Kami mendokumentasikan segala hal di ClickUp HQ. Proses onboarding kami, alur kerja tinjauan konten, dan bahkan sistem penamaan yang unik dan aneh yang diciptakan oleh seseorang tiga tahun yang lalu.
Jadi, tentu saja, jika kita mundur beberapa tahun ke belakang, kita menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan dokumentasi. Format memakan waktu lama, orang-orang menyimpan versi yang berbeda di mana-mana, dan proses berubah begitu saja begitu seseorang meninggalkan tim.
Kami menyadari adanya celah, tetapi baru beberapa bulan kemudian, ketika segala sesuatunya mulai terasa retak. Beruntungnya, upaya kami untuk menyelamatkan diri berhasil: kami membangun ClickUp Docs! 🤩
Kemudian, ClickUp Brain hadir, menyusun semua prosedur operasional standar (SOP) kami hanya dengan satu perintah.
Dalam posting blog ini, kami akan mengungkap bagaimana ClickUp menggunakan AI Docs untuk menyederhanakan pembuatan SOP, mengubah proses yang dulu memakan waktu dan manual menjadi sesuatu yang cepat, cerdas, dan (berani kami katakan?) cukup memuaskan. 📝
Apa Itu AI Docs di ClickUp?
AI Docs di ClickUp adalah dokumen cerdas yang didukung oleh ClickUp Brain, dirancang untuk membantu tim membuat, mengelola, dan berkolaborasi pada konten secara efisien.
Mereka menggunakan AI untuk menyusun, merangkum, dan mengorganisir informasi, sehingga memudahkan pembuatan SOP, wiki, dan dokumentasi proyek langsung di dalam ruang kerja Anda.
Karena ClickUp adalah ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia, SOP Anda berada di samping tugas, proyek, dan alur kerja yang mereka dokumentasikan, bukan di alat terpisah yang memerlukan perpindahan konteks.
Hal ini menghilangkan Work Sprawl dengan menjaga dokumentasi terhubung dengan pekerjaan aktual, sehingga ketika proses berubah, SOP Anda dapat diperbarui secara kontekstual daripada menjadi file usang yang tidak ada yang ingat untuk diperbarui.
🎥 AI dapat menghilangkan kesulitan dalam menulis dokumen—mulai dari panduan pengguna dan SOP hingga kontrak hukum dan deskripsi produk. Dalam video ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menggunakan AI untuk menulis dokumentasi menggunakan contoh nyata dan prompt yang terbukti efektif.
Mengapa SOP Penting bagi Tim?
Kami memandang SOP sebagai panduan kerja tim kami. Mereka membantu kami semua tetap berada di halaman yang sama dan menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang benar setiap kali.
Inilah alasan mengapa hal ini layak untuk dicoba. 👀
✅ Pastikan konsistensi di seluruh proses
Ketika kami menyusun SOP untuk tugas-tugas utama kami, kami menciptakan standar yang andal untuk menjaga kualitas tetap tinggi.
Setiap pelanggan mendapatkan pengalaman yang sama baiknya dari kami, baik mereka bekerja dengan anggota tim baru kami atau seseorang yang sudah lama bergabung. Panduan yang jelas mengurangi kesalahan, mempercepat proses onboarding, dan memastikan tidak ada yang membuang waktu bertanya, ‘Tunggu, bagaimana cara melakukannya lagi?’
🔍 Tahukah Anda? Psikolog kognitif George Miller mengusulkan bahwa rata-rata manusia dapat menampung sekitar 7 (plus atau minus 2) 'blok' informasi dalam memori jangka pendek. Dalam desain SOP, hal ini menyarankan agar Anda tidak membebani satu langkah dengan terlalu banyak sub-langkah atau titik data.
✅ Mengurangi kesenjangan pengetahuan
Apa yang terjadi jika salah satu anggota kunci tim kami pergi berlibur atau pindah ke peran baru? Tanpa SOP, pengetahuan implisit mereka pun ikut hilang.
SOP memungkinkan anggota tim berpengalaman kami untuk mendokumentasikan jalan pintas, pengecualian, dan kesalahan masa lalu, memastikan bahwa pengetahuan mereka bermanfaat bagi kita semua.
