Membuat produk yang sukses tidak hanya sekadar memiliki ide inovatif; hal ini memerlukan riset mendalam, perencanaan yang matang, dan berbagai iterasi untuk menemukan pendekatan yang paling efektif.
Jadi, dari mana Anda harus memulai?
Secara umum, manajer produk memulai proses dengan menyusun Dokumen Persyaratan Produk (PRD). Dokumen ini menggambarkan produk yang direncanakan, termasuk tujuannya, fitur utama, fungsionalitas, dan respons pengguna yang diharapkan.
Langkah berikutnya adalah mendistribusikan PRD kepada pemangku kepentingan utama, tim teknis, dan pihak terkait lainnya untuk mendapatkan masukan. Setelah PRD final, dokumen ini menjadi pedoman dasar yang mengarahkan semua fase selanjutnya dalam proses pengembangan produk Anda.
Dalam blog ini, kita akan membahas cara menyusun PRD yang komprehensif dan efektif untuk memastikan visi produk Anda dikomunikasikan dengan jelas dan dieksekusi secara strategis.
Apa itu Dokumen Persyaratan Produk (PRD)?
PRD adalah blueprint komprehensif yang menggambarkan fitur dan fungsionalitas yang diperlukan dari suatu produk sebelum pengembangan dimulai.
Dokumen penting ini menetapkan:
- Apa yang akan dicapai oleh produk
- Bagaimana produk tersebut akan mencapai tujuan-tujuan tersebut
- Strategi produk secara keseluruhan
- Deskripsi teknis yang rinci
- Informasi tentang interaksi pengguna dan metrik kinerja
Dengan mengintegrasikan strategi produk, PRD menyelaraskan pengembangan produk dengan tujuan bisnis yang lebih luas dan memastikan bahwa setiap fitur dan fungsionalitas mendukung visi jangka panjang perusahaan dan posisi pasarnya.
Pentingnya dalam manajemen proyek dan strategis
PRD secara tunggal menjembatani kesenjangan antara ide konseptual dan rencana pengembangan yang dapat dilaksanakan. Namun, ada lebih dari itu:
- Menyelaraskan visi tim: PRD memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan produk. Keselarasan ini sangat penting karena mencegah kesalahpahaman yang dapat menghambat pengembangan. Hal ini memastikan bahwa semua pihak, mulai dari pengembang hingga pemasar, sepakat tentang apa yang perlu dibangun dan mengapa.
- Membantu Anda merencanakan sumber daya secara strategis: Dengan menguraikan fitur, fungsi, dan pasar sasaran produk, PRD membantu manajer mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif. Bagi manajer produk, PRD adalah panduan strategis yang membantu memprioritaskan fitur berdasarkan tujuan produk dan sumber daya perusahaan
- Meningkatkan kolaborasi pemangku kepentingan: PRD mengumpulkan masukan dari berbagai departemen. Pendekatan kolaboratif ini menumbuhkan rasa kepemilikan di antara anggota tim dan mendorong mereka untuk berpartisipasi aktif dalam kesuksesan produk
Manfaat utama membuat PRD
Ada banyak kisah proyek yang gagal karena komunikasi yang buruk. Sebagai manajer produk, Anda pasti tahu apa yang kami maksud.
Sebuah PRD yang dijalankan dengan baik membantu mencegah masalah-masalah tersebut dan memastikan bahwa visi Anda diterjemahkan dengan sempurna menjadi produk nyata yang memenuhi janji-janjinya.
