L'idea di un cambiamento organizzativo in termini di struttura, processi, stile di lavoro e infrastrutture (in mezzo alla digitalizzazione) può far sentire il team incerto. Forse addirittura ansioso. Da parte vostra, e anche del team, c'è un senso di perdita di controllo.
In questo blog analizziamo come mantenere, o riprendere, il controllo durante il cambiamento. Parliamo di come creare un certo livello di prevedibilità e aiutare il team a sentirsi allo stesso modo.
Alla fine, dovreste sentirvi pronti a pianificare in modo efficiente un esito positivo del cambiamento e a ridurre al minimo lo stress dell'intero team mentre lo guidate attraverso il processo.
Comprendere la guida al cambiamento
Da fare: cosa significa guidare le persone nel cambiamento?
Il primo pensiero potrebbe essere quello di comunicare la visione del cambiamento organizzativo pianificato e di convincere il team ad allineare le proprie azioni per soddisfare il nuovo modo di fare le cose.
E avete ragione.
Ma le persone resistono al cambiamento. Ecco perché la gestione del cambiamento comporta anche il riconoscimento e la comprensione delle ragioni della resistenza, il superamento delle resistenze e l'acquisizione da parte dei dipendenti.
Le persone non resistono al cambiamento. Resistono a essere cambiate!
Peter Senge, scienziato e autore
È utile essere strategici nel guidare la propria organizzazione o il proprio team in questo periodo. Ecco come fare:
- Con il giusto equilibrio di forza, fermezza, fiducia ed empatia, potete concentrarvi su ciò di cui il vostro team ha bisogno per trarre beneficio e non per bruciarsi a causa del cambiamento
- Quando conducete con successo la gestione del cambiamento, mantenete i livelli di produttività, la lealtà e la fiducia. Trasformare il cambiamento in un'opportunità di crescita
- I leader migliori usano il cambiamento per sviluppare legami più profondi tra il team e l'organizzazione
Cosa succede, invece, se non si riesce a pensare in modo critico alla gestione del cambiamento? L'opposto di quanto descritto sopra: morale basso, lealtà danneggiata, diminuzione della produttività e lo stress derivante dall'incertezza e dalle esigenze di adattamento non soddisfatte.
Le 3 C di una leadership efficace attraverso il cambiamento
Guidare il cambiamento significa comunicare il "che cosa", cioè che cosa deve cambiare, e che cosa significa per la routine quotidiana dei dipendenti e per i loro KPI complessivi. Ma il "perché" è altrettanto importante. E questo ci porta alle tre C di una leadership efficace nel cambiamento .
Le tre C della leadership del cambiamento possono essere lette come "chiaro-compellente-credibile", "comunicazione-collaborazione-impegno" o "chiarezza-coraggio-impegno" Sebbene tutti questi elementi siano importanti, noi diremmo che sono necessari chiarezza, consenso e consultazione.
Chiarezza
È più probabile ottenere l'adesione dei dipendenti quando il team comprende le motivazioni alla base del cambiamento organizzativo. State chiedendo loro di affrontare tutte le difficoltà di una routine diversa, di sistemi in evoluzione o di una serie di obiettivi nuovi di zecca: il minimo che possiate fare è spiegare loro il perché. Se possibile (e vero), dite loro in che modo l'esito positivo del cambiamento andrà a loro vantaggio.
**Cerchiamo di capire meglio con un esempio
Immaginate di essere a capo di un'azienda di vendita al dettaglio e di passare a un'altra piattaforma di e-commerce. Naturalmente, i team che vanno dagli acquisti al marketing, dalla finanza al servizio clienti devono familiarizzare con la piattaforma. Sembra una gran seccatura per nulla.
Ma cosa succederebbe se **spiegaste in che modo il passaggio sarebbe vantaggioso per ogni team?
La promessa di una migliore gestione dell'inventario aiuterebbe il team di approvvigionamento a visualizzare il cambiamento in modo positivo, accogliendo la piattaforma invece di opporre resistenza.