✅ Tingkatkan efisiensi dan kepatuhan
SOP menghemat waktu kami berjam-jam setiap minggu, mencegah kami untuk mengulang solusi yang sudah kami temukan. Kami dapat merujuk pada contoh SOP sebelumnya dan fokus pada tantangan baru daripada mengulang hal-hal dasar.
Kepatuhan juga menjadi lebih mudah bagi kami. Ketika audit dilakukan, kami dapat menunjukkan prosedur yang jelas yang menunjukkan tepatnya bagaimana kami menangani data sensitif dan menjaga kualitas, mengurangi risiko, dan memberi kami keyakinan bahwa kami melakukan hal yang benar.
📮 ClickUp Insight: 44% responden survei kami tetap menggunakan 1-5 tab saat browsing, tetapi 8% berada dalam 'mode kacau' dengan 31+ tab.
Meskipun tidak selalu disengaja, hal ini sering terjadi pada kita semua: papan Miro untuk brainstorming, dokumen Google untuk SOP, tab manajemen proyek, dan kemudian ChatGPT untuk dukungan tambahan. 👀
Namun, setiap kali beralih antara aplikasi atau jendela, hal itu menambah beban mental tersembunyi, yang secara perlahan mengikis kapasitas mental Anda dan membuat Anda merasa terpecah-pecah.
Dengan ClickUp, Anda dapat mengintegrasikan semua alat Anda: papan tulis, dokumen, tugas, pencarian web, model AI seperti ChatGPT, Gemini, dan Claude, serta lebih banyak lagi dalam satu ruang kerja AI terintegrasi. Saatnya menghilangkan pergantian konteks dan menutup tab-tab tambahan selamanya!
Fitur Utama ClickUp AI Docs untuk SOP
Inilah fitur AI terbaik yang Anda dapatkan. 👇
Penyusunan template dan konten SOP dengan bantuan AI
Dulu, kami menghabiskan waktu terlalu lama untuk membuat SOP dari awal.
ClickUp Brain mengubah hal itu bagi kami. Kini, kami membuka sebuah dokumen, mengetikkan ‘/‘ (slash), menjelaskan apa yang kami butuhkan, dan mendapatkan draf kerja.
Begini cara kerjanya: kami perlu mendokumentasikan proses tinjauan editorial baru kami. Kami meminta ClickUp Brain untuk menghasilkan struktur awal, seperti bagian untuk persyaratan pengajuan, kriteria tinjauan, tahap persetujuan, dan protokol umpan balik.
Kami menyesuaikannya dengan alur kerja tim kami dalam waktu sekitar 20 menit (Sesuatu yang biasanya memakan waktu lebih dari dua jam 😮💨).
📌 Contoh prompt: Buat SOP untuk proses tinjauan editorial kami, termasuk pedoman pengiriman, kriteria tinjauan, tahap persetujuan, dan prosedur umpan balik. Formatnya dengan judul, langkah-langkah bernomor, dan ruang untuk tangkapan layar.
Kolaborasi tim secara real-time dengan komentar dan revisi
Kami bekerja sama dalam membuat SOP secara real-time, artinya tidak ada masalah kontrol versi dokumen.
Tim konten, desainer, dan manajer proyek kami semua mengedit dokumen yang sama secara bersamaan menggunakan fitur Collaboration Detection ClickUp. Jadi, ketika seseorang menemukan masalah yang perlu diperbarui dalam proses serah terima desain kami, mereka dapat mengatasinya sementara yang lain terus menyempurnakan bagian mereka.
ClickUp Brain juga membantu kami memahami diskusi yang panjang. Saat kami mendiskusikan perbaikan proses di kolom komentar, seringkali hal ini menghasilkan puluhan pesan bolak-balik. Alat dokumentasi AI ini membaca seluruh thread dan merangkum keputusan kunci serta tindakan yang perlu dilakukan.
Selain itu, ketika seseorang mengusulkan ‘Kita harus menambahkan templat laporan bug’ dalam komentar yang ditugaskan di ClickUp, platform secara otomatis mengubahnya menjadi tugas dengan penugas.
Kami baru-baru ini merevisi SOP onboarding klien kami dengan masukan dari beberapa anggota tim. Semua orang memberikan komentar yang menyarankan perbaikan, dan ClickUp Brain mengekstrak poin-poin kesepakatan yang kami semua setujui.
