Massimizzare l'outsourcing dei progetti IT: Strategie agili per un esito positivo

la soluzione "in-house" non è sempre la risposta alla realizzazione di prodotti software.

Invece di assumere un team di sviluppo software interno a tempo pieno - che è costoso, richiede tempo e spesso limita - potreste esternalizzare questi progetti a un'azienda specializzata nella creazione di software.

L'esternalizzazione di progetti di sviluppo software comporta la stipula di un contratto con un'azienda esterna per lo sviluppo o la manutenzione di sistemi e applicazioni IT. Le aziende possono anche scegliere di esternalizzare solo gli aspetti di project management dell'intera iniziativa a un'azienda specializzata in sviluppo software project management freelance o appaltatore.

$$$a Breve storia dell'outsourcing dei progetti IT

La pratica dell'outsourcing dei progetti IT è iniziata alla fine degli anni '80, con aziende quali Eastman Kodak esternalizzare l'elaborazione dei dati servizi a IBM.

Con l'evoluzione della tecnologia e l'avvento di Internet negli anni '90, l'outsourcing si è diffuso.

Economie anglofone come l'India, la Polonia e le Filippine sono diventate i principali hub per l'esternalizzazione dell'IT, grazie all'ampio bacino di professionisti qualificati e ai costi di manodopera più bassi.

Outsourcing di progetti IT vs. metodi tradizionali in-house

Tradizionalmente, le aziende costruiscono e mantengono la propria infrastruttura IT con i propri dipendenti. L'outsourcing di progetti IT, invece, consente di accedere a un intervallo più ampio di competenze e risorse tecniche aggiuntive senza dover assumere e gestire uno staff IT permanente.

Ecco una tabella riepilogativa delle differenze:

Comprendere l'outsourcing dei progetti IT

Considerate l'outsourcing di progetti IT come l'assunzione di un consulente specializzato per un progetto specifico piuttosto che un addetto alla manutenzione generale sul vostro libro paga permanente.

Secondo un recente report sulle tendenze globali nel settore dell'esternalizzazione dei progetti IT Mercato dell'outsourcing IT il mercato globale dell'outsourcing IT ha raggiunto i 550 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che crescerà a un tasso CAGR del 4,48% per raggiungere i 720,2 miliardi di dollari entro il 2028.

Cosa sta guidando questa crescita e perché le aziende esternalizzano progetti IT invece di assumere personale?

Lo scopo principale dell'esternalizzazione dell'IT

Gli obiettivi principali sono due: ridurre i costi e accedere a un pool di talenti più ampio, spesso in regioni con tassi di lavoro più bassi.

Inoltre, l'outsourcing consente di accedere a competenze specializzate e a un'esperienza che non si potrebbe avere all'interno dell'azienda. Questo può essere particolarmente utile per progetti software complessi o di nicchia. L'outsourcing può liberare il personale IT interno per concentrarsi sulle funzioni aziendali principali, migliorando l'efficienza complessiva.

In cosa consiste l'outsourcing IT?

L'outsourcing IT comprende un ampio intervallo di servizi. Può andare dall'outsourcing dello sviluppo software e della manutenzione dei sistemi alla gestione delle reti e alla cybersecurity.

Di fatto, qualsiasi funzione IT che possa essere chiaramente definita e comunicata può essere esternalizzata.

Il servizio IT più comunemente esternalizzato

Lo sviluppo software è uno dei servizi IT più comunemente esternalizzati. Si tratta di attività come la creazione di applicazioni web personalizzate, app per dispositivi mobili e soluzioni software per le aziende.

Molte aziende trovano più conveniente ed efficiente affidare questi progetti complessi a specialisti piuttosto che creare i loro team di sviluppo da zero.