Allo stesso modo, gli addetti al marketing saranno meno resistenti agli strumenti che li aiutano a Da fare con maggiore velocità ed efficienza. E quale team del servizio clienti non si sentirà incoraggiato dalla prospettiva di un minor numero di intoppi al check-in e di una riduzione delle lamentele dei clienti, dopo la raffica iniziale di query su questioni come "Dove posso trovare la mia cronologia degli acquisti nel vostro nuovo layout del negozio?"
Assicuratevi di condividere i KPI e le roadmap con i team e i singoli individui, in ordine alle vostre aspettative. Questo non solo formalizza le vostre aspettative, ma offre al team una risorsa a cui fare riferimento ogni giorno.
Consenso
Si parla sempre di resistenza al cambiamento, ma sicuramente il team si è rivolto a voi chiedendo un cambiamento (ad esempio, "prendiamo questo strumento di automazione").
La morale della storia? Le persone accolgono i cambiamenti che propongono. Quindi, perché non appoggiarsi a questa nozione mentre guidate il vostro team attraverso il cambiamento?
Ove possibile, invitate i team e gli individui a guidare, informare e far parte del processo di cambiamento in qualsiasi capacità sia possibile. Iniziate a parlare con loro fin dalle prime fasi dell'ideazione, piuttosto che dopo il fatto.
Nell'esempio precedente, ad esempio, cosa succederebbe se i leader dell'azienda di e-commerce organizzassero una riunione prima di scegliere una nuova piattaforma? Immaginate che chiedano ai team quali sono le loro principali preoccupazioni e poi tornino indietro, citando la piattaforma come soluzione alle difficoltà dei dipendenti.
Improvvisamente, il team sente un senso di responsabilità e di investimento nel cambiamento organizzativo. Hanno chiesto miglioramenti e l'organizzazione ha agito per alleviare le loro difficoltà.
Naturalmente, non sempre si ha la possibilità di coinvolgere l'intero team in alcune decisioni. Ad esempio, se avete semplicemente bisogno che i team completino azioni specifiche perché è fondamentale per la conformità? Non è possibile coinvolgere il team in una decisione del genere. In queste situazioni ci si affida alla prima C, cioè alla chiarezza.
💡Pro Tip: La presentazione di scenari del tipo "cosa succederebbe se non facessimo questo" può creare consenso, anche in caso di decisioni unilaterali guidate da regolamenti o obblighi.
Ad esempio, si possono evidenziare esempi di come la non conformità possa risultare in multe o perdita di reputazione. In questo modo, anche se il vostro team non ha preso parte alla decisione, siete tutti d'accordo sulla strada da seguire.
Consultazione
Siate a disposizione del vostro team per una consultazione durante la fase di processo di controllo delle modifiche .
In dipendenza delle dimensioni della vostra organizzazione, potreste anche voler potenziare dei "campioni del cambiamento" interni capaci (usate un termine simile) per assistere i team e gli individui che hanno domande o si trovano bloccati.
Nell'esempio della migrazione della piattaforma di e-commerce di cui sopra, i leader potrebbero voler nominare un team di persone che hanno lavorato con la piattaforma a cui si intende passare, in precedenti incarichi. In alternativa, si può trattare di persone che hanno maggiore confidenza con la piattaforma perché sono state scelte per un'introduzione speciale con il fornitore o per qualsiasi altro motivo.
In un contesto più ampio, se l'organizzazione non è in grado di affrontare il cambiamento, il lavoro con un consulente esterno può aiutare a evitare le insidie di un approccio sbagliato.
Se siete preoccupati per la spesa incrementale, considerate il costo dell'assunzione di un consulente rispetto al prezzo da pagare per non fare le cose per bene.
Si può anche considerare l'impatto che queste ottimizzazioni avranno su costi, ricavi e redditività. Improvvisamente, pagare una frazione dei potenziali risparmi o guadagni per terminare bene il lavoro potrebbe non sembrare una cattiva idea. Detto questo, Da fare i conti e conoscere i propri compromessi.
Non si può insistere troppo sull'importanza delle 3 C per guidare il cambiamento. Quando si guida il cambiamento con chiarezza e consenso e si rimane a disposizione per consultazioni, si guida il cambiamento in modo efficace: diventa facile trasferire la visione della leadership a coloro che la eseguono.
