L'aumento del lavoro da remoto e ibrido ha reso popolari nuovi modi di lavorare. Uno di questi è l'hot desking, una strategia di area di lavoro dinamica che ha il potenziale di rivoluzionare il modo in cui utilizzate il vostro ufficio.
L'hot desking consente ai dipendenti di selezionare l'area di lavoro in base alle proprie esigenze quotidiane, promuovendo la flessibilità e massimizzando lo spazio in ufficio.
Con questo sistema, le aziende riducono i costi operativi fino al 30% ed eliminano i costi di gestione circa il 40% di spazio inutilizzato sulle scrivanie in un determinato giorno.
In questo blog esploreremo l'hot desking, la sua evoluzione e la sua efficace implementazione nel vostro posto di lavoro per un ambiente più collaborativo.
Che cos'è l'hot desking e come funziona?
L'hot desking è una soluzione di lavoro flessibile in cui nessun dipendente ha una scrivania assegnata in modo permanente. Le aree di lavoro sono invece disponibili in base all'ordine di arrivo o attraverso un sistema di prenotazione.
Questo approccio incoraggia i dipendenti a spostarsi all'interno dell'ufficio e a lavorare da posizioni diverse, favorendo la collaborazione e l'efficienza.
L'hot desking ha un aspetto diverso a seconda dell'impostazione dell'ufficio. In alcuni ambienti, i dipendenti possono accedere a un sistema ogni mattina per prenotare una scrivania per la giornata. In altri, invece, è più informale e i lavoratori scelgono qualsiasi scrivania disponibile al loro arrivo.
Questa flessibilità è particolarmente vantaggiosa negli uffici con modelli di lavoro ibridi in cui i dipendenti si dividono tra il lavoro da casa e quello in ufficio.
L'hot desking è spesso considerato alla stregua dell'hoteling. Tuttavia, sono entrambi significativamente diversi.
Hot desking vs. hoteling
L'hot desk e l'hoteling sono forme di lavoro flessibili, ma si differenziano in modo significativo per il modo in cui i dipendenti prenotano e utilizzano gli spazi. Vediamo le loro differenze:
| funzionalità/funzione | Hot Desking | Hoteling | Hot Desking | Hoteling | Hot Desking | Hoteling |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Assegnazione dei posti letto | Prenotazione giornaliera informale o in base all'ordine di arrivo. | Prenotazione anticipata tramite un sistema di prenotazione. | ||||
| Flessibilità | Alta, perché le scrivanie vengono scelte sul momento. | Moderata, richiede un piano. | ||||
| Utilizzazione degli spazi | Massimizza l'uso dello spazio riempiendo le scrivanie ogni giorno. | Gestisce lo spazio in modo efficiente, ma ci sono possibilità di scrivanie non occupate. | ||||
| Tecnologia | Minima, spesso richiede solo un check-in alle scrivanie disponibili. | Richiede un sistema di prenotazione e spesso un sistema di check-in. | ||||
| Il mio lavoro funziona meglio in ambienti completamente flessibili e dinamici. | Meglio per ambienti in cui i dipendenti hanno bisogno di servizi o posizioni specifiche. |
I vantaggi del modello Hot Desking
L'hot desking sta trasformando le dinamiche tradizionali degli uffici, rendendoli più fluidi e rispondenti alle esigenze della forza lavoro moderna. Scopriamo i principali vantaggi dell'hot desking:
Massimizzare l'utilizzo dello spazio d'ufficio
L'implementazione dell'hot desking migliora l'utilizzo dell'ufficio, trasformando quello che una volta era uno spazio inattivo in aree di lavoro dinamiche. Questo approccio si adatta alle variazioni delle presenze giornaliere e garantisce che nessuno spazio vada sprecato. Ciò è particolarmente vantaggioso nei modelli di lavoro ibridi, in cui non tutti i dipendenti sono presenti in ufficio ogni giorno.
Provvedere alla flessibilità e migliorare l'autonomia
L'hot desking aumenta la flessibilità e potenzia l'autonomia dei dipendenti, permettendo agli individui di scegliere dove lavorare in base alle loro esigenze e preferenze quotidiane. Questa libertà aumenta la soddisfazione sul lavoro e il morale, in quanto i dipendenti si sentono sicuri di poter gestire efficacemente il proprio tempo e l'ambiente di lavoro.
