Setiap minggu, Anda membuat keputusan yang memengaruhi hasil pengiriman. Anda menentukan pekerjaan mana yang menjadi prioritas, bagaimana menyeimbangkan kapasitas tim dengan tenggat waktu, kapan mengatakan โyaโ (atau โbelumโ) untuk permintaan baru, dan mengelola kompromi.
Ketika panggilan-panggilan tersebut bergantung pada spreadsheet lama atau tampilan proyek yang terputus-putus, alokasi sumber daya menjadi reaktif. Bahkan celah kecil dalam visibilitas dapat berubah menjadi tenggat waktu yang terlewat dan kompromi anggaran.
Menariknya, 44% manajer proyek merasa mereka tidak memiliki cukup sumber daya untuk mencapai tujuan mereka. Pada saat yang sama, ~26% merasa sumber daya yang mereka miliki tidak sesuai.
Perangkat lunak manajemen sumber daya yang tepat membantu Anda merencanakan sumber daya dengan percaya diri. Ia membantu Anda mengidentifikasi konflik sumber daya sejak dini dan menjaga proses manajemen sumber daya tetap selaras dengan permintaan nyata.
Dalam panduan ini tentang cara memilih perangkat lunak manajemen sumber daya, Anda akan belajar apa yang seharusnya dilakukan oleh alat yang ideal, kriteria untuk mengevaluasinya, dan proses daftar pendek langkah demi langkah dengan ClickUp.
๐ง Tahukah Anda? Wellingtone mencantumkan manajemen sumber daya sebagai salah satu proses manajemen proyek tersulit bagi organisasi untuk diimplementasikan.
โญ Template Terpilih
Sebelum Anda mulai mengevaluasi perangkat lunak manajemen sumber daya, Anda memerlukan cara yang konsisten untuk melihat siapa yang tersedia dan pekerjaan apa yang sudah dijanjikan. Tanpa dasar tersebut, sulit untuk membandingkan alat atau membuat keputusan alokasi sumber daya yang andal.
Di situlah Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp membantu. Template ini menyediakan satu lokasi untuk memetakan tugas dan sumber daya secara bersamaan. Template ini memungkinkan Anda mengidentifikasi celah beban kerja, meminimalkan konflik sumber daya, dan menjaga konsistensi perencanaan di seluruh proyek saat ini dan yang akan datang.
๐ Baca Juga: Alat dan Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya Terbaik
Apa Itu Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya dan Apa yang Harus Dilakukannya?
Perangkat lunak manajemen sumber daya membantu Anda merencanakan dan mengalokasikan sumber daya secara proaktif, baik itu karyawan, keterampilan, atau anggaran. Dengan demikian, Anda dapat mengelola batasan dengan lebih efektif, mengidentifikasi bottleneck lebih awal, dan memprediksi kebutuhan sumber daya dengan lebih akurat. Hal ini membantu Anda memenuhi tenggat waktu dengan tepat.
โ Alat perencanaan sumber daya yang andal harus membantu Anda melakukan hal-hal berikut:
- Lihat ketersediaan sumber daya yang sebenarnya di seluruh proyek saat ini dan yang akan datang.
- Dukung perencanaan kapasitas sehingga Anda dapat menyesuaikan permintaan dengan kapasitas tim sebelum pekerjaan dimulai.
- Kelola penjadwalan sumber daya di seluruh peran, keterampilan, dan waktu libur.
- Pantau penggunaan sumber daya dan identifikasi penggunaan berlebihan atau kurang optimal sejak dini.
- Tandai konflik sumber daya saat satu orang atau aset dipesan dua kali.
- Dukung keputusan perekrutan atau alokasi sumber daya yang lebih baik
๐ Baca Juga: Perangkat Lunak Penjadwalan Sumber Daya Terbaik
Perbedaan antara perangkat lunak manajemen sumber daya dan alat manajemen proyek sederhana
Alat manajemen proyek dasar membantu Anda merencanakan dan melacak pekerjaan. Anda memetakan tugas, jadwal, dan hasil kerja sehingga tim tahu apa yang perlu diselesaikan.
Alat manajemen sumber daya menjawab pertanyaan yang berbeda: Apakah Anda benar-benar dapat melaksanakan apa yang telah direncanakan dengan sumber daya manusia dan waktu yang Anda miliki?