Berikut adalah manfaat utama dari PRD:
- Mengurangi ambiguitas dalam visi: PRD menjelaskan apa yang perlu dibangun. Kejelasan ini membantu dalam pengelolaan produk secara keseluruhan dan memastikan proses pengembangan sejalan dengan visi produk
- Meningkatkan kualitas produk: Sebuah PRD yang komprehensif memungkinkan perencanaan awal yang mendalam, yang pada gilirannya meningkatkan kualitas produk secara keseluruhan. Dengan memahami dan mendokumentasikan persyaratan proyek sejak awal, tim dapat menghindari revisi dan perbaikan yang mahal
- Waktu ke pasar yang lebih cepat: Sebuah PRD yang dirancang dengan baik dapat mempercepat proses pengembangan dengan mengurangi kebutuhan revisi dan mencegah perluasan ruang lingkup, sehingga memungkinkan waktu ke pasar yang lebih cepat
Komposisi PRD yang Baik
Sebelum menyusun dokumen persyaratan produk, Anda harus memahami komponen-komponennya. Saat membuat PRD, pertimbangkan hal-hal berikut:
1. Apa yang menjadi fokus produk Anda?
Mulailah dengan mendefinisikan produk dan tujuannya secara jelas. Hal ini mencakup gambaran umum tentang tujuan produk, target pasar, dan perbedaan dari pesaing. Langkah dasar ini menjadi landasan untuk semua detail selanjutnya dalam PRD.
2. Apa tujuan produk Anda?
Jelaskan dengan jelas tujuan produk dan bagaimana tujuan tersebut selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas. Tetapkan Indikator Kinerja Utama (IKU) untuk mengukur kesuksesan produk setelah diluncurkan. Metrik ini harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batas waktu (SMART).
Tips Pro: Gunakan templat Tujuan SMART ClickUp untuk menetapkan tujuan yang dapat dicapai dan mengorganisir tugas-tugas Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Templat ini membantu tim Anda tetap fokus dan termotivasi selama peluncuran produk.
3. Apa saja batasan dan asumsi yang Anda hadapi?
Identifikasi batasan-batasan yang mungkin memengaruhi pengembangan produk, seperti keterbatasan teknologi, batasan anggaran, atau persyaratan regulasi. Selain itu, catat asumsi-asumsi terkait kondisi pasar, tren teknologi, atau perilaku pengguna yang dapat memengaruhi desain produk dan fungsionalitas minimalnya.
4. Apa ruang lingkup pekerjaan Anda?
Tentukan ruang lingkup proyek dengan menjelaskan apa yang akan termasuk dalam kriteria rilis produk dan apa yang tidak. Kejelasan ini membantu mencegah perluasan ruang lingkup yang tidak terkendali dan memastikan tim pengembangan fokus hanya pada fitur-fitur esensial.
Tips Pro: Gunakan templat Ruang Lingkup Pekerjaan ClickUp, yang siap digunakan dan sepenuhnya dapat disesuaikan. Templat ini memastikan semua pihak terinformasi dengan baik dan sepaham, menjaga proyek tetap berjalan lancar, dan memastikan tenggat waktu terpenuhi.
5. Fitur apa saja yang akan termasuk dalam produk Anda?
Sediakan daftar rinci tentang fitur-fitur produk. Daftar ini harus mencakup fitur inti dan fitur sekunder, serta menjelaskan bagaimana setiap fitur memenuhi kebutuhan audiens target. Sertakan detail spesifik tentang cara kerja fitur-fitur tersebut dan dampaknya terhadap pengalaman pengguna.
Menyusun PRD: 7 Langkah Kritis untuk Kesuksesan
Membuat PRD memerlukan pendekatan terstruktur yang memastikan semua pemangku kepentingan secara jelas mendefinisikan dan memahami semua aspek produk. Tujuh langkah krusial ini dapat membantu Anda mengarahkan pengembangan produk dari konsep hingga peluncuran dengan efektif.
1. Mulailah dengan mendokumentasikan semua detail penting tentang produk
Lakukan analisis kebutuhan yang mendalam untuk produk Anda. Hal ini mencakup tujuan produk, target pasar, dan masalah inti yang ingin dipecahkan.
Jelaskan secara spesifik tentang penggunaan yang dimaksud dan lingkungan di mana produk akan beroperasi. Langkah dasar ini memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang sedang dibangun dan mengapa.