💡Pro Tip: Anche se potrebbe essere necessario delegare i compiti di consultazione, rimanete aperti e disponibili, dedicando tempo e aiutando il vostro team a sentirsi visto e valorizzato in questo momento. Non è detto che abbiate sempre tutte le risposte, ma il team vede che vi impegnate a trovare le risposte insieme. Il segno di un vero leader è la capacità di mantenere la propria posizione anche in mezzo al dissenso. Da fare, inoltre, nell'interesse dell'organizzazione. Non perdetelo mai di vista.
Passaggi, abilità e strategie chiave per guidare attraverso il cambiamento
La sezione precedente vi ha fornito la mentalità necessaria per affrontare il cambiamento con esito positivo. In questa sezione parliamo esattamente di ciò che dovete Da fare. Iniziamo con l'esaminare i cinque passaggi per condurre iniziative di cambiamento con esito positivo, guidati dalle indicazioni sulla mentalità che abbiamo trattato nella sezione precedente.
$$$a Passaggio 1: annunciare una visione chiara del cambiamento organizzativo
Potete iniziare l'annuncio con un'email e farlo seguire da una riunione (o adottare l'approccio inverso). In ogni caso, offrite i dettagli del cambiamento insieme a una spiegazione. Durante la comunicazione, cercate di stabilire tutta la chiarezza e il consenso di cui abbiamo parlato.
Questa comunicazione deve suonare forte, sicura e decisa. Ma non dimenticate di rileggere l'email (o il discorso sul piano) per assicurarvi che abbia abbastanza sentimento. Portate entusiasmo ed empatia nella conversazione, a seconda del contesto.
💡Pro Tip: Utilizzate **ClickUp Brain assistente di scrittura IA come partner per il brainstorming nella creazione di questa comunicazione e per assicurarsi che il messaggio e il tono siano quelli giusti!
Passaggio 2: aprire la parola a domande e commenti
la domanda "Allora, cosa ne pensiamo?" è un buon modo per iniziare se avete fatto l'annuncio in una riunione.
Sondaggi e questionari possono seguire email e altri moduli di comunicazione di testo (possono essere anonimi). Inviate sondaggi verbali a persone fidate e incoraggiatele a fare lo stesso nei loro team e reparti.
Questo sembra scoraggiante e non sarà facile quando si riunirà il dissenso. Ma consideratela come un'opportunità di dialogo aperto, un'occasione per mettere a tacere i dubbi
È un forum in cui sentirete parlare delle esigenze di adeguamento, in modo da poter prendere provvedimenti. È un'occasione per capire le ragioni della resistenza e trovare il modo di superarla . È anche il momento di ottenere il consenso mostrando i risultati meno che desiderabili della mancata trasformazione.
💡Pro Tip: Volete aiutare le persone a darvi il loro feedback sincero? Create sondaggi anonimi in modo che i dipendenti possano esprimere le loro paure e i loro dubbi senza esitazioni. Moduli ClickUp aiuta a creare sondaggi personalizzati e a raccogliere input in modo efficiente.
Passaggio 3: delineare cosa succede dopo
Presentatevi alla riunione o al messaggio di annuncio del cambiamento con un piano dettagliato di ciò che accadrà in seguito.
Certo, è possibile che in alcuni tipi di trasformazione ogni reparto viva il cambiamento in modo unico e abbia di conseguenza un piano d'azione unico.
Tuttavia, è probabile che la maggior parte degli elementi d'azione di individui, team e dipartimenti abbiano un impatto e un effetto reciproco. Prendete tempo per capire quali parti del piano devono essere discusse nelle riunioni a livello di organizzazione e quali possono essere delegate alla comunicazione a livello di dipartimento e di team.
Questa è un'opportunità per costruire la fiducia e dissipare i dubbi e le paure che accompagnano i cambiamenti. Quando il piano sembra solido e fattibile, è probabile che il team si senta meno stressato.
Ricordate di sottolineare le sequenze temporali, mantenendole il più possibile realistiche per evitare di creare inutili attriti. Mantenete un margine per i ritardi.
