Kita semua pernah mengalami proses onboarding klien yang berantakan.
Email kickoff yang tersebar. Rincian kontrak yang hilang dalam percakapan. Klien mengisi formulir yang sama dua kali. Apa yang seharusnya membangun kepercayaan justru menimbulkan gesekan pada minggu pertama.
Perkenalkan: Onboarding klien yang didukung AI.
Mulai dari menghasilkan tugas awal secara otomatis, menyusun dokumen selamat datang yang dipersonalisasi, hingga menyinkronkan data klien di berbagai alat, AI dapat mengotomatisasi tugas-tugas berulang yang memperlambat proses onboarding klien.
Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengotomatisasi proses onboarding klien dengan AI, posting ini untuk Anda.
Kami akan membagikan cara mengatur alur onboarding klien yang didukung AI, yang dapat menghemat waktu tim Anda, memuaskan klien sejak hari pertama, dan dapat diskalakan seiring pertumbuhan bisnis Anda. Bagian terbaiknya? Kami akan memperkenalkan Anda pada alat yang memungkinkan Anda melakukan semua itu di bawah satu atap. Ya, itu adalah ClickUp!
⭐ Template Terpilih
Gunakan Template Onboarding Klien ClickUp untuk membangun alur kerja onboarding yang cepat, daripada harus memulai dari awal setiap kali Anda mendapatkan klien baru. Template ini menyediakan urutan tugas yang sudah dikonfigurasi, aturan penugasan otomatis, ketergantungan yang sudah dipetakan, dan pelacakan milestone yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik klien Anda.
Apa Itu Onboarding Klien dan Mengapa Perlu Diotomatisasi?
Onboarding klien adalah proses menyambut pelanggan baru ke bisnis Anda dan membimbing mereka dari pendaftaran awal hingga adopsi produk yang sukses. Proses ini meliputi pengumpulan data pelanggan, pengaturan akun mereka, penyediaan pelatihan, dan pembentukan saluran komunikasi untuk memastikan klien mencapai hasil yang diinginkan dengan layanan Anda (tanpa perlu komunikasi bolak-balik yang terus-menerus).
Jika proses onboarding klien Anda terfragmentasi, hal ini akan menimbulkan gesekan dan berdampak pada pengalaman produk atau layanan secara keseluruhan. Anda membutuhkan proses onboarding pelanggan yang otomatis karena:
- Proses manual tidak skalabel: Setiap klien baru memerlukan pengaturan yang memakan waktu, yang menyebabkan kemacetan dan menunda peluncuran, serta membuat bisnis yang sedang berkembang frustrasi
- Jadwal melebar dengan kepemilikan tugas yang tidak jelas: Tanpa aturan penugasan otomatis, tugas-tugas tetap tidak ditugaskan sementara anggota tim menganggap orang lain yang menangani tugas tersebut
- Entri data berulang menyebabkan kesalahan: Memindahkan informasi klien secara manual antar sistem meningkatkan risiko kesalahan ketik, detail yang terlewat, dan catatan yang tidak lengkap
- Penundaan tindak lanjut dapat merusak kepercayaan klien: Komunikasi yang tidak konsisten dapat membuat klien meragukan profesionalisme Anda dan perhatian Anda terhadap kesuksesan mereka
- Kurangnya visibilitas menghambat kemajuan: Tanpa sistem terpusat untuk manajemen klien, sulit untuk mengetahui klien mana yang sedang maju dan langkah mana yang menimbulkan masalah
👀 Tahukah Anda? 74% organisasi perusahaan kini memiliki tim onboarding khusus. Bisnis tidak lagi menganggap onboarding sebagai hal yang sepele, tetapi sebagai bagian kritis dari strategi pertumbuhan dan retensi mereka.
Manfaat Mengotomatisasi Onboarding dengan AI
Pengalaman onboarding terbaik terjadi ketika segala sesuatunya berjalan lancar dan pelanggan merasa didengarkan. Sayangnya, kebanyakan pelanggan tidak mendapatkan pengalaman tersebut. Penelitian menunjukkan bahwa 90% pelanggan berpendapat bahwa perusahaan dapat melakukan yang lebih baik dalam hal onboarding pelanggan baru.
Nah, mengotomatisasi proses onboarding dengan AI dapat mengisi kesenjangan ekspektasi tersebut. Berikut cara otomatisasi dapat berkontribusi pada kepuasan pelanggan secara keseluruhan:
Waktu penyelesaian yang lebih cepat dan pengurangan pekerjaan manual
Otomatisasi alur kerja yang didukung AI (seperti pengumpulan dokumen otomatis, entri data, dan verifikasi) mengurangi rantai email bolak-balik yang panjang dan waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif berulang, sehingga proses onboarding dapat diselesaikan dalam hitungan hari daripada minggu.
