Acara virtual telah menjadi format default untuk menjangkau audiens global.
Perusahaan mengandalkan platform ini untuk peluncuran produk, webinar, rapat internal, dan konferensi berskala besar. Seiring dengan meningkatnya pentingnya acara virtual, pilihan platform kini jauh lebih krusial dibandingkan beberapa tahun lalu.
Secara permukaan, sebagian besar alat menjanjikan hal yang sama: pengaturan cepat, biaya rendah, dan cara mudah untuk siaran langsung.
Namun, pada kenyataannya, perangkat lunak acara virtual buatan sendiri mungkin dapat menangani siaran langsung, tetapi kesulitan dalam hal lain di sekitarnya. Masalah teknis, tingkat keterlibatan yang rendah, dan laporan yang terbatas dapat mengurangi dampak acara tersebut jauh setelah acara berakhir.
Di bawah ini, kami menunjukkan cara memilih platform acara virtual yang tidak hanya menyediakan dukungan teknis. Platform ini mengubah acara virtual menjadi pengalaman yang menarik, aman, dan dapat diukur.
Apa itu Platform Acara Virtual?
Platform acara virtual adalah perangkat lunak yang memungkinkan organisasi untuk menyelenggarakan, mengelola, dan mengukur acara secara online.
Pada tingkat dasar, platform acara virtual berfungsi sebagai lokasi virtual. Platform ini memungkinkan peserta untuk mendaftar, mengikuti sesi langsung atau yang telah direkam sebelumnya, berinteraksi melalui obrolan, jajak pendapat, atau tanya jawab, serta beralih dengan lancar antara sesi, layaknya mereka berada di acara tatap muka.
Platform yang lebih canggih tidak hanya menyediakan streaming. Mereka menawarkan fitur untuk keterlibatan audiens, moderasi acara, analitik, integrasi dengan alat pemasaran atau CRM, serta laporan pasca-acara, membantu tim memahami apa yang berhasil dan di mana perlu ditingkatkan.
📌 Contoh platform acara virtual yang sedang digunakan
Bayangkan tim pemasaran yang mengadakan konferensi virtual global untuk meluncurkan produk baru. Platform acara virtual modern memungkinkan mereka untuk:
- Tuan rumah untuk sesi langsung dan on-demand di berbagai zona waktu tanpa masalah kinerja.
- Libatkan peserta dengan fitur obrolan langsung, jajak pendapat, tanya jawab, dan ruang diskusi.
- Kendalikan pengalaman dengan alat moderasi, manajemen pembicara, dan venue virtual yang dibranding.
- Pantau kinerja acara melalui data kehadiran, tingkat keterlibatan sesi, dan titik-titik di mana peserta keluar.
- Integrasikan dengan alat pemasaran dan CRM untuk mengumpulkan prospek dan memicu tindak lanjut pasca-acara.
Hasilnya: Peserta tetap terlibat, sesi berjalan lancar, dan Anda mendapatkan wawasan tentang cara meningkatkan acara virtual dan tatap muka di masa depan.
Mengapa Memilih Platform Acara Virtual yang Tepat Penting?
Pertanyaan kunci saat mengevaluasi platform acara virtual sangat sederhana: Apakah platform tersebut meningkatkan pengalaman bagi baik peserta maupun penyelenggara?
Inilah mengapa memilih platform acara virtual yang tepat sangat penting.
Mempengaruhi keterlibatan dan retensi audiens
Platform acara virtual yang kuat tidak hanya menyiarkan video. Ia secara aktif menjaga keterlibatan peserta.
📌 Contoh: Selama webinar peluncuran produk, platform ini memungkinkan jajak pendapat langsung, sesi tanya jawab yang dimoderasi, dan prompt obrolan yang mendorong partisipasi daripada sekadar menonton secara pasif.
Peserta dapat berpindah antar sesi, berinteraksi dengan pembicara, dan tetap terlibat sepanjang acara.
⚡ Arsip Template: Template Perencanaan Acara Gratis di Excel dan ClickUp
Menentukan skalabilitas acara dan kualitas pengalaman.
Seiring bertambahnya jumlah peserta, batasan teknis kecil dapat menjadi masalah besar.
Platform acara virtual yang tepat dapat menangani sejumlah kecil peserta maupun ratusan peserta tanpa lag, masalah audio, atau kegagalan sesi. Platform ini mendukung sesi simultan, transisi pembicara, dan moderasi real-time tanpa mengganggu pengalaman peserta.
🌍 Gambaran Besar: Selain biaya dan jangkauan, acara virtual juga mengurangi dampak lingkungan. Sebuah studi dari Universitas Michigan menemukan bahwa konferensi virtual menghasilkan 66% lebih sedikit emisi CO2 dibandingkan acara tatap muka.
✅ Fakta: Hampir sepertiga peserta webinar kembali menonton konten on-demand bahkan setelah menghadiri sesi langsung. Audiens Anda mungkin menggunakan tayangan ulang on-demand untuk mengulang poin penting, mengejar bagian yang terlewat, dan berbagi momen berharga dengan orang lain—membuat dampak acara virtual melampaui sesi langsung.
Mempengaruhi ROI dan wawasan pasca-acara
Acara virtual tidak berakhir saat sesi ditutup. Nilainya terletak pada apa yang Anda pelajari setelahnya.
Platform canggih melacak kehadiran, tingkat keterlibatan sesi, titik keluar, dan tingkat interaksi sepanjang acara Anda. Anda mungkin menemukan bahwa sesi paralel mempertahankan peserta lebih lama daripada pidato utama, atau bahwa sesi tanya jawab yang intensif menghasilkan lebih banyak permintaan tindak lanjut.
Wawasan ini membantu tim menyempurnakan acara di masa depan, meningkatkan format konten, dan membenarkan pengeluaran acara yang didukung oleh data.
