Bayangkan jika Anda membangun sebuah rumah tanpa mengetahui ukuran dan bentuk akhirnya. Anda tidak akan tahu seberapa dalam pondasi yang harus Anda buat, berapa banyak material yang harus Anda pesan, dan berapa banyak pekerja dan hari yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Dengan kata lain, tanpa mengetahui persyaratannya, proyek pembangunan rumah Anda akan gagal bahkan sebelum dimulai. 🏠
Hal yang sama berlaku untuk pengembangan perangkat lunak-Anda harus memahami dengan benar apa yang harus dicapai oleh produk sejak awal. Tanpa itu, Anda berisiko menghasilkan perangkat lunak yang mungkin bekerja dengan sempurna, tetapi tidak sesuai dengan keinginan dan harapan pengguna akhir dan pelanggan Anda.
Di sinilah analisis kebutuhan berperan, membantu Anda mengidentifikasi, mendokumentasikan, menganalisis, dan memprioritaskan kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan dari sistem yang baru atau sistem yang diubah. Ini adalah kegiatan penting untuk mengetahui ruang lingkup proyek menjaga pemangku kepentingan dan pengembang tetap selaras, dan pada akhirnya, meningkatkan kepuasan pelanggan dan kualitas hasil kerja.
Jadi, Apa yang dimaksud dengan analisis kebutuhan ini, siapa yang melakukannya, bagaimana, dan kapan? Kami akan menjawab semua pertanyaan ini dan lebih banyak lagi di artikel ini, jadi pantau terus!
Apa itu Analisis Kebutuhan?
Meskipun hampir semua jenis proyek dapat memperoleh manfaat dari analisis kebutuhan (juga dikenal sebagai elisitasi dan analisis kebutuhan), analisis ini paling sering dilakukan dalam pengembangan perangkat lunak industri. Ini adalah bagian dari proses rekayasa perangkat lunak persyaratan yang lebih luas yang digunakan untuk memahami dan menganalisis persyaratan secara menyeluruh untuk setiap proyek pengembangan perangkat lunak .
Tujuannya adalah untuk menghilangkan ambiguitas dan kesalahpahaman dari proses pengembangan produk untuk memastikan tim Anda dan para pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama.
Aktivitas yang termasuk dalam proses analisis kebutuhan secara umum meliputi:
- Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama: Ini termasuk pengguna akhir, pelanggan, klien, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan
- **Mengumpulkan persyaratan pemangku kepentingan: Mengumpulkan informasi tentang fitur, batasan, dan tujuan yang diinginkan
- Dokumentasi : Membuat catatan terstruktur daricerita pengguna,kasus penggunaan, dan spesifikasi produk lainnya
- Analisis: Menilai kelayakan dan konsistensi persyaratan yang dikumpulkan dan menyelesaikan setiap konflik
- Prioritas persyaratan: Membantu denganalokasi sumber daya dan mengarah ke yang lebih baikpengambilan keputusan Manajemen perubahan*: Membuat proses untuk menangani perubahan persyaratan di sepanjang siklus hidup pengembangan
Kapan harus menjalankan analisis kebutuhan?
Analisis kebutuhan umumnya dilakukan pada tahap awal proyek pengembangan sebelum beralih ke fase-fase seperti desain, implementasi, dan pengujian.
Anda mungkin juga ingin melakukan analisis terperinci jika produk atau sistem yang ada mengalami perubahan besar. Ini adalah cara untuk memahami fitur baru mana yang diperlukan dan mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan untuk modifikasi yang Anda inginkan.
Dalam Manajemen proyek yang lincah secara khusus, analisis kebutuhan adalah proses bisnis yang berkelanjutan, bukan pekerjaan yang bersifat dilakukan-sekali-lupakan-selamanya. Hal ini dilakukan secara berkala, sehingga memungkinkan Tim yang lincah untuk memodifikasi persyaratan sesuai dengan yang terbaru umpan balik pelanggan dan wawasan.
