Saat Anda secara manual menjadwalkan pertemuan mingguan, mengumpulkan laporan status dari berbagai sumber, dan menulis email tindak lanjut berulang, setengah hari kerja Anda sudah habis.
Nah, belajar cara mengotomatisasi pekerjaan kantor dengan AI membantu Anda menghindari semua hal ini dan lebih banyak lagi, meningkatkan produktivitas dan efisiensi di tempat kerja.
Dalam posting blog ini, kita akan membahas bagaimana otomatisasi mengurangi pekerjaan manual dan mengapa platform seperti ClickUp layak dipertimbangkan jika Anda ingin menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Dan memiliki lebih banyak waktu luang. Pada saat yang sama!đ§°
Apa itu Otomatisasi Pekerjaan Kantor?
Otomatisasi pekerjaan kantor melibatkan integrasi alat digital, sistem, dan perangkat lunak untuk mempermudah tugas administratif sehari-hari, termasuk entri data manual, pengelolaan dokumen, komunikasi, dan penjadwalan.
Begini cara AI di tempat kerja membantu mengotomatisasi pekerjaan kantor:
- Menghilangkan tugas-tugas berulang dan manual yang menghambat produktivitas.
- Meningkatkan akurasi dengan mengurangi kesalahan manusia dalam proses rutin.
- Mempermudah kolaborasi dengan berbagi dokumen secara real-time dan pembaruan tugas.
- Meningkatkan pengambilan keputusan dengan akses lebih cepat ke informasi yang terorganisir dan terkini.
- Mengurangi biaya operasional, meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas bernilai rendah.
- Meningkatkan kepuasan karyawan dengan membebaskan tim untuk fokus pada pekerjaan kreatif dan strategis.
- Memperkuat keamanan data melalui pengelolaan dokumen digital yang terkontrol.
đ Contoh: Tim pemasaran menggunakan ClickUp untuk mengelola proses pembuatan konten mereka. Alih-alih secara manual menugaskan tugas dan memantau tenggat waktu, mereka mengatur aturan otomatisasi di dalam alat tersebut. Ketika suatu tugas berpindah ke tahap âDalam Peninjauanâ, platform secara otomatis menugaskan tugas tersebut kepada editor, menambahkan tenggat waktu, dan mengirimkan pengingat kepada mereka.
đź ClickUp Insight: 45% pekerja pernah mempertimbangkan penggunaan otomatisasi, tetapi belum mengambil langkah pertama. Faktor seperti waktu yang terbatas, ketidakpastian tentang alat terbaik, dan pilihan yang membingungkan dapat menghambat orang untuk memulai otomatisasi. âïžDengan agen AI yang mudah dibuat dan perintah berbasis bahasa alami, ClickUp memudahkan untuk memulai otomatisasi. Dari penugasan tugas otomatis hingga ringkasan proyek yang dihasilkan AI, Anda dapat mengakses otomatisasi yang kuat dan bahkan membangun agen AI kustom dalam hitungan menitâtanpa kurva pembelajaran. đ« Hasil Nyata: QubicaAMF mengurangi waktu pelaporan sebesar 40% menggunakan dashboard dinamis dan grafik otomatis ClickUp, mengubah jam kerja manual menjadi wawasan real-time.
Tugas Kantor Utama yang Dapat Anda Otomatisasi dengan AI
Kecerdasan Buatan (AI) mengubah cara pekerjaan kantor dilakukan, mengambil alih tugas-tugas yang memakan waktu sehingga Anda dapat fokus pada tujuan yang lebih berdampak.
Berikut ini video singkat tentang cara menggunakan AI untuk mengotomatisasi tugas dan meningkatkan produktivitas.
Dan bagi Anda yang ingin menyelami detailnya lebih dalam, silakan lanjutkan membaca!
1. Pengelolaan email
AI dalam pengelolaan email menyaring dan memprioritaskan kotak masuk Anda berdasarkan pola perilaku, reputasi pengirim, dan urgensi konten. Ia dapat menyusun balasan, merangkum percakapan email yang panjang, dan menyarankan tanggapan yang sesuai dengan nada yang Anda sukai sambil tetap mempertahankan konteks.
