Immaginate se il project management fosse semplice come spuntare un elenco di cose da fare, veloce e terminato.
In realtà, il lancio di un prodotto o l'aggiunta di funzionalità/funzione è molto più complesso. Un piccolo ostacolo può creare ritardi imprevisti.
Per eseguire con successo i progetti del mondo reale, è necessario stabilire le priorità delle attività, trovare modi efficienti per completarle e prevedere il tempo necessario per le interruzioni impreviste. ⏳
È qui che Catena critica di project management (CCPM) viene fornito in.
Da fare: cosa significa questo approccio? Quali sono i suoi fondamenti? Come si può utilizzare per migliorare la programmazione dei progetti, l'allocazione delle risorse e l'efficienza complessiva della gestione del carico di lavoro?
Questo blog post risponderà a tutte le vostre domande e non solo.
Cos'è il Critical Chain Project Management (CCPM)?
Il CCPM è una tecnica di project management che enfatizza l'utilizzo efficiente delle risorse - persone, attrezzature e spazi fisici - per eseguire con successo le attività del progetto. Introdotto nel 1997 dall'esperto di project management aziendale Eliyahu M. Goldratt nel suo libro Critical Chain, questo approccio serve come tabella di marcia per progetti che spesso subiscono ritardi o sforano il budget.
Gli elementi chiave di questa tecnica includono:
- Delineare le dipendenze delle attività e i vincoli delle risorse durante il piano del progetto
- Stabilire un flusso di lavoro ottimale per migliorare l'utilizzo delle risorse
- Aggiungere risorse supplementari, se necessario, per garantire il completamento nei tempi previsti
- Monitoraggio dello stato di avanzamento in base all'utilizzo o meno di risorse aggiuntive; i progetti che non richiedono risorse aggiuntive sono considerati più positivi di quelli che ne richiedono
Metodo della catena critica vs metodo del percorso critico
Capire la differenza tra il metodo della catena critica e quello del percorso critico è fondamentale per un project management efficace. Influisce direttamente sull'allocazione delle risorse e sulla gestione della Sequenza.
Il metodo della catena critica enfatizza le risorse necessarie per completare un progetto in modo efficiente. In qualità di project manager, aggiungete strategicamente risorse extra come buffer per mitigare le potenziali interruzioni. Il progetto rimane in corso se questi buffer rimangono inutilizzati, indicando un esito positivo dello stato.
Al contrario, nel metodo del percorso critico, ci si concentra su una singola sequenza delle attività più cruciali del progetto. L'obiettivo è progettare un flusso di lavoro ideale per portare a termine le attività entro i termini previsti sequenza del progetto e rimuovete le attività non essenziali dal vostro elenco di priorità.
Inoltre, il Istituto di Project Management sostiene il metodo del percorso critico come una potente tecnica di project management che può migliorare ulteriormente lo stato del progetto concentrandosi sulle attività più critiche all'interno della rete del progetto.
via RicercaGate I metodi tradizionali di project management spesso enfatizzano sequenze fisse e un approccio lineare, che può portare a ritardi. A differenza di questi, l'approccio del project management basato sul percorso critico enfatizza l'importanza delle dipendenze dalle attività e delle risorse critiche, consentendo ai team di identificare le attività critiche che avranno un impatto sulla durata complessiva del progetto.
Entrambi questi metodologie di project management sono progettate per essere più efficienti di quelle tradizionali. Tuttavia, mentre il percorso critico si concentra sulla pianificazione del progetto, la catena critica si concentra sulle risorse essenziali necessarie.
💡Pro Suggerimento: Usare software di analisi del percorso critico per la gestione di progetti complessi con rappresentazione visiva delle dipendenze, analisi degli scenari e funzionalità di allocazione delle risorse per gestire progetti complessi con attività e sequenze interconnesse.
