevedibili.
Creazione di guide rapide che fanno clic con ClickUp
Le guide di riferimento rapido sono la chiave per semplificare la curva di apprendimento e mantenere bassi i costi.
A differenza dei lunghi manuali, sono progettate per essere facilmente aggiornate, assicurando che il team abbia sempre accesso alle informazioni più recenti senza dover rivedere documenti estesi o condurre workshop che richiedono molto tempo
Strumenti come ClickUp offrono molti vantaggi, tra cui la semplificazione della creazione dei contenuti. Inoltre, i suoi modelli forniscono una solida base per le guide, facendo risparmiare tempo e garantendo la coerenza. Iniziare con ClickUp oggi stesso!