2. Tentukan dengan jelas apa yang ingin dicapai oleh produk
Jelaskan baik tujuan bisnis maupun teknis, serta bagaimana keduanya selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Sertakan metrik keberhasilan yang dapat diukur atau KPI untuk memantau kemajuan. Langkah ini mengubah ide-ide yang luas menjadi tujuan spesifik dan dapat ditindaklanjuti yang mengarahkan seluruh proses pengembangan.
3. Catat asumsi dan batasan
Identifikasi dan dokumentasikan semua asumsi yang dibuat selama fase perencanaan dan pengembangan.
Selain itu, cantumkan batasan yang dapat memengaruhi proyek, seperti batasan teknologi, persyaratan regulasi, dan batasan anggaran. Memahami faktor-faktor ini sejak awal membantu merencanakan jadwal pengembangan yang realistis dan mencegah tantangan yang tidak terduga.
4. Tambahkan detail tentang latar belakang dan kesesuaian strategis
Jelaskan latar belakang konsep produk dengan menjelaskan riset pasar, wawasan pelanggan, dan analisis kompetitor yang menjadi dasar pengembangan produk tersebut.
Langkah ini juga harus menjelaskan bagaimana produk tersebut secara strategis sesuai dengan visi perusahaan secara keseluruhan dan lini produk. Menyoroti kesesuaian ini memastikan bahwa pengembangan produk tidak hanya merupakan langkah taktis, tetapi juga inisiatif strategis yang selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang.
5. Sertakan cerita pengguna dan persyaratan
Tentukan cakupan lengkap produk dengan mencantumkan semua cerita pengguna (user stories) dan persyaratan detail. Langkah ini harus mencakup apa yang akan dilakukan produk dan apa yang tidak akan dilakukannya, membantu untuk mengelola ekspektasi dan fokus pada fungsi inti.
Cerita pengguna (user stories) harus jelas dan ringkas, memberikan narasi yang menggambarkan bagaimana berbagai fitur akan digunakan dari perspektif pengguna akhir.
6. Tentukan fitur produk
Pecah produk menjadi fitur-fitur individu dan deskripsikan masing-masing secara rinci. Bahas fungsi setiap fitur, cara integrasinya dengan bagian lain produk, dan ketergantungan yang mungkin ada.
Langkah ini sangat penting bagi tim pengembangan untuk memahami apa yang perlu dibangun dan bagi tim produk untuk merencanakan bagaimana memprioritaskan tugas pengembangan secara efektif.
7. Tetapkan metrik untuk mengukur kesuksesan
Tetapkan metrik yang jelas dan dapat diukur untuk mengevaluasi kesuksesan produk setelah peluncuran. Metrik ini harus selaras dengan tujuan dan sasaran awal yang ditetapkan dalam PRD.
Beberapa metrik umum yang dapat digunakan meliputi tingkat keterlibatan pengguna, tolok ukur kinerja, target penjualan, atau tingkat kepuasan pelanggan. Menetapkan metrik ini sejak awal sangat penting untuk terus memantau kinerja produk dan mengambil keputusan yang terinformasi untuk iterasi selanjutnya.
Contoh Dokumen Persyaratan Produk (PRD)
Berikut adalah dua contoh/templat PRD paling populer yang digunakan oleh organisasi di berbagai industri untuk mempermudah proses penulisan PRD. Keduanya memiliki komponen dan format yang sedikit berbeda dan memenuhi kebutuhan yang berbeda.
1. Template Dokumen Persyaratan Produk Clickup
Template Dokumen Persyaratan Produk Clickup dirancang untuk mempermudah proses pengembangan produk Anda secara lancar. Template ini mencakup elemen-elemen penting:
- Siapa saja yang terlibat
- Apa yang akan dilakukan
- Mengapa hal ini penting
- Kapan harus diselesaikan
- Bagaimana hal itu akan dilaksanakan
Aspek terpenting dari templat ini adalah fleksibilitasnya yang tinggi. Artinya, Anda dapat menyesuaikannya secara spesifik dengan kebutuhan industri Anda dan mulai bekerja dalam hitungan detik.
