Hai mai giocato al gioco chiamato "Telefono"? Quando un messaggio viene passato da una persona all'altra e poi a un'altra ancora, può diventare confuso fino a diventare irriconoscibile.
Per un gioco, è divertente. Per un'azienda, non tanto.
Non importa quanto siano eccellenti i tuoi prodotti o servizi, il tuo esito positivo dipende dalla tua capacità di comunicarlo al mondo.
I tuoi clienti si aspettano un messaggio coerente e un'immagine del marchio uniforme su tutte le piattaforme, oltre a un'assistenza efficiente ed empatica per le loro query e reclami.
Sapevi che il 98% dei clienti ritiene essenziale che un'azienda comunichi in modo efficace con loro? Quindi, se non hai una strategia di comunicazione esterna, è ora di iniziare.
In questo post del blog esploreremo la comunicazione esterna e come implementare una strategia competente per l'attività aziendale.
Che cos'è la comunicazione esterna?
Si riferisce a qualsiasi scambio di informazioni tra un'azienda e i suoi stakeholder esterni, come clienti, fornitori, investitori, agenzie governative e media.
La comunicazione esterna mira a costruire la reputazione del marchio e a creare messaggi che risuonino con il pubblico giusto al momento giusto.
Comunicazione interna vs. comunicazione esterna
La differenza principale tra comunicazione interna ed esterna è che quest'ultima si rivolge a persone o entità esterne all'azienda. Al contrario, la comunicazione interna si concentra sullo scambio di informazioni all'interno di un'azienda.
Tuttavia, per un esito positivo della comunicazione esterna è essenziale creare un forte allineamento interno tra i tuoi dipendenti e la leadership. Ciò richiede una comunicazione interna chiara e strutturata che tenga tutti informati e favorisca prospettive diverse.
Ad esempio, se il tuo obiettivo è migliorare la coerenza tra i contenuti promozionali e il supporto clienti, devi riflettere internamente su come i team di marketing e supporto clienti possano collaborare meglio.
Idealmente, dovrebbero comunicare regolarmente per allinearsi sul tono del marchio, sulle aspettative dei clienti e sulle strategie di comunicazione. Ciò garantisce che entrambi i team offrano un'esperienza coerente, rafforzando gli stessi valori e le stesse promesse durante tutto il percorso del cliente.
La comunicazione esterna offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Creare consapevolezza e visibilità per i tuoi prodotti o servizi
- Costruisci una rete più solida con partner aziendali e investitori
- Rafforzare la gestione delle crisi mantenendo un dialogo aperto e onesto
- Espandere la portata del mercato attraverso messaggi strategici e posizione
- Creare un maggiore senso di comunità attraverso una comunicazione tempestiva e pertinente con i clienti
- Facilitare migliori relazioni con i fornitori grazie a una comunicazione chiara con gli stakeholder in merito alle esigenze e alle aspettative
Un esempio di comunicazione esterna è quando la tua azienda condivide un comunicato stampa sul lancio di un nuovo prodotto. Questo informa i media e il pubblico in generale sulla tua ultima offerta e apre la strada a nuove vendite o sottoscrizioni e potenziali partnership di marca.
Tipi di comunicazione esterna
La comunicazione esterna può assumere molte forme e modalità. Le categorie principali includono:
1. Social media
Sfruttando piattaforme come Facebook, Instagram, X. com o LinkedIn, puoi interagire attivamente con il tuo pubblico attraverso la condivisione di informazioni cruciali sui tuoi prodotti o servizi, sulle attività di marketing e sugli aggiornamenti aziendali.
È anche una buona opportunità per una comunicazione bidirezionale, poiché puoi rispondere a qualsiasi domanda o reclamo dei tuoi clienti sulle piattaforme dei social media e persino intrattenere conversazioni online informali.
Gestisci in modo intelligente le tue comunicazioni sui social media con il modello di campagna sui social media di ClickUp. Ti consente di pianificare, organizzare e programmare in modo efficiente i tuoi post sui social media, contribuendo a migliorare la presenza e l'influenza online della tua attività.