Risparmiare i costi
Per le aziende, i risparmi sui costi dell'hot desking sono sostanziali. Riducendo la necessità di un numero fisso di scrivanie, si abbattono i costi immobiliari e si minimizzano le spese relative allo spazio inutilizzato in ufficio. Questo uso efficiente delle risorse consente di risparmiare denaro e di investire maggiormente nei dipendenti e in altre aree critiche di sviluppo.
Le sfide dell'hot desking
Se da un lato l'hot desking offre numerosi vantaggi, dall'altro presenta anche delle sfide che richiedono un'attenta gestione del processo e piano strategico.
Mancanza di aree di lavoro personali
Uno dei principali svantaggi dell'hot desking è la potenziale mancanza di una scrivania personale. I dipendenti potrebbero sentirsi a disagio senza un posto fisso da chiamare proprio, dove lasciare le proprie impostazioni personali o dove mettere le foto dei propri cari.
Sfide nell'adattamento alla postazione non assegnata
La transizione a un modello di postazione non assegnata può essere difficile per i dipendenti abituati ad avere una propria scrivania L'adattamento comporta la ricerca di una nuova postazione ogni giorno e l'adattamento a diversi vicini di scrivania e a livelli di rumore variabili.
Per istanza, chi ama un angolo tranquillo per concentrarsi a fondo, potrebbe trovarsi in un'area affollata e faticare a concentrarsi.
Senza linee guida chiare e un supporto adeguato, questo porta a una diminuzione della produttività e all'insoddisfazione.
Problemi di manutenzione
Con l'hot desking, mantenere le attrezzature e garantire la pulizia diventa più complesso. Con più persone che utilizzano lo stesso spazio di lavoro in momenti diversi, è facile che le scrivanie siano ingombre e che le attrezzature spariscano.
In questo caso sono utili una pulizia regolare e un sistema di check-in e check-out delle attrezzature, ma il sistema richiede una gestione diligente e la collaborazione di tutti i dipendenti.
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L'Hot Desking è giusto per voi?
L'hot desking prospera in una cultura che valorizza la flessibilità, l'innovazione e l'autonomia. Anche la natura della vostra azienda e le attività dei vostri dipendenti hanno un ruolo fondamentale nel determinare se l'hot desking è adatto.
Ecco una lista di controllo per aiutarvi a decidere se questo modello di hot desking flessibile è in linea con le vostre esigenze organizzative e le preferenze dei dipendenti.
1. Valutare la cultura aziendale
- La cultura aziendale promuove la flessibilità e l'innovazione?
- I vostri dipendenti si adattano ai cambiamenti del loro ambiente di lavoro?
- Esiste una solida base di fiducia che consente ai dipendenti di gestire efficacemente il proprio tempo e il proprio spazio?
2. Comprendere le preferenze dei dipendenti
- Avete sondato i vostri dipendenti per visualizzare le loro preferenze in materia di postazioni flessibili?
- La maggior parte dei dipendenti preferisce ambienti di lavoro diversificati o valorizza un'area di lavoro personale e coerente?
3. Esaminare la natura del lavoro
- Qual è la natura delle attività svolte dai vostri dipendenti? Sono collaborativi e richiedono un'interazione costante o sono più indipendenti?
- Il lavoro richiede configurazioni tecniche o attrezzature specifiche che potrebbero essere difficili da trasferire o condividere quotidianamente?
4. Valutare modelli di lavoro da remoto e ibridi
- Da fare con un modello ibrido in cui i dipendenti si dividono tra casa e ufficio?
- Con quale frequenza i dipendenti lavorano da remoto e come questo potrebbe influire sulla necessità di spazi permanenti per le scrivanie?
5. Considerazioni su spazi e costi
- Da fare: avete più spazio per le scrivanie rispetto a quello utilizzato regolarmente, con il risultato di alti costi di manutenzione?
- La vostra organizzazione potrebbe trarre benefici finanziari dalla riduzione dello spazio per gli uffici privati?