Passaggio 4: affrontare la resistenza sostenuta
Non tutti si esprimeranno alla riunione a livello di organizzazione. Potreste ottenere un feedback affidabile da sondaggi e inchieste, ma molto del sentimento genuino del team emergerà probabilmente nelle conversazioni.
È qui che entrano in gioco i "campioni del cambiamento", i capi reparto e i gestori del team. Non solo dovrebbero delineare le aspettative, gli elementi d'azione e le risorse a livello di team e di singolo individuo in merito al cambiamento, ma anche semplicemente chattare.
Chiedete alle persone come si sentono davanti a un caffè (o a una pizza?) con il team. Accogliete i commenti sinceri. Invitate le persone a chiedere un po' di tempo da sole se hanno domande che sono timide a fare o opinioni che sono preoccupate di esprimere.
Quando incoraggiate il team a impegnarsi nel dialogo post annuncio, sottolineate la necessità di rispetto reciproco ed empatia in queste conversazioni.
Passaggio 5: Contare ogni vittoria
Nel turbinio di elementi da spuntare sul massiccio piano di trasformazione presentato al passaggio 3, è naturale tenere gli occhi sul premio (e il piede sull'acceleratore). Detto questo, trovate il tempo per riconoscere e celebrare le attività cardine Applaudite i risultati ottenuti. Esprimete apprezzamento. Offrite loro una torta.
**Leggete di più: Teams per motivare il vostro team
E i team remoti?
Se avete un team remoto o ibrido, seguite tutti i passaggi sopra descritti, ma insistete su telefonate di controllo individuali e amichevoli. Si può imparare molto dal tono di voce di una persona e ancora di più da un'interazione a tu per tu. Incoraggiate le persone ad accendere le telecamere per le riunioni online o almeno mettete la vostra faccia là fuori per condividere la genuinità dei sentimenti che abbiamo descritto nel primo passaggio.
Prima di uscire, preparatevi bene
Guidare un cambiamento è scoraggiante, ed è qui che essere preparati può essere d'aiuto.
È buona norma che i leader del cambiamento dedichino del tempo a pianificare la comunicazione (fino a ogni parola di un'email o di un discorso), concentrandosi sull'ascolto (e non solo sull'udito), mettendosi nei panni del proprio team e organizzandosi.
Comunicazione
le strategie di comunicazione trasparente sono fondamentali per guidare il cambiamento. Pianificate la serie di email, discorsi e messaggi chiave che intendete inviare. Mantenete le cose oneste, semplici e al punto. Offrite una visione chiara e fatti relativi alle iniziative di cambiamento proposte, invece di fare retorica.
Leggi anche: Libri per migliorare le vostre capacità di comunicazione
Capacità di ascolto
Come leader, è probabile che siate già dei buoni ascoltatori. Ora è il momento di sfruttare questa capacità più che mai. È questo il senso del secondo passaggio del processo di cambiamento (e della componente di consenso delle 3 C).
Intelligenza emotiva
Un QE elevato è sempre più importante per una buona leadership, anche quando si tratta di attività aziendali. Leggete online e iscrivetevi a risorse gratuite che vi aiutino ad affinare queste capacità. L'intelligenza emotiva aiuta a percepire le emozioni non espresse e a rispondere di conseguenza.
**Per saperne di più L'intelligenza emotiva nel lavoro
Organizzazione delle attività
Utilizzare uno strumento di gestione del cambiamento per snellire il processo, monitorare lo stato di avanzamento e consentire la collaborazione durante le iniziative di cambiamento.
Qui, software di gestione del cambiamento come ClickUp può aiutare a consolidare tutte le attività di gestione del cambiamento su un'unica piattaforma.
Documenti ClickUp
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è facile rendere il piano di cambiamento collaborativo con ClickUp Docs_
Con Documenti ClickUp il team può creare, condividere e collaborare ai documenti in tempo reale. Questo semplifica il processo di compilazione e aggiornamento di briefing di progetto, note di riunione, documenti strategici e altri documenti che possono contribuire al progetto di transizione.
