Ketika Anda sibuk mengelola banyak proyek, hal terakhir yang Anda butuhkan adalah stres karena tertinggal jadwal.
Kemunduran seperti alokasi sumber daya yang tidak tepat, ruang lingkup yang tidak sesuai, dan gangguan tak terduga lainnya dapat menunda proyek Anda, terkadang tanpa batas waktu.
Inilah alasan mengapa Anda harus mempelajari cara melacak kemajuan proyek.
Melacak kemajuan proyek Anda di sepanjang siklus hidupnya membantu Anda membuat keputusan yang tepat di setiap tahap dan menyesuaikan aktivitas proyek agar tetap berada di jalurnya.
Dalam blog ini, kami membahas beberapa praktik dan strategi terbaik yang dapat Anda gunakan untuk melacak kemajuan proyek.
Tantangan dalam Melacak Kemajuan Proyek
Sebagai manajer proyek atau pemimpin tim, Anda mungkin pernah menghadapi beberapa tantangan saat melacak proyek dan mencatat status tugas dari awal hingga penyelesaian proyek yang sukses. Beberapa yang paling umum yang kami amati antara lain:
- **Kurangnya tujuan yang jelas: Proyek mungkin tidak memiliki tujuan dan hasil yang jelas - yang mengarah keruang lingkup merayapyang pada gilirannya menyulitkan untuk mengikuti jadwal proyek
- Komunikasi yang tidak tepat: Komunikasi yang buruk di antara para pemangku kepentingan dan anggota tim dapat menimbulkan kebingunganhasil proyektujuan, sasaran, jadwal, dan tanggung jawab
- Pengumpulan data yang tidak konsisten: Kurangnya proses pengumpulan data yang terstruktur menghasilkan laporan kemajuan yang tidak lengkap, yang menyulitkan untuk menilai status proyek
- Kurangnya pembaruan waktu nyata: Tanpa pembaruan waktu nyata secara teratur, Anda mungkin akan kesulitan untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah secara proaktif
10 Cara untuk Melacak Kemajuan Proyek
Jika Anda ingin melacak dan mengukur kemajuan proyek, berikut 10 langkah yang harus diikuti.
1. Tetapkan tujuan dan pencapaian yang jelas
Duduklah bersama anggota tim dan pemangku kepentingan untuk mendiskusikan tujuan proyek secara rinci. Jabarkan tujuan-tujuan ini ke dalam tonggak-tonggak penting sehingga tim Anda tahu persis apa yang perlu dicapai pada setiap tahap proyek.
Misalnya, jika tujuan Anda adalah meluncurkan situs web e-niaga dalam waktu enam bulan, kunci tonggak pencapaian proyek akan terlihat seperti:
- Bulan 1: Menyelesaikan ruang lingkup proyek dan membentuk tim proyek
- Bulan 2: Menyelesaikan riset pasar dan mendokumentasikan persyaratan untuk situs web
- **Bulan 3: Menyelesaikan desain situs web dan mengembangkan strategi UX
Dalam proses ini, tonggak pencapaian berfungsi sebagai pos pemeriksaan selama proyek berlangsung, sehingga Anda dapat mengukur kemajuan aktual proyek dibandingkan dengan jadwal.
Gunakan Sasaran ClickUp untuk menentukan tujuan yang jelas dan dapat dilacak untuk proyek Anda. Tambahkan jadwal dan target untuk setiap sasaran sehingga Anda tahu persis bagaimana perkembangan proyek Anda.
lacak tujuan Anda hingga ke KPI yang paling penting dan secara otomatis mendapatkan tampilan terperinci tentang perkembangan Anda_
Baca lebih lanjut: 10 Aplikasi Pelacakan Sasaran Terbaik untuk Tahun 2024
2. Tetapkan tanggung jawab yang jelas
Jika Anda tidak ingin anggota tim menggunakan frasa 'Saya tidak mengetahui hal itu,' Anda perlu menetapkan akuntabilitas yang jelas untuk setiap tugas dalam daftar tugas proyek Anda.
Mulailah dengan membagi proyek Anda ke dalam beberapa tahapan. Tambahkan tugas-tugas di bawah setiap tahap dan tinjau dengan para pemangku kepentingan sebelum menyelesaikan daftar tugas Anda.