I 4 tipi di outsourcing

Esistono quattro tipi principali di modelli di outsourcing IT:

• Offshore outsourcing: esternalizzazione del lavoro a un'azienda di sviluppo software in un paese diverso, di solito per il vantaggio economico che ne deriva. Ad esempio, una società di software con sede negli Stati Uniti può assumere un team di sviluppatori in India per costruire una nuova app per dispositivi mobili, approfittando dei costi di manodopera più bassi
• Esternalizzazione a breve distanza: esternalizzazione del lavoro a un'azienda di un paese o di una regione vicina, che può offrire alcuni vantaggi in termini di sovrapposizione di fuso orario e di somiglianze culturali. Esempio: Una società di servizi finanziari in Canada deve sviluppare una nuova piattaforma di trading. Decide di affidare lo sviluppo a un'azienda di sviluppo software in Messico, beneficiando di una vicinanza culturale e di un fuso orario simile
• Outsourcing onshore: Esternalizzazione del lavoro a un'azienda del proprio Paese. Esempio: Una startup nel Regno Unito non ha le competenze interne per sviluppare un complesso algoritmo di apprendimento automatico per il suo nuovo prodotto. Affida lo sviluppo a una società di consulenza informatica specializzata, situata nel Regno Unito, per sfruttare le sue competenze specifiche
• Co-sourcing: Un modello ibrido in cui una parte del lavoro IT viene terminato all'interno dell'azienda e una parte viene esternalizzata a un provider di servizi di terze parti. Esempio: Un'azienda manifatturiera può avere un team in loco di un fornitore di servizi di outsourcing che lavora a fianco dei propri dipendenti per gestire l'infrastruttura IT

La scelta del modello di outsourcing dipende da fattori quali il costo, il fuso orario, la lingua, la cultura, la sicurezza dei dati e le competenze specifiche richieste per il progetto. Le aziende spesso utilizzano una combinazione di questi modelli per ottimizzare le loro operazioni IT.

Il ruolo dello sviluppo software agile nell'outsourcing IT

Nell'approccio di project management a cascata, spesso la visibilità sullo stato del progetto è limitata. Si può dover aspettare a lungo per vedere una versione funzionante del software e molte funzionalità spesso non si integrano bene verso la fine del progetto.

Al contrario, metodologie agili offrono un approccio più flessibile e iterativo. Vengono sviluppati piccoli pezzi o sotto-moduli di software funzionante, che vengono presentati al client a brevi intervalli per ottenere feedback e approvazione.

Questi pezzi più piccoli vengono solitamente sviluppati con sprint sistematici, ciascuno della durata di una o quattro settimane. Alla fine di ogni sprint di sviluppo del software, il team presenta il software funzionante, rivede lo stato di avanzamento con il client e adatta l'esito positivo del progetto in base agli input del cliente.

L'Agile consente uno sviluppo più collaborativo tra il team interno e il provider in outsourcing. Potete monitorare da vicino lo stato di avanzamento e assicurarvi che il prodotto finale soddisfi i vostri requisiti.

In questo modo si riduce anche il rischio di grandi ritardi o di costose rielaborazioni rispetto alla consegna di progetti tradizionali e monolitici.

Scrum e la sua implementazione nei progetti IT in outsourcing

Scrum è un popolare framework agile che può essere particolarmente efficace nei progetti IT in outsourcing. I team Scrum sono costituiti da piccoli gruppi interfunzionali che lavorano in brevi sprint, in genere della durata di una o quattro settimane.

Ogni sprint ha un obiettivo chiaro e il team si riunisce quotidianamente per discutere lo stato di avanzamento e identificare eventuali ostacoli.

Ecco come implementare Scrum nei progetti IT in outsourcing:

• Definire il backlog del prodotto: Questo elenco di funzionalità/funzioni serve da tabella di marcia per il progetto e sia voi che il provider in outsourcing dovreste avere accesso al backlog del prodotto per concordare le priorità reciproche
• Riunioni regolari di pianificazione degli sprint: Queste riunioni coinvolgono sia i membri del team interno che quelli dell'outsourcing per definire in modo collaborativo gli obiettivi e le attività di ogni sprint
• Riunioni giornaliere di standup: Brevi riunioni giornaliere, di persona o via Internetstrumenti di videoconferenza-mantengono tutti informati sullo stato di avanzamento, aiutano a identificare tempestivamente gli ostacoli e consentono di correggere rapidamente la rotta quando necessario

I team in outsourcing devono comprendere chiaramente le vostre esigenze e aspettative. Questa attenzione alla comunicazione e alla collaborazione è essenziale per garantire il successo dei progetti in outsourcing.