Inilah perbedaan antara kedua jenis alat tersebut:
| Fitur / Kemampuan | Alat manajemen proyek yang sederhana | Perangkat lunak manajemen sumber daya |
| Fokus utama | Melacak tugas dan kemajuan proyek | Perencanaan + optimasi sumber daya manusia/waktu/kapasitas di seluruh pekerjaan |
| Terbaik untuk | Mengelola apa yang perlu dilakukan | Mengelola siapa yang melakukannya, kapan, dan dengan biaya berapa. |
| Visibilitas | Per proyek atau per tim | Kapasitas dan permintaan lintas proyek, mencakup seluruh organisasi. |
| Perencanaan kapasitas sumber daya | Terbatas atau manual | Fitur bawaan (ketersediaan, beban kerja, peramalan) |
| Alur kerja alokasi | Tugaskan tugas kepada pemiliknya | Tugaskan orang untuk bekerja berdasarkan kapasitas + prioritas |
| Penyeimbangan beban kerja | Dasar (seringkali hanya visual) | Lanjutan (termasuk deteksi konflik + penyeimbangan ulang) |
| Peramalan pekerjaan di masa depan | Biasanya tidak termasuk | Fitur inti (penggunaan di masa depan + kebutuhan tenaga kerja) |
| Mengelola kelebihan/kekurangan penggunaan sumber daya | Sulit untuk dideteksi sejak dini | Dibubuhi secara otomatis dengan peringatan/standar |
| Penyesuaian keterampilan | Rare | Umum (keterampilan, peran, tagihan vs non-tagihan) |
| Integrasi pelacakan waktu | Opsional | Seringkali lebih mendalam (untuk perbandingan waktu yang direncanakan versus waktu aktual) |
| Pengetahuan tentang biaya dan anggaran | Terbatas | Sering mencakup tarif biaya, burn rate, margin, dan tingkat utilisasi. |
| Perencanaan skenario (โwhat-ifโ) | Tidak biasa | Umum (mensimulasikan penundaan, karyawan baru, pergeseran prioritas) |
| Kedalaman pelaporan | Status tugas, batas waktu, kecepatan | Pemanfaatan, kapasitas versus permintaan, akurasi peramalan |
| Perencanaan tingkat portofolio | Dasar (jika tersedia) | Dibuat khusus untuk perencanaan portofolio dan tim multi-tim. |
Siapa yang paling diuntungkan dari perangkat lunak manajemen sumber daya?
Jika Anda bekerja pada proyek dengan banyak pemangku kepentingan, perangkat lunak manajemen sumber daya sangat cocok untuk Anda. Baik itu pengelolaan tenaga kerja atau pengiriman, perangkat lunak manajemen sumber daya sangat berguna untuk:
- Manajer proyek yang perlu mengalokasikan sumber daya tanpa menebak siapa yang memiliki kapasitas.
- Manajer sumber daya dan operasional yang bertanggung jawab untuk menyeimbangkan beban kerja di antara tim dan mencegah kelelahan.
- PMOs yang membutuhkan visibilitas tingkat portofolio terhadap permintaan sumber daya, batasan, dan risiko pengiriman.
- Perusahaan konsultan dan bisnis berbasis proyek lainnya yang perlu melindungi margin dan keuntungan proyek melalui penjadwalan yang lebih cerdas dan pengendalian anggaran.
๐ง Tahukah Anda? Definisi Gartner tentang perencanaan kebutuhan kapasitas menganggap kapasitas sebagai keputusan tingkat bisnis terkait fasilitas, peralatan, dan ukuran tenaga kerja. Konsep yang sama berlaku saat Anda menentukan ukuran tim pengiriman untuk pekerjaan berbasis proyek.
Kriteria Utama untuk Mengevaluasi Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya
Perangkat lunak manajemen sumber daya yang kuat membantu Anda menghubungkan pilihan sumber daya dengan hasil biaya dan pengiriman. Baik Anda perlu mengelola pengiriman sehari-hari atau perencanaan jangka panjang, Anda memerlukan alat yang menyimpan detail tentang ketersediaan sumber daya, beban kerja, dan jadwal.
Kriteria ini akan membantu Anda membandingkan alat manajemen sumber daya untuk memilih yang sesuai:
- Ketersediaan sumber daya yang dapat diandalkan: Alat-alat tersebut harus menampilkan ketersediaan sumber daya yang sebenarnya (bukan "terakhir diperbarui pada Jumat") dengan kalender, cuti, alokasi paruh waktu, dan cakupan peran. Dengan ini, Anda dapat merencanakan pekerjaan tanpa harus terus-menerus menunggu pembaruan.
- Perencanaan kapasitas yang dirancang untuk fluktuasi permintaan: Pastikan perangkat lunak tersebut mendukung perencanaan kapasitas per minggu/bulan, dan bandingkan proyek saat ini dengan proyek yang akan datang. Sorot celah agar Anda dapat memutuskan apakah akan mengubah tanggal, mengubah cakupan, atau menambah jumlah karyawan.