⚡ Arsip Template: Template Jadwal Gratis untuk Konferensi Anda Berikutnya
Mempengaruhi persepsi merek dan profesionalisme
Lingkungan acara virtual mencerminkan merek Anda. Alur pendaftaran yang lancar, lokasi virtual yang dibranding, streaming yang andal, dan sesi yang dikelola dengan baik menunjukkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail.
Di sisi lain, masalah login, moderasi yang buruk, atau gangguan teknis dapat dengan cepat merusak kepercayaan.
Untuk acara eksternal, persepsi ini secara langsung memengaruhi cara prospek memandang produk atau perusahaan Anda. Untuk acara internal, hal ini memengaruhi kepercayaan dan partisipasi karyawan.
⭐ Bonus: Berikut adalah beberapa alat AI untuk manajemen acara yang layak dijelajahi jika Anda ingin mengotomatisasi perencanaan, meningkatkan koordinasi, dan mengurangi upaya manual.
Kriteria Utama untuk Mengevaluasi Platform Acara Virtual
Sebuah pandangan singkat di G2 menunjukkan ada 210 platform acara virtual! Menakutkan, bukan?
Bagaimana cara Anda menyaring pilihan platform yang tepat? 👇
- Kemampuan keterlibatan audiens: Pastikan platform tersebut mendukung obrolan langsung, jajak pendapat, tanya jawab yang dimoderasi, ruang diskusi terpisah, dan interaksi tingkat sesi.
- Skalabilitas dan keandalan kinerja: Uji bagaimana platform ini berkinerja saat jumlah peserta meningkat. Selain itu, evaluasi bagaimana platform ini menangani kegagalan—koneksi otomatis, pemulihan sesi, dan aliran cadangan sangat penting saat terjadi masalah secara langsung.
- Fleksibilitas sesi dan agenda: Cari dukungan untuk sesi bersamaan, pergantian pembicara, dan perubahan agenda tanpa mengganggu pengalaman peserta. Hal ini sangat penting untuk konferensi virtual dan acara hibrida.
- Kedalaman analitik dan pelaporan: Evaluasi apakah platform tersebut melacak tingkat keterlibatan sesi, titik keluar, tanggapan polling, partisipasi tanya jawab, dan tampilan on-demand untuk membantu mengukur efektivitas acara.
- Wawasan pasca-acara dan akses data: Pastikan Anda dapat mengekspor atau mengintegrasikan data keterlibatan ke dalam CRM atau alat pemasaran Anda. Wawasan ini mendorong tindak lanjut, pemanfaatan ulang konten, dan pelaporan ROI.
- Pengalaman pengguna untuk tuan rumah dan peserta: Evaluasi seberapa mudah bagi peserta untuk bergabung dalam sesi dan bagi penyelenggara untuk mengelola pembicara, moderasi, dan perubahan langsung tanpa hambatan teknis.
- Dukungan dan keandalan selama acara langsung: Tanyakan tentang dukungan real-time selama acara. Saat terjadi masalah di tengah sesi, waktu respons yang cepat lebih penting daripada daftar fitur.
⚡ Arsip Template: Template Agenda Konferensi dalam format Word dan ClickUp
⭐ Bonus: Berapa Biaya yang Harus Anda Bayar untuk Platform Acara Virtual?
Investasi Anda akan didasarkan pada ukuran acara, frekuensi, kebutuhan keterlibatan, dan kedalaman pelaporan.
Paket dasar: Gratis – $100 per bulan
Berguna untuk tim kecil yang mengadakan webinar atau acara internal secara berkala.
Tingkat ini biasanya mencakup:
- Siaran video langsung
- Obrolan dasar dan tanya jawab
- Batasan jumlah peserta yang terbatas
- Branding minimalis
- Laporan kehadiran dasar
✅ Cocok untuk: Rapat internal, webinar kecil, atau program acara tahap awal. Mereka kurang memiliki fitur keterlibatan lanjutan dan wawasan pasca-acara.
Paket profesional: $100 – $500 per bulan
Dirancang untuk organisasi yang sedang berkembang yang mengadakan acara virtual secara rutin.
Tingkat ini biasanya mencakup:
- Batasan peserta yang lebih tinggi
- Fitur interaktif seperti jajak pendapat dan sesi tanya jawab yang dimoderasi
- Perekaman sesi dan akses on-demand
- Branding kustom dan halaman pendaftaran
- Analisis yang lebih mendalam dan integrasi dengan alat pemasaran
✅ Cocok untuk: Peluncuran produk, webinar pelanggan, atau program pelatihan termasuk dalam kisaran harga ini.
Platform perusahaan: $1.000+ per bulan atau harga kustom
Dirancang untuk konferensi berskala besar, acara multi-track, dan program pemasaran perusahaan.
Harga untuk perusahaan mencakup:
- Batasan peserta tak terbatas atau sangat tinggi
- Acara multi-sesi dan multi-hari
- Alat keterlibatan dan moderasi canggih
- Analisis detail peserta dan tingkat keterlibatan
- Integrasi CRM dan pelaporan atribusi
- Dukungan khusus dan Perjanjian Tingkat Layanan (SLA)
✅ Cocok untuk: Konferensi virtual global, program pertumbuhan berbasis acara, dan organisasi di mana acara korporat virtual menjadi saluran utama untuk pengembangan pipeline, branding, atau keterlibatan karyawan.
💡 Tips Pro: Saat membandingkan platform acara virtual, buatlah lembar penilaian di ClickUp menggunakan AI Fields untuk secara otomatis menampilkan wawasan.
AI Fields dapat menghasilkan ringkasan, mengkategorikan persyaratan, atau menyoroti kelebihan dan kekurangan platform berdasarkan kriteria Anda (misalnya, fitur keterlibatan, kedalaman analitik, integrasi).
