In un'epoca in cui siamo costantemente sovraccarichi di informazioni, l'idea di una versione "snackable" di quelle stesse informazioni può essere rivoluzionaria per gli utenti.
Cosa occorre per colmare in modo efficiente le lacune informative in un'organizzazione? È possibile diffondere con successo l'apprendimento, la formazione e le informazioni tra i team e le funzioni?
Le guide di riferimento rapido sono molto utili in questo caso. Sono capsule informative di facile comprensione che possono essere consultate ovunque ti trovi.
In questa guida esploreremo le guide di riferimento, la loro importanza e come puoi crearne una facilmente per il tuo team. Cominciamo. 👷
Che cos'è una guida di riferimento?
Una guida di riferimento è un documento che offre agli utenti finali una serie sintetica di istruzioni o informazioni sul tuo prodotto.
L'obiettivo di questo documento, a differenza dei manuali utente, è quello di aiutare a trovare informazioni e risolvere query nel modo più rapido possibile.
Breve e diretta, rende accessibili al lettore le informazioni essenziali.
Le guide di riferimento contengono generalmente istruzioni facili da seguire, passaggio dopo passaggio, che consentono agli utenti di eseguire una determinata attività. Grazie alla loro brevità, svolgono un ruolo fondamentale nell'accelerare l'adozione di prodotti o servizi.
Ad esempio, una guida all'installazione del prodotto fornita con un gadget appena acquistato. A differenza dei manuali dettagliati, queste guide si concentrano sulla condivisione di informazioni concise, facilmente fruibili e attuabili.
Quali sono gli elementi di una guida di riferimento?
Le guide di riferimento rapido sono suddivise in base allo scopo, ma accomunate dall'obiettivo comune di rendere l'apprendimento (o la formazione) naturale e facile.
Che tu stia creando una guida passo passo o una guida panoramica su un prodotto/processo, ecco alcuni elementi essenziali che rendono le guide rapide, fruibili ed efficaci. 👇
1. Titolo
Pur mantenendo la semplicità, assicurati che il titolo della tua guida di riferimento risponda a due domande fondamentali: a chi è rivolta la guida e cosa risolve. *Questo aiuta gli utenti finali a trovare più rapidamente le guide pertinenti quando cercano di risolvere una query. Consente loro di navigare con sicurezza nel tuo prodotto o servizio, aumentando il grado di soddisfazione complessivo dei clienti.
2. Contenuto
Quando scrivi guide di riferimento, cerca sempre di essere conciso. Elimina il gergo tecnico, le comunicazioni complesse e i paragrafi troppo lunghi. In questo modo, il tuo pubblico potrà arrivare più rapidamente al nocciolo della questione. Più velocemente le informazioni risolvono i loro problemi, più rapidamente potranno tornare a godersi il tuo servizio.
3. Elementi visivi
Il cervello umano è in grado di memorizzare ed elaborare immagini alla velocità impressionante di 13 millisecondi. Pertanto, incorporare elementi come screenshot, icone e immagini dell'interfaccia utente nella tua guida per renderla visivamente accattivante diventa un gioco da ragazzi. Inoltre, le guide dettagliate dei prodotti e i video didattici sono molto più coinvolgenti con elementi visivi.
4. Formato
Lo scopo della tua guida di riferimento rapido determina il formato più appropriato.
Ad esempio, un singolo documento contenente le linee guida di un processo potrebbe richiedere una struttura semplice. D'altra parte, la creazione di una guida pratica richiederebbe l'inserimento di più sezioni.
5. Concisione
Una guida di riferimento efficace è quasi sempre scorrevole e non supera le due pagine. Esercitarsi nella concisione è un ottimo esercizio per semplificare le informazioni relative al tuo prodotto o processo. Lo rende accessibile anche a chi non è esperto in materia.
👀 Bonus: impara a redigere specifiche tecniche in modo che siano facilmente comprensibili a tutti.
Perché è importante una guida di riferimento?
Una guida di riferimento deve essere efficace, ovvero essere autoesplicativa e anticipare e rispondere alle query che gli utenti finali potrebbero avere.
Tutto dipende dalla precisione e dalla facilità d'uso della tua guida di riferimento rapido.
Ma prima di esplorare come le guide di riferimento rapido possano fidelizzare i clienti o aumentare la loro soddisfazione, vediamo perché sono importanti.
Le guide di riferimento rapido sono versatili in quanto affrontano sfide o scenari di varia complessità. Negli istituti scolastici, possono essere utilizzate dagli insegnanti per definire e standardizzare i programmi di studio e i piani delle lezioni.
