Pada pagi hari Senin, tim Anda yakin bahwa minggu ini akan terkendali.
Pada hari Rabu, tim desain sedang menangani permintaan mendadak, tim pengembangan terhambat menunggu naskah, dan tiba-tiba seseorang ingat ada "tugas cepat" yang sebenarnya membutuhkan waktu seharian. Semua orang sibuk, tapi tidak jelas apakah mereka sibuk dengan hal yang tepatโdan papan Monday.com Anda tidak memberikan gambaran lengkap. Di sinilah manajemen sumber daya yang sederhana dan terstruktur membantu.
Alih-alih menebak siapa yang bisa menangani apa, Anda dapat menggunakan templat manajemen sumber daya Monday.com gratis untuk melihat beban kerja, kapasitas, dan prioritas dalam satu tempat. Templat yang tepat memudahkan untuk mengubah jadwal, mengalihkan pekerjaan sebelum orang kelelahan, dan melindungi waktu fokus mendalamโtanpa harus membangun ulang sistem dari awal setiap kali rencana berubah. Dan jangan lupa untuk tetap bertahan hingga akhir. Kami juga akan membagikan beberapa templat ClickUp yang menarik sebagai bonus.
Templat Manajemen Sumber Daya Sekilas
Mari kita lihat sekilas templat manajemen sumber daya gratis terbaik dari Monday.com dan ClickUp:
| Nama Template | Unduh Template | Ideal Untuk | Fitur Terbaik | Format Visual |
| Template Manajemen Sumber Daya Monday | Unduh templat ini | Manajer proyek, tim operasional, koordinator sumber daya | Pandang peta, integrasi Excel, tampilan Tabel/Timeline/Matriks/Gantt | Papan Monday/Jadwal/Gantt |
| Template Alokasi Sumber Daya Monday | Unduh templat ini | Manajer proyek, pemimpin tim, kepala departemen | Ringkasan bulanan, sub-item, persentase penggunaan, filter | Papan/Tabel Monday |
| Template Manajemen Tugas Tim Monday | Unduh templat ini | Pemimpin tim, manajer, tim lintas fungsi | Pengelompokan berdasarkan waktu, label berwarna, otomatisasi | Papan/Kalender Monday |
| Template Pelacak Anggaran Monday | Unduh templat ini | Manajer keuangan, pemimpin proyek, tim operasional | Kategori pengeluaran, anggaran vs. realisasi, indikator warna, tampilan grafik | Papan/Grafik Monday |
| Template Pelacakan Proyek Konstruksi Monday | Unduh templat ini | Kontraktor, perusahaan konstruksi, manajer proyek | Pelacakan fase, bilah kemajuan, perbandingan anggaran, tambahkan item | Papan/Jadwal Monday |
| Template Manajemen Acara Monday | Unduh templat ini | Manajer acara, tim pemasaran, dan staf operasional | Formulir RSVP, dasbor, garis waktu Gantt, pelacakan anggaran | Papan Monday/Jadwal/Gantt |
| Template Permintaan Keuangan Monday | Unduh templat ini | Tim keuangan, pengadaan, persetujuan | Formulir kustom, diagram beban kerja, otomatisasi alur kerja | Papan/Grafik Monday |
| Template Rencana Manajemen Proyek Monday | Unduh templat ini | Manajer proyek, pemimpin tim, koordinator | Pembagian fase, label status, pengaitan tugas, otomatisasi | Papan/Jadwal Monday |
| Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp | Dapatkan templat gratis | Koordinator proyek, pemimpin tim, manajer operasional | Status/bidang kustom, Tampilan Daftar/Gantt/Kalender/Beban Kerja | Daftar ClickUp/Gantt/Kalender/Beban Kerja |
| Template Alokasi Sumber Daya ClickUp | Dapatkan templat gratis | Agen, tim yang berinteraksi langsung dengan klien, manajer proyek | Pelacakan anggaran, tahap yang dibedakan dengan warna | Papan/Daftar/Beban Kerja ClickUp |
| Template Manajemen Sumber Daya dan Tim ClickUp | Dapatkan templat gratis | HR, manajer operasional, pemimpin tim | Bilah kapasitas, garis waktu berwarna, Bidang/tampilan kustom | Daftar/Papan/Beban Kerja ClickUp |
| Template Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp | Dapatkan templat gratis | Tim lintas fungsi, manajer operasional, pemimpin proyek | Pembagian jenis sumber daya, Bidang Kustom/Status, tampilan multi. | Papan/Jadwal/Formulir ClickUp |
| Template Beban Kerja Karyawan ClickUp | Dapatkan templat gratis | Manajer tim, kepala departemen, pemimpin proyek | Batang beban kerja, indikator risiko, pelacakan waktu, ketergantungan | Daftar/Papan/Beban Kerja ClickUp |
| Template Perencanaan Sumber Daya Mundur ClickUp | Dapatkan templat gratis | Pemimpin, perencana strategis, tim proyek | Perencanaan mundur, garis waktu, delegasi, tampilan papan tulis | ClickUp Whiteboard/Timeline |
| Template Perencanaan Akun ClickUp | Dapatkan templat gratis | Tim penjualan, manajer akun, keberhasilan pelanggan | Tahap akun, pelacakan pendapatan, bidang kesehatan, Gantt/garis waktu | Daftar ClickUp/Gantt/Jadwal Waktu |
| Template Perencanaan ClickUp Pi | Dapatkan templat gratis | Tim Agile, praktisi SAFe, pemimpin proyek | Papan sprint, pelacakan ketergantungan, papan ROAM, papan tulis | ClickUp Whiteboard/Daftar/Papan |
Apa Itu Template Manajemen Sumber Daya Monday.com?
