Lavorare con le liste di controllo è un modo eccellente per migliorare la produttività e la motivazione. Le liste di controllo aiutano a produrre lavori privi di difetti, suddividendo attività complesse in una serie di passaggi sequenziali facili da seguire.
Le liste di controllo aiutano anche a garantire la coerenza e la completezza di un'attività. La cosa migliore è che sono condivisibili, il che significa che chiunque si occupi dell'attività dopo di voi ha le stesse indicazioni per completarla.
Le liste di controllo sono un ottimo modo per scaricare dalla mente attività cruciali e metterle su carta in modo da ricordarsi di Da fare.
Molti strumenti, tra cui le app per le liste di controllo, i documenti Google, app per elenchi di cose da fare e altre ancora, sono disponibili online per creare liste di controllo personalizzate.
Optate per Documenti Google se volete uno strumento che vi aiuti a creare e condividere liste di controllo all'interno del vostro team per snellire il flusso di lavoro e aumentare la produttività.
Continuate a leggere per scoprire come creare facilmente liste di controllo su Google Documenti.
Come creare una lista di controllo in Google Documenti
La creazione di liste di controllo in Documenti Google aiuterà il vostro team a lavorare con informazioni aggiornate e coerenti. Ecco i tipi di liste di controllo che si possono creare su questa piattaforma.
- Liste di controllo interattive: Queste liste di controllo consentono di inserire caselle di controllo per gli elementi. Le caselle di controllo possono essere "spuntate" quando un elemento della lista di controllo è completato. L'elemento viene quindi visualizzato con un segno di spunta sulla pagina
- Creazione di liste di controllo da elenchi puntati: Se avete importato in Google Documenti un elenco puntato da un'altra fonte, come Fogli Google o un documento Word, potete convertirlo direttamente in una lista di controllo. Non è detto che sia interattivo, ma può avere delle icone statiche.
Scopriamo come creare una lista di controllo in Google Documenti.
Come inserire le caselle di controllo in Google Documenti
Ecco una guida con passaggi per inserire caselle di controllo in un elenco di elementi disponibili in Google Documenti per creare liste di controllo. Con questo metodo, gli elementi dell'elenco possono sembrare una lista di controllo, ma saranno comunque statici.
Passaggio 1: Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera che appaia la nuova casella di controllo.
**Passaggio 2: selezionare "Inserisci" dalla barra di navigazione dei Documenti Google.
Passaggio 3: Spostarsi sull'elemento della barra del menu "Caratteri speciali" e fare clic su di esso.
Passo 4: Nella finestra di dialogo aperta, inserire una parola chiave per il carattere speciale desiderato o disegnarlo nella casella di testo.
Passaggio 4: Nella casella della parola chiave, digitate "check" Potete anche disegnare un segno di spunta nell'area di disegno.
Passaggio 5: Una volta che l'interfaccia visualizza le caselle di controllo e i segni di spunta, è possibile selezionare il carattere speciale che si desidera visualizzare nell'elenco.
Ricordate che questi caratteri sono statici e non è possibile interagire con essi. Se volete creare una lista di controllo dinamica e collaborativa, vediamo come creare una lista di controllo interattiva in Google Documenti.
Leggi anche: 20 modelli gratis di elenchi di cose da fare di ClickUp
Creare una lista di controllo da elenchi puntati
I passaggi per creare un elenco puntato in Google Documenti differiscono leggermente da quelli per convertirlo in una lista di controllo. Ecco come crearne uno:
Passaggio 1: Scrivete le voci della lista di controllo una dopo l'altra, ognuna in una nuova riga (o se avete creato una lista di controllo in Excel e importarla da lì).
Passaggio 2: Selezionate tutto il testo tenendo premuto il cursore.
Passaggio 3: Andare all'icona dell'elenco puntato sulla barra degli strumenti situata nell'angolo in alto a destra della pagina e fare clic su di essa per convertire il testo in un ordinato elenco puntato.
Passaggio 4: A questo punto, spostarsi di nuovo sulla stessa icona dell'elenco puntato e fare clic sulla freccia a discesa accanto ad essa.