- GunakanPapan Kanban ClickUp untuk membuat kolom yang berbeda untuk mewakili setiap tahap proyek
- Kelompokkan tugas-tugas yang sesuai di bawah setiap kolom bersama dengan tenggat waktu dan tingkat prioritas. Anda bisa memindahkan setiap tugas ke seluruh papan menggunakan fungsi seret dan lepas
- Tetapkan tugas-tugas ini kepada anggota tim yang sesuai. Mereka akan menerima notifikasi setelah tugas diberikan, yang berarti tidak ada pertanggungjawaban yang salah tempat
mengawasi tugas dan proyek dalam sekali lihat dan dengan mudah melakukan seret dan lepas tugas, menyortir, dan memfilter dengan tampilan Papan Kanban yang dapat disesuaikan sepenuhnya
💡Tip Pro: Mengukur perkiraan waktu penyelesaian dengan mempertimbangkan berbagai tugas, aktivitas, dan kemungkinan penundaan. Gunakan ini sebagai tolok ukur untuk menetapkan jadwal yang realistis dan memprioritaskan tugas-tugas yang diperlukan untuk merampingkan proyek dan meningkatkan efisiensi._
3. Memelihara dokumentasi yang terperinci
Jika Anda telah menghabiskan waktu untuk menyiapkan dan memperbarui dokumentasi manajemen proyek-rencana proyek, catatan perubahan, daftar risiko, dan laporan status proyek -Anda tahu bagaimana detail ini biasanya tersebar di seluruh utas email, catatan, obrolan, dan spreadsheet yang tak ada habisnya.
Ketika dokumen penting tidak terpusat di ruang bersama, mengaksesnya bisa menjadi sulit dan memakan waktu. Anda harus meminta akses ke beberapa pemangku kepentingan dan menyaring beberapa alat bantu (Word, PowerPoint, MS Teams, Google Docs, dll.), dan Anda mungkin masih belum bisa menemukan versi terbaru dari dokumen-dokumen ini.
Bagaimana jika kami memberi tahu Anda bahwa Anda dapat mengkonsolidasikan semua dokumen dan informasi terkait proyek dalam repositori terpusat menggunakan ClickUp Docs ?
Gunakan opsi pemformatan bawaannya untuk membantu Anda menyusun dokumen dengan rapi, menambahkan bagian, mengunggah gambar, dan menyematkan video agar mudah dipahami oleh semua orang. Plus, deteksi kolaborasi memungkinkan para pemangku kepentingan untuk mengedit dokumen secara real time, memastikan informasi selalu diperbarui.
Pikirkan Dokumen sebagai sumber kebenaran tunggal yang membantu semua orang bekerja dari informasi yang sama, meminimalkan pengawasan dan mengurangi penundaan.
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring, sehingga Anda dapat bekerja dengan lebih efisien
💡 Tip Profesional : CPertimbangkan untuk menggunakan templat pelacak kemajuan proyek sebagai cetak biru yang telah ditentukan sebelumnya untuk mengawasi kemajuan, mengatur informasi penting secara terpusat, dan menghemat waktu yang berharga tanpa mengorbankan integritas proyek Anda
4. Jadwalkan rapat status rutin
Rapat tim reguler memungkinkan semua orang untuk mendiskusikan kemajuan mereka dan memberikan informasi terbaru tentang status tugas mereka. Ini adalah cara bagi anggota tim Anda untuk mengetahui apa yang telah dicapai, apa yang tertunda, dan berapa banyak waktu yang tersisa.
Sebagai seorang manajer, inilah saatnya Anda mengidentifikasi sinyal-sinyal asap sebelum menjadi masalah besar dan mencegah penundaan jadwal. Check-in secara teratur membantu semua orang dalam tim berkoordinasi dengan lebih baik dan mendorong penyelesaian masalah secara kolektif.
Anda dapat mengadakan rapat harian yang berlangsung selama 15-20 menit, di mana setiap orang berbagi informasi terbaru tentang apa yang berjalan dengan baik, apa yang salah, dan apa yang ingin mereka capai hari ini.
Di sisi lain, rapat mingguan selama 30-60 menit termasuk membahas tujuan jangka panjang, tantangan proyek, dan laporan status.