📚 Baca Lebih Lanjut: Panduan Anda untuk Perencanaan Acara Konferensi Virtual
Cara Memilih Platform Acara Virtual yang Tepat
Bingung mulai dari mana? Mulailah dari sini. 👇
Langkah 1: Tentukan tujuan acara dan audiens Anda
Sebelum membandingkan alat, pastikan Anda memahami mengapa Anda mengadakan acara dan untuk siapa acara tersebut. Tanyakan pertanyaan seperti:
- Apakah acara tersebut berfokus pada pengumpulan prospek, pendidikan pelanggan, pelatihan, atau komunikasi internal?
- Apa yang dimaksud dengan kesuksesan: pendaftaran, kehadiran langsung, keterlibatan, dampak pada pipeline, atau berbagi pengetahuan?
- Seberapa interaktifkah acara tersebut perlu?
- Apakah ini akan menjadi acara sekali saja atau program yang dapat diulang?
- Apakah Anda sedang mengadakan webinar, konferensi virtual, workshop, atau acara hibrida?
💡 Tips Pro: Tuliskan 3–5 kriteria keberhasilan yang dapat diukur pada tahap ini. Contoh tujuan acara:
- 25% peserta berpartisipasi dalam jajak pendapat atau sesi tanya jawab.
- Tontonan on-demand melebihi jumlah peserta langsung dalam 14 hari.
- Tim penjualan akan menghubungi semua peserta yang terlibat dalam waktu 48 jam.
Langkah 2: Evaluasi fitur utama platform
Evaluasi platform acara virtual berdasarkan jenis acara yang Anda selenggarakan. Bagi fitur-fiturnya menjadi fitur wajib dan fitur tambahan.
📌 Contoh: Tujuan utama Anda adalah menghasilkan lebih banyak prospek berkualitas untuk merek Anda. Platform Anda harus memudahkan untuk mengumpulkan, memperkaya, dan bertindak berdasarkan data peserta.
Fitur yang wajib ada:
- Formulir pendaftaran terintegrasi atau integrasi CRM bawaan
- Pelacakan kehadiran dan keterlibatan peserta di tingkat peserta
- Ekspor data otomatis atau sinkronisasi untuk alur kerja tindak lanjut
Fitur tambahan yang diinginkan:
- Halaman arahan atau tema yang dapat disesuaikan
- CTA yang dibranding selama atau setelah sesi
- Gamifikasi ringan untuk meningkatkan partisipasi
📌 Contoh: Acara Anda berfokus pada jaringan dan pembentukan komunitas. Di sini, kualitas interaksi lebih penting daripada kualitas siaran.
Fitur wajib:
- Jaringan video 1-on-1 atau dalam kelompok kecil
- Pemilihan peserta yang mudah atau jaringan berbasis meja
- Moderasinya jelas dan kontrol waktu yang baik
Fitur tambahan yang diinginkan:
- Profil dan minat peserta
- Pesan pasca-acara atau alat tindak lanjut
📮 ClickUp Insight: Lebih dari setengah responden menggunakan tiga atau lebih alat setiap hari, menghadapi " app sprawl " dan alur kerja yang terpecah-pecah.
Meskipun mungkin terasa produktif dan sibuk, konteks Anda hanya tersebar di berbagai aplikasi, belum lagi kelelahan akibat mengetik.
BrainGPT menyatukan semuanya: cukup ucapkan sekali, dan pembaruan, tugas, serta catatan Anda akan langsung terkirim ke tempat yang tepat di ClickUp. Tidak perlu lagi beralih-alih, tidak ada lagi kekacauan—hanya produktivitas yang lancar dan terpusat.
Langkah 3: Evaluasi kemampuan integrasi dan otomatisasi
Acara virtual tidak berdiri sendiri. Mereka terhubung dengan alur kerja pemasaran, penjualan, SDM, dan operasional sebelum dan setelah acara.
Evaluasi:
- Apakah data pendaftaran dan kehadiran sinkron dengan CRM atau alat pemasaran Anda?
- Apakah sinyal keterlibatan (jajak pendapat, tanya jawab, waktu menonton) dapat memicu tindak lanjut?
- Apakah Anda dapat mengelompokkan peserta berdasarkan perilaku?
- Apakah integrasinya native, atau bergantung pada ekspor manual?
- Apakah akses API atau webhook tersedia jika Anda memerlukan kustomisasi?
Mengapa integrasi menjadi bagian kritis dari fitur perangkat lunak manajemen acara? Hal ini memastikan data acara mengalir ke tindak lanjut, pelaporan, dan perencanaan masa depan.
🚀 Keunggulan ClickUp: Sementara platform acara virtual Anda menangani pengalaman langsung, ClickUp untuk Tim Pemasaran bertindak sebagai tulang punggung operasional di sekitarnya.
Tim menggunakan ClickUp untuk:
- Koordinasikan perencanaan acara, persetujuan, dan jadwal.
- Kelola persiapan pembicara, pembuatan konten, dan latihan.
- Pantau tindakan pasca-acara seperti tindak lanjut, pemanfaatan ulang konten, dan pelaporan.
- Otomatiskan proses serah terima antara tim pemasaran, penjualan, dan operasional agar tidak ada yang terlewat.
Alih-alih menggabungkan spreadsheet, thread email, dan alat tugas, ClickUp menyatukan semua pekerjaan acara—serta tindakan yang didorong oleh data acara—dalam satu ruang kerja terintegrasi.
Langkah 4: Evaluasi pengalaman pengguna dan dukungan
Selain fitur dan fungsionalitas, Anda juga ingin platform tersebut mudah digunakan.
Lakukan uji coba dan lihat apakah peserta dapat bergabung dengan mudah tanpa hambatan. Platform tersebut harus memiliki antarmuka yang intuitif bagi tuan rumah dan moderator.
📌 Uji Coba yang Direkomendasikan: Sebelum memutuskan, lakukan uji coba langsung dengan pembicara sungguhan dan audiens kecil. Uji alur bergabung, kontrol moderator, dan cara platform menangani masalah tak terduga selama sesi.
Langkah 5: Pertimbangkan anggaran, skalabilitas, dan ROI.