Fondamenti di project management della catena critica
Con il metodo della catena critica, i project manager possono gestire efficacemente le scadenze dei progetti e tenere conto dei vincoli delle risorse, portando a termine il progetto con successo. Questa metodologia comprende sei componenti principali che sono essenziali per la sua efficacia. Essi sono:
1. Identificazione della catena critica
L'idea centrale del CCPM è che ogni progetto ha una catena critica, ovvero la sequenza più lunga di attività dipendenti che tiene conto delle dipendenze (ad esempio, quali attività devono essere completate prima che le altre possano iniziare) e della disponibilità di risorse.
L'obiettivo principale dovrebbe essere la gestione di questa catena critica per ottimizzare lo stato del progetto e ridurre al minimo i ritardi dovuti ai colli di bottiglia.
Ad esempio, in un progetto di sviluppo di un prodotto, la catena critica comprende la progettazione, la prototipazione, lo sviluppo, l'assicurazione della qualità e il collaudo, che si basano tutti su un numero limitato di membri specializzati del team.
I ritardi in queste attività possono far deragliare l'intero progetto, quindi è fondamentale garantire che ogni attività fluisca senza intoppi in quella successiva.
2. Stabilire i buffer
Nel project management della catena critica esistono tre tipi di buffer di progetto.
via LinkedIn
a. Buffer del progetto
Questo buffer viene aggiunto alla fine della catena critica per evitare di perdere le scadenze causate da ritardi nelle attività essenziali.
Per istanza, in un progetto di costruzione, si potrebbe inserire un buffer di progetto dopo le attività della catena critica, come la posa delle fondamenta e l'intelaiatura strutturale.
b. Buffer di alimentazione
I buffer di alimentazione vengono aggiunti nei punti della catena critica in cui le attività non critiche entrano nel flusso principale. In questo modo si evita che eventuali ritardi in queste attività non critiche influiscano sulla scadenza complessiva.
Proseguendo con l'esempio del progetto di costruzione, si possono aggiungere buffer di alimentazione per attività non critiche come la progettazione del paesaggio.
c. Buffer di risorse
Un buffer di risorse segnala la necessità di preparare in anticipo risorse aggiuntive per evitare ritardi dovuti alla scarsità di risorse. Questi buffer sono essenziali nei progetti che utilizzano risorse altamente specializzate o difficili da reperire.
Ad esempio, se il progetto di costruzione prevede un particolare tipo di impalcatura antisismica, è necessario impostare un buffer di risorse per garantire che l'impalcatura venga completata in tempo. Modello di analisi del percorso critico (CPA) di ClickUp permette di mappare facilmente le attività essenziali per l'esito positivo del progetto, individuando dove collocare i buffer e quanto tempo è necessario.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-64.png Modello per l'analisi dei percorsi critici di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-194507379&department=pmo Scarica questo modello /$$cta/
Questo quadro pronto all'uso offre gli strumenti necessari per identificare i percorsi critici e ottenere visibilità sulle potenziali sfide durante il project management di progetti di varia complessità. Semplifica il processo decisionale fornendo una chiara tabella di marcia che considera tutte le possibilità.
Questo modello consente di:
- Monitorare lo stato di avanzamento verso il completamento del progetto
- Valutare eventuali colli di bottiglia o sfide potenziali
- Stabilire i tempi e gli oggetti del progetto
- Migliorare la comunicazione tra i team e le parti interessate
Con questo modello è possibile monitorare il consumo di buffer in tempo reale, consentendo di intraprendere azioni correttive prima che i ritardi abbiano un impatto sulla Sequenza del progetto.
3. Allocazione delle risorse
Quando si ottimizza l'allocazione delle risorse per il progetto, assicurarsi che le persone e gli strumenti giusti siano disponibili per tutte le attività critiche della catena al momento giusto.
Quando due team richiedono la stessa risorsa, date priorità alle attività critiche per mantenere la produttività.
Ad esempio, il team che si occupa dello sviluppo dell'applicazione dovrebbe dare priorità ai problemi di connettività del database che incidono sulle funzioni critiche rispetto alla grafica disallineata della pagina di destinazione dell'app.
Questo è importante perché se gli utenti non possono accedere a funzionalità/funzione essenziali a causa di problemi di connettività, ciò può causare frustrazione, diminuzione della soddisfazione e potenziale perdita di clienti.