📌 Alumni Ventures, sebuah firma investasi ventura, mengotomatisasi verifikasi KYC/AML dan sebagian proses akreditasi untuk onboarding investor dengan bermitra bersama platform fintech berbasis AI, iCapital. Otomatisasi tidak hanya mengurangi waktu onboarding investor sebesar 66% (dari ~30 menit menjadi sekitar 10 menit) tetapi juga menurunkan tingkat drop-off akibat peningkatan pengalaman pengguna (UX).
Pengalaman klien yang dipersonalisasi secara massal
AI dapat menganalisis profil klien, industri, dan kebutuhan mereka untuk menyarankan sumber daya yang disesuaikan, paket selamat datang, atau modul pelatihan guna memastikan pengalaman onboarding yang lancar. Alih-alih proses "satu ukuran untuk semua", klien merasa diperhatikan sejak hari pertama.
Seperti yang dikatakan oleh Ryan Bezenek, Wakil Presiden IT di Ariat International,
Ini tentang membuat koneksi melalui data yang mungkin tidak Anda lakukan sebagai manusia. AI memiliki kemampuan luar biasa untuk mengungkap hal-hal tentang konsumen yang mungkin tidak pernah Anda pikirkan.
Ini tentang membuat koneksi melalui data yang mungkin tidak Anda lakukan sebagai manusia. AI memiliki kemampuan luar biasa untuk mengungkap hal-hal tentang konsumen yang mungkin tidak pernah Anda pikirkan.
Lebih sedikit kesalahan dan kepatuhan yang lebih baik
Onboarding manual seringkali menimbulkan kesalahan dalam kontrak, pemeriksaan KYC/AML, atau entri data. Validasi yang didukung AI memastikan dokumen akurat, lengkap, dan sesuai dengan peraturan, sehingga mengurangi risiko.
⚡ Arsip Template: Template Formulir Pendaftaran Klien Gratis dalam format Word dan ClickUp
Interaksi proaktif dan bimbingan
Chatbot dan asisten AI dapat menjawab pertanyaan umum secara instan, memandu klien melalui portal, dan menandai langkah selanjutnya tanpa intervensi manusia. Dengan kata lain, alat onboarding AI kemungkinan besar akan menjaga keterlibatan pelanggan sepanjang proses.
💡 Tips Pro: Gunakan Agen Autopilot Kustom ClickUp untuk mengotomatisasi tugas-tugas onboarding klien tertentu, seperti merespons otomatis pertanyaan umum (FAQ) di saluran obrolan pelanggan, atau memicu pengingat otomatis berdasarkan pembaruan bidang kustom tertentu.
Peningkatan berkelanjutan
AI melacak titik-titik di mana klien berhenti dan pola keterlibatan selama proses onboarding. Tim keberhasilan pelanggan Anda mengetahui di mana klien mengalami kesulitan dan dapat menyempurnakan alur proses. Hal ini mengubah proses onboarding menjadi proses yang didorong oleh data dan terus ditingkatkan secara berkelanjutan.
Anda tidak hanya perlu tahu apa yang harus diotomatisasi, tetapi juga apa yang tidak boleh diotomatisasi.
📌 Misalnya, Anda mungkin ingin mempertahankan interaksi kunci dalam perjalanan pelanggan, seperti panggilan awal, pengecekan pribadi, dan tinjauan milestone, yang dipimpin oleh manusia. Mempertahankan interaksi pelanggan yang dipimpin oleh manusia menjadi dasar untuk hubungan jangka panjang.
Selain itu, human-in-the-loop sangat penting untuk kasus-kasus khusus dan penanganan pengecualian. Chatbot dalam perangkat lunak onboarding Anda hanya akan membuat pelanggan semakin frustrasi. Manajer Keberhasilan Pelanggan (CSM) Anda harus intervensi jika dokumen klien tidak sesuai dengan format standar atau jika mereka memiliki persyaratan onboarding yang tidak biasa.
Berikut adalah saran dari Jonathan Murray, Chief Strategy Officer di Mad Op, tentang cara mengintegrasikan AI ke dalam strategi pengalaman Anda:
AI dapat menangani tugas-tugas berulang, menganalisis data, dan memberikan respons cepat, tetapi pelanggan tetap menginginkan interaksi yang autentik dan personal. Tim Layanan Pelanggan (CSM) manusia membangun kepercayaan, memahami kebutuhan yang kompleks, dan menciptakan ikatan emosional.
AI dapat menangani tugas-tugas berulang, menganalisis data, dan memberikan respons cepat, tetapi pelanggan tetap menginginkan interaksi yang autentik dan personal. Tim Layanan Pelanggan (CSM) manusia membangun kepercayaan, memahami kebutuhan yang kompleks, dan menciptakan ikatan emosional.
⚡ Arsip Template: Template Email Onboarding Gratis (Untuk Klien atau Karyawan)
Langkah-langkah Utama dalam Alur Kerja Onboarding yang Didukung AI
Keuntungan mengintegrasikan AI ke dalam alur kerja onboarding klien Anda sangat jelas. Saatnya untuk menerapkan teori ke dalam praktik. Berikut adalah langkah-langkah tepat yang dapat Anda ikuti untuk membuat alur kerja otomatisasi onboarding klien yang didukung oleh AI.
