Che siate in viaggio per un'importante riunione con un client o per un viaggio di lavoro, non importa nomade digitale lavorando da remoto in nuove città, l'attesa di esplorare nuovi luoghi e opportunità aziendali è entusiasmante.
Tuttavia, il jet lag, i ritardi dei voli, l'ambiente sconosciuto e i diversi fusi orari possono smorzare questo entusiasmo, sconvolgendo anche i piani migliori.
Ma cosa succederebbe se si potessero affrontare questi problemi e rendere i viaggi aziendali scorrevoli e privi di stress? In questo blog esploreremo come viaggiare per lavoro e come affrontare queste fastidiose sfide a testa alta.
Continuate a leggere per scoprire il kit di sopravvivenza definitivo per i viaggi di lavoro.
8 sfide comuni nei viaggi di lavoro
New York, Tokyo e Londra sono i principali hub aziendali e destinazioni di viaggio del mondo. Eppure, molti di noi si sentono scoraggiati quando vengono inviati lì, o in qualsiasi altra città, per una conferenza o una riunione con un client. Viaggiare per lavoro sembra entusiasmante, ma comporta alcune sfide.
Cerchiamo di capire perché.
1. Informazioni di viaggio sparse
Destreggiarsi tra i dettagli del viaggio può essere un incubo quando si viaggia per lavoro. Informazioni sul volo in un'app, prenotazioni alberghiere in un'altra, riunioni nel calendario o nelle email: è facile perdere di vista i dettagli cruciali, causando ritardi e stress inutile.
2. Problemi logistici
Prenotare voli e hotel per i viaggi di lavoro e navigare su più siti web alla ricerca del prezzo e dell'orario ottimale può richiedere molto tempo e stress. Una volta arrivati a destinazione, capire le direzioni e le opzioni di trasporto per le nuove posizioni potrebbe essere l'ultima cosa a cui si vuole dedicare la larghezza di banda mentale, soprattutto quando si preferisce concentrarsi sulla riunione o sulla conferenza per cui ci si è recati lì. Venerdì sera
3. Adattarsi alle differenze di fuso orario
Mentre il venerdì sera a Sydney vi state rilassando, il vostro team a San Francisco è probabilmente nel bel mezzo di un profondo ciclo REM dopo un lungo giovedì. La differenza di fuso orario complica la programmazione delle riunioni, l'aggiornamento su questioni urgenti, la condivisione di aggiornamenti critici e la presa di decisioni in tempo reale. Inoltre, il jet lag può impedire ulteriormente di rimanere concentrati e produttività attraverso i continenti nei primi giorni di lavoro.
4. Conformità alla politica aziendale in materia di viaggi
Leggere i documenti relativi alle politiche di viaggio di un'azienda può essere un lavoro faticoso, soprattutto se le politiche sono specifiche per ogni regione o se è necessario convertire le indennità in valute diverse. Inoltre, i documenti delle politiche tendono a essere lunghi, complicati e pieni di gergo legale, generando confusione o facendovi venire voglia di buttarli via del tutto.
5. Problemi di sicurezza
I viaggi d'affari comportano alcune incertezze, come rischi per la salute, emergenze e minacce alla sicurezza. Inoltre, la comprensione delle leggi locali e la posizione di servizi medici affidabili possono aumentare lo stress.
La posta in gioco è ancora più alta per le donne, con il 71% delle donne che viaggiano per affari si trova ad affrontare problemi di sicurezza durante i propri viaggi.
6. Pianificazione dei costi e del budget
Voli, hotel, pasti e altre spese si accumulano rapidamente. Inoltre, monitorare le ricevute e capire cosa è coperto dalla compagnia può essere una seccatura. Le ricevute mancanti, le spese non coperte dalla polizza o le scadenze di invio possono incrinare il vostro budget.
7. Differenze culturali
Ogni Paese ha le proprie aspettative sfumate su ciò che costituisce un comportamento professionale. Ciò che viene considerato educato e rispettoso può variare notevolmente da un paese all'altro. Un saluto informale in un luogo potrebbe risultare scortese o eccessivamente familiare altrove. Queste differenze culturali possono farvi sentire fuori luogo se non siete preparati o ben informati.
