Sebagai manajer proyek, Anda mungkin merasa seperti pahlawan tanpa tanda jasa. Anda tidak hanya mengelola tim, tugas, anggaran, dan jadwal, tetapi Anda juga bertanggung jawab untuk mempresentasikan kemajuan proyek kepada para pemangku kepentingan.
Tidak ada tekanan, bukan?
Daripada berkeringat saat tiba waktunya untuk menunjukkan kepada CEO apa yang telah Anda kerjakan dengan susah payah, buatlah laporan status proyek. Laporan ini meringkas pekerjaan yang telah diselesaikan sejauh ini dan langkah selanjutnya-yang merupakan penyelamat bagi laporan status mingguan Anda dalam rapat PM.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa itu laporan status proyek, apa saja yang harus dimasukkan di dalamnya, dan bagaimana cara membuat laporan yang lebih baik. Kami bahkan akan memberikan beberapa contoh laporan status manajemen proyek dan templat untuk memangkas waktu yang Anda habiskan untuk membuat laporan status.
Karena pada akhirnya, ini adalah tentang bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. 💪
Apa itu Laporan Status Proyek?
Laporan status proyek adalah dokumen terperinci yang memberikan pemangku kepentingan utama gambaran umum tentang status proyek yang penting saat ini. Manajer proyek biasanya menyiapkan laporan ini secara teratur dan membagikannya kepada anggota tim, manajemen, atau klien.
Alih-alih mengerjakan tugas dengan kecepatan tinggi, membuat laporan proyek memaksa Anda untuk berhenti dan berpikir tentang bagaimana Anda menyelesaikan proyek. Anda melihat proyek secara retroaktif dan proaktif, yang merampingkan siklus hidup proyek.
Perinci proyek Anda dalam tampilan Board untuk melihat status, perkembangan, dan potensi dengan mudah sekilas tentang kemacetan Tidak ada salahnya jika laporan yang solid juga akan membuat para pemangku kepentingan senang.
Tujuannya di sini adalah untuk membuat semua orang mendapat informasi tentang kemajuan proyek. Jika Anda melakukan pekerjaan yang berhadapan dengan klien, status proyek laporan meyakinkan klien bahwa Anda sedang bekerja keras.
Dan jika Anda membuat laporan status yang solid untuk laporan mingguan Anda, jangan kaget jika atasan Anda memberi Anda tepukan hangat di punggung. 🤩
Cara Menulis Laporan Status Proyek Dengan Contoh Bermanfaat
Pada titik ini, Anda mungkin sudah memiliki gambaran tentang apa yang harus dimasukkan ke dalam laporan status proyek. Tapi bagaimana Anda menggabungkan semuanya?
Tidak perlu membuat laporan proyek Anda sendiri. Cukup ikuti langkah-langkah berikut-dan ikuti contoh dan templat yang sudah terbukti-untuk membuat laporan status proyek dalam waktu singkat. ⏲️
Langkah 1: Memahami kebutuhan pemangku kepentingan proyek
Tidak perlu menambahkan banyak data ke dalam laporan status proyek Anda. Yang Anda butuhkan hanyalah informasi yang paling penting bagi para pemangku kepentingan proyek.
Ketahui target audiens Anda. Apa yang perlu mereka lihat? Apa yang sebenarnya mereka pedulikan? 👀
Sebagai contoh, jika kamu adalah seorang programmer tapi pemangku kepentinganmu adalah manajer non-teknis, ini bukan waktunya untuk menguraikan kerumitan Javascript. Sponsor proyek Anda hanya peduli dengan fitur dan fungsi, jadi buatlah laporan yang bermakna dan bebas jargon yang membantu mereka mengambil keputusan dengan lebih cepat.
Langkah 2: Jadwalkan secara teratur
Laporan proyek bukanlah sesuatu yang Anda buat ketika Anda menginginkannya. Ini harus menjadi bagian rutin dari alur kerja Anda untuk memahami kesehatan proyek secara keseluruhan. Tambahkan ke dalam jadwal Anda manajemen tugas solusi agar Anda tidak lupa.
Sebaiknya Anda juga membuat undangan kalender berulang dengan semua pemangku kepentingan utama agar Anda dapat meninjau laporan status secara konsisten.
Langkah 3: Mulai mengumpulkan data
Setiap laporan kesehatan proyek harus unik. Ambil data yang paling relevan dari sistem Anda untuk memperbarui laporan sebelum Anda memeriksanya bersama tim.
Anda dapat memasukkan data proyek secara manual, namun kami yakin Anda terlalu sibuk untuk itu. Buat sebuah dasbor khusus untuk melacak semuanya sehingga Anda tidak kehilangan akal dalam menangani setiap tugas, proyek, dan orang.