7 best practice per l'impostazione dell'hot desking
L'implementazione efficace dell'hot desking richiede un piano strategico e una profonda comprensione delle esigenze della vostra forza lavoro. Ecco sette best practice per garantire che la configurazione dell'hot desking favorisca la produttività e la collaborazione:
1. Adottare soluzioni di prenotazione intelligenti
Investire in un sistema di prenotazione affidabile soluzione di gestione dell'ufficio è fondamentale per gestire in modo efficiente l'hot desking. Questa tecnologia consente ai dipendenti di prenotare le scrivanie in anticipo, riducendo lo stress mattutino e garantendo a tutti uno spazio adatto alle proprie esigenze per la giornata.
Ad esempio, un'app mobile visualizza le scrivanie disponibili, la loro posizione e i servizi offerti, rendendo il processo semplice e intuitivo.
2. Ottimizzate la scelta delle scrivanie per i vostri dipendenti
Considerate le giuste funzionalità/funzione delle scrivanie per i diversi tipi di tipi di ambienti di lavoro all'interno dell'ufficio. Alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di un doppio monitor, mentre altri darebbero la priorità a una scrivania in piedi.
Offrire una varietà di configurazioni di scrivanie in base alle esigenze comuni di attività o alle preferenze personali migliora la produttività e il comfort. Questa scelta oculata dimostra il vostro commit nel soddisfare le diverse esigenze.
3. Progettare un piano efficace
Impostate il vostro piano in modo che massimizzare il vostro piano degli spazi e le opportunità di collaborazione. Disponete le scrivanie in modo da facilitare l'accesso a risorse condivise come stampanti e sale riunioni.
Considerate la possibilità di creare delle zone, ad esempio una zona tranquilla per il lavoro concentrato e una zona dinamica vicino alle lavagne online, per aiutare i dipendenti a scegliere la propria scrivania in base alle attività quotidiane.
4. Alimentate l'entusiasmo intorno al concetto
L'entusiasmo dei dipendenti per l'hot desking può facilitare la transizione. Evidenziate i vantaggi, come il fatto di non sedersi ogni giorno alla stessa scrivania, di avere l'opportunità di sedersi vicino a colleghi diversi o di avere la libertà di scegliere l'area di lavoro più adatta al proprio umore o alla propria attività.
Anche iniziative come i "concorsi per la migliore scrivania" o i "venerdì della funzionalità/funzione" mantengono vivo l'entusiasmo.
5. Stabilire linee guida chiare
Create una guida alle best practice che affronti le domande più comuni e delinei le aspettative. Questa guida potrebbe includere suggerimenti su organizzazione della scrivania gestione degli elementi della scrivania, etichetta del rumore e dello spazio di archiviazione personale.
Linee guida cancellate prevengono i malintesi e assicurano il regolare svolgimento delle operazioni.
6. Mantenere la pulizia
La pulizia regolare delle aree di lavoro è particolarmente importante in un ambiente con scrivanie condivise. Implementare un protocollo di pulizia che disinfetti le scrivanie tra un utilizzo e l'altro e che fornisca ai dipendenti materiale di pulizia accessibile per uso personale.
Una politica di pulizia delle scrivanie promuove la salute e migliora l'attrattiva complessiva dell'esperienza di hot desking.
7. Raccogliere feedback per il miglioramento
La raccolta di dati e feedback dai vostri dipendenti vi aiuterà a perfezionare l'esperienza dell'hot desking. Utilizzate sondaggi o app di feedback per raccogliere informazioni su ciò che funziona e ciò che non funziona.
Questi dati consentono di apportare modifiche informate che migliorano l'efficienza dell'area di lavoro e la soddisfazione dei dipendenti.
Hot Desking per diversi modelli di lavoro
L'hot desking è una soluzione versatile che si adatta bene a diversi ambienti di lavoro, compresi i modelli ibridi e i lavoratori da remoto o distribuiti. Analizziamo questi modelli in dettaglio:
Hot desking in un modello di lavoro ibrido
In un ambiente di lavoro ibrido, in cui i dipendenti si dividono tra casa e ufficio, l'hot desking massimizza lo spazio dell'ufficio condiviso e riduce i costi
Permette ai dipendenti che arrivano in giorni diversi di avere un'area di lavoro professionale senza che l'azienda debba mantenere una scrivania dedicata per ogni dipendente.