Sebbene l'agilità offra un vantaggio competitivo per i progetti IT, alcune sfide devono essere affrontate in un'impostazione di outsourcing:

• Differenze di fuso orario: Un piano e una programmazione accurati delle riunioni sono essenziali per garantire una comunicazione efficace attraverso i fusi orari
• Differenze culturali: Protocolli di comunicazione cancellati e la promozione di un ambiente collaborativo colmano i divari culturali e promuovono una collaborazione senza intoppi
• Forte leadership e supervisione: Sia il team interno che il partner di outsourcing hanno bisogno di una forte leadership per garantire l'allineamento con gli obiettivi del progetto e l'uso efficace delle pratiche agili

Quando esternalizzare i progetti IT

L'esternalizzazione dell'intero reparto IT può essere una decisione importante, ma ci sono situazioni in cui può essere una mossa strategica per le operazioni aziendali.

L'outsourcing può ridurre i costi generali dell'IT eliminando gli stipendi, i benefit e i requisiti infrastrutturali (spazi per uffici, mobili, reti, licenze software, PC, dispositivi informatici e così via) di un team di servizi IT interno.

Il mercato del lavoro IT è competitivo e può essere difficile trovare da soli i giusti talenti tecnologici. L'outsourcing vi permette di attingere a un pool di talenti globale e di trovare specialisti con le competenze specifiche di cui avete bisogno.

Potete prendere in considerazione l'outsourcing anche se la vostra azienda è troppo piccola per giustificare uno staff IT a tempo pieno. **L'outsourcing offre la flessibilità di accedere alle competenze IT su base progetto per progetto o su base pay-per-use

Avantaggi e svantaggi dell'outsourcing IT

Se da un lato offre potenziali vantaggi, come il risparmio sui costi e l'accesso a un pool di talenti più ampio, dall'altro l'outsourcing di progetti IT comporta anche svantaggi, come potenziali problemi di comunicazione e rischi per la sicurezza.

Ecco una panoramica dei principali vantaggi:

Riduzione dei costi e gestione del budget in outsourcing

La riduzione dei costi è uno dei fattori principali dell'outsourcing IT.

• A seconda della posizione della società di outsourcing o del partner, si può essere in grado di sfruttare un costo del lavoro inferiore rispetto alla propria regione
• Potete ridurre in modo significativo le spese generali e i costi operativi, poiché non dovrete pagare l'infrastruttura, l'hardware e il software necessari per uno staff IT a tempo pieno.
• I contratti di outsourcing spesso prevedono costi fissi per progetti specifici, rendendo più facile la previsione e la gestione del budget IT

Concentrarsi sulle competenze principali

L'esternalizzazione dei progetti IT consente al team interno di concentrarsi sulle funzioni aziendali principali che generano direttamente i ricavi e guidano la crescita.

Alla fine degli anni '90, l'industria tecnologica cinese era ancora in fase nascente. Gli sviluppatori web qualificati con esperienza nella costruzione di piattaforme di e-commerce su larga scala potevano scarseggiare.Agli esordi, il gigante cinese dell'e-commerce Alibaba ha esternalizzato lo sviluppo del suo sito web la collaborazione con un'azienda statunitense ha permesso ad Alibaba di accedere a un pool di talenti più ampio, con le competenze necessarie per far decollare il proprio sito web il più rapidamente possibile.

Esternalizzando lo sviluppo del sito web, Alibaba ha liberato le risorse interne per concentrarsi sulla costruzione del suo modello aziendale principale: la connessione tra acquirenti e venditori online. Questo ha permesso di creare una solida base per la piattaforma di e-commerce senza impantanarsi in complessità tecniche che non erano il loro punto di forza.

