Avete mai usato Microsoft Word e vi siete chiesti se potesse scrivere i vostri contenuti al posto vostro? Da fare con lo strumento di IA di Microsoft, Copilot!
Le funzionalità/funzione di Microsoft Copilot sono davvero eccezionali quando lo strumento è abbinato a Word. L'assistente IA, basato su ampi modelli linguistici, è in grado di scrivere i contenuti, perfezionarli, tradurli, generare riepiloghi e persino convertire le informazioni in tabelle e grafici! Da fare con pochi prompt in linguaggio naturale. Questo strumento può essere davvero utile per snellire il vostro processo creativo.
Tuttavia, l'accoppiata Microsoft Copilot e Word può presentare una curva di apprendimento un po' difficile da superare. Abbiamo un paio di modi per iniziare facilmente a usare Copilot sui vostri documenti Word.
Utilizzo di Microsoft Copilot in Word: Guida passo passo
Esistono tre modi per attivare Copilot in Word, il più semplice dei quali è un semplice scorciatoia da tastiera.
Metodo 1: avvio rapido con il pulsante Copilot sulla barra degli strumenti
Passaggio 1: Per iniziare a usare Microsoft Copilot in Word, accedere al proprio account Microsoft e cercare l'icona Copilot sulla barra multifunzione o sulla barra degli strumenti in alto a destra della finestra di Word
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Passaggio 2: Fare clic su questo pulsante per attivare Copilot **Passaggio 3: una volta attivato, Copilot offre assistenza e suggerimenti in base alle necessità
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via Microsoft Copilot
nota: sebbene questo metodo sia incredibilmente semplice e faccia risparmiare tempo, potrebbe non essere disponibile con le versioni più vecchie di Microsoft Word
Metodo 2: Accesso a Copilot con il tasto destro del mouse
Passaggio 1: Iniziare aprendo un documento Word Passo 2: Fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi del documento per visualizzare il menu Opzioni Fase 3: Cercare l'opzione "Suggerimenti Copilot" o un'opzione simile all'interno del menu **Passaggio 4: fare clic sull'opzione per iniziare a usare Copilot
Metodo 3: Scorciatoia da tastiera per un accesso rapido
Passaggio 1: Attivare Copilot in un attimo utilizzando uno scorciatoia da tastiera. Innanzitutto, iniziare con un qualsiasi documento Word Passo 2: Premere contemporaneamente le chiavi Win + C sulla tastiera
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via Microsoft Copilot
Passaggio 3: Il vostro
è pronto a scrivere
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via Microsoft Copilot
Limiti dell'uso di Copilot in Word
Ora sapete come utilizzare Microsoft Copilot in Word.
Ma ecco il problema: è possibile che manchi l'icona di Microsoft Copilot in Word. Se vi chiedete il motivo, il colpevole potrebbe essere la vostra licenza Microsoft 365.
Per accedere a Copilot in Word, è necessario disporre di un piano con licenza esistente associato al proprio account Microsoft, come Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Premium o altri. Se non siete sicuri del vostro piano o avete bisogno di abilitare Copilot in Word, contattate il reparto IT o l'amministratore di Microsoft 365 della vostra organizzazione.
Tuttavia, anche dopo aver ottenuto il via libera alla licenza, un paio di altri fattori possono ostacolarvi.