Kiat Pro : Pengungkit Leverage templat laporan status proyek untuk memantau kesehatan dan kemajuan proyek Anda. Templat ini dapat disesuaikan dengan jenis proyek dan detail yang ingin Anda lacak sehingga Anda dapat mulai mengelola jadwal proyek dengan cepat._
5. Menerapkan metode pelacakan kemajuan yang tepat Melacak kemajuan proyek tanpa memutuskan metode pelacakan apa yang akan digunakan seperti menavigasi perjalanan darat tanpa GPS.
Gunakan kombinasi metode kualitatif dan kuantitatif untuk melacak kemajuan tugas dan aktivitas Anda secara efisien:
- Metode kuantitatif mencakup pemantauan data numerik seperti tingkat penyelesaian tugas, pelacakan waktu, varians anggaran, dan data keluaran
- Metode kualitatif termasuk umpan balik dari pemangku kepentingan, pengamatan klien, catatan rapat, umpan balik, dandokumentasi proyek Jika Anda menginginkan kerangka kerja yang telah ditentukan sebelumnya untuk melacak kemajuan proyek, gunakan Templat Pelacak Proyek ClickUp .
Templat Pelacak Proyek oleh ClickUp
Templat ini menawarkan struktur yang komprehensif dengan beberapa tampilan kustom untuk membantu Anda melacak berbagai tugas dalam sebuah proyek dan memvisualisasikan jadwal. Templat ini juga memungkinkan Anda mendapatkan gambaran umum cepat tentang kemajuan Anda dan melihat tugas berdasarkan kategori, penerima tugas, dan tanggal jatuh tempo.
💡 Tip Pro: Gunakan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp untuk melacak waktu yang dihabiskan anggota tim untuk mengerjakan tugas dan aktivitas individual. Gabungkan wawasan ini ke dalam lembar waktu untuk mengidentifikasi tugas mana yang menghabiskan bandwidth tim Anda dan bagaimana tugas-tugas tersebut dapat dioptimalkan.
dapatkan gambaran umum tentang semua tugas yang menghabiskan bandwidth tim Anda menggunakan fitur Pelacakan Waktu Proyek ClickUp_
6. Gunakan metodologi Agile
Manajer proyek menggunakan metodologi Agile untuk membagi proyek yang kompleks menjadi iterasi yang lebih kecil yang disebut sprint.
Daripada memberikan hasil di akhir proyek, metode Agile berfokus pada pemberian nilai tambahan di akhir setiap fase proyek atau sprint. Siklus pengiriman yang lebih pendek membuat pelacakan kemajuan dan penyesuaian tepat waktu menjadi lebih mudah.
Tiga manfaat utama dari penggunaan Teknik manajemen proyek yang tangkas termasuk:
- Kemampuan untuk menangani perubahan prioritas
- Peningkatan visibilitas bagi para pemangku kepentingan
- Penyelarasan bisnis yang lebih baik
Dua kerangka kerja Agile yang paling umum digunakan adalah Scrum dan Kanban.
Scrum
Pekerjaan dibagi ke dalam iterasi kotak waktu, yang merupakan pos pemeriksaan rutin untuk mengukur kemajuan. Setiap kotak memiliki durasi sekitar 1-4 minggu, dan serangkaian aktivitas tertentu harus diselesaikan dalam jangka waktu tersebut.
Kotak-kotak tersebut adalah Klik Template Manajemen Agile Scrum menawarkan alur kerja yang dapat disesuaikan untuk mengelola proses pengembangan Agile Scrum Anda. Anda dapat menggunakan status khusus untuk membuat tahapan proyek yang berbeda dan memahami bagaimana suatu tugas berkembang di sepanjang tahapan ini.
Template Manajemen Agile Scrum ClickUp
Kanban
Pekerjaan divisualisasikan sebagai tahapan-tahapan yang berbeda dalam alur kerja. Tahapan-tahapan tersebut dapat berupa 'Harus Dilakukan', 'Sedang Berjalan', dan 'Sedang Ditinjau' Batasi jumlah tugas di bawah setiap tahap untuk mempertahankan alur kerja yang stabil.