Selain itu, ClickUp juga membuat tugas terpisah di ClickUp Tasks untuk item yang memerlukan pekerjaan tambahan, seperti membuat templat email dan mengonfigurasi otomatisasi.
💡 Tips Pro: Gunakan ClickUp Chat untuk mendiskusikan draf SOP langsung di samping dokumen tanpa perlu beralih ke email atau Slack. Tandai ahli materi untuk meninjau bagian tertentu, ajukan pertanyaan klarifikasi tentang langkah-langkah proses, dan dapatkan umpan balik segera.
Obrolan memiliki percakapan berurutan yang tetap terhubung dengan SOP, sehingga Anda tidak akan kehilangan konteks tentang mengapa prosedur tertentu didokumentasikan dengan cara tertentu.
Kontrol versi untuk melacak perubahan seiring waktu
Kami melakukan eksperimen dengan proses kami, dan terkadang eksperimen tersebut tidak berhasil.
ClickUp Docs secara otomatis menyimpan setiap versi, memungkinkan kita untuk melihat siapa yang melakukan perubahan, membandingkan versi secara berdampingan, dan memulihkan versi sebelumnya jika diperlukan.
Misalnya, tim pemasaran mengedit SOP penerbitan konten mereka untuk menambahkan titik pemeriksaan tambahan. Setelah beberapa minggu, mereka menyadari bahwa jadwal penerbitan telah membengkak secara signifikan. Mereka membuka riwayat versi, membandingkan proses saat ini dengan yang sebelumnya, dan mengidentifikasi di mana bottleneck muncul.
Dari sana, mudah untuk memulihkan versi yang lebih efisien yang lebih sesuai dengan kecepatan tim kami.
Riwayat versi juga mendukung upaya pelatihan.
Anggota tim baru meninjau perkembangan SOP peluncuran proyek untuk memahami bagaimana proses tersebut disempurnakan seiring waktu. Mereka melihat langkah-langkah mana yang ditambahkan untuk mengatasi masalah spesifik dan langkah-langkah mana yang dihilangkan karena tidak memberikan nilai tambah.
🔍 Tahukah Anda? Otak kita mengingat hal-hal dengan lebih baik ketika kita secara aktif memproduksinya (menulis, berbicara) daripada hanya membaca. Saat menyusun atau mengedit SOP, meminta tim Anda untuk 'mengucapkan langkah-langkah secara lisan' atau 'menjelaskan prosesnya secara detail' dapat membantu mengukuhkan informasi tersebut dalam ingatan.
Integrasi dengan tugas, daftar periksa, dan alur kerja
Kami membuat SOP kami untuk mendukung pekerjaan nyata, bukan hanya disimpan di folder.
Misalnya, tim keberhasilan pelanggan merujuk pada SOP eskalasi klien dan mengikuti daftar periksa yang terintegrasi saat menyelesaikan masalah. Setiap item daftar periksa dapat menghasilkan subtugas dengan penugasan dan batas waktu.
ClickUp Brain mempermudah proses ini. Saat tim menyusun SOP detail untuk tinjauan bisnis triwulanan, mereka menyoroti bagian-bagian tertentu dan meminta AI untuk membuat tugas berdasarkan konten tersebut. Manajer proyek AI menghasilkan daftar tugas dengan saran penugas berdasarkan pola kerja di ruang kerja.
SOP, daftar periksa, dan alur kerja tetap terhubung, sehingga pembaruan pada salah satunya akan memengaruhi pembaruan pada yang lain.
👀 Tahukah Anda: Selama periode tiga tahun, organisasi yang menggunakan ClickUp mencapai perkiraan 384% return on investment (ROI), menurut Forrester Research. Organisasi-organisasi ini menghasilkan sekitar US $3,9 juta dalam pendapatan tambahan melalui proyek-proyek yang diaktifkan atau ditingkatkan oleh ClickUp.
Kemampuan untuk menghasilkan SOP secara otomatis dari proses yang sudah ada
Kami telah menyelesaikan ratusan proyek, dan banyak proses efektif kami dikembangkan secara organik melalui komentar tugas dan diskusi.