Siapa yang melakukan analisis kebutuhan?
Analisis kebutuhan adalah upaya kolaboratif yang melibatkan beberapa pemangku kepentingan utama dalam proses pengembangan perangkat lunak, yang paling umum:
- Manajer proyek
- Pemilik produk (dalam metodologi Agile)
- Pelanggan
- Insinyur dan pengembang perangkat lunak
- Spesialis QA
Anggota lain yang dapat berpartisipasi dalam analisis tergantung pada kompleksitas proyek termasuk ahli bidang studi, analis proses bisnis, perwakilan badan pengatur, arsitek perangkat lunak, perwakilan tim pemasaran dan penjualan, dll.
Manfaat Analisis Kebutuhan dalam Proses Pengembangan Perangkat Lunak
Analisis kebutuhan dapat menghasilkan tingkat kepuasan klien yang lebih tinggi dan anggota tim yang efisien dan puas yang bersedia memberikan yang terbaik untuk setiap proyek. Beberapa manfaat signifikan lainnya termasuk:
- Kejelasan visi: Memungkinkan visi yang jelas dan peta jalan untuk pengembangan dan arah proyek
- Kejelasan tim: Ini membantu semua orang yang bekerja pada proyek memahami persyaratan proyek dengan jelas
- Manajemen konflik: Membantu identifikasi awal persyaratan yang saling bertentangan sehingga dapat dikelola dengan baik
- Peningkatan relevansi produk: Ini membantu memastikan bahwaperangkat lunak yang Anda kembangkan selaras dengan semua persyaratan dan mampu mencapai tujuan yang diinginkan
Tantangan Umum dari Analisis Kebutuhan
Seperti yang telah kita lihat, analisis kebutuhan merupakan bagian integral dari setiap proyek pengembangan yang sukses, namun ada beberapa tantangannya. Tantangan yang paling menonjol meliputi:
1. Kurangnya kejelasan di antara para pemangku kepentingan
Para pemangku kepentingan sering kali tidak memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang mereka inginkan dari perangkat lunak atau kesulitan dalam mengekspresikan kebutuhan mereka secara koheren dan akurat. Ketidakjelasan ini dapat menimbulkan kesalahpahaman dan masalah pada tahap pengembangan selanjutnya, seperti ruang lingkup merayap dan fungsi yang terlewatkan.
2. Sifat persyaratan yang dinamis
Persyaratan yang Anda kumpulkan pada awalnya dapat berubah atau bahkan menjadi tidak relevan pada suatu saat karena perubahan kondisi pasar atau prioritas pengguna akhir. Jadi, miliki cadangan rencana manajemen persyaratan yang sudah ada, dan jika Anda merasa ada pergeseran yang signifikan dalam persyaratan, kembalilah ke papan gambar dan lakukan analisis persyaratan lagi. 📝
3. Sifat persyaratan yang saling bertentangan
Beberapa persyaratan yang dikumpulkan mungkin bertentangan satu sama lain, dan Anda hanya dapat memilih satu untuk diimplementasikan dalam produk. Sebagai contoh, biasanya ada pertukaran antara keamanan perangkat lunak dan kinerja - semakin banyak pemeriksaan keamanan yang Anda lakukan, semakin lambat programnya.
Anda harus mengkomunikasikan dengan jelas persyaratan yang saling bertentangan ini kepada para pemangku kepentingan sehingga Anda dapat menemukan solusi kompromi.
4. Politik internal
Anggota tim dengan keahlian yang berbeda mungkin menginginkan persyaratan proyek diatur dengan cara yang lebih menekankan peran mereka. Anda harus mewaspadai kecenderungan tersebut dan menginformasikan kepada pemangku kepentingan tentang hal tersebut untuk memastikan proses analisis yang tidak bias dan bebas dari agenda.
