Slack e le email sono autostrade che mettono in connessione i team per collaborare e scambiare idee.
Ma la domanda è Slack vs email: qual è lo strumento migliore per la comunicazione del team?
La scelta di uno degli strumenti di comunicazione rispetto agli altri limita le vostre opzioni. Sia Slack che l'email sono essenziali per la comunicazione sul posto di lavoro e per l'esecuzione delle attività quotidiane. Se usati insieme in modo corretto, sono ottimi strumenti per bilanciare il carico di comunicazione e snellire l'intero processo.
Le domande migliori da porsi sono:
- Quali sono i punti di forza di Slack e delle email?
- Quando si dovrebbe preferire Slack alle email o viceversa?
- Quali sono i pro e i contro di ogni strumento di comunicazione?
Queste sono domande più pratiche; conoscere le loro risposte aiuterà a stabilire una solida strategia di comunicazione interna ed esterna.
Entrambi gli strumenti hanno punti di forza e limiti unici. Sfruttate i loro punti di forza per stabilire una solida pipeline e strategia di comunicazione interna ed esterna attraverso diversi canali.
Tutto ciò che serve è capire come voi e il vostro team possiate passare efficacemente da Slack alle email per massimizzare la collaborazione e la produttività.
In questo blog affrontiamo le domande di cui sopra per chiarire meglio Slack e le email.
Confronto tra Slack ed email
Cominciamo a vedere le differenze tra Slack e le email. Slack è un mezzo di comunicazione a modulo breve, mentre le email sono destinate a conversazioni più dettagliate.
Esploriamo le sfumature delle due piattaforme di collaborazione.
| Funzionalità/funzione | Slack | |
|---|---|---|
| Comunicazione in tempo reale | Slack è più simile a un'app di messaggistica istantanea: consente di discutere in tempo reale | L'email è più asincrona. Ideale per discutere di idee che necessitano di maggiore approfondimento e che non sono urgenti, in particolare |
| Stile di comunicazione | È più adatto alla comunicazione informale | L'email lavora sia per la comunicazione formale che per quella informale; tuttavia, è più famosa per la comunicazione formale, come gli annunci ufficiali |
| Collaborazione | Con Slack è possibile collaborare con diversi team con diversi margini di flessibilità, siano essi interni o esterni | L'email è ideale per comunicazioni one-to-one o one-to-many |
| Organizzazione | Organizzate le vostre conversazioni in canali | Organizzate le vostre email in cartelle e categorie |
| Tempo di risposta | A causa della natura in tempo reale, il tempo di risposta è solitamente più rapido | Il tempo di risposta può variare con le email, poiché le persone le controllano meno frequentemente |
Slack vs. email: Un rapido confronto
Quando usare l'email e quando usare Slack
Quando voi e il vostro team dovreste usare l'email invece di Slack? Vediamo i diversi scenari in cui Slack può essere una soluzione migliore alternativa alle email e viceversa.
Quando usare l'email
Più di 4 miliardi di persone usano l'email. Basta conoscere il loro indirizzo email per iniziare una conversazione con una nuova persona. L'email è principalmente gratis per l'invio di messaggi.
Il vantaggio più significativo dell'email è che permette di connettersi con persone di tutto il mondo. Consideratela come una piattaforma di collaborazione gratuita.
È possibile discutere di questioni aziendali importanti con persone che risiedono ai confini più remoti del mondo. Fattori come il fuso orario, lo stato online o offline, il numero di nuovi messaggi e lo stato di consegna non sono ostacoli alla conduzione di un'attività aziendale.
Campagne email
Il vantaggio più significativo dell'email è che si può accedere a persone di tutto il mondo se si dispone dei loro indirizzi email. Non devono necessariamente essere online per ricevere il vostro messaggio; possono controllare la loro email su qualsiasi dispositivo.
Dopo aver premuto il pulsante di invio, sapete che riceveranno l'email. Inoltre, è possibile inviare email contemporaneamente a molti professionisti senza rivelare la loro identità. Integrare il software di project management con l'email per condividere idee, pianificare campagne email e avviare conversazioni con potenziali client.
