Qualsiasi tipo di cambiamento organizzativo, sia in termini di struttura, processi, stile di lavoro e infrastruttura (nel contesto della digitalizzazione), può rendere il tuo team insicuro. Forse anche ansioso. Per te, e anche per il team, c'è un senso di perdita di controllo.
In questo blog vedremo come mantenere o riprendere il controllo quando si introducono cambiamenti in qualità di leader. Parleremo di come creare un certo livello di prevedibilità e aiutare il tuo team a percepirlo.
Alla fine, dovresti sentirti pronto a pianificare in modo efficiente iniziative di cambiamento con esito positivo e ridurre al minimo lo stress dell'intero team mentre lo guidi attraverso il processo.
Comprendere la leadership attraverso il cambiamento
Allora, cosa significa davvero guidare le persone attraverso il cambiamento?
Il tuo primo pensiero potrebbe essere quello di comunicare la tua visione del cambiamento organizzativo pianificato e poi allineare le azioni del team al nuovo modo di operare.
E hai ragione.
Ma le persone resistono al cambiamento. Ed è per questo che la gestione del cambiamento implica anche riconoscere e comprendere le ragioni della resistenza, superare le resistenze e ottenere il consenso dei dipendenti.
Le persone non resistono al cambiamento. Resistono all'essere cambiate!
Le persone non resistono al cambiamento. Resistono all'essere cambiate!
È utile adottare un approccio strategico nel guidare la tua organizzazione o il tuo team in questo periodo. Ecco come:
- Con il giusto equilibrio di forza, fermezza, sicurezza ed empatia, potrai concentrarti su ciò di cui il tuo team ha bisogno per trarre beneficio dal cambiamento, anziché esaurirsi.
- Quando gestisci con esito positivo il cambiamento, mantieni i livelli di produttività, lealtà e fiducia. Trasformi il cambiamento in un'opportunità di crescita.
- I migliori leader utilizzano il cambiamento per sviluppare legami più profondi tra il team e l'organizzazione.
D'altro canto, cosa succede se non si riesce a pensare in modo critico alla guida attraverso il cambiamento? L'opposto di quanto descritto sopra: morale basso, lealtà compromessa, produttività ridotta e lo stress derivante dall'incertezza e dai bisogni di adattamento insoddisfatti.
Le 3 C di una leadership efficace attraverso il cambiamento
Guidare attraverso il cambiamento significa comunicare il "cosa", ovvero cosa deve cambiare, e cosa questo comporta per la routine quotidiana dei tuoi dipendenti e per i loro KPI complessivi. Ma il "perché" è altrettanto importante. E questo ci porta alle tre C di una leadership efficace nel cambiamento.
Le tre C della leadership attraverso il cambiamento possono essere interpretate come "chiarezza-convincente-credibile", "comunicazione-collaborazione-impegno" o "chiarezza-coraggio-impegno". Sebbene tutte queste siano importanti, diremmo che ciò di cui hai più bisogno sono chiarezza, consenso e consultazione.
chiarezza
È più probabile ottenere il consenso dei dipendenti quando il tuo team comprende le ragioni alla base del cambiamento organizzativo. Stai chiedendo loro di affrontare tutte le difficoltà di una routine diversa, di sistemi in evoluzione o di una serie di obiettivi completamente nuovi: devi spiegare loro il perché. Se possibile (e vero), spiega loro in che modo il cambiamento avrà un esito positivo per loro.
Cerchiamo di capire meglio con un esempio.
Immagina di essere a capo di un'azienda di vendita al dettaglio e di passare a un'altra piattaforma di e-commerce. Naturalmente, i team che si occupano di approvvigionamento, marketing, finanza e assistenza clienti dovrebbero familiarizzarsi con la piattaforma. Sembra una seccatura inutile.
Ma cosa succederebbe se spiegassi come il trasferimento andrebbe a vantaggio di ogni team?
La promessa di una migliore gestione dell'inventario aiuterebbe il tuo team di approvvigionamento a visualizzare il cambiamento in modo positivo, accogliendo la piattaforma invece di opporvi resistenza.
Allo stesso modo, i professionisti del marketing saranno meno restii ad adottare strumenti che li aiutano a svolgere il proprio lavoro con maggiore rapidità ed efficienza. E quale team di assistenza clienti non sarebbe entusiasta alla prospettiva di un minor numero di problemi di check-in e di reclami da parte dei clienti dopo la raffica iniziale di domande su argomenti quali: "Dove posso trovare la cronologia dei miei acquisti nel nuovo layout del negozio?"