ClickUp Brain menganalisis pekerjaan yang sudah ada dan membangun SOP berdasarkan pola yang sudah kita ikuti. Kita dapat meminta ClickUp Brain untuk meninjau peluncuran situs web yang sudah selesai dan menghasilkan templat SOP berdasarkan apa yang secara konsisten memberikan hasil yang baik.
Kami menggunakan pemahaman ClickUp Brain untuk pedoman merek kami tahun lalu. Tim desain kami sering menjawab pertanyaan berulang tentang penggunaan aset merek. Kami mengarahkan ClickUp Brain untuk menganalisis enam bulan komentar dan tugas terkait, lalu menghasilkan SOP. Dokumen yang dihasilkan mencerminkan praktik aktual kami. Kami menyempurnakannya secara singkat dan menerbitkannya untuk tim.
Kami juga menggunakan integrasi AI untuk menyelaraskan dokumentasi proses dengan kenyataan.
Ketika kami menyadari bahwa praktik onboarding pelanggan kami telah berkembang melampaui apa yang dijelaskan dalam SOP kami, kami meminta ClickUp Brain untuk menganalisis proyek onboarding terbaru kami dan menyarankan pembaruan.
Alat AI tersebut mengidentifikasi tiga langkah yang telah kami terapkan dalam alur kerja kami dan dua langkah yang telah kami hapus, yang kami edit untuk menjaga informasi tetap terkini.
💡 Tips Berguna: Adakan ClickUp SyncUps saat melatih anggota tim baru tentang SOP atau meninjau pembaruan proses bersama tim Anda.
Kemudian, gunakan ClickUp Brain untuk secara otomatis menerjemahkan transkrip rapat, mengekstrak poin-poin prosedural penting yang dibahas, dan mengubah pertanyaan atau kasus khusus menjadi tambahan untuk dokumentasi SOP Anda. Dengan demikian, pengetahuan informal yang dibagikan secara lisan juga tercatat dalam prosedur resmi Anda.
Bagaimana Tim Menggunakan AI Docs untuk Membuat SOP?
Di bagian ini, kami membocorkan rahasia. Inilah cara sebenarnya kami menggunakan AI untuk dokumentasi secara internal. 📝
Menyusun SOP baru dengan cepat
Kami telah menyimpan sejumlah templat dokumen untuk berbagai jenis SOP. Saat kami perlu mendokumentasikan proses baru, kami memilih templat yang tepat dan meminta ClickUp Brain untuk menyesuaikannya.
Saat kami meluncurkan fitur besar terakhir kali, kami menggunakan templat peluncuran fitur kami dan meminta AI untuk menyesuaikan bagian-bagiannya sesuai kebutuhan kami. Hal ini menjaga struktur kami tetap konsisten sambil mengisi detail spesifik untuk peluncuran tersebut.
Kami menyertakan tangkapan layar, tabel, video, dan bahan visual lainnya yang membuat proses menjadi lebih jelas.
SOP tinjauan desain kami mencakup tangkapan layar aktual dari alat umpan balik kami dan tabel yang menunjukkan berapa lama setiap tahap tinjauan seharusnya memakan waktu. ClickUp Brain membantu kami menentukan di mana visual-visual ini harus ditempatkan agar orang-orang dapat mengikuti dengan mudah.
🔍 Tahukah Anda? Dalam teori memori, 'gangguan' berarti memori baru dapat mengganggu pengingatan memori lama (retroaktif) atau informasi sebelumnya dapat menghalangi pembentukan memori baru (proaktif). Dalam dokumen: hindari menyembunyikan pembaruan atau perubahan dalam teks yang padat. Buatlah mereka menonjol agar tidak 'tercampur' dalam kerumitan memori.
Memperbarui SOP yang sudah ada
Proses berubah, dan kita perlu memastikan SOP kita tetap up-to-date. Ketika ada bagian yang perlu diperbarui, kita menandai bagian tersebut dan meminta ClickUp Brain untuk menulis ulang.
Terkadang kami menyadari bahwa kami terlalu teknis, jadi kami menyederhanakan bahasa. Di lain waktu, suatu proses telah berubah, dan kami perlu menulis ulang seluruh bagian untuk sesuai dengan apa yang sebenarnya kami lakukan sekarang.
📌 Contoh prompt: Ubah langkah ini menjadi bahasa yang sederhana dan mudah dipahami oleh semua anggota tim.