Le email sono ideali per comunicare con grandi gruppi di clienti e potenziali clienti.
Analisi della comunicazione
Per conoscere l'andamento della campagna email è necessario avere accesso agli analytics. Un client di posta elettronica come Gmail dispone di estese funzioni di analisi integrate che forniscono dati sulle prestazioni della campagna email, come il tasso di apertura, il tempo di risposta e il coinvolgimento.
Inoltre, è possibile integrare Gmail con altri strumenti di terze parti per un monitoraggio avanzato e una reportistica approfondita.
Annunci ufficiali
Quando si fanno annunci ufficiali, è fondamentale un'attenzione meticolosa al tono, alla grammatica e alla punteggiatura. Per istanza, in una comunicazione interna all'azienda, ogni riga ha il peso di una dichiarazione ufficiale.
L'email di comunicazione interna deve sottolineare l'importanza del messaggio per i dipendenti. In questo caso, l'obiettivo è invogliare i dipendenti a leggere e comprendere il contenuto dell'email. Dal momento che questo tipo di comunicazione non si concentra e non richiede risposte, ma si concentra sulla diffusione delle informazioni, l'email è lo strumento ideale per questo tipo di comunicazione.
Quando usare Slack
Slack non è molto distante in termini di popolarità, in quanto oltre 10 milioni di persone lo usano quotidianamente. Slack è il luogo in cui avvengono tutti i tipi di conversazioni in ufficio: aggiornamenti sui progetti, comunicazioni interne o conversazioni al fresco.
L'interfaccia pulita, l'Outlook moderno e la possibilità di esprimersi con le emoji lo hanno reso popolare, soprattutto tra i giovani.
Comunicazione trasparente e organizzata
Destreggiarsi tra più progetti e gestire la comunicazione attraverso le email genera confusione. Slack per il project management è uno dei motivi principali per cui molti ambienti di lavoro lo preferiscono ad altri sistemi di gestione dei progetti strumenti di comunicazione .
I canali Slack consentono di discutere le sfumature di un progetto, di rispondere rapidamente alle query dei clienti e degli stakeholder, di inviare file e di mantenere la centralità delle conversazioni. Questa funzionalità/funzione è molto utile per tenere traccia di tutte le attività e le comunicazioni di un progetto in un'unica piattaforma.
Slack è lo strumento giusto per i team di lavoro da remoto che gestiscono più progetti in posizioni e margini di flessibilità diversi.
Collaborazione immediata del team
A differenza dell'email, dove la conversazione è asincrona, Slack è una piattaforma eccellente per terminare le cose all'istante. Con collaborazione in tempo reale , la risposta immediata dei membri del team viene misurata in chat per prendere decisioni più rapide.
Slack è un chiaro vincitore per le comunicazioni urgenti del team nella competizione Slack vs Email.
Costruzione del team
I luoghi di lavoro moderni non si limitano a svolgere le attività. I leader di oggi sono interessati a costruire team forti.
L'aspetto informale di Slack lo rende uno strumento eccellente per le attività di team building e le comunicazioni interne. I dipendenti possono esprimersi apertamente con emoji, GIF e immagini personalizzate.
Quando un nuovo membro entra a far parte di un team, Slack come app per la comunicazione con il team aiuta a rompere il ghiaccio creando un rapporto amichevole con i nuovi dipendenti e facendoli sentire benvenuti con interazioni calde e informali.