Al contrario, una grafica disallineata è importante per l'estetica, ma non ostacola le operazioni principali dell'applicazione.
💡Pro Tip: Usate la funzione Modello di allocazione delle risorse di ClickUp per avere una panoramica completa della disponibilità delle risorse e assegnarle in base ai requisiti e alle priorità delle singole attività.
È possibile rivedere le attività e le risorse e stabilire le priorità utilizzando i campi personalizzati. Per dare vita al piano, è possibile visualizzare la sequenza di completamento con l'opzione Vista Gantt di ClickUp che consente di monitorare facilmente lo stato di avanzamento e di tenere sotto controllo il progetto!
Utilizzate la Vista Gantt di ClickUp per tenere traccia delle dipendenze delle attività e rispettare facilmente le scadenze
Vista Carico di lavoro di ClickUp Vista Carico di lavoro ClickUp consente di visualizzare il carico di lavoro di ciascun membro del team rispetto alla capacità di lavoro collettiva del team stesso. Grazie alle visualizzazioni settimanali, bisettimanali e mensili con codice colore, è possibile individuare rapidamente i dipendenti sovraccarichi di lavoro e quelli sottoutilizzati, facilitando la riallocazione delle attività per un utilizzo ottimale delle risorse.
Semplificate l'allocazione delle risorse per i progetti video utilizzando la vista Carico di lavoro di ClickUp
Con la ClickUp Monitoraggio del tempo dei progetti la funzionalità/funzione di ClickUp consente di monitorare il tempo impiegato dal team nelle attività rispetto alla durata stimata. È possibile vedere le ore totali spese per ogni attività e attività secondaria. È possibile filtrare, categorizzare e raggruppare le attività per creare report personalizzati per gli stakeholder, aiutandovi a valutare se l'attuale piano di allocazione delle risorse mantiene il progetto in linea con i suoi obiettivi.
Gestite efficacemente l'allocazione delle risorse con il monitoraggio del tempo di ClickUp
**Passate allo scenario: Da fare?
Scenario 1: disponibilità di una nuova risorsa
Avete accesso a una nuova risorsa che potrebbe accelerare un'attività critica, ma che comporta una curva di apprendimento. Da fare:
A) Integrare immediatamente la nuova risorsa per accelerare il processo
oppure
B) Aspettare che il team sia addestrato prima di integrare la nuova risorsa?
**Risultato potenziale
A) L'integrazione immediata della risorsa può portare a inefficienze iniziali, ma potrebbe accelerare il completamento del progetto nel lungo periodo.
B) Aspettare la formazione garantisce qualità ed efficienza, ma può ritardare la Sequenza del progetto.
4. Riduzione dei tempi delle attività
Nel project management della catena critica, una buona regola è quella di impostare la durata delle attività con un livello di confidenza del 50%. Questa stima presuppone una probabilità del 50% di completare l'attività entro la durata stimata, quindi non è eccessivamente conservativa o imbottita di margini di sicurezza.
Questo approccio incoraggia il team a lavorare in modo più efficiente e a consegnare le attività prima del previsto.
Ad esempio, se il team di solito porta a termine un'attività di campagna di marketing in due settimane, ma spesso include del tempo extra "per ogni evenienza", con questo metodo l'impostazione della durata stimata è di una settimana (la stima di fiducia del 50%) e si fa affidamento su un cuscinetto di una settimana per assorbire eventuali ritardi.
5. Gestione del buffer
In qualità di project manager di una catena critica, è essenziale monitorare il consumo di buffer durante lo stato del progetto e apportare le modifiche necessarie. I buffer delle risorse e i buffer del progetto sono componenti vitali della metodologia della catena critica, in quanto assicurano che le attività dipendenti siano completate nei tempi previsti, anche quando si presentano problemi imprevisti.