L'implementazione di un sistema di prenotazione assicura che i dipendenti abbiano a disposizione una scrivania quando necessario e possano scegliere una posizione adatta alle loro attività quotidiane. Che abbiano bisogno di una postazione d'angolo per concentrarsi o di uno spazio collaborativo per i progetti del team, questa flessibilità rende più fluida la transizione tra casa e ufficio.
Hot desking con una forza lavoro remota o distribuita
Per le aziende con una politica di remote-first o con una forza lavoro distribuita, l'hot desking supporta visite occasionali in ufficio o periodi di lavoro da remoto quando i lavoratori remoti sono in città.
Fornisce un punto di approdo per questi dipendenti senza che l'azienda investa in spazi permanenti per ogni persona.
L'hot desking in questo contesto comprende anche l'impostazione di uffici satellite in varie posizioni dove i dipendenti possono prenotare una scrivania quando hanno bisogno di lavorare in un ambiente più strutturato o di riunirsi con i compagni di squadra.
Questo approccio aiuta a mantenere un senso di comunità e di connessione tra i dipendenti che lavorano da casa, consentendo loro di accedere alle risorse dell'ufficio quando necessario, pur privilegiando la flessibilità.
Suggerimento: Volete trasformare la vostra esperienza di lavoro da casa? Date un'occhiata al i migliori elementi essenziali per il lavoro da casa per migliorare la funzione e la produttività.
Gestione efficace dell'hot desking con ClickUp ClickUp , uno strumento all-in-one per la gestione delle attività, fornisce una soluzione completa per gestire in modo efficiente l'hot desking all'interno delle organizzazioni. I responsabili degli uffici possono creare e monitorare un sistema dinamico di prenotazione delle scrivanie utilizzando le sue funzionalità avanzate, come campi personalizzati, automazione, dashboard e varie visualizzazioni.
ClickUp è perfetto per un'impostazione ibrida della forza lavoro, in quanto consente la collaborazione in tempo reale con i dipendenti di un'azienda documenti e lavagne online . Con ClickUp Docs, le politiche e i dettagli dei progetti sono sempre aggiornati e accessibili al personale in remoto e in ufficio.
ClickUp Whiteboards facilita le sessioni di brainstorming che sono tanto dinamiche online quanto di persona. Ecco come ClickUp migliora efficacemente la vostra esperienza di hot desking:
1. Semplificare la prenotazione delle scrivanie
personalizzate gli attributi della scrivania, come la disponibilità e le funzionalità/funzione, utilizzando i campi personalizzati di ClickUp
Con Campi personalizzati di ClickUp e automazione, creano un sistema di prenotazione delle scrivanie senza soluzione di continuità. Impostate le attività come scrivanie e utilizzate campi personalizzati per dettagli come posizione, attrezzature e disponibilità.
impostare notifiche automatiche per l'assegnazione della scrivania e la conferma della prenotazione con ClickUp Automation
Configurare ClickUp Automazioni per aggiornare lo stato delle scrivanie come prenotate o disponibili, inviare promemoria ai dipendenti sulle loro prenotazioni e persino riassegnare le scrivanie quando si verificano cancellazioni. Questo sistema semplifica il processo di prenotazione e garantisce un utilizzo ottimale delle scrivanie.
2. Ottimizzazione dello spazio
monitorate l'utilizzo dell'hot desking e le tendenze a colpo d'occhio con le dashboard in tempo reale di ClickUp_ ClickUp Dashboard fornisce informazioni in tempo reale sull'utilizzo del desk, evidenziando i modelli di utilizzo e i potenziali colli di bottiglia.
programmate e visualizzate le sequenze di occupazione degli hot desk con il diagramma di Gantt di ClickUp
Configurazione di visualizzazioni come Grafici di Gantt di ClickUp o Bacheca visualizza la disponibilità e l'occupazione delle scrivanie nel tempo. In generale, questo facilita la gestione efficace delle scrivanie e la loro regolazione in base alle necessità.
