Pada pertengahan abad ke-20, Toyota adalah produsen mobil kecil asal Jepang yang berjuang untuk bersaing dengan raksasa industri seperti Ford dan General Motors. Untuk meningkatkan proses dan produknya, Toyota mulai melakukan benchmarking terhadap para pesaingnya.
Toyota mengirim para insinyur untuk mengunjungi pabrik produksi Ford di Amerika Serikat. Mereka mengamati dan mendokumentasikan proses jalur perakitan Ford dan langkah-langkah pengendalian kualitas. Kemudian, mereka memperbaiki proses-proses tersebut untuk menciptakan Sistem Produksi Toyota dan menjadi pemimpin dalam bisnis manufaktur, bahkan bisa dibilang melebihi perusahaan-perusahaan yang mereka pelajari.
Begitulah kekuatan pembandingan. Ketika Anda membandingkan upaya Anda dengan para pemimpin industri dan menerapkan praktik-praktik mereka, Anda menyiapkan diri Anda untuk sukses.
Blog ini membahas berbagai contoh pembandingan dan bagaimana Anda bisa menerapkannya dalam organisasi Anda. Karena ketika Anda membandingkan diri Anda dengan yang terbaik, maka langit adalah batasnya! 🚀
Apa Itu Pembandingan?
**Benchmarking membandingkan proses, kinerja, metrik keuangan, dan praktik organisasi Anda dengan para pemimpin industri atau perusahaan lain. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan meningkatkan kinerja.
Analisis pembandingan sangat penting karena membantu Anda memahami posisi kompetitif Anda, mengadopsi praktik terbaik, dan mendorong peningkatan berkelanjutan. Ketika Anda membandingkan diri Anda dengan pesaing utama dan pemimpin industri, Anda menggunakannya sebagai titik acuan untuk menilai operasi dan hasil bisnis Anda sendiri.
Setelah Anda melakukannya, hampir tidak dapat dihindari bahwa Anda akan menemukan kesenjangan dalam kinerja dan proses Anda. Anda kemudian dapat mengambil langkah konkret dan membuat strategi untuk mengisi kesenjangan tersebut. Dengan melakukan tolok ukur secara terus-menerus, Anda membangun siklus perbaikan yang berkelanjutan untuk proses dan kinerja bisnis Anda secara keseluruhan.
Berbagai Jenis Pembandingan dengan Contoh
Pembandingan kinerja
Pembandingan kinerja adalah teknik pembandingan yang paling umum digunakan. Teknik ini melibatkan perbandingan metrik kinerja perusahaan Anda dengan metrik kinerja rekan-rekan industri dan pesaing Anda untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan.
Hal ini juga membantu Anda memahami posisi pasar Anda. Menganalisis data pesaing dapat memberikan wawasan tentang strategi yang berhasil dan efisiensi operasional.
Contoh: Sebuah perusahaan ritel dapat membandingkan pertumbuhan penjualan, skor kepuasan pelanggan, dan tingkat perputaran inventarisnya dengan para pesaing utama untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam operasi dan layanan pelanggannya. Dengan demikian, pembandingan kinerja melibatkan elemen pembandingan keuangan juga.
Untuk pembandingan yang efektif, Anda memerlukan akses ke berbagai data kinerja seperti:
- Metrik kinerja keuangan: Pendapatan, margin keuntungan
- Skor kepuasan pelanggan: Nilai kepuasan pelanggan: Skor Promotor Bersih (Net Promoter Score)
- Metrik penjualan: Penetrasi pasar, nilai kontrak tahunan, tingkat konversi, nilai seumur hidup pelanggan (CLTV)
Untuk penilaian mendalam tentang penjualan di organisasi Anda, Anda juga dapat melacak KPI penjualan seperti target penjualan, penjualan per perwakilan, panjang siklus penjualan, serta prospek dan peluang baru.
Pembandingan proses
Pembandingan proses melibatkan tinjauan internal atau eksternal terhadap proses dan sistem perusahaan Anda.