Pro e contro dell'uso dell'email
Riepiloghiamo/riassumiamo l'ultima sezione per capire i pro e i contro delle email:
Pro
- Adozione diffusa: Tutti usano l'email, questo vi dà ampio accesso e compatibilità con i target di utenti su tutti i dispositivi
- Molteplici persone: Coinvolgere numerose persone, sia interne che esterne, con una singola email senza necessariamente rivelare l'identità. Eccellente per l'esecuzione di campagne di marketing utilizzandosoftware di email marketing *Conformità: Le email sono ottime per documentare i record utili ai fini legali e di conformità
- Formattazione strutturata: Le email sono ideali per creare un format strutturato utilizzando punti elenco, immagini e intestazioni
- Allegati: La condivisione di documenti di supporto, immagini e altri file come allegati alle email è semplice. Non è necessario passare a un altro strumento
Cons
- Sovraccarico e disordine: Un numero elevato di email porta a una finestra In arrivo ingombra e a un sovraccarico di informazioni
- Limitata collaborazione: Le email non offrono funzionalità/funzione per collaborare istantaneamente su una nuova idea, attività o ispirazione. Inoltre, molte informazioni utili rimangono sepolte nei thread delle email
- **Per impostazione predefinita, la ricevuta di lettura non è attivata nelle email. Pertanto, non si può mai sapere con certezza se il lettore ha letto i messaggi dopo che sono stati recapitati nella sua finestra In arrivo
- Spam: Poiché le persone ricevono spam, possono finire per ignorare le email importanti, a meno che non siano diligenti nel filtrare le email
- Personalizzazione delle notifiche: Le opzioni per personalizzare le notifiche sono limitate
Pro e contro dell'utilizzo di Slack
Ecco un elenco dei pro e dei contro di Slack:
Pro
- È facile cercare nella cronologia delle conversazioni, trovare riferimenti e discussioni passate
- Notifiche personalizzabili: Personalizza le preferenze delle notifiche; ricevi le notifiche sulle attività più urgenti e posticipa le altre
- Integrazioni: Slack si integra con un lungo elenco di strumenti esterni che facilitano ulteriormente la collaborazione e la comunicazione
- **Emoji personalizzate: gli utenti creano le loro emoji per chattare sulle idee degli argomenti
- Thread: I thread tengono tutte le conversazioni in un unico posto e organizzano in modo ordinato i messaggi di Slack, soprattutto nel lavoro da remoto, dove è possibile creare thread denominati per diversi tipi di conversazioni
Cons
- Curva di apprendimento: Gli utenti che non hanno familiarità con il lavoro degli strumenti di collaborazione in tempo reale potrebbero impiegare un po' di tempo per familiarizzare con Slack
- Funzionalità/funzione a pagamento: Quando il team cresce, potrebbe essere necessario aggiornare la sottoscrizione per accedere a funzioni avanzate
- Sovraccarico di notifiche: Nonostante le notifiche personalizzate, possono essere troppe e distrarre dal lavoro
- Limiti di archiviazione: Nella versione gratuita, le opzioni di archiviazione sono limitate. Per utilizzare più spazio di archiviazione, è necessario pagare di più
- Problemi di formattazione: Per formattare un nuovo messaggio in un certo modo, gli utenti devono imparare a usare comandi specifici
**Slack vs email: Qual è l'opzione migliore per voi?
A questo punto, avete un'idea chiara dei diversi scenari in cui ogni strumento è utile per comunicare le idee. Scegliete lo strumento di comunicazione del team in base alle vostre esigenze.
Quale sia l'opzione migliore per la vostra organizzazione, tra Slack e l'email, dipende da diversi fattori, tra cui:
Dimensione e struttura del team
Slack è la scelta migliore se i vostri dipendenti lavorano in piccoli team che si concentrano su funzioni aziendali specifiche. Slack mantiene le cose agili, aiuta a prendere decisioni più velocemente e fa terminare le cose rapidamente.
L'email è una scelta migliore per i team più grandi, dove i dipendenti devono seguire molti protocolli e sono necessarie le approvazioni dei manager o degli stakeholder per eseguire le operazioni. È più importante attenersi a una catena di comando.
Accessibilità
In un'impostazione di lavoro da remoto, dove i team non si incontrano di persona, la comunicazione è al centro di tutte le fasi di lavoro. Slack è ideale per la collaborazione in tempo reale e funzionalità come la riunione giornaliera permettono a tutti di essere immediatamente a bordo senza ritardi.