Langkah 1: Pengumpulan data dan formulir
Mungkin poin masalah yang paling sering diabaikan dalam onboarding adalah proses pengumpulan data awal. Formulir yang hanya mengumpulkan informasi tetapi menyulitkan untuk bertindak berdasarkan informasi tersebut, aliran pertanyaan yang berulang, dan entri data manual membuat klien frustrasi dan menguras waktu CSM. Ini adalah pekerjaan dasar, tetapi jarang memberikan nilai langsung bagi pengalaman pelanggan.
🤖 Tips AI: Gunakan alat pendaftaran yang didukung AI untuk mengisi otomatis informasi klien dari CRM atau kontrak Anda, memvalidasi respons secara real-time, dan menyinkronkan data secara otomatis ke ruang kerja Anda. Hal ini menghemat waktu klien dari pengulangan informasi dan memberikan tim Anda data yang terstruktur dan andal sejak awal.
Begini cara kerjanya dalam praktik:
- Formulir adaptif: Formulir dinamis menyesuaikan pertanyaan berdasarkan jenis klien atau industri, sehingga segmen pelanggan yang berbeda hanya melihat informasi yang relevan
- Pengisian otomatis dan validasi: AI mengisi otomatis bidang-bidang yang sudah diketahui dan memeriksa entri seperti alamat email atau detail penagihan untuk mengurangi kesalahan
- Routing yang mulus: Data pendaftaran langsung dikategorikan dan diarahkan ke tim yang tepat—tim keuangan, insinyur onboarding, atau dasbor CSM
- Pengalaman yang ramah klien: Proses ini terasa mudah bagi klien, menunjukkan profesionalisme dan kesiapan sejak hari pertama
Pertanyaannya di sini adalah, bagaimana cara mengaktifkan ini di dalam alur kerja Anda?
Tips: Gunakan ClickUp, aplikasi serba guna untuk pekerjaan.
ClickUp mengotomatisasi onboarding klien dengan mengintegrasikan formulir, pengumpulan dokumen, dan penugasan tugas ke dalam satu Converged AI Workspace. Alih-alih membuang waktu dalam rantai email yang tak berujung atau mengelola spreadsheet yang tersebar, tim mendapatkan alur kerja yang terintegrasi dan didukung AI dengan konteks kerja yang lengkap. Dampaknya? Siklus onboarding berkurang dari minggu menjadi hari, sementara klien mendapatkan kesan pertama yang lebih lancar dan profesional.
Bagaimana ClickUp dapat membantu?
Dengan ClickUp Forms, Anda dapat menggunakan logika kondisional bawaan untuk menyesuaikan pertanyaan sesuai dengan industri, kasus penggunaan, batasan, dan aspirasi klien Anda. Data yang dikumpulkan tidak disimpan dalam spreadsheet. Sebaliknya, setiap pengiriman formulir dapat secara otomatis menghasilkan Tugas ClickUp dengan Bidang Kustom yang mencatat dan menampilkan semua informasi ini dengan sekali pandang. Formulir ini dapat disesuaikan dan dapat dibuat dengan mudah menggunakan pembuat drag-and-drop yang intuitif.
Namun, jika Anda ingin membuat formulir pendaftaran dari awal, video ini akan menunjukkan cara melakukannya:
Anda juga dapat menggunakan ClickUp Automations untuk memastikan data yang dikumpulkan melalui formulir langsung terintegrasi ke dalam basis data pelanggan yang dikelola di ClickUp. Anda tidak perlu mentransfer atau mengelola informasi klien secara manual antar sistem atau khawatir data hilang dalam percakapan email.
Setelah formulir dikirimkan (dan tugas dibuat), Anda dapat mengatur otomatisasi pemicu, seperti:
- Menugaskan Tugas kepada seseorang
- Mengubah Status Tugas Kustom. Contoh: Ketika satu tugas ditandai selesai (misalnya, “Akses Klien Dikirim”), Automations secara instan membuat atau membuka kunci tugas berikutnya, seperti “Jadwalkan Panggilan Kickoff.”
- Mengirim email pemberitahuan kepada pemangku kepentingan, termasuk pengingat untuk mendorong tim internal atau klien Anda untuk mengambil tindakan jika terjadi penundaan
- Menambahkan pengamat yang akan menerima pemberitahuan tentang aktivitas Tugas
🧠 Fakta Menarik: ClickUp memiliki AI Automation Builder, di mana Anda dapat menjelaskan dalam bahasa Inggris yang sederhana apa yang ingin Anda otomatisasi, dan ClickUp akan membuat pemicu/tindakan (yang dapat mencakup pemicu pengiriman formulir).
Setelah pengisian formulir diubah menjadi tugas, Anda dapat menggunakan ClickUp Brain, AI kerja paling lengkap dan sadar konteks di dunia, untuk menganalisisnya. Alat ini juga berguna untuk memvisualisasikan tren atau metrik yang berasal dari respons formulir.