Assicurati di effettuare la condivisione di KPI e roadmap attuabili con i team e i singoli individui per chiarire le tue aspettative. Questo non solo formalizza le tue aspettative, ma offre anche al team una risorsa a cui fare riferimento quotidianamente.
consenso
Si parla sempre di persone che resistono al cambiamento, ma sicuramente vi sarà capitato che il vostro team vi abbia chiesto di apportare un cambiamento (ad esempio: "adottiamo questo strumento di automazione").
La morale della storia? Le persone accettano i cambiamenti che propongono. Quindi perché non affidarsi a questa Notion mentre guidi il tuo team attraverso il cambiamento?
Ove possibile, invita i team e i singoli individui a guidare, informare e partecipare al processo di cambiamento in qualsiasi capacità disponibile. Inizia a parlare con loro nella fase iniziale di ideazione, piuttosto che a posteriori.
Nell'esempio sopra riportato, ad esempio, cosa sarebbe successo se i dirigenti dell'azienda di e-commerce avessero tenuto una riunione prima di scegliere una nuova piattaforma? Immaginate che avessero chiesto ai team quali fossero le loro principali preoccupazioni e poi fossero tornati, citando la piattaforma come soluzione alle difficoltà dei dipendenti.
Improvvisamente, il team prova un senso di responsabilità e di coinvolgimento nel cambiamento organizzativo. Ha chiesto dei miglioramenti e l'organizzazione ha agito per alleviare le sue difficoltà.
Naturalmente, potresti non avere sempre la possibilità di coinvolgere l'intero team in alcune decisioni. Ad esempio, cosa succede se hai semplicemente bisogno che i team completino azioni specifiche perché sono fondamentali per la conformità? Non è possibile coinvolgere il team in una decisione del genere. In situazioni come questa, devi affidarti alla prima C, ovvero la chiarezza.
💡Consiglio dell'esperto: presentare scenari del tipo "cosa succederebbe se non lo facessimo" può creare consenso, anche su decisioni unilaterali guidate da regolamenti o obblighi.
Ad esempio, potresti evidenziare esempi di come la non conformità possa avere come risultato multe o perdita di reputazione. In questo modo, anche se il tuo team non ha partecipato alla decisione, sarete tutti d'accordo sulla strada da seguire.
Consulenza
Sii disponibile per il tuo team per una consulenza durante il processo di controllo del cambiamento.
A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potresti anche voler dare potere a "campioni del cambiamento" interni capaci (usa un termine simile) per assistere i team e gli individui quando hanno domande o si trovano in difficoltà.
Nel nostro esempio di migrazione della piattaforma di e-commerce di cui sopra, i leader potrebbero voler nominare un team di persone che hanno già lavorato con la piattaforma a cui si intende passare in precedenti incarichi. In alternativa, potrebbero essere persone che hanno maggiore familiarità con la piattaforma perché sono state scelte per un corso di formazione speciale con il fornitore o per qualsiasi altro motivo.
Portando questo concetto in un contesto più ampio, se l'organizzazione si trova in difficoltà nel gestire il cambiamento, collaborare con un consulente esterno può aiutarti a evitare gli errori derivanti da un approccio scorretto.
Se sei preoccupato per l'aumento delle spese, valuta il costo dell'assunzione di un consulente rispetto al prezzo da pagare se le cose non vanno per il verso giusto.
Potresti anche voler considerare come queste ottimizzazioni influenzeranno i costi, i ricavi e la redditività. Improvvisamente, pagare una frazione di quei potenziali risparmi o guadagni per terminare il lavoro nel modo giusto potrebbe non sembrare una cattiva idea. Detto questo, fai i conti e valuta i compromessi.
Non si sottolineerà mai abbastanza l'importanza delle 3 C della guida attraverso il cambiamento. Quando guidi il cambiamento con chiarezza e consenso e rimani disponibile per la consultazione, guidi il cambiamento in modo efficace: diventa facile trasferire la visione della leadership a coloro che la eseguono effettivamente.