💡 Tips Pro: Rekam ClickUp Clips saat anggota tim melakukan prosedur kompleks yang sulit dijelaskan hanya dengan teks. Rekaman layar dengan narasi suara menunjukkan secara tepat cara menavigasi perangkat lunak, mengatasi masalah umum, atau menyelesaikan proses multi-langkah.
Kemudian, sisipkan klip video ini langsung ke dalam dokumen SOP Anda sehingga prosedur mencakup langkah-langkah tertulis dan demonstrasi visual.
Berbagi dan izin
Mendapatkan masukan dari semua orang yang sebenarnya melakukan pekerjaan tersebut membuat SOP kami jauh lebih baik.
ClickUp Docs memungkinkan kami untuk menetapkan izin detail untuk siapa yang dapat melihat, memberikan komentar, atau mengedit setiap dokumen atau halaman. Kami dapat membagikan Docs dengan seluruh Workspace (kecuali tamu), termasuk orang atau tim tertentu, atau bahkan mengundang pengguna eksternal melalui email.
Pada saat yang sama, izin di ClickUp mengikuti hierarki: izin tingkat dokumen mengesampingkan pengaturan ruang kerja yang lebih luas, dan izin spesifik item (misalnya, pada halaman tertentu) memiliki prioritas lebih tinggi daripada izin umum.
Dokumentasi terpusat
Kami menggunakan ClickUp Docs Hub karena di situlah semua SOP, catatan proyek, dan ide-ide terpusat. Ini memberi kami satu tempat untuk melihat semua yang telah kami buat atau kolaborasikan, tanpa perlu mencari-cari di Spaces atau tugas.
Kami dapat menyaring berdasarkan apa yang telah dibagikan kepada kami, apa yang telah kami tulis, atau bahkan dokumen yang ditandai untuk proyek tertentu.
Yang paling kami sukai adalah betapa mudahnya menghubungkan semua elemen. Rancangan kebijakan dan prosedur perusahaan berubah menjadi referensi yang rapi langsung di dalam Hub, semuanya diberi tag, terhubung, dan siap digunakan. Kami dapat mengelompokkan dokumen terkait, menandai dokumen favorit, dan mencari semua konten dalam hitungan detik.
Ini telah menjadi memori kolektif kami, menyimpan semua pengetahuan kami agar mudah diakses dan selalu terkini, terlepas seberapa cepat perubahan terjadi.
Langkah demi Langkah: Membuat SOP dengan ClickUp AI Docs
Dan inilah cara kami menulis prosedur dengan ClickUp Brain di Docs. 🧑💻
Langkah #1: Buka dokumen baru
Kami navigasi ke Docs Hub atau ruang, folder, atau daftar spesifik tempat SOP akan disimpan.
Kami mengklik tombol + Doc dan memberikan judul yang jelas dan deskriptif untuk SOP kami. Contohnya, Proses Onboarding Klien SOP atau Alur Kerja Persetujuan Konten adalah pilihan yang baik. Judul yang jelas memudahkan orang menemukan apa yang mereka butuhkan tanpa harus menebak-nebak.
Selanjutnya, kita mengatur izin. Kita memilih apakah dokumen tersebut harus publik sehingga seluruh tim dapat melihatnya, atau privat sementara kita masih dalam proses penyusunan.
Untuk proses sensitif seperti prosedur keuangan atau kebijakan HR, kami menjaga izin akses dengan ketat. Kami dapat menyesuaikan izin ini nanti seiring perkembangan SOP.
👀 Tips ClickUp: Kami sering menandai Dokumen sebagai Wiki ketika dokumen tersebut akan menjadi sumber informasi utama untuk proses tim kami. Hal ini membuatnya jauh lebih mudah untuk ditemukan dan merujuknya di kemudian hari.
Wiki strategi operasional kami menyimpan semua SOP perusahaan yang terorganisir dengan cara ini, dan anggota tim baru mengatakan bahwa ini sangat membantu selama proses onboarding.
Langkah #2: Pilih templat atau minta AI untuk menyusun SOP
Ada dua opsi di sini, dan keduanya berfungsi dengan baik tergantung pada kebutuhan Anda:
- Gunakan templat proses atau SOP dari ClickUp untuk mendapatkan kerangka kerja terstruktur secara langsung.