â Coba Ini: Latih asisten email AI Anda dengan secara rutin menandai email sebagai âurgent,â âfor later,â atau ânot important.â Perilaku ini membentuk siklus pembelajaran, memungkinkan sistem memahami apa yang penting bagi Anda dan menyesuaikan filternya.
ClickUp Brain MAX Chrome Extension adalah senjata rahasia Anda untuk mengatasi kotak masuk email yang berantakan. Saat Anda menghadapi percakapan email yang panjang dan berulang (seperti saat lima orang menekan "Reply All"), ekstensi ini akan langsung merangkum percakapan tersebut langsung di jendela browser Anda.
Dan, jika Anda sudah menggunakan Email di ruang kerja ClickUp Anda, Anda dapat meminta ClickUp Brain, asisten AI bawaan yang memahami konteks, untuk melakukan hal yang sama. Tanpa perlu meninggalkan ClickUp!
Selamat tinggal pergantian konteks.
Alat AI ini membaca konteks secara keseluruhan dan memberikan Anda:
- Ringkasan yang jelas dan berfokus pada tindakan tentang apa yang telah dibahas.
- Langkah-langkah selanjutnya yang disarankan dan/atau tindakan yang perlu dilakukan.
- Sebuah balasan draf yang mencerminkan nada Anda dan melanjutkan percakapan.
đ Contoh Permintaan: Ringkaslah thread email ini dan buatlah draf tanggapan untuk meminta persetujuan akhir atas rencana kampanye baru.
2. Penjadwalan kalender
AI menganalisis ketersediaan Anda, preferensi rapat, dan jam fokus untuk menyarankan waktu optimal untuk rapat. Anda dapat menggunakan AI untuk tugas-tugas sehari-hari seperti mengirim undangan secara otomatis, menjadwal ulang konflik, dan mempertimbangkan zona waktu serta prioritas di antara anggota tim.
Misalkan Anda membuka ruang kerja ClickUp Anda dan menyadari bahwa minggu Anda sangat padat: tenggat waktu konten, rapat harian, dan sesi strategi yang terus ditunda. Menegangkan, bukan?
Alih-alih bermain Tetris kalender, gunakan ClickUp Calendar.
Dengan Google Calendar yang sepenuhnya terintegrasi, sistem sudah mengetahui apa yang Anda kerjakan. ClickUp Brain memindai acara yang sudah ada, antrian tugas Anda, bahkan preferensi 'Jangan Ganggu' Anda, dan fokus bekerja setiap Kamis sore.
Misalkan Anda memiliki lima tugas yang ditandai 'Prioritas Tinggi' tetapi waktu yang terbatas minggu ini. Anda meminta ClickUp Brain dengan: Ubah urutan lima tugas prioritas utama saya berdasarkan waktu yang tersedia minggu ini, dan blokir waktu untuk menyelesaikannya tanpa tumpang tindih dengan rapat. Dan semuanya diimbangi ulang dalam hitungan detik.
â Coba Ini: Lindungi waktu fokus Anda dengan menetapkan parameter seperti âtidak ada rapat sebelum pukul 10 pagiâ atau âhanya dua rapat per hariâ. AI kemudian dapat secara otomatis memblokir waktu untuk pekerjaan mendalam dan memindahkan rapat yang kurang penting di sekitarnya.
3. Catatan rapat dan ringkasan
Anda dapat menggunakan AI untuk mencatat catatan rapat, menerjemahkan percakapan secara real-time, mengekstrak poin tindakan, merangkum keputusan, dan mengorganisir catatan ke dalam kategori yang telah ditentukan, seperti âpoin pembahasanâ atau âlangkah selanjutnyaâ.
â Coba Ini: Gunakan petunjuk verbal yang konsisten seperti âMari kita putuskanâŠâ atau âLangkah selanjutnya adalahâŠâ selama rapat. Petunjuk ini membantu AI mengenali keputusan dan tugas untuk penandaan otomatis atau pembuatan tindak lanjut.
Kita semua pernah mengalaminya. Rapat berakhir, dan tiba-tiba tidak ada kabar lagi.