Passaggio 5: Noterete un altro menu a discesa chiamato "Menu lista di controllo": fate clic sulla freccia accanto.
Passo 6: Selezionate tra il barrato per gli elementi controllati e quello senza, secondo le vostre preferenze. Da fare: l'elenco puntato verrà convertito in una lista di controllo interattiva.
Passaggio 6: È possibile selezionare o deselezionare i box e la barratura apparirà se è stata selezionata quell'opzione dall'elenco del menu Elenco di controllo.
Creare una lista di controllo direttamente sulla pagina
On-page è un metodo scorciatoia veloce per convertire direttamente e rapidamente gli elenchi puntati in liste di controllo sulla pagina stessa. Questo metodo funziona meglio quando si dispone di un lungo elenco di elementi con voci annidate.
Lo scorciatoia consente di fare tutto lì per lì, senza dover navigare nella barra degli strumenti per trovare le opzioni giuste. Seguire le istruzioni riportate di seguito:
Passaggio 1: Importare l'elenco numerato o puntato in Google Documenti e assicurarsi che l'annidamento e l'ordine dell'elenco numerato sottostante siano corretti.
Passo 2: Una volta sistemato tutto, posizionare il cursore sul primo punto.
Passaggio 3: A questo punto, fare doppio clic sul punto per evidenziare tutti i punti contemporaneamente.
Passaggio 4: fare clic con il pulsante destro del mouse sul proiettile superiore una volta tutti i proiettili sono evidenziati. Si aprirà un menu nella pagina.
Passaggio 5: In questa barra di menu, noterete una singola casella di controllo proprio sotto le opzioni in stile elenco puntato: fate clic su di essa.
Passaggio 6: Si noterà che tutte le voci della lista di controllo sotto i punti evidenziati sono ora nel nuovo formato della lista di controllo.
**Ripetete lo stesso processo per tutti i livelli di elenchi puntati annidati nel vostro elenco per convertire tutto ciò che è presente nella pagina in un elemento della lista di controllo.
Questo metodo vi aiuterà a creare una lista di controllo interattiva che può essere controllata o deselezionata dalla pagina.
Leggi anche: Le 10 migliori app per la lista di controllo giornaliera per la produttività nel 2024
Limiti della creazione di una lista di controllo in Google Documenti
Google Documenti è un'eccellente piattaforma di collaborazione per chi utilizza l'area di lavoro Google. Tuttavia, presenta dei limiti per quanto riguarda le liste di controllo.
Le liste di controllo di Google Documenti non sono all'altezza degli standard di efficienza quando le attività sono complesse e più persone lavorano contemporaneamente al documento. Ecco cinque aree chiave in cui le liste di controllo su Google Documenti sono insufficienti.
- Limite di personalizzazione: L'unica vera scelta è se si desidera una barratura per gli elementi completati. A parte questo, gli stili delle liste di controllo sono tutti uguali. Questo potrebbe creare confusione quando si hanno più liste di controllo nello stesso documento che devono essere colorate per una migliore comprensione
- Nessuna assegnazione: Non è possibile assegnare separatamente le voci della lista di controllo ai membri del team. Potete scrivere i loro nomi in corrispondenza degli elementi di cui sono responsabili o taggarli usando i loro ID utente, ma questo non è un modo efficiente per richiamare l'attenzione di un partecipante su un elemento della lista di controllo. Soprattutto per le liste di controllo più grandi, in cui più persone lavorano insieme, è necessario un sistema di assegnazione delle attività più efficiente, che possa essere facilmente integrato con la lista di controllo stessa
- Liste di controllo statiche: La grafica intrinseca dei documenti Google è molto semplice. Non sono abbastanza interattivi (a parte la selezione o la deselezione delle Box) da renderli coinvolgenti per gli utenti. È necessario fornire un modulo di coinvolgimento dell'utente sull'interfaccia per mantenerlo motivato a scorrere la lista di controllo, cosa che potrebbe essere difficile da fare in Google Documenti
- Lungo processo di condivisione o esportazione: Il processo iniziale di condivisione di una lista di controllo con l'intero team dei membri è lungo. Questo perché l'interfaccia richiede di digitare gli ID di ogni membro del team che desidera lavorare sulla lista di controllo. Immaginate di dover digitare 10 o 20 ID di email! Inoltre, è necessario impostare l'accesso e i ruoli per ogni persona dell'elenco. Si tratta di un processo che richiede molto tempo e non è l'ideale per le liste di controllo
- Lungo processo per avviare le liste di controllo: Documenti Google è una piattaforma per documenti. Non è un formato dedicato alle liste di controllo. C'è un processo particolare quando si vogliono creare liste di controllo e diventa più complicato quando si crea una lista di controllo a più livelli. Non è possibile iniziare subito a creare liste di controllo in Google Documenti, perché c'è un lungo processo di avvio che può costare del tempo
Per questo motivo, lavorare con lista di controllo modelli per velocizzare la configurazione e la collaborazione.