💡Consiglio dell'esperto: anche se potresti dover delegare i compiti di consulenza, rimani aperto e disponibile, dedicando tempo e aiutando il tuo team a sentirsi visto e valorizzato in questo momento. Potresti non avere tutte le risposte, ma è utile che il tuo team veda che ti impegni a trovare le risposte insieme a loro.
Il segno distintivo di un vero leader è la capacità di mantenere la propria posizione anche in mezzo al dissenso. Inoltre, lo stai facendo tenendo a mente gli interessi dell'organizzazione. Non perdere mai di vista questo aspetto.
Passi chiave, competenze e strategie per guidare attraverso il cambiamento
La sezione precedente ti ha mostrato la mentalità necessaria per affrontare con successo il cambiamento. In questa sezione parleremo di ciò che devi fare. Iniziamo esaminando i cinque passaggi per guidare con esito positivo le iniziative di cambiamento, guidati dai suggerimenti sulla mentalità che abbiamo trattato nella sezione precedente.
Fase 1: Annunciare una visione chiara del cambiamento organizzativo
Puoi iniziare il tuo annuncio con un'email e seguirlo con una riunione (o adottare l'approccio inverso). In entrambi i casi, fornisci i dettagli del cambiamento insieme a una spiegazione. Cerca di stabilire tutta la chiarezza e il consenso di cui abbiamo parlato mentre comunichi.
Questa comunicazione dovrebbe suonare forte, sicura e decisa. Ma non dimenticare di rileggere la tua email (o il discorso che hai preparato) per assicurarti che contenga abbastanza emozione. Apporta entusiasmo ed empatia alla conversazione, a seconda del contesto.
💡Suggerimento professionale: utilizza l'assistente di scrittura IA di ClickUp Brain come partner di brainstorming per creare questa comunicazione e assicurarti che il messaggio e il tono siano perfetti!
Passaggio 2: Apri la discussione per domande e commenti
"Allora, come ci sentiamo al riguardo?" è un buon modo per iniziare se hai fatto il tuo annuncio durante una riunione.
Sondaggi e questionari possono seguire email e altre forme di comunicazione testuale (che possono essere anonime). Invia sondaggi verbali a persone di fiducia e incoraggiale a fare lo stesso nei loro team e reparti.
Questo può sembrare scoraggiante e, ammettiamolo, non sarà facile durante una riunione quando si incontrerà dissenso. Ma consideratelo un'opportunità per un dialogo aperto, una possibilità per voi di dissipare i dubbi.
Questo è un forum in cui potrai ascoltare le esigenze di adeguamento in modo da poter prendere le misure necessarie. È un'occasione per comprendere il motivo della resistenza e trovare il modo di superarla. È anche il momento in cui ottieni il consenso mostrando i risultati poco desiderabili di una mancata trasformazione.
💡Suggerimento professionale: vuoi aiutare i tuoi collaboratori a darti un feedback sincero? Crea sondaggi anonimi in modo che i dipendenti possano esprimere le loro paure e i loro dubbi senza esitazioni. ClickUp Forms ti aiuta a creare sondaggi personalizzati e a raccogliere in modo efficiente i loro contributi.
Passaggio 3: delineare cosa succederà dopo
Affronta la riunione o il messaggio di annuncio del cambiamento con un piano dettagliato di ciò che accadrà in seguito.
Certo, è possibile che in alcuni tipi di trasformazione, ogni reparto vivrà il cambiamento in modo unico e avrà un piano d'azione corrispondentemente unico.
Tuttavia, la maggior parte degli elementi intrapresi da individui, team e reparti sono suscettibili di influenzarsi e influire reciprocamente. Prenditi il tempo necessario per capire quali parti del piano devono essere discusse nelle riunioni a livello organizzativo e quali possono essere delegate alla comunicazione a livello di reparto e di team.
Questa è un'opportunità per rafforzare la fiducia e dissipare i dubbi e le paure che accompagnano il cambiamento. Quando il tuo piano appare solido e realizzabile, il tuo team tenderà a sentirsi meno stressato.
Ricordati di delineare le sequenze. Mantienile il più realistiche possibile per evitare di creare attriti inutili. Mantieni un margine per i ritardi.
Passaggio 4: Affrontare la resistenza prolungata
Non tutti parleranno apertamente durante le riunioni a livello organizzativo. Potresti ottenere alcuni feedback affidabili da sondaggi e indagini, ma gran parte del sentimento genuino del team emergerà probabilmente durante le conversazioni.