🎺 Keunggulan ClickUp: Karena semua detail pendaftaran dari formulir onboarding klien mengalir ke CRM ClickUp, proses serah terima dari Tim Penjualan ke Tim Sukses menjadi lancar. Informasi klien, kontrak, dan tujuan tidak hanya tersimpan di formulir. Semua data tersebut tersimpan di pusat data terpusat yang dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan. Artinya, tidak perlu lagi mengejar spreadsheet yang tersebar atau kehilangan konteks, dan klien merasa tim Anda sudah mengenal mereka sejak hari pertama.
Langkah 2: Otomatisasi tugas dan jadwal
Secara tradisional, Anda akan meninjau formulir pendaftaran dan menentukan langkah selanjutnya secara manual, seperti mengirimkan tautan akses, menyiapkan dokumen onboarding, atau mengatur alat-alat. Tindakan-tindakan ini kemudian perlu diubah menjadi tugas dan ditugaskan kepada anggota tim yang tepat dengan batas waktu.
Tugas yang bersifat repetitif, tidak konsisten, dan rentan terhadap kesalahan manusia.
🤖 Tips AI: AI mengambil alih tugas ini dari tim Anda. Bagaimana caranya? AI memungkinkan Anda untuk membuat daftar tugas, menugaskan pemilik, dan menambahkan jadwal secara otomatis berdasarkan data klien.
Bagaimana kami melihat hal ini terjadi:
- Daftar tugas otomatis: Agen AI dapat membuat daftar periksa onboarding berdasarkan jenis klien, industri, atau ukuran kontrak, memastikan tidak ada langkah yang terlewat
- Penugasan cerdas: Tugas secara otomatis diarahkan ke pemilik yang tepat—insinyur implementasi, spesialis penagihan, atau Manajer Layanan Pelanggan (CSM)—sehingga tanggung jawab jelas dari awal hingga akhir
- Otomatisasi jadwal: Batas waktu dan ketergantungan dipetakan secara instan, mengurangi keterlambatan yang sering terjadi saat tim secara manual membuat jadwal
- Pembaruan dinamis: Saat klien menyelesaikan tonggak pencapaian, AI dapat menyesuaikan jadwal dan mengalihkan prioritas secara real-time
Untuk menerapkan hal ini, Anda memerlukan alat otomatisasi dan alat AI yang dapat menghubungkan proses penerimaan langsung ke eksekusi selama proses onboarding.
Bagaimana ClickUp dapat membantu?
Saat ini, Anda sudah tahu bahwa ClickUp menggunakan respons formulir untuk memicu alur kerja onboarding. Ketika klien mengirimkan formulir pendaftaran, ClickUp Automations mengubah respons yang diterima menjadi tugas yang dapat dieksekusi.
📌 Misalnya, formulir pendaftaran yang telah diisi dapat secara otomatis menghasilkan folder proyek dengan semua tugas onboarding yang diperlukan. Ketika status tugas berubah (misalnya, "Akses Klien Dikirim"), tugas tindak lanjut seperti "Jadwalkan Kickoff" atau "Kirim Dokumen Pelatihan" dapat dibuat secara otomatis.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menggunakan Automations, tonton video ini.
Untuk memastikan konsistensi dalam setiap proses onboarding klien, Anda memiliki templat manajemen tugas. Anda dapat memuat daftar periksa onboarding yang sudah jadi dengan subtugas yang telah ditentukan, penugas, tanggal jatuh tempo, dan bahkan ketergantungan.
Jadi, klien SaaS mendapatkan templat "Implementasi Teknis" yang mencakup pengaturan API, konfigurasi SSO, dan tugas pengujian sandbox. Sementara itu, klien konsultasi menerima templat "Kickoff & Discovery" yang mencakup penjadwalan workshop, wawancara pemangku kepentingan, dan tugas penyelarasan ruang lingkup.
Selain itu, ClickUp Brain menambahkan lapisan kecerdasan di atas Automations dan Templates. Ia dapat:
- Analisis respons formulir pendaftaran untuk merekomendasikan templat atau daftar tugas mana yang akan diterapkan
- Otomatiskan penugasan pemilik berdasarkan beban kerja, keahlian, atau jenis klien
- Mengidentifikasi risiko, seperti tugas yang terlambat, hambatan yang berulang, atau ketergantungan yang lambat, agar CSMs dapat bertindak secara proaktif
Fitur AI Fields dan Autopilot Agents di ClickUp mengkategorikan, merangkum, dan mengekstrak tindakan yang perlu dilakukan, sehingga manusia tidak perlu membaca setiap respons secara keseluruhan.
📌 Misalnya, setelah formulir disortir berdasarkan bidang seperti “jenis klien” atau “kompleksitas permintaan”, bidang AI Assign di ClickUp dapat memilih penugas yang sesuai. Atau berdasarkan tampilan beban kerja (siapa yang kurang sibuk), AI dapat menugaskan ke seseorang yang memiliki kapasitas. Demikian pula, bidang AI Prioritize juga membantu dalam memprioritaskan tugas-tugas onboarding mana yang perlu ditangani terlebih dahulu.