- Dipendenza dai dati: La sfida più grande con Copilot è questa: bisogna alimentarlo manualmente, poiché non può accedere a documenti esterni. Immaginate di provare a scrivere una reportistica sulle tendenze del settore senza avere accesso agli ultimi articoli di cronaca o ai documenti di ricerca. Questo finisce per portarvi via molto tempo e lavoro richiesto
- Problemi con i documenti complessi: Copilot può talvolta perdersi nella complessità dei documenti. Ad istanza, cercare di far riepilogare a Copilot una relazione finanziaria complessa, piena di numeri, grafici e immagini intricate può richiedere molto tempo
- Barriera linguistica: Sebbene Copilot stia migliorando nella comprensione e nella risposta in diverse lingue, non è ancora fluente in tutte
- Amnesia della cronologia delle chat: Il migliori strumenti di IA sono in grado di tenere il passo con interazioni multiple. Tuttavia, Copilot ha una memoria corta. Non è in grado di ricordare le conversazioni precedenti, il che può essere frustrante quando si devono ripetere le stesse informazioni più volte
- Errori e tempi di caricamento: Più complesse sono le attività, più lenta è la risposta e più alta è la possibilità di errori. Immaginate di cercare di riepilogare/riassumere un lungo documento legale, per poi vedere Copilot andare in time out prima di aver finito
Se trovate questi problemi frustranti, dovreste cercare di utilizzare
e Copilot.
ClickUp Brain: L'alternativa avanzata a MS Copilot e Word
Copilot potrebbe essere un passaggio nella giusta direzione per il vostro team per lavorare insieme all'IA, soprattutto se utilizzate altre applicazioni Microsoft. Tuttavia, ha i suoi limiti.
Si può pensare di utilizzare strumenti di IA più efficienti come alternativa a Copilot. Esistono soluzioni facili da usare, ricche di funzionalità e che aiutano a collaborare con il team in tempo reale.
Riunite ClickUp Documenti e ClickUp Brain -gli unici due strumenti di cui avrete bisogno per
collaborare in modo efficiente ai documenti
all'interno del team.
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Documentate e condividete file importanti con i membri del vostro team con ClickUp Teams
Immaginate un mondo in cui il vostro team possa creare, modificare e condividere documenti in tempo reale senza dover aspettare che un'altra persona completi le modifiche.
dà vita a questa visione.
Grazie a funzionalità/funzione come la modifica in tempo reale, il rilevamento della collaborazione e l'attribuzione dell'autore, ogni membro del team rimane al corrente.
Ecco le funzionalità/funzioni chiave di ClickUp Documenti
- Modifica in tempo reale: Entrate in un documento e modificatelo in diretta con i membri del vostro team
- Rilevamento della collaborazione: Rileva immediatamente chi sta visualizzando, commentando o modificando il documento
- Attribuzione degli autori: Individuare facilmente chi ha contribuito al documento
- Sincronizzazione in tempo reale: Guarda i tuoi aggiornamenti apparire istantaneamente su tutti i tuoi dispositivi
- Nesting: Organizza il contenuto dei documenti con una chiara gerarchia
- Relazioni: Collegate i documenti alle attività e ad altri contenuti rilevanti senza soluzione di continuità
- Correzione di bozze e annotazioni: Aggiungere feedback direttamente alle immagini e ai PDF senza problemi
- Commenti assegnati: Aggiungete commenti in qualsiasi punto del documento e assegnateli alle persone interessate. Condivisione di immagini, collegamenti e video direttamente nei commenti
- Importazione/Esportazione: Trasferimento senza problemi di documenti da Evernote, Documenti Google o Word
- Indice Google: Rendi i tuoi documenti condivisi pubblicamente facilmente reperibili attraverso la ricerca su Google
- Assistente di scrittura IA: Lascia cheIA vi aiuti a generare testo,riepilogare/riassumere documenti, parafrasare e riformattare contenuti
- Creazione di contenuti: Assistenza nella stesura di qualsiasi cosa, dai brief ai testi di marketing, alle descrizioni dei prodotti e ai post sui blog
- Modelli personalizzabili: risparmiate tempo e lavoro richiesto grazie a una serie di modelli in continua crescita modelli di documenti pre-costruiti per qualsiasi cosa, dai contratti alle revisioni delle prestazioni, dai wiki ai PRD
- Integrazione con il project management: Mantenere tutto organizzato con connessione dei documenti ai progetti
Per comprendere appieno il peso di queste funzionalità/funzione, vediamo come ClickUp Docs e ClickUp Brain possono aiutarvi in determinate situazioni.