- Pelacakan pemanfaatan sumber daya yang mendorong tindakan: Anda perlu melacak pemanfaatan sumber daya di tingkat individu dan tim untuk mengidentifikasi bottleneck secara dini. Hal ini dapat membantu Anda menyeimbangkan kembali pekerjaan sebelum melewatkan tenggat waktu.
- Deteksi konflik dan pencegahan overbooking: Alat yang Anda pilih harus menandai konflik sumber daya (orang yang dipesan ganda, jadwal yang bertabrakan, beban kerja yang tidak mungkin) dan memudahkan penyelesaiannya dengan drag-and-drop atau pengeditan massal.
- Peramalan kebutuhan sumber daya di masa depan: Ini sudah jelas. Untuk apa perencanaan sumber daya jika tidak membantu Anda memprediksi konsumsi sumber daya di masa depan?
- Pandangan tingkat proyek dan portofolio: Perangkat lunak yang tepat memberikan manajer proyek dan PMO cara untuk melihat alokasi tenaga kerja di tingkat proyek dan di seluruh portofolio. Anda akan membutuhkannya untuk membantu mengelola beberapa proyek secara bersamaan tanpa kehilangan konteks.
- Penjadwalan sumber daya yang menangani batasan nyata: Alat ini harus memungkinkan Anda melakukan penjadwalan sumber daya berdasarkan peran, keterampilan, lokasi, dan zona waktu, bukan hanya berdasarkan nama. Hal ini membantu Anda menjadwalkan sumber daya bahkan ketika tim berubah di tengah kuartal.
- Pelacakan waktu dan perbandingan antara upaya yang direncanakan dan aktual: Pastikan perangkat lunak tersebut mendukung pelacakan waktu dan perbandingan antara upaya yang direncanakan dan aktual, sehingga Anda dapat meningkatkan perkiraan dan menjelaskan perbedaan. Perangkat lunak ini juga memungkinkan Anda menghubungkan keputusan alokasi sumber daya dengan hasil yang dicapai.
- Pengelolaan anggaran dan sinyal keuntungan: Pastikan Anda dapat melacak anggaran proyek sesuai dengan rencana tenaga kerja, dan menghubungkan pilihan alokasi sumber daya dengan keuntungan proyek. Jika Anda adalah firma konsultan atau mengelola bisnis berbasis proyek, hal ini akan memberikan data yang Anda butuhkan untuk berkembang ke arah yang tepat.
- Integrasi sistem keuangan dan sumber daya manusia: Jika alat ini terhubung dengan perangkat lunak akuntansi yang Anda gunakan (tarif, biaya, penagihan) dan sistem sumber daya manusia Anda (peran, garis pelaporan, cuti), Anda akan menghindari penginputan manual dan salin-tempel data kritis.
- Laporan dan dasbor yang dapat disesuaikan: Miliki dasbor yang dapat disesuaikan untuk kepemimpinan yang menjawab pertanyaan seperti: apa kapasitas kami, di mana risiko kami, proyek mana yang membutuhkan bantuan, dan apa yang terjadi jika prioritas berubah.
- Governance, izin, dan auditabilitas: Pastikan perangkat lunak tersebut mendukung akses berbasis peran (PM vs. manajer sumber daya vs. keuangan) dan menjaga jejak audit sehingga perubahan tenaga kerja tidak terjadi secara sembunyi-sembunyi.
- Tanda-tanda keamanan dan jaminan yang diakui oleh pembeli: Cari penyedia yang dapat membuktikan kontrol keamanannya melalui kerangka kerja yang diakui seperti SOC 2, yang mengevaluasi perlindungan di bidang keamanan, ketersediaan, integritas pemrosesan, kerahasiaan, dan privasi. Lagi pula, Anda mempercayakan data operasional sensitif kepada mereka (misalnya: siapa yang sedang mengerjakan apa, kapasitas tim, jadwal internal, pekerjaan klien, tarif biaya, terkadang bahkan informasi yang berkaitan dengan HR).
- Kesesuaian adopsi dan realitas implementasi: Akhirnya, perangkat lunak tersebut harus menyediakan kontrol admin dan proses onboarding/dukungan yang sesuai dengan ukuran dan tingkat kematangan tim Anda, karena alat manajemen sumber daya yang tepat hanya akan berfungsi jika orang-orang benar-benar memperbarui dan menggunakannya secara teratur.