- Minta ClickUp Brain untuk membuat sesuatu yang disesuaikan.
Klik tombol Ask AI atau ketik /write di Doc, lalu masukkan prompt seperti Buat SOP untuk onboarding karyawan baru atau Buat prosedur untuk penilaian kinerja triwulanan.
ClickUp Brain menghasilkan draf berdasarkan apa yang Anda minta.
Setelah Anda memiliki draf awal, tinjau dan sempurnakan. Minta AI untuk memperluas bagian yang terasa kurang detail, menyederhanakan bahasa yang terlalu rumit, atau menambahkan poin-poin penting di mana hal-hal perlu dijelaskan dengan lebih jelas.
Misalnya, saat kami menyusun SOP onboarding vendor, AI memberikan struktur yang baik. Namun, kami meminta AI untuk memperluas bagian verifikasi kepatuhan dan menyederhanakan bahasa persetujuan kontrak agar tim pengadaan kami dapat mengikuti prosedur tersebut.
👀 Tips Ramah: Kami terus mengulang hingga terasa tepat. Tim kami mencoba prompt lanjutan untuk menyesuaikan nada, menambahkan contoh spesifik, atau menyertakan catatan yang dibutuhkan industri kami. ClickUp Brain beradaptasi sesuai kebutuhan kami, jadi kami tidak perlu menerima draf pertama sebagai versi final.
Langkah #3: Sesuaikan konten dengan detail khusus tim
Sekarang kita sesuaikan dengan kebutuhan kita. Kita memeriksa setiap bagian dan mengganti tempat penanda dengan prosedur, alat, dan kontak yang sebenarnya.
Langkah-langkah umum diubah menjadi instruksi terperinci yang dapat diikuti tim kami tanpa kebingungan. Kami menambahkan tangkapan layar yang menunjukkan persis apa yang harus dilihat orang dan menghubungkannya dengan sumber daya yang mereka butuhkan: panduan gaya, formulir persetujuan, dan perpustakaan templat.
Kemudian, kami menambahkan:
- Format teks kaya untuk membuat SOP mudah diikuti.
- Judul untuk memecah bagian yang panjang
- Tabel untuk mengorganisir informasi dengan lebih jelas
- Gambar untuk menunjukkan apa yang seharusnya dilihat oleh pengguna.
- Tambahkan ClickUp Whiteboards untuk memvisualisasikan alur proses secara langsung dalam SOP.
Misalnya, SOP serah terima desain kami mencakup tangkapan layar alat tinjauan kami, tabel yang menunjukkan waktu penyelesaian untuk setiap tahap tinjauan, dan tautan ke pedoman merek kami.
💡 Tips Pro: Anda dapat menggunakan ClickUp Whiteboards untuk menggambar diagram alur kerja dan pohon keputusan sebelum menulis dokumen SOP. Tim dapat secara kolaboratif memetakan setiap langkah, mengidentifikasi titik serah terima, dan menemukan bottleneck atau prosedur yang hilang dalam format visual.
Setelah proses diselesaikan di Whiteboard, ubah langsung menjadi tugas SOP yang terstruktur atau hubungkan dengan ClickUp Doc Anda. Dengan cara ini, pembaca dapat melihat diagram alur kerja tingkat tinggi dan instruksi langkah demi langkah yang detail.
Langkah #4: Tambahkan daftar periksa, alur kerja, dan tautan tugas untuk pelaksanaan
Fokus kami kemudian beralih ke membuat SOP menjadi dapat diterapkan.
Kami menyisipkan daftar periksa yang membagi prosedur menjadi langkah-langkah, memungkinkan orang untuk mencentang setiap langkah saat mereka bekerja.
Untuk langkah-langkah kunci, kami membuat atau menghubungkan tugas langsung dari Dokumen. Sorot langkah tersebut, gunakan opsi + Tugas, dan hubungkan dengan pekerjaan aktual di Workspace.
Selain itu, kami menggunakan Hubungan Dokumen untuk menghubungkan SOP kami dengan tugas, proyek, atau alur kerja berulang yang terkait. Misalnya, dokumen onboarding klien terhubung dengan templat tugas onboarding, sehingga saat seseorang memulai hubungan klien baru, mereka sudah memiliki konteks yang diperlukan di sana.