Gunakan fitur Klik Template Kanban untuk merepresentasikan alur kerja proyek Anda. Kolom khusus memungkinkan Anda untuk mengkategorikan tugas sesuai dengan tahapannya dan menambahkan detail tentang tugas tersebut untuk meningkatkan visibilitas tentang apa yang sudah selesai dan apa yang tertunda.
Templat Kanban ClickUp
Baca lebih lanjut: Panduan ClickUp untuk metodologi tangkas bagi tim pengembangan perangkat lunak
7. Gunakan bagan Gantt untuk memvisualisasikan garis waktu
Bagan Gantt digunakan untuk memvisualisasikan awal dan akhir proyek di seluruh garis waktu.
Ketika garis waktu proyek Anda memiliki beberapa tonggak penting di antaranya untuk menandai kemajuan proyek bersama dengan tugas, hasil, dan garis waktu - bagan Gantt memberikan pandangan yang jelas tentang jadwal proyek, menunjukkan kepada semua orang kapan suatu tugas harus dimulai dan kapan harus diselesaikan.
- Gunakan fiturKlik Tampilan Bagan Gantt untuk mengatur tugas Anda di sepanjang garis waktu dan menetapkan prioritas untuk setiap tugas
- Buat tugas di sepanjang garis waktu dan tambahkan ketergantungan sehingga Anda tahu persis subtugas apa yang perlu diselesaikan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan
- Bagikan garis waktu dengan tim Anda sehingga semua orang menerima pembaruan waktu nyata ketika tugas selesai atau ketika jadwal proyek diubah
lacak kemajuan, pencapaian, dan ketergantungan pada garis waktu visual bersama dengan tim Anda melalui tampilan Gantt Chart ClickUp
💡 Tip Pro: Penggunaan pemantauan proyek untuk mengantisipasi potensi risiko, penundaan, dan pembengkakan anggaran serta mengambil tindakan cepat untuk memperbaikinya. Hal ini memastikan proyek tetap berada di jalurnya, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan dan hasil yang berkualitas tinggi._
8. Gunakan pelaporan yang konsisten
Anggota tim mungkin sering menyusun laporan dengan data yang tidak konsisten atau tidak akurat, yang dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang salah dan menyulitkan untuk mengidentifikasi masalah dalam jadwal pelaksanaan proyek .
Hindari hal ini dengan:
- Menetapkan pedoman yang jelas untuk pelaporan
- Menekankan metrik proyek dan indikator kinerja utama yang perlu dilacak, serta format, frekuensi, dan sumber informasi
- Memastikan kriteria yang sama secara konsisten digunakan untuk mengukur kemajuan sehingga tidak ada ambiguitas atau kebingungan
Solusi? Buat dan gunakan templat standar untuk semua laporan. Berikan edukasi kepada anggota tim Anda mengenai pentingnya pelaporan standar untuk pelacakan kemajuan yang lebih baik.
Sebagai contoh, Templat Laporan Kemajuan Proyek ClickUp mencakup semua yang Anda butuhkan untuk membuat pemangku kepentingan dan anggota tim tetap mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan proyek.
Templat Laporan Kemajuan Proyek ClickUp
Templat ini menawarkan beberapa tampilan untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda secara berbeda. Tampilan khusus memungkinkan Anda menambahkan detail penting untuk mengelola dan melacak tugas dengan mudah. Anda bahkan dapat mengatur notifikasi waktu nyata untuk mendapatkan pembaruan tepat waktu setiap kali tindakan atau tugas selesai.
9. Menyusun laporan proyek yang efektif
Laporan yang komprehensif dapat memberikan gambaran yang jelas tentang status dan hasil proyek. Laporan ini menyoroti bagaimana sumber daya yang berbeda digunakan dan memberikan data tentang KPI (indikator kinerja utama) proyek yang penting. Metrik ini mengukur kinerja proyek dan melacak tanggung jawab setiap anggota tim.
Dasbor ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat laporan terperinci tentang kemajuan proyek, melihat data tentang berbagai tugas dan aktivitas di satu tempat, dan melacak metrik proyek .
Dasbor ClickUp sepenuhnya dapat disesuaikan, dan Anda dapat menyajikan data penting dengan indah menggunakan bagan, grafik, atau alat visualisasi lainnya. Tambahkan tombol interaktif, seperti tombol dan menu tarik-turun, untuk mempermudah menyaring data dan mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang kemajuan proyek.
dapatkan pandangan holistik tentang status proyek dan tugas yang tersisa di seluruh tim atau departemen Anda dengan Dasbor ClickUp
10. Gunakan alat manajemen proyek
Ketika mencari tahu cara melacak kemajuan proyek secara efektif, pilihan terbaik Anda adalah menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.