Le organizzazioni basate sui servizi possono consultare le guide alle best practice per mantenere la coerenza nella fornitura dei servizi e proteggere la propria reputazione. Allo stesso tempo, i responsabili dell'esperienza cliente possono utilizzare materiali di riferimento per accelerare la formazione degli addetti al servizio clienti.
Le guide di riferimento inoltre:
- Familiarizza gli utenti con i prodotti in modo autonomo, riducendo gli attriti.
- Semplifica la formazione documentando e allineando dipendenti e stakeholder, contribuendo così a ridurre i costi di formazione.
- Aiuta gli utenti a trovare soluzioni più rapidamente fornendo risposte pratiche.
- Migliora l'integrità del marchio tramite l'impostazione e il rispetto dei parametri di riferimento del servizio.
Come creare una guida di riferimento rapido
Le guide di riferimento sono fondamentali per fornire istruzioni e delineare i principi fondamentali, come la cultura, i processi o i quadri di conformità. Altrettanto cruciale è il modo in cui una guida di riferimento è progettata. Deve avere la struttura giusta ed essere accessibile al pubblico a cui è destinata.
ClickUp semplifica questo processo fornendo una piattaforma all-in-one per organizzare, progettare e fornire con facilità le tue guide di riferimento rapido.
Segui questi passaggi per creare la guida di riferimento perfetta per il tuo pubblico.
Passaggio 1: identifica il tuo pubblico
Una guida di riferimento valida e ricca di risorse mira ad affrontare i punti deboli del tuo pubblico e a rispondere a tutte le sue query, anche prima che vengano poste.
Questo determina le informazioni che condividi e il livello al quale le condividi. La profondità delle informazioni incluse in una guida per i team commerciali o di prospezione sarebbe diversa da quella che sarebbe inclusa in una guida di panoramica del prodotto.
Identificare il tuo pubblico inizia con il riconoscere gli stakeholder della guida. Se non hai ancora un'idea definita, potrebbe essere utile esplorare chi sarebbe maggiormente influenzato dalla tua guida. Puoi farlo tramite un sondaggio sui dati esistenti, intervistando i tuoi colleghi del settore/luogo di lavoro e intraprendendo alcune ricerche.
Mentre lavori per identificare il tuo pubblico, prendi in considerazione l'utilizzo di ClickUp Brain, un assistente IA integrato nella piattaforma ClickUp. Questo strumento analizza dati chiave come le tendenze di mercato, le recensioni dei clienti e l'attività dei concorrenti.
Grazie alle personas del pubblico, ClickUp Brain individua le esigenze e le sfide specifiche dei vari stakeholder, consentendoti di personalizzare i tuoi contenuti in modo efficace.
Passaggio 2: Stabilisci lo scopo e traccia le linee guida
Tenendo presente il pubblico finale, è il momento di creare la tua guida di riferimento.
Alcune domande a cui potresti dover rispondere prima di fare qualcosa:
- Quali informazioni hanno la precedenza?
- Quanto contesto di impostazione è necessario prima di arrivare al nocciolo della questione?
- Esistono alcune best practice da tenere in considerazione durante lo sviluppo di una bozza?
È buona norma creare una struttura che risponda prima alle domande più importanti del tuo pubblico. Invece di coprire una vasta gamma di informazioni, pensa a concentrarti su un unico argomento, tema o query.
Quando si tratta di costruire la struttura della tua guida, ClickUp Brain ti aiuta offrendo suggerimenti basati sull'IA per lo scopo e lo schema. Fornisce consigli su argomenti importanti e su come organizzare al meglio i contenuti per garantire chiarezza e focalizzazione.
Passaggio 3: formatta i contenuti per facilitarne la leggibilità
I tuoi contenuti devono soddisfare le esigenze del tuo pubblico. Ciò significa che, a meno che tu non ti stia rivolgendo a un pubblico con un background tecnico, è meglio evitare di usare il gergo del settore nella tua guida di riferimento.
Ma non si tratta solo di linguaggio: la tua guida di riferimento deve essere facilmente consultabile e, soprattutto, preziosa di per sé.
Se la tua guida è incoerente senza studiare altre risorse, non ha alcun valore.
Ecco cosa puoi fare per garantire che il contenuto del tuo documento guida sia utile e comprensibile:
- Elimina le ambiguità: non introdurre un tema o un processo se non è pertinente ai tuoi contenuti esistenti.
- Semplifica: usa un linguaggio semplice e universale. Quando descrivi i processi, usa un linguaggio descrittivo invece di affidarti a termini tecnici.
