A metà del XX secolo, Toyota era una piccola casa automobilistica giapponese che lottava per competere con giganti del settore come Ford e General Motors. Per migliorare i suoi processi e la sua produttività, Toyota iniziò a fare benchmarking con i suoi concorrenti.
Toyota inviò degli ingegneri a visitare gli stabilimenti di produttività della Ford negli Stati Uniti. Hanno osservato e documentato i processi della catena di montaggio e le misure di controllo della qualità della Ford. Poi hanno migliorato questi processi per creare il Toyota Production System e sono diventati leader nel settore aziendale, probabilmente superando le aziende da cui hanno imparato.
Ecco quanto è potente il benchmarking. Quando si confrontano i propri lavori con quelli dei leader del settore e si applicano le loro pratiche, ci si predispone all'esito positivo.
In questo blog vengono illustrati diversi esempi di benchmarking e il modo in cui è possibile implementarli nella propria organizzazione. Perché quando ci si confronta con i migliori, il limite è il cielo! 🚀
Che cos'è il benchmarking?
Il benchmarking confronta i processi, le prestazioni, le metriche finanziarie e le pratiche della vostra organizzazione con quelle dei leader del settore o di altre aziende L'obiettivo è identificare le aree di miglioramento e migliorare le prestazioni.
L'analisi di benchmarking è fondamentale perché aiuta a comprendere la propria posizione competitiva, ad adottare le best practice e a promuovere il miglioramento continuo. Quando ci si confronta con i migliori concorrenti e con i leader del settore, li si usa come punto di riferimento per valutare le proprie operazioni aziendali e i propri risultati.
Da fare, è quasi inevitabile trovare lacune nelle prestazioni e nei processi. A quel punto, potrete adottare passaggi concreti e creare strategie per colmare tali lacune. Con il benchmarking costante, si crea un ciclo continuo di miglioramento dei processi e delle prestazioni aziendali complessive.
Diversi tipi di benchmarking con esempi
Benchmarking delle prestazioni
Il benchmarking delle prestazioni è la tecnica di benchmarking più comunemente utilizzata. Consiste nel confrontare le metriche di performance della vostra azienda con quelle dei vostri colleghi e concorrenti per identificare punti di forza, debolezze e opportunità di miglioramento.
Inoltre, aiuta a capire la propria posizione sul mercato. L'analisi dei dati dei concorrenti può fornire indicazioni sulle strategie di esito positivo e sulle efficienze operative.
Esempio: Un'azienda di vendita al dettaglio può confrontare la crescita delle vendite, i punteggi di soddisfazione dei clienti e i tassi di rotazione delle scorte con quelli dei principali concorrenti per identificare le aree di miglioramento delle operazioni e del servizio clienti. Pertanto, il benchmarking delle prestazioni comporta anche un elemento di benchmarking finanziario.
Per un benchmarking efficace, è necessario avere accesso a vari dati sulle prestazioni, quali:
- Metriche di performance finanziaria: Ricavi, margini di profitto
- Punteggi di soddisfazione dei clienti: Punteggio netto di promozione
- Metriche commerciali: Penetrazione di mercato, valore del contratto annuale, tasso di conversione, valore della vita del cliente (CLTV)
Per una valutazione approfondita delle vendite nella vostra organizzazione, potete anche monitorare i KPI commerciali come i traguardi commerciali, le vendite per rappresentante, la lunghezza del ciclo di vendita, i nuovi contatti e le opportunità.
Analisi comparativa dei processi
Il benchmarking dei processi comporta una revisione interna o esterna dei processi e dei sistemi aziendali.
Vi aiuta a identificare le best practice utilizzate dalle aziende leader per ottenere prestazioni superiori. Quindi, è possibile migliorare i propri processi di conseguenza per ottenere vantaggi competitivi.
Esempio: Un'azienda manifatturiera può esaminare l'efficienza del suo processo produttivo confrontando i suoi processi di produzione con quelli di produzione kPI di gestione del prodotto con un concorrente leader noto per le pratiche di produzione snella. L'azienda analizza la durata dei cicli, i tassi di difettosità e i costi di produzione per identificare le opportunità di ottimizzare i processi.