Hal ini membantu Anda mengidentifikasi praktik terbaik yang digunakan perusahaan terkemuka untuk mencapai kinerja yang unggul. Kemudian, Anda dapat meningkatkan proses Anda untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.
Contoh: Sebuah perusahaan manufaktur dapat memeriksa efisiensi proses produksinya dengan membandingkan kPI manajemen produk dengan pesaing terkemuka yang dikenal dengan praktik manufaktur ramping. Perusahaan ini menganalisis waktu siklus, tingkat cacat, dan biaya produksi untuk mengidentifikasi peluang dalam merampingkan prosesnya.
Untuk pembandingan proses yang efektif, Anda memerlukan akses ke data manajemen berikut ini tentang proses Anda:
- Data internal yang terperinci: Langkah-langkah alur kerja, waktu siklus, dan metrik kinerja
- Data eksternal: Tolok ukur industri atau data proses pesaing
- Sumber informasi: Laporan industri, studi pembandingan kolaboratif, atau kemitraan dengan organisasi pembandingan
Pembandingan strategis
Pembandingan strategis melibatkan perbandingan strategi bisnis Anda dengan strategi para pemimpin industri untuk mengidentifikasi kesenjangan dan belajar dari pertumbuhan dan kesuksesan mereka.
Hal ini menyelaraskan tujuan strategis Anda dengan praktik terbaik industri untuk membantu Anda tetap kompetitif.
Contoh: Sebuah perusahaan rintisan teknologi membandingkan kPI pemasaran dan strategi ekspansi dengan perusahaan-perusahaan sukses seperti Apple atau Google. Dengan menganalisis keputusan strategisnya, perusahaan rintisan mengidentifikasi area-area yang perlu disempurnakan strateginya, seperti pengembangan produk, pendekatan pemasaran, dan rencana ekspansi global.
Untuk melakukan pembandingan strategis, Anda memerlukan akses ke data berikut ini:
- Rencana dan dokumen strategis: Rencana bisnis, strategi pertumbuhan, dan analisis persaingan
- Data pemimpin industri: Studi kasus, laporan tahunan, dan analisis strategis pemimpin industri
- Kerangka kerja pembandingan: Kerangka kerja pembandingan: Analisis SWOT, analisis PESTEL
- Wawasan ahli: Laporan konsultasi, laporan resmi industri, dan artikel kepemimpinan pemikiran
Pembandingan fungsional
Pembandingan fungsional adalah membandingkan fungsi dan operasi internal dengan standar industri untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Hal ini membantu Anda meningkatkan fungsi-fungsi tertentu dengan mengidentifikasi ketidakefisienan dan mengadopsi praktik-praktik terbaik industri. Hal ini dapat meningkatkan kinerja, menghemat biaya, dan memanfaatkan sumber daya dengan lebih baik di area operasional utama.
Contoh: Departemen SDM perusahaan membandingkan proses rekrutmennya dengan standar industri dengan menganalisis waktu perekrutan, biaya per perekrutan, dan tingkat retensi karyawan. Perbandingan ini membantu perusahaan merampingkan proses rekrutmen dan mengadopsi praktik terbaik.
Untuk pembandingan fungsional, Anda memerlukan akses ke data fungsi internal berikut ini:
- Metrik terperinci tentang proses saat ini: Langkah-langkah alur kerja, metrik kinerja karyawan, waktu penyelesaian, waktu henti, dan metrik waktu kerja
- Standar dan tolok ukur industri: Data komparatif dari laporan industri, asosiasi profesional, dan basis data tolok ukur
- Alat bantu analisis: Penggunaan perangkat lunak sepertiClickUp untuk pemetaan proses, analisis kinerja, dan studi banding
- Konsultasi ahli: Wawasan dari pakar industri, konsultan, dan jaringan profesional
Pembandingan internal
Dalam pembandingan internal, Anda membandingkan berbagai kelompok, tim, dan proses dalam bisnis Anda sendiri untuk mengidentifikasi praktik terbaik dan area yang perlu ditingkatkan.