Proses Analisis Kebutuhan: 6 Langkah Utama
Analisis kebutuhan adalah proses bisnis yang kompleks yang membutuhkan komunikasi, dokumentasi, dan pengorganisasian yang cermat informasi yang dikumpulkan dari berbagai pemangku kepentingan.
Meskipun proses analisis yang tepat akan bergantung pada skenario spesifik Anda, kami akan menunjukkan kepada Anda enam langkah yang harus diikuti untuk menangkap kebutuhan perangkat lunak Anda dengan tepat.
Kami juga akan menunjukkan bagaimana ClickUp -sebuah alat manajemen proyek dan produk yang tangguh-dapat membantu Anda merencanakan, mengelola, dan mengimplementasikan setiap langkah ini. Platform Suite Manajemen Produk menyediakan semua fitur yang Anda butuhkan untuk menyederhanakan manajemen persyaratan .
Langkah 1: Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama
Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek pengembangan Anda karena masing-masing akan memiliki persyaratan dan ekspektasi sendiri. Ini termasuk klien Anda serta pelanggan dan pengguna akhir perangkat lunak yang akan Anda kembangkan. Ingatlah bahwa anggota tim dan manajer Anda juga merupakan pemangku kepentingan dengan berbagai tingkat pengaruh dan kepentingan dalam proyek.
Cara termudah untuk mengelompokkan para pemangku kepentingan ini adalah dengan menggunakan Papan Tulis ClickUp . Kanvas virtual ini memungkinkan Anda memvisualisasikan dan menyederhanakan ide atau hubungan apa pun dengan gambar, bentuk, catatan tempel, dan warna.
Jika Anda ingin memulai dengan langkah ini, gunakan aplikasi berbasis papan tulis Templat Matriks Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp . Ini memungkinkan Anda mengelompokkan pemangku kepentingan ke dalam empat kategori sesuai dengan kekuatan dan minat mereka dalam proyek.
Memetakan komunikasi pemangku kepentingan pada matriks di ClickUp
Langkah 2: Mengumpulkan dan mendokumentasikan persyaratan pemangku kepentingan
Setelah pemangku kepentingan Anda diidentifikasi dan dikelompokkan, Anda dapat memulai proses pengumpulan persyaratan mereka.
Anda harus memulai dengan pertemuan dan wawancara empat mata, diikuti dengan panggilan konferensi dengan kelompok pemangku kepentingan berdasarkan kategori yang Anda tentukan pada langkah pertama, intinya adalah untuk mengidentifikasi potensi tumpang tindih dan konflik dalam persyaratan bisnis dari kelompok pemangku kepentingan yang berbeda.
Jika Anda ingin menyederhanakan proses pengumpulan dan tidak perlu melakukan wawancara yang tidak ada habisnya, gunakan Formulir ClickUp untuk tim rekayasa perangkat lunak . Fitur ini memungkinkan Anda membuat formulir khusus untuk mengumpulkan umpan balik dari para pemangku kepentingan dan kelompok pengguna, mendapatkan wawasan yang berharga tentang bagaimana mereka ingin perangkat lunak bekerja dan terlihat.
ClickUp Forms mengoptimalkan proses analisis kebutuhan Anda lebih jauh lagi dengan secara otomatis mengubah respons formulir menjadi tugas untuk tim pengembangan Anda.
Selain itu, Anda dapat membuat proses penerimaan jauh lebih mudah dengan bantuan logika bersyarat. Formulir akan secara otomatis berubah tergantung pada jawaban pengambil formulir, yang mengarah pada tanggapan yang lebih relevan dan informasi yang lebih berharga tentang persyaratan.
Logika Bersyarat di Formulir ClickUp Contoh Umpan Balik Produk
Tip bonus: Jika Anda membutuhkan cara mudah untuk menangkap cerita pengguna tetapi tidak ingin repot-repot membuat formulir, Anda dapat menggunakan fitur Templat Cerita Pengguna ClickUp . Gunakan template ini untuk mengubah cerita pengguna menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, yang dapat dengan mudah Anda atur, prioritaskan, dan pantau hingga selesai.