Akhirnya, pertimbangkan biaya terhadap nilai jangka panjang.
Jangan hanya fokus pada harga bulanan, tetapi tanyakan:
- Apakah platform dapat menyesuaikan diri seiring dengan peningkatan jumlah peserta?
- Apakah platform tersebut menyediakan wawasan yang dapat membantu meningkatkan acara di masa depan?
- Apakah platform tersebut akan mengurangi upaya manual atau justru menciptakan beban operasional baru?
💰 ROI yang menjadi perhatian kepemimpinan Anda saat menyelenggarakan acara virtual:
- Biaya per peserta yang terlibat, bukan hanya biaya per pendaftaran.
- Dampak pada pipeline atau konversi untuk acara yang ditujukan ke publik
- Nilai penggunaan ulang konten dari rekaman, tayangan ulang, dan klip
- Waktu yang dihemat dalam proses penyiapan, moderasi, pelaporan, dan tindak lanjut.
Platform Acara Virtual Terbaik yang Layak Dicoba
Berikut daftar platform acara virtual yang populer. 👇
1. ClickUp
Dibandingkan dengan alat lain dalam daftar ini yang membantu Anda mengadakan acara virtual, ClickUp adalah tulang punggung operasional. Ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia ini adalah tempat di mana Anda merencanakan, mengoordinasikan, melacak, mengotomatisasi, dan mengukur pekerjaan yang membuat pengalaman langsung tersebut sukses.
Berikut cara menggunakan perangkat lunak manajemen acara ClickUp 👇
Rencanakan dan strukturkan acara di dalam ruang kerja khusus.
Mulailah dengan membuat ruang ClickUp khusus untuk acara virtual atau kampanye acara. Ruang ini menjadi pusat kendali untuk semua hal yang berkaitan dengan perencanaan dan pelaksanaan.
Setiap acara dikelola sebagai Daftar di dalam Ruang. Tambahkan tugas-tugas individu yang mencakup aktivitas seperti menghubungi pembicara, finalisasi agenda, konten promosi, latihan, dan tindak lanjut.
Custom Fields melacak detail kritis seperti jenis acara, audiens, pemilik, wilayah, dan tanggal acara. Custom Statuses mewakili tahap-tahap seperti Intake, Planning, Promotion, Event Day, dan Post-Event.
Hierarki ini memudahkan pengelolaan acara satu kali atau program berulang dalam skala besar.
Kumpulkan permintaan dan masukan menggunakan Forms
Standarkan cara acara dimasukkan ke dalam sistem menggunakan ClickUp Forms. Tim pemasaran, HR, atau tim internal dapat mengajukan permintaan dengan tujuan yang jelas, detail audiens, jadwal, dan metrik keberhasilan.
Setiap pengiriman formulir secara otomatis menciptakan tugas acara terstruktur dengan bidang yang telah ditentukan, pemilik, dan status. Hal ini memastikan setiap acara dimulai dengan jelas dan menghilangkan komunikasi bolak-balik sebelum pekerjaan dimulai.
Formulir juga digunakan setelah acara untuk mengumpulkan umpan balik peserta, tinjauan internal, atau ulasan pembicara, yang kemudian disalurkan langsung ke ruang kerja.
Gunakan AI Agents dan BrainGPT untuk perencanaan dan analisis.
ClickUp’s Super Agents dan BrainGPT menambahkan kecerdasan kontekstual sepanjang siklus hidup acara.
Selama perencanaan, tim menggunakan Brain untuk merangkum persyaratan, menyusun dokumen run-of-show, atau mengidentifikasi risiko berdasarkan ketergantungan tugas.
Super Agents dapat mengelola alur kerja secara end-to-end, mulai dari membuat salinan promosi dan merangkum umpan balik hingga menganalisis data kinerja pasca-acara langsung di dalam tugas dan Dokumen.
Karena Brain bersifat kontekstual, ia dapat menjawab pertanyaan seperti “Acara mana yang berisiko bulan ini?” atau “Apa faktor utama yang mendorong keterlibatan dalam webinar terakhir kami?” menggunakan data ruang kerja yang sebenarnya.
Mengotomatisasi pelaksanaan acara dengan ClickUp AI dan Automations
Inti dari sistem manajemen acara ClickUp adalah Automations tanpa kode. Bersama-sama, mereka menangani pekerjaan koordinasi yang berulang, memungkinkan tim Anda fokus pada perencanaan dan pelaksanaan yang berdampak tinggi.
Setelah alur acara Anda ditentukan, ClickUp Automations secara otomatis memproses pekerjaan berdasarkan pemicu nyata, bukan pembaruan manual.
📌 Contoh: Saat formulir ide acara dikirimkan, ClickUp secara otomatis membuat tugas acara baru dan menetapkan statusnya menjadi Intake.
Ketika semua subtugas pra-acara telah ditandai selesai, tugas utama akan berpindah ke Promosi Berlangsung tanpa perlu diingatkan oleh siapa pun.
Setelah tanggal acara berlalu, ClickUp memperbarui status menjadi Post-Event Follow-Up dan menugaskan tugas pengumpulan umpan balik dan evaluasi internal.
AI ClickUp juga membantu dalam penugasan tugas yang cerdas dan penjadwalan.
Jika tim Anda mengelola acara di berbagai wilayah, tugas untuk acara di AS dapat dialokasikan ke satu pengelola sementara acara di Inggris ke pengelola lain. AI bahkan dapat secara otomatis menetapkan tanggal jatuh tempo untuk tugas dan subtugas sehingga setiap tenggat waktu tetap selaras dengan jadwal acara.
Tonton video ini untuk mengetahui bagaimana ClickUp membantu dalam penugasan tugas yang cerdas 👇
Gunakan Template Rencana Proyek Acara Virtual ClickUp untuk mengonsolidasikan perencanaan.