Per istanza, se notate che i vostri buffer nella fase di test di integrazione di un progetto si consumano più rapidamente del previsto a causa di problemi imprevisti nella fase di test delle unità, potete allocare risorse aggiuntive per accelerare le cose o modificare il piano generale del progetto per evitare ulteriori ritardi. Modello di analisi dei percorsi critici di ClickUp offre una visione continua dello stato attuale del progetto e delinea chiaramente le azioni tempestive per un esito positivo. Definisce anche le attività che possono essere ritardate, consentendo di riallocare efficacemente le risorse per recuperare le attività mancanti o in ritardo.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Critical-Pathway-Analysis-Template.png Modello di analisi dei percorsi critici di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-31483ku&department=pmo Scarica questo modello /$$cta/
La vista Documento del modello aiuta i team a organizzare le informazioni sulle attività e le risorse in una posizione centralizzata. Inoltre, consente ai team di interagire in tempo reale o in modo asincrono, garantendo che nessun dettaglio venga trascurato.
Questo livello di trasparenza migliora la collaborazione, in quanto i membri del team possono definire insieme il percorso critico, condividere idee e intuizioni e fornire feedback per mantenere il progetto in movimento.
6. Evitare il multitasking
Come abbiamo spiegato, dare priorità a un'attività alla volta è più favorevole al CCPM che al multitasking. Se lo stesso progettista o ingegnere deve occuparsi di più lavori contemporaneamente, non farà altro che rallentare il lavoro e aumentare la possibilità di errori.
Assegnategli invece un'attività alla volta, in modo che possano dedicarvi tutta la loro attenzione.
Per istanza, è possibile pianificare i passaggi successivi con Priorità delle attività di ClickUp . Scegliete uno dei quattro flag, Urgente, Alto, Normale e Basso, e impostate i filtri per le date di scadenza, in modo che il team sappia esattamente su cosa concentrarsi e quando.
Categorizzate le attività in base alla priorità ed evidenziate quelle più essenziali del vostro flusso di lavoro con ClickUp Task Priorities
ClickUp Notifiche
Potete anche prendere il controllo delle vostre notifiche e personalizzarle come mai prima d'ora con Notifiche di ClickUp .
Il team viene avvisato automaticamente quando deve iniziare un'attività, quando si avvicina la scadenza o quando le priorità cambiano. Qualsiasi azione in ClickUp può far scattare una notifica personalizzata, aiutandovi a far avanzare il vostro progetto senza problemi.
Impostazione di preferenze di notifica uniche per email, dispositivi mobili, browser e desktop con ClickUp Notifiche
Il monitoraggio e l'organizzazione dei progetti aziendali sono molto semplici ed efficaci con il software ClickUp. Da semplici elenchi a progetti complicati, il software ClickUp è stato utilizzato per terminare i lavori come previsto. È un software molto efficace per affrontare i problemi di project management e per monitorare lo stato di avanzamento delle attività e dei progetti in corso.
Judy Helen, Responsabile dell'assistenza amministrativa, Fondazione Brighten A Soul
**Passate allo scenario: Da fare?
Scenario 2: Stima della durata dell'attività
Avete un progetto con un'attività critica la cui durata è stimata in due settimane. I membri del team suggeriscono che potrebbe richiedere più tempo a causa di potenziali ostacoli. Da fare:
A) Attenersi alla stima originale per rispettare la scadenza?
Oppure
B) Estendere la durata e regolare il buffer di conseguenza
Risultato potenziale:
A) Attenersi alla stima originale può portare a un lavoro frettoloso e al mancato rispetto delle scadenze.
B) L'estensione della durata consente di lavorare in modo approfondito, aumentando le probabilità di completare il lavoro nei tempi previsti, a condizione che si regolino correttamente i buffer.
La gestione delle stime della durata delle attività è cruciale nel CCPM; le vostre scelte possono avere un impatto significativo sull'esito positivo del progetto.
Come utilizzare il processo di project management della Catena Critica
Esaminiamo come implementare efficacemente il metodo della catena critica nel project management e garantire che tutte le attività rimangano in linea.
Passaggio 1: identificare l'ambito e gli oggetti del progetto
In qualità di project manager della catena critica, definite chiaramente l'ambito e gli obiettivi del progetto l'ambito del progetto e gli oggetti del progetto. Quindi, mettete tutti d'accordo sulle aspettative di ciascun membro del team.