2. Template Persyaratan Produk Clickup
Template Persyaratan Produk Clickup menyediakan ruang kerja siap pakai yang dirancang untuk pemangku kepentingan yang terlibat dalam pengembangan produk. Ini membantu mendokumentasikan semua keputusan pengembangan, memberikan referensi berguna bagi tim untuk meninjau pilihan sebelumnya dan secara bertahap meningkatkan rencana rilis mereka.
Strukturnya mendukung baik pengguna pemula maupun pengguna tingkat lanjut. Template ini menyediakan lingkungan yang sepenuhnya dapat disesuaikan, memungkinkan tim untuk menyesuaikan ruang kerja sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka.
Selain itu, alat manajemen proyek ClickUp memungkinkan Anda mengakses lebih dari 15 tampilan dan status kustom untuk memastikan perencanaan manajemen persyaratan yang komprehensif untuk setiap tahap proses pengembangan produk. Dengan templat ini, Anda dapat memulai dalam hitungan detik dengan efisiensi dan kejelasan sejak awal.
Pendekatan Agile dalam Penulisan PRD
Dalam dunia pengembangan produk agile, manajer produk menghadapi tantangan unik saat mengumpulkan persyaratan untuk Dokumen Persyaratan Produk (PRD). Berikut adalah beberapa masalah yang paling umum:
- Perubahan cepat dalam persyaratan: Lingkungan Agile bersifat dinamis, di mana kebutuhan pelanggan dan kondisi pasar dapat berubah dengan cepat. Hal ini dapat menyebabkan revisi yang sering dalam persyaratan produk
- Penyelarasan pemangku kepentingan: Dalam lingkungan agile, melibatkan banyak pemangku kepentingan seringkali menyebabkan masukan atau prioritas yang bertentangan, yang dapat mempersulit proses pengumpulan persyaratan
- Mengkomunikasikan persyaratan yang kompleks: Menjelaskan persyaratan produk yang kompleks agar mudah dipahami oleh semua anggota tim, termasuk yang tidak memiliki latar belakang teknis, dapat menjadi tantangan
Untuk mengatasi tantangan ini, Anda memerlukan pendekatan yang fleksibel dan alat yang memungkinkan pembaruan berulang. Di sinilah Alat Manajemen Proyek Agile Clickup berperan. Alat ini membantu Anda dengan mudah mengubah persyaratan, melacak perubahan, dan menjaga seluruh tim tetap terinformasi secara real-time.
Selain itu, fitur ClickUp Product Feature membantu menyederhanakan proses peluncuran produk secara lebih cepat dan efisien. Anda dapat memanfaatkan alat seperti ClickUp Docs, ClickUp Goals, dan roadmaps untuk memfasilitasi perencanaan yang komprehensif dan pelacakan.
Anda dapat menggunakan ClickUp Docs untuk membuat dan merevisi dokumen secara kolaboratif, memastikan semua anggota tim berkontribusi dan tetap terupdate.
ClickUp Goals membantu menetapkan dan melacak tujuan utama yang terkait dengan PRD, memastikan pengembangan produk tetap sejalan dengan tonggak strategis.
ClickUp Brain, asisten AI ClickUp, dapat membantu Anda mempercepat proses pengembangan dengan menghasilkan peta jalan produk, rencana pengujian, dan spesifikasi teknis. Hal ini membantu Anda menghemat waktu berharga dalam perencanaan dan dokumentasi.
Fitur Dashboard ClickUp memberikan gambaran visual tentang status proyek dan memungkinkan tim untuk memantau kemajuan secara real-time.
Integrasi ClickUp memudahkan alur kerja antara repositori kode dan tugas manajemen proyek. Hal ini memungkinkan tim pengembangan untuk menghubungkan commit, pull request, dan branch langsung ke Tugas di ClickUp, meningkatkan traceability dan mengurangi pergantian konteks.