A alat manajemen proyek menyediakan sumber terpusat untuk menyimpan semua informasi terkait proyek dan berbagai fitur untuk meningkatkan kolaborasi, mengotomatiskan tugas, melacak proyek, dan mengelola tugas.
Sebagai contoh, fitur Perangkat Lunak Manajemen Proyek ClickUp menawarkan berbagai fitur canggih yang membuat perencanaan dan memprioritaskan pekerjaan Anda menjadi lebih mudah.
Chelsea Benett, Manajer Keterlibatan Merek di Lulu Press memuji tentang bagaimana ClickUp telah merampingkan efisiensi tim mereka:
"Platform manajemen proyek sangat penting untuk tim pemasaran, dan kami senang karena platform ini membantu kami tetap terhubung dengan departemen lain. Kami menggunakan ClickUp secara harfiah setiap hari, untuk segala hal. Ini sangat membantu tim kreatif kami dan membuat alur kerja mereka menjadi lebih baik dan lebih efisien
Chelsea Benett, Manajer Keterlibatan Merek di Lulu Press
Berikut ini adalah cara manajer proyek bisa menggunakan ClickUp untuk meningkatkan alur kerja proyek mereka.
- Buat dan tetapkan tugas untuk anggota tim beserta tanggal jatuh tempo menggunakanTugas ClickUp Berkolaborasi dengan anggota tim Anda dan berikan pembaruan waktu nyata dalam sekejap dengan fiturTampilan Obrolan ClickUp Bertukar pikiran dengan tim secara virtual di kanvas digital menggunakanPapan Tulis ClickUp Buat alur kerja yang efisien untuk tim Anda dan otomatiskan tugas yang berulang dengan memilih lebih dari 100+ otomatisasi menggunakanOtomatisasi ClickUp Gunakan Dasbor ClickUp untuk menyiapkan laporan proyek yang terperinci di setiap tahap
- Hasilkan pembaruan proyek, susun catatan rapat, dan rangkum dokumen dalam waktu singkat menggunakan AI ClickUp sendiri -Otak ClickUp
clickUp AI dapat menghasilkan berbagai jenis dokumen seperti ringkasan proyek, rencana pembelajaran, dan dokumen lainnya untuk mempercepat alur kerja Anda_
💡Tip Pro: Penggunaan template manajemen proyek untuk menghemat waktu dan mempercepat penyelesaian proyek Anda. Cukup masukkan informasi yang relevan ke dalam struktur yang telah dibuat sebelumnya sehingga tim Anda dapat mengelola tugas mereka dengan cepat._
Langkah Pertama Menuju Pelacakan Kemajuan Proyek yang Efektif
Pelacakan proyek yang efektif jauh dari pengelolaan mikro. Ini adalah perpaduan sistematis antara komunikasi yang jelas, dokumentasi terperinci, alur kerja yang efisien, dan pelaporan yang efektif.
Sebagai manajer proyek, Anda harus menerapkan praktik yang tepat untuk mempertahankan gambaran yang jelas tentang kemajuan proyek Anda dan dengan cepat mengidentifikasi masalah.
Namun, mungkin sulit untuk beralih dari nol ke satu dalam waktu singkat saat menerapkan praktik terbaik yang telah kami sebutkan di atas. Sebagai gantinya, lakukanlah secara perlahan dengan mengambil langkah demi langkah.
Sebagai contoh, langkah yang paling praktis adalah menerapkan alat manajemen proyek yang fleksibel seperti ClickUp yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda. Anda bisa mulai dengan bereksperimen dengan fitur-fitur dasar seperti Dasbor ClickUp, tampilan, templat yang sudah dibuat sebelumnya, dan tugas-tugas dan secara bertahap beralih ke fitur-fitur yang lebih canggih saat Anda terbiasa dengan alat ini. Daftar di ClickUp hari ini dan temukan bagaimana fungsi platform yang kuat membuat pelacakan kemajuan menjadi mudah.