- Formato per maggiore chiarezza: i paragrafi lunghi e densi possono risultare opprimenti. Suddividi le frasi in paragrafi più brevi e i concetti in elenchi puntati, ove possibile. Scegli font leggibili e di facile lettura.
- Rimani aggiornato: la verifica delle informazioni è una parte essenziale di questo processo, soprattutto se stai creando guide di riferimento relative a processi che tendono a cambiare.
La creazione di guide di riferimento potrebbe non essere sempre rapida, soprattutto se comportano dettagli su processi o prodotti che richiedono l'approvazione di diversi stakeholder.
In scenari come questo, la scelta di una piattaforma che ti dia la libertà di personalizzare e collaborare garantendo al contempo la sicurezza dell'accesso ai documenti è fondamentale. ClickUp Docs può aiutarti in questo.
Documentazione ClickUp
Cosa lo rende la scelta più ovvia? Beh, con Docs puoi:
- Formatta il documento secondo le tue preferenze: dalle opzioni di stile e pagine nidificate all'inserimento di segnalibri e tabelle.
- Cerca, ordina e filtra tramite ClickUp Hub documenti per trovare qualsiasi documento ti serva, evitando l'attività dispendiosa in termini di tempo di scorrere all'infinito.
- Puoi effettuare la modifica in tempo reale insieme al tuo team, convertire il testo in attività e molto altro ancora.
Passaggio 4: rendi la tua guida accattivante
Una volta definiti la struttura e il contenuto, alla tua guida manca solo un tocco di brio. Perché?
Le persone tendono a rispondere e a memorizzare rapidamente gli stimoli visivi. Pertanto, una guida/protocollo passo passo per gestire le chiamate difficili al servizio clienti o utilizzare uno strumento di gestione delle attività o CRM diventa più efficace con gli "stimoli" giusti.
Elementi come video, GIF e presentazioni di prodotti rendono interessante anche l'apprendimento dei processi o delle informazioni più noiosi.
ClickUp Clips ti consente di acquisire, registrare e condividere registrazioni istantanee dello schermo con la possibilità di integrare voci fuori campo.
Si integra perfettamente nell'interfaccia di ClickUp, consentendo una registrazione dello schermo rapida e comoda quando è necessario mostrare processi o funzionalità/funzioni. Puoi condividere i tuoi contenuti senza sforzo, scegliendo tra opzioni di condivisione pubbliche o private e opzioni per scaricare i contenuti.
Se desideri realizzare un video formativo a complemento della tua guida di riferimento, l'integrazione di Clips può arricchire notevolmente l'esperienza di apprendimento.
Inoltre, ClickUp Brain ti consente di trascrivere i clip ovunque ti trovi, migliorando l'accessibilità delle tue guide di riferimento. Tutte le registrazioni vengono salvate e sono facilmente reperibili tramite ClickUp Clips Hub, garantendo al tuo pubblico di trovare le informazioni di cui ha bisogno.
Per iniziare a creare la tua guida di riferimento, sfoglia il repository di modelli di ClickUp, come questo. 👇
Modello di scheda prodotto ClickUp
Il modello di scheda prodotto ClickUp è la risposta alle preghiere di ogni product manager. Quando il successo di un prodotto dipende da team interfunzionali in diverse fasi di sviluppo, è fondamentale raggiungere un consenso.
Questo modello consente ai product manager di allineare tutti i team confrontando obiettivi, criteri di successo, piani di rilascio e specifiche funzionali in un unico documento accessibile. Che un prodotto sia creato da zero o reinventato, i product manager scoprono una piattaforma unica per informare, monitorare e gestire i progetti in modo coerente ed efficiente.
ClickUp ha molto da offrire in un unico posto, come la project management, le opzioni di brainstorming, la gestione delle attività, la pianificazione dei progetti, la gestione della documentazione, ecc. Ha sicuramente reso la vita relativamente più facile, poiché è facile da usare, l'interfaccia utente è ben progettata e la collaborazione all'interno del team e con altri team è più semplice. Siamo stati in grado di gestire meglio il lavoro, monitorarlo e effettuare la reportistica facilmente e, sulla base dello stato quotidiano, la pianificazione futura è stata facile.
ClickUp ha molto da offrire in un unico posto, come la project management, le opzioni di brainstorming, la gestione delle attività, la pianificazione dei progetti, la gestione della documentazione, ecc. Ha sicuramente reso la vita relativamente più facile, poiché è facile da usare, l'interfaccia utente è ben progettata e la collaborazione all'interno del team e con altri team è più semplice. Siamo stati in grado di gestire meglio il lavoro, monitorarlo e effettuare la reportistica facilmente e, sulla base dello stato quotidiano, la pianificazione futura è stata facile.