È possibile centralizzare attività, collegamenti e commenti aggiungendoli direttamente a questi documenti.
I leader del cambiamento amano ClickUp Docs perché consente loro di:
- Creare nuove risorse con facilità utilizzando modelli già pronti
- Condividere istruzioni, idee e commenti e ritornare su di essi quando necessario
- Invitare tutti a condividere i propri pensieri
Lavagne online ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Whiteboards-7-1400x934.png Lavagne online di ClickUp /%img/
le lavagne online di ClickUp offrono una piattaforma per incanalare le idee nell'azione_
Con Lavagne online ClickUp clickUp Whiteboards, grazie alle sue funzionalità/funzione, consente di monitorare gli sprint di gestione del cambiamento e di invitare il team a dare il proprio contributo sul percorso da seguire. È possibile creare più lavagne online e persino invitare utenti ospiti dei team dei fornitori o dei client ad accedere alle lavagne quando necessario.
Le lavagne online di ClickUp piacciono perché consentono di:
- Scambiare idee proprio nel luogo in cui si svolge il lavoro
- Coinvolgere team esterni
- Trasformare le idee in azioni con facilità
ClickUp Clip
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eliminate la confusione e gli errori con le istruzioni video di ClickUp Clips
Collaborare è meno dispendioso in termini di tempo e molto più veloce con ClickUp Clip che consente di registrare lo schermo, di clipare le informazioni chiave e di condividere questi clip con il team. È possibile condividere istruzioni e nuovi modi di Da fare con completa chiarezza, in modo che i team possano accedervi a loro piacimento.
Gli utenti di ClickUp apprezzano questa funzionalità/funzione perché consente loro di:
- Mostrare, piuttosto che raccontare, eliminando la confusione e gli errori di traduzione
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Utile anche: Le 3 fasi di una gestione fluida del cambiamento
Iniziare bene con modelli precostruiti
ClickUp vi assiste anche con risorse utili, tra cui i seguenti modelli di gestione del cambiamento che aiutano a pianificare e ad avviare il processo.
Modello di lista di controllo per la gestione del cambiamento di ClickUp
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Un ottimo modo per dare il via alle iniziative di cambiamento è una lista di controllo Modello di lista di controllo per la gestione del cambiamento di ClickUp può essere utile.
Questo modello di pianificazione consente di identificare gli obiettivi del cambiamento, di delineare i processi e i protocolli pertinenti, di preparare i team alla transizione e di monitorare lo stato di avanzamento di ciascun passaggio del processo di gestione del cambiamento.
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Questo pianificatore vi aiuta a delineare tutti i passaggi e le risorse necessarie per un esito positivo del cambiamento, a creare una Sequenza e un budget attuabili con sicurezza e a tenere tutti informati su ciò che sta accadendo e perché.
Modello di piano semplice per la gestione del cambiamento di ClickUp
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Questo modello vi aiuta a iniziare con un piano attuabile anche se non avete mai usato uno strumento di pianificazione e gestione del progetto, a creare un piano, a monitorare le modifiche e a identificare i problemi in modo efficace, nonché a creare e modificare le sottocategorie per adattarle al contesto unico del vostro progetto.
Preparatevi a gestire il cambiamento come un leader
Guidare il cambiamento non deve essere un esercizio doloroso per voi e per il vostro team, anche se comporta sfide e problemi di adattamento temporanei.
Un approccio calcolato, una comunicazione coerente, un ascolto sincero e la presentazione al team del quadro generale possono aiutarvi a gestire il cambiamento con il minimo attrito.
Inoltre, preparatevi a riunire le resistenze con empatia e apertura e tenete conto del fatto che potreste dover incontrare individualmente i contrari, rispondere alle domande e ottenere l'allineamento.
Più di ogni altra cosa, immergetevi nel cambiamento armati di un piano e di una piattaforma, come ClickUp, che vi aiuti ad attuarlo alla perfezione. State per intraprendere un cambiamento nel prossimo futuro? Iscrivetevi alla piattaforma di gestione del cambiamento di ClickUp gratis, e iniziate a mettere in fila le cose per iniziare alla grande.