ClickUpâs AI Notetaker menyelamatkan hari tanpa Anda perlu menekan tombol ârecordâ atau terburu-buru mengetik catatan.
Begini cara kerjanya selama rapat:
- Menerjemahkan seluruh percakapan secara real-time.
- Mengidentifikasi tindakan yang perlu dilakukan dan keputusan penting saat Anda berbicara.
- Mengorganisir semua hal menjadi transkrip yang jelas dan dapat dicari di ClickUp Docs.
- Membantu mengelola tindak lanjut dan tugas langsung di dalam ruang kerja Anda.
Anda juga dapat meminta ClickUp Brain untuk merangkum diskusi ini, mengambil keputusan dan pembaruan penting menggunakan perintah bahasa alami, serta membuat tindak lanjut dari transkrip Anda.
đ Baca Juga: Template Jadwal Gratis di Excel, Sheets, & ClickUp
4. Otomatisasi entri data dan spreadsheet
Menginput data secara manual bukanlah hal yang menyenangkan; proses ini memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan biasanya menjadi hal pertama yang diabaikan. AI dapat mengisi otomatis kolom data, mendeteksi ketidakkonsistenan, membersihkan entri duplikat, dan bahkan menghasilkan rumus atau ringkasan berdasarkan instruksi bahasa alami.
Misalnya, Anda sedang menjalankan proses pelaporan bug internal. Tidak perlu mengirim pesan langsung (DM) untuk melaporkan masalah atau mengisi spreadsheet acak. Anda cukup membuat formulir ClickUp.
Sertakan menu tarik-turun untuk tingkat keparahan, unggahan file untuk tangkapan layar, dan bidang tersembunyi untuk penggunaan internal (seperti tim mana yang akan dituju). Saat seseorang mengirimkan formulir, ClickUp secara otomatis membuat tugas, dan AI Autofill menugaskan tugas tersebut ke pengembang yang tepat dan menandainya dengan tingkat prioritas yang sesuai.
đ„ Tonton bagaimana AI Autofill bekerjaâvideo ini menunjukkan AI Assign dan AI Prioritize dalam aksi:
Setelah data masuk, tampilan tabel ClickUp memberikan cara yang rapi dan mirip spreadsheet untuk mengelola semuanya. Setiap tugas dari formulir muncul sebagai baris, dan setiap bidang menjadi kolom dengan status, tag, pengirim, dan batas waktu. Anda dapat mengedit baris secara massal, menerapkan filter prioritas, dan mengelompokkan bug berdasarkan status atau pemilik.
Sekarang bagian yang menyenangkan: melihat gambaran besar tanpa harus menggali data baris per baris.
Buat dasbor ClickUp yang mengambil data dari daftar tugas Anda. Tambahkan kartu seperti âTugas Berdasarkan Status,â âBug Terbuka Berdasarkan Tim,â atau âWaktu Penyelesaian Rata-Rata.â
Atur Dashboard Anda untuk diperbarui secara otomatis sehingga Anda selalu melihat data real-time, yang sangat berguna untuk pemeriksaan mingguan atau berbagi dengan pimpinan. Anda bahkan dapat mengubah data menjadi dashboard yang dapat diakses oleh klien, menampilkan hanya wawasan yang telah difilter.
Video ini akan memandu Anda melalui prosesnya, langkah demi langkah!
đ§ Fakta Menarik: Lemari arsip didaftarkan sebagai paten pada tahun 1898 oleh Edwin G. Seibels. Sebelumnya, sebagian besar dokumen kantor disimpan dalam kotak bertumpuk, amplop, atau buku terikat. Lemari arsip vertikal mengubah cara kantor mengorganisir informasi dan memicu munculnya birokrasi berbasis kertas yang berat pada abad ke-20.
5. Pembaruan tugas dan proyek
AI memantau aktivitas tugas, mendeteksi perubahan status atau tingkat urgensi, dan memperbarui jadwal proyek sesuai kebutuhan. AI dapat mengusulkan penugasan ulang, mengidentifikasi hambatan, dan menghasilkan ringkasan harian atau pembaruan rapat harian.