Per un benchmarking efficace dei processi, è necessario avere accesso ai seguenti dati di gestione dei processi:
- Dati interni dettagliati: Flussi di lavoro, durata ciclo e metriche di performance
- Dati esterni: Benchmark di settore o dati sui processi della concorrenza
- Fonti di informazione: Reportistica di settore, studi di benchmarking collaborativi o partnership con organizzazioni di benchmarking
Benchmarking strategico
Il benchmarking strategico consiste nel confrontare la vostra strategia aziendale con quella dei leader del settore per identificare le lacune e imparare dalla loro crescita ed esito positivo.
Allinea i vostri obiettivi strategici con le best practice del settore per aiutarvi a rimanere competitivi.
Esempio: Una startup tecnologica confronta la propria strategia con quella dei leader del settore kPI di marketing e le strategie di espansione con aziende di esito positivo come Apple o Google. Analizzando le proprie decisioni strategiche, la startup identifica le aree in cui perfezionare la propria strategia, come lo sviluppo dei prodotti, gli approcci di marketing e i piani di espansione globale.
Per il benchmarking strategico è necessario avere accesso ai seguenti dati:
- Piani e documenti strategici: Piani aziendali, strategie di crescita e analisi della concorrenza
- Dati dei leader di settore: Casi di studio, report annuali e analisi strategica dei leader di settore
- Quadri di benchmarking: Analisi SWOT, analisi PESTEL
- Approfondimenti degli esperti: Reportistica, white paper di settore e articoli sulla leadership di pensiero
Benchmarking delle funzioni
Il benchmarking funzionale consiste nel confrontare le funzioni e le operazioni interne con gli standard del settore per identificare le aree di miglioramento.
Aiuta a migliorare funzioni specifiche identificando le inefficienze e adottando le best practice del settore. Può migliorare le prestazioni, risparmiare sui costi e utilizzare meglio le risorse nelle aree operative chiave.
Esempio: Il reparto Risorse Umane di un'azienda confronta il proprio processo di assunzione con gli standard del settore, analizzando i tempi di assunzione, il costo per assunzione e i tassi di mantenimento dei dipendenti. Questo confronto aiuta l'azienda a ottimizzare il processo di assunzione e ad adottare le best practice.
Per il benchmarking funzionale, è necessario accedere ai dati delle funzioni interne seguenti:
- Metriche dettagliate sui processi attuali: Flussi di lavoro, metriche delle prestazioni dei dipendenti, tempi di consegna, tempi di inattività e tempi di attività
- Standard e benchmark del settore: Dati comparativi provenienti da reportistica di settore, associazioni professionali e database di benchmarking
- Strumenti analitici: L'utilizzo di software qualiClickUp per la mappatura dei processi, l'analisi delle prestazioni e gli studi di benchmarking
- Consulenze di esperti: Approfondimenti da parte di esperti del settore, consulenti e reti professionali
Benchmarking interno
Nel benchmarking interno, si confrontano diversi gruppi, team e processi all'interno della propria azienda per identificare le best practice e le aree di miglioramento.
Consente alle organizzazioni di sfruttare meglio gli esiti positivi e le operazioni interne, promuovendo coerenza ed efficienza.
Esempio: Una grande catena di vendita al dettaglio confronta le performance commerciali e le metriche del servizio clienti nelle varie posizioni dei suoi negozi. L'identificazione dei negozi più performanti aiuterà la catena a replicare le pratiche di esito positivo in altre posizioni per migliorare le prestazioni complessive.
Per il benchmarking interno, è necessario accedere ai dati delle funzioni interne seguenti:
- Dati interni dettagliati: Documentazione e flussi di lavoro dei processi, feedback e punteggi di soddisfazione dei clienti, valutazioni delle prestazioni dei dipendenti
- Strumenti e metodi di benchmarking: Dashboard delle prestazioni, sondaggi interni e strumenti di feedback, software di analisi e mappatura dei processi
- Piattaforme di comunicazione e collaborazione: strumenti per la condivisione delle conoscenze e la collaborazione, riunioni e workshop interdipartimentali
Benchmarking esterno
Il benchmarking esterno è un termine generale che indica il confronto tra le metriche di performance della vostra azienda, come ad esempio kPI del marketing di prodotto commerciali, ecc. con quelli di altre organizzazioni di nicchia o verticali simili, per identificare le aree di miglioramento e le best practice.
Questo fornisce una prospettiva più ampia sugli standard del settore e vi aiuta a osservare e applicare pratiche innovative che i vostri diretti concorrenti potrebbero seguire.
