Sebagai Manajer Keterlibatan di tim Layanan Profesional di ClickUp saya telah membantu banyak pelanggan untuk meluncurkan platform kami dengan sukses di organisasi mereka. Anda mungkin akan terkejut mengetahui bahwa menyiapkan ClickUp adalah bagian termudah dari proyek apa pun.
Menanamkan fondasi yang kuat dengan Hirarki yang dibangun dengan baik dan konfigurasi pandangan yang bermakna adalah penting! Namun, cara organisasi Anda mengalami perubahan dapat secara langsung memengaruhi keberhasilan transformasi digital.
Manajemen perubahan adalah tentang memfasilitasi perubahan di tingkat individu dengan menilai kebutuhan pemangku kepentingan Anda dan mempersiapkan inisiatif perubahan yang sesuai.
Mengapa Manajemen Perubahan adalah Aspek Penting dalam Operasi Bisnis
Beberapa pemimpin bisnis pada saat ini mungkin bertanya pada diri mereka sendiri, _mengapa harus repot-repot? Mari kita jalankan proses manajemen perubahan secepat mungkin dan berharap yang terbaik.
Saya di sini untuk memberi tahu Anda bahwa sedikit waktu akan membantu semua orang melalui inisiatif perubahan dan akan menghasilkan manfaat yang besar.
Pertama dan mungkin yang paling penting, menerapkan manajemen perubahan secara efektif membantu menjamin laba atas investasi Anda. Hal ini memastikan bahwa karyawan Anda memiliki adopsi yang cepat, pemanfaatan yang kuat, dan kemahiran dalam produk untuk perubahan yang sukses.
Hal ini juga mengurangi kebutuhan untuk mengerjakan ulang atau meninjau kembali proses, karena pemangku kepentingan Anda sangat terlibat dalam proyek dari awal hingga akhir.
Terakhir, strategi manajemen perubahan Anda dapat membantu memenuhi tujuan dan ukuran keberhasilan yang Anda miliki saat pertama kali memutuskan ClickUp sebagai produk. Ini benar-benar hanya asuransi untuk mewujudkan manfaat manajemen perubahan yang sukses.
Model Manajemen Perubahan Kurt Lewin
Model Perubahan Kurt Lewin yang dibangun di Papan Tulis ClickUp
Model manajemen perubahan dari Kurt Lewin mengasumsikan bahwa setiap perubahan yang terjadi dalam sebuah organisasi akan melalui siklus yang terdiri dari tiga tahap:
- Pembekuan: Di mana tim Anda mempersiapkan diri untuk perubahan dan menerima bahwa perubahan itu akan terjadi. Cara mereka biasanya melakukan sesuatu mulai mencair
- Change: Di mana inisiatif perubahan sebenarnya terjadi
- Bekukan: Di mana Andamemantapkan perubahan dan transisi ke bisnis seperti biasa-membekukan perubahan di tempat
Inti dari penerapan proses manajemen perubahan ini adalah untuk menggerakkan orang melalui kurva perubahan dengan lebih cepat. Pada akhirnya, para pemimpin bisnis ingin mengurangi waktu yang dihabiskan dalam perubahan dan ketidakpastian di bagian bawah kurva perubahan.
Setiap orang bergerak melalui kurva perubahan dengan kecepatan yang berbeda, jadi sebagai bagian dari perencanaan Anda, Anda harus mempertimbangkan semua jenis pemangku kepentingan yang berbeda dalam visi strategis Anda. Di bawah ini kami akan memandu Anda melalui setiap tahapan yang berbeda sehingga Anda dapat mengelola perubahan dan menjalani proses dengan lebih efektif.
Kami juga telah menyusun templat Manajemen Perubahan yang mencakup pertanyaan wawancara pemangku kepentingan, Rencana Manajemen Perubahan, dan Rencana Komunikasi .
Tahap 1: Mencairkan
Tahap proses manajemen perubahan ini adalah tentang penemuan dan perencanaan.
Menilai dampak perubahan
Pertama-tama, penting untuk mengidentifikasi dampak penerapan perubahan terhadap para pemangku kepentingan Anda, baik yang terkena dampak langsung maupun tidak langsung. Dalam proyek transformasi digital, ada tiga jenis perubahan utama:
1. Perubahan sistem
Dalam kasus implementasi ClickUp, sistem yang baru adalah ClickUp! Pertimbangkan bagaimana perbedaan sistem yang akan digunakan dibandingkan dengan kondisi saat ini karena hal ini dapat memengaruhi seberapa banyak dan jenis pelatihan yang dibutuhkan tim Anda.