È qui che entrano in gioco i tuoi "campioni del cambiamento", i capi reparto e i gestori del team. Non dovrebbero solo delineare le aspettative a livello di team e individuale, gli elementi da intraprendere e le risorse relative al cambiamento, ma anche semplicemente chattare.
Chiedi alle persone come si sentono davanti a un caffè (o a una pizza?) con il team. Accogli con favore i commenti sinceri. Invita le persone a chiedere di stare da sole se hanno domande che non osano porre o opinioni che temono di esprimere.
Mentre incoraggi il tuo team a impegnarsi in un dialogo post-annuncio, sottolinea la necessità di rispetto reciproco ed empatia in queste conversazioni.
Passaggio 5: Conta ogni vittoria
Nella frenesia di spuntare gli elementi dell'elenco delle azioni da intraprendere nell'ambito dell'imponente piano di trasformazione che hai presentato nel passaggio 3, è naturale tenere gli occhi puntati sull'obiettivo (e il piede sull'acceleratore). Detto questo, prenditi il tempo per riconoscere e celebrare le attività cardine raggiunte. Applaudisci i risultati ottenuti. Esprimi il tuo apprezzamento. Compra una torta! (a chi non piace la torta?)
Per saperne di più: Suggerimenti per motivare il tuo team
E i team remoti?
Se hai un team remoto o ibrido, segui tutti i passaggi sopra indicati, ma insisti sulle telefonate individuali e amichevoli. Puoi imparare molto dal tono di voce di una persona e ancora di più da un'interazione faccia a faccia. Incoraggia le persone ad accendere le telecamere durante le riunioni online o almeno mostra il tuo volto per garantire la condivisione della genuinità dei sentimenti che abbiamo descritto nel primo passaggio.
Prima di metterti in gioco, preparati bene
Guidare attraverso il cambiamento è scoraggiante, ed è qui che essere preparati è il modo migliore per rafforzare la fiducia.
È una buona idea per i leader del cambiamento dedicare del tempo alla pianificazione della comunicazione (fino a ogni parola di un'email o di un discorso), concentrandosi sull'ascolto (e non solo sull'udito), mettendosi nei panni del proprio team e organizzandosi.
Comunicazione
Le strategie di comunicazione trasparente sono fondamentali per guidare il cambiamento. Crea un piano per la serie di email, discorsi e messaggi chiave che intendi inviare. Sii onesto, semplice e vai dritto al punto. Offri una visione chiara e fatti relativi alle iniziative di cambiamento proposte invece di retorica.
Leggi anche: Libri per migliorare le tue capacità comunicative
Capacità di ascolto
Come leader, probabilmente sei già un buon ascoltatore. Ora è il momento di sfruttare questa capacità più che mai. Questo è l'obiettivo del secondo passaggio del processo di cambiamento (e della componente di consenso delle 3 C).
Intelligenza emotiva
Un QE elevato è sempre più importante per una leadership solida, anche quando tutto procede come al solito. Leggi articoli di esperti sull'argomento e iscriviti a risorse gratis che possono aiutarti ad affinare queste competenze. L'intelligenza emotiva ti aiuta a percepire le emozioni che non vengono espresse e a rispondere di conseguenza.
Per saperne di più: Intelligenza emotiva nel lavoro
Organizzazione delle attività
Utilizza uno strumento di gestione del cambiamento per semplificare il processo, effettuare il monitoraggio dello stato e consentire la collaborazione durante le iniziative di cambiamento.
In questo caso, un software di gestione del cambiamento come ClickUp può aiutarti a consolidare tutte le tue attività di gestione del cambiamento su un'unica piattaforma.
ClickUp Documenti
Con ClickUp Docs, tu e il tuo team potete creare, condividere e collaborare su documenti in tempo reale. Questo semplifica il processo di compilazione e aggiornamento di brief di progetto, appunti di riunioni, documenti strategici e altri documenti che potrebbero contribuire al tuo progetto di transizione.
Puoi centralizzare attività, collegamenti e commenti aggiungendoli direttamente a questi documenti.