8. Processo di rimborso macchinoso
Immaginate di spendere i vostri sudati soldi per le spese di viaggio aziendali, per poi trovarvi di fronte a un processo di rimborso lento e pieno di scartoffie e scadenze confuse. I ritardi nei rimborsi possono verificarsi nonostante un attento piano finanziario, incasinando il vostro budget, aumentando la frustrazione e diminuendo la produttività.
Come abbiamo visto sopra, i viaggi aziendali possono diventare opprimenti. La buona notizia è che ci sono modi per ridurre questo caos.
20 consigli su come viaggiare per lavoro
1. Da fare una ricerca
Anche se vi recate all'estero per brevi viaggi, è bene ricercare la cultura locale, i personalizzati e il galateo aziendale. Per istanza, portare un regalo a una riunione con un client è considerato educato in alcuni Paesi, mentre scambiare schede aziendali con entrambe le mani è appropriato in altri.
Imparate frasi come "ciao", "grazie" e "scusa" nella lingua locale per colmare il divario culturale e facilitare le interazioni. Ricercate i percorsi e i metodi di viaggio migliori, come il vasto sistema di metropolitana di Tokyo o i servizi di taxi di Londra, per evitare di perdervi o di subire ritardi durante le riunioni importanti.
Invece di raccogliere tutte queste informazioni su vari blocchi note digitali e note adesive, memorizzatele in un'unica banca dati ClickUp Documenti può aiutarvi ad accedere a tutto in un unico punto centralizzato, in qualsiasi momento.
Create un documento per il vostro viaggio. Utilizzate titoli, sottovoci, pagine annidate, banner di colore e richiami per organizzare le informazioni come:
- Dettagli del volo
- Prenotazioni di alloggi
- Itinerari giornalieri
- Piani di trasporto
- Mappe e indicazioni stradali
- Raccomandazioni per i ristoranti
Aggiungete immagini, collegamenti, file e liste di controllo alle vostre voci per avere tutte le informazioni ordinate in un unico posto.
archivia e accedi alle informazioni chiave del viaggio con ClickUp Docs
2. Creazione di un itinerario dettagliato
Pianificare un viaggio aziendale mentre ci si occupa a tempo pieno delle proprie responsabilità lavorative può essere travolgente. Per tenere tutto sotto controllo, è possibile creare un itinerario dettagliato che includa:
- Orari delle riunioni, posizioni e preparativi necessari
- Tempo di percorrenza tra le diverse sedi di lavoro: come si arriva a destinazione ed eventuali ritardi
- Attività personali come eventi di networking o riunioni con amici
- Tempo libero per visitare e scoprire nuovi luoghi
Pianificare tutto questo in anticipo può aiutare a evitare stress e ritardi dell'ultimo minuto. Potete anche usare **app digitali per prendere appunti o app di calendario per tenere traccia di tutto.
Tuttavia, se non si vuole iniziare da zero, il Modello di pianificatore di viaggio ClickUp è un'ottima opzione.
Grazie all'interfaccia di facile utilizzo, è possibile aggiungere, modificare e condividere facilmente il programma con i colleghi o i client, in modo che tutto sia registrato e tutti siano sulla stessa pagina.
💡Pro tip: utilizzare un Strumento di IA per la pianificazione dei viaggi per creare itinerari personalizzati e completi che consentono di organizzare le visite e le esperienze culturali durante il viaggio di lavoro
3. Prenota soggiorni intelligenti
Con programmi serrati e riunioni multiple, la scelta di alloggi in posizione comoda può farvi risparmiare tempo e stress. Prenotare un soggiorno vicino all'ufficio del vostro cliente o al centro congressi della vostra conferenza significa ridurre le preoccupazioni per il traffico o i ritardi del pendolarismo, e la tranquillità che deriva dal sapere che parteciperete alle riunioni in tempo e freschi.