Templat Rencana Peluncuran Pelatihan oleh ClickUp
2. Perubahan proses
Ketika meluncurkan sistem baru, wajar jika proses atau alur kerja yang diikuti oleh tim Anda akan ikut berubah. Memproduksi Prosedur Operasi Standar dokumentasi (di Docs!) dapat menjadi sumber daya yang bagus untuk tim Anda.
Sederhanakan proses SDM Anda menggunakan Templat SOP SDM oleh ClickUp dan Papan Tulis
3. Perubahan staf
Jenis perubahan ini mungkin yang paling dikhawatirkan oleh orang-orang selama transformasi digital-apakah sistem baru akan menggantikan saya? Penting untuk mempertimbangkan dampaknya terhadap karyawan Anda selama manajemen perubahan organisasi dan mengkomunikasikan ekspektasi dengan jelas.
Setelah Anda mengidentifikasi area yang menurut Anda akan paling terdampak oleh tim Anda, inilah saatnya bagi Anda untuk bertanya kepada mereka! Melakukan wawancara pemangku kepentingan untuk menanyakan kepada anggota tim Anda apa yang menjadi perhatian utama mereka dan mengidentifikasi kesenjangan perubahan organisasi untuk kembali ke status quo.
Sederhanakan permintaan internal dari pemangku kepentingan internal Anda untuk mengumpulkan informasi yang tepat yang dibutuhkan dalam Formulir Anda
Sebagai contoh, tim Anda mungkin berpikir bahwa inisiatif perubahan yang datang ke proses mereka relatif kecil, meskipun penilaian Anda adalah besar. Ini berarti selama proyek berlangsung, Anda harus memastikan bahwa Anda menyertakan sesi pelatihan tambahan untuk membuat tim lebih cepat dalam mengelola perubahan.
Selain itu, mungkin akan muncul dalam wawancara bahwa orang-orang Anda khawatir bahwa sistem baru akan menyebabkan redundansi. Hal ini menunjukkan bahwa Anda perlu menanamkan pesan yang kuat dalam rencana komunikasi Anda untuk mengatasi kekhawatiran ini.
Mengidentifikasi para penentang, skeptis, dan pendukung
Jika Anda melakukan wawancara dengan pemangku kepentingan, Anda akan segera dapat mengidentifikasi para penentang, skeptis, dan pendukung.
Champion adalah orang-orang yang telah dimenangkan oleh perubahan dan akan menjadi duta Anda untuk ClickUp. Mereka mungkin telah menggunakan ClickUp sebelumnya atau mereka mungkin orang yang sangat terlibat dalam tim Anda.
Para Champion harus digunakan untuk memotivasi anggota tim lainnya dan diikutsertakan dalam proses implementasi ClickUp sebagai ahli materi.
Mungkin sudah jelas bahwa Penentang adalah orang-orang yang sangat ragu-ragu dengan inisiatif perubahan atau perubahan apapun. Sangat penting untuk mengakui dan membatasi orang-orang ini agar tidak menyebarkan sentimen negatif sehingga proyek tidak disabotase. Ingatlah bias negatif-negatif lebih keras daripada positif.
Kategori orang yang terakhir adalah Skeptis. Mereka ini adalah tipe orang favorit saya untuk dilibatkan dalam sebuah workshop ketika saya sedang mengumpulkan persyaratan untuk implementasi ClickUp untuk manajemen proyek!
Di sini Anda memiliki orang-orang yang paling berinvestasi pada hasil proyek dan akan mempertanyakan proses dan perubahan yang sesuai. Mereka akan memikirkan hal-hal yang tidak dipikirkan oleh manajemen.
Identifikasi tipe-tipe orang di atas dan bekerjalah dengan mereka selama proses manajemen proyek atau inisiatif perubahan!
Rencanakan perubahan
Sekarang setelah Anda mengumpulkan semua informasi ini, sekarang saatnya untuk menerapkannya! Ada dua aset yang saya rekomendasikan untuk setiap proyek yang sukses dengan strategi manajemen perubahannya.