Melalui ClickUp Automations, Anda juga dapat mengotomatisasi tugas-tugas berulang, seperti memperbarui status atau menugaskan tugas berdasarkan pemicu tertentu. Fitur ini mengurangi beban kerja manual, memungkinkan tim untuk fokus pada tugas-tugas strategis dan mempercepat siklus pengembangan.
Organisasi seperti STANLEY Security telah memanfaatkan ClickUp untuk mengatasi tantangan mereka dengan efektif. Connor Nash, Manajer Analitik Pengalaman Global mereka, menjelaskan pendekatan mereka:
*Sebagai tim inovasi teknologi, kami perlu tetap terorganisir dan fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan persyaratan proyek. Kami menggunakan berbagai teknik manajemen proyek untuk mencapai tujuan kami, dan ClickUp menjadi inti dari itu. Kami dapat menyesuaikan dan mengotomatisasi ClickUp sesuai dengan setiap inisiatif spesifik, dan hal ini telah memungkinkan kami untuk menyederhanakan dan mempercepat alur kerja kami, yang secara eksponensial meningkatkan kapasitas tim kami
*Sebagai tim inovasi teknologi, kami perlu tetap terorganisir dan fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan persyaratan proyek. Kami menggunakan berbagai teknik manajemen proyek untuk mencapai tujuan kami, dan ClickUp menjadi inti dari itu. Kami dapat menyesuaikan dan mengotomatisasi ClickUp sesuai dengan setiap inisiatif spesifik, dan hal ini telah memungkinkan kami untuk menyederhanakan dan mempercepat alur kerja kami, yang secara eksponensial meningkatkan kapasitas tim kami
Perbedaan Antara PRD dan Dokumen Lainnya
Perbedaan utama antara Dokumen Persyaratan Produk (PRD), Dokumen Persyaratan Bisnis (BRD), dan Dokumen Persyaratan Pasar (MRD) terletak pada fokusnya:
- PRD menjelaskan bagaimana produk akan memenuhi persyaratan teknis dan pengguna
- BRD menggambarkan kebutuhan bisnis dan dampak pada berbagai departemen bisnis
- MRD menangkap kebutuhan pasar dan kebutuhan pelanggan yang ingin dipenuhi oleh produk tersebut
Mari kita lihat perbandingannya secara singkat:
PRD vs. BRD vs. MRD
| Aspek | PRD | BRD | MRD |
| Fokus | Berfokus pada persyaratan teknis dan pengguna produk, menjelaskan fitur, fungsionalitas, dan perilaku sistem. | Berfokus pada kebutuhan bisnis, menjelaskan dampak pada berbagai departemen bisnis dan tujuan bisnis secara keseluruhan. | Berfokus pada permintaan pasar dan kebutuhan pelanggan, menjelaskan apa yang pasar harapkan dari produk tersebut. |
| Tujuan | Untuk membimbing tim pengembangan dengan memberikan deskripsi rinci tentang fitur produk dan persyaratan teknis. | Untuk menyampaikan kebutuhan dan persyaratan bisnis kepada pemangku kepentingan guna memastikan keselarasan dengan tujuan bisnis. | Untuk memastikan produk memenuhi tuntutan pasar dan memenuhi kebutuhan pelanggan secara efektif. |
| Audien Utama | Pengembang, desainer, dan tim teknis yang akan membangun dan mengimplementasikan produk. | Pihak-pihak terkait bisnis, manajer proyek, dan kepala departemen terlibat dalam perencanaan strategis proyek. | Tim pemasaran, manajer produk, dan perencana strategis yang fokus pada tren pasar dan demografi pelanggan. |
| Hasil | Berfungsi sebagai pedoman untuk proses pengembangan, memastikan bahwa produk memenuhi standar teknis yang ditetapkan dan harapan pengguna. | Berfungsi sebagai dokumen dasar yang menyelaraskan proyek dengan strategi dan tujuan bisnis, memastikan bahwa proyek tersebut memenuhi tujuan bisnis yang diinginkan. | Memberikan gambaran strategis tentang lanskap pasar untuk mengarahkan positioning produk dan strategi pemasaran. |