Buat Dasbor khusus di ClickUp untuk mendapatkan gambaran umum tingkat tinggi dari semua pekerjaan Anda
Anda juga tidak harus melakukan ini sendirian. Mintalah anggota tim Anda untuk menyumbangkan wawasan mereka. Perangkat lunak manajemen proyek tidak selalu memberikan cerita yang lengkap, terutama dengan data kualitatif. Undang tim Anda untuk berbagi wawasan pada tanggal tertentu sehingga Anda dapat memasukkannya ke dalam laporan.
Langkah 4: Mulai dari templat laporan status proyek yang komprehensif
Beberapa manajer proyek membuat laporan dari spreadsheet Excel atau Google Docs, namun hal ini membutuhkan banyak penyalinan dan penempelan. Sebagai gantinya, buatlah laporan dari data dalam sistem manajemen proyek Anda sehingga tinggal klik dan pergi.
Tentu saja, Anda perlu menggunakan templat templat laporan status proyek berdasarkan jenis proyek yang sedang kamu kerjakan. Organisasi Anda akan memiliki kebiasaannya sendiri, namun ada baiknya untuk memperhitungkan nuansa dari jenis-jenis proyek ini:
- Laporan status harian: Dibutuhkan banyak usaha untuk membuat laporan harian, sehingga sebuah templat akan menghemat banyak waktu. Karena kemungkinan besar perputarannya cepat, buatlah laporan harian sesingkat dan serelevan mungkin. Anda mungkin perlu menyesuaikannya secara real-time agar tidak ada yang terlewatkan
- Laporan status mingguan: Tim Anda mungkin akan memilih hari yang sama setiap minggunya untuk mengobrol tentang kemajuan proyek. Laporan status proyek mingguan adalah hal yang umum untuk proyek yang intensif dan berhadapan langsung dengan klien, jadi perhatikan jadwal, anggaran, dan langkah selanjutnya
- Laporan status bulanan: Laporan ini biasa dilakukan jika Anda melakukan proyek pemasaran di mana Anda membutuhkan waktu di antara laporan status untuk melacak KPI dan metrik
- Laporan status triwulanan: Buatlah laporan triwulanan pada tingkat yang sangat tinggi. Sangat mudah untuk masuk ke dalam gulma ketika Anda memiliki data selama tiga bulan untuk dilihat, tetapi fokuslah hanya pada hal-hal yang paling penting
Templat Laporan Status Proyek ClickUp
Memahami frekuensi laporan akan memudahkan anda dalam memilih templat. Dari sini, semudah memasukkan data Anda ke dalam templat dengan bagian, grafik, dan kode warna cantik yang siap digunakan.
Sebagai contoh, templat Templat Laporan Status Proyek ClickUp sebenarnya adalah Papan Tulis yang Anda ubah menjadi laporan status hanya dalam beberapa klik.
Templat Laporan Status Proyek dengan ClickUp di Papan Tulis
Gunakan templat ini untuk:
- Mengatur proyek berdasarkan label, filter, atau tugas tertentu
- Membuat bagan dan grafik kesehatan proyek secara otomatis
- Membagikan tugas, tanggal jatuh tempo, dan detail anggaran dengan tim dan pemangku kepentingan utama
Templat laporan status proyek bahkan dilengkapi dengan status, bidang, dan tampilan yang dapat disesuaikan sehingga Anda dapat membuatnya sendiri. Alih-alih berpindah-pindah antara perangkat lunak manajemen proyek dan dokumen laporan status Anda, Anda menyimpan semuanya di dalam platform ClickUp untuk mempercepat waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan secara signifikan.
Itu adalah kemenangan yang menyeluruh, bukankah begitu? 🏆
Langkah 5: Perbarui saat Anda pergi
Laporan status proyek adalah dokumen yang hidup. Informasi di dalamnya harus berubah secara teratur untuk mencerminkan status proyek saat ini, tetapi tidak masalah untuk mengubah template Anda.
Kumpulkan umpan balik dari semua pemangku kepentingan untuk mengetahui apakah pembaruan tersebut bermanfaat. Jika mereka tidak merasa laporan kemajuan berguna, Anda mungkin perlu menambahkan atau memangkas beberapa bagian.
Namun jangan tersinggung: jika perubahan ini membuat laporan menjadi lebih menarik, ada baiknya Anda menyesuaikan proses pelaporan.
Manfaat Menggunakan Laporan Status Proyek dalam Manajemen Proyek
Tentu saja, Anda dapat mengumpulkan beberapa poin pembicaraan sebelum rapat check-in berikutnya. Namun, hal tersebut tidak terlihat seprofesional laporan yang tepat mengenai kemajuan proyek.