👀 Tips ClickUp: Dokumentasi eskalasi pelanggan kami mencakup diagram alur yang menunjukkan kapan harus mengeskalasi masalah dan kepada siapa. Karena kami tahu betapa bergunaanya untuk dengan cepat memeriksa diagram proses atau diagram alur yang tertanam untuk panduan visual. Orang-orang mengikuti jalur visual dan merujuk pada langkah-langkah detail sesuai kebutuhan.
Langkah #5: Bagikan dengan pemangku kepentingan yang relevan untuk direview
Kami mengklik tombol Bagikan dan mengundang pemangku kepentingan, manajer, atau petugas kepatuhan untuk meninjau dokumen tersebut.
Untuk kebijakan HR, kami memastikan tinjauan hukum atas kebijakan tersebut. Dan prosedur operasional memerlukan masukan dari pemimpin tim yang mengelola proses tersebut setiap hari.
Hal ini membantu mendeteksi masalah sebelum menjadi masalah bagi semua orang. Selain itu, kami mengekspor beberapa dokumen dalam format PDF, HTML, atau Markdown untuk berbagi secara offline atau sebagai catatan kepatuhan.
Langkah #6: Jaga kontrol versi dan perbarui SOP secara teratur
SOP kami adalah dokumen yang terus berkembang seiring dengan perkembangan proses.
Kami mengatur Tugas Berulang ClickUp untuk meninjau dan memperbarui tugas-tugas tersebut pada interval reguler.
Prosedur-prosedur kritis biasanya direview setiap kuartal, sementara proses-proses yang stabil dan tidak banyak berubah direview setiap tahun. Hal ini memastikan dokumentasi kami tetap up-to-date tanpa membebani kami dengan pekerjaan pemeliharaan yang terus-menerus.
Seorang pengguna berbagi di G2:
Saya suka bahwa saya bisa melakukan hampir semua hal di satu tempat — tugas, dokumen, dasbor, bahkan brainstorming. Ini membuat pekerjaan saya terorganisir tanpa perlu menggunakan lima aplikasi berbeda. Integrasi dan otomatisasi menghemat banyak waktu saya, dan visibilitas lintas proyek adalah keuntungan besar. Rasanya seperti pusat kolaborasi dan perencanaan yang sesungguhnya.
Saya suka bahwa saya bisa melakukan hampir semua hal di satu tempat — tugas, dokumen, dasbor, bahkan brainstorming. Ini membuat pekerjaan saya terorganisir tanpa perlu menggunakan lima aplikasi berbeda. Integrasi dan otomatisasi menghemat banyak waktu saya, dan visibilitas lintas proyek adalah keuntungan besar. Rasanya seperti pusat kolaborasi dan perencanaan yang sesungguhnya.
🎙️ Studi Kasus Pelanggan: G-Loot menggunakan ClickUp untuk menghubungkan pekerjaan sehari-hari dengan OKR tingkat perusahaan. Platform esports ini mengadopsi ClickUp di seluruh tim untuk menggantikan alat-alat yang tersebar, mengelola sprint, mengonsolidasikan dokumen, dan melacak kemajuan terhadap tujuan strategis dalam satu platform.
Dengan ClickUp, setiap tugas kini terhubung dengan tujuan, kolaborasi menjadi lebih cepat antar tim produk, CRM, dan kreatif, dan pimpinan akhirnya memiliki visibilitas penuh atas pelaksanaan.
Praktik Terbaik dalam Menggunakan AI Docs untuk Pembuatan SOP
Ketika kami membuat SOP di ClickUp, kami mengandalkan beberapa praktik yang telah teruji dan terbukti efektif yang membantu tim kami bekerja lebih cepat dan menjaga dokumentasi tetap akurat dan mudah diakses:
- Gunakan alat berbasis peran ClickUp Brain untuk menghasilkan draf SOP, daftar periksa, dan konten yang diformat dalam hitungan menit.
- Setel ClickUp Automations untuk menangani tugas-tugas berulang, seperti menugaskan tugas tinjauan dan memicu tindakan tindak lanjut, terutama saat prosedur kritis dilanggar.
- Hubungkan integrasi ClickUp Anda untuk memudahkan berbagi SOP di Google Drive dan alat lain. Hal ini menjaga diskusi dan file tetap sinkron tanpa perlu berpindah alat.