Dengan ClickUp Automations, proyek Anda hampir berjalan sendiri. Mulai dari mengubah jadwal hingga memberitahu orang yang tepat, alat ini memastikan pembaruan terjadi sebelum Anda harus memintanya.
Otomatisasi beroperasi berdasarkan aturan sederhana: âKetika ini terjadi, lakukan itu.â Anda dapat mengatur pemicu seperti:
- Status tugas berubah menjadi âDalam Prosesâ â Berikan tugas tersebut kepada pemimpin tim.
- Prioritas ditandai 'Urgent' â Pindahkan ke bagian atas daftar + beri tahu atasan
- Subtugas selesai â Bar kemajuan diperbarui secara otomatis
Misalnya, ketika perbaikan bug berpindah ke tahap 'Review,' ClickUp secara otomatis menugaskan tugas tersebut ke tim QA dan mengirim notifikasi ke reviewer. Selain itu, ClickUp Brain mengidentifikasi hambatan dan menyarankan perubahan untuk menjaga jadwal tetap sesuai rencana.
đ Contoh Prompt: âTugas apa yang secara konsisten terlambat?â atau âApa yang menyebabkan kemacetan dalam sprint ini?â
đĄ Tips Pro: Setelah otomatisasi Anda menangani langkah-langkah yang dapat diprediksi, tingkatkan dengan ClickUp Super Agents. Gunakan mereka saat alur kerja memerlukan penilaian, bukan hanya aturan.
đ Misalnya, alih-alih memicu tugas tunggal, Super Agent dapat:
- Baca permintaan yang masuk
- Klasifikasikan prioritasnya secara cerdas
- Otomatiskan pembuatan daftar tugas yang tepat.
- Tugaskan mereka berdasarkan beban kerja tim Anda yang sudah ada, dan
- Beritahu pemangku kepentingan
Perbedaan antara mengotomatisasi langkah-langkah dan mengotomatisasi kepemilikan.
6. Dokumen internal
AI dapat menghasilkan draf awal dokumen internal, menyederhanakan teks yang kompleks, mengorganisir konten berdasarkan header, dan mengidentifikasi informasi yang sudah usang atau bertentangan dalam dokumen yang ada.
Membuat dokumen internal bukanlah tugas yang membosankan. ClickUp Docs membuatnya kolaboratif, interaktif, dan menyenangkan. Jika Anda sedang menyusun SOP, kebijakan perusahaan, agenda rapat, atau panduan onboarding, Docs membantu Anda membuat dokumen yang dinamis dan terus diperbarui, yang dapat diedit bersama oleh tim Anda langsung di dalam alur kerja Anda.
Inilah yang dapat Anda lakukan dengan Docs di ClickUp:
- Gunakan perintah slash untuk dengan cepat menambahkan header, catatan kaki, daftar periksa, embed, dan lainnya.
- Lihat rekan tim mengedit secara langsung, tambahkan komentar dengan @mentions, dan jaga percakapan tetap dalam konteks.
- Sematkan tautan tugas, tetapkan item daftar periksa dengan batas waktu, dan tampilkan dasbor atau kalender di dalam dokumen Anda.
- Simpan dokumen sebagai templat prompt AI berdasarkan ruang, folder, atau daftar, dan temukan apa yang Anda butuhkan secara instan menggunakan Docs Hub.
Setelah dokumen dibuka, penulis AI ClickUp Brain membantu Anda menulis, mengedit, dan meninjau konten. Ia menyusun versi pertama dari prompt sederhana, mengedit bagian yang membingungkan, dan mengorganisir informasi di bawah header cerdas.
đ Contoh Permintaan: Buat SOP onboarding klien dengan lima langkah, tenggat waktu, dan peran pemilik. Anda juga dapat menyoroti paragraf yang berantakan dan meminta: Buat ini lebih ringkas untuk basis pengetahuan internal.
đ§ Fakta Menarik: Mesin ketik merevolusi pekerjaan kantor pada akhir abad ke-19, tetapi model awalnya begitu bising sehingga perusahaan mulai merancang "typing pools"âruangan penuh dengan pengetikâkhusus untuk menjauhkan kebisingan dari eksekutif.