🤔 Tahukah Anda? Proses onboarding rata-rata untuk klien korporat baru dapat memakan waktu hingga 100 hari. Dengan alur kerja otomatis, perusahaan terkemuka berhasil mengurangi waktu onboarding setidaknya 30%.
⚡ Arsip Template: Template Onboarding Karyawan dalam Excel dan ClickUp
Langkah 3: Pembuatan email selamat datang dan dokumen
Tantangan otomatisasi onboarding yang dihadapi sebagian besar tim adalah bergantung pada template yang serba guna atau menyesuaikan setiap pesan secara manual untuk setiap klien. Jika dilakukan dengan benar, hal ini akan meyakinkan klien bahwa mereka telah membuat pilihan yang tepat.
Namun, ada kemungkinan besar bahwa CSMs akan menghabiskan berjam-jam mencoba mempersonalisasi email dan memperbarui panduan onboarding secara manual. Jika hal ini salah, Anda hanya akan membuat klien mempertanyakan apakah tim Anda memahami kebutuhan mereka.
Lebih buruk lagi, klien dapat mengetahui ketika pesan dibuat terburu-buru atau disalin dan ditempelkan.
🤖 Tips AI: AI mengubah dinamika ini dengan membuat personalisasi dan konsistensi dapat diterapkan secara skalabel di seluruh dokumen. Hal ini membebaskan manajer keberhasilan pelanggan Anda untuk fokus pada hubungan dengan klien daripada menyusun email dan dokumen.
Bagaimana kami melihat hal ini terjadi:
- Email selamat datang yang dipersonalisasi: Dibuat secara otomatis, dengan bahasa yang disesuaikan dengan industri, ukuran klien, atau wilayah menggunakan penulis email AI
- Onboarding dokumen secara massal: AI membuat dan memperbarui panduan atau playbook dengan mengambil langsung dari basis pengetahuan Anda—tidak ada lagi PDF yang usang
- Rencana keberhasilan khusus: Berdasarkan data formulir pendaftaran, AI menghasilkan peta jalan khusus klien yang mencakup tonggak pencapaian, penanggung jawab, dan hasil yang diharapkan
- Suara merek yang konsisten: Meskipun menggunakan konten yang dihasilkan oleh AI, tim dapat melatih model pada nada dan gaya sehingga setiap pesan terasa sesuai dengan merek dan profesional
Untuk membuat proses ini berjalan lancar, Anda perlu mengintegrasikan konteks pendaftaran dengan pembangkitan konten dan dokumentasi yang didukung oleh AI.
Bagaimana ClickUp dapat membantu?
ClickUp Brain terintegrasi secara mulus dengan ClickUp Docs untuk memperkaya konten Anda dengan AI. Anda dapat membuat dan menyimpan konten onboarding Anda di satu tempat. Misalnya, email selamat datang, kontrak layanan, panduan onboarding, dokumentasi teknis, dan lainnya.
Anda juga dapat menyematkan Tugas langsung di Docs, sehingga panduan selamat datang klien menjadi dapat ditindaklanjuti (misalnya, tautan "Selesaikan pengaturan sandbox" langsung mengarah ke Tugas ClickUp). Semua pihak, termasuk tim dukungan, insinyur, dan klien, dapat memberikan komentar, mengedit, dan melacak kemajuan bersama-sama.
Dengan kontrol versi bawaan, dokumen diperbarui secara instan di semua tampilan yang terhubung. Dengan kata lain, ketika tim internal Anda memperbarui suatu proses, setiap klien akan melihat panduan terbaru tanpa perlu mengirim ulang file.
ClickUp Brain bekerja sama dengan Docs untuk mengubah materi onboarding melampaui templat statis. Berdasarkan data formulir pendaftaran, Brain dapat membuat dokumen onboarding yang disesuaikan dengan klien.
Brain juga dapat membuat rencana kesuksesan khusus klien atau panduan pelatihan menggunakan basis pengetahuan Anda sebagai sumber. Anda bahkan dapat merangkum informasi kompleks menjadi bahasa yang mudah dipahami oleh klien. Misalnya, ia dapat menyederhanakan instruksi pengaturan teknis menjadi daftar periksa yang jelas dan non-teknis untuk pengguna bisnis.
Langkah 4: Jadwalkan pertemuan awal
Pertemuan awal adalah saat proses onboarding beralih dari perencanaan ke tindakan. Ini adalah waktu ketika klien bertemu dengan tim lengkap Anda dan menetapkan dasar untuk kemitraan yang sukses. Namun ironisnya, ini juga salah satu langkah tersulit untuk dilakukan dengan benar.
Penjadwalan itu sendiri bisa menjadi mimpi buruk karena email yang terlewat di berbagai zona waktu, konflik mendadak, dan penundaan yang membuat proses onboarding tertunda berminggu-minggu.
🤖 Tips AI: AI memperlancar hambatan-hambatan ini dengan mengotomatisasi seluruh proses—mulai dari pemesanan, persiapan, hingga tindak lanjut.