- Kumpulkan umpan balik dengan ClickUp Forms dan secara otomatis ubah tanggapan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti.
🚀 Keunggulan ClickUp: Rapat memang bagus, tapi masalahnya adalah tidak ada yang tahu apa yang telah diputuskan atau siapa yang bertanggung jawab atas apa. AI Notetaker ClickUp secara otomatis merekam, menerjemahkan, dan merangkum diskusi tim Anda, mengubah keputusan verbal menjadi catatan rapat yang terstruktur.
Item tindakan secara otomatis diubah menjadi tugas dan dihubungkan ke dokumen yang relevan, sehingga prosedur baru dan pembaruan Anda tidak akan hilang.
Contoh Nyata Penggunaan AI Docs
Berikut adalah cara tim-tim di ClickUp meningkatkan proses internal mereka:
- Penjualan: Membuat dan menyempurnakan dokumen untuk kualifikasi prospek, penjadwalan demo, dan serah terima transaksi. AI merujuk pada playbook sebelumnya untuk menyarankan struktur dan formulasi SOP.
- Teknik: Menyusun dokumen untuk manajemen rilis dan tanggapan insiden. ClickUp Brain meninjau retrospeksi sprint sebelumnya untuk mengusulkan alur kerja yang lebih baik.
- Keberhasilan pelanggan: Berkolaborasi di AI Docs untuk memperbarui SOP onboarding dan panduan perpanjangan. Sistem ini mengambil konteks dari umpan balik pelanggan dan metrik kinerja, sehingga memudahkan personalisasi templat untuk segmen pelanggan yang berbeda.
- Keuangan: Standarkan proses persetujuan pengeluaran, pemrosesan faktur, dan pelacakan anggaran. Setelah draf siap, Automations menugaskan peninjau dan melacak persetujuan, sehingga persetujuan tetap sesuai jadwal.
Bekerja sama dengan para ahli SOP ClickUp
Kami telah belajar bahwa ketika dokumentasi proses berjalan lancar, begitu pula hal-hal lainnya. ClickUp AI Docs mengubah SOP yang membosankan menjadi panduan yang dinamis dan interaktif yang disukai tim kami untuk digunakan.
Sekarang kami dapat membuat prosedur baru dalam hitungan menit, mengedit yang lama tanpa khawatir akan masalah versi, dan melihat ClickUp Brain mengisi celah lebih cepat daripada kami bisa menyelesaikan kopi kami.
Setiap SOP yang kami buat dibangun berdasarkan yang sebelumnya, menjaga pengetahuan kami tetap tajam, proses kami jelas, dan tim kami tetap sejalan.
Jadi, apa yang Anda tunggu? Daftar ke ClickUp hari ini! ✅
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
AI Docs di ClickUp adalah dokumen cerdas yang didukung oleh ClickUp Brain. Dengan menggunakan AI, mereka membantu tim membuat, mengedit, dan mengorganisir konten lebih cepat untuk menyusun, merangkum, dan memformat informasi langsung dalam dokumentasi.
Pembuatan SOP yang didukung AI oleh ClickUp Brain mencakup penyusunan kerangka kerja, instruksi langkah demi langkah, dan daftar periksa secara otomatis. Tim dapat menggunakan prompt berbasis peran untuk memastikan setiap SOP mengikuti format yang konsisten dan mencakup semua detail penting.
Ya. SOP yang dibuat di AI Docs dapat dihubungkan dengan Tugas ClickUp, sehingga tim dapat memastikan penugasan tugas yang akurat, menetapkan tanggal jatuh tempo, atau melacak penyelesaian langsung dari dokumen tersebut.
ClickUp secara otomatis menyimpan riwayat versi untuk setiap dokumen. Tim dapat melacak perubahan, melihat versi sebelumnya, dan memulihkan draf sebelumnya, memastikan bahwa semua pembaruan terlihat dan direview dengan benar.
Ya. Tim dapat menyesuaikan AI Docs dengan templat, prompt, dan format yang spesifik untuk departemen. Fleksibilitas ini memungkinkan tim pemasaran, penjualan, teknik, dan tim lainnya untuk membuat SOP yang sesuai dengan alur kerja unik mereka.