Gunakan Templat Cerita Pengguna ClickUp untuk menguraikan harapan dan persyaratan pengguna Anda dan menemukan cara untuk memenuhinya
Setelah Anda mengumpulkan persyaratan pemangku kepentingan, Anda akan membutuhkan cara untuk mengatur semua informasi di satu tempat yang mudah diakses dan dicari. Untungnya, ClickUp memiliki alat yang sempurna untuk itu juga- Dokumen ClickUp . Ini adalah editor teks dan sistem manajemen dokumen platform, ideal untuk membuat repositori persyaratan pemangku kepentingan Anda dan menambahkannya ke bagian mana pun di Ruang Kerja ClickUp Anda.
Anda dapat berkolaborasi di Docs dengan tim Anda secara real time dengan opsi seperti menandai, memberi komentar, mengedit bersama, dan mengonversi teks secara langsung ke dalam tugas untuk mengoptimalkan alur kerja. Bagikan Dokumen dengan cepat ke berbagai kelompok pemegang saham melalui tautan yang dapat dibagikan dan pengaturan izin untuk akses tim, tamu, dan publik.
ClickUp Docs untuk mendokumentasikan dan berbagi informasi penting dengan tim
Langkah 3: Kelompokkan persyaratan
Setelah Anda mengetahui apa yang diinginkan dan diharapkan oleh para pemangku kepentingan Anda dari produk, sekarang saatnya untuk mengelompokkan persyaratan berdasarkan sifatnya. Umumnya, Anda akan menemukan dua jenis persyaratan:
- Persyaratan operasional: Juga dikenal sebagai persyaratan bisnis, persyaratan ini mewakili operasi yang diperlukan yang harus dapat dilakukan oleh perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan pemangku kepentingan Andastrategi operasi dan tujuan. Pikirkan persyaratan bisnis sebagai cakupan fungsionalitas yang perlu Anda kembangkan dalam perangkat lunak Anda
- Persyaratan perangkat lunak: Persyaratan ini berkaitan dengan berbagai fungsi yang harus dimiliki produk untuk memenuhi persyaratan operasional. Persyaratan ini dapat dibagi lagi menjadi dua subkelompok untuk pemahaman yang lebih baik:
- Persyaratan fungsional: Ini adalah fungsi yang harus ada dalam perangkat lunak yang Anda berikan kepada klien. Contohnya termasuk fungsionalitas login pengguna, fungsionalitas pencadangan data, panel admin, dan profil pengguna
- Persyaratan non-fungsional: Ini bukan fungsi yang sebenarnya tetapi masih menjadi bagian penting dari perangkat lunak. Contoh persyaratan non-fungsional termasuk kinerja, skalabilitas, dan keamanan
Langkah 4: Memprioritaskan persyaratan
Anggaran dan sumber daya hampir selalu terbatas, dan setiap proyek harus diselesaikan dalam batasan-batasan tersebut. Itulah mengapa memprioritaskan kebutuhan sangat penting - ini membantu Anda memutuskan apa yang harus dilakukan secepatnya dan apa yang dapat ditunda.
