questo articolo ha lo scopo di fornire consigli generali e best practice sugli audit di conformità IT. Non intende sostituire una consulenza professionale di tipo legale o finanziario
Nel 2018, British Airways ha subito un'importante violazione dei dati personali che ha esposto i dati personali e finanziari di oltre 400.000 personalizzati.
La causa? Una vulnerabilità nel sistema di pagamento, rimasta inosservata per mesi.
Pur avendo adottato solide misure di sicurezza, i controlli di conformità non hanno colto una lacuna critica. Questo ha permesso agli hacker di accedere ai dati sensibili dei clienti. La violazione ha portato a una pesante multa per il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e ha danneggiato in modo significativo la loro reputazione.
Per i professionisti dell'IT, la violazione evidenzia l'importanza di condurre audit completi e proattivi dei processi aziendali interni.
In questo blog analizzeremo come affrontare gli audit di conformità IT in modo da soddisfare le normative di conformità e rafforzare la sicurezza dell'organizzazione. 🛡️
Che cos'è un audit di conformità IT
**Un audit di conformità IT è un'analisi indipendente degli strumenti, delle pratiche e delle politiche di cybersecurity della vostra azienda
Assicura che la vostra organizzazione sia conforme a normative e leggi specifiche impostate da enti di certificazione e altre autorità governative.
Il superamento di un audit significa che:
- Aver implementato le migliori strategie di cybersecurity per salvaguardare i dati sensibili e mitigare i rischi di sicurezza
- Privilegiare la privacy di tutti gli stakeholder, compresi gli investitori e i personalizzati
- Risparmiare sulle potenziali multe per non conformità. Secondo un'indagine diPonemon Institutela non conformità alle regolamentazioni sulla protezione dei dati costa, in media, il doppio rispetto al mantenimento della conformità
Come superare un audit di conformità IT
La gestione di un audit di conformità IT non deve essere un'impresa ardua, soprattutto se si considera la Soluzione ClickUp per l'IT e il PMO che tiene tutto sotto controllo.
Con la giusta strategia e organizzazione, potete prepararvi con fiducia all'audit e facilitare un processo senza intoppi dall'inizio alla fine.
Vediamo i passaggi chiave.
Passo 1: identificare e comprendere i requisiti normativi specifici
Il primo passaggio per superare un audit di conformità IT è capire quale normativa di conformità si applica alla vostra organizzazione.
I diversi settori sono regolati da varie normative e organismi. Ad esempio, l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) è fondamentale nel settore sanitario, mentre il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) è rilevante per la vendita al dettaglio.
Nel settore dei servizi finanziari, è necessario rispettare il Sarbanes-Oxley Act (SOX) per la reportistica finanziaria e il Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) per la protezione delle informazioni personalizzate.
La mancata identificazione degli standard corretti può portare a lacune significative nei lavori richiesti.
Per evitare che ciò accada, è necessario ricercare le leggi e le normative specifiche del vostro settore.
Una semplice ricerca online può spesso fornire informazioni preziose, ma per una guida approfondita si consiglia di consultare esperti come avvocati o consulenti di conformità. Molte società di compliance esterne sono inoltre disponibili per fornire assistenza nella gestione di questi complessi requisiti.
Passo 2: sviluppare un piano di audit su misura con obiettivi chiari
Iniziate creando un quadro o una matrice di conformità che delinei le norme, i regolamenti e gli standard che l'audit deve seguire. Questo quadro assicura l'allineamento con i requisiti del settore e le politiche organizzative.
Il modello di piano per il progetto di conformità di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a tenere traccia degli obiettivi di conformità della vostra organizzazione.
Per gestire tutto questo, suggeriamo di utilizzare il modulo Modello di piano per il progetto di conformità di ClickUp . Questo modello aiuta a identificare e valutare i requisiti di conformità, a valutare lo stato di conformità attuale e ad apportare le modifiche necessarie.