Ad esempio, se l'obiettivo è lanciare una nuova funzionalità/funzione del software entro sei mesi, assicuratevi che l'intero team capisca cosa comporta tale funzionalità e come si inserisce nel prodotto software.
Passaggio 2: sviluppare il diagramma di rete del progetto
Successivamente, utilizzare il diagramma Dipendenze dell'attività di ClickUp per mappare su un diagramma di rete attività indipendenti e interconnesse. È anche possibile determinare quali attività sono in 'attesa' o 'bloccano' altre con dipendenze.
Evitate di duplicare i lavori richiesti creando un chiaro ordine di attività per i vostri progetti grazie alle Dipendenze dei compiti di ClickUp
La Vista Gantt di ClickUp aiuta a visualizzare tutte le attività e le loro dipendenze. La funzionalità/funzione consente di trascinare le attività, monitorare il percorso critico e il margine di flessibilità, regolare le sequenze temporali e vedere immediatamente come le modifiche influiscono sull'intero progetto
Ordinate le attività in modo rapido e semplice e create visualizzazioni a cascata con un solo clic per essere sempre all'avanguardia e dare priorità alle cose importanti con un grafico Gantt in ClickUp
È inoltre possibile unire le Attività di ClickUp , Spazi, Cartelle ed Elenchi in un unico posto e codice colore del grafico Gantt per una facile identificazione. Celebrate le attività cardine con aggiornamenti in tempo reale e percentuali di stato.
**Per saperne di più Guida alle dipendenze del project management (con esempi reali e suggerimenti di esperti)
Passaggio 3: Identificare la catena critica
In base al progetto mappatura delle dipendenze identificare la catena critica, ovvero la sequenza di attività più limitate dalla disponibilità di risorse e dalle dipendenze. Queste attività, se non gestite correttamente, ritarderanno molto probabilmente la Sequenza del progetto.
Sfruttare la rete neurale di ClickUp Brain l'assistente di ClickUp AI vi aiuterà a identificare la catena critica del vostro progetto e vi fornirà le giuste informazioni sulla metodologia della catena critica.
Aggiungete la vostra query come prompt e otterrete immediatamente la risposta.
**Ad esempio
- Da fare per identificare la catena critica in un progetto?
- Quali sono le best practice per la visualizzazione delle dipendenze delle attività nel project management?
- Quali strumenti o funzionalità di ClickUp possono aiutare a semplificare l'identificazione della catena critica in un progetto?
Approfondite la conoscenza del CCPM con ClickUp Brain
Passaggio 4: Allocazione dei buffer
Il passaggio successivo consiste nell'aggiungere buffer lungo la catena critica in modo strategico. Iniziate con l'inserire un buffer alla fine per evitare ritardi che potrebbero mettere a rischio la vostra scadenza.
Ad esempio, se state sviluppando un nuovo prodotto, aggiungete un buffer per i problemi di imballaggio o di qualità dell'ultimo minuto. Inoltre, i buffer dovrebbero essere inclusi nei punti in cui le attività non critiche si collegano alla catena critica, per attenuare i potenziali ritardi dovuti a tali attività.
Passaggio 5: Sviluppare la pianificazione del progetto
Con i buffer in posizione, è il momento di creare una pianificazione del progetto basata sulle durate più realistiche per ogni attività. Impostate le scadenze senza gonfiare i margini di sicurezza: i vostri buffer sono stati progettati per far fronte a eventuali contrattempi.
L'obiettivo è far sì che il progetto proceda senza intoppi e che i membri del team si concentrino su un'attività alla volta. Con ClickUp Project Management , organizzare le attività e gestire le risorse diventa facile, aiutando il team a raggiungere con sicurezza ogni attività cardine.
Oltre a ottenere più rapidamente il consenso e ad avviare i progetti con chiarezza tra le parti interessate, avrete a disposizione:
- Visualizzazioni personalizzate per la gestione di progetti interfunzionali
- Gestione completa delle conoscenze e del lavoro conmodelli di percorso critico* Best Practice di project management standardizzate e conformi alle normative
Visualizzate l'ambito del progetto e assegnate le attività del team con ClickUp Project Management
Passaggio 6: Monitorare lo stato di avanzamento post-lancio e ottimizzare se necessario
Dopo il lancio del progetto, monitorate attentamente lo stato di avanzamento, prestando particolare attenzione ai modelli di consumo del buffer.