Esempio: Un provider di servizi sanitari confronta i propri punteggi di soddisfazione dei pazienti, i risultati dei trattamenti e i costi operativi con quelli dei principali ospedali regionali. Questo confronto aiuta a identificare le lacune e a implementare le best practice per migliorare i risultati di cura dei pazienti e l'efficienza operativa.
Per un benchmarking esterno efficace, è necessario accedere ai seguenti dati e reportistica:
- Accesso a dati comparativi: Reportistica di settore e studi di benchmarking, metriche delle prestazioni dei concorrenti, analisi di mercato e sondaggi
- Dati interni dettagliati: KPI di marketing dei prodotti, indicatori di performance finanziaria, documentazione sui processi e sui flussi di lavoro
- Strumenti e risorse di benchmarking: Strumenti analitici per il confronto dei dati, software per l'analisi di mercato e il monitoraggio delle prestazioni, accesso ai database di benchmarking del settore
Benchmarking competitivo
Il benchmarking competitivo consiste nel confrontare diversi gruppi, team e processi all'interno dell'organizzazione con i concorrenti per identificare punti di forza, debolezze e opportunità di miglioramento.
Analizzando le strategie e le prestazioni dei concorrenti, le aziende possono adottare le best practice, colmare i divari di prestazioni e migliorare la propria posizione sul mercato.
Esempio: Un'azienda di e-commerce confronta le sue kPI di notorietà del marchio come i follower, le condivisioni sui social e le menzioni del marchio, con quelli di un concorrente leader per trovare lacune e differenze. Dopo aver confrontato più KPI metriche di produttività del marketing l'azienda lancia campagne di sensibilizzazione migliori per raggiungere il pubblico di riferimento.
Per un benchmarking competitivo efficace, è necessario avere accesso ai seguenti dati e reportistica:
- Accesso ai dati dei concorrenti: Report di settore da fonti come Gartner, Forrester o IBISWorld, report finanziari e bilanci annuali dei concorrenti, casi di studio da pubblicazioni di settore o da società di ricerca
- Raccolta di dati interni: Metriche dettagliate sui tempi di risposta del supporto clienti, risultati dei sondaggi sulla soddisfazione dei clienti, documentazione dei processi interni e analisi dei flussi di lavoro
- Strumenti e software di benchmarking: Strumenti di confronto dati e monitoraggio delle prestazioni come ClickUp, strumenti di analisi di mercato come SEMrush o SimilarWeb
- Dati di rete e collaborazione: Appartenenza ad associazioni di settore (ad esempio, AMA, CMI), partecipazione a consorzi o gruppi di benchmarking (ad esempio, APQC)
Analisi comparativa delle migliori aziende della classe
Il benchmarking best-in-class, come suggerisce il nome, mette a confronto diversi gruppi, team e processi all'interno della vostra organizzazione con quelli considerati "best-in-class" in una funzione specifica, indipendentemente dal settore di appartenenza, per identificare best practice e standard di performance.
Potete imparare da questi leader e mantenere un vantaggio competitivo.
Esempio: Un team di marketing esegue il benchmarking dei propri KPI come il tasso di conversione, il tasso di abbandono e il tasso di upsell, rispetto a quelli di un'agenzia con le migliori prestazioni, nota per le sue strategie di marketing altamente innovative e virali. Sulla base dei risultati, il reparto migliora l'efficienza e la soddisfazione dei client.
Per un benchmarking efficace, è necessario avere accesso ai seguenti dati e reportistica:
- Dati sulle best practice: Studi di casi e report delle funzioni più performanti tra le organizzazioni, premi e riconoscimenti del settore (ad esempio, reparti di produzione eccezionali), pubblicazioni o whitepaper che evidenziano le best practice
- Raccolta di dati interni: Risultati dei sondaggi sulla soddisfazione dei clienti, dati sulle prestazioni interne e analisi dei flussi di lavoro
Indicatori chiave di prestazione nel benchmarking
Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) sono metriche specifiche legate agli oggetti strategici aziendali. Si tratta essenzialmente di dati che aiutano l'organizzazione a monitorare le prestazioni, identificare le tendenze e prendere decisioni informate.
Spesso si confondono le metriche con i KPI, ma c'è una chiara distinzione: mentre tutti i KPI sono metriche, non tutte le metriche sono KPI. Le metriche sono misure quantitative utilizzate per monitorare e valutare la qualità di specifici processi aziendali.