Best practice per creare una guida di riferimento rapido
Le guide di riferimento rapido devono essere proprio questo: rapide. A seconda della guida che crei, ciò potrebbe significare scomporre processi complessi o evitare il gergo tecnico.
Ecco alcune best practice collaudate e verificate da adottare quando crei la tua prima (o prossima) guida di riferimento rapido. 🗒️
1. Comprendi il tuo pubblico e le sue esigenze
Le migliori guide di riferimento diventano il punto di riferimento definitivo quando il tuo pubblico desidera comprendere e orientarsi nel tuo prodotto. Ciò richiede solo che tu anticipi ogni possibile query che potrebbero porre.
Esaminare forum online, sondaggi o persino consultare i team che interagiscono regolarmente con i tuoi consumatori potrebbe offrirti una miniera di informazioni, in particolare riguardo agli ostacoli che incontrano quando utilizzano il tuo prodotto o servizio.
Questo ti aiuterà a creare una lista di controllo e a generare lo schema della tua guida di riferimento rapido.
2. Ottimizza il formato della tua guida per migliorarne la leggibilità e l'accessibilità
Un fattore importante da considerare quando si progetta una guida di riferimento è metterla al primo posto per l'utente. Dopo tutto, lo scopo è quello di ridurre in modo esponenziale il tempo di adozione del prodotto da parte degli utenti.
Ciò potrebbe significare abbandonare la tua presentazione del prodotto accuratamente confezionata e attenerti all'essenziale, come i nomi delle funzionalità/funzioni. Rispondi prima alle domande dei tuoi utenti e comunica in un linguaggio che comprendono.
Abbandona il gergo tecnico e adotta pratiche di formattazione migliori, utilizzando frasi brevi e concise ed elenchi puntati ove necessario. Aggiungi immagini per coinvolgere maggiormente il lettore. L'accessibilità delle informazioni è fondamentale.
3. Includi solo le informazioni rilevanti
Quando un prodotto è molto ampio e complesso, è facile perdere di vista ciò che è rilevante.
Quando crei guide di riferimento sui prodotti, concentrati su un aspetto alla volta per garantire che il tuo pubblico disponga di tutte le informazioni necessarie per navigare autonomamente nel prodotto. Ciò significa escludere dalla guida le informazioni su altre funzioni o funzioni correlate.
4. Modifica i tuoi contenuti in modo coerente
Le guide di riferimento dovrebbero rimanere dinamiche quanto i tuoi prodotti o processi. Tuttavia, questo non è l'unico motivo per cui è necessario controllarle e modificarle di tanto in tanto.
Una buona pratica da adottare con queste guide è quella di verificare lo scopo che servono al tuo pubblico. Le guide di riferimento devono evolversi ogni volta che è necessario per riflettere i cambiamenti dei prodotti, le preoccupazioni e le aspettative degli utenti e le intuizioni sulla loro usabilità.
Quali sono i tipi di guide di riferimento rapido?
È evidente che comprendere le esigenze del tuo pubblico è fondamentale per creare la guida giusta per loro. Una visione d'insieme del tuo argomento di interesse non può soddisfare query più specifiche al riguardo.
Ecco una breve introduzione al mondo delle guide di riferimento rapido, per aiutarti a fare una scelta consapevole. ✅
Guide rapide
Queste guide sono semplici e intuitive, pensate per aiutare i tuoi utenti a partire con il piede giusto. Istruzioni chiare e illustrazioni di facile comprensione possono rendere perfetta la guida "introduttiva".
📌 Esempio: guide all'installazione che trattano l'installazione e la disinstallazione di software.
Guide panoramiche sui prodotti
Questo è lo strumento perfetto per aiutare i nuovi utenti a conoscere in modo approfondito le funzionalità di un prodotto. Oltre a mettere in evidenza le sue funzioni principali, questa guida offre la piattaforma perfetta per stabilire il valore che offre.
Le guide di panoramica dei prodotti sono la scelta ideale in scenari in cui un cliente sta imparando a conoscere un prodotto o il team di promozione del prodotto sta preparando una presentazione per i potenziali clienti.
📌 Esempio: un catalogo che illustra le offerte di un prodotto EdTech, come un kit di programmazione.
👀 Bonus: scopri i modelli di documentazione tecnica per semplificare il tuo processo di scrittura con un formato strutturato che ti aiuta a catturare le informazioni essenziali.