Scenario 1: Padroneggiare le note delle riunioni
In qualità di project manager che si destreggia tra più progetti e riunioni consecutive, dovete affrontare la sfida di tenere traccia di tutte le discussioni e degli elementi di azione di ogni riunione.
La soluzione? ClickUp AI, un sistema di gestione delle note di riunione funzionalità/funzione di presa di note .
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Convertire le note delle riunioni in diverse lingue con ClickUp Brain
Ecco come funziona.
Immaginate di trovarvi in una riunione di progetto cruciale con diverse parti interessate. Mentre tutti discutono i punti chiave e le decisioni..
registra tutto in tempo reale, mentre ClickUp Brain genera una trascrizione dalla registrazione utilizzando le sue funzionalità di Riconoscimento automatico del parlato (ASR).
Non dovrete più affannarvi a scrivere note o preoccuparvi di perdere informazioni vitali. ClickUp Brain distingue anche gli oratori, garantendo un'attribuzione accurata delle idee.
Al termine della riunione, ClickUp Brain riepiloga/riassume la discussione, evidenzia gli elementi di azione e fornisce un riepilogo conciso della riunione, che può essere esportato come documento ClickUp.
Inoltre, aggiungendo questo, Da fare tutto questo in **molte lingue!
Scenario 2: semplificare la documentazione tecnica
In qualità di sviluppatori che lavorano a un progetto software complesso, avete difficoltà a creare e mantenere una documentazione tecnica dettagliata. ClickUp Documenti Funzionalità IA per la documentazione tecnica possono essere molto utili in questo caso.
Ecco come funziona.
Supponiamo che dobbiate documentare una nuova API che avete sviluppato. Invece di passare ore a scrivere e organizzare manualmente i dettagli tecnici, utilizzate ClickUp Documenti.
Iniziate inserendo i vostri frammenti di codice e le configurazioni del sistema in un documento di ClickUp. ClickUp Brain, l'assistente IA integrato, analizza i vostri input e genera un documento tecnico dettagliato, con esempi di codice e spiegazioni.
ClickUp Brain garantisce la coerenza ed elimina gli errori, rendendo la documentazione chiara e professionale. È inoltre possibile collegare le attività e le spiegazioni pertinenti
dettagli del progetto all'interno del documento
.
In questo modo è facile condividere i documenti con il team, scegliendo tra un collegamento pubblico o privato.
Inoltre, il controllo di versione di ClickUp per i documenti aiuta i team a monitorare le modifiche e a ripristinare le versioni precedenti in caso di incongruenze, aggiungendo un livello di sicurezza ai documenti importanti.
Scenario 3: Creazione di contenuti di marketing
Se fate parte di un team di marketing che sta lanciando un nuovo prodotto, avete bisogno di aiuto per creare rapidamente materiali di marketing coinvolgenti e persuasivi. L'assistente di scrittura ClickUp AI di Documenti è il partner perfetto per questi casi d'uso.
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Producete contenuti di alta qualità in modo più semplice e veloce grazie all'assistente di scrittura e modifica ClickUp AI.
Ecco come lavora.
Supponiamo che il vostro team debba creare una serie di post per il blog, contenuti per i social media e descrizioni di prodotti per il lancio imminente di un prodotto.
Con ClickUp Documenti, si inizia inserendo le informazioni di base sulla produttività e i dettagli del target di riferimento. L'assistente di scrittura IA genera quindi bozze convincenti per ogni contenuto.
ClickUp Brain suggerisce frasi alternative, aiuta a trovare le parole perfette e assicura che il messaggio sia coerente e persuasivo. È inoltre possibile importare ed esportare facilmente i documenti, facilitando la collaborazione con gli altri membri del team.
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Coinvolgete i membri del team in ClickUp Teams assegnando loro dei commenti
Questo
migliora il processo di creazione dei contenuti
e garantisce la creazione di materiale di marketing di alta qualità che risuona con il pubblico.