Leggete qui: KPI e metriche: Cosa sono e come monitorarli Per il benchmarking, è necessario disporre di KPI per confrontare le prestazioni aziendali all'interno dell'organizzazione o dei concorrenti.
Ecco alcuni KPI da monitorare:
Crescita dei ricavi: Misura l'aumento delle vendite commerciali di un'azienda in un periodo specifico
Crescita delle entrate = (entrate attuali-entrate precedenti) / entrate precedenti × 100
Margine di profitto: Indica la percentuale di ricavi che supera i costi
Margine di profitto = (profitto netto / ricavi) × 100
Net Promoter Score (NPS): Valuta la fedeltà dei clienti in base alla loro probabilità di raccomandare un'azienda
NPS = % promotori - % detrattori
Tasso di fidelizzazione dei clienti: Mostra la percentuale di clienti fidelizzati in un determinato periodo
Tasso di fidelizzazione dei clienti = ((Clienti finali-Nuovi clienti) / Clienti iniziali) × 100
Costo di acquisizione clienti (CAC): Calcola il costo di acquisizione di un nuovo cliente
CAC = Costi totali di acquisizione / Numero di nuovi clienti
Valore della vita del cliente (CLV): Stima il fatturato totale generato da un cliente nel corso della sua vita
CLV = Valore medio di acquisto × Frequenza di acquisto × Durata di vita del cliente
Esistono formule specifiche per ogni KPI, ma invece di calcolare queste metriche manualmente, è possibile utilizzare modelli predefiniti.
ClickUp offre diversi modelli, come ad esempio il modello Modello di monitoraggio KPI per aiutarvi a iniziare rapidamente. Questo modello include campi e visualizzazioni preconfigurati che consentono di risparmiare tempo e di garantire la coerenza del monitoraggio del tempo.
Modello di KPI di ClickUp
Questo modello dà visibilità allo stato di avanzamento del team verso gli obiettivi e consente al gestore del team di prendere decisioni basate sui dati. È possibile utilizzare questo modello per:
- Impostazione di obiettivi misurabili e raggiungibili conObiettivi con ClickUp* Organizzate le attività, monitoratele da vicino e condividete gli aggiornamenti con le parti interessate
- Monitorare le metriche nel tempo con strumenti di analisi automatizzati
- UtilizzareVista Gantt per monitorare le prestazioni e correggere la rotta se necessario
Usate ClickUp per rendere il benchmarking facile ed efficace
ClickUp è un robusto strumento di project management che aiuta a organizzare, monitorare e gestire le attività. A differenza dei tradizionali strumenti di project management che si concentrano solo sulla gestione delle attività, ClickUp offre altre funzionalità complete come Obiettivi, Teams e Campi personalizzati, oltre a diversi modi per visualizzare i dati aggregati e collaborare con il team e gli stakeholder.
Queste funzionalità/funzione aiutano a pianificare ed eseguire progetti confrontando varie metriche, rendendo ClickUp uno strumento eccellente per il benchmarking.
ClickUp si integra anche con i dati provenienti da diverse origini dati esterne, rendendo più facile il confronto e l'analisi delle prestazioni tra i diversi reparti aziendali. Con ClickUp è possibile stabilire parametri di riferimento chiari, allineare le attività per raggiungere tali obiettivi e monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale.
Il benchmarking in ClickUp può essere avviato in quattro semplici passaggi:
Passaggio n. 1: Impostazione di uno spazio dedicato
Questo vi aiuterà a organizzare le vostre attività di benchmarking. Lo spazio dedicato all'interno di ClickUp sarà un hub centrale per tutte le attività di benchmarking, i documenti e i dati.
Ecco come creare uno spazio dedicato in ClickUp:
- Creare un nuovo spazio: Andate nella sezione Spazi di ClickUp e create un nuovo spazio specifico per le attività di benchmarking.
creare spazi in ClickUp per gestire i progetti in modo centralizzato
- Organizzare con cartelle ed elenchi: Creare cartelle ed elenchi personalizzati all'interno di questo spazio per classificare i diversi progetti di benchmarking (ad esempio, finanziario, operativo, soddisfazione del cliente)
Passaggio #2: Definire gli obiettivi
Utilizzare Funzionalità di monitoraggio degli obiettivi di ClickUp per impostare, monitorare e raggiungere senza problemi i vostri obiettivi di benchmarking.