Inoltre, prendete in considerazione gli hotel aziendali con servizi come Wi-Fi gratis, sale conferenze e possibilità di colazione anticipata. Questi servizi possono aumentare la produttività e l'esperienza complessiva del viaggio.
4. Preparate i bagagli in modo efficiente
Dimenticare l'essenziale durante i viaggi di lavoro può essere un incubo. Per evitare questi inconvenienti, create una lista di controllo che includa i documenti di lavoro, i gadget elettronici, gli abiti aziendali adeguati e gli elementi personali.
È consigliabile mettere in valigia capi di abbigliamento minimi ma versatili, come un guardaroba a capsule, in modo da combinare gli abiti e ridurre il bagaglio. Ricordate di includere un caricabatterie portatile e adattatori specifici per ogni Paese per i vostri dispositivi elettronici.
Inoltre, considerate le previsioni del tempo e il codice di abbigliamento per avere un aspetto professionale ed evitare di fare shopping all'ultimo minuto. Potete anche utilizzare Attività di ClickUp per creare e gestire l'elenco dei bagagli, consentendo di spuntare gli elementi man mano che si procede.
Per creare un elenco dei bagagli con l'attività di ClickUp Tasks:
- Creare un nuovo elenco dal titolo "Elenco dei bagagli"
- Ogni elemento da imballare diventa un'attività separata
- Utilizzare attività secondarie per le categorie dell'elenco, come "Abbigliamento", "Articoli da toeletta", "Elettronica", ecc.
- Assegnate date di scadenza o livelli di priorità agli elementi in base alla loro importanza
- Man mano che mettete in valigia ogni elemento, segnate l'attività come completata
Per un'organizzazione visiva, utilizzare La Bacheca Kanban di ClickUp per classificare gli elementi come "da imballare", "imballati" o "da acquistare" Questo approccio garantisce un processo di imballaggio completo e organizzato, riducendo al minimo il rischio di dimenticare elementi essenziali.
utilizzate le liste di controllo di ClickUp Tasks per creare liste di controllo con pochi semplici passaggi_
5. Utilizzare le agenzie di viaggio aziendali
Volete assicurarvi le migliori valutazioni per i viaggi aziendali e l'assistenza di esperti? Le agenzie di viaggio aziendali possono aiutarvi.
Queste agenzie sfruttano le loro relazioni con compagnie aeree, hotel e altri provider di servizi e negoziano tariffe più basse per garantire offerte migliori per voi e la vostra azienda. Inoltre, garantiscono che le prenotazioni siano conformi alle politiche di viaggio dell'azienda, risparmiandovi potenziali grattacapi.
In caso di interruzioni del viaggio, come cancellazioni o modifiche dei voli, queste agenzie si occupano di riprenotare i voli e di organizzare sistemazioni alternative. Con un'agenzia di viaggi aziendali che gestisce le vostre esigenze di viaggio, potete concentrarvi sulla riunione degli obiettivi aziendali del vostro viaggio di lavoro piuttosto che sulla logistica.
Leggi tutto:_ le 10 migliori app per concentrarsi sulla produttività nel 2024
6. Portate con voi sia i contanti che le schede
Uno dei consigli più efficaci per i viaggi di lavoro è quello di diversificare le opzioni di pagamento per effettuare transazioni senza problemi.
Sebbene le carte di credito siano ampiamente accettate in molti luoghi e garantiscano sicurezza, avere a portata di mano un po' di valuta locale è utile per piccoli acquisti, mance o situazioni in cui le carte non sono accettate.
Inoltre, informate la vostra banca dei vostri piani di viaggio per evitare problemi di segnalazione delle vostre schede per attività sospette sul vostro account bancario. Inoltre, scegliete una carta di credito adatta ai viaggi con zero spese di transazione con l'estero per risparmiare sui costi.