๐ Baca Juga: Panduan Lengkap tentang Manajemen Sumber Daya
Cara Mengevaluasi & Menyusun Daftar Pendek Alat Manajemen Sumber Daya (Proses Langkah demi Langkah)
Saat mengevaluasi perangkat lunak manajemen sumber daya, bagian yang sulit adalah memprediksi apakah alat tersebut akan berfungsi dengan baik saat pekerjaan nyata mulai mengalir melalui sistem.
Anda mungkin memiliki rencana tenaga kerja di satu tempat dan pembaruan tugas di tempat lain. Tanda-tanda anggaran Anda mungkin ada di sistem keuangan yang berbeda, dan permintaan perubahan mungkin datang melalui obrolan dan email. Fragmentasi ini dikenal sebagai Work Sprawl , di mana pekerjaan tersebar di alat-alat yang terputus. Akibatnya, keputusan seringkali menjadi lambat.
Tambahkan fitur AI ke dalam campuran, dan Anda mungkin tergoda untuk menambahkan berbagai alat AI khusus ke dalam tumpukan manajemen sumber daya Anda. Hal ini dapat menyebabkan alat AI Anda tidak saling terhubung dan menciptakan lebih banyak pekerjaan bagi Anda, alias AI Sprawl . Dan hal ini menambah gesekan dan biaya waktu dalam pengambilan keputusan sehari-hari.
Itulah mengapa ClickUp secara alami cocok untuk proses evaluasi Anda. ClickUp menawarkan Converged AI Workspace yang menggabungkan manajemen proyek, dokumen, obrolan, CRM, tujuan, otomatisasi, dan AI ke dalam satu platform terintegrasi. Hal ini membantu perencanaan dan pelaksanaan proyek Anda tetap terhubung saat Anda menyaring alat-alat.
โ Mari kita bahas langkah demi langkah cara memilih alat manajemen sumber daya:
1. Tentukan tujuan permintaan, pengiriman, dan sumber daya.
Mulailah dengan mencatat keputusan dan tujuan yang perlu didukung oleh perangkat lunak manajemen sumber daya Anda. Pikirkan dalam istilah yang sederhana: bagaimana Anda menerima pekerjaan, bagaimana Anda mengalokasikan sumber daya, dan bagaimana Anda menyesuaikan rencana saat prioritas berubah.
Jika permintaan pekerjaan datang melalui permintaan klien atau saluran penjualan, ClickUp CRM mendukung pengelolaan saluran dan akun melalui tampilan yang fleksibel. Dengan cara ini, pekerjaan yang akan datang tidak terpisah dari perencanaan pengiriman.
Untuk menjaga agar tujuan tetap terukur, Anda juga dapat membuat sejumlah kecil KPI sumber daya dan menghubungkannya dengan Dashboard ClickUp .
๐ก Tips Pro: Tambahkan konteks yang didukung AI ke dasbor Anda dengan ClickUp AI Cards.
Kartu AI ClickUp memungkinkan Anda menambahkan laporan bertenaga AI ke Dashboard dan Ringkasan, sehingga Anda dapat mengubah data ruang kerja real-time menjadi ringkasan dan pembaruan yang dapat ditindaklanjuti oleh pemangku kepentingan Anda.
- Buat ringkasan cepat dari aktivitas ruang kerja nyata menggunakan Kartu AI di Dashboard.
- Kurangi pengejaran status dengan menjaga ringkasan tetap terkini saat tugas dan beban kerja berubah.
๐ฝ๏ธ Tonton video: Berikut ini video singkat yang menyoroti cara Anda dapat membuat dashboard yang informatif dan menambahkan metrik kunci untuk proyek Anda dengan ClickUp Dashboards.
2. Dokumentasikan aturan manajemen sumber daya Anda sebelum mencoba alat-alat tersebut.
Sebagian besar masalah evaluasi berasal dari aturan yang tidak jelas. Dokumenlah cara Anda mengalokasikan sumber daya, apa arti "kapasitas penuh", siapa yang menyetujui perubahan jadwal, dan seberapa sering rencana diperbarui.
ClickUp Docs berfungsi dengan baik di sini karena Anda dapat berkolaborasi pada ide-ide ini secara real-time, menyempurnakannya, dan mengubah teks menjadi tugas yang dapat dilacak. Hal ini memastikan aturan penempatan tenaga kerja tetap terhubung dengan pelaksanaan, bukan hanya tersimpan dalam file statis.