Con questo modello è possibile:
- Visualizzare l'interoconformità del progetto processo
- Definire attività e sequenze per le misure correttive
- Assegnare ruoli e responsabilità a individui e team
Una volta definito il quadro di riferimento, il passaggio successivo consiste nel definire le componenti chiave del piano di audit. Il piano deve includere l'ambito e gli oggetti dell'audit, le risorse necessarie e una Sequenza dettagliata.
L'impostazione di oggetti SMART è fondamentale per rendere il piano di audit ancora più efficace. Gli oggetti SMART sono Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Tempificati. Obiettivi ClickUp è un potente strumento per il monitoraggio di questi oggetti. Consente di fissare traguardi chiari, di monitorare lo stato in tempo reale e di apportare le modifiche necessarie.
Esplorate le varie opzioni di traguardo in ClickUp Obiettivi per la preparazione alla compliance
Questa funzionalità/funzione consente inoltre di collegare le attività direttamente agli obiettivi.
Man mano che il team completa ogni attività, lo stato di avanzamento si aggiorna in tempo reale, consentendo di monitorare quanto si è vicini al raggiungimento dell'obiettivo di audit più ampio. Questo elimina il monitoraggio manuale e fornisce una rappresentazione chiara dello stato di avanzamento dell'audit.
Passaggio 3: Mantenere una documentazione accurata e raccogliere prove di conformità
Una buona documentazione è la chiave per condurre un audit di esito positivo. Vi aiuta a tenere sotto controllo tutte le regole e le normative da seguire.
Quando i revisori esterni fanno visita, spesso richiedono prove di conformità, come politiche di sicurezza, registri di formazione e piani di risposta agli incidenti.
È importante avere una documentazione dettagliata di questi elementi chiave per rendere più agevole il processo di revisione. In questo modo si crea una chiara traccia di audit che dimostra la conformità alle normative vigenti.
L'aggiornamento regolare di registri come le modifiche alle politiche di sicurezza, i dettagli sulla formazione dei dipendenti e le misure di protezione dei dati implementate vi garantirà la massima tranquillità quando sarà il momento della relazione finale di audit.
Organizzare e condividere le prove interne e i percorsi di audit in modo sicuro con ClickUp Docs ClickUp Documenti semplifica l'intero processo tenendo tutto in un unico posto. Potete organizzare le politiche di conformità, le relazioni di audit e le prove in un'unica posizione facilmente accessibile per il vostro team.
I documenti consentono anche di monitorare le revisioni dei documenti, il che è perfetto per mantenere accurate le tracce di controllo. In questo modo saprete sempre chi ha apportato le modifiche.
Collegate le attività di ClickUp Documenti senza problemi e mantenete tutto organizzato
Un'altra grande funzionalità/funzione? È possibile collegare direttamente le attività e i documenti di ClickUp Docs liste di controllo della conformità all'interno di Documenti. In questo modo la documentazione di audit si connette perfettamente al resto del progetto.
Passaggio 4: condurre una valutazione interna pre-audit per identificare le lacune
Condurre una valutazione interna pre-audit è un modo intelligente per identificare eventuali lacune prima dell'inizio dell'audit ufficiale. Questo vi aiuta a individuare i potenziali problemi in anticipo, dandovi il tempo di affrontarli e migliorare la conformità. ClickUp è un eccellente strumento per il project management, che vi aiuta a gestire in modo efficiente tutte le attività e i progetti relativi al processo di audit della vostra organizzazione.
Con Lavagne online ClickUp è possibile delineare visivamente la strategia di mitigazione del rischio e raccogliere facilmente i contributi del team.
Visualizzate e perfezionate in modo collaborativo la vostra strategia di mitigazione del rischio con le lavagne online di ClickUp
Sia che il team lavori in tempo reale sia che lasci un feedback in modo asincrono, questo strumento mantiene tutti allineati e informati durante il processo.