Anche le email hanno un ruolo cruciale, in quanto gli annunci e gli aggiornamenti ufficiali vengono condivisi attraverso questo mezzo. Poiché le email non richiedono un'attenzione immediata, i team remoti dividono la comunicazione tra questi strumenti per scopi specifici.
Cultura dell'organizzazione
Che tipo di cultura supporta la vostra organizzazione? Ad esempio, se la cultura supporta discussioni informali e azioni rapide, Slack è la scelta giusta.
Ma se l'enfasi è più sul seguire una struttura formale e sulla documentazione, allora l'email è la scelta migliore.
Condivisione di documenti
Le organizzazioni condividono documenti per la collaborazione, la reportistica e la comunicazione. Se i team interni collaborano su quasi tutti i tipi di documenti, Slack semplifica le cose, perché possono creare canali specifici e discutere le idee.
D'altra parte, l'email può essere riservata alla condivisione di aggiornamenti, comunicati stampa e reportistica.
Integrazioni
Grazie alle integrazioni, è possibile collegare Slack e le email agli strumenti esistenti per semplificare il flusso di lavoro. Slack trionfa in questo caso perché supporta diversi strumenti di integrazione.
Ad esempio, il vostro software di project management con Slack e il vostro team riceveranno notifiche in tempo reale (che potranno personalizzare in base alla loro priorità).
Da fare via email, ma le opzioni sono limitate e le notifiche saranno asincrone.
Conosci ClickUp: La soluzione al dibattito Slack vs. Email
Utilizzo dell'integrazione ClickUp-Slack per creare facilmente attività di ClickUp all'interno di Slack
E se vi dicessimo che esiste una piattaforma che centralizza tutti i messaggi di Slack e delle email? Ecco ClickUp, una piattaforma Alternativa Slack .
Impostazione Integrazione con Slack e ClickUp per utilizzare Slack con ClickUp. Gestite tutte le chat che riguardano il project management, create nuove attività e gestitene le date di scadenza e gli stati.
Estraete i messaggi critici su Slack e trasformateli in attività. Inoltre, condividete gli aggiornamenti delle attività sui canali Slack all'interno di ClickUp per tenere tutti aggiornati.
Centralizzate il vostro project management delle email integrare l'account di posta elettronica per inviare email da ClickUp, creare attività e impostare automazioni. Mentre inviate le email, taggate i membri del vostro team per tenerli aggiornati.
Una volta ricevuta un'email urgente da un client, assegnate immediatamente l'attività a un team, assicurandovi che non ci siano ritardi nell'esecuzione della richiesta del cliente.
Il Visualizzazione della chat ClickUp migliora ulteriormente le cose, consentendo di creare canali, menzionare i membri del team e assegnare elementi d'azione.
Condividete facilmente aggiornamenti, collegamenti e reazioni e consolidate le conversazioni cruciali con la funzione di chattare in ClickUp
Questo canale è utile anche per incorporare fogli di calcolo e video, in modo che il team non debba aprire un'altra applicazione.
La visualizzazione della chat memorizza tutti i commenti in ClickUp per trovare rapidamente qualsiasi conversazione
Utilizzate i comandi slash per formattare il testo come elenco puntato o banner. Potete completare il controllo su chi ha accesso a questi canali e messaggi per includere solo le persone rilevanti per uno scopo specifico.
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Migliorate la comunicazione del team direttamente da ClickUp utilizzando la funzionalità di condivisione dello schermo. Invitate i membri del team a chattare in modo specifico, taggate i colleghi nei thread pertinenti e assicuratevi che tutte le comunicazioni avvengano in base alla necessità di sapere.
Incorporare tutti i tipi di contenuto all'interno del vostro sito Documenti ClickUp da fogli di calcolo e PDF a pagine web, reportistica, fogli di calcolo e video.
Utilizzate Lavagne online ClickUp per fare brainstorming con il vostro team remoto. Trasformate le idee in azioni coerenti utilizzando il canvas creativo.
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