Utilizza il modello per le seguenti attività:
- Tieni traccia dell'andamento della campagna con stati come Approvato, Annullato, In corso, Richiede approvazione e Richiede input.
- Accedi a visualizzazioni personalizzate, tra cui Pianificazione, Post, DACI e Campagne, per mantenere tutto organizzato e accessibile.
- Migliora la collaborazione nella tua campagna con la registrazione dello schermo, la modifica collaborativa, le automazioni, l'IA e altro ancora.
2. Marketing digitale
Dato che la maggior parte del mondo opera online, le tecniche di marketing digitale come SEO, pubblicità PPC, contenuto e campagne CRM sono fondamentali per raggiungere i gruppi di consumatori a cui vuoi rivolgerti.
Ad esempio, puoi pubblicare una serie di annunci a pagamento su Facebook per promuovere i tuoi utensili da cucina ecologici e raggiungere i clienti che cercano questi prodotti.
Utilizza ClickUp Brain, l'assistente di scrittura basato sull'IA di ClickUp, per generare idee di contenuto e profili del pubblico, tradurre i contenuti nelle lingue locali per le campagne regionali e creare testi pubblicitari accattivanti.
Ad esempio, ecco l'esempio di come ClickUp Brain ha creato un profilo acquirente per un produttore di utensili da cucina ecologici con sede a Filadelfia:
💡Suggerimento professionale: l'email marketing è anche un modo efficace per coltivare i lead informandoli sul lancio di nuovi prodotti e sulle promozioni. Sfruttare i test A/B nelle campagne email aiuta a ottimizzare le righe dell'oggetto, i contenuti e gli orari di invio per aumentare i tassi di apertura e le conversioni.
3. Contenuto del sito web
Il tuo sito web è spesso il primo punto di contatto con la tua attività, quindi è fondamentale mantenerne i contenuti aggiornati e coinvolgenti.
Includi dettagli importanti sulle tue offerte e contenuti che generano interesse nei visitatori, come demo interattive dei prodotti o approfondimenti dietro le quinte sul tuo processo di innovazione.
Il modello di gestione dei contenuti di ClickUp aiuta a definire un flusso di lavoro end-to-end per aggiornare il tuo sito web. Con questo modello, puoi organizzare diversi tipi di attività di scrittura per il sito web, dall'accettazione delle richieste di contenuti alla pianificazione dell'intera mappa del sito su lavagne online, fino alla gestione di un calendario editoriale.
Il modello offre anche la possibilità di misurare le prestazioni rispetto agli obiettivi, in modo da poter adeguare di conseguenza le tue strategie di comunicazione esterna aziendale.
Crea un elenco di requisiti di contenuto, come post di blog, immagini, video, podcast, ecc., e assegna le responsabilità ai membri del team interessati utilizzando le attività di ClickUp. Rende più facile monitorare i progressi con campi personalizzati e Tag, come priorità, data di scadenza, dipendenza, ecc. Puoi anche utilizzare la vista Gantt di ClickUp per monitorare i progressi su una sequenza visiva e impostare le scadenze per quando i contenuti devono essere caricati, aggiornati o rimossi dal sito web.
4. Pubbliche relazioni
Obiettivi di PR chiari sono fondamentali per diffondere annunci importanti al pubblico giusto e salvaguardare la reputazione del tuo marchio.
Un comunicato stampa o una conferenza stampa tempestivi possono garantire che i media raccolgano gli ultimi aggiornamenti dell'azienda e diffondano la notizia. Le pubbliche relazioni sono importanti anche durante le crisi, aiutandoti a controllare la narrazione e ad aumentare la tua credibilità tra gli stakeholder e il pubblico in generale.
Ad esempio, durante un richiamo di prodotti, una strategia di pubbliche relazioni ben eseguita può aiutarti ad affrontare rapidamente il problema, rassicurare i clienti con una comunicazione chiara e dimostrare responsabilità, preservando in ultima analisi la fiducia e riducendo al minimo i danni alla reputazione del tuo marchio.