Siete preoccupati per la sicurezza dei dati? Con ClickUp i vostri dati sono al sicuro. La politica di sicurezza di ClickUp indica che ClickUp ha ottenuto la certificazione ISO, è conforme ai requisiti SOC 2 e PCI e utilizza la crittografia AES-256 per garantire la protezione dei dati end-to-end. Ciò significa che i vostri dati di audit rimangono completamente al sicuro mentre voi vi concentrate a colmare le lacune.
💡 Suggerimento per i professionisti: Condivisione di modelli di valutazione del rischio con i team di controllo della conformità e della sicurezza per facilitare la valutazione collaborativa dei rischi. I membri del team possono contribuire con la loro esperienza a semplificare il processo di gestione del rischio.
Passaggio 5: implementare e testare solide misure di sicurezza e controlli IT
Implementare e testare solide misure di sicurezza e controlli IT è essenziale per mantenere al sicuro i dati dell'organizzazione.
Una riunione regolare di questi sistemi assicura che siano conformi agli standard di conformità e che siano pronti a gestire qualsiasi rischio potenziale.
Un altro aspetto chiave per mantenere la conformità è la formazione continua dei vostri dipendenti. Quando tutti sono al corrente delle ultime normative e comprendono il ruolo che svolgono, contribuiscono a creare una cultura più incentrata sulla sicurezza.
La formazione regolare mantiene inoltre il team informato e promuove migliori pratiche quotidiane.
Il modello Training Framework di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a catturare le idee, gestire le modifiche al progetto e monitorare lo stato di avanzamento.
Per facilitare la formazione sulla conformità, il modello Modello di struttura per la formazione ClickUp è un'ottima risorsa. Fornisce un modo chiaro e organizzato per pianificare le sessioni di formazione, assicurandosi che tutti gli aspetti importanti siano coperti.
Con questo modello è possibile anche:
- Progettare un programma completo di formazione sulla conformità per i dipendenti
- Assegnare attività di formazione ai membri del team e monitorarne il completamento
- Adattare il contenuto della formazione a specifiche esigenze di conformità, come HIPAA o GDPR, per soddisfare i requisiti normativi dell'organizzazione
Passo 6: Stabilire una comunicazione e un coordinamento chiari con il team di audit
Durante l'audit, è essenziale mantenere una comunicazione chiara con il team e con gli auditor. Aiuta tutti a comprendere gli oggetti e le aspettative dell'audit, evitando così incomprensioni e ritardi.
Se c'è confusione sulle informazioni necessarie, il processo può andare per le lunghe e portare a correzioni inutili.
Una comunicazione cancellata consente al team di audit di affrontare rapidamente eventuali dubbi o problemi di non conformità, in modo da poterli risolvere prima che diventino problemi più gravi.
Inoltre, una comunicazione efficace crea fiducia tra l'azienda e i revisori, favorendo un ambiente trasparente. Questo aspetto è particolarmente importante quando si ha a che fare con gli enti normativi, in quanto dimostra il vostro commit alla conformità e contribuisce a creare credibilità.
Il Visualizzazione della chat ClickUp è perfetto per le discussioni in tempo reale relative a progetti o attività specifiche. Supporta gli allegati e i collegamenti ai file, facilitando la condivisione di documenti e risorse rilevanti.
È inoltre possibile utilizzare la formattazione del testo e le emoji per rendere i messaggi più chiari e coinvolgenti.
ClickUp Chat View semplifica la comunicazione con gli auditor di conformità
È anche possibile utilizzare ClickUp Assegnazione commenti per garantire che le attività importanti evidenziate nei commenti non vengano trascurate. Se un commento richiede un follower, potete assegnarlo a voi stessi o a un membro del team direttamente dal commento stesso.