I leader del cambiamento amano ClickUp Documenti perché consente loro di:
- Crea nuove risorse con facilità utilizzando modelli già pronti
- Condivisione di istruzioni, idee e commenti e ritorno su di essi quando necessario
- Invita tutti alla condivisione delle proprie opinioni
Lavagne online ClickUp
Con ClickUp Whiteboards, puoi effettuare il monitoraggio dei tuoi sprint di gestione del cambiamento e invitare il team a fornire input sul percorso da seguire, grazie alle sue funzionalità di collaborazione. Puoi creare più lavagne online e persino invitare utenti ospiti dei team di fornitori o clienti ad accedere alle lavagne online quando necessario.
Le persone adorano le lavagne online di ClickUp perché consentono di:
- Scambia idee proprio dove si svolge il lavoro
- Coinvolgi i team esterni
- Trasforma le idee in azioni con facilità
ClickUp Clips
Collaborare richiede meno tempo ed è molto più veloce con ClickUp Clips, che ti consente di registrare lo schermo, catturare le informazioni chiave e condividere questi clip con il tuo team. Puoi condividere istruzioni e nuovi modi di fare le cose con la massima chiarezza, in modo che i team possano accedervi quando lo desiderano.
Gli utenti di ClickUp adorano questa funzionalità/funzione perché consente loro di:
- Mostrare, piuttosto che raccontare, eliminando la confusione e gli errori di "traduzione".
- Salva le clip per riutilizzarle, riducendo la necessità di ripetizioni (e di ulteriori riunioni!)
- Condividi le trascrizioni automatiche con i membri del team che preferiscono istruzioni scritte
Utile anche: Le 3 fasi di una gestione fluida del cambiamento
Inizia alla grande con modelli predefiniti
ClickUp ti fornisce anche supporto con risorse utili, inclusi modelli di gestione del cambiamento che ti aiutano a preparare un piano e avviare il processo.
Modello di lista di controllo per la gestione del cambiamento di ClickUp
Un ottimo modo per avviare iniziative di cambiamento è utilizzare una lista di controllo, ed è qui che il modello di lista di controllo per la gestione del cambiamento di ClickUp può tornare utile.
Questo modello di pianificazione ti consente di identificare i tuoi obiettivi di cambiamento, delineare i processi e i protocolli pertinenti, preparare i tuoi team alla transizione e effettuare il monitoraggio dello stato in ogni passaggio del processo di gestione del cambiamento.
Modello di proposta di cambiamento di ClickUp
Un'altra risorsa utile è il modello di proposta di cambiamento di ClickUp, che puoi utilizzare quando suggerisci cambiamenti che richiedono l'approvazione dei decisori e dei partner commerciali.
Questo planner ti aiuta a delineare tutti i passaggi e le risorse necessarie per un cambiamento con esito positivo, a creare con sicurezza una Sequenza e un budget realizzabili e a tenere tutti informati su ciò che sta accadendo e perché.
Modello di piano semplice per la gestione del cambiamento di ClickUp
Se hai una piccola impresa e vuoi mantenere le cose semplici, il modello di piano semplificato per la gestione del cambiamento di ClickUp è quello che fa per te.
Questo modello ti aiuta a iniziare con un piano attuabile anche se non hai mai utilizzato uno strumento di pianificazione e project management prima d'ora. Redigi un piano, effettua il monitoraggio delle modifiche e identifica i problemi in modo efficace. Puoi anche creare e modificare sottocategorie per adattarle al contesto specifico del tuo progetto.
Guida attraverso il cambiamento, ispira i team con ClickUp
Guidare attraverso il cambiamento comporta sfide e problemi di adattamento temporanei, ma può anche essere un crogiolo per trasformazioni incredibili.
Un approccio calcolato, una comunicazione coerente, un ascolto attento e la capacità di mostrare al tuo team il quadro generale possono aiutarti a gestire il cambiamento con il minimo attrito.
Inoltre, preparati ad affrontare la resistenza con empatia e apertura mentale e tieni conto del fatto che potrebbe essere necessario incontrare individualmente i detrattori, rispondere alle domande e ottenere il loro consenso.
Più di ogni altra cosa, affronta il cambiamento armato di un piano, di una mente calma e di una piattaforma come ClickUp, che ti aiuta a implementare quel piano alla perfezione.
Stai per intraprendere un cambiamento nel prossimo futuro? Iscriviti gratis alla piattaforma di gestione del cambiamento di ClickUp e inizia a organizzare le cose per partire con il piede giusto.