Hari ini, Anda memiliki alat AI pengenalan suara ke teks yang dapat melakukan pengetikan suara untuk Anda! Tanpa suara ketikanâhanya suara Anda yang diubah menjadi teks. Salah satu alat tersebut, ClickUpâs Talk to Text, membantu Anda mendikte catatan, dokumen, dan tugasâ4 kali lebih cepat daripada mengetik!
Cara Memulai Otomatisasi Pekerjaan Kantor Anda dengan AI (Langkah demi Langkah)
Jadi, Anda siap untuk menghemat waktu, mengurangi pekerjaan rutin, dan akhirnya berhenti melakukan hal yang sama sepuluh kali sehari. Tapi, bagaimana cara mengotomatisasi pekerjaan kantor Anda dengan AI?
Berikut ini panduan langkah demi langkah untuk mengimplementasikan otomatisasi alur kerja AI. đ
Langkah #1: Identifikasi peluang yang mudah
Mari kita mulai dari dasar-dasarnya. Anda perlu menentukan: Apa yang dapat diotomatisasi?
Lihat sekeliling hari kerja Anda. Apakah ada tugas yang terasa seperti déjà vu setiap kali Anda melakukannya?
Berikut beberapa contoh:
- Menginput data yang sama ke dalam aset yang sama
- Mengambil laporan dari sumber yang sama
- Menjadwalkan pertemuan
- Mengurutkan atau membalas email
Jika ya, itu adalah hal yang sangat berharga untuk otomatisasi tugas AI. Aturan umumnya? Mulailah dengan tugas yang berulang, berbasis aturan, dan berisiko rendah. Biarkan pengambilan keputusan yang rumit dilakukan oleh manusia.
đ Tahukah Anda? Email pertama yang pernah dikirim adalah pada tahun 1971 oleh Ray Tomlinson, yang bekerja sebagai insinyur di Bolt, sebuah perusahaan komputer.
Langkah #2: Peta prosesnya
Sebelum Anda menggunakan bot, penting untuk mengetahui apa yang akan Anda otomatisasi. Catat:
- Di mana tugas atau alur kerja dimulai, misalnya saat faktur tiba
- Apa yang terjadi di tengah, seperti penandaan, persetujuan, dan pengarsipan.
- Di mana hal ini berakhir, seperti menyimpan salinan yang telah dibayar di folder keuangan.
Hal ini memudahkan untuk melihat di mana AI dapat membantu dan di mana tidak. Saat melakukannya, tanyakan pada diri sendiri: Apa tujuannya? Menghemat waktu? Mengurangi kesalahan? Memahami alasannya membantu Anda mengukur hasilnya nanti.
đ Keunggulan ClickUp: Papan Tulis ClickUp sangat cocok untuk merancang alur kerja secara individu. Anda dapat menambahkan tabel, catatan tempel, dan elemen visual lainnya untuk mencatat masalah yang dapat diotomatisasi. Catatan-catatan ini kemudian langsung berubah menjadi tugas atau dokumen, memberikan kejelasan yang Anda butuhkan sebelum mengotomatisasi.
Langkah #3: Pilih alat otomatisasi AI yang tepat
Sekarang, bagian yang menyenangkan: memilih stack teknologi Anda. Jika Anda baru dalam otomatisasi, Anda akan membutuhkan alat yang:
- Tanpa atau dengan sedikit kode, jadi Anda tidak perlu tim IT untuk mengkonfigurasinya.
- Kompatibel dengan alat yang sudah Anda gunakan seperti Gmail, Excel, atau apa pun yang sudah Anda gunakan.
- Terintegrasi dalam alur kerja sehari-hari, sehingga AI muncul di tempat kerja sebenarnya terjadiâbukan di aplikasi lain yang harus diperiksa.
Inilah di mana banyak tim salah langkah. Mereka menambahkan alat AI terpisah untuk penulisan, rapat, atau otomatisasi, yang justru menimbulkan lebih banyak pergantian konteks dan lebih banyak tempat di mana pekerjaan bisa hilang. Hal ini mengakibatkan penyebaran AI yang mahal.