Il modello di campagna PR di ClickUp ti fornisce tutto ciò di cui hai bisogno per attuare una strategia di PR di successo. Puoi effettuare il monitoraggio dei dettagli più specifici utilizzando funzionalità/funzioni quali:
- Stati personalizzati per il monitoraggio dell'andamento della campagna
- Campi personalizzati per classificare i contatti dei media e i dettagli di outreach
- Visualizzazioni del diagramma di Gantt per visualizzare le sequenze
Il framework completo e completamente personalizzabile ti aiuta a risparmiare tempo e risorse, consentendoti di sviluppare una strategia aziendale su misura per le tue esigenze e i tuoi obiettivi. Le dashboard di ClickUp forniscono una panoramica visiva delle prestazioni delle campagne, dei KPI di marketing, dello stato dei progetti e del carico di lavoro dei team utilizzando tabelle e grafici, offrendoti le informazioni necessarie per prendere decisioni basate sui dati.
💡Suggerimento professionale: i modelli di piano di marketing ti consentono di gestire i tuoi messaggi e garantire che le tue notizie raggiungano il pubblico giusto, mantenendo intatta la reputazione della tua azienda. Integra i feedback dei clienti nel tuo piano di marketing per perfezionare i tuoi messaggi sulla base di informazioni in tempo reale.
5. Eventi pubblici
Gli eventi sono un ottimo modo per entrare in contatto con colleghi del settore, partner commerciali e potenziali clienti.
Oltre a promuovere la tua attività come leader del settore e mostrare le tue offerte a un pubblico selezionato, potrai anche imparare dagli altri partecipanti all'evento e acquisire informazioni sulle attuali tendenze di mercato.
Il software di gestione eventi di ClickUp aiuta a ottimizzare la pianificazione e l'esecuzione degli eventi. Grazie alle sue funzionalità intuitive, puoi trasformare il modo in cui organizzi, promuovi e collabori.
La vista calendario in ClickUp ti consente di progettare sequenze chiare degli eventi, assegnare facilmente le responsabilità e lavorare a stretto contatto con i team interni e i fornitori. L'ulteriore vantaggio della sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar garantisce che tutte le tue riunioni siano gestite senza sforzo in un unico posto.
Stai organizzando un grande evento?
- Suddividi il lavoro con un elenco di tutte le attività, assegnando date di inizio e di scadenza e sfruttando il monitoraggio automatico globale del tempo per calcolare le ore fatturabili.
- Stabilisci aspettative chiare in termini di consegna con durate stimate, garantendo un flusso di lavoro fluido dall'inizio alla fine.
- Stabilisci un ordine strutturato delle operazioni con dipendenze tra le attività, assicurandoti che ogni membro del team conosca il proprio ruolo.
- Dai priorità alle attività e crea liste di controllo per garantire che nessun dettaglio venga trascurato, specialmente il giorno dell'evento.
Ma soprattutto, puoi semplificare la pianificazione dei tuoi eventi con il modello di marketing per eventi di ClickUp. Questo potente strumento offre un framework strutturato e ripetibile, che ti aiuta a rimanere organizzato, ispirando strategie innovative e assicurando che nessun dettaglio cruciale venga tralasciato.
Ecco come utilizzare il modello:
- Collabora con il tuo team per stabilire obiettivi e traguardi
- Crea un elenco di potenziali membri e delle loro informazioni di contatto.
- Tieni traccia delle attività di follow-up e assicurati che nulla venga tralasciato utilizzando le attività cardine in ClickUp.
Puoi anche utilizzare ClickUp Automazioni per inviare promemoria automatici sugli eventi e programmare post sui social media con i dettagli relativi alla sede e al programma dei prossimi eventi.
6. Partnership/collaborazioni
Collaborare con influencer o altre aziende attraverso sponsorizzazioni o campagne di branding congiunte può aiutarti a raggiungere un nuovo pubblico e trarre vantaggio dalla credibilità reciproca.
La partnership di Red Bull con eventi sportivi estremi è un ottimo esempio, poiché si sposa perfettamente con la sua immagine di energia, avventura e superamento dei limiti. Queste partnership contribuiscono a rafforzare il messaggio di Red Bull relativo a uno stile di vita avventuroso e ad alta energia.