Assegnate elementi di azione e tenete traccia delle attività importanti con i commenti assegnati di ClickUp
Per notificare a un revisore indipendente commenti specifici, utilizzate le menzioni digitando @ seguito dal suo nome. In questo modo viene inviata una notifica e tutti vengono informati.
Passo 7: Assistenza al team di audit durante il lavoro e i test di sistema
È importante offrire al team di audit il proprio pieno supporto durante l'intero processo. Da fare in questo modo, si promuovono operazioni fluide e il completamento tempestivo delle fasi di lavoro sul campo e di test del sistema.
Durante queste fasi, i revisori della conformità si confronteranno con gli stakeholder di ogni reparto per ottenere un quadro completo dei vostri processi IT. Preparate i vostri team IT ad assistere i revisori rispondendo alle loro domande e fornendo un facile accesso ai vostri sistemi.
Ad esempio, se lavorate nel settore della vendita al dettaglio, verificate se gli auditor possono accedere a tutti i vostri registri contabili e di pagamento. Questo li aiuta a verificare la conformità agli standard PCI-DSS e garantisce che nulla venga trascurato.
Leggi anche: 10 migliori soluzioni software per la gestione delle operazioni IT
Passo 8: Rivedere i risultati dell'audit, implementare le azioni correttive e pianificare i follower
Una volta completato il processo di audit, è necessario rivedere i risultati attraverso processi interni ed esterni e implementare le azioni correttive necessarie.
Per mantenere la conformità, ricordatevi di programmare audit o valutazioni di follow-up.
Rimanete in linea con il processo di verifica della conformità con ClickUp Promemoria
Sviluppate un piano d'azione correttivo in base ai risultati dell'audit e utilizzatelo Promemoria di ClickUp per rimanere organizzati. Ecco come fare:
- Delegate le attività assegnando i promemoria a specifici membri del team, in modo che tutti comprendano le proprie responsabilità e siano responsabili
Aggiungere assegnatari ai promemoria ClickUp per una migliore gestione
- Sincronizzate i promemoria con il vostro calendario per visualizzare in modo completo le attività di conformità e le scadenze imminenti
- Ricezione di notifiche su dispositivi mobili e desktop per essere sempre aggiornati
Passaggio 9: Monitorare continuamente la conformità e aggiornare i processi per migliorarli
La conformità è un processo continuo. Gli enti normativi possono aggiornare le loro regole e le nuove tecnologie di cybersecurity vengono sviluppate a ritmo serrato. Per rimanere aggiornati, è necessario monitorare costantemente i controlli IT e i processi di sistema.
Adottate i seguenti passaggi per mantenere la conformità normativa:
- Implementare gli strumenti di gestione della conformità per monitorare e segnalare costantemente lo stato di conformità e i potenziali problemi
- Abbonarsi alle newsletter di settore, seguire gli aggiornamenti normativi e partecipare ai webinar pertinenti
- Consultare esperti di compliance e cybersecurity
- Mantenere tutti i software e i sistemi aggiornati con le ultime patch
Monitorare visivamente lo stato di avanzamento delle verifiche di conformità su più fronti con ClickUp Dashboard ClickUp Dashboard è un potente strumento per visualizzare la gestione della conformità. Consente di monitorare le metriche chiave della conformità, monitorando in tempo reale dati importanti come le attività di audit aperte e le violazioni delle policy con widget personalizzabili.
È inoltre possibile centralizzare i dati provenienti da varie fonti, come Documenti e Obiettivi, visualizzando in modo unificato le attività di audit.
Tipi di audit di conformità IT
Gli audit di conformità IT variano in base al loro obiettivo e ai loro oggetti. Esploriamo i diversi tipi per aiutarvi a capire quali sono essenziali per mantenere la vostra organizzazione in linea con il monitoraggio.
I. Audit interno vs. audit esterno
Gli audit interni sono condotti dal vostro team o da revisori interni e si concentrano sulla valutazione dell'efficacia dei controlli interni, dei processi e dei sistemi dell'organizzazione. Questi audit sono continui e aiutano a identificare e affrontare i problemi prima che diventino tali.