Pendekatan yang lebih baik adalah mengintegrasikan semua elemen dalam sebuah Converged AI Workspace â platform tunggal di mana proyek, dokumen, komunikasi, dan otomatisasi terintegrasi, dan AI memiliki visibilitas penuh atas apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda. Platform seperti ClickUp!
Karena ketika AI memahami tugas, tenggat waktu, dan percakapan Anda, ia dapat melakukan lebih dari sekadar menghasilkan teks atau menjawab pertanyaan. Ia sebenarnya dapat mendorong pekerjaan maju.
đź ClickUp Insight: Apakah asisten AI atau Copilot Anda dapat secara proaktif mengidentifikasi masalah? Hanya 9% responden survei kematangan AI kami yang mengatakan bahwa AI mereka dapat mengantisipasi dan menyelesaikan masalah secara mandiri. Hal ini karena sebagian besar alat AI beroperasi dalam aplikasi yang terpisah dan tidak memiliki visibilitas terhadap ketergantungan atau hambatan. Ketika sistem AI tidak dapat memvisualisasikan koneksi antara alur kerja, ia tidak dapat mendeteksi risiko secara dini atau membantu tim tetap unggul. ClickUp Brain beroperasi dalam Ruang Kerja AI Terintegrasi di mana ketergantungan, tenggat waktu, dan kemajuan proyek saling terhubung. Ia dapat memberi tahu Anda tentang apa yang dibahas dalam rapat minggu lalu, tugas mana yang tertunda, dan bahkan membantu Anda menyesuaikan jadwal mingguan berdasarkan prioritas yang telah ditetapkan.
Langkah #4: Uji otomatisasi pertama Anda
Anda tidak perlu merombak seluruh alur kerja Anda untuk melihat hasilnya. Berikut ini adalah otomatisasi kecil yang dapat Anda coba minggu ini:
- Atur otomatisasi ClickUp untuk memantau kotak masuk Anda terhadap email yang memiliki kata 'invoice' di subjek.
- Biarkan sistem secara otomatis memindahkan file ke folder tertentu atau menandai tugas-tugas tersebut di pengelola tugas Anda.
Jalankan selama beberapa hari untuk melihat apakah berfungsi sesuai harapan. Lakukan penyesuaian jika diperlukan.
đ Tahukah Anda? Jauh sebelum aplikasi kalender seperti Google Calendar atau Outlook ada, para profesional sangat bergantung pada organizer kertas fisik dan planner meja untuk mengelola janji temu, tenggat waktu, dan tugas.
Produk seperti Day-Timer dan buku agenda serupa merupakan alat standar untuk penjadwalan kantorâsehingga perangkat lunak pengelola informasi pribadi awal seperti Borland Sidekick (1980-an) dirancang untuk menggantikan kalender dan buku agenda kertas dengan menawarkan buku janji digital beserta catatan dan pengingat.
Langkah #5: Latih tim Anda
Sekarang setelah Anda membangun sistem, saatnya melibatkan orang-orang ke dalamnya:
- Berikan demonstrasi singkat kepada anggota tim dan soroti waktu yang dihemat.
- Bagikan lembar panduan atau video penjelasan singkat untuk pertanyaan umum.
- Yakinkan orang-orang bahwa AI tidak datang untuk mengambil pekerjaan mereka, tetapi untuk membantu mereka menghilangkan bagian-bagian yang membosankan.
đ Keunggulan ClickUp: Rekam ClickUp Clip untuk menjelaskan pengaturan AI Anda, dan ClickUp Brain akan secara otomatis menerjemahkan dan merangkumnya. Jadi, bahkan jika seseorang bergabung kemudian atau lupa detailnya, mereka dapat mencari dan mendapatkan apa yang mereka butuhkan.
Langkah #6: Terus kembangkan
Berikut adalah beberapa tips AI untuk menggunakan sistem otomatisasi baru Anda secara efektif:
- Ukur waktu yang dihemat, kesalahan yang dihindari, dan bagaimana hal ini memengaruhi tim.
- Perbaiki berdasarkan umpan balik; mungkin aturan perlu disesuaikan, atau langkah baru perlu ditambahkan.