Accesso all'assunzione di talenti: Esplorare il bacino globale

Il pool di talenti IT può essere limitato geograficamente. L'outsourcing apre le porte a un intervallo più ampio di professionisti IT qualificati in tutto il mondo.

Skype non disponeva di risorse tecniche per lo sviluppo del backend, quindi ha esternalizzato i suoi requisiti a sviluppatori di software estoni. Questi sviluppatori hanno sviluppato la piattaforma di Skype, migliorando i servizi di messaggistica istantanea, trasferimento di file e chattare con i video. Questo ha fornito a Skype l'accesso immediato a un team tecnologico e le ha permesso di controllare i costi nei primi anni di vita.

Sebbene ci siano molte ragioni valide per considerare l'outsourcing di progetti IT per incrementare il vostro fatturato complessivo L'efficienza complessiva delle operazioni IT la decisione di esternalizzare le funzioni IT deve basarsi su un'attenta valutazione delle proprie esigenze e risorse specifiche.

Preoccupazioni e limiti comuni legati all'outsourcing

Alcuni dei potenziali svantaggi da considerare prima di esternalizzare i progetti IT sono:

• Comunicazione dispersiva: Le barriere culturali possono portare a problemi di controllo delle versioni, visibilità limitata e difficoltà nella gestione delle risorse
• **Problemi di qualità: se non si sceglie con cura il partner di outsourcing, si rischia di ricevere un lavoro di qualità inferiore. Un ambito del progetto ben definito e un processo di selezione rigoroso possono contribuire a garantire la qualità dei prodotti consegnati
• **Perdita di controllo: l'esternalizzazione comporta la rinuncia a un certo controllo sul progetto. Una comunicazione cancellata, un progetto ben definito e un processo di verifica rigoroso possono contribuire a garantire prodotti di qualitàsoftware di gestione degli appaltatori diventano essenziali per mitigare questo rischio
• Rischi per la sicurezza: La sicurezza dei dati è una delle principali preoccupazioni. È fondamentale scegliere un partner di outsourcing affidabile e dotato di solide misure di sicurezza

Da fare, quindi, per decidere?

Il nostro consiglio è di soppesare attentamente i vantaggi e gli svantaggi e di considerare queste ulteriori domande:

• Da fare: il progetto richiede competenze specialistiche che non sono facilmente disponibili all'interno dell'azienda?
• Il progetto è sensibile ai tempi e l'outsourcing potrebbe accelerare lo sviluppo?
• La cultura della vostra azienda prevede la collaborazione con team esterni?
• Disponete di solidi protocolli di sicurezza per la gestione dei dati sensibili?

Considerando attentamente questi fattori, potete determinare se l'outsourcing IT è l'approccio giusto per le vostre esigenze.

Valutazione dei rischi dell'outsourcing e strategie di mitigazione del rischio

Comprendendo i rischi potenziali del processo di outsourcing, è possibile sviluppare strategie per mitigarli.

• Poca due diligence: Ricercate e valutate attentamente i potenziali partner di outsourcing e cercate un'azienda con una comprovata esperienza, solide pratiche di sicurezza e una buona conoscenza del vostro settore
• Mancanza di chiarezza dell'ambito di applicazione: Definire chiaramente l'ambito e le aspettative dell'outsourcing e del project manager. Una strategia dettagliata di outsourcing del progetto e la chiarezza dell'ambito che delinea i processi aziendali, i deliverable, le sequenze e gli standard di qualità sono essenziali
• Difficoltà di comunicazione: Mantenere canali di comunicazione chiari. Una comunicazione regolare con il vostro provider o partner di outsourcing è fondamentale. Utilizzate le videoconferenze,strumenti di project managemente altri canali di comunicazione per rimanere sulla stessa pagina
• Costi nascosti: Eseguite il drill-down dei dettagli del preventivo della società di outsourcing. Cercate di negoziare un modello di costo fisso per il progetto piuttosto che un modello di prezzo basato sul tempo, che potrebbe portare a un'escalation incontrollata dei costi
• Perdita di controllo: Infine, stabilite un solido quadro di governance. Implementate processi chiari per monitorare lo stato di avanzamento, gestire i rischi e garantire il controllo della qualità durante l'intero ciclo di vita del progetto