- Rencana proses manajemen perubahan
- Rencana komunikasi
Untungnya, ClickUp adalah alat yang bagus untuk membuat dan memelihara rencana-rencana ini. Dalam templat manajemen perubahan kami, sudah ada contoh rencana yang siap untuk Anda gunakan. Dalam strategi manajemen perubahan Anda, Anda harus memasukkan semua aktivitas yang Anda rencanakan untuk dilakukan untuk membantu tim Anda mengadopsi ClickUp.
Beberapa aktivitas tersebut bisa meliputi:
- Membangun prosedur operasi standar baru
- Mengembangkan aset pelatihan
- Pengujian penerimaan pengguna
- Sesi pelatihan
- Perayaan peluncuran
Rencana komunikasi adalah tempat Anda akan menyiapkan tugas untuk komunikasi terencana yang akan terjadi selama perubahan. Hal ini dapat mencakup:
- Pengumuman awal
- Jam kerja mingguan
- Pengumuman peluncuran
- Ucapan terima kasih pasca Go-Live
Di template kami, ada beberapa bahasa draf yang bisa Anda gunakan dalam banyak komunikasi ini. Ada sejumlah fitur di ClickUp yang dapat membantu mengatur ini juga!
Tugas dalam beberapa daftar
Fitur Tasks in Multiple Lists (TIML) dari ClickUp memungkinkan pengembang untuk menghubungkan tugas dengan tim lain di seluruh organisasi
Saya suka menambahkan semua tugas yang saya rencanakan mulai dari rencana komunikasi hingga rencana manajemen perubahan sehingga saya bisa melihat pandangan menyeluruh dari semuanya.
Tugas berulang
Mengatur tugas agar berulang berdasarkan waktu atau peristiwa di ClickUp
Untuk hal-hal seperti pembaruan mingguan dan rapat komite pengarah, gunakan fitur tugas berulang agar Anda dapat dengan mudah mengingatkan untuk menyelesaikan aktivitas ini.
Tahap 2: Perubahan
Fase Perubahan terjadi ketika perubahan benar-benar terjadi. Ini bisa menjadi waktu yang paling penuh gejolak bagi tim Anda, namun jika Anda telah bekerja keras di tahap Unfreeze, Anda harus memiliki rencana untuk melaluinya.
Tantangan terbesar Anda selama masa ini adalah membuat semua orang melewati kurva perubahan dan mencegah siapa pun terjebak. Bersiaplah untuk memodifikasi rencana Anda dalam menghadapi hal-hal yang muncul selama proyek berlangsung.
Jika Anda menginginkan tampilan yang berbeda pada templat formulir umpan balik karyawan, gunakan tampilan Board ini untuk fitur seret dan lepas yang sederhana
Jika Anda telah meletakkan beberapa proses umpan balik di tempat seperti formulir ClickUp atau saluran Slack, Anda harus mulai mendengar beberapa masalah yang mungkin muncul. Tim kepemimpinan Anda juga penting untuk memantau moral tim Anda dan memberikan pengamatan.
Mereka ada di lapangan dengan tim mereka dan akan mengetahui denyut nadi dari keseluruhan suasana. Di bawah ini adalah beberapa alasan mengapa orang bisa terjebak selama proses perubahan dan bagaimana cara mengatasinya:
Tidak memahami alasannya
Jika seseorang tidak memahami tujuan membawa ClickUp atau sistem baru ke dalam organisasi Anda, mereka mungkin akan kurang terlibat selama proyek dan lambat untuk mengadopsinya. Pastikan Anda meluangkan waktu untuk menjelaskan 'mengapa' kepada tim Anda dan ajaklah para champion Anda untuk mengabarkan nilai dari perubahan yang sukses.
Ketakutan akan hal yang tidak diketahui
Perubahan bisa jadi menakutkan!
Bagi mereka yang takut dengan inisiatif perubahan yang akan datang, tingkatkan komunikasi Anda dan pastikan prosesnya sangat transparan. Libatkan para pemangku kepentingan Anda dalam proses manajemen perubahan untuk membantu menghilangkan keraguan tersebut-dan pada akhirnya memastikan segala sesuatunya akan kembali ke status quo.
Kekhawatiran tentang kompetensi diri
Ketika mempelajari sistem baru, orang bisa khawatir apakah mereka memiliki kemampuan teknis untuk mulai menggunakannya. Pastikan bahwa sesi pelatihan dijadwalkan tidak hanya pada saat peluncuran, namun juga pada minggu-minggu dan bulan-bulan berikutnya. Konsistensi sangat penting untuk mengelola perubahan.