Hal ini memungkinkan organisasi untuk meningkatkan keberhasilan dan operasi internal mereka dengan lebih baik, mendorong konsistensi dan efisiensi.
Contoh: Sebuah jaringan ritel besar membandingkan kinerja penjualan dan metrik layanan pelanggan di berbagai lokasi tokonya. Mengidentifikasi toko-toko dengan kinerja terbaik akan membantu jaringan tersebut mereplikasi praktik-praktik yang berhasil di lokasi lain untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
Untuk pembandingan internal, Anda memerlukan akses ke data fungsi internal berikut ini:
- Data internal yang terperinci: Dokumentasi proses dan alur kerja, umpan balik pelanggan dan skor kepuasan, evaluasi kinerja karyawan
- Alat dan metode pembandingan: Dasbor kinerja, survei internal dan alat umpan balik, perangkat lunak analisis dan pemetaan proses
- Platform komunikasi dan kolaborasi: Alat untuk berbagi pengetahuan dan kolaborasi, rapat dan lokakarya antar departemen
Pembandingan eksternal
Pembandingan eksternal adalah istilah umum yang berarti membandingkan metrik kinerja perusahaan Anda, seperti kPI pemasaran produk pendapatan penjualan, dll., dengan organisasi lain dalam ceruk atau vertikal yang sama untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan dan praktik terbaik.
Hal ini memberikan perspektif yang lebih luas mengenai standar industri dan membantu Anda untuk mengamati dan menerapkan praktik-praktik inovatif yang mungkin diikuti oleh pesaing langsung Anda.
Contoh: Penyedia layanan kesehatan membandingkan skor kepuasan pasien, hasil perawatan, dan biaya operasional dengan rumah sakit regional terkemuka. Perbandingan ini membantu mengidentifikasi kesenjangan dan menerapkan praktik terbaik untuk meningkatkan hasil perawatan pasien dan efisiensi operasional.
Untuk melakukan pembandingan eksternal yang efektif, Anda memerlukan akses ke data dan laporan berikut ini:
- Akses ke data pembanding: Laporan industri dan studi pembandingan, metrik kinerja pesaing, analisis pasar, dan survei
- Data internal yang terperinci: KPI pemasaran produk, indikator kinerja keuangan, dokumentasi proses dan alur kerja
- Alat dan sumber daya pembandingan: Alat analisis untuk perbandingan data, perangkat lunak untuk analisis pasar dan pelacakan kinerja, akses ke basis data pembandingan industri
Pembandingan kompetitif
Pembandingan kompetitif melibatkan perbandingan berbagai kelompok, tim, dan proses dalam organisasi Anda dengan pesaing Anda untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan peluang peningkatan.
Dengan menganalisis strategi dan kinerja pesaing, perusahaan dapat mengadopsi praktik terbaik, menutup kesenjangan kinerja, dan meningkatkan posisi mereka di pasar.
Contoh: Sebuah perusahaan e-commerce membandingkan kPI kesadaran merek seperti pengikut, pangsa sosial, dan penyebutan merek, dengan milik pesaing utama untuk menemukan kesenjangan dan perbedaan. Setelah membandingkan lebih banyak metrik produktivitas pemasaran perusahaan meluncurkan kampanye kesadaran yang lebih baik untuk menjangkau audiens targetnya.
Untuk tolok ukur kompetitif yang efektif, Anda memerlukan akses ke data dan laporan berikut ini:
- Akses data pesaing: Laporan industri dari sumber seperti Gartner, Forrester, atau IBISWorld, laporan keuangan pesaing dan laporan tahunan, studi kasus dari publikasi industri atau firma riset
- Pengumpulan data internal: Metrik terperinci tentang waktu respons dukungan pelanggan, hasil survei kepuasan pelanggan, dokumentasi proses internal, dan analisis alur kerja
- Alat dan perangkat lunak pembandingan : Alat perbandingan data dan pelacakan kinerja seperti ClickUp, alat analisis pasar seperti SEMrush atau SimilarWeb
- data Jejaring dan kolaborasi: Keanggotaan dalam asosiasi industri (misalnya, AMA, CMI), partisipasi dalam konsorsium atau kelompok pembandingan (misalnya, APQC)
Pembandingan terbaik di kelasnya
Pembandingan terbaik di kelasnya, seperti namanya, membandingkan berbagai kelompok, tim, dan proses dalam organisasi Anda dengan mereka yang dianggap 'terbaik di kelasnya' dalam fungsi tertentu, terlepas dari industrinya, untuk mengidentifikasi praktik-praktik dan standar kinerja yang unggul.