Setelah Anda memilih platform acara virtual terbaik, tantangan berikutnya adalah mengubah rencana Anda menjadi tindakan tanpa kekacauan. Solusinya: Template Rencana Proyek Acara Virtual ClickUp.
Template ini berfungsi sebagai panduan terstruktur untuk seluruh siklus hidup acara Anda, mengintegrasikan semua tugas, jadwal, penanggung jawab, dan hasil kerja ke dalam satu ruang kerja.
Dengan templat ini, Anda dapat:
- Tentukan tonggak penting seperti konfirmasi pembicara, latihan, dan tanggal peluncuran.
- Atur tugas untuk logistik, pembuatan konten, pemasaran, dan pengaturan teknis.
- Tetapkan ketergantungan sehingga tidak ada yang dimulai sebelum prasyarat selesai.
- Pelacakan kepemilikan dan tenggat waktu dalam tampilan terpusat
- Koordinasikan kerja lintas fungsi antara tim produksi, pemasaran, dan operasional.
Fitur terbaik ClickUp
- Gunakan ClickUp SyncUps untuk persiapan pembicara, latihan, uji coba internal, dan evaluasi pasca-acara. Catat catatan secara otomatis, dan ubah keputusan menjadi tugas tanpa perlu beralih ke alat lain.
- Pantau penyelesaian tugas, tenggat waktu yang akan datang, tindak lanjut, dan beban kerja di berbagai acara dalam satu tampilan dengan Dashboard ClickUp.
- Selama fase perencanaan awal, ClickUp Whiteboards membantu Anda memetakan agenda acara, alur sesi, perjalanan audiens, dan rencana darurat secara visual.
- ClickUp Chat menjaga percakapan acara tetap kontekstual. Pesan-pesan ditampilkan berdampingan dengan tugas, dokumen, dan garis waktu, sehingga keputusan tidak tersesat di thread Slack atau rantai email.
Batasan ClickUp
- Sebuah rangkaian fitur yang komprehensif dapat membingungkan bagi pengguna baru.
Harga ClickUp
Ulasan dan penilaian ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.600+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (4.500+ ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang ClickUp?
Dengarkan langsung dari pelanggan ClickUp:
ClickUp memungkinkan kita semua bekerja dalam satu program dan mengerjakan acara bersama-sama selama pra-produksi, tetapi juga pada hari acara, kita dapat melaksanakannya dengan yakin bahwa semua detail kita berada di satu tempat.
ClickUp memungkinkan kita semua bekerja dalam satu program dan mengerjakan acara bersama-sama selama tahap pra-produksi, tetapi juga pada hari acara, kita dapat melaksanakan acara dengan yakin bahwa semua detail kita berada di satu tempat.
📚 Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik untuk Mengelola Segala Hal, Mulai dari Pelacakan Tugas hingga Komunikasi dengan Pemangku Kepentingan
2. Zoom Events
Zoom Events adalah platform acara virtual all-in-one. Platform ini membantu Anda menyelenggarakan acara online yang imersif, mulai dari sesi kecil hingga acara virtual berskala besar seperti konferensi multi-hari dan puncak korporat.
Platform ini menggabungkan pendaftaran, penjualan tiket, jaringan, dan pengelolaan sesi dalam satu lingkungan acara virtual.
Alat-alat Zoom memudahkan peserta untuk bergabung dan berinteraksi, sementara fitur-fitur canggihnya mendukung keterlibatan dan analisis yang membantu penyelenggara memahami perilaku audiens dan hasilnya.
Fitur terbaik Zoom Events
- Platform acara dengan fitur pendaftaran, penjualan tiket, dan jaringan lobi untuk alur peserta yang lancar.
- Pengelolaan acara multi-sesi dan bermerk untuk konferensi virtual berskala besar
- Ringkasan yang didukung AI dan alat otomatisasi untuk mempermudah pelacakan keterlibatan dan wawasan.
Batasan Zoom Events
- Meskipun peserta dapat bergabung dengan Zoom Events tanpa akun Zoom, penyelenggara atau tuan rumah biasanya memerlukan paket Zoom berbayar (melalui Workplace) dengan lisensi Meetings sebelum dapat membeli atau mengaktifkan fitur Zoom Events.
Harga Zoom Events
- Dasar: Gratis
- Pro: $16,99 per bulan
- Bisnis: $21,99 per bulan
- Enterprise: Harga khusus
Catatan: Ini adalah harga Zoom Workplace.
Ulasan dan penilaian Zoom Events
- G2: 4.5/5 (350+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (lebih dari 6.000 ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Zoom Events?
Dengarkan langsung dari pengguna G2:
Keunggulan utama Zoom adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan platform lain untuk menerjemahkan pertemuan. Kami menggunakan Fellow untuk merekam panggilan perusahaan kami dan tidak pernah mengalami masalah saat mengaturnya. Saya juga menyukai semua opsi filter dan pengaturan, platform lain tidak bisa menandinginya.
Keunggulan utama Zoom adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan platform lain untuk menerjemahkan pertemuan. Kami menggunakan Fellow untuk merekam panggilan perusahaan kami dan kami tidak mengalami masalah sama sekali dalam mengaturnya. Saya juga menyukai semua opsi filter dan pengaturan, platform lain tidak bisa menandinginya.
🧩 Keunggulan ClickUp: Ekosistem integrasi ClickUp menghubungkan alat kerja inti Anda, sehingga perencanaan, pelaksanaan, dan tindak lanjut berjalan lancar tanpa hambatan.
Sinkronkan acara kalender, data CRM, pemicu otomatisasi pemasaran, perpustakaan file, aplikasi komunikasi, dan sistem analitik langsung ke ClickUp.
Dengan integrasi Zoom ClickUp, Anda dapat memulai atau bergabung dalam pertemuan Zoom langsung dari tugas ClickUp, Dokumen, atau Obrolan.
Tautan pertemuan, rekaman, dan detail tetap terhubung dengan pekerjaan yang relevan. Hal ini membantu Anda mengelola latihan pembicara, uji coba internal, dan evaluasi pasca-acara dalam konteks yang tepat.