Dengan template atau tampilan proyek yang tepat, tidak perlu waktu lama untuk membuat laporan status manajemen proyek yang solid. Hanya dengan beberapa klik, Anda atau manajer proyek Anda dapat menghasilkan dokumen berkualitas yang dilengkapi dengan sejumlah manfaat.
1. Buat pemangku kepentingan Anda senang
Apakah atasan Anda selalu menunggu pembaruan status? Apakah Anda memiliki klien yang sangat mengharapkan hasil?
Laporan status proyek dapat meredakan kekhawatiran klien yang cemas dan menunjukkan kepada atasan Anda bahwa Anda serius. Mereka adalah sebuah laporan yang solid alat manajemen proyek yang memperbarui semua orang tentang pencapaian proyek dan kemajuan Anda secara keseluruhan.
Memvisualisasikan Pencapaian proyek dengan tampilan Gantt di ClickUp
Selain itu, Anda bisa menggunakan laporan status proyek yang bagus sebagai alat untuk pelacakan kinerja. Hal ini tidak hanya menunjukkan bagaimana kinerja proyek, tetapi juga membenarkan upaya semua orang dalam tim Anda.
2. Meningkatkan kolaborasi tim
Kerja tim membuat impian menjadi kenyataan, namun mengelola kelompok besar adalah hal yang rumit. Untungnya, laporan status proyek membuat semua orang berada di halaman yang sama dan meningkatkan kolaborasi tim .
Alih-alih membiarkan daftar tugas proyek mengambang di udara, laporan status memberikan semua orang item tindakan yang jelas . Hal ini memberikan struktur dan akuntabilitas untuk memotivasi tim proyek Anda untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. 🙌
Pantau pembaruan proyek, kelola alur kerja, dan berkolaborasi dengan tim, semuanya dari Ruang Kerja ClickUp Anda
Selain itu, laporan rutin bahkan dapat meningkatkan semangat tim. Memvisualisasikan keberhasilan dan pencapaian yang telah diselesaikan memberikan penekanan pada pencapaian tim Anda, bukan hanya berfokus pada tugas-tugas yang akan datang. Dan data terbaru menunjukkan bahwa pengakuan meningkatkan kesejahteraan karyawan
3. Mempercepat jadwal proyek
Tidak ada yang menyukai penundaan proyek. Meskipun Anda tidak dapat menghindari semua keterlambatan, laporan status proyek secara teratur membuat tim Anda tetap bertanggung jawab terhadap jadwal proyek.
Jadwalkan beberapa proyek, kelola ketergantungan, dan prioritaskan semuanya ke dalam garis waktu proyek kustom Anda dengan tampilan Garis Waktu di ClickUp
Laporan status menawarkan struktur yang sangat dibutuhkan dalam proses manajemen proyek, yang mengurangi waktu dan tenaga yang terbuang. Pantau garis waktu Anda dengan pelacak proyek .
Dari sana, semudah mengekspor data Anda untuk memberikan laporan yang mendalam kepada semua orang hanya dengan beberapa klik.
4. Identifikasi masalah secepatnya Identifikasi risiko membuat Anda
anggaran proyek sesuai dengan jadwal dan tugas-tugas tepat waktu-asalkan Anda menemukan potensi risiko cukup dini. Laporan status manajemen proyek harus menyertakan bagian tentang tantangan dan hambatan sehingga Anda dapat mendiskusikannya dengan tim proyek.
Menampilkan hubungan antara tugas dan tugas Milestone dalam tampilan Gantt di ClickUp
Hal ini memberi Anda kesempatan untuk berkumpul di kontrol misi dan menghasilkan solusi untuk tugas-tugas berisiko secepatnya. ⚒️
Daripada berebut untuk menangani misi sampingan yang tidak terduga, mengantisipasi masalah membuat tim Anda tetap fokus dan produktif. Jika Anda berada di industri yang sangat diatur, ini bahkan dapat membantu manajemen risiko, yang akan disukai oleh departemen hukum Anda.
5. Membuat keputusan yang lebih baik
Terkadang manajemen proyek membutuhkan mengikuti naluri Anda, namun 9 dari 10 kali, Anda perlu menjustifikasi keputusan Anda dengan data. Laporan status reguler memberikan informasi proyek yang cukup untuk mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data.