๐ Baca Juga: Cara Membuat Struktur Pemecahan Sumber Daya
3. Buat peta alur kerja dan uji coba di tugas.
Perencanaan sumber daya akan terhambat jika proses Anda dan pelacakan pekerjaan berada di alat yang terpisah. Rancang alur kerja Anda dengan cara yang dapat Anda jalankan: penerimaan โ penentuan lingkup โ penjadwalan โ pengiriman โ tinjauan.
Anda dapat menggunakan ClickUp Tasks untuk melacak pekerjaan Anda dengan pemilik tugas, tanggal jatuh tempo, dan ketergantungan. Kemudian sesuaikan alur kerja dengan Status Kustom dan Bidang Kustom sehingga alur tugas Anda mencerminkan cara tim Anda bekerja.
๐ก Tips Pro: Perbarui rencana sumber daya secara berkala dengan menghubungkan data masuk dan pembaruan melalui Integrasi ClickUp .
Perencanaan sumber daya menjadi tidak teratur ketika permintaan dan pembaruan status terjebak di dalam email, obrolan, kalender, atau alat file. Integrasi ClickUp memungkinkan Anda menghubungkan lebih dari 1.000 alat, sehingga Anda dapat menjaga sinyal pengiriman lebih dekat dengan tugas yang Anda gunakan untuk penjadwalan dan perencanaan kapasitas.
- Hubungkan alat pesan dan kalender Anda sehingga perubahan muncul di tempat Anda merencanakan pekerjaan, bukan hanya di thread atau catatan rapat.
- Hubungkan penyimpanan cloud dan aplikasi kerja sehingga konteks tugas tetap terhubung dengan tugas (ringkasan, spesifikasi, file), mengurangi pekerjaan ulang selama perubahan sumber daya.
4. Jalankan demo berbasis skenario menggunakan masalah pengelolaan sumber daya Anda yang sebenarnya.
Ketika Anda memberikan vendor dua atau tiga skenario yang mencerminkan kenyataan pekerjaan Anda, akan jauh lebih mudah untuk mengatasi masalah sumber daya sebelum mereka mengganggu proyek Anda.
- Pindahkan tugas setelah perubahan prioritas di seluruh proyek.
- Deteksi dan perbaiki pemesanan ganda yang menyebabkan konflik sumber daya.
- Perbarui perkiraan kapasitas untuk proyek saat ini dan yang akan datang tanpa perlu membangun ulang rencana.
Untuk perencanaan dan penjadwalan, Tampilan Beban Kerja ClickUp memungkinkan Anda menampilkan beban kerja berdasarkan ketersediaan atau kapasitas, serta merencanakan sumber daya per hari atau bahkan per bulan. Jika Anda lebih suka jadwal linier, Tampilan Garis Waktu ClickUp membantu Anda memvisualisasikan dan menjadwalkan tugas sepanjang waktu.
Atau jika Anda mencari tampilan yang lebih langsung, tampilan Tim ClickUp menyediakan grafik beban kerja berdasarkan tugas yang diselesaikan oleh anggota tim individu atau perkiraan waktu yang mereka ajukan.
๐ก Tips Pro: Pastikan tampilan beban kerja tetap akurat dengan AI Super Agents (sehingga kapasitas tetap terikat pada upaya nyata)
Perencanaan beban kerja terganggu ketika perkiraan berubah, tetapi tidak ada yang memperbarui rencana. Tampilan Beban Kerja ClickUp memungkinkan Anda mengukur beban kerja menggunakan perkiraan waktu, poin sprint, jumlah tugas, atau Bidang Kustom, dan menetapkan batas kapasitas di tampilan harian/mingguan/bulanan.
Anda dapat mengonfigurasi Autopilot Agent untuk mendeteksi perubahan pada bidang beban kerja (seperti perkiraan waktu atau bidang kustom upaya) dan secara otomatis memposting komentar terstruktur yang meminta pemilik untuk mengonfirmasi dampak kapasitas dan menyelesaikan konflik sumber daya.
Agen di ClickUp bersifat kontekstual dan menyesuaikan diri dengan ruang kerja Anda untuk perubahan, sehingga mereka dapat terus mengelola pekerjaan secara otomatis!
5. Lakukan uji coba dengan data nyata dan ukur tanda-tanda adopsi.
Uji coba singkat menunjukkan apakah alat tersebut tetap akurat setelah beberapa orang memperbarui data. Ikuti panduan implementasi, di mana Anda memulai dengan kelompok uji coba, mengumpulkan umpan balik, melakukan penyesuaian, dan kemudian memperluas penggunaannya.
Anda dapat memvalidasi rencana sumber daya Anda dengan data aktual menggunakan ClickUp Time Tracking . Ini membantu Anda membandingkan upaya yang direncanakan dengan waktu yang sebenarnya dihabiskan pada proyek dan menjaga anggaran tetap realistis.