Tekanan dari rekan kerja (bias negatif)
Ingatkah Anda dengan Resistants yang telah kita identifikasi sebelumnya? Jika suara para penentang Anda terlalu keras, hal ini bisa membuat anggota tim lainnya tidak bersemangat dalam mengelola perubahan. Minimalkan gangguan dengan menyediakan saluran umpan balik pribadi untuk orang-orang ini melalui manajer mereka.
Kehilangan tujuan dan otoritas
Jika Anda adalah JIRA ahli dalam tim Anda dan tiba-tiba JIRA hilang, hal ini dapat membuat orang tersebut menjadi sangat gugup tentang tujuan dan kepentingan mereka dalam tim. Libatkan siapa pun yang memiliki kekhawatiran ini dalam peluncuran ClickUp untuk meredakan ketakutan ini.
Mengkhawatirkan pengalaman masa lalu
Jika tim Anda pernah mengalami perubahan sebelumnya dalam organisasi Anda dan hal tersebut menyebabkan banyak pergolakan dan rasa sakit, tim Anda mungkin merasa gugup tentang apa yang akan terjadi pada perubahan berikutnya. Anda harus mengakui masalah-masalah yang terjadi di masa lalu dan membicarakan langkah-langkah yang diambil untuk menerapkan pelajaran yang didapat dari proyek-proyek sebelumnya.
Percaya bahwa perubahan hanya bersifat sementara
Dengan nada yang sama, jika organisasi Anda terus-menerus mengalami perubahan, orang-orang mungkin percaya bahwa sistem baru ini hanya bersifat sementara dan akan ketinggalan zaman. Tekankan rencana jangka panjang untuk ClickUp sehingga orang-orang tahu bahwa ini bukan hanya hal baru yang sedang populer.
Bersiaplah untuk mengubah rencana Anda untuk setiap masalah yang mungkin muncul dan libatkan tim Anda sebanyak mungkin ketika Anda mengelola perubahan dalam fase ini. Anda akan melewatinya dengan tersenyum!
Fase 3: Mencairkan kembali
Tahap terakhir adalah tentang 'membekukan' perubahan yang terjadi sehingga ClickUp menjadi bisnis baru seperti biasa. Ini sering kali merupakan tahap yang paling diabaikan karena setelah peluncuran terjadi, proyek ditutup dan semua orang beralih ke hal berikutnya.
Saya tidak bisa cukup menekankan pentingnya tahap ini dalam mendorong adopsi ClickUp. Tim Anda baru saja melalui transformasi besar dan berusaha keras - inilah saatnya untuk mengakui hal itu!
Beberapa aktivitas keberlanjutan yang harus Anda sertakan tercantum di bawah ini. Dunia benar-benar ada di tangan Anda dan hanya Anda yang tahu apa yang paling sesuai dengan budaya organisasi dan strategi bisnis Anda secara keseluruhan.
Perayaan Go-live
Untuk menutup perubahan, pertimbangkan untuk mengadakan perayaan pasca-peluncuran. Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk menandakan kepada tim Anda bahwa periode perubahan telah selesai dan juga memperkuat peralihan ke ClickUp.
Perayaan ini bisa dalam berbagai bentuk, seperti menyediakan makan siang untuk tim Anda atau memberikan cupcake kepada semua orang. Bahkan kemenangan jangka pendek yang langsung terlihat sangat bagus untuk dipromosikan ketika Anda mengelola perubahan.
Kompetisi poin ruang kerja
ClickUp juga memiliki widget pelaporan yang sangat berguna yang tersedia di Dasbor kami yang disebut Poin Ruang Kerja . Widget ini akan mengalokasikan poin kepada orang-orang berdasarkan jumlah tugas yang mereka kerjakan, tugas yang diselesaikan, dan komentar yang ditambahkan.
Sprint Velocity Card di ClickUp memberi Anda pandangan cepat tentang pekerjaan yang telah diselesaikan dan poin ruang kerja yang dialokasikan untuk tugas-tugas di seluruh tim
Saya telah melihat beberapa klien saya yang sukses membuat kompetisi internal untuk karyawan mereka dengan orang yang memiliki Poin Ruang Kerja terbanyak untuk menerima voucher hadiah. Menerapkan hal ini pada saat peluncuran adalah langkah yang tepat karena mendorong orang untuk menggunakan ClickUp sejak awal dan juga memigrasikan semua pekerjaan mereka saat ini ke dalam sistem.