Anda dapat belajar dari para pemimpin ini dan mempertahankan keunggulan kompetitif.
Contoh: Sebuah tim pemasaran membuat tolok ukur KPI-nya seperti tingkat konversi, tingkat churn, dan tingkat upsell, dengan KPI dari agensi berkinerja terbaik yang dikenal dengan strategi pemasaran viral yang sangat inovatif. Berdasarkan temuan tersebut, departemen ini meningkatkan efisiensi dan kepuasan klien.
Untuk pembandingan terbaik di kelasnya yang efektif, Anda memerlukan akses ke data dan laporan berikut:
- Data terbaik di kelasnya: Studi kasus dan laporan dari fungsi berkinerja terbaik di antara organisasi, penghargaan dan pengakuan industri (misalnya, departemen manufaktur yang luar biasa), publikasi atau laporan resmi yang menyoroti praktik terbaik
- Pengumpulan data internal: Umpan balik klien dan hasil survei kepuasan, data kinerja internal, dan analisis alur kerja
Indikator Kinerja Utama dalam Pembandingan
Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah metrik spesifik yang terkait dengan tujuan bisnis strategis. KPI pada dasarnya adalah titik data yang membantu organisasi Anda memantau kinerja, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan yang tepat.
Orang sering mengacaukan metrik dengan KPI, namun ada perbedaan yang jelas, meskipun semua KPI adalah metrik, namun tidak semua metrik adalah KPI. Metrik adalah ukuran kuantitatif yang digunakan untuk melacak dan menilai kualitas proses bisnis tertentu.
Baca ini: KPI vs Metrik: Apa Itu & Bagaimana Cara Melacaknya Untuk melakukan tolok ukur, Anda memerlukan KPI untuk membandingkan kinerja bisnis Anda dalam organisasi Anda atau pesaing.
Berikut adalah beberapa KPI yang harus Anda lacak:
Pertumbuhan pendapatan: Mengukur peningkatan penjualan perusahaan selama periode tertentu
Pertumbuhan pendapatan = (Pendapatan Saat Ini-Pendapatan Sebelumnya) / Pendapatan Sebelumnya × 100
Margin laba: Menunjukkan persentase pendapatan yang melebihi biaya
Margin laba = (Laba Bersih / Pendapatan) × 100
Net Promoter Score (NPS): Menilai loyalitas pelanggan berdasarkan kemungkinan mereka untuk merekomendasikan perusahaan
NPS = % Pendukung - % Pencela
Tingkat retensi pelanggan: Menunjukkan persentase pelanggan yang dipertahankan selama suatu periode
Tingkat retensi pelanggan = ((Pelanggan Akhir-Pelanggan Baru) / Pelanggan Awal) × 100
Biaya akuisisi pelanggan (CAC): Menghitung biaya untuk mendapatkan pelanggan baru
CAC = Total Biaya Akuisisi / Jumlah Pelanggan Baru
Nilai seumur hidup pelanggan (CLV): Memperkirakan total pendapatan yang dihasilkan pelanggan selama masa hidup mereka
CLV = Nilai Pembelian Rata-rata × Frekuensi Pembelian × Umur Pelanggan
Terdapat rumus khusus untuk setiap KPI, namun alih-alih menghitung metrik ini secara manual, Anda dapat menggunakan templat yang telah dibuat sebelumnya.