7. Sfruttare i premi di viaggio
L'adesione ai programmi di fidelizzazione o ai premi di compagnie aeree e alberghieri migliora notevolmente la vostra esperienza di viaggio aziendale, offrendovi l'opportunità di guadagnare punti per ottenere upgrade di camera, soggiorni gratis o biglietti aerei a sconto. Scegliere la stessa compagnia aerea o la stessa catena alberghiera per i propri viaggi di lavoro consente di usufruire di vantaggi esclusivi e di accedere a servizi speciali.
Alcuni programmi offrono anche vantaggi come l'imbarco prioritario o l'accesso gratuito alle lounge aeroportuali per rendere più agevole il viaggio.
8. Monitoraggio delle spese
Un rimborso rapido ed efficiente inizia con un monitoraggio accurato delle spese.
Quindi, utilizzate software per viaggi e spese per registrare le spese in viaggio e scansionare le ricevute per una facile registrazione. Alcune app si integrano anche con il software di account aziendale, rendendo il rimborso un gioco da ragazzi. Conoscete la politica aziendale in materia di spese per mantenere le richieste di rimborso conformi e senza problemi. Modello di nota spese di ClickUp può aiutarvi in questo caso. Si tratta di un efficace strumento di gestione finanziaria che consente di registrare e classificare le spese, impostare limiti di budget e analizzare i modelli di spesa tramite reportistica completa.
Può aiutarti:
- Acquisire i dati sulle spese in un formato standardizzato
- Evitare il monitoraggio manuale delle spese aggiungendo alle voci le copie scansionate
- Esaminare gli schemi di spesa alla fine del viaggio e iterare per il prossimo
9. Utilizzare le app per la gestione dei viaggi App per la gestione dei viaggi consolidano tutte le informazioni di viaggio in un unico luogo, fornendo aggiornamenti in tempo reale sullo stato dei voli, sui cambi di gate e sul meteo locale. L'accesso offline al vostro itinerario è un'altra funzionalità/funzione preziosa, che vi garantisce di rimanere informati anche in aree con scarsa connettività a Internet.
Queste app aiutano anche a memorizzare in digitale i documenti essenziali, come passaporti, visti e dettagli assicurativi, aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza e convenienza al vostro viaggio.
È possibile utilizzare le Visualizza il calendario di ClickUp per pianificare visivamente ogni giorno del viaggio, dai voli alle riunioni, garantendo un itinerario ben organizzato. È anche possibile collaborare perfettamente con i colleghi per rimanere sincronizzati con riunioni ed eventi.
programmate le vostre riunioni in un istante grazie alla funzionalità di trascinamento e rilascio della vista Calendario di ClickUp
Inoltre, utilizzate Promemoria di ClickUp per ricevere notifiche sulle date di viaggio, compresi gli orari di check-in, gli avvisi di partenza e le riunioni in programma.
Leggi tutto:_ i 15 migliori strumenti di gestione del tempo disponibili nel 2024
10. Check-in in anticipo
Le lunghe code ai banchi del check-in durante le ore di punta possono creare ritardi, interrompendo i vostri programmi e le vostre riunioni. Per evitare la fretta, la maggior parte delle compagnie aeree offre il check-in online 24 ore prima della partenza sul proprio sito web o app, consentendovi di passare direttamente alla sicurezza con la vostra carta d'imbarco digitale.
Alcune compagnie aeree offrono anche l'imbarco in priorità a chi effettua il check-in con qualche ora di anticipo, garantendo un inizio di viaggio più confortevole.
11. Comprendere le politiche di viaggio aziendali
Esaminare e rispettare le politiche aziendali in materia di viaggi, dai metodi di prenotazione ai limiti di spesa, fino alle aspettative di condotta, vi permette di pianificare il vostro viaggio di lavoro di conseguenza, risparmiando tempo e potenziali conflitti durante il processo di rimborso.
💡Pro Tip: è possibile memorizzare i dettagli della politica nel modello Travel Planner di ClickUp o nei documenti di ClickUp per un facile accesso in viaggio. Se una parte della politica non è chiara, non esitate a contattare l'ufficio Risorse Umane o l'ufficio viaggi per ottenere chiarimenti e pianificare senza problemi
12. Essere adattabili
Nonostante un piano accurato, ritardi imprevisti nei voli o cancellazioni improvvise di riunioni possono disturbare i viaggi aziendali.