3. Favorire la collaborazione
creare e condividere istantaneamente le politiche di hot desking e le FAQ tra i team con ClickUp Docs_
Con Documenti di ClickUp il team scrive, modifica e condivide in modo collaborativo policy e documenti importanti in tempo reale. Questa funzionalità/funzione è particolarmente utile in una configurazione ibrida, dove le policy possono evolvere frequentemente per adattarsi a nuove sfide e opportunità.
supportare l'hot desking con la collaborazione virtuale attraverso le lavagne ClickUp Lavagne online di ClickUp favoriscono la collaborazione in tempo reale, assicurando che i membri dei team remoti e in sede siano ugualmente coinvolti e informati indipendentemente dal luogo di lavoro
4. Migliorare la comunicazione
comunicazione in tempo reale senza preoccuparsi della posizione grazie a ClickUp Chat
Utilizzare ClickUp Chattare per mantenere una comunicazione chiara e costante tra i membri del team, indipendentemente dalla scrivania o dalla posizione in cui lavorano.
Grazie alla messaggistica in tempo reale, ai commenti e alle menzioni @, tutti rimangono informati. È anche possibile creare un canale del team in chat per gestire le query sull'hot desking, come ad esempio i cambiamenti nell'assegnazione delle scrivanie o le esigenze di collaborazione.
5. Raccogliere feedback con i moduli
raccogliete i feedback sulle esperienze di hot desking direttamente tramite i moduli di ClickUp_ Modulo ClickUp raccoglie i feedback dei dipendenti sull'esperienza di hot desking. Utilizzate l'automazione per instradare queste risposte in una cartella dedicata, dove potrete analizzarle per capire la soddisfazione dei dipendenti e le aree di miglioramento.
Questo feedback è fondamentale per adattare le politiche e le pratiche alle esigenze del team. Inoltre, i feedback raccolti possono essere convertiti in attività di ClickUp e assegnati ai rispettivi titolari.
6. Risparmia tempo agli amministratori con i modelli
Modello di gestione degli spazi d'ufficio di ClickUp
trasforma il modo di gestire l'hot desking, fornendo un set di strumenti completo per organizzare e gestire in modo efficiente gli uffici privati.
Questo modello è pronto all'uso e completamente personalizzabile, rendendo più semplice la gestione dello spazio ufficio.
Questo modello consente di:
- Pianificare e visualizzare i posti a sedere per massimizzare la produttività e garantire che nessuno spazio venga sprecato
- Monitorare le sale riunioni, le prenotazioni delle attrezzature e altre risorse in un unico luogo centralizzato
- Creare attività per la manutenzione, la pulizia e gli aggiornamenti degli spazi dell'ufficio, assicurando che tutto sia in condizioni ottimali per l'uso
- Utilizzate diverse visualizzazioni, come la "Disponibilità del giovedì", per vedere a colpo d'occhio chi è presente in ufficio e dove è postazione, aiutandovi a pianificare e adattare le vostre postazioni in base alle necessità
Fai lavorare l'hot desking con il giusto software di prenotazione per hot desk
L'hot desking ha trasformato profondamente le dinamiche dell'ufficio, migliorando l'utilizzo degli spazi e favorendo la flessibilità. Questo, a sua volta, aumenta l'autonomia dei dipendenti e riduce significativamente i costi. È anche un ottimo modo per gestire le postazioni di lavoro a tempo pieno il lavoro a domicilio e team ibridi.
Tuttavia, non è privo di sfide. L'esito positivo di questi ostacoli richiede una strategia ponderata e un feedback continuo.
ClickUp offre un software di prenotazione delle scrivanie di qualità superiore per implementare e gestire in modo efficiente l'hot desking. Inoltre, ClickUp è anche uno strumento all-in-one che può aiutarvi a creare un ambiente più dinamico e produttivo grazie alle sue capacità di collaborazione e comunicazione.
Iniziate a trasformare la gestione del vostro ufficio con ClickUp e utilizzate oggi stesso l'hot desking in modo semplice ed efficiente! Iscrivetevi subito gratuitamente !