Scenario 4: Migliorare le proposte di progetto
In qualità di consulenti che preparano una proposta di progetto per un potenziale client, dovete sviluppare una proposta dettagliata e persuasiva che si distingua. ClickUp Documenti può aiutarvi in questo.
Ecco come funziona.
Dovete creare una proposta di progetto che delinei gli oggetti, l'ambito e i vantaggi dei vostri servizi.
Su ClickUp Documenti si inizia con la stesura della proposta. Il processo è più veloce con
Modelli di prompt IA di ClickUp AI
. Inoltre, ClickUp Brain offre 100+ prompt basati sul ruolo che coprono molti casi d'uso frequenti.
È possibile collegare attività collegate, sequenze e piani di risorse direttamente all'interno del documento, fornendo una visualizzazione completa del progetto. Mentre perfezionate la proposta, l'assistente di scrittura ClickUp AI vi aiuta a migliorare il contenuto, assicurandovi che sia lucido e professionale.
La funzionalità/funzione di collaborazione in tempo reale consente di raccogliere il feedback del team e di incorporare istantaneamente le modifiche. Da fare, una proposta dettagliata e persuasiva che comunica efficacemente il vostro valore al client.
Scenario 5: Onboarding di nuovi membri del team
Immaginate di aver appena assunto un nuovo membro del team e di volerlo avviare rapidamente. Il processo di onboarding può essere semplificato grazie a ClickUp Documenti e a ClickUp Clip .
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Acquisizione e revisione delle registrazioni delle schermate con i partecipanti alle riunioni grazie a ClickUp Clip
Ecco come funziona.
Si crea un documento di onboarding completo in ClickUp Docs, che illustra tutto ciò che il nuovo assunto deve sapere. Il documento include le politiche aziendali, la struttura del team, le aspettative sul ruolo e i contatti importanti.
Grazie alla modifica in tempo reale di ClickUp, invitate il nuovo membro del team a leggere il documento. Mentre lo legge, può porre domande direttamente all'interno del documento e voi o altri membri del team potete rispondere immediatamente.
Questo elimina il tira e molla delle email e garantisce risposte rapide.
Il documento di onboarding è collegato anche ad altre risorse importanti, come video di formazione, brief di progetto e note di riunioni passate.
La funzionalità/funzione di ClickUp vi aiuta a organizzare questi collegamenti in modo gerarchico, facilitando la navigazione del nuovo assunto tra le informazioni.
Per non perdere nulla, collegate le attività al documento di onboarding. Ad esempio, le prime attività del nuovo assunto, come l'impostazione dell'email o il completamento della formazione obbligatoria, sono elencate e collegate al documento.
I nuovi assunti possono contrassegnare queste attività come completate direttamente dal documento e voi potete monitorare i loro stati senza alcuno sforzo.
Infine, gli strumenti di annotazione e correzione di bozze di ClickUp consentono al nuovo assunto di fornire un feedback sul processo di onboarding. Possono aggiungere commenti o suggerimenti per il miglioramento, aiutandovi a perfezionare l'esperienza di onboarding per le future assunzioni.
Scegliete uno strumento di IA che vi aiuti a lavorare in modo più intelligente
Microsoft Copilot e Word sono entrambi strumenti eccellenti (soprattutto il collaudato Word) che svolgono bene le loro funzioni.
Ma possono essere lenti da usare, soprattutto in un'impostazione di gruppo, dove si vorrebbe evitare di usare troppi strumenti per collaborare con il proprio team.
C'è poi il problema di molti modelli di IA di oggi che sembrano... beh, robotici (ironico, lo sappiamo). La mancanza di risposte umane può portare a contenuti ripetitivi.
Ma non tutti gli strumenti di IA devono essere così difficili da usare.
Strumenti come Teams Docs e ClickUp Brain funzionano molto bene in tandem con le altre funzionalità/funzione di ClickUp e sono un piacere da usare insieme al vostro team.
Ma non dovete fidarvi della nostra parola.
Ottenete gratuitamente un account ClickUp
oggi stesso per verificare di persona.