ClickUp menawarkan berbagai templat, seperti Templat Pelacakan KPI untuk membantu Anda memulai dengan cepat. Templat ini mencakup bidang dan tampilan yang sudah dikonfigurasi sebelumnya yang menghemat waktu dan memastikan konsistensi dalam melacak tolok ukur Anda.
Templat KPI ClickUp
Templat ini memberikan visibilitas ke dalam kemajuan tim Anda terhadap tujuan dan memberdayakan manajemen untuk membuat keputusan yang didukung data. Anda dapat menggunakan templat ini untuk:
- Menetapkan sasaran yang terukur dan dapat dicapai denganSasaran ClickUp* Atur tugas, pantau dengan cermat, dan bagikan informasi terbaru dengan para pemangku kepentingan
- Melacak metrik dari waktu ke waktu dengan alat analisis otomatis
- MenggunakanTampilan Bagan Gantt untuk melacak kinerja dan memperbaiki kursus sesuai kebutuhan
Gunakan ClickUp untuk Membuat Pembandingan Menjadi Mudah dan Efektif
ClickUp adalah alat manajemen proyek yang tangguh yang membantu Anda mengatur, melacak, dan mengelola tugas-tugas Anda. Tidak seperti alat manajemen proyek tradisional yang hanya berfokus pada manajemen tugas, ClickUp menawarkan fitur komprehensif lainnya seperti Sasaran, Tugas, dan Kolom Khusus, serta berbagai cara untuk melihat data agregat dan berkolaborasi dengan tim dan pemangku kepentingan Anda.
Fitur-fitur ini membantu Anda merencanakan dan melaksanakan proyek sambil membandingkan berbagai metrik, menjadikan ClickUp alat yang sangat baik untuk pembandingan.
ClickUp juga terintegrasi dengan data dari berbagai sumber eksternal, yang membuatnya lebih mudah untuk membandingkan dan menganalisis kinerja di berbagai departemen bisnis. Dengan ClickUp, Anda dapat menetapkan tolok ukur yang jelas, menyelaraskan tugas-tugas untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, dan memantau kemajuan secara real-time.
Anda bisa mulai membuat tolok ukur di ClickUp dalam empat langkah mudah:
Langkah #1: Siapkan ruang khusus
Ini akan membantu Anda mengatur aktivitas benchmarking Anda. Ruang khusus dalam ClickUp akan menjadi pusat untuk semua tugas, dokumen, dan data benchmarking Anda.
Berikut adalah cara untuk membuat ruang khusus di ClickUp:
- Buat ruang baru: Buka bagian Ruang ClickUp dan buat ruang baru khusus untuk aktivitas benchmarking.
buat Ruang di ClickUp untuk mengelola proyek secara terpusat_
- Atur dengan folder dan daftar: Buat folder dan daftar khusus di dalam ruang ini untuk mengkategorikan berbagai proyek tolok ukur yang berbeda (mis., keuangan, operasional, kepuasan pelanggan)
Langkah #2: Tentukan tujuan Anda
Gunakan Fitur Pelacakan Sasaran ClickUp untuk menetapkan, melacak, dan mencapai tujuan pembandingan Anda dengan lancar.
- Tetapkan tujuan yang CERDAS: Pastikan tujuan Anda Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu. Kejelasan ini membantu dalam pelacakan dan evaluasi yang akurat
- Buat Sasaran di ClickUp: Buka bagian Sasaran di ClickUp dan klik 'Sasaran Baru' Isi detail sasaran Anda, termasuk nama, deskripsi, tanggal jatuh tempo, dan metrik yang relevan
kelola semua tujuan proyek di satu tempat dengan ClickUp Goals
- Tautkan Tugas ClickUp ke Sasaran: Hubungkan tugas dan proyek tertentu ke Sasaran Anda untuk memastikan semua aktivitas berkontribusi untuk mencapainya. Hal ini menciptakan keselarasan yang jelas antara operasi harian dan tujuan strategis
buat tujuan spesifik dan lacak kemajuannya dengan mudah dengan ClickUp Goals_
Langkah #3: Lacak kemajuan
Bidang Khusus dan Dasbor ClickUp menyediakan alat yang ampuh untuk memantau dan menganalisis kemajuan Anda.