6. Pastikan keputusan dapat dicari, sehingga rencana tetap up-to-date.
Seiring dengan kematangan proses manajemen sumber daya Anda, risiko bergeser dari โkami tidak bisa merencanakanโ menjadi โkami tidak bisa menemukan rencana terbaru.โ ClickUp Brain menambahkan lapisan kecerdasan bawaan di seluruh pekerjaan dan pengetahuan Anda di ClickUp.
Dengan pengalaman Pencarian Perusahaan ClickUp, Anda dapat menemukan jawaban yang dapat diandalkan dari ClickUp dan aplikasi terhubung dengan konteks.
๐ก Tips Pro: Gunakan ClickUp Brain MAX untuk membuat keputusan pengelolaan sumber daya lebih mudah ditemukan dan lebih mudah dipertahankan.
ClickUp Brain MAX adalah asisten AI desktop Anda, dirancang untuk mencari di seluruh aplikasi kerja dan web, dan cocok digunakan bersama Talk to Text dan Pencarian Perusahaan ClickUp, sehingga keputusan Anda tetap terhubung dengan pekerjaan.
- Catat perubahan sumber daya dengan cepat menggunakan Talk to Text : Diktekan perubahan tenaga kerja, kompromi, dan asumsi untuk rencana sumber daya langsung ke komentar tugas atau dokumen perencanaanโ4 kali lebih cepat daripada mengetik.
- Ajukan pertanyaan Brain MAX yang membantu mengambil keputusan: Berikan pertanyaan seperti โProyek mana yang sudah mencapai kapasitas dalam dua minggu ke depan?โ atau โDi mana terakhir kali kita menyetujui pemindahan sumber daya ini?โ dan dapatkan informasi terbaru dalam konteks, tanpa perlu mencari di berbagai alat.
7. Standarkan proses Anda dengan templat.
Bahkan setelah Anda memilih alat yang tepat, perencanaan sumber daya dapat tetap tidak konsisten jika setiap tim membuat pelacaknya sendiri. Konflik sumber daya mungkin timbul, terutama saat Anda mengelola beberapa proyek secara bersamaan.
Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp memberikan struktur yang konsisten untuk merencanakan dan melacak sumber daya di satu tempat. Visualisasikan tugas dan sumber daya, optimalkan beban kerja, dan bantu tim menyelaraskan prioritas, semuanya di satu tempat.
๐ป Inilah alasan mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Sentralisasikan penugasan sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya tanpa perlu melacak pelacak terpisah.
- Identifikasi celah kapasitas sejak dini sehingga Anda dapat merencanakan sumber daya untuk proyek saat ini dan yang akan datang.
- Kurangi konflik sumber daya dengan membuat beban kerja dan kepemilikan terlihat oleh pemangku kepentingan.
- Jaga konsistensi penjadwalan sumber daya saat Anda mengelola beberapa proyek secara bersamaan.
Kapan Harus Memilih Platform All-in-One vs. Alat Sumber Daya Khusus
Jika Work Sprawl dan AI Sprawl menghambat pengambilan keputusan dalam setup Anda saat ini, platform all-in-one seperti ClickUp dapat membantu. Platform ini mengurangi jumlah serah terima dengan menjaga perencanaan dan eksekusi dalam satu tempat. Anda juga dapat melacak kemajuan Anda secara efektif tanpa perlu membayar alat proyek terpisah.
Pilihan terbaik Anda bergantung pada seberapa erat perencanaan sumber daya perlu terintegrasi dengan pelaksanaan pengiriman dan pelaporan.
โ Gunakan ini sebagai perbandingan cepat untuk menyusun daftar pendek.