Sviluppare una strategia di comunicazione esterna
Sapere come affrontare le comunicazioni esterne è fondamentale per una strategia di comunicazione di marketing con esito positivo. Ecco come iniziare.
1. Studia il tuo pubblico
Inizia definendo ciascuno dei destinatari esterni con cui desideri entrare in contatto, come investitori, clienti, mezzi di comunicazione o fornitori partner. Quindi, ricerca informazioni su ciascun tipo di destinatario in base ai seguenti criteri per segmentarli ulteriormente.
Ad esempio:
- Firmographics (settore, dimensione dell'azienda, fase di crescita)
- Dati demografici (età, ruolo, dimensione dell'azienda)
- Problemi comuni (budget con limite, dati frammentati, mancanza di tempo)
- Comportamenti di acquisto (basati sulla ricerca, attenti al budget, che privilegiano il valore rispetto al prezzo)
Se sei un'azienda di software B2B, uno dei tuoi destinatari esterni potrebbe essere costituito dai responsabili IT delle medie imprese di dimensioni moderate.
Attraverso la creazione di profili, potresti scoprire che i tuoi clienti danno priorità all'efficacia in termini di costi e alle capacità di integrazione nella scelta delle soluzioni software: un punto critico che deve essere preso in considerazione nel tuo piano di comunicazione esterna.
2. Stabilisci obiettivi SMART per ogni pubblico
Avere obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e tempestivi (SMART) per ogni segmento di pubblico è importante per sviluppare contenuti mirati che rispondano alle loro esigenze specifiche.
Per i media, un obiettivo SMART potrebbe essere quello di "Assicurarsi la copertura su tre pubblicazioni leader del settore entro il prossimo trimestre inviando comunicati stampa mirati e organizzando interviste con i principali portavoce dell'azienda".
Con ClickUp Obiettivi, puoi definire obiettivi chiari e specifici, perfezionando la tua strategia di definizione degli obiettivi con traguardi quantificabili e misurabili. Per gli investitori, un obiettivo SMART potrebbe essere: "Aumentare del 15% il tasso di apertura della newsletter trimestrale per gli investitori entro i prossimi sei mesi".
Utilizza la funzionalità Obiettivi per impostare metriche di successo precise, come numeri, percentuali o valuta. Puoi collegare attività o elenchi a un obiettivo sulla piattaforma, che traccia automaticamente il tuo stato man mano che li completi.
Ad esempio, collegando tutte le attività di uno sprint a un unico obiettivo, puoi monitorare facilmente i progressi complessivi in tempo reale.
Tieni tutto organizzato con cartelle facili da usare, assegna date di scadenza agli obiettivi e alle attività secondarie e gestisci gli accessi con l'impostazione di più titolari e il controllo delle autorizzazioni.
Il software di project management di marketing di ClickUp può aiutarti a trasformare le tue roadmap di marketing di alto livello in flussi di lavoro quotidiani e attuabili.
Integrare documenti strategici, sessioni di brainstorming e calendari di presentazione nelle operazioni quotidiane del tuo team ti consente di rimanere agile e rispondere rapidamente alle esigenze di ogni pubblico.
ClickUp Docs, in particolare, consente ai membri del tuo team di rimanere informati e concentrati dal brainstorming iniziale al lancio della campagna.
Che tu stia segmentando gli elenchi di contatti in base al tipo di pubblico, gestendo le informazioni di contatto dei media o organizzando idee per le tue presentazioni aziendali, Docs mantiene tutto organizzato in un unico posto.
La collaborazione in tempo reale ti consente di taggare i membri del team, assegnare attività e trasformare il testo in elementi tracciabili, assicurandoti che nessuna idea o attività venga trascurata.
3. Scegli i canali giusti per ogni pubblico
I diversi canali di comunicazione offrono vantaggi unici. Ad esempio, mentre i social media sono ideali per la condivisione di contenuti interattivi e la creazione di hype sui nuovi lanci, i webinar offrono un modo più personalizzato per interagire con i tuoi clienti in tempo reale.