Laporan status proyek mencakup metrik penting yang memberi tahu Anda apakah sudah waktunya untuk melakukan koreksi atau apakah semuanya baik-baik saja. Mengukur keberhasilan proyek dengan metrik seperti:
- Penyelesaian tepat waktu
- Tanggal kerja
- Waktu yang dihabiskan
- Persen penyelesaian
- Kepuasan klien
- Tingkat kesalahan
Buat Dasbor khusus di ClickUp untuk mendapatkan gambaran umum tingkat tinggi dari semua pekerjaan Anda
Idealnya, Anda harus melihat data dari periode pelaporan sebelumnya untuk mengidentifikasi tren. Sebagai contoh, jika Anda sering melebihi anggaran pada jenis proyek tertentu (atau dengan, ahem, klien tertentu), Anda mungkin perlu meningkatkan penawaran Anda pada proyek berikutnya-atau menemukan beberapa peluang penghematan biaya yang serius.
6. Tingkatkan komunikasi
Baik saat Anda mengobrol dengan atasan, klien, atau anggota tim, laporan status proyek mendukung komunikasi yang transparan. Tidak hanya memformat semua detail proyek dengan cara yang mudah dipahami dengan warna-warna yang indah, tetapi juga mendorong tim Anda untuk berkomunikasi lebih sering. 🌻
Berkomunikasi dengan tim Anda secara langsung dalam sebuah tugas, berbagi tugas lain, dan mengunggah file dengan komentar berulir di ClickUp!
Jika atasan Anda menginginkan gambaran yang lebih jelas mengenai kesehatan proyek, laporan status manajemen proyek menjelaskan semuanya secara hitam putih untuk mengurangi risiko kesalahpahaman.
Apa yang Harus Disertakan dalam Laporan Status Proyek
Saat Anda bersiap-siap untuk membuat laporan status proyek pertama Anda, Anda mungkin bertanya-tanya apa saja yang perlu Anda sertakan dalam laporan itu sendiri. Anda tidak ingin mengabaikan informasi penting, namun Anda juga tidak ingin membebani semua orang dengan novel setebal 20 halaman.
Cobalah untuk mencapai keseimbangan antara berbagi informasi dan menjaga agar laporan tetap singkat dan manis. Pastikan laporan status manajemen proyek Anda mencakup elemen-elemen kunci berikut ini. 🔑
Ringkasan eksekutif yang terperinci namun ringkas
Ringkasan eksekutif harus memberikan informasi tingkat tinggi dengan sorotan laporan. Ini adalah ringkasan proyek yang akan dilihat oleh CEO Anda 60 detik sebelum rapat status, jadi jangan meneleponnya.
Meskipun ringkasannya didahulukan, Anda membutuhkan informasi dalam laporan lainnya untuk menulisnya. Inilah sebabnya mengapa Anda harus selalu menulis ringkasan eksekutif di urutan terakhir.
Tim Anda akan membaca keseluruhan laporan jika mereka menginginkan rincian lebih lanjut, jadi buatlah ringkasan yang singkat-tidak lebih dari enam kalimat. Mulailah dengan panduan yang terdokumentasi dengan baik dengan menggunakan Templat Status Proyek Eksekutif ClickUp .
Templat Ringkasan Eksekutif
Kemajuan visual proyek
Bagian kemajuan merinci status Anda saat ini dan pencapaian yang telah diselesaikan dan hasil kerja . Orang-orang memiliki ingatan yang pendek, jadi mengingatkan semua orang tentang apa yang telah Anda capai sejauh ini adalah sebuah penghargaan yang bagus untuk kerja keras tim Anda. ✨
Ini adalah bagian di mana Anda membanggakan pencapaian tim Anda. Panggil mereka dengan bagan Gantt yang cantik dan grafik yang memvisualisasikan hasil kerja Anda atau tujuan proyek .
Lacak sasaran Anda hingga ke KPI yang paling penting dan secara otomatis mendapatkan tampilan terperinci tentang perkembangan Anda
Bar kemajuan, grafik garis, atau kotak yang dicentang pasti akan menarik perhatian atasan Anda ke tempat yang tepat. Bagian kemajuan dari laporan status harus diambil dari laporan terakhir.
Jika Anda membuat laporan status proyek setiap tiga bulan, Anda akan mudah lupa di mana Anda tinggalkan. Selalu bandingkan laporan Anda saat ini dengan laporan sebelumnya agar Anda tidak melewatkan apa pun.
Jadwal proyek secara keseluruhan
Jadwalkan postingan sosial, blog, dan pengumuman bersama tugas dan rapat Anda yang lain menggunakan tampilan Kalender di ClickUp
Proyek hidup dan mati oleh tenggat waktu. Bagian laporan status proyek ini harus mencakup keseluruhan jadwal proyek dan memberikan informasi terbaru tentang posisi Anda saat ini. Perhatikan apakah Anda lebih cepat dari jadwal, tepat di jalur, atau (meneguk) tertinggal.