Bagaimana kami melihat hal ini terjadi:
- Asisten penjadwalan AI: Alat penjadwalan otomatis dapat memindai kalender di berbagai zona waktu dan menyarankan slot terbaik untuk semua orang, menghilangkan pertukaran email bolak-balik
- Agenda otomatis: Tanggapan formulir pendaftaran langsung terintegrasi ke dalam agenda terstruktur
- Pembuatan daftar tugas: Tindakan yang dibahas dalam pertemuan awal secara otomatis diubah menjadi tugas dengan penanggung jawab dan batas waktu
- Catatan AI : Dengan transkripsi dan ringkasan real-time, setiap diskusi didokumentasikan untuk referensi di masa depan
Bagaimana ClickUp dapat membantu?
ClickUp menawarkan Kalender Berbasis AI yang menyesuaikan dengan prioritas Anda dan merencanakan jadwal sempurna Anda berdasarkan tugas dan acara Anda. Berbeda dengan alat penjadwalan mandiri, Kalender ClickUp terintegrasi langsung dengan alur kerja manajemen proyek Anda.
Berikut adalah cara kemampuan ClickUp Calendars dapat membantu dalam otomatisasi onboarding klien:
- Pemesanan tautan otomatis: Minta ClickUp Brain untuk menjadwalkan panggilan, dan ia akan menemukan waktu yang tersedia bagi kedua belah pihak dan mengirim undangan
- Pencarian kalender: Temukan pertemuan, tugas, atau acara yang dijadwalkan dengan cepat di dalam ClickUp Calendar
- Sinkronisasi lintas platform: Tarik tautan rapat dan informasi panggilan dari Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams secara otomatis, dan ikuti rapat langsung dari dalam ClickUp
Pelaksanaan pertemuan menjadi lebih lancar dengan AI Notetaker dari ClickUp. Fitur ini bergabung dalam panggilan awal Anda, merekam, dan menerjemahkan panggilan tersebut untuk menghasilkan transkrip yang dapat dicari, sehingga memudahkan referensi cepat dan mudah.
Video ini menunjukkan cara menggunakan AI untuk mencatat dan mengubah diskusi menjadi tugas yang dapat dilaksanakan dengan ClickUp AI Notetaker dan Kalender.
Begini cara ClickUp menghubungkan catatan rapat Anda dengan sisa pekerjaan Anda:
| Destinasi | Apa yang terjadi dengan Notetaker? |
| Catatan rapat + Dokumen | Menyimpan transkrip lengkap, ringkasan pertemuan, dan video dalam dokumen ClickUp |
| Catatan rapat + Tugas | Mengubah poin-poin tindakan dari pertemuan Anda menjadi tugas yang ditugaskan dengan batas waktu |
| Catatan rapat + Obrolan | Otomatiskan posting ringkasan panggilan langsung ke ClickUp Chat menggunakan AI |
🌟 Bonus: Dengan fitur Talk to Text di ClickUp, Anda dapat melampaui transkripsi sederhana. Asisten suara ini membantu Anda menjadi 4 kali lebih produktif daripada mengetik.
Fitur ini tersedia di Brain MAX, aplikasi AI Super App desktop Anda. Aplikasi ini secara instan mengubah percakapan lisan menjadi teks terstruktur—ringkasan, daftar tindakan, atau bahkan dokumen onboarding lengkap.
Langkah 5: Pelacakan kemajuan dan pemberitahuan
Proses onboarding klien biasanya melibatkan beberapa tim. Tim penjualan menyerahkan detail klien, spesialis onboarding menyiapkan alat, manajer keberhasilan pelanggan memandu adopsi, dan tim dukungan atau operasional menangani pengecualian.
Tanpa pandangan yang terpadu, proses serah terima ini mudah mengalami gangguan, yang mengakibatkan ekspektasi yang tidak sejalan, ketergantungan yang terlewatkan, dan penundaan yang membuat frustrasi baik klien maupun tim internal.
🤖 Tips AI: Alat onboarding klien yang didukung AI membantu Anda melacak tingkat penyelesaian dan mengidentifikasi hambatan yang memperlambat implementasi. Visibilitas ini memungkinkan Anda bertindak lebih awal, sebelum gesekan meningkat.
Bagaimana ClickUp dapat membantu?
Dashboard ClickUp memberikan visibilitas terpusat terhadap perjalanan onboarding setiap klien melalui kartu yang dapat disesuaikan (misalnya, waktu penyelesaian rata-rata dan skor kepuasan klien) serta indikator kemajuan yang diperbarui secara real-time saat klien menyelesaikan tugas dan berpindah melalui tahap-tahap alur kerja.
📌 Misalnya, manajer dapat melacak tonggak pencapaian, melihat tugas yang terlambat, dan mengidentifikasi hambatan, sementara CSMs dan tim dukungan tahu persis kapan harus turun tangan. Hasilnya adalah proses onboarding yang transparan di mana klien tetap terinformasi, tim tetap sejalan, dan proyek berjalan lancar tanpa hambatan atau beban pelaporan yang biasa.