- Imposta obiettivi SMART: Assicuratevi che i vostri obiettivi siano Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Tempificati. Questa chiarezza contribuisce a un monitoraggio e a una valutazione accurati
- Creare obiettivi in ClickUp: Andate alla sezione Obiettivi di ClickUp e cliccate su "Nuovo obiettivo" Compilare i dettagli dell'obiettivo, compreso il nome, la descrizione, la data di scadenza e le metriche rilevanti
gestite tutti gli obiettivi del progetto in un unico posto con ClickUp Obiettivi
- Collegate le attività di ClickUp agli Obiettivi: Connessione di attività e progetti specifici agli Obiettivi per garantire che tutte le attività contribuiscano al loro raggiungimento. Questo crea un chiaro allineamento tra le operazioni quotidiane e gli obiettivi strategici
creare obiettivi specifici e monitorarne lo stato senza sforzo con ClickUp Obiettivi_
Passaggio #3: Monitoraggio dello stato
I campi personalizzati e le dashboard di ClickUp forniscono potenti strumenti per monitorare e analizzare i vostri stati.
- Creare campi personalizzati: I campi personalizzati consentono di monitorare i dati specifici relativi ai parametri di riferimento. Ad esempio, è possibile creare campi personalizzati per gli indicatori di prestazione chiave (KPI) come la crescita dei ricavi, i punteggi di soddisfazione dei clienti o l'efficienza della produttività
è semplice aggiungere valori monetari alle attività per tenere sotto controllo i budget dei progetti
- Creare dashboard completi: Utilizzare le dashboard di ClickUp per avere una panoramica del vostro stato. È possibile aggiungere widget per visualizzare i dati dei campi personalizzati, degli obiettivi e delle attività. Questa visualizzazione aiuta a identificare le tendenze, a individuare i problemi e a prendere decisioni informate
visualizzate lo stato dei progetti e le attività rimanenti nel vostro team o reparto con le dashboard di ClickUp 3.0_
- Automazioni della reportistica: Utilizzate le funzionalità/funzione di automazione di ClickUp per generare report periodici, assicurandovi di avere informazioni aggiornate sui vostri lavori richiesti senza interventi manuali
Passaggio #4: Aggiornare regolarmente la strategia di benchmarking
È essenziale mantenere il vostro processo di benchmarking dinamico e reattivo ai nuovi dati per raggiungere e superare continuamente i benchmark. Ecco come fare:
- Programmare revisioni periodiche: In ClickUp è possibile impostare attività ricorrenti o promemoria per rivedere regolarmente i dati di benchmarking. Da fare settimanalmente, mensilmente o trimestralmente
- Analizzare i risultati: Utilizzando i dati dei vostri dashboard e reportistica, potete identificare le aree in cui superate i benchmark e le opportunità di miglioramento
- Adattare obiettivi e strategie: Sulla base dell'analisi, modificate gli obiettivi e le strategie in base alle necessità. Potete ridefinire gli obiettivi, riallocare le risorse o modificare i processi per allinearli meglio ai benchmark
- Comunicare i cambiamenti: UtilizzareLa visualizzazione della chat di ClickUp per assicurarsi che tutti i membri del team siano aggiornati sulle modifiche apportate
Nella Vista Team è possibile assegnare elementi di azione menzionando i membri del team e condividendo i collegamenti ai progetti. All'interno della Chat View si ricevono anche notifiche, in modo da essere sempre al corrente di ciò che sta accadendo.
con ClickUp Chattare la comunicazione del team in un unico spazio e condividere aggiornamenti, collegare risorse e collaborare senza sforzo_
Avviare un benchmarking efficace con ClickUp
Tutti i tipi di benchmarking si basano su formule e dati specifici per essere efficaci. Eseguirli manualmente richiede ore ed è anche soggetto a errori. Ecco perché è necessario uno strumento di benchmarking solido come ClickUp.
ClickUp offre modelli di KPI, obiettivi e dashboard che consentono di monitorare e gestire i benchmark. Con ClickUp, potete automatizzare il processo di benchmarking e ottenere informazioni sui vostri stati. Utilizzate poi Vista Team per condividere facilmente i report con il vostro team e gli altri stakeholder.
Aumentate il vostro vantaggio competitivo sul mercato con il benchmarking; iscrivetevi gratis su ClickUp e inizia il tuo viaggio.