| Yang paling Anda butuhkan | Alat sumber daya khusus cenderung cocok jika | Platform all-in-one cenderung cocok jika |
|---|---|---|
| Anda sudah mengelola pengiriman di tempat lain dan hanya membutuhkan fitur penjadwalan dan pemantauan penggunaan. | โ Anda menginginkan penjadwalan canggih yang terintegrasi dengan tumpukan proyek yang sudah adaโ Anda lebih memilih untuk mempertahankan eksekusi dan kolaborasi dalam alat yang sudah adaโ Anda dapat menerima hubungan yang lebih lemah antara pembaruan tugas dan rencana sumber daya | โ Anda ingin keputusan penempatan tenaga kerja terhubung langsung dengan dokumen tugas dan pelaporanโ Anda ingin perencanaan dan pelaksanaan tetap terhubung saat prioritas berubahโ Anda ingin mengurangi serah terima dan rekonsiliasi antar sistem |
| Tim sumber daya Anda menjalankan proses terpusat, sementara tim lain terutama menggunakan jadwal. | โ Anda dapat menerapkan satu sumber kebenaran untuk jadwal tanpa mengubah cara tim melaksanakan pekerjaanโ Anda mengharapkan sebagian besar pengguna untuk melihat jadwal daripada memperbarui rencanaโ Anda ingin peluncuran yang terfokus dengan perubahan alur kerja minimal | โ Anda membutuhkan tim untuk memperbarui pekerjaan di sistem yang sama yang Anda gunakan untuk perencanaan kapasitasโ Anda ingin perubahan tugas secara otomatis tercermin dalam tampilan perencanaanโ Anda ingin perencanaan ulang yang lebih cepat di beberapa proyek dengan kepemilikan yang lebih jelas |
| Laporan Anda disimpan di sistem BI atau keuangan terpisah. | โ Anda tidak memerlukan pelaporan portofolio di dalam alat sumber dayaโ Anda berencana mengekspor data ke BI/keuangan untuk analisis yang lebih mendalamโ Anda ingin sumber daya mendukung pelaporan daripada menggantikannya | โ Anda ingin laporan operasional dari ruang kerja yang sama tempat pekerjaan dilakukanโ Anda ingin beban kerja, waktu, dan status pengiriman terlihat di satu tempat untuk tinjauan mingguanโ Anda ingin mengurangi ekspor manual dan langkah rekonsiliasi |
| Alur kerja Anda tidak banyak berubah dari minggu ke minggu. | โ Pengatur jadwal mandiri dapat memenuhi sebagian besar kebutuhan saat rencana stabilโ Anda dapat mengelola pengecualian melalui proses pengendalian perubahan yang ringanโ Anda menginginkan alat dengan footprint yang lebih sederhana untuk adopsi dan tata kelola | โ Prioritas sering berubah, dan Anda membutuhkan perencanaan ulang yang lebih cepat di beberapa proyekโ Anda ingin perubahan pada tugas dan jadwal untuk memperbarui rencana dengan cepatโ Anda ingin konteks pengambilan keputusan dekat dengan pekerjaan, bukan tersebar di berbagai alat |
๐ Baca Juga: Template Manajemen Proyek Gratis
Kesalahan Umum Saat Memilih Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya
Banyak masalah dengan perangkat lunak manajemen sumber daya berasal dari proses evaluasi. Sebuah alat mungkin terlihat kuat dalam demo, tetapi tetap tidak memadai saat harus mendukung manajemen sumber daya yang sebenarnya. Tantangan termasuk prioritas yang berubah-ubah dan pelaporan portofolio.
Ingin menghindari skenario ini? Pastikan Anda mengevaluasi alat tersebut berdasarkan keputusan yang diambil tim Anda setiap minggu. Pertimbangkan keseimbangan antara kemudahan penggunaan dan fitur-fiturnya bersama dengan fungsi inti alat tersebut.
โ Berikut adalah kendala yang paling sering muncul bagi manajer proyek, pemimpin operasional, dan PMO:
- Membeli berdasarkan "fitur" daripada keputusan: Jika Anda tidak mendefinisikan keputusan yang harus didukung oleh alat tersebut (persetujuan penempatan staf, siklus perencanaan ulang, peramalan), Anda akan berakhir dengan sistem yang kaya fitur. Sistem yang mungkin masih tidak membantu Anda mengalokasikan sumber daya dengan benar.
- Mengabaikan adopsi dan manajemen perubahan: Alat pengelolaan sumber daya gagal ketika tim berhenti memperbarui mereka. Solusinya? Mulailah dengan menguji bersama pengguna awal dan menggunakan umpan balik mereka untuk melakukan perubahan sebelum memperluas skala.
- Mengabaikan kualitas data dan realitas integrasi: Perencanaan kapasitas bergantung pada masukan yang akurat. Jika data waktu, peran, biaya, atau penerimaan proyek Anda tidak konsisten di seluruh sistem, perkiraan dan metrik utilisasi menjadi tidak dapat diandalkan.
- Menganggap penjadwalan sebagai masalah utama: Pola pikir yang hanya berfokus pada kalender melewatkan kebutuhan yang lebih besar. Anda juga perlu meramalkan permintaan, melacak pola penggunaan, dan mencegah kemacetan sebelum muncul dalam pengiriman.