💡 Tips Pro: Gunakan Agen Autopilot Bawaan ClickUp untuk melacak kemajuan dengan lebih lanjut. Agen seperti Laporan Harian atau Laporan Mingguan dapat secara otomatis memposting pembaruan ke Chat atau email—merangkum tugas yang telah diselesaikan, tonggak yang dicapai, dan risiko yang diidentifikasi.
Contoh Penggunaan Nyata dalam Proses Onboarding yang Didukung AI
Mari kita lihat beberapa contoh nyata bisnis yang telah mengotomatisasi alur kerja onboarding mereka dengan AI:
Contoh penggunaan Pigment dalam onboarding karyawan otomatis
Pigment, platform perencanaan bisnis, mengubah proses onboarding karyawannya menggunakan alur kerja otomatis ClickUp setelah jumlah karyawannya meningkat tiga kali lipat dalam enam bulan. Perusahaan tersebut mengganti rantai email yang terfragmentasi dan daftar periksa onboarding statis dengan urutan onboarding terpusat yang didukung AI, yang secara otomatis diaktifkan berdasarkan profil karyawan baru.
Otomatisasi ClickUp mengintegrasikan alat-alat yang sudah ada, seperti Salesforce, Outreach, dan Gong, ke dalam alur kerja yang terpadu, memastikan kolaborasi yang lancar antar departemen.
Hasil:
Waktu onboarding Pigment berhasil dikurangi menjadi 2 hari (dari 30 hari), dan efisiensi onboarding mereka meningkat sebesar 88%. Komunikasi yang terputus-putus antara tim berkurang, dan proses skalabilitas menjadi lebih mudah.
Gunakan Template CRM ClickUp untuk mendapatkan sistem manajemen klien yang sudah terstruktur dengan pemicu alur kerja otomatis dan dasbor pelaporan. Template ini menghemat waktu pengaturan berbulan-bulan dan sudah dilengkapi dengan pelacakan alur penjualan dan alur kerja komunikasi pelanggan.
Template CRM memungkinkan Anda mengonsolidasikan semua informasi kontak dalam pelacak yang terhubung, sehingga ketika prospek berubah menjadi klien, semua informasi mereka secara otomatis mengalir ke alur kerja onboarding Anda tanpa perlu beralih sistem.
RBC Wealth Management
Dulu, penasihat keuangan di RBC harus mengakses 26 sistem untuk melakukan onboarding klien. Membuka rekening baru saat itu memakan waktu antara tiga hingga tujuh hari. Pendekatan yang terfragmentasi ini menyebabkan pengalaman yang buruk dan membuat penasihat merasa frustrasi. Akibatnya, perusahaan kehilangan 25% dari rekrutan barunya ke firma-firma yang memiliki teknologi lebih baik.
Untuk mengatasi fragmentasi, RBC mengimplementasikan sistem otomatisasi berbasis AI dengan teknologi low-code yang mengintegrasikan alur kerja onboarding ke dalam platform terpadu.
Hasil:
Waktu pembukaan akun menurun drastis dari 7 hari menjadi hanya 24 menit. Kepuasan penasihat meningkat, tingkat retensi naik, dan onboarding klien menjadi keunggulan kompetitif bagi firma ini.
📮 ClickUp Insight: “Selalu orang yang sama yang harus mengerjakannya!” adalah perasaan yang dirasakan oleh 65% pekerja saat membahas tugas-tugas yang tidak terlihat.
(Seperti membantu karyawan baru melewati minggu pertama onboarding mereka atau bekerja lembur akhir pekan untuk menyelesaikan tugas-tugas kritis. 👀)
Namun, distribusi yang tidak merata ini dapat dengan cepat menjadi sumber ketidakpuasan, kelelahan, dan dinamika tim yang buruk.
Solusinya? Kumpulkan tim Anda untuk sesi brainstorming singkat dan peta semua tugas dukungan melalui ClickUp Tasks. Buat daftar tugas tersebut dengan pemilik yang jelas (yang memiliki kapasitas untuk memberikan dukungan) dan Anda siap untuk memulai!
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Meskipun dengan niat baik, sebagian besar tim sering membuat kesalahan yang dapat diprediksi saat mengotomatisasi proses onboarding. Kesalahan-kesalahan ini (jika tidak diperbaiki) dapat mengubah otomatisasi yang seharusnya menghemat waktu menjadi sumber frustrasi klien dan kebingungan internal.
1. Otomatisasi berlebihan
Tim sering mencoba membangun alur kerja yang kompleks dengan banyak pemicu dan kondisi tanpa terlebih dahulu menguji versi yang lebih sederhana atau menjalankan uji beta. Ketika Anda mengotomatisasi seluruh proses onboarding sekaligus (terutama jika ada banyak titik sentuh dalam perjalanan pelanggan), akan sulit untuk mengidentifikasi masalah ketika sesuatu tidak berfungsi.