Alih-alih mencari tautan atau catatan di berbagai alat, tim dapat menghubungkan aktivitas terkait Zoom langsung dengan tugas dan jadwal acara—mengurangi celah koordinasi sebelum dan setelah acara.
3. Goldcast
Anda dapat menggunakan Goldcast.io untuk menyelenggarakan webinar, puncak acara virtual multi-sesi, acara hibrida, dan seri acara berkelanjutan. Platform ini tidak hanya menyediakan sesi langsung, tetapi juga membantu tim untuk memanfaatkan kembali konten acara dan memperluas jangkauan audiens.
Dengan alat yang memungkinkan Anda menangkap niat perilaku dan terintegrasi dengan infrastruktur teknologi Anda, Goldcast membantu mengubah keterlibatan acara menjadi dampak yang dapat diukur pada pipeline.
Goldcast memungkinkan Anda untuk meningkatkan keterlibatan dengan polling, tanya jawab video, GIF, dan fitur lainnya.
Sebagai perencana acara, Anda dapat memanfaatkan dashboard Goldcast untuk mendapatkan wawasan tentang kinerja acara. Anda akan mendapatkan akses ke analisis canggih, termasuk distribusi kehadiran dan distribusi perusahaan, di antara lainnya.
Fitur terbaik Goldcast
- Manfaatkan kembali konten acara secara massal dengan Content Lab, menggunakan AI untuk mengubah sesi menjadi klip pendek, blog, dan aset siap sosial yang memperluas ROI acara.
- Rekam dan produksi sesi berkualitas tinggi dengan Recording Studio bawaan untuk podcast, demo, dan presentasi yang direkam sebelumnya.
- Otomatiskan analisis dan optimasi konten dengan AI Agents yang mengidentifikasi momen-momen terbaik dan menghasilkan wawasan.
Batasan Goldcast
- Jika penggunaan utama Anda adalah webinar kecil yang sering diadakan atau pertemuan internal, Goldcast mungkin terasa berlebihan.
Harga Goldcast
- Penetapan harga khusus
Ulasan dan peringkat Goldcast
- G2: 4.7/5 (200+ ulasan)
- Capterra: Tidak cukup ulasan
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Goldcast?
Dengarkan langsung dari pengguna G2:
Platform ini dapat menampung sejumlah besar acara secara bersamaan. Penjadwalan acara yang fleksibel memudahkan pengelolaan waktu dalam proses produksi.
Platform ini dapat menampung sejumlah besar acara bersamaan. Penjadwalan acara yang fleksibel memudahkan pengelolaan waktu dalam proses produksi.
📚 Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik untuk Acara
4. Livestorm
Livestorm adalah platform acara virtual berbasis browser yang dirancang untuk menyelenggarakan webinar, pertemuan online, dan acara virtual berskala besar dengan lancar. Peserta dan penyelenggara acara tidak memerlukan unduhan tambahan atau pengaturan yang rumit.
Platform ini menyediakan alat keterlibatan yang fleksibel, analisis yang jelas, dan integrasi yang kuat yang membantu tim menyelenggarakan acara yang profesional dan mengumpulkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
Livestorm menggabungkan fitur interaktif dengan koneksi pemasaran dan CRM yang kuat, menjadikannya cocok untuk webinar berulang, demonstrasi produk, dan program pendidikan pelanggan.
Kemampuan AI dan siaran langsungnya mendukung pembuatan dan distribusi konten yang efisien, membantu tim memperluas nilai setiap acara.
Fitur terbaik Livestorm
- Dapatkan ringkasan otomatis, transkrip, dan rekomendasi konten dengan Livestorm AI.
- Perluas jangkauan dengan fitur restreaming bawaan, memungkinkan penyelenggara menyiarkan sesi langsung secara bersamaan ke beberapa lokasi dan menjangkau audiens yang lebih luas.
- Tambahkan branding kustom (warna, logo, dan gambar latar belakang) ke setiap ruang acara.
Batasan Livestorm
- Opsi penyesuaian dan branding lanjutan tersedia pada paket premium.
Harga Livestorm
- Pro: €105/bulan (dibayar secara tahunan)
- Bisnis: Harga khusus
- Enterprise: Harga khusus
Ulasan dan penilaian Livestorm
- G2: 4. 4/5 (1.500+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (400+ ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Livestorm?
Dengarkan langsung dari pengguna G2:
Saya menggunakan Livestorm untuk mengadakan pertemuan online, webinar, dan acara virtual karena ini adalah platform andalan kami untuk presentasi langsung dan sesi pelatihan interaktif. Saya menyukai bagaimana platform acara virtual terbaik menyeimbangkan kesederhanaan dengan tingkat fungsionalitas yang tepat. Pengaturan awal Livestorm cukup lancar dan mudah. Selain itu, penggunaan Livestorm bersama alat lain, integrasinya membantu memperlancar alur kerja kami.
Saya menggunakan Livestorm untuk mengadakan pertemuan online, webinar, dan acara virtual karena ini adalah platform andalan kami untuk presentasi langsung dan sesi pelatihan interaktif. Saya menyukai bagaimana platform acara virtual terbaik menyeimbangkan kesederhanaan dengan tingkat fungsionalitas yang tepat. Pengaturan awal Livestorm cukup lancar dan mudah. Selain itu, penggunaan Livestorm bersama alat lain, integrasinya membantu memperlancar alur kerja kami.
5. Airmeet
Airmeet adalah platform acara virtual yang dirancang untuk tim yang menyelenggarakan webinar interaktif, konferensi, dan acara hibrida yang membutuhkan interaksi dan kendali operasional.
Platform ini membantu penyelenggara memahami apa yang berhasil melalui AirIntel, yang menampilkan tren keterlibatan, perilaku peserta, dan metrik kinerja. Data ini menjadi dasar untuk perencanaan masa depan dan tindak lanjut.