Considerando attentamente i vantaggi e gli svantaggi e implementando strategie efficaci di riduzione dei rischi, è possibile sfruttare i servizi di outsourcing IT e di progetto per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Scegliere un partner di outsourcing IT

La selezione del giusto partner di outsourcing è fondamentale per l'esito positivo del progetto IT. Ecco alcuni fattori chiave da considerare:

• Esperienza: Cercate un partner con un comprovato monitoraggio nel vostro settore e una forte comprensione dei servizi IT specifici richiesti
• **Scelta di un partner con uno stile di comunicazione e una cultura aziendale complementare alla vostra per gettare le basi di una relazione di outsourcing dall'esito positivo
• Struttura dei costi: Anche se il costo è importante, valutate la proposta di valore totale, comprese le competenze, l'esperienza e la qualità del servizio offerto, e non scegliete semplicemente l'opzione più economica
• Protezione dei dati: Cercate certificazioni, conformità alle normative sulla privacy dei dati e solide misure di sicurezza per salvaguardare la vostra privacy, la proprietà intellettuale e i dati
• Scalabilità: Considerate le vostre future esigenze IT. Scegliete un partner che sia in grado di scalare le proprie risorse verso l'alto o verso il basso per soddisfare le vostre mutevoli esigenze

Anche se l'outsourcing ha i suoi rischi, questi possono essere gestiti e non dovrebbero impedirvi di sfruttare l'outsourcing per aiutare la vostra azienda a crescere.

$$$a Ruolo della gestione strategica nella scelta del partner

La gestione strategica ha un ruolo fondamentale nella selezione del giusto partner di outsourcing IT. Prima di selezionare un partner, stabilite quali sono gli obiettivi che volete raggiungere con l'outsourcing e allineate i vostri obiettivi con le capacità del partner.

Stabilite criteri chiari per la valutazione dei potenziali partner. Questi dovrebbero includere fattori come la competenza, l'esperienza, le pratiche di sicurezza e l'adattamento culturale.

**L'accordo di outsourcing deve definire chiaramente l'ambito, il budget, le sequenze, la qualità, i ruoli, le responsabilità, gli accordi sui livelli di servizio (SLA) e i protocolli di comunicazione

Seguendo questi passaggi e sfruttando i principi di gestione strategica, potrete prendere una decisione informata e scegliere un partner di outsourcing IT in grado di far progredire i vostri lavori di sviluppo software.

Il processo di esternalizzazione dei progetti IT

L'esito positivo di un progetto di outsourcing IT comporta un'attenta pianificazione ed esecuzione di progetti completi.

Ecco una guida in passaggi per iniziare:

1. Definizione dell'ambito e della roadmap del progetto

Potete cercare un partner di outsourcing in un secondo momento. Per prima cosa, fate un passaggio per definire chiaramente gli obiettivi e l'ambito del progetto. Quali sfide informatiche specifiche state cercando di risolvere? Quali funzioni Da fare sviluppare?

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-35.gif Documenti di ClickUp /$$$img/

Modificate in tempo reale, taggate gli altri con commenti, assegnate loro elementi d'azione e convertite i testi in attività tracciabili per rimanere al passo con le idee con ClickUp Docs ClickUp Documenti può essere particolarmente utile come hub centrale per documentare gli obiettivi, la portata, le funzioni e i risultati desiderati del progetto. È possibile classificare i documenti per facilitarne l'accesso e la ricerca e organizzare le risorse importanti aggiungendole a qualsiasi area di lavoro.

Invitate i membri del team e i potenziali fornitori a modificare e contribuire in tempo reale, assicurandovi che tutti siano sulla stessa pagina fin dall'inizio.

Utilizzate gli strumenti di delineazione e formattazione di ClickUp Docs per suddividere le funzionalità/funzione del progetto in attività più piccole e gestibili. Questo chiarisce i requisiti e l'ambito del progetto per il team interno e per i potenziali partner di outsourcing, facilitando stime accurate e l'allocazione delle risorse.