✅ Solusi: Mulailah dengan mengotomatisasi tugas-tugas kecil, misalnya, mengubah pengiriman formulir menjadi tugas dan mengotomatisasi email onboarding. Secara bertahap tingkatkan kompleksitas alur kerja Anda seiring dengan keandalan setiap bagian yang teruji.
2. Tidak mengatur umpan balik
Otomatisasi bukanlah hal yang sekali jadi. Anda tidak bisa hanya mengaturnya dan beralih ke proyek lain tanpa memantau kinerjanya atau mengumpulkan umpan balik dari klien.
Karena Anda tidak akan pernah tahu di mana pelanggan mengalami masalah, langkah mana yang menyebabkan penundaan, atau apakah Anda melewatkan peluang upselling potensial selama fase onboarding.
✅ Solusi: Buat dasbor untuk memantau alur kerja onboarding. Beberapa hal penting yang perlu dipantau meliputi tingkat penyelesaian, skor kepuasan klien, dan waktu yang dihabiskan per langkah.
🧠 Fakta Menarik: Bukan tipe orang yang suka angka? Bagaimana jika dasbor Anda bisa berkomunikasi dengan Anda dalam bahasa Inggris yang mudah dipahami? Coba lihat AI Cards di Dasbor ClickUp yang menyoroti tren teratas, merangkum poin penting, dan memberikan wawasan yang terfokus tanpa membuat Anda pusing!
3. Tidak perlu melatih tim
Otomatisasi hanya akan berfungsi sebaik orang yang mengelolanya. Jika tim Anda tidak terlatih untuk menggunakan alat AI, meninjau alur kerja otomatis, atau mengambil tindakan saat terjadi pengecualian, proses onboarding akan segera mengalami gangguan.
Akibatnya? Manajer Layanan Pelanggan (CSM) kehilangan kepercayaan pada sistem, klien mengalami pengalaman yang tidak konsisten, dan waktu berharga terbuang untuk memperbaiki kesalahan.
✅ Solusi: Latih tim Anda untuk memahami tidak hanya cara kerja otomatisasi, tetapi juga kapan harus mengabaikannya. Buat panduan onboarding untuk penggunaan internal yang mencakup penanganan ekspektasi dan komunikasi dengan klien. Selain itu, mereka juga harus tahu cara memantau otomatisasi.
4. Menghilangkan peran manusia dalam proses tersebut
Meskipun otomatisasi menghemat waktu, menghilangkan peran manusia sepenuhnya dapat membuat proses onboarding terasa kaku dan tidak personal. Klien menginginkan jaminan bahwa ada ahli yang membimbing perjalanan mereka, bukan sekadar serangkaian pesan otomatis.
✅ Solusi: Desain alur kerja hibrida di mana AI menangani tugas-tugas berulang, sementara manusia terlibat pada momen-momen yang penting. Misalnya:
- AI menjadwalkan panggilan, menyusun agenda, dan menyusun laporan kemajuan
- Manusia memimpin pertemuan awal, menjelaskan keputusan yang kompleks, dan membangun hubungan
- Meskipun AI menangani pembaruan, jadwalkan pertemuan rutin untuk terhubung secara pribadi dengan klien
5. Personalisasi umum
Ironisnya, banyak tim terjebak dalam kesalahan menyebut onboarding mereka "personalized" padahal itu hanyalah template dengan nama klien ditempel di atasnya. Dalam hal itu, lebih baik tidak melakukannya sama sekali.
✅ Solusi: Gunakan AI kontekstual yang terintegrasi dengan sistem CRM, formulir, dan manajemen proyek Anda. Dengan cara ini, AI dapat merujuk pada jadwal proyek spesifik, tantangan bisnis, dan persyaratan khusus dalam setiap komunikasi.
📍 Ingat: 90% konsumen bersedia membayar lebih jika proses onboarding terasa personal. Sebagai bisnis, Anda tidak bisa lagi menggunakan pendekatan onboarding yang seragam. Personalisasikan interaksi Anda dengan klien secara hiperpersonal.
📚 Baca Juga: Cara Membuat CRM Anda di ClickUp
Otomatisasi Proses Onboarding Klien dengan ClickUp
Mari kita simpulkan dengan mengulang hal terpenting: Saat mengotomatisasi proses onboarding klien, mulailah dari hal yang kecil. Bisa sesederhana mengotomatisasi email onboarding. Setelah Anda terbiasa, lanjutkan ke langkah berikutnya.
ClickUp adalah alat yang ramah pemula yang membantu Anda memulai proses onboarding pelanggan yang didukung AI secara bertahap, satu alur kerja pada satu waktu. Alat ini mengintegrasikan tugas, formulir, data klien, komunikasi, dan manajemen proyek Anda dalam satu platform, memastikan AI (ClickUp Brain) memiliki semua konteks yang dibutuhkan dan tidak bekerja secara terpisah.
Daftar di ClickUp secara gratis dan mulailah mengotomatisasi perjalanan onboarding pelanggan.