Penilaian pasca-peluncuran
Cara termudah untuk mengetahui apakah karyawan Anda menerima perubahan adalah dengan bertanya kepada mereka! Beberapa minggu setelah peluncuran, lakukan survei lagi kepada semua orang untuk mendengar pendapat mereka tentang ClickUp, umpan balik, dan saran untuk perbaikan.
Ini templat retrospektif proyek mengevaluasi keberhasilan atau kegagalan proyek secara keseluruhan sambil mengidentifikasi perbaikan untuk mencegah kesalahan di masa depan
Sering kali ada kasus-kasus yang tidak terpikirkan oleh kita selama fase penemuan yang muncul di sini dan dapat menumbuhkan rasa peningkatan berkelanjutan dengan produk. Anda juga akan mengetahui apakah ada kesenjangan pengetahuan yang dapat diatasi dengan pelatihan tambahan.
Pelatihan tambahan, jam kerja, dan makan siang dan belajar
Jika tim Anda mengatakan bahwa mereka membutuhkan pelatihan tambahan, berikanlah untuk mereka! Bahkan jika mereka tidak memberi tahu Anda, ada baiknya Anda memberikan kesempatan tambahan untuk bertanya dan belajar lebih banyak.
Metode yang paling sukses yang pernah saya lihat adalah seperti Jam Kantor di mana orang bisa membawa pertanyaan ClickUp spesifik mereka yang mungkin tidak bisa dijawab dalam sesi pelatihan.
Selain itu, jika Anda bisa meminta champion ClickUp Anda untuk mempresentasikan bagaimana mereka menggunakan ClickUp dalam rapat dan sesi seperti Lunch and Learns, Anda akan mendapati banyak orang yang mengambil tips dan trik yang diberikan oleh rekan-rekan mereka.
Penghargaan dan pengakuan
Untuk memastikan bahwa pengalaman penuh dari perubahan adalah pengalaman yang positif, berikan penghargaan kepada para champion dan pakar yang berkontribusi dalam proyek ini. Ini adalah hal yang besar dalam sebuah inisiatif perubahan, jadi berilah penghargaan kepada semua orang.
Siapa yang Diuntungkan dari Rencana Manajemen Perubahan?
Organisasi: Perubahan tidak dapat dihindari dalam bisnis. Faktanya, itu adalah satu-satunya hal yang konstan. Bagi organisasi, rencana manajemen perubahan adalah kunci untuk menavigasi transisi dengan lancar. Rencana ini melindungi perusahaan dari potensi gangguan dan meminimalkan kerugian yang dapat disebabkan oleh penyesuaian yang tidak terkelola dengan baik. Rencana ini dapat membantu mendorong peningkatan, inovasi, dan pertumbuhan dalam organisasi.
- Rencana Manajemen Perubahan Teknologi
- Rencana Manajemen Perubahan Tim Operasi
- Rencana Manajemen Perubahan Organisasi
- Rencana Manajemen Perubahan Bisnis Kecil
Karyawan: Bukan hanya organisasi, tetapi juga karyawan yang sangat diuntungkan dari rencana manajemen perubahan yang komprehensif. Ketidaktahuan dan kekhawatiran yang muncul dari perubahan sering kali dapat menyebabkan penurunan moral dan produktivitas di antara para karyawan. Dengan rencana manajemen perubahan yang tepat, karyawan menerima dukungan dan panduan penting selama masa transisi, mengurangi resistensi dan meningkatkan penerimaan terhadap skenario baru.
- Rencana Manajemen Perubahan Hubungan Karyawan
- Rencana Manajemen Perubahan Staf Ritel
- Rencana Manajemen Perubahan Staf Penggajian
- Rencana Manajemen Perubahan Pekerja Lini Perakitan
Bergerak Melalui Kurva Perubahan Lebih Cepat Dengan Manajemen Perubahan
Manajemen Perubahan memastikan bahwa tim Anda dapat melewati sisi lain dari implementasi ClickUp tanpa cedera. Hal ini juga mendorong adopsi dan memastikan Anda mendapatkan laba atas investasi secepat mungkin.
Jangan abaikan salah satu dari tiga tahap ini-Bekukan, Ubah, dan Cairkan kembali. Mempersiapkan setiap tahap akan memastikan bahwa Anda mendapatkan hasil maksimal dari staf Anda dan dari ClickUp.