Quindi, avete pronti dei piani di emergenza, come itinerari di viaggio alternativi o contatti per il trasporto locale. Mantenete il vostro programma flessibile per far fronte a ritardi nel traffico o al maltempo.
Inoltre, la prenotazione di viaggi al mattino presto o di voli diretti aiuta a evitare i ritardi causati dall'interconnessione degli orari di viaggio. Inoltre, ricordatevi di aggiornare i colleghi e i client sul vostro itinerario (e su eventuali modifiche) e di modificare le riunioni se necessario.
13. Sicurezza in viaggio
Prendersi cura della propria sicurezza personale e digitale rende il viaggio piacevole e privo di stress.
Per evitare incidenti, tenete i vostri effetti personali vicino a voi e state all'erta, soprattutto in luoghi affollati o sconosciuti. Quando utilizzate le reti Wi-Fi pubbliche, che spesso non sono protette, cercate di utilizzare una VPN (Virtual Private Network) per proteggere i vostri dati, soprattutto quando si tratta di informazioni sensibili come dati aziendali o di client o informazioni finanziarie.
Inoltre, utilizzate un portafoglio da viaggio o una cintura portavalori per tenere al sicuro i vostri documenti importanti e gli oggetti di valore.
14. Sconfiggere il jet lag
Cercate di arrivare a destinazione un giorno o anche due giorni prima di riunioni o eventi importanti per ambientarvi e ridurre lo stress del jet lag. Spendete un po' di tempo per acclimatarvi al nuovo ambiente e al nuovo fuso orario.
Questo approccio proattivo consente di ripristinare più rapidamente l'orologio del corpo, assicurandovi di essere riposati e vigili per i vostri impegni aziendali.
15. Impostazione dei limiti
I viaggi di lavoro possono sembrare una sorta di equilibrio su una corda tesa, ma l'impostazione dei limiti può mantenerli produttivi ed equilibrati. La visualizzazione del calendario di ClickUp può aiutarvi a definire i vostri orari di lavoro e a condividere la vostra disponibilità con i colleghi. Inoltre, disattivare le notifiche non necessarie e tenere separati i dispositivi di lavoro da quelli personali aiuta a rimanere concentrati e a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
organizzate i progetti, pianificate le sequenze e visualizzate il vostro lavoro nella flessibile visualizzazione Calendario di ClickUp
È inoltre possibile designare un'area di lavoro dedicata per tracciare una linea netta tra lavoro e relax. Una volta usciti dall'area di lavoro, cercate di non pensare al lavoro e di dedicarvi ad attività che vi diano pace e piacere.
Infine, non dimenticate di dare priorità alla cura di voi stessi durante il vostro viaggio aziendale. Assicuratevi di dormire a sufficienza, di fare esercizio fisico e di fare pause regolari per evitare il burnout.
16. Aumentare la produttività in viaggio
Prima di prendere il titolo, identificate le vostre attività principali e pianificate di affrontarle in modo efficiente durante il viaggio di lavoro. Inoltre, non dimenticate l'essenziale, come il computer portatile, il caricabatterie portatile e l'hotspot Wi-Fi per una connessione internet affidabile.
Inoltre, utilizzate il tempo del viaggio, come i voli o i viaggi in treno, per recuperare le email, rivedere i documenti o pianificare i prossimi passaggi. Considerate le app per la produttività che lavorano offline per rimanere al passo anche senza internet.
**Per saperne di più 15 tecniche di gestione del tempo per aumentare la produttività del team
17. Rimanere in salute
Mantenersi in salute durante un viaggio di lavoro è fondamentale per il benessere e la produttività.
A tal fine, seguite una dieta equilibrata per evitare problemi di salute e portate in valigia un kit di pronto soccorso con medicinali essenziali, vitamine e repellenti per insetti. Bevete acqua a sufficienza per evitare la disidratazione e consumate pasti nutrienti e sazianti negli aeroporti e negli hotel.