È anche possibile collegare Documenti e Attività di ClickUp . Modificate gli stati dei progetti, assegnate attività e altro ancora, tutto all'interno del vostro editor.

Perché iniziare da zero? Il Modello di Roadmap IT di ClickUp è ideale per pianificare e gestire un progetto IT e può diventare parte del vostro set di documenti.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/ClickUp-IT-Roadmap-Template.png Monitorate le informazioni relative ai progetti IT con il modello ClickUp IT Roadmap https://app.clickup.com/signup?template=t-200555626 Scarica questo modello /$$$cta/

Questo modello può aiutarvi:

• Strategizzare e ordinare le attività valutandone l'importanza e lo sforzo richiesto
• Prevedere i programmi e stabilire le date di scadenza dei risultati
• Monitorare gli avanzamenti per garantire che gli oggetti siano raggiunti in tempo

2. Scegliere il giusto modello di outsourcing

Ci sono molte cose da ricordare quando si valuta il giusto modello di outsourcing. In effetti, si tratta di un progetto a sé stante. Il Project Management di ClickUp può essere un ottimo punto di partenza, in quanto offre flussi di lavoro predefiniti e strutture di attività adatte a diversi modelli di outsourcing, come Agile o Waterfall.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-69.gif Il project management di ClickUp /$$$img/

Collaborate ai progetti IT del vostro team con il Project Management di ClickUp

ClickUp offre un ampio intervallo di modelli di project management progettati specificamente per i progetti IT. Questi Modelli IT spesso includono flussi di lavoro e strutture di attività predefinite, fornendo un punto di partenza per definire l'ambito del progetto e garantire il rispetto delle best practice.

I team agili si basano sull'iterazione continua. Per garantire un funzionamento regolare, richiedono un piano strategico esteso, outsourcing del project management il progetto è stato sviluppato con un ciclo di sviluppo e strumenti adeguati e modelli di project management. Modello di gestione Agile Scrum di ClickUp da fare, con strumenti flessibili di monitoraggio, gestione e reportistica delle attività. Il modello offre anche solide funzionalità di collaborazione per mantenere coerenti le dinamiche del team e il flusso di lavoro.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-512.png Standardizzate la consegna, compresi backlogging, sprint planning, standup e revisioni con il modello di Agile Scrum Project Management di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-48349780&\_gl=1\*dsoje7\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MTExNTI1MjEuQ2owS0NRancyUFN2QmhEakFSSXNBS2MyY2dNdG5QeDVNcXhrVnFFYlB5dTdNOGxtdDREVlZbEJrNXl3Y0NMVRqbElbVItaG9DeE5nGFBaDlwRUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*NjA3OTIwOTY3LjE3MDk0OTgzMTc.
Scarica questo modello /$$$cta/

Questo modello offre funzionalità/funzione per facilitare:

• Gestione del backlog: Gestire efficacemente il backlog delle attività del progetto, assicurando un chiaro elenco di priorità e un efficiente piano di sprint
• Pianificazione degli sprint e riunioni di standup: Utilizzate le funzionalità del modello per facilitare sessioni collaborative di pianificazione degli sprint e riunioni giornaliere di standup che mantengono il team allineato
• Revisioni e reportistica: Traccia lo stato di avanzamento e identifica le aree di miglioramento grazie alle funzioni di revisione e reportistica integrate nel modello

3. Firmare un NDA per garantire la gestione della sicurezza

La riservatezza dei dati è fondamentale. Prima di condividere informazioni riservate con potenziali partner di outsourcing, è necessario stipulare un accordo di non divulgazione (NDA).

ClickUp vi consente di caricare sulla piattaforma il vostro NDA, i master services agreement (MSA), le dichiarazioni di lavoro (SOW) o altri documenti legali. Utilizzate ClickUp modelli di contratto aziendale che possono aiutarvi a scrivere contratti completi senza problemi.

