Cara Mengotomatiskan Tugas yang Berulang: Panduan 5 Langkah Anda untuk Automagic

Pernahkah Anda mengalami salah satu momen yang membosankan ketika Anda menyadari bahwa Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyalin data antar sistem dan memformat sel di lembar kerja daripada menyusun strategi dan berinovasi? Anda tidak sendirian.

Sekitar 60% organisasi melaporkan bahwa tim mereka kehilangan lima jam seminggu untuk tugas-tugas manual dan proses yang berulang-ulang-itu kira-kira 1,5 bulan dalam setahun! Dan banyak di antaranya adalah pekerja pengetahuan yang memiliki kemampuan untuk mengotomatisasi tugas; bayangkan betapa menguras tenaga dan pikiran bagi tim lain.

Kabar baiknya adalah Anda bisa mendapatkan kembali waktu yang berharga ini dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan berulang. Hal ini akan membebaskan Anda untuk mengejar aspek-aspek yang lebih menantang dari pekerjaan Anda dan meningkatkan efisiensi.

Untuk membantu upaya ini, berikut adalah panduan 5 langkah cepat dan mudah untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang.

Memahami Otomatisasi Tugas

siapkan resep otomatisasi di ClickUp untuk mengotomatiskan tugas_

Otomatisasi tugas memanfaatkan teknologi untuk merampingkan dan menyelesaikan tugas dengan sedikit atau tanpa campur tangan manusia. Hal ini melibatkan penggunaan perangkat lunak, platform, dan alat bantu:

• Meniru tindakan manusia yang bisa sesederhana menyalin data hingga yang serumit melakukan tindakan berdasarkan logika bersyarat
• Menjalankan tugas dengan mengikuti serangkaian langkah dan instruksi yang telah ditentukan sebelumnya
• Menanggapi situasi atau peristiwa tertentu dan memicu tindakan selanjutnya

Tujuannya adalah mendelegasikan tugas ke solusi digital yang tepat untuk akurasi, produktivitas, dan efisiensi yang lebih baik. Bagian selanjutnya akan membahas manfaatnya secara mendetail.

**Mengapa Anda Harus Mengotomatiskan Tugas yang Berulang? Otomatisasi alur kerja bermanfaat bagi individu dan bisnis dengan cara-cara berikut ini:

• **Menghemat waktu dan tenaga dengan menangani proses yang biasa dilakukan. Waktu ini dapat digunakan untuk kegiatan yang lebih kreatif, inovatif, atau strategis
• Menghilangkan pekerjaan yang berulang atau berlebihan dan menyederhanakan alur kerja, sehingga individu menjadi lebih produktif, menyelesaikan tugas lebih cepat, dan memberikan hasil yang lebih baik
• **Meminimalkan kesalahan manusia dengan mengikuti aturan yang telah ditentukan sebelumnya untuk proses bisnis yang akurat
• Membangun merek berdasarkan konsistensi dan keandalan karena proses otomatis memberikan hasil yang seragam
• Meningkatkan semangat kerja dan kepuasan kerja karyawan karena mereka tidak lagi melakukan tugas-tugas yang biasa atau membosankan
• **Mengurangi biaya dengan mengurangi biaya tenaga kerja yang terkait dengan tugas-tugas manual. Hal ini juga memberikan penghematan biaya dengan mengurangi kesalahan mahal yang dapat menyebabkan lonjakan biaya operasional
• Mempertahankan skalabilitas, memungkinkan bisnis untuk meningkatkan beban kerja atau kapasitas tanpa menambah sumber daya manusia secara signifikan. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengikuti permintaan yang berfluktuasi dan tingkat pertumbuhan yang bervariasi
• Memungkinkan tim untuk mengumpulkan, memelihara, dan memperbarui data secara real time, yang mendukung pengambilan keputusan yang terinformasi dan hasil yang lebih baik
• Mendorong kepuasan pelanggan dengan memberikan pengalaman pelanggan yang lancar
• **Membuka potensi sesungguhnya dengan membebaskan sumber daya manusia untuk tugas-tugas yang lebih berat dan kompleks, seperti membangun hubungan dengan pelanggan dan inovasi produk
• Memastikan keamanan dan integritas data karena tidak melibatkan upaya manual untuk entri dan penanganan data

Bagaimana Mengotomatiskan Tugas yang Berulang: Panduan 5 Langkah

Seperti yang dijanjikan, inilah panduan langkah demi langkah kami tentang cara mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang:

Langkah 1: Identifikasi tugas yang berulang

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengidentifikasi tugas berulang yang menghabiskan waktu dan tenaga.