- Kembangkan kesuksesan Anda setelah tim Anda merasa nyaman dengan hal ini; otomatisasi undangan kalender, laporan, tanggapan pelanggan, dan sebagainya.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Seringkali, tim terburu-buru mengadopsi otomatisasi tanpa memetakan proses, mendefinisikan tanggung jawab, atau memvalidasi hasil. Manfaat sebenarnya dari AI terletak pada cara Anda mengimplementasikannya, bukan hanya apa yang Anda otomatisasi.
Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari dan solusinya:
- Mengotomatisasi proses yang bermasalah: Audit proses secara manual sebelum menerapkan AI. Gunakan kerangka kerja seperti SIPOC (Pemasok, Masukan, Proses, Keluaran, Pelanggan) untuk memvisualisasikan setiap langkah, mengidentifikasi bottleneck, dan menghilangkan redundansi.
- Menetapkan pemicu dan kondisi yang tidak jelas: Selalu definisikan aturan dengan jelas; gunakan logika if-then untuk memastikan perilaku otomatisasi yang konsisten.
- Menganggap output AI sebagai hasil akhir: Gunakan metode R-A-R; biarkan AI membuat Rancangan awal, Anda Evaluasi untuk akurasi, lalu Perbaiki untuk nada dan konteks.
- Menghindari kepemilikan otomatisasi: Tunjuk seorang pengawas otomatisasi, seseorang yang bertanggung jawab untuk memantau alur kerja, meninjau hasil, dan mendeteksi kesalahan sejak dini sebelum masalah membesar.
- Mengotomatisasi alur kerja rutin secara berlebihan: Buat opsi pengaturan manual atau jalur pengecualian. Hindari mengotomatisasi tugas-tugas berulang yang memerlukan penilaian manusia atau sering berubah berdasarkan konteks.
- Mengabaikan umpan balik: Aktifkan bidang umpan balik, seperti âApakah ini bermanfaat?â atau âSaran edit.â Hal ini memungkinkan AI untuk belajar dan berkembang, menyempurnakan output di masa depan berdasarkan penggunaan dunia nyata.
đź ClickUp Insight: 21% orang mengatakan lebih dari 80% waktu kerja mereka dihabiskan untuk tugas-tugas berulang dan monoton. Dan 20% lainnya mengatakan tugas-tugas berulang menghabiskan setidaknya 40% waktu mereka.
Itu hampir setengah dari waktu kerja seminggu (41%) yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang tidak memerlukan banyak pemikiran strategis atau kreativitas (seperti email tindak lanjut đ).
ClickUp AI Agents membantu menghilangkan rutinitas yang membosankan. Bayangkan pembuatan tugas, pengingat, pembaruan, catatan rapat, penulisan email, dan bahkan pembuatan alur kerja end-to-end! Semua itu (dan lebih banyak lagi) dapat diotomatisasi dengan cepat menggunakan ClickUp, aplikasi serba guna untuk pekerjaan Anda.
đ« Hasil Nyata: Lulu Press menghemat 1 jam per hari per karyawan dengan menggunakan ClickUp Automationsâmengakibatkan peningkatan efisiensi kerja sebesar 12%.
Jadikan ClickUp sebagai Mitra Otomatisasi AI Anda
AI dapat mengurangi beban kerja Anda secara signifikan. Namun, otomatisasi harus terintegrasi dalam ruang kerja Anda, bukan tersebar di berbagai alat.
ClickUp, ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia, adalah alat yang sempurna untuk memberikan semua yang Anda butuhkan dalam satu ruang kerja. Dengan ClickUp Brain yang membantu Anda menulis, merangkum, dan memformat teks sambil menangani tugas rutin, Anda mendapatkan asisten AI yang berpikir untuk Anda.
Gabungkan hal tersebut dengan fitur Manajemen Proyek, Otomatisasi, dan Agen ClickUp, dan Anda tidak lagi perlu menggabungkan berbagai alatâAnda kini menjalankan pekerjaan pada sistem cerdas yang dapat disesuaikan dengan pertumbuhan tim Anda.
Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini dan coba sendiri! â