**Gli audit esterni, invece, sono eseguiti da terzi indipendenti. Questi audit sono spesso richiesti dalle autorità di regolamentazione o dagli stakeholder e offrono una nuova prospettiva sullo stato di conformità dell'organizzazione.
suggerimento: 💡 Pro Tip: Aggiungere il software GRC allo stack tecnologico per la compliance per monitorare in modo efficiente la conformità, affrontare i rischi e confermare che l'organizzazione soddisfa tutti i requisiti normativi.
II. Audit finanziari nell'IT
Gli audit finanziari sono una componente chiave di un'efficace gestione delle risorse umane governance dei dati .
Questi audit mirano specificamente all'accuratezza e all'integrità delle informazioni e dei processi finanziari gestiti dai sistemi IT. Esaminano le modalità di registrazione, elaborazione e reportistica delle transazioni finanziarie da parte dei sistemi tecnologici
Inoltre, garantiscono l'affidabilità dei dati finanziari e l'esistenza di controlli interni per prevenire frodi o errori.
III. Conformità agli standard PCI-DSS
Se la vostra organizzazione gestisce transazioni con carta di credito, la conformità agli standard PCI-DSS è essenziale.
Questi audit valutano il livello di allineamento dei sistemi e dei processi ai requisiti PCI-DSS per la protezione delle informazioni dei titolari di carta. L'audit esaminerà le misure di sicurezza, la crittografia dei dati, i controlli degli accessi e altre pratiche per certificare la loro conformità agli standard PCI-DSS. Questo aiuta a prevenire le violazioni dei dati e a proteggere le informazioni sensibili dei clienti.
IV. Audit relativi al monitoraggio delle attività degli utenti
Gli audit relativi al monitoraggio delle attività degli utenti si concentrano sulla buona gestione delle attività degli utenti all'interno dei sistemi IT da parte dell'organizzazione. Questi audit esaminano i meccanismi in atto per il monitoraggio del comportamento degli utenti, dei registri di accesso e delle interazioni con il sistema
L'obiettivo è garantire che l'attività dell'utente sia adeguatamente registrata e analizzata per rilevare eventuali azioni sospette o non autorizzate.
V. Conformità all'HIPAA
Per le organizzazioni del settore sanitario, le verifiche di conformità HIPAA sono fondamentali.
Questi controlli esaminano la conformità dei sistemi e dei processi IT all'HIPAA, che regola la protezione delle informazioni sanitarie dei pazienti.
L'audit esaminerà i vostri misure di sicurezza dei dati , pratiche di privacy e controlli di accesso per confermare la riunione dei requisiti HIPAA e la salvaguardia dei dati sanitari sensibili
Suggerimento: Incorporare le misure di sicurezza dei dati IA per la governance dei dati per analizzare i dati storici e prevedere potenziali problemi prima che si presentino. L'analisi predittiva può aiutare a identificare tendenze e anomalie, consentendo di affrontare in modo proattivo i problemi legati alla qualità dei dati e alla conformità.
VI. Audit sui controlli del sistema e dell'organizzazione (SOC)
Gli audit SOC si concentrano sulla valutazione dei controlli e dei processi che hanno un impatto sull'affidabilità della reportistica finanziaria e sulla sicurezza dei dati.
- gli audit SOC 1 valutano i controlli relativi alla relazione finanziaria
- gli audit SOC 2 valutano i controlli relativi a sicurezza, disponibilità, integrità dell'elaborazione, riservatezza e privacy
- il SOC 3 fornisce una panoramica generale suSOC 2 controlli per il consumo pubblico
Leggi anche: 7 migliori strumenti software di conformità SOC 2 per l'automazione
VII. Audit conformi allo standard ISO/IEC 27001
Si tratta di audit esterni condotti sulla base di pubblicazioni di conformità da parte dell'ente di certificazione Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO) e la Commissione Elettrotecnica Internazionale (IEC) . Valutano il grado di preparazione della vostra azienda contro i rischi legati alla violazione dei dati, all'hacking e alla fuga di informazioni.