Berikut adalah cara Anda memprioritaskan dan mengelola persyaratan dari setiap kelompok pemangku kepentingan:
| Kelompok pemangku kepentingan Prioritas persyaratan Bagaimana cara mengelola persyaratan mereka | ||||
|---|---|---|---|---|
| Pengaruh tinggi, sangat tertarik | Tertinggi | Teliti /href/https://clickup.com/id/blog/110332/undefined/assess kebutuhan mereka/%href/ dan buat mereka memahami keterbatasan teknis atau perbedaan pendapat, jika ada | https://clickup.com/id/blog/110332/undefined/assess | |
| Pengaruh tinggi, kurang tertarik | Tinggi | Catat ekspektasi mereka dan bagikan dengan pemilik proyek untuk memastikan keakuratan analisis kebutuhan Anda | ||
| Pengaruh rendah, sangat tertarik | Rendah | Analisis dengan cermat saran dan harapan kelompok ini. Cobalah untuk memahami apakah mereka didorong oleh alasan atau ambisi | ||
| Pengaruh rendah, kurang tertarik | Rendah | Catat persyaratan mereka tetapi jangan memprioritaskan mereka di atas persyaratan kelompok lain | Rendah |
Langkah 5: Menganalisis dan membuat model persyaratan
Langkah selanjutnya adalah mengevaluasi semua kebutuhan yang telah Anda kumpulkan, catat, dan atur sejauh ini, dan membangun beberapa konsep perangkat lunak di sekitarnya. Tugas-tugas yang dilakukan dalam fase ini meliputi:
- Identifikasi semua objek data yang dapat diakses secara eksternal
- Visualisasi aliran data
- Mendefinisikan fungsi berdasarkan objek dan aliran data
- Menentukan nilai dari setiap aliran data dan objek
- Konseptualisasi lengkap dari operasi perangkat lunak
- Mendefinisikan antarmuka sistem
- Mengidentifikasi batasan dan kendala teknis
Langkah 6: Menyusun dokumen spesifikasi
Terakhir, saatnya menuangkan semua persyaratan yang telah Anda selesaikan ke dalam sebuah dokumen dan meminta penandatanganan dari semua pemangku kepentingan yang relevan. Dokumen ini sering disebut spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (SRS) atau dokumen persyaratan produk .
Tip bonus: Setelah persyaratan perangkat lunak diselesaikan, Anda dapat menggunakan fitur Templat Persyaratan Produk ClickUp untuk mengaturnya dengan rapi, bersama dengan tingkat prioritas dan status. Status dapat digunakan untuk melacak apakah suatu fitur telah diuji kelayakan dan konfliknya. Pada saat yang sama, tingkat prioritas dapat memberi tahu Anda seberapa penting sebuah fitur atau persyaratan.
Templat Persyaratan Produk ClickUp memudahkan untuk melacak apa dan mengapa setiap keputusan pengembangan yang dibuat oleh tim Anda saat membuat produk atau fitur baru
Teknik dan Alat Analisis Kebutuhan Terbaik
Analisis kebutuhan lebih dari sekadar wawancara dan dokumentasi - Anda harus membuat model grafis yang terperinci untuk memvisualisasikan fungsionalitas produk. Model-model ini membantu arsitek perangkat lunak dan tim desain untuk mendapatkan kejelasan tentang bagaimana berbagai fungsi perangkat lunak akan berinteraksi satu sama lain.
Sekarang kita akan menjelajahi yang paling terkenal pendekatan visualisasi dan teknik analisis kebutuhan dan menunjukkan kepada Anda bagaimana menerapkannya untuk membangun model kebutuhan perangkat lunak yang luar biasa.
1. Analisis kesenjangan
Singkatnya, analisis kesenjangan menganalisis kesenjangan antara kemampuan bisnis saat ini dan yang diinginkan. Dalam konteks analisis kebutuhan, analisis kesenjangan dilakukan untuk mengidentifikasi dan menjembatani kesenjangan kinerja antara kondisi perangkat lunak saat ini dan target (yang dibutuhkan).
ClickUp memberi Anda lusinan templat analisis kesenjangan yang dapat Anda gunakan untuk lebih memahami dan mencapai persyaratan produk Anda. Beberapa di antaranya termasuk:
- Templat Analisis Kesenjangan ClickUp
- Templat Analisis Kesenjangan Produk ClickUp
- Templat Analisis Kesenjangan Pengalaman Pengguna ClickUp
- Templat Analisis Kesenjangan Pengembangan Produk ClickUp
- Templat Analisis Kesenjangan Pengembang Aplikasi ClickUp
Anda dapat menggunakan salah satu templat analisis kesenjangan ini untuk mengatur informasi mengenai kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan dari program perangkat lunak Anda di papan tulis digital. Setelah semuanya tersusun, Anda dapat menggunakan gambar dan catatan tempel untuk secara kolaboratif menentukan kekurangan dalam kinerja produk Anda dan menemukan cara untuk mengatasinya.