Berikut ini adalah cara yang bisa Anda lakukan:

1. Buatlah daftar tugas. Daftar ini harus memuat semua tugas Anda, beserta prioritas, frekuensi, dan tujuannya
2. Gunakan alat pelacak waktu untuk mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas
3. Berkonsultasi dengan para ahli atau berkolaborasi dengan tim Anda untuk mengumpulkan semua detail yang terkait dengan tugas yang berulang

Tugas berulang adalah tugas yang sering terjadi, menghabiskan banyak waktu, dan dapat menimbulkan kesalahan. Namun, Anda mungkin juga menemukan beberapa tugas lain yang cocok untuk diotomatisasi. Tugas-tugas tersebut bisa jadi:

• Tugas berbasis aturan yang mengikuti aturan atau logika yang terdefinisi dengan baik. Sebagai contoh,otomatisasi email untuk mengirim penjawab otomatis ke email yang masuk
• **Tugas-tugas perangkat lunak yang dapat diotomatisasi menggunakan perangkat lunak yang sudah ada dengan fitur otomatisasi bawaan. Seperti bagaimana Anda dapatmengotomatiskan Excel untuk melakukan perhitungan
• Tugas-tugas yang memakan waktu yang membutuhkan pengawasan minimal dari manusia namun membutuhkan waktu yang cukup lama. Sebagai contoh,Otomatisasi DevOps untuk memantau sistem untuk log kesalahan dan menandai insiden
• Tugas entri dan manipulasi data di mana Anda harus mengumpulkan, mengelola, mengatur, memperbarui, dan mengeksploitasi data untuk memenuhi tujuan bisnis. Misalnya, Anda dapat menggunakanalat otomatisasi penjualan bersama dengan CRM untuk mempersonalisasi pengalaman penjualan

Identifikasi tugas-tugas tersebut secara sistematis saat Anda mempersiapkan fase berikutnya - memprioritaskan area target yang akan menghasilkan manfaat otomatisasi tertinggi.

Langkah 2: Mengukur potensi otomatisasi

Meskipun Anda mungkin memiliki daftar panjang tugas yang cocok untuk otomatisasi, mari fokus pada tugas-tugas yang berulang.

Pada tahap ini, Anda mengukur potensi untuk mengotomatisasi tugas yang berulang. Untuk menghitungnya, Anda perlu menganalisis parameter berikut ini:

bagaimana menilai kesesuaian tugas untuk otomatisasi tugas yang Biasanya Cocok untuk Otomatisasi Berdasarkan Parameter | | | | --------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas | Tugas yang panjang | Frekuensi kemunculan tugas tersebut | Tugas yang sering muncul | Kompleksitas yang terlibat dalam penyelesaian tugas | Tugas yang dapat diprediksi dan berbasis aturan dengan kompleksitas yang lebih rendah | Upaya manual yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut | Tugas yang membutuhkan tenaga kerja manual yang signifikan | Tingkat kesalahan rata-rata, terutama melalui pekerjaan manual | Tugas yang lebih rentan terhadap kesalahan | Dampak terhadap alur kerja | Tugas-tugas dengan prioritas tinggi dan berdampak tinggi

Analisis tersebut mengikuti pendekatan strategis sembari mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang. Anda dapat menggunakan formula berbobot untuk menyiapkan daftar berbasis prioritas untuk upaya otomatisasi tugas Anda.

Langkah 3: Jelajahi solusi otomatisasi

Setelah Anda memiliki daftar tugas rutin, sekarang saatnya untuk memilih alat otomatisasi tugas yang tepat.

Hal ini melibatkan penelitian tentang perangkat lunak otomatisasi alur kerja pasar untuk mengidentifikasi solusi guna mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang.

Berikut ini cara Anda dapat melanjutkannya:

1. Mengidentifikasi dengan jelas kebutuhan Anda dan memetakan persyaratan yang sesuai dari alat otomatisasi. Pisahkan kebutuhan Anda menjadi kebutuhan, keinginan, dan rencana masa depan untuk fokus pada tugas berulang dengan prioritas tinggi
2. **Tentukan tujuan dari alat otomatisasi. Idealnya, tentukan tujuan-tujuan ini di sepanjang parameter SMART untuk mengekspresikan dan mengukur dampak dari proses otomatisasi terhadap hasil bisnis
3. Setelah Anda memiliki ide dasar, lakukan pencarian online untuk alat otomatisasi populer yang sesuai dengan kebutuhan Anda. **Jelajahi pilihan Anda dengan mengunjungi situs web resmi, forum khusus industri, papan diskusi, dll.
4. **Buatlah daftar pendek solusi yang memungkinkan dan bandingkan serta evaluasi fitur-fitur