Quando scegli il canale migliore per la comunicazione esterna, considera fattori quali il budget disponibile, le preferenze del pubblico e l'urgenza del messaggio.
Ad esempio, un'email è più efficace per annunciare le prossime attività commerciali, mentre gli SMS sono una delle migliori alternative alle email per comunicazioni più urgenti.
Se utilizzi principalmente l'email per la comunicazione esterna, puoi inviare e ricevere email direttamente all'interno della piattaforma tramite il software di project management via email di ClickUp, eliminando la necessità di passare da una scheda all'altra o da uno strumento all'altro.
Che si tratti di una risposta rapida o di un aggiornamento dettagliato, puoi allegare facilmente documenti, moduli o clip alle tue email.
Puoi persino automatizzare le e-mail e le attività utilizzando trigger basati su regole per campi personalizzati, invio di moduli e aggiornamenti delle attività, garantendo una comunicazione tempestiva con il tuo pubblico.
La tua casella di posta elettronica diventerà così un centro di coordinamento dei progetti, consentendoti di creare e commentare le attività dalle notifiche e-mail, impostare scadenze aggiungendo date di inizio e fine, collegare le e-mail alle attività per contestualizzarle e impostare le automazioni per newsletter, campagne di gocciolamento e inoltro delle e-mail.
Ciò ti consentirà di gestire la tua comunicazione via email insieme agli altri canali di marketing, garantendo una strategia coordinata.
4. Redigi un manuale di comunicazione
Questo è il tuo documento di riferimento con tutti i dettagli sui tuoi obiettivi, canali e tono di voce (ToV) per ogni pubblico esterno con cui lavori.
Dovrebbe includere linee guida editoriali, pilastri di contenuto, un programma di contenuti PR e messaggi chiave del marchio, fornendo al tuo team tutto ciò di cui ha bisogno per comunicare sempre nel modo giusto.
Se sei un'azienda di tecnologia di consumo, ad esempio, il playbook potrebbe includere istruzioni su come gestire le richieste dei media, con messaggi chiave pre-approvati sulle funzionalità dei prodotti, la cultura aziendale e le iniziative di sostenibilità.
5. Crea una tabella di marcia per l'attuazione delle iniziative di sensibilizzazione
Un solido piano di comunicazione esterna ti mantiene sulla strada giusta, assicurando che i tuoi messaggi siano chiari, il tuo pubblico sia compreso e i tuoi obiettivi siano allineati.
La parte migliore è che non devi reinventare la ruota. Puoi invece utilizzare modelli di piani di comunicazione che in genere coprono elementi quali obiettivi, parti interessate, fasi, attività, scadenze e messaggi chiave.
Assicurati di aggiornare continuamente il tuo piano man mano che ricevi nuove informazioni e feedback, per rimanere pertinente e raggiungere il traguardo.
Ad esempio, il modello di piano di comunicazione ClickUp aiuta a stabilire una gerarchia degli stakeholder e a definire come condividere le informazioni in modo efficiente. Puoi sviluppare la tua strategia di comunicazione del progetto con i clienti, assegnare ruoli personalizzati, gestire accessi e autorizzazioni e decidere cosa deve rimanere pubblico o privato.
Inoltre, puoi creare un flusso di lavoro di comunicazione personalizzato in base alle tue esigenze con diverse visualizzazioni, come Elenco, Gantt, Carico di lavoro e Calendario, e utilizzare date di scadenza delle attività, commenti, automazione e altro ancora per semplificare la pianificazione della comunicazione.
Allo stesso modo, il modello di campagna di comunicazione di ClickUp ti aiuta a comunicare in modo efficace con gli stakeholder e fornisce al tuo team gli strumenti necessari per trasmettere i messaggi giusti durante una campagna, che si tratti del lancio di un nuovo prodotto o di un'iniziativa interna.
Ecco cosa offre:
- Monitoraggio dell'andamento della campagna assegnando attività con stati personalizzabili
- Organizza e aggiungi attributi chiave per visualizzare facilmente le varie fasi della tua campagna.
- Migliora il monitoraggio delle campagne con reazioni ai commenti, promemoria automatici, più assegnatari e priorità delle attività.