Alih-alih mencantumkan jadwal dengan teks, buatlah dasbor visual , tampilan Kalender, atau bagan Gantt untuk memudahkan semua orang mencerna kerangka waktu yang kompleks dalam waktu yang lebih singkat.
Wawasan tentang anggaran proyek
Setelah memenuhi tenggat waktu manajemen anggaran adalah tanggung jawab terbesar Anda sebagai manajer proyek. Baik itu klien atau manajemen tingkat atas, laporan status proyek Anda harus menganalisis kinerja keuangan proyek.
Sekali lagi, cobalah untuk memvisualisasikan hal ini sebanyak mungkin. Sebagai contoh, jika Anda menganggarkan berdasarkan persentase, catat berapa banyak anggaran proyek yang telah Anda habiskan dengan diagram lingkaran. Gunakan bagian laporan ini untuk juga memperkirakan bagaimana menurut Anda pengeluaran anggaran akan terlihat di masa mendatang.
Tantangan dan penghalang umum
Apa yang menghalangi Anda saat ini? Ini adalah kesempatan Anda untuk berbicara.
Daripada membiarkan masalah diam-diam membara di latar belakang, ungkapkan saja. Misalnya, jika klien tidak memberi Anda informasi yang tepat untuk proyek, catat di sini. Atau jika tim Anda tidak memiliki akses ke alat yang tepat untuk bergerak maju, sampaikanlah. 📣
Seluruh tim akan berkumpul untuk meninjau laporan status proyek, jadi ini adalah kesempatan Anda untuk melihat hambatan dan risiko proyek bersama-sama.
Langkah selanjutnya yang dikomunikasikan dengan baik
Kecuali jika Anda sudah 100% selesai dengan sebuah proyek, Anda harus menjelaskan apa yang akan dilakukan selanjutnya. Di bagian laporan status proyek ini, perjelas tugas dan pencapaian yang masih harus Anda selesaikan.
Namun, jangan hanya mencantumkan tugas-tugasnya saja. Tambahkan sedikit pertanggungjawaban dengan memberikan langkah selanjutnya kepada anggota tim tertentu, bersama dengan tanggal tenggatnya. Dengan cara ini, Anda memiliki jalur yang sangat jelas untuk melangkah ke depan-ditambah dengan akuntabilitas-sehingga tidak ada yang perlu bertanya-tanya tentang apa yang menjadi tanggung jawab mereka.
Semua kPI proyek dan metrik
Terakhir, setiap laporan status proyek harus menyertakan bagian khusus untuk metrik. Anda bebas untuk menggabungkan metrik-metrik ini di seluruh laporan, tetapi meskipun demikian, beberapa orang mungkin ingin melihat tampilan tingkat tinggi dari kinerja proyek di satu tempat.
Mencantumkan metrik Anda dalam satu bagian memungkinkan untuk memantaunya dari waktu ke waktu. Lihatlah rata-rata selama proyek berlangsung, ditambah bagaimana laporan ini dibandingkan dengan laporan sebelumnya, untuk melihat apakah Anda berada di jalur yang benar.
Setiap proyek berbeda, namun melacak metrik seperti ini bagus untuk dilakukan:
- Kinerja biaya
- Waktu yang dicatat
- Margin kotor
- Kepuasan pelanggan
- Produktivitas
- Penyelesaian tanggal jatuh tempo yang berhasil
Semakin sedikit Anda bisa membuat ini terlihat seperti dinding angka-angka yang membosankan, semakin baik. Gunakan templat laporan proyek dengan grafik yang cantik untuk membuat metrik Anda menonjol.
Membuat Laporan Status Proyek dalam Satu Klik
Manajemen proyek yang sukses adalah sebuah seni. Mungkin terlihat semuanya berjalan lancar bagi atasan Anda, namun laporan status proyek menunjukkan seberapa banyak usaha yang Anda dan tim lakukan untuk mewujudkannya. 🎨
Jaga agar tim Anda tetap berada di halaman yang sama, yakinkan para pemangku kepentingan, dan buat laporan yang lebih terstruktur rencana proyek dengan templat laporan status proyek.
Meskipun templat merupakan awal yang baik, namun tetap membutuhkan data. Dasbor ClickUp mempercepat laporan dengan menautkan pusat kendali misi proyek Anda ke laporan, templat, obrolan, dan banyak lagi.
Buat laporan status Anda berikutnya di ClickUp: Buat Dasbor Anda sendiri sekarang juga- gratis Selamanya !