Sesi langsung diproduksi melalui AirStudio, antarmuka produksi berkualitas tinggi yang memberikan tuan rumah kendali presisi atas tata letak, media, dan elemen streaming.
Di balik layar, AirControl mengintegrasikan konfigurasi acara, manajemen akses, penjadwalan, dan moderasi real-time.
Fitur terbaik Airmeet
- Tingkatkan inklusivitas dengan dukungan aksesibilitas bawaan, memastikan subtitle, navigasi keyboard, dan fitur bantu tersedia untuk semua orang.
- Sederhanakan operasional acara menggunakan AX360, platform pengalaman terpadu Airmeet yang menggabungkan perencanaan, pelaksanaan, dan analisis dalam satu tempat.
- Sediakan lingkungan virtual yang sepenuhnya dibranding dengan kemampuan white-labeling.
Batasan Airmeet
- Proses onboarding di Airmeet bisa menjadi rumit bagi pengguna baru, terutama bagi pembicara atau peserta yang kurang paham teknologi.
Harga Airmeet
- Webinar Premium: Mulai dari $199/bulan
- Acara: Harga khusus
- Acara Terkelola: Harga kustom
Ulasan dan penilaian Airmeet
- G2: 4. 6/5 (700+ ulasan)
- Capterra: 4. 4/5 (150+ ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Airmeet?
Dengarkan langsung dari pengguna G2:
Yang paling saya sukai adalah fitur jejaring—kemampuan untuk berpindah antara meja virtual dan melakukan obrolan video real-time memberikan nuansa yang unik dan mirip konferensi. Fitur ini lebih baik dalam mereplikasi pengalaman tatap muka dibandingkan platform lain.
Yang paling saya sukai adalah fitur jejaring—kemampuan untuk berpindah antara meja virtual dan melakukan obrolan video real-time memberikan nuansa yang unik dan mirip konferensi. Fitur ini mereplikasi pengalaman tatap muka dengan lebih baik daripada kebanyakan platform lain.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Memilih Platform Acara Virtual
Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang perlu diwaspadai:
❌ 1. Mengutamakan fitur yang sebenarnya tidak akan Anda gunakan
Banyak platform terlihat mengesankan dalam demo karena menampilkan semua fitur yang mungkin. Namun, dalam praktiknya, Anda hanya mengandalkan sebagian kecil fitur yang secara langsung mendukung tujuan acara Anda.
Membeli platform hanya karena memiliki semua fitur seringkali menyebabkan kompleksitas, adopsi yang rendah, dan kebingungan selama acara langsung. Fitur-fitur yang tidak sesuai dengan metrik keberhasilan Anda dari Langkah 1 tidak boleh memengaruhi keputusan.
❌ 2. Mengabaikan alur kerja pasca-acara
Tim sering kali terlalu fokus pada pengalaman langsung dan melupakan bahwa nilai sebenarnya dari acara virtual sering kali terletak di luar sesi itu sendiri.
Jika platform tersebut menyulitkan akses data keterlibatan, segmentasi peserta, pemicu tindak lanjut, atau penggunaan ulang rekaman, Anda membatasi ROI.
❌ 3. Mengabaikan celah integrasi
Beberapa platform mengklaim memiliki integrasi, tetapi bergantung pada ekspor manual atau sinkronisasi data parsial.
Kesenjangan ini memperlambat tindak lanjut, merusak pelaporan, dan menciptakan beban kerja tambahan bagi tim pemasaran, penjualan, atau HR. Seiring waktu, fragmentasi ini mengurangi kepercayaan terhadap data acara dan melemahkan proses pengambilan keputusan.
❌ Mengabaikan pengalaman mobile
Sebagian besar peserta mengikuti acara virtual melalui perangkat seluler. Jika pengalaman seluler platform tersebut terasa kaku atau sulit dinavigasi, tingkat keterlibatan akan menurun dengan cepat.
📚 Baca Lebih Lanjut: Proses Desain Berpikir, Dengan Contoh dan Langkah-Langkah
🧠 Fakta Menarik: Pertemuan tahunan World Economic Forum merupakan salah satu acara termahal di dunia, dengan tiket standar berharga sekitar $40.000 per orang. Acara ini menarik pemimpin dunia, miliarder, dan eksekutif terkemuka, menjadikannya salah satu pertemuan bisnis paling eksklusif.
Tips Tambahan Saat Memilih Alat Anda
Berdasarkan pengalaman kami, berikut beberapa tips tambahan yang dapat Anda gunakan:
1. Uji perjalanan peserta dari awal hingga akhir
Pengalaman peserta yang lancar dapat menentukan kesuksesan atau kegagalan acara Anda. Berikut hal-hal yang perlu diperiksa:
- Pendaftaran > Konfirmasi > Akses Acara (Uji alur ini di desktop dan mobile)
- Periksa apakah ada titik gesekan seperti persyaratan login, unduhan aplikasi, dan navigasi yang membingungkan.
- Evaluasi kecepatan akses setelah mengklik "Join Event"
- Pengalaman yang dapat diakses oleh berbagai jenis browser.
Ingat, jika prosesnya membutuhkan lebih dari 2–3 klik, tingkat pengunduran diri akan meningkat secara signifikan.
📊 Wawasan Strategis: Booth virtual mengubah cara pembeli mengevaluasi vendor.
Dalam acara fisik, kunjungan ke booth dipengaruhi oleh lokasi, lalu lintas pengunjung, dan dinamika sosial. Dalam acara virtual, kunjungan ke booth dipengaruhi oleh niat.
Peserta mengklik booth saat ada kesesuaian dengan sesi yang baru saja mereka tonton, masalah yang sedang mereka teliti, atau tindak lanjut yang ingin mereka jelajahi. Hal ini mengakibatkan interaksi booth virtual yang lebih sedikit—tetapi jauh lebih berkualitas.