Questo standard è riconosciuto a livello internazionale e si concentra sulla creazione, l'implementazione, il mantenimento e il miglioramento continuo di un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS)
**L'audit esaminerà le politiche di sicurezza, le pratiche di gestione del rischio e l'approccio generale alla protezione delle informazioni in conformità alla norma ISO/IEC 27001
VIII. Conformità al GDPR
Il GDPR è mantenuto da due organismi: l'Autorità per la protezione dei dati personali e la Commissione europea Bacheca europea per la protezione dei dati (EDPB) e le autorità per la protezione dei dati (DPA) di ogni Stato membro. Questi controlli sono essenziali per le aziende che operano fuori dall'Unione europea o che servono clienti in quella regione.
L'audit **valuterà la raccolta, l'elaborazione, l'archiviazione e le pratiche di sicurezza dei dati per verificare la conformità ai requisiti del GDPR e la protezione della privacy delle persone.
Lista di controllo della conformità informatica
Una lista di controllo per la verifica della conformità IT è la guida ideale per essere organizzati e coprire tutte le basi durante un audit. Delinea tutte le attività e i requisiti essenziali da rivedere, in modo da non trascurare nulla.
Quando create la vostra lista di controllo della conformità IT, includete elementi chiave come:
- Verifica delle politiche e delle procedure informatiche
- Revisione dei controlli e delle misure di sicurezza
- Valutazione delle pratiche di protezione dei dati e della privacy
- Valutazione dei controlli di accesso e delle autorizzazioni degli utenti
- Convalida delle configurazioni di sistema e software
Ciascuno di questi elementi ha un ruolo nella dimostrazione della conformità e nella gestione efficace del rischio.
Il Lista di controllo per le attività di ClickUp rende semplice la gestione di queste attività. Si ottiene un pratico elenco di cose da fare in cui è possibile contrassegnare gli elementi come completati o incompleti, aiutandovi a tenere traccia degli stati senza alcuno sforzo.
creare una lista di controllo semplice e funzionale per gli audit di conformitàIT utilizzando le liste di controllo di ClickUp
Ecco come sfruttare al meglio le liste di controllo:
- Nesting: Riunite elementi simili per creare sottoelenchi per ogni processo di audit
- Organizzazione facile: Riorganizzare la lista di controllo con semplici opzioni di trascinamento
- Assegnazione di attività: Aggiunta di assegnatari alle attività che richiedono il lavoro di specifici membri del team
- Integrazione con altre funzionalità/funzione: Collega le liste di controllo con i documenti per allegare le politiche pertinenti e i dashboard per identificare i colli di bottiglia in tempo reale
Archivio di modelli: Per un solido punto di partenza, si consiglia di utilizzare il file Modello di lista di controllo di ClickUpProject . Questo modello vi aiuta a impostare una lista di controllo strutturata da adattare alle vostre specifiche esigenze di audit.
Sicurezza della conformità IT con ClickUp
Gli audit di conformità IT non sono semplici caselle di controllo da spuntare. Essi rafforzano la vostra azienda contro i rischi e contribuiscono a dimostrare il vostro commit alla sicurezza e alla trasparenza.
Il superamento di questi audit è fondamentale per evitare sanzioni significative. Per affrontare queste sfide in modo efficace, seguite le pratiche che abbiamo illustrato.
L'integrazione di ClickUp nel piano, nel monitoraggio e nell'esecuzione degli audit vi permette di essere ben preparati e di affrontare i potenziali problemi prima che si presentino.
Cosa state aspettando? Iscriviti a ClickUp per migliorare i vostri lavori richiesti dalla conformità IT.