È possibile impostare le autorizzazioni per l'accesso e la modifica dei documenti legali. Assicuratevi che solo il personale autore abbia accesso alle informazioni sensibili.

È inoltre possibile integrare ClickUp con uno strumento di firma elettronica per semplificare la firma del contratto finale.

Date un'occhiata a questi_

**Modelli NDA_

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/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-513.png Creare un contratto di lavoro in modo semplice e veloce con il modello di contratto di lavoro di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6172324 Scaricate questo modello /$$$cta/

Stabilire un contratto di lavoro dettagliato è importante per qualsiasi incarico professionale. Assicura la comprensione reciproca delle aspettative, dei doveri e degli accordi finanziari, allineando tutte le parti coinvolte.

Utilizzare il Modello di contratto di lavoro ClickUp per:

• Delineare l'entità del lavoro e il calendario per i vostri partner di outsourcing informatico
• Specificare le condizioni di pagamento e i risultati attesi
• Incoraggiare la fiducia tra i partner garantendo il soddisfacimento di tutti i requisiti previsti

4. Condivisione efficace delle conoscenze con il vostro partner di outsourcing

Una collaborazione di esito positivo si basa su un'efficace condivisione delle conoscenze. Utilizzate il Modello di Wiki ClickUp per creare una base di conoscenza centralizzata. Potrebbe contenere specifiche tecniche, flussi di processo e linee guida interne per il progetto IT.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-514.png Fornite un facile accesso alle conoscenze a tutti i membri del team e consentite una più rapida creazione di nuovi contenuti con il modello Wiki di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6110164 Scarica questo modello /$$$cta/

Con questo modello è possibile creare e gestire una base di conoscenze e un repository centrale di facile navigazione, trovare rapidamente le risposte alle domande più comuni o fare riferimento a risorse utili.

Infine, è possibile concedere al partner di outsourcing l'accesso alle sezioni pertinenti, promuovendo la trasparenza e semplificando il processo di trasferimento delle conoscenze.

5. Bloccare le sequenze e i budget

Una volta selezionato il partner, discutete chiaramente le sequenze temporali e il budget del progetto.

Quindi, stabilite chiare attività cardine del progetto all'interno della Obiettivi di ClickUp funzionalità/funzione.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-515.png Obiettivi di ClickUp /$$$img/

Create e monitorate cicli di sprint, OKR, scorecard settimanali dei dipendenti e organizzate gli obiettivi in cartelle facili da usare con ClickUp Obiettivi

Queste attività cardine rappresentano i risultati chiave del ciclo di vita del progetto e aiutano a garantire che il partner di outsourcing sia allineato con la strategia aziendale complessiva e con le aspettative di consegna.

Creare obiettivi per suddividere il vostro obiettivo in elementi più piccoli e misurabili e assicurarvi che il vostro lavoro sia stato svolto in modo efficiente di calcolare il lead time per ogni traguardo nel modo più accurato possibile. Monitorare il completamento di una singola attività, di un'attività secondaria o di un intero elenco con l'opzione ClickUp project management suite .

Con la approvvigionamento di risorse viene la questione della spesa. La definizione del budget è importante quanto l'impostazione degli obiettivi. È possibile impostare il budget e monitorare le spese, misurandole in base allo stato del progetto.

6. Stabilire canali di sincronizzazione regolari e di comunicazione accessibili

Mantenere canali di comunicazione a flusso libero e garantire che i messaggi arrivino al destinatario è fondamentale durante tutto il ciclo di vita dell'outsourcing.

ClickUp funge da hub centrale per tutte le comunicazioni del progetto. Utilizzate il Visualizzazione della chat di ClickUp e notifiche per lo scambio di messaggi in tempo reale durante lo stato di avanzamento del progetto.

La comunicazione asincrona diventa necessaria quando si lavora con team transnazionali o con partner con fuso orario diverso. È possibile utilizzare Commenti ClickUp per fornire feedback, porre domande e assegnare attività senza dover inviare messaggi o prolungare l'orario di lavoro.