Creazione di liste di controllo con ClickUp
Se desiderate un modo più efficiente e coinvolgente di lavorare con le liste di controllo, ClickUp ha l'offerta giusta.
ClickUp vi fornisce un intervallo di modelli di elenco che potete utilizzare per dettagliare i vostri impegni settimanali, giornalieri, di progetto o di lavoro attività Da fare . Queste liste di controllo sono adatte alla collaborazione e possono essere impostate immediatamente senza alcun ritardo.
Diamo un'occhiata.
Lista di controllo settimanale ClickUp
Organizzate le vostre attività settimanali in modo efficace utilizzando il modello Modello di lista di controllo settimanale di ClickUp . Questo modello consente di tracciare le attività quotidiane e di pianificare la settimana fino all'ultima attività.
Questa lista di controllo è completamente personalizzabile per aiutarvi:
- Impostare stati personalizzati per le attività come Annullato, Completato, In corso, ecc.
- Utilizzare campi personalizzati come Tipo di attività, Striscia o Sensazione positiva per visualizzare correttamente lo stato delle attività nella lista di controllo
- Sfruttate visualizzazioni personalizzate come Calendario settimanale, Attività completate, Da fare e altro ancora per comprendere meglio la posizione delle vostre attività rispetto alla Sequenza
- Utilizzate la personalizzazione del project management per integrare nella lista di controllo gli avvisi di dipendenza, l'automazione delle attività, i thread di commento e altro ancora
Come utilizzare questo modello
È estremamente facile iniziare a usare questo modello in ClickUp. Ecco come fare:
- Fate un elenco delle attività che dovete completare nell'arco di una settimana usandoDocumenti ClickUp* Impostate le priorità per ciascuna attività utilizzando il fileVista Bacheca di ClickUp per visualizzare l'intera settimana e assegnare le priorità
- UtilizzareVista Tabella di ClickUp per creare una lista di controllo altamente personalizzabile su cui collaborare con il team
- Monitorare lo stato di avanzamento delle attività create nella lista di controllo usandoVisualizzazione del calendario di ClickUp Questa lista di controllo è l'opzione migliore se si desidera una lista di controllo personalizzabile che si possa visualizzare e modificare a piacimento, cosa che non è possibile con Google Documenti.
Liste di controllo attività ClickUp
creare facilmente liste di controllo all'interno di un'attività per semplificare le assegnazioni con ClickUp Task Checklist_ Lista di controllo delle attività di ClickUp sono speciali liste di controllo all'interno di un'attività di ClickUp come un elenco di cose da fare, che facilitano l'assegnazione degli elementi della lista di controllo cliccabile ai diversi membri del team.
Utilizzate queste liste di controllo per:
- Creare elenchi annidati con tutti gli elementi secondari necessari
- Trascinare e rilasciare ogni voce della lista di controllo in una nuova posizione, per una modifica più rapida (a differenza dei Documenti Google, dove gli elementi sono statici e devono essere modificati)
- Assegnare gli elementi della lista di controllo ai membri del team individualmente per facilitare la collaborazione, la responsabilità e l'assunzione di responsabilità da parte di tutti i membri del team
- Convertire le liste di controllo in modelli da utilizzare come format standard per gli elenchi futuri
Come utilizzare questa lista di controllo
Ecco come accedere alle liste di controllo delle attività da un'attività di ClickUp:
- Aprire l'attività in cui si desidera creare una lista di controllo
- Scorrere fino alla scheda "Elementi delle azioni" e selezionarla
- Fare clic sull'icona "+" per iniziare a creare la lista di controllo
ClickUp Brain
sfrutta la potenza dell'IA in ClickUp per terminare i tuoi lavori senza problemi_
Portate la potenza della rete neurale pionieristica del mondo alle vostre attività, ai documenti e alle persone per connettere tutto nel vostro spazio di lavoro digitale con ClickUp Brain . Questo strumento consente di porre domande sul proprio lavoro, sui wiki aziendali, sui piani e sulle intuizioni, sulla produttività e altro ancora.
ClickUp Brain consente di:
- Automatizzare gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento, le attività, gli standup, gli elementi d'azione, le sottoattività e i relativi dati di pianificazione e riempimento automatico
- Scrivere con il suo strumento di scrittura che si adatta al vostro stile e crea bozze simili. È anche possibile accedere a uno strumento di controllo ortografico integrato e generare risposte rapide
- Creare rapidamente liste di controllo e ricevere assistenza per aggiungere elementi di azione, connettere le liste di controllo con altri strumenti o persone e ricevere automaticamente aggiornamenti sullo stato di avanzamento. Questa funzione non è disponibile in Documenti Google, che fornisce solo una lista di controllo di base con pesanti limiti
ClickUp Brain può aiutarvi a fare molto di più con le vostre liste di controllo gestione delle attività da fare con i documenti Google.
Come utilizzare ClickUp Brain per le liste di controllo
ClickUp Brain vi aiuta a creare attività o documenti generati dall'IA con liste di controllo precompilate in base alle vostre esigenze aziendali. Da fare in due modi con ClickUp Brain:
1. Dalla finestra modale IA della barra degli strumenti:
- Fare clic sull'icona "IA" nella barra degli strumenti. In alternativa, se si dispone di un sistema operativo Windows, premere 'Alt + K' e se si dispone di un Mac, 'Opzione + K'
- Inserire un prompt e fare clic su "Return" o "Enter"
- Una volta terminato, modificare il contenuto attraverso le opzioni Copia, Rigenera e Di' all'IA cosa fare dopo
- Dopodiché, fare clic su "+ Crea" e scegliere "Attività" o "Documento" per aprire una delle due finestre modali
- Inserire il nome e le altre informazioni richieste
2. Dalla finestra modale Crea elementi della barra degli strumenti:
- Fare clic sul pulsante "+ Nuovo"
- Scegliere "Attività" o "Documento" dalla finestra modale di creazione degli elementi
- Selezionare l'opzione "Scrivi con IA"
- Immettere il prompt nella casella di testo "Punti di discussione" e selezionare le opzioni "Tono di voce" e "Creatività"
- Fare clic sulla scheda "Genera"
- Una volta generato il testo, modificarlo tramite Inserisci, Copia, Rigenera e Di' all'IA cosa fare dopo
- Fare clic sull'opzione "Crea attività" o "Crea documento"
- Fare clic sull'opzione "Privato" per rendere pubblica l'attività o il documento
Accedere a ClickUp Brain da qualsiasi punto dell'area di lavoro accanto al lavoro corrente.
Ma ke liste di controllo più dinamiche e interattive e
Le liste di controllo sono parte integrante della produttività e della motivazione sul posto di lavoro. Anche al di fuori del luogo di lavoro, le liste di controllo aiutano le persone a rimanere organizzate nelle loro faccende quotidiane e a terminare le cose come parte del loro lavoro software di gestione delle attività .
Utilizzate la gamma di liste di controllo e di strumenti che ClickUp mette a disposizione per facilitare un'attività efficiente sotto forma di liste di controllo flessibili e versatili. È possibile esplorare altre soluzioni ClickUp direttamente sul sito web.
Se desiderate iniziare a utilizzare le liste di controllo oggi stesso, iscrivetevi gratis su ClickUp.