- Memilih alat yang tidak dapat menangani kompleksitas portofolio: Jika Anda mengelola beberapa proyek, Anda memerlukan tampilan yang menunjukkan trade-off antar tim dan periode waktu. Perangkat lunak manajemen sumber daya yang dirancang untuk proyek tunggal dapat mengalami gangguan saat prioritas berubah di seluruh portofolio.
- Mengabaikan uji coba nyata dengan alur kerja nyata: Demonstrasi tidak akan menunjukkan bagaimana alat ini berperilaku dengan masukan yang rumit dan banyak pemangku kepentingan. Uji coba adalah cara yang lebih andal untuk menguji alat ini untuk tim Anda.
- Menyesuaikan secara berlebihan sebelum menstandarkan proses: Penyesuaian yang berlebihan dapat memperlambat implementasi dan membuat sistem lebih sulit untuk dipelihara. Analisis kegagalan perangkat lunak perusahaan secara konsisten menyoroti penyesuaian berlebihan dan persyaratan yang lemah sebagai masalah yang berulang.
- Tidak menetapkan tanggung jawab untuk memperbarui data sumber daya secara berkala: Jika tidak ada yang bertanggung jawab atas frekuensi pembaruan ketersediaan dan aturan alokasi, alat tersebut akan menjadi catatan historis alih-alih sistem perencanaan.
๐ Baca Juga: Contoh dan Template Dashboard Manajemen Proyek
Pilihlah Pilihan yang Tepat dengan ClickUp sebagai Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya Anda
Jika Anda hanya mengambil satu hal dari blog ini, biarkan hal itu menjadi ini: Jika perencanaan kapasitas dan pembaruan tugas Anda tersebar di berbagai sistem, Anda akan terus-menerus membangun ulang rencana sumber daya yang sama setiap kali prioritas berubah.
Begitulah cara Work Sprawl berubah menjadi Planning Sprawl. Dan bagaimana Anda memastikan rencana Anda tidak pernah benar-benar terealisasi.
Ingin menyelesaikannya? ClickUp membantu Anda mengintegrasikan perencanaan sumber daya, manajemen proyek, dokumentasi, kolaborasi, dan pelaporan ke dalam satu ruang kerja terhubung. Hal ini memastikan keputusan alokasi sumber daya Anda terhubung dengan pekerjaan dan konteks di baliknya.
Ketika perencanaan dan pelaksanaan berjalan beriringan, Anda dapat meramalkan sumber daya lebih cepat, mengurangi konflik sumber daya, dan menjaga penjadwalan sumber daya tetap akurat saat mengelola beberapa proyek.
Siap untuk menguji opsi Anda dengan skenario nyata dari minggu kerja Anda? Daftar gratis untuk ClickUp โ
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Ketersediaan sumber daya dan pemanfaatan sumber daya adalah fitur-fitur paling kritis. Anda juga perlu memperhatikan kemampuan alat tersebut untuk menangani proyek-proyek multiple, menyederhanakan manajemen tugas, dan memudahkan kolaborasi. Pemantauan penggunaan sumber daya (terencana vs aktual), pelaporan dasar, dan pelacakan waktu juga sangat penting jika anggaran atau penagihan menjadi pertimbangan.
Alat manajemen proyek populer seperti ClickUp mendukung visibilitas bersama dan pembaruan asinkron untuk tim jarak jauh/hibrida. Pastikan untuk memilih alat manajemen sumber daya dengan izin yang kuat, perencanaan kapasitas, dan kolaborasi dalam tugas. Anda juga akan mendapatkan manfaat dari laporan yang menampilkan beban kerja dan status proyek di berbagai zona waktu.
Anda memiliki beberapa cara untuk mengukur ROI dari alat pengelolaan sumber daya. Beberapa di antaranya meliputi: pengurangan konflik sumber daya, peningkatan pengiriman tepat waktu, dan pengurangan waktu yang dihabiskan untuk pelaporan manual. Bagi bisnis berbasis proyek, pantau keuntungan proyek dan akurasi perkiraan.
Ya, alat manajemen sumber daya berbasis spreadsheet memang berguna untuk tim kecil. Namun, hal ini hanya berlaku hingga prioritas berubah atau Anda mengelola beberapa proyek sekaligus. Jika spreadsheet menjadi usang dengan cepat atau memakan waktu terlalu lama untuk diperbarui, lebih baik beralih ke perangkat lunak perencanaan sumber daya.
Kesuksesan proyek Anda dapat bergantung pada perkiraan yang akurat. Pastikan untuk memperbarui data sumber daya setidaknya seminggu sekali. Perbarui lebih sering jika pekerjaan berubah setiap hari, terutama untuk perkiraan waktu, penugasan, dan tanggal mulai.