- Buat Bidang Khusus: Bidang Khusus memungkinkan Anda untuk melacak poin data spesifik yang relevan dengan tolok ukur Anda. Misalnya, buat Bidang Khusus untuk Indikator Kinerja Utama (KPI) seperti pertumbuhan pendapatan, skor kepuasan pelanggan, atau efisiensi produksi
sangat mudah untuk menambahkan nilai moneter ke tugas untuk menjaga anggaran proyek tetap pada jalurnya_
- Bangun Dasbor yang komprehensif: Gunakan Dasbor ClickUp untuk meninjau kemajuan Anda secara visual. Anda bisa menambahkan widget untuk menampilkan data dari Bidang Khusus, Sasaran, dan Tugas. Visualisasi ini membantu mengidentifikasi tren, menemukan masalah, dan membuat keputusan yang tepat
dapatkan pandangan holistik tentang status proyek dan tugas yang tersisa di seluruh tim atau departemen Anda dengan Dasbor di ClickUp 3.0_
- Mengotomatiskan laporan: Gunakan fitur otomatisasi ClickUp untuk menghasilkan laporan reguler, memastikan Anda memiliki informasi terkini tentang upaya pembandingan Anda tanpa intervensi manual
Langkah #4: Perbarui strategi benchmarking Anda secara teratur
Sangat penting untuk menjaga proses benchmarking Anda tetap dinamis dan responsif terhadap data baru agar dapat memenuhi dan melampaui tolok ukur secara terus menerus. Berikut ini adalah cara untuk melakukannya:
- Jadwalkan tinjauan rutin: Di ClickUp, Anda dapat mengatur tugas berulang atau pengingat untuk meninjau data benchmarking Anda secara teratur. Anda bisa melakukan ini secara mingguan, bulanan, atau kuartalan
- Menganalisis hasil: Dengan menggunakan data dari dasbor dan laporan Anda, Anda dapat mengidentifikasi area di mana Anda melebihi tolok ukur dan peluang untuk peningkatan
- Sesuaikan tujuan dan strategi: Berdasarkan analisis Anda, sesuaikan tujuan dan strategi Anda sesuai kebutuhan. Anda dapat mendefinisikan ulang tujuan Anda, mengalokasikan ulang sumber daya, atau mengubah proses agar lebih selaras dengan tolok ukur
- Mengkomunikasikan perubahan: GunakanTampilan Obrolan ClickUp untuk memastikan bahwa semua anggota tim mendapatkan informasi terbaru tentang perubahan
Di Chat View, Anda bisa menetapkan item tindakan dengan menyebutkan anggota tim Anda dan membagikan tautan proyek. Anda juga menerima notifikasi di dalam Chat View, sehingga Anda selalu tahu apa yang sedang terjadi.
satukan komunikasi tim dalam satu ruang dengan ClickUp Chat dan bagikan informasi terbaru, tautkan sumber daya, dan berkolaborasi dengan mudah
Mulai Pembandingan yang Efektif dengan ClickUp
Semua jenis latihan benchmarking bergantung pada formula dan data tertentu untuk membuatnya efektif. Menjalankannya secara manual membutuhkan waktu berjam-jam dan juga rentan terhadap kesalahan. Itulah mengapa Anda membutuhkan alat benchmarking yang kuat seperti ClickUp.
ClickUp memiliki templat KPI, tujuan, dan dasbor yang memungkinkan Anda memantau dan mengelola tolok ukur Anda. Dengan ClickUp, Anda bisa mengotomatiskan proses benchmarking dan mendapatkan wawasan tentang kemajuan Anda. Kemudian gunakan Chat View untuk berbagi laporan dengan mudah dengan tim dan pemangku kepentingan lainnya.
Tingkatkan daya saing Anda di pasar dengan benchmarking; daftar di ClickUp secara gratis dan mulailah perjalanan Anda.