| Tingkat Detail | Sangat teknis, menjelaskan fungsi-fungsi produk, interaksi pengguna, dan spesifikasi teknis. | Secara umum, fokus pada kebutuhan dan tujuan bisnis tingkat tinggi tanpa terlalu mendalam ke detail teknis. | Berfokus pada pasar, menjelaskan segmen pelanggan, tren pasar, dan analisis kompetitor tanpa detail teknis spesifik. |
Hal yang Harus Dilakukan dan Hal yang Harus Dihindari Saat Membuat PRD
Saat membuat PRD untuk produk Anda, pertimbangkan hal-hal penting berikut ini untuk memastikan efektivitasnya:
Hal yang harus dilakukan:
- Masukkan cerita pengguna: Cerita pengguna memberikan konteks pada persyaratan, membuatnya lebih mudah dipahami oleh tim pengembangan dan membantu mereka melihat produk dari perspektif pengguna
- Tentukan kriteria penerimaan: Jelaskan secara jelas kriteria untuk setiap fitur yang menentukan penyelesaian dan penerimaannya. Hal ini menetapkan ekspektasi yang jelas dan membantu dalam jaminan kualitas dan pengujian pengguna
- Perbarui secara berkala: Pastikan PRD tetap diperbarui seiring dengan perubahan ruang lingkup proyek dan tersedianya informasi baru
- Tetapkan tonggak pencapaian yang jelas: Bagi proyek menjadi fase atau tonggak pencapaian dengan tujuan dan batas waktu yang spesifik untuk menjaga pengembangan tetap pada jalurnya dan terkelola dengan baik
- Memudahkan skalabilitas dan fleksibilitas: Desain PRD agar dapat menyesuaikan perubahan di masa depan dan mendukung skalabilitas. Antisipasi perubahan potensial di pasar atau teknologi yang dapat mempengaruhi peta jalan produk
Hal yang tidak boleh dilakukan:
- Kelebihan informasi: Hindari memasukkan terlalu banyak detail ke dalam PRD yang dapat membingungkan atau membebani tim pengembangan
- Mengabaikan umpan balik: Jangan abaikan umpan balik dari pemangku kepentingan yang dapat menyebabkan kelalaian kritis dan peluang yang terlewatkan
- Terlalu kaku: Hindari bersikap kaku terhadap spesifikasi PRD, karena penyesuaian berdasarkan wawasan teknis atau bisnis mungkin diperlukan
- Lewati validasi: Jangan lupa untuk memvalidasi asumsi dan persyaratan melalui riset pasar atau prototipe untuk memastikan bahwa mereka realistis dan dapat diimplementasikan
- Mengabaikan metrik: Hindari mengabaikan metrik dan KPI yang jelas, yang sangat penting untuk mengukur kesuksesan produk setelah peluncuran
Luncurkan Visi Produk Anda dengan PRD yang Kokoh
Menyusun PRD yang komprehensif merupakan langkah penting dalam proses pengembangan produk, memastikan kejelasan, keselarasan, dan pelaksanaan strategis. Saat membuat PRD, Anda dapat mengambil inspirasi dari berbagai templat pengumpulan persyaratan yang tersedia di pasaran.
Namun, Anda tidak perlu melakukannya sendirian. Mengintegrasikan alat manajemen persyaratan khusus dapat merevolusi cara PRD dikelola. Alat-alat ini menyederhanakan upaya, meningkatkan komunikasi, dan menyediakan solusi agile yang dapat beradaptasi dengan persyaratan yang berubah. Seiring berjalannya waktu, memanfaatkan alat manajemen proyek yang kuat seperti ClickUp akan membantu mengubah visi produk Anda menjadi kenyataan dengan lebih efisien.
Saatnya untuk meningkatkan proses PRD Anda dan melihat hasil yang nyata dengan memanfaatkan kekuatan manajemen proyek yang efisien.