Templat Analisis Kesenjangan Produk ClickUp membantu Anda memahami kelemahan produk Anda dan membuat strategi peningkatan
2. Diagram Alir
Diagram alir biasanya digunakan untuk memvisualisasikan proses bisnis, dan Anda dapat menggunakannya dalam analisis kebutuhan untuk mengetahui bagaimana berbagai fungsi perangkat lunak Anda akan berinteraksi. Diagram ini mencakup berbagai bentuk seperti persegi panjang, kotak, dan oval, yang dihubungkan dengan panah dan garis untuk mengilustrasikan proses.
Anda dapat mulai membuat diagram alur dengan cepat dengan ClickUp Peta Pikiran . Fitur ini memungkinkan Anda menarik dan melepaskan node pada kanvas digital dan membuat koneksi di antara mereka untuk memetakan fungsi dan objek data. Setelah dibuat, Mind Maps dapat dengan mudah dibagikan dengan para pemangku kepentingan atau dilampirkan ke Dokumen yang berisi persyaratan produk.
Menyimpan Peta Pikiran dengan cepat sebagai templat diagram alur di ClickUp
Selain Peta Pikiran, Anda dapat menggunakan lusinan templat ClickUp untuk membuat diagram alur dan diagram aliran data dengan mudah. Salah satu favorit kami adalah:
- Templat Diagram Alir Proses ClickUp
- Templat Diagram Alir Data ClickUp
3. Bagan Gantt
Gantt chart digunakan untuk memvisualisasikan jadwal dan hubungan antara beberapa aktivitas dalam portofolio proyek yang menawarkan gambaran umum dari keseluruhan kemajuan. Sebagai salah satu teknik analisis kebutuhan terbaik, bagan Gantt memberikan gambaran waktu dan urutan pengembangan yang diharapkan untuk setiap kebutuhan, sehingga membantu menetapkan jadwal dinamis untuk keseluruhan proses. ClickUp Bagan Gantt memungkinkan Anda memvisualisasikan dan mengatur semua aspek proses analisis kebutuhan Anda, mulai dari melacak ketergantungan tugas dan jadwal hingga mengelola prioritas-semuanya secara real time. Anda dapat dengan mudah menjadwalkan dan menetapkan tugas, menangani tenggat waktu, mengidentifikasi kemacetan, dan melacak kemajuan keseluruhan proses analisis kebutuhan.
Berkolaborasi dengan tim Anda untuk melacak alur kerja proyek dan mengelola prioritas dengan ClickUp Gantt Charts
Kuasai Permainan Analisis Kebutuhan Anda dengan ClickUp
Analisis kebutuhan adalah proses bisnis yang menuntut namun tetap penting untuk keberhasilan proyek apa pun. Proses ini membutuhkan banyak komunikasi terbuka, kolaborasi yang efektif, dan organisasi yang cermat dalam mengumpulkan dan merekonsiliasi kebutuhan bisnis dan ekspektasi dari berbagai pihak yang berkepentingan.
Untungnya, ClickUp dapat membantu Anda menyederhanakan perjalanan analisis kebutuhan Anda. Dengan rangkaian fitur kolaborasi, dokumentasi, dan diagram alir yang komprehensif, bersama dengan templat yang sudah jadi, ClickUp adalah tiket Anda untuk berlayar dengan lancar dalam pengembangan produk . Cobalah ClickUp dan lihat bagaimana ia meningkatkan proses analisis kebutuhan dan perencanaan proyek Anda. Gratis untuk memulai!