7. Preparare piani di backup per gestire qualsiasi cambiamento o problema improvviso

Anche i piani meglio congegnati portano a blocchi imprevisti. Scegliete tra oltre 15 Visualizzazioni ClickUp come la ListView e la Vista Gantt, per visualizzare le dipendenze del progetto e identificare potenziali colli di bottiglia.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-70.gif Visualizzazioni ClickUp /$$$img/

Regolate le sequenze temporali, le priorità e le attività per tenere il passo con i cambiamenti del progetto, visualizzate lo stato di avanzamento e spostate le attività per riprogrammare rapidamente le date di scadenza con ClickUp Views

La trasparenza offerta da ClickUp Views aiuterà il team a identificare e prevedere potenziali colli di bottiglia e interruzioni nelle prime fasi del progetto. I project manager possono anche monitorare lo stato di avanzamento del progetto nel tempo e affrontare i ritardi del partner. La soluzione IT e PMO di ClickUp è utile per i responsabili dei progetti. Aiuta a chiarire le priorità e a stabilire come i progetti contribuiscono agli obiettivi strategici aziendali.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/ClickUps-IT-PMO-Solution-Dashboard-Image.png La soluzione IT e PMO di ClickUp /$$$img/

Standardizzare i progetti IT e ridurre i costi con la Soluzione IT & PMO di ClickUp

Questa soluzione consente a un project manager IT:

• raggiungere traguardi ambiziosi e aumentare lo slancio del progetto affinando i processi ed eliminando le attività manuali
• Ottenere una prospettiva globale su numerosi progetti e adattarsi rapidamente ai cambiamenti delle dipendenze o dell'ambito del progetto
• Migliorare l'efficienza con aggiornamenti automatizzati e report analitici alimentati daClickUp Brain *Coordinare, gestire e lavorare insieme sugli obiettivi aziendali con una solida gestione delle attività adattabile a qualsiasi necessità e livello gerarchico

Esternalizzare progetti IT senza sovraccarico operativo con ClickUp

Da fare per sfruttare i vantaggi dell'outsourcing dei progetti IT - accedere a competenze specializzate, migliorare la scalabilità e potenzialmente ridurre i costi - e allo stesso tempo mitigare le sfide comuni come le lacune nella comunicazione e la perdita di controllo?

ClickUp vi permette di affrontare queste sfide a titolo personale con:

• Flussi di lavoro predefiniti per modelli di outsourcing adattati ad agile, waterfall o altre metodologie di project management
• Modelli di progetto IT collaborativi che vi aiutano a definire un ambito e una roadmap di progetto chiari con le best practice standard del settore
• Una base di conoscenze centralizzata con ClickUp Documenti che mantiene una comunicazione chiara e trasparente durante l'intero ciclo del progetto

Seguendo questa guida e utilizzando le solide funzionalità di project management di ClickUp, potete esternalizzare progetti IT critici mantenendo le redini nelle vostre mani. Iscrivetevi oggi stesso a ClickUp !

Domande frequenti (FAQ)

1. Qual è l'obiettivo principale dell'outsourcing IT?

Le aziende esternalizzano l'IT per ridurre i costi, accedere a competenze specializzate, concentrarsi sulle proprie attività e competenze aziendali principali, ottenere un'elaborazione 24/7 e migliorare l'efficienza.

2. Qual è il servizio IT più comunemente esternalizzato?

I progetti di sviluppo software, tra cui la creazione di applicazioni web personalizzate e app per dispositivi mobili, sono tra i servizi IT più frequentemente esternalizzati.

3. Quali sono i quattro tipi di outsourcing?

I quattro principali modelli di esternalizzazione dei progetti IT sono

1. Outsourcing offshore: Collaborazione con un'azienda di un altro paese, spesso con valutazioni più basse
2. Esternalizzazione a terra: Collaborazione con un'azienda di un paese o di una regione vicina
3. Outsourcing onshore: Collaborazione con un'azienda del proprio paese
4. Co-sourcing: Un modello ibrido in cui una parte del lavoro IT viene terminato all'interno dell'azienda e una parte viene esternalizzata