In qualità di project manager, preparatevi a essere flessibili in qualsiasi momento. Supponiamo, per istanza, che la vostra agenzia di design voglia improvvisamente rinegoziare il contratto durante il progetto della vostra campagna di marketing a causa di di un'estensione eccessiva del progetto .
Dovrete essere pronti a spostare le risorse o a trovare un nuovo team di progettazione per evitare di non rispettare la scadenza della campagna.
Passaggio 7: Completare il progetto e rivedere le prestazioni
Da fare una retrospettiva completa alla fine del progetto, ponetevi queste domande:
- Da fare: il lavoro è stato portato a termine in tempo?
- Da fare: avete concluso il lavoro in tempo?kPI del project management?
- Da cosa è risultato l'utilizzo del buffer?
- La catena critica è stata ben gestita?
- Da fare meglio la prossima volta?
Capire cosa ha funzionato e cosa no è fondamentale per migliorare il vostro approccio ai progetti futuri.
Utilizzo ClickUp Dashboard per visualizzare qualsiasi cosa, dai risultati delle campagne di marketing alle metriche delle spese e delle entrate di un progetto di sviluppo software. La visualizzazione dei dati attraverso grafici a torta, a barre e a flusso aiuta a identificare modelli e aree di miglioramento.
Insidie comuni nel project management della catena critica
Sottostimare la durata delle attività
Una delle insidie più frequenti che i team incontrano è la sottostima del tempo necessario per completare le attività. Questo spesso risulta in sequenze affrettate e scadenze non rispettate, frustrando tutti.
Azione correttiva ✅ : Per combattere questo problema, è necessario valutare regolarmente la durata delle attività, sfruttando i dati storici e raccogliendo i suggerimenti del team. Incoraggiate tutti a condividere le proprie idee su tempi realistici: questo favorisce l'account e dà al team la titolarità delle proprie sequenze.
Trascurare gli aggiustamenti del buffer
Un altro errore comune è quello di non regolare le dimensioni del buffer man mano che il progetto procede. Ignorare i dati in tempo reale può risultare in ritardi quando si presentano sfide inaspettate, mandando fuori monitoraggio l'intero progetto.
Azione correttiva ✅ : Stabilite una routine per rivedere e regolare i buffer nelle attività cardine del progetto. Incoraggiate il team a documentare le lezioni apprese dai progetti passati, utilizzando queste conoscenze per informare le future regolazioni dei buffer. Questo approccio proattivo può migliorare significativamente la resilienza del progetto.
Scarsa comunicazione del team
Una comunicazione efficace è fondamentale per un'implementazione positiva del CCPM. Purtroppo, una mancanza di comunicazione può portare a incomprensioni sulle priorità e sulle scadenze, facendo deragliare i lavori richiesti.
Azione correttiva ✅ : Programmare check-in regolari per discutere lo stato di avanzamento, affrontare i problemi e ribadire gli obiettivi del progetto. Create una cultura della comunicazione aperta in cui tutti si sentano a proprio agio nella condivisione dei propri pensieri. Questo allineamento aiuterà il team a rimanere concentrato e impegnato per tutto il ciclo di vita del progetto.
Pianificare la gestione della catena critica con ClickUp
L'esito positivo del vostro progetto dipende dal modo in cui lo eseguite. Con l'approccio CCPM, potete concentrarvi sulle attività più critiche e garantire che le risorse siano perfettamente allineate, pronte nella giusta quantità e al momento giusto.
Integrando queste metodologie con un solido strumento di project management come ClickUp, potrete snellire il flusso di lavoro e usufruire del pieno potenziale del progetto.
Sia che optiate per il metodo della catena critica o per i modelli di percorso critico, ClickUp migliorerà la pianificazione e l'esecuzione del progetto, consentendo al vostro team di raggiungere nuovi livelli di efficienza e valore.
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