Guide alle attività
Le guide alle attività o i tutorial sono un modo coinvolgente per esplorare alcune funzionalità specifiche di un prodotto. Forniscono istruzioni concise e chiare per eseguire attività specifiche, dimostrando flussi di lavoro specifici.
📌 Esempio: guide fai da te di condivisione da negozi online come i rivenditori di mobili.
Guide agli aggiornamenti dei prodotti
A livello funzionale, queste guide documentano gli aggiornamenti e il loro significato per gli utenti finali. D'altra parte, puoi ottimizzarle per mostrare l'impegno della tua organizzazione nel migliorare l'esperienza dei clienti con il prodotto.
📌 Esempio: istruzioni su come navigare tra gli aggiornamenti delle funzioni apportati a un software o a una piattaforma.
Guide pratiche o passaggi passo passo
Queste guide sono simili ad accompagnare gli utenti in qualsiasi processo. Con istruzioni sequenziali, le guide pratiche semplificano le attività utilizzando informazioni dettagliate per ogni passaggio.
Gli ausili visivi come gli screenshot vengono utilizzati per rappresentare flussi di lavoro completi in modo facilmente comprensibile.
📌 Esempio: processi complessi come il riavvio di un server o la risposta a un errore di rete.
Guide di onboarding
Come i processi, anche le persone fanno affidamento su strutture e schemi per orientarsi nel mondo che le circonda. Le guide di inserimento sono uno strumento eccellente per introdurre i nuovi membri del team ai sistemi, alla cultura e alle pratiche di un'organizzazione.
📌 Esempio: processi di inserimento dei dipendenti nelle aziende.
📖 Leggi anche: Come creare modelli di documenti efficaci
Esempi di guide di riferimento rapido
La selezione del modello giusto è fondamentale quando si crea una guida di riferimento. Una volta definito il formato, il processo di sviluppo della guida diventa notevolmente più snello.
ClickUp offre una varietà di modelli che puoi utilizzare come esempi per creare le tue guide di riferimento rapido.
Ad esempio, il modello ClickUp Quick Start: Project Management Template offre alle organizzazioni un modello di guida di riferimento per gestire le roadmap dei prodotti. In alternativa, il modello ClickUp Brand Guidelines Template fornisce ai team di marketing una risorsa pronta all'uso per compilare guide complete sul marchio.
Facili da navigare e personalizzati, ecco altri esempi di modelli che puoi esplorare:
Modello di linee guida per la scrittura di ClickUp
Una voce e un tono forti sono fondamentali per qualsiasi marchio. Il modello di linee guida di scrittura di ClickUp consente ai marchi di mantenere un'identità coerente e accurata in tutti i punti di contatto di comunicazione. Ciò include post di blog, articoli, aggiornamenti sui social media e documentazione tecnica.
Assicurarti che ogni contenuto rifletta i valori e il messaggio del marchio crea un'esperienza coerente per il tuo pubblico. L'utilizzo di stati e campi personalizzati all'interno del modello ti consente di gestire e monitorare efficacemente i progetti di scrittura in ogni fase. Con l'integrazione di IA, automazione e altro ancora, la collaborazione ai progetti diventa semplicissima.
Modello di documentazione del prodotto ClickUp
Il modello di documentazione di prodotto ClickUp garantisce che ogni progetto di sviluppo del prodotto rimanga ottimizzato. Questo modello offre una piattaforma centralizzata per definire i piani di progetto, impostare i budget e effettuare il monitoraggio della roadmap, garantendo un esito positivo per le specifiche del prodotto.
I team coinvolti possono utilizzarla per il monitoraggio dei progressi, l'accesso ai documenti pertinenti e il controllo delle tempistiche e dei budget. Oltre a offrire una piattaforma per la documentazione dei progetti, questo modello consente ai team di prodotto di eliminare il rischio di comunicazioni errate, informazioni o dati imprecisi e colli di bottiglia nei progetti, sia prevedibili che imprevisti.
Crea guide di riferimento rapido che funzionano con ClickUp
Le guide di riferimento rapido sono la chiave per semplificare la curva di apprendimento e contenere i costi.
A differenza dei lunghi manuali, sono progettati per essere facilmente aggiornati, garantendo al tuo team l'accesso alle informazioni più recenti senza il fastidio di rivedere documenti voluminosi o condurre workshop che richiedono molto tempo.
Strumenti come ClickUp offrono molti vantaggi, tra cui la semplificazione della creazione di contenuti. Inoltre, i suoi modelli forniscono una solida base per le tue guide, consentendoti di risparmiare tempo e garantire coerenza.
Inizia oggi stesso con ClickUp!