2. Lakukan uji beban untuk memeriksa kualitas streaming di berbagai perangkat
Lakukan uji beban dengan tim Anda sendiri. Periksa kinerja streaming selama jam sibuk, skenario bandwidth rendah, hotspot seluler, perubahan browser, dll. Evaluasi dengan cermat:
- Apakah audio mengalami lag?
- Seberapa cepat video stabil?
- Apakah ada mekanisme cadangan yang tersedia untuk koneksi internet yang buruk?
💡 Tips Pro: Minta peta distribusi CDN platform tersebut. Jika mereka tidak menggunakan node CDN secara global, peserta internasional mungkin mengalami masalah buffering.
3. Evaluasi kedalaman integrasi yang sebenarnya
Platform yang Anda pilih mungkin mencantumkan 50 integrasi, namun 80% di antaranya bersifat satu arah. Misalnya, Anda harus memeriksa:
- Apakah data CRM sinkronisasi dua arah?
- Bidang analisis pasca-acara apa yang dapat Anda masukkan ke dalam basis data Anda?
- Apakah platform tersebut mendukung sinkronisasi real-time?
- Apakah metrik keterlibatan terhubung dengan catatan kontak?
📚 Baca Lebih Lanjut: Alat Pemasaran AI Terbaik untuk Memperlancar Upaya Anda
Daftar Periksa: Hal yang Harus Dilakukan dan Dihindari dalam Evaluasi Platform
| ✅ Lakukan ini | ❌ Jangan lakukan ini |
| Tentukan tujuan acara yang jelas sebelum memilih alat yang akan digunakan. | Mulai demo tanpa mengetahui seperti apa kesuksesan itu. |
| Sesuaikan platform virtual dengan jenis acara Anda (webinar, konferensi, hybrid). | Anggaplah satu platform berfungsi dengan baik untuk semua format acara. |
| Prioritaskan fitur-fitur interaksi yang terkait dengan tujuan Anda. | Pilih alat berdasarkan fitur-fitur mencolok yang sebenarnya tidak akan Anda gunakan. |
| Lakukan uji coba realistis dengan pembicara dan alur kerja yang sebenarnya. | Hanya mengandalkan demo penjualan yang rapi |
| Uji alur pendaftaran peserta dan kontrol moderator. | Abaikan pengalaman penyelenggara acara di bawah tekanan langsung. |
| Evaluasi analitik di luar angka kehadiran | Anggap pendaftaran dan kehadiran sebagai metrik yang cukup. |
| Pastikan integrasi CRM dan pemasaran selama masa uji coba. | Asumsikan "integrasi" berarti aliran data yang lancar. |
| Evaluasi skalabilitas untuk acara di masa depan, bukan hanya untuk acara saat ini. | Optimalkan hanya untuk ukuran audiens saat ini |
| Pertimbangkan upaya operasional dan biaya tersembunyi. | Bandingkan platform berdasarkan harga saja |
| Rencanakan alur kerja pasca-acara dan tindak lanjut. | Anggap acara sebagai pelaksanaan satu kali. |
📚 Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak Penjadwalan Proyek Terbaik
Selenggarakan Acara Virtual Berdampak Tinggi dengan ClickUp
Memilih platform acara virtual pada akhirnya bergantung pada satu hal: menemukan alat yang memudahkan pekerjaan tim Anda.
Anda membutuhkan platform yang mendukung semua aktivitas yang terjadi sebelum, selama, dan setelah acara.
ClickUp melakukannya dengan terbaik.
Sementara perangkat lunak acara virtual Anda menangani pengalaman langsung, ClickUp mengintegrasikan perencanaan, koordinasi, otomatisasi, dan pengukuran dalam satu platform.
Dengan AI, otomatisasi, dan agen yang terintegrasi dalam satu ruang kerja, ClickUp menjadi tulang punggung operasional untuk acara virtual skala apa pun. Daftar di ClickUp secara gratis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Fitur-fitur penting yang harus dimiliki oleh platform acara virtual meliputi: streaming langsung yang andal, fitur interaksi audiens bawaan seperti obrolan, jajak pendapat, dan tanya jawab, kontrol pendaftaran dan akses yang fleksibel, perekaman sesi dengan pemutaran on-demand, dan analitik canggih.
Platform acara virtual terintegrasi dengan alat pemasaran dan CRM. Integrasi ini dilakukan melalui integrasi bawaan, API, atau webhooks. Integrasi ini memungkinkan data pendaftaran, kehadiran, dan keterlibatan peserta disinkronkan secara otomatis. Hal ini penting karena memudahkan untuk mensegmentasi peserta, memicu tindak lanjut, dan melacak hasil tanpa perlu ekspor manual.
Beberapa metrik penting yang perlu Anda pantau meliputi tingkat keterlibatan, retensi sesi, tindakan tindak lanjut seperti permintaan demo atau unduhan konten, dan penayangan on-demand. Anda juga dapat menghitung biaya per peserta yang terlibat dan mengevaluasi bagaimana wawasan acara dapat meningkatkan format, pesan, dan kinerja keseluruhan di masa depan.
Platform webinar dirancang untuk acara jaringan yang lebih sederhana dan hanya berlangsung dalam satu sesi. Mereka menyiarkan konten dengan interaksi dasar. Platform konferensi virtual mendukung sesi multiple, agenda yang kompleks, manajemen pembicara, dan interaksi yang lebih kaya di seluruh sesi. Jika acara Anda mencakup sesi paralel atau berlangsung selama beberapa hari, platform konferensi biasanya lebih cocok.
ClickUp membantu tim mengelola segala hal yang berkaitan dengan acara virtual. Sementara platform acara menangani hosting dan interaksi, ClickUp mendukung perencanaan jadwal, koordinasi pembicara, persetujuan, kolaborasi, dan tindak lanjut pasca-acara dalam satu ruang kerja, sehingga pelaksanaan acara menjadi lebih konsisten dan lebih mudah untuk diskalakan.