Template manajemen sumber daya Monday.com adalah papan digital yang sudah siap pakai untuk membantu organisasi merencanakan, menjadwalkan, dan mengalokasikan sumber daya secara sistematis di seluruh proyek.
Template ini mengotomatiskan pelacakan penugasan aset, sehingga Anda dapat melihat siapa yang sedang mengerjakan apa untuk meningkatkan distribusi beban kerja.
Dengan templat ini, Anda dapat menugaskan anggota tim, menetapkan batas waktu, dan memantau kemajuan secara real-time, memastikan sumber daya tidak terlalu banyak dialokasikan atau kurang dimanfaatkan. Selain itu, Anda memiliki pandangan yang jelas tentang rincian tugas dan sub-tugas untuk pengawasan proyek yang detail.
Apa yang Membuat Template Manajemen Sumber Daya Monday.com yang Baik untuk Alokasi Sumber Daya?
Berikut ini yang perlu diperhatikan dalam templat manajemen sumber daya Monday.com:
- Tampilan yang dapat disesuaikan: Menyediakan garis waktu, diagram Gantt, papan Kanban, dan tampilan kalender sumber daya untuk memvisualisasikan pekerjaan sesuai keinginan Anda.
- Pelacakan sumber daya secara real-time: Memberikan pembaruan langsung tentang penugasan tugas, kemajuan, dan beban kerja, mencegah overbooking atau sumber daya yang tidak terpakai.
- Fitur otomatisasi: Memudahkan tindakan berulang seperti pembaruan status, pemberitahuan, dan pengingat tenggat waktu.
- Integrasi dengan alat pihak ketiga: Terhubung dengan platform eksternal seperti Microsoft Teams, Google Drive, Zoom, dan Salesforce untuk mengonsolidasikan pekerjaan.
- Pelaporan dan analitik: Menyediakan dasbor dan laporan untuk memantau penggunaan sumber daya, kemajuan proyek, dan efisiensi tim guna pengambilan keputusan berbasis data.
- Prioritas tugas dan ketergantungan: Memungkinkan tim untuk menetapkan prioritas, melacak ketergantungan, dan memvisualisasikan bottleneck untuk penjadwalan sumber daya yang lebih baik.
๐ง Fakta Menarik: Lebih dari 3.600 tahun yang lalu, negara Mesir di Deir el-Medina (sebuah desa yang dibangun untuk para pembuat makam kerajaan) telah memiliki bentuk awal manajemen sumber daya dan kesejahteraan pekerja. Para pengrajin dibayar bulanan dengan biji-bijian, diberikan tempat tinggal, dan bahkan memiliki akses ke pelayan. Yang menarik, mereka juga mendapatkan cuti sakit berbayar dan dokter di tempat kerja.
Templat Pengelolaan Sumber Daya Monday.com
Berikut adalah templat manajemen sumber daya Monday.com gratis terbaik untuk membantu Anda merencanakan, melacak, dan mengoptimalkan beban kerja tim Anda dengan mudah.
1. Template Manajemen Sumber Daya Monday
Template manajemen sumber daya ini memberikan visibilitas penuh atas aset tim Anda untuk memungkinkan alokasi sumber daya yang efisien. Selain itu, label dan indikator status memungkinkan Anda melihat informasi penting dengan cepat. Anda dapat mengundang anggota tim untuk berbagi di papan. Hal ini membantu mengurangi pengawasan berlebihan dan membebaskan kepemimpinan untuk fokus pada strategi.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Gunakan Peta Tampilan untuk melihat lokasi sumber daya, beserta detail penting seperti durasi dan pemilik yang bertanggung jawab.
- Ekspor dan impor data dengan lancar menggunakan integrasi Excel, mengubah spreadsheet menjadi papan interaktif.
- Beralih antara tampilan Tabel, Garis Waktu, Matriks, dan Gantt untuk menganalisis alokasi dari berbagai sudut pandang.
๐ Ideal untuk: Manajer proyek, tim operasional, dan koordinator sumber daya yang mengelola berbagai aset dan membutuhkan transparansi untuk mencegah alokasi yang salah.
๐ Tahukah Anda? Tabula Peutingeriana, peta Romawi abad ke-4, berfungsi sebagai alat manajemen sumber daya. Peta ini membantu para pemimpin merencanakan pergerakan pasukan, rute perdagangan, dan jalur pasokan di seluruh kekaisaran.