Il modello aiuta nella pianificazione e nell'esecuzione end-to-end delle campagne, dal brainstorming iniziale e dalla definizione degli obiettivi alla selezione dei canali di comunicazione, garantendo che il tono e la voce rimangano coerenti su tutte le piattaforme.
4 consigli per migliorare il tuo branding e le comunicazioni esterne
La comunicazione esterna è fondamentale per il modo in cui il tuo pubblico percepisce la tua attività aziendale. Che si tratti di un comunicato stampa o di un post su Facebook, ogni comunicazione contribuisce alla percezione che il pubblico ha di te, ed è per questo che è così importante avere KPI chiari relativi alla consapevolezza del marchio.
Ecco come farlo nel modo giusto:
- Una delle prime cose da privilegiare è la coerenza, in modo che tutte le tue comunicazioni esterne sulle diverse piattaforme contribuiscano a rafforzare un'identità di marca unica che rimanga impressa nella mente del tuo pubblico di riferimento.
- Mantenere la tua presenza online, comprese le informazioni di condivisione sui tuoi canali di comunicazione esterni e le risposte prompt nelle interazioni con i clienti, è fondamentale.
- I consigli dei sostenitori fidati della tua attività, che siano leader del settore, influencer o anche semplici acquirenti soddisfatti, hanno un peso maggiore agli occhi del pubblico rispetto agli annunci a pagamento.
- Collaborare con influencer noti ti aiuta anche ad usufruire di un nuovo pubblico grazie ai loro follower e a interagire direttamente con loro.
Per saperne di più: Programmi di customer advocacy: costruisci un marchio duraturo con questa strategia di marketing organico
Esempi di aziende che comunicano correttamente con l'esterno
Quando progetti il tuo piano di comunicazione esterna, prendi ispirazione dalle aziende che già lo stanno facendo bene. Ecco alcuni esempi.
1. Patagonia
Si tratta di un marchio outdoor noto per il suo impegno a favore della trasparenza e della tutela dell'ambiente. Ogni anno Patagonia condivide un rapporto annuale che descrive in dettaglio lo stato dei progressi compiuti, le iniziative intraprese, le sfide affrontate e le opportunità colte, e accoglie con favore i contributi del pubblico attraverso il suo blog e i canali social.
2. Ben & Jerry's
Ben & Jerry's, un famoso marchio di gelati, è da sempre un forte sostenitore della giustizia sociale. Il suo sito web illustra chiaramente le numerose cause che sostiene e ogni pagina dei prodotti include una sezione dedicata all'approvvigionamento basato sui valori, che descrive in dettaglio gli imballaggi a base vegetale e l'impegno per il commercio equo e solidale.
3. Netflix
Lo streamer OTT personalizza continuamente le sue offerte in base a ciò che gli spettatori desiderano di più. Netflix comunica regolarmente con i clienti tramite email ed è noto per la sua presenza disinvolta sui social media.
4. Starbucks
La catena di caffetterie ha dimostrato più volte come reagire alle crisi. Nel 2018, in seguito a un incidente di discriminazione razziale, Starbucks ha immediatamente chiesto scusa, chiuso migliaia di negozi per svolgere corsi di formazione contro i pregiudizi e comunicato chiaramente alle parti interessate le azioni intraprese e le lezioni apprese.
Semplifica la comunicazione esterna aziendale
In uno spazio digitale sovraffollato, è importante comunicare nel modo giusto al momento giusto.
Che tu stia redigendo documenti di comunicazione per gli stakeholder relativi alle prestazioni finanziarie o una serie di post sui social media per una campagna CRM, assicurati che il contenuto sia in linea con la voce complessiva del tuo marchio e con la visione di come desideri essere percepito.
E non è mai troppo tardi per iniziare a investire in quella presenza, soprattutto con uno strumento come ClickUp che ha tutto ciò che ti serve per iniziare.
Utilizzalo per consolidare documenti, progetti, chat, attività e note su una piattaforma centralizzata. Goditi una collaborazione di squadra senza intoppi, elimina i silos di informazioni e crea una strategia di comunicazione esterna davvero allineata.
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