Cercate di non saltare i pasti anche se avete un'agenda frenetica e, se avete uno stomaco sensibile, limitatevi ai cibi familiari durante il vostro viaggio aziendale.
Per mantenersi attivi, si può anche utilizzare la palestra dell'hotel, fare delle passeggiate tra una riunione e l'altra o fare degli esercizi veloci in camera.
18. Rimanere in contatto
Rimanere in connessione con colleghi e client mentre si è lontani dall'ufficio è fondamentale. Utilizzate strumenti come Slack, Zoom o Microsoft Teams per la messaggistica in tempo reale, le videochiamate e la condivisione di file per rimanere in contatto nonostante la distanza.
Inoltre, quando programmate le riunioni, tenete conto dei diversi fusi orari. Inviate aggiornamenti regolari sul vostro stato per mantenere la trasparenza e garantire un flusso di lavoro regolare.
Nel mio lavoro, usate il Visualizzazione della chat ClickUp per una comunicazione coerente. Centralizza le discussioni sul progetto e le comunicazioni asincrone semplificando il monitoraggio attraverso i fusi orari e assicurando che il team remoto rimanga in carreggiata.
mantenete tutte le comunicazioni, dalle richieste di collaborazione agli aggiornamenti di stato, sotto lo stesso tetto con ClickUp Chat_
19. Dedicate del tempo al divertimento
Non c'è niente di peggio che visitare un posto bellissimo e vedere solo l'interno delle sale conferenze.
Cercate invece di usare i momenti liberi per esplorare le attrazioni locali, provare le cucine regionali o fare una passeggiata rilassante in un parco vicino o in un mercato vivace. Queste esperienze culturali vi ringiovaniscono e offrono ottimi spunti di conversazione per le interazioni con i client o i colleghi.
Pianificate queste attività in base alla dipendenza dalle ferie o approfittando dei fine settimana lunghi, in modo che non interferiscano con le vostre responsabilità lavorative.
💡Pro Tip: per trovare riferimenti per attività divertenti in un nuovo posto, potete usare app come Tripadvisor, GetYourGuide, Klook, ecc. Potete cercare tour ed esperienze ottimizzate, programmi di eventi, festival locali o riunioni durante i vostri giorni di vacanza
20. Documentate le vostre esperienze
Siete stanchi di ripetere gli stessi inconvenienti in ogni viaggio aziendale? Iniziate a documentare i vostri viaggi e trasformate i momenti difficili in insegnamenti utili per la prossima volta.
Tenete un diario di viaggio per tenere traccia dei feedback delle riunioni, degli intoppi logistici, dei consigli locali e dei contatti chiave. Prendete nota di ciò che ha funzionato e di ciò che non ha funzionato, sia che si tratti di un elenco di valigie che avete fatto bene o di un hotel che eviterete la prossima volta. Potete anche condividere questa guida con i nuovi membri del vostro team o con i viaggiatori d'affari inesperti.
💡Pro Tip: utilizzate ClickUp Documenti per centralizzare i vostri dettagli di viaggio. Aggiungete le vostre scoperte come voci del diario di viaggio o punti elenco e archiviatele nella cartella di viaggio specifica per il viaggio
Migliora i tuoi viaggi aziendali con ClickUp
Che si tratti di un viaggio all'estero, di una riunione con un cliente in un altro stato o di un lavoro da remoto in una nuova città, ClickUp vi aiuta a sfruttare al meglio i viaggi di lavoro e a trovare il modo di essere produttivi.
ClickUp aiuta a semplificare il processo di viaggio, dalla creazione di itinerari dettagliati con il modello Travel Planner al monitoraggio delle spese con il modello Expense Report.
Inoltre, ClickUp Calendar View tiene informati i colleghi sulla vostra disponibilità, mentre ClickUp Docs e Tasks organizzano e centralizzano le informazioni più importanti, in modo da non perdere nemmeno un passaggio del vostro viaggio.
Volete prendere il controllo del vostro piano di viaggio aziendale? Iscrivetevi gratis su ClickUp oggi.