2. Template Alokasi Sumber Daya Monday
Seringkali, manajer menugaskan tugas berdasarkan tenggat waktu daripada kapasitas sebenarnya karyawan, yang dapat menyebabkan kelelahan atau keterlambatan pengiriman. Template Alokasi Sumber Daya Monday ini mengubah fokus ke visibilitas beban kerja. Template ini memberikan ringkasan tingkat tinggi tentang ketersediaan setiap anggota tim, sambil juga memungkinkan Anda untuk melihat detail jam kerja yang dihabiskan pada proyek individu.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Lihat ringkasan bulanan untuk setiap karyawan, termasuk perkiraan jam kerja, jam kerja aktual, ketersediaan sisa, dan persentase pemanfaatan.
- Perluas baris karyawan menjadi sub-item untuk rincian jadwal proyek yang lebih detail, membandingkan perkiraan dengan hasil aktual.
- Identifikasi anggota tim yang terlalu banyak dibebani atau kurang dimanfaatkan dengan sekilas.
- Gunakan fitur pencarian, filter, dan kontrol 'group by' untuk memfilter data berdasarkan karyawan, proyek, atau departemen.
๐ Ideal untuk: Manajer proyek, pemimpin tim, dan kepala departemen yang perlu mengoptimalkan beban kerja, mencegah kelelahan, dan memastikan distribusi tugas yang adil di antara tim.
3. Template Manajemen Tugas Tim Monday
Rapat harian, rantai email yang panjang, dan rapat pembaruan status seringkali lebih memperlambat tim daripada membantu. Template ini memotong kerumitan dengan memberikan papan berbagi yang dapat dilacak untuk memantau apa yang harus diselesaikan minggu ini, apa yang selanjutnya, dan siapa yang bertanggung jawab. Dengan kemudahan seret dan lepas, template ini beradaptasi dengan cepat saat prioritas tim berubah, sehingga kemajuan tidak terhenti.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Organisasikan pekerjaan berdasarkan kelompok waktu seperti Minggu Ini dan Minggu Depan, dengan perhitungan total jam secara otomatis.
- Lihat prioritas dengan cepat menggunakan label berwarna untuk tingkat urgensi dan status tugas.
- Pantau kemajuan terhadap tenggat waktu dengan kolom tanggal dan peringatan visual untuk item yang terlambat.
- Hapus pembaruan berulang dengan otomatisasi yang memberi tahu pemilik saat status berubah atau tugas dilanjutkan.
๐ Ideal untuk: Pemimpin tim, manajer departemen, dan tim lintas fungsi yang mencari cara transparan untuk mengoordinasikan beban kerja mingguan dan memastikan semua pihak bertanggung jawab.
๐ง Fakta Menarik: Biara-biara pada Abad Pertengahan (terutama yang Benediktin) mengikuti jadwal harian yang sangat ketat. Jadwal ini (horarium) membagi hari menjadi waktu doa, pekerjaan manual, belajar, makan, dan sebagainya. Rutinitas ini diatur oleh aturan seperti Aturan Santo Benediktus. Hal ini memastikan energi, waktu, dan keterampilan setiap biarawan seimbang antara tugas spiritual dan praktis.
4. Template Pelacak Anggaran Monday
Mengelola sumber daya tanpa memantau anggaran akan membuat Anda menyimpang dari tujuan. Template pelacak anggaran ini membantu Anda menghubungkan perencanaan keuangan langsung dengan manajemen sumber daya, menunjukkan secara tepat bagaimana dana dialokasikan, dibelanjakan, dan disesuaikan di seluruh proyek.
Lampirkan file pendukung, seperti faktur atau kwitansi, langsung ke item pengeluaran dan gunakan baris ringkasan untuk melihat anggaran total dan pengeluaran di tingkat grup.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Kategorikan pengeluaran ke dalam kelompok seperti Operasional dan Lain-lain untuk pandangan keuangan yang terstruktur.
- Lacak setiap item dengan kolom untuk anggaran versus pengeluaran aktual dan lihat perbedaannya dihitung otomatis secara real-time.
- Deteksi pengeluaran berlebihan secara instan dengan indikator berwarna (hijau untuk sehat, merah untuk melebihi anggaran)
- Beralih ke Chart View untuk melihat struktur pembagian sumber daya secara cepat dan mengetahui ke mana dana Anda dialokasikan.
๐ Ideal untuk: Manajer keuangan, pemimpin proyek, dan tim operasional yang membutuhkan hubungan yang jelas antara alokasi sumber daya dan kesehatan anggaran untuk tetap berada di jalur yang benar.
๐ฅ Tonton: Sebagai manajer proyek, waktu Anda adalah sumber daya terbesar Anda. Tonton cara menggunakan AI untuk produktivitas dan hemat 90 menit setiap hari:
5. Template Pelacakan Proyek Konstruksi Monday
Template pelacakan proyek konstruksi ini memberikan tampilan bertahap dari proyek pembangunan Anda, memungkinkan Anda memantau kemajuan, anggaran, dan tanggung jawab. Template ini memungkinkan Anda mengawasi pesanan pembelian, jadwal, dan penugasan kontraktor dari papan yang sama.
Dari permintaan informasi (RFI) hingga pembaruan tingkat lapangan, templat manajemen sumber daya Monday.com yang dapat disesuaikan memastikan tim lapangan dan kantor tetap selaras.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Pantau setiap tahap konstruksi dengan kolom status untuk izin, pondasi, struktur rangka, dan pekerjaan listrik.
- Gunakan bilah kemajuan untuk memvisualisasikan tingkat penyelesaian pada informasi proyek atau lantai individu secara sekilas.
- Tetap dalam anggaran dengan membandingkan tugas yang direncanakan dengan pembaruan real-time untuk menghindari kelebihan biaya yang mahal.
- Tambahkan lantai baru atau item proyek dengan mudah menggunakan tombol + Tambah saat cakupan proyek Anda berkembang.
๐ Ideal untuk: Kontraktor umum, perusahaan konstruksi, dan manajer proyek yang perlu melacak progres proyek secara visual, menghindari keterlambatan, dan menjaga keselarasan pemangku kepentingan dari perencanaan hingga penyelesaian.
๐ Tahukah Anda? Orang Romawi mengelola air seperti kita mengelola anggaran hari ini. Aqueduct pertama, Aqua Appia, mendistribusikan sumber daya (air) di seluruh kota, dengan pejabat memantau pasokan dan permintaan untuk mencegah kekurangan. Ini merupakan salah satu sistem alokasi sumber daya berskala besar tertua dalam sejarah.
6. Template Manajemen Acara Monday
Template manajemen acara Monday.com mengintegrasikan semua aspek acara Anda untuk membantu Anda merencanakan, melacak, dan melaksanakan dengan jelas. Mulai dari konfirmasi kehadiran hingga dashboard pengeluaran kampanye, template ini memberikan pandangan komprehensif sambil menjaga detail tetap terorganisir.
Anda mendapatkan ruang kolaborasi bersama di mana perencana, vendor, dan pemangku kepentingan dapat bekerja sama secara real-time, menambahkan pembaruan, dan langsung melihat bagaimana keputusan memengaruhi jadwal atau anggaran. Platform ini juga berfungsi sebagai pencatat, memungkinkan Anda mengevaluasi peristiwa masa lalu, belajar dari hasilnya, dan menyempurnakan proses.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Kumpulkan konfirmasi kehadiran secara otomatis melalui formulir dan perbarui daftar tamu Anda secara real-time.
- Gunakan dashboard dan garis waktu Gantt untuk melacak kemajuan, tenggat waktu, dan anggaran dengan percaya diri.
- Bandingkan pengeluaran yang direncanakan dengan pengeluaran aktual menggunakan batas anggaran yang jelas dan rincian pengeluaran per saluran.
- Simpan faktur, kwitansi, dan foto acara tepat di samping tugas yang relevan untuk referensi cepat.
๐ Ideal untuk: Manajer acara, tim pemasaran, dan staf operasional yang mengelola berbagai jenis acara, seperti pertemuan internal kecil hingga konferensi dan perayaan berskala besar.
7. Template Permohonan Keuangan Monday
Tim keuangan seringkali kesulitan menangani permintaan yang masuk, sehingga sulit untuk tetap fokus pada prioritas. Template Monday ini mengumpulkan semua permintaan dalam ruang kerja visual. Dengan formulir yang dapat disesuaikan, setiap permintaan dilengkapi dengan detail yang diperlukan, menghilangkan kebutuhan akan komunikasi bolak-balik.
Selain proses penerimaan, Anda dapat melacak kemajuan, menetapkan tanggung jawab, dan memantau tenggat waktu secara real-time. Grafik visual dan tampilan daftar menyediakan gambaran umum tingkat tinggi dan detail yang mendalam, memungkinkan Anda menyeimbangkan beban kerja dan memprioritaskan tugas.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Visualisasikan beban kerja tim Anda dengan diagram batang bertumpuk, diorganisir berdasarkan penugas dan status.
- Organisir permintaan berdasarkan kelompok status seperti Terbuka, Sedang Dikerjakan, dan Selesai
- Atur otomatisasi alur kerja di dalam platform untuk membebaskan tim agar dapat fokus pada pekerjaan yang berdampak.
๐ Ideal untuk: Tim keuangan yang mengelola pengembalian dana, permintaan pembelian, persetujuan, dan transaksi keuangan lainnya.
8. Template Rencana Manajemen Proyek Monday
Template ini mengorganisir setiap fase proyek menjadi tahap-tahap yang jelas dan dapat ditindaklanjuti, sehingga Anda dapat melihat apa yang perlu dilakukan, oleh siapa, dan kapan. Garis waktu, label status, dan tautan terintegrasi membuat pelacakan kemajuan menjadi intuitif dan transparan. Anda juga dapat menghubungkan tugas dengan sumber daya manajemen proyek yang diperlukan.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Bagi proyek menjadi fase-fase seperti Inisiasi, Perencanaan/Pelaksanaan, dan Pelaksanaan untuk alur kerja yang terstruktur.
- Pantau kemajuan tugas dengan label status yang jelas: Sedang dikerjakan, Selesai, atau Terhambat
- Hubungkan tugas dengan dokumen, sumber daya, atau papan sumber daya lainnya untuk referensi cepat.
- Hubungkan tugas dengan papan terkait, acara, atau pertemuan menggunakan otomatisasi bawaan.
๐ Ideal untuk: Manajer proyek, pemimpin tim, dan koordinator yang membutuhkan rencana terperinci berbasis fase untuk mengelola tugas dan mengalokasikan sumber daya.
Batasan Manajemen Proyek Monday.com
Monday.com adalah platform yang kuat untuk mengelola proyek, tugas, dan alur kerja tim dengan papan yang dapat disesuaikan, otomatisasi, dan integrasi.
Meskipun demikian, seiring dengan pertumbuhan proyek atau tim yang menangani pekerjaan yang lebih kompleks, beberapa tantangan penting dapat muncul:
- Hubungan ketergantungan dasar: Pembuatan ketergantungan antara tugas-tugas kurang mendalam, yang dapat mempersulit penjadwalan untuk proyek multi-fase.
- Fitur lanjutan yang dibatasi: Alat seperti pelaporan lanjutan, pelacakan waktu, dan diagram Gantt memerlukan langganan tingkat atas, yang dapat menjadi mahal bagi tim kecil.
- Tidak ada pengeditan dokumen dalam aplikasi: Berkas harus dikelola secara eksternal, menambah langkah-langkah bagi tim yang menangani proyek dengan konten yang berat.
- Notifikasi yang sering: Tanpa pengaturan yang cermat, pembaruan dan peringatan dapat menumpuk, sehingga sulit untuk fokus pada item prioritas.
- Fungsi aplikasi seluler terbatas: Papan dan dasbor besar dapat terasa merepotkan di smartphone atau tablet, sehingga membatasi produktivitas saat bepergian.
- Wawasan dasar untuk proyek kompleks: Laporan dan analisis lintas papan seringkali terbatas, seringkali memerlukan ekspor atau aplikasi tambahan untuk mendapatkan gambaran lengkap.
๐ Tahukah Anda? Bangsa Inca mengelola sumber daya melalui tenaga kerja daripada uang, menggunakan Pajak Tenaga Kerja Inca. Setiap warga negara berkontribusi tenaga kerja untuk proyek publik, seperti jalan, teras pertanian, atau kuil. Kekaisaran tersebut melacak siapa yang bekerja di mana dan berapa lama.
Template Alternatif Monday.com
Kenyataan yang menyedihkan (dan sehari-hari) dalam manajemen sumber daya seringkali berarti menghubungi orang-orang di Slack untuk menanyakan kapasitas mereka, melihat spreadsheet yang sudah usang, dan berharap Anda tidak akan membebani seseorang yang sudah kewalahan.
ClickUp mengubah permainan sebagai ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia. Alih-alih mencari-cari di berbagai alat untuk menentukan siapa yang bisa menangani apa, Anda dapat melihat beban kerja, ketersediaan, dan komitmen proyek semua orang dalam satu tempat.
Tidak lagi ada penyebaran pekerjaan yang berantakan, tidak lagi menebak-nebak, dan tidak lagi secara tidak sengaja menugaskan orang yang sama untuk tiga tugas sekaligus. Templat dan dasbor manajemen sumber daya ClickUp memberikan apa yang tidak pernah bisa diberikan oleh spreadsheet.
Berikut adalah beberapa templat yang ditawarkan oleh alat manajemen beban kerja untuk mengoptimalkan pekerjaan dengan presisi. ๐
1. Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp
Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp dirancang untuk memberikan Anda gambaran menyeluruh tentang semua aspek yang bergerak dalam proyek Anda. Anda dapat memvisualisasikan tugas dan sumber daya di satu tempat terpadu, membantu Anda melihat dengan cepat siapa yang ditugaskan untuk apa, kapan tugas dijadwalkan, dan bagaimana sumber daya digunakan.
Template perencanaan sumber daya ini mengintegrasikan jam kerja, subkontraktor, ketersediaan staf, dan hasil kerja untuk klien, sehingga menghindari kemacetan sumber daya. Dengan cara ini, Anda dapat memaksimalkan kapasitas proyek sambil menjaga motivasi tim dan memastikan kepuasan klien.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Pantau kemajuan tugas dengan Status Kustom ClickUp seperti Dalam Proses, Review Klien, dan Selesai
- Tambahkan konteks dengan bidang kustom ClickUp seperti Anggaran yang Dialokasikan, Koordinator Proyek, dan Catatan Sumber Daya.
- Beralih antara tampilan Daftar, Gantt, dan Kalender untuk melihat proyek dari berbagai sudut pandang.
- Cegah kelelahan dengan fitur Workload View, yang menampilkan kapasitas individu dan tim secara real-time.
๐ Ideal untuk: Koordinator proyek, pemimpin tim, dan manajer operasional yang perlu menyeimbangkan beban kerja, anggaran, dan tenggat waktu di berbagai proyek.
๐ Tips Ramah: Ingin membuat perencanaan sumber daya dan beban kerja menjadi proaktif? Coba ClickUp Brain. AI Project Manager-nya menganalisis ketersediaan, keterampilan, dan komitmen tim Anda sehingga Anda dapat menggunakan AI untuk mengotomatisasi tugas. Beroperasi secara kontekstual di ruang kerja Anda, ia memahami tugas, dokumen, tim, tenggat waktu, dan menghasilkan pembaruan, ringkasan, rapat harian, dan laporan kemajuan.
Dan apa yang perlu Anda lakukan? Cukup berikan perintah dalam bahasa alami! Berikut beberapa contoh perintah:
- Buat laporan status proyek untuk Proyek X, mencakup kemajuan selama seminggu terakhir, tugas-tugas yang akan datang, dan hambatan apa pun
- Ringkas semua komentar dan tugas di Folder Y untuk mengidentifikasi item yang tertunda dan tugas tanpa penanggung jawab
- Buat ringkasan rapat harian untuk tim pemasaran: apa yang telah dilakukan kemarin, apa yang direncanakan hari ini, dan apa yang menghambat kemajuan
2. Template Alokasi Sumber Daya ClickUp
Meskipun templat sebelumnya membantu Anda menyeimbangkan beban kerja dan jadwal, Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp memastikan setiap orang ditempatkan tepat di tempat di mana mereka dapat memberikan dampak terbesar. Berbeda dengan templat perencanaan kapasitas dasar, templat ini juga memungkinkan Anda menyelaraskan anggaran, hasil kerja, dan tanggung jawab tim dengan harapan klien secara real-time.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Lacak biaya dengan Bidang Kustom seperti Total Anggaran, Pemimpin Kreatif, dan Tahap Proyek.
- Pantau alur proyek melalui tahap-tahap yang dibedakan dengan warna: To Do, Ideation, Preparation, Execution, dan Delivery
- Akses enam tampilan kustom seperti Beban Kerja Tim, Berdasarkan Klien, dan Proses Pengiriman untuk memantau setiap aspek dengan baik.
- Jaga papan Anda tetap rapi dengan Sembunyikan yang Sudah Ditutup dan tambahkan tugas dengan cepat menggunakan tombol + Tugas Baru.
๐ Ideal untuk: Agen, tim yang berinteraksi langsung dengan klien, dan manajer proyek yang membutuhkan cara untuk mengalokasikan sumber daya di antara beberapa klien sambil melacak anggaran atau tanggung jawab.
3. Template Manajemen Sumber Daya People ClickUp
Kesulitan menyeimbangkan tenggat waktu dengan kapasitas tim? Template Pengelolaan Sumber Daya Manusia ClickUp siap membantu. Template ini memungkinkan Anda melihat secara tepat siapa yang sudah mencapai kapasitas maksimal, siapa yang masih memiliki ruang untuk mengambil tugas tambahan, dan bagaimana beban kerja seluruh tim selaras dengan tenggat waktu proyek. Selain itu, Anda dapat menampilkan persyaratan keterampilan dan detail spesifik peran sehingga orang yang tepat selalu ditempatkan di proyek yang tepat.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Visualisasikan beban kerja dengan bilah kapasitas harian yang menampilkan ketersediaan, keseimbangan, dan alokasi berlebihan secara real-time.
- Deteksi risiko sejak dini dengan garis waktu tugas yang diberi kode warna, yang menampilkan alur tugas dari awal hingga selesai.
- Simpan detail penting di Bidang Kustom seperti Kapasitas, Jenis Proyek, Manajer Lini, dan Persetujuan Penempatan.
- Beralih antara lima tampilan kustom, termasuk Beban Kerja Tim, Sumber Daya, dan Status Review.
๐ Ideal untuk: Tim HR, manajer operasional, dan pemimpin tim yang perlu mengelola kapasitas tim di berbagai proyek.
๐ฎ Wawasan ClickUp: 16% manajer kesulitan mengintegrasikan pembaruan dari berbagai alat ke dalam tampilan yang terpadu. Ketika pembaruan tersebar, Anda akhirnya menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengumpulkan informasi dan kurang waktu untuk memimpin.
Hasilnya? Beban administratif yang tidak perlu, wawasan yang terlewatkan, dan ketidakselarasan. Dengan ruang kerja all-in-one ClickUp, manajer dapat mengonsolidasikan tugas, dokumen, dan pembaruan, mengurangi pekerjaan administratif yang tidak perlu, dan menampilkan wawasan yang paling penting tepat saat dibutuhkan.
๐ซ Hasil Nyata: Mengumpulkan 200 profesional dalam satu ruang kerja ClickUp, menggunakan templat yang dapat disesuaikan dan pelacakan waktu untuk mengurangi biaya operasional dan meningkatkan waktu pengiriman di berbagai lokasi.
4. Template Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp
Template Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp memberikan cara terstruktur untuk melacak setiap jenis sumber daya dalam tampilan yang terorganisir. Dengan demikian, lebih mudah untuk menghubungkan antara alokasi sumber daya, pelacakan biaya, dan jadwal proyek. Anda juga dapat melihat detail seperti tarif harian, kepemilikan departemen, dan status sumber daya. Dengan cara ini, Anda tidak akan terkejut oleh konflik ketersediaan atau kelebihan anggaran.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Organisasikan sumber daya berdasarkan jenis (Manusia, Peralatan, Fasilitas, Perangkat Lunak) untuk pemecahan yang jelas mengenai ketersediaan.
- Lacak detail penting dengan Bidang Kustom seperti Departemen, Jumlah, Tarif per Hari, dan Jenis Sumber Daya
- Jaga proyek tetap berjalan sesuai jadwal dengan status kustom yang diberi kode warna, seperti Direncanakan, Dimulai, Ditunda, dan Selesai.
- Akses tujuh tampilan kustom, termasuk Board, Timeline, dan Formulir Masukan Sumber Daya, untuk visualisasi yang fleksibel.
๐ Ideal untuk: Tim lintas fungsi, manajer operasional, dan pemimpin proyek yang membutuhkan visibilitas terhadap semua jenis sumber daya.
5. Template Beban Kerja Karyawan ClickUp
Dengan Template Beban Kerja Karyawan ClickUp, Anda akhirnya dapat mengendalikan cara pekerjaan didistribusikan di tim Anda. Artinya, Anda dapat menugaskan tugas dengan percaya diri, membagi tanggung jawab secara adil, dan melindungi tim Anda dari kelelahan.
Alat perencanaan kapasitas ini juga memudahkan untuk menetapkan ekspektasi. Alat ini menghubungkan beban kerja individu dengan batas waktu proyek, sehingga lebih mudah untuk menetapkan jadwal yang realistis dan menyelaraskan prioritas.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Ukur kapasitas secara instan dengan bilah beban kerja individu yang menampilkan jam yang dialokasikan versus jam yang tersedia.
- Identifikasi risiko sejak dini dengan indikator kapasitas merah untuk menghindari kelebihan beban kerja dan kelelahan karyawan.
- Organisir proyek menggunakan bidang kustom seperti Tim, Tanggal Selesai, Tanggal Follow-Up, dan Tiket Ditutup.
- Gunakan Pelacakan Waktu Proyek di ClickUp, penandaan, dan peringatan ketergantungan untuk memastikan tugas tetap sejalan dengan batas waktu.
๐ Ideal untuk: Manajer tim, kepala departemen, dan pemimpin proyek yang ingin memastikan tidak ada karyawan yang kurang dimanfaatkan atau kelebihan beban kerja.
Berikut ini adalah pendapat Nicole Brisova, Manajer Operasi Pertumbuhan di Walk the Room, tentang penggunaan ClickUp:
Penggunaan ClickUp telah membantu kami merencanakan dengan lebih baik, menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, dan mengatur tim kami dengan efisien. Tim produksi kami telah berkembang dua kali lipat sejak saya bergabung dengan perusahaan! Hal itu tidak akan mungkin tercapai jika kami tidak memiliki struktur yang solid untuk alokasi sumber daya dan manajemen proyek.
Penggunaan ClickUp telah membantu kami merencanakan dengan lebih baik, menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, dan mengatur tim kami dengan efisien. Tim produksi kami telah berkembang dua kali lipat sejak saya bergabung dengan perusahaan! Hal itu tidak akan mungkin terwujud jika kami tidak memiliki struktur yang kokoh untuk alokasi sumber daya dan manajemen proyek.
6. Template Perencanaan Sumber Daya Mundur ClickUp
Template Papan Tulis Perencanaan Mundur ClickUp memungkinkan Anda memulai dari garis finish dan bekerja mundur ke masa kini. Tentukan tujuan akhir Anda, lalu peta milestone, garis waktu, dan tugas yang didelegasikan secara terbalik, memastikan tidak ada hal kritis yang terlewat. Papan Tulis Interaktif ClickUp membantu Anda memecah proyek jangka panjang menjadi langkah-langkah kecil yang dapat dilaksanakan.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Tentukan tujuan akhir Anda di kolom Hasil dan bangun rencana di sekitarnya.
- Brainstorming item tindakan pada tahap Identify untuk mencatat semua yang diperlukan.
- Buat tampilan Timeline berurutan terbalik yang dibagi berdasarkan tahun untuk perencanaan jangka panjang.
- Tugaskan tanggung jawab menggunakan kolom Delegate, sehingga kepemilikan menjadi jelas.
- Beralih antara tampilan Backward Planning dan Start Here untuk mengelola proyek dengan lancar.
๐ Ideal untuk: Pemimpin, perencana strategis, dan tim proyek yang mencari alat manajemen sumber daya dan ingin membagi tujuan ambisius menjadi rencana realistis yang bertahap.
๐ Baca Juga: Cara Menghitung Beban Sumber Daya dalam Manajemen Proyek
7. Template Perencanaan Akun ClickUp
Lebih dari sekadar mencatat, mengelola akun pelanggan juga melibatkan mendorong pertumbuhan. Dengan menggunakan Template Perencanaan Akun ClickUp, Anda dapat mengorganisir setiap detail hubungan dengan klien Anda di satu tempat.
Template ini menyelaraskan tim Anda dengan tujuan pelanggan, memantau kesehatan akun secara real-time, dan mengidentifikasi peluang untuk memperkuat hubungan. Mulai dari onboarding klien baru hingga memantau pendapatan dari akun terbesar Anda, Anda selalu memiliki pandangan terstruktur tentang kemajuan.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Lacak setiap klien di setiap tahap seperti Onboarding, Aktif, Retensi, atau Berisiko
- Temukan peluang bernilai tinggi secara instan dengan kolom untuk pendapatan bulanan dan kesehatan akun.
- Pantau kemajuan secara visual dengan bilah penyelesaian dan jumlah tugas yang spesifik untuk akun.
- Beralih antara tampilan Timeline, Gantt, dan Accounts per Stage untuk mengelola tugas jangka pendek dan strategi jangka panjang.
๐ Ideal untuk: Tim penjualan, manajer akun, dan pemimpin keberhasilan pelanggan yang ingin membangun hubungan klien yang lebih kuat.
๐ Tips Cepat: Pengelolaan sumber daya berputar pada pengambilan keputusan yang lebih cepat di tengah prioritas yang terus berubah. ClickUp Brain MAX mengintegrasikan berbagai model AI terkemuka di industri seperti Claude, Gemini, dan ChatGPT langsung ke ruang kerja Anda, menghilangkan kebutuhan akan penyebaran AI yang tidak perlu . Anda juga dapat menggunakan Talk to Text untuk bertanya, mendikte, dan mengendalikan pekerjaan Anda melalui suara. Jadi, jika Anda sedang dalam perjalanan, Anda selalu dapat meminta Brain MAX untuk menganalisis beban kerja, menyusun rencana sumber daya, atau menghasilkan pembaruan status instan saat Anda meninjau tugas.
Berikut adalah beberapa perintah verbal yang dapat Anda berikan kepada MAX:
- Tunjukkan kepada saya siapa di tim desain yang memiliki beban kerja kurang dari 60% minggu ini dan sarankan tugas yang dapat saya alihkan kepada mereka
- Perkirakan kebutuhan sumber daya dan proyek untuk sprint berikutnya dan tandai area di mana kita kekurangan kapasitas pengembang
- Buat draf pembaruan klien yang menjelaskan rencana sumber daya kami untuk dua minggu ke depan, menggunakan data tugas dari papan Marketing
Berikut ini adalah pengenalan tentang cara kerjanya sebagai perangkat lunak pelacakan sumber daya:
8. Template Perencanaan Pi oleh ClickUp
Template Perencanaan ClickUp Pi membagi pekerjaan menjadi sprint yang jelas, menyelaraskan tim pada tujuan bersama, dan melacak ketergantungan, semuanya dalam ClickUp Whiteboards. Dengan kerangka kerja ini, Anda dapat membimbing tim Anda melalui Program Increments (PIs), mengorganisir fitur, menugaskan tugas ke sprint tertentu, menambahkan fungsi pelacakan waktu, dan memantau kemajuan pada papan program tingkat tinggi.
๐ Inilah alasan mengapa Anda akan menyukainya:
- Pantau ketergantungan dengan garis visual di Program Board untuk mencegah kemacetan.
- Tugaskan tugas kepada tim menggunakan Team Boards untuk pengelolaan beban kerja yang detail.
- Identifikasi dan tangani risiko secara real-time dengan ROAM Board dan kategori risiko.
- Beralih antara tampilan Whiteboard, List, dan Board untuk merencanakan, melacak, dan menyesuaikan pekerjaan.
๐ Ideal untuk: Tim Agile, praktisi SAFe, dan pemimpin proyek yang mengoordinasikan beberapa sprint atau tim yang perlu menyelaraskan prioritas, mengelola ketergantungan, dan mitigasi risiko secara efisien.
๐ Tahukah Anda? Venesia pada abad ke-16 mengoperasikan salah satu sistem manajemen sumber daya produksi tertua. Arsenal Venesia menggunakan alur kerja bergaya jalur perakitan untuk membangun kapal. Dengan tim khusus dan slot waktu yang ketat, mereka dapat memproduksi galley yang sepenuhnya dilengkapi senjata dalam satu hari.
Alokasikan Sumber Daya dengan Efisien Menggunakan ClickUp
Memiliki templat manajemen sumber daya yang solid dapat sepenuhnya mengubah cara tim Anda merencanakan, melacak, dan melaksanakan pekerjaan. Monday.com menawarkan berbagai templat yang layak yang memberikan titik awal yang terstruktur.
Namun, templat-templat ini bersifat umum dan tidak sepenuhnya terintegrasi dengan alur kerja unik Anda.
ClickUp mengambil alih di sini. Templat manajemen sumber dayanya sepenuhnya dapat disesuaikan dan dapat dihubungkan langsung ke alur kerja Anda, memungkinkan tugas, jadwal, dan prioritas tetap selaras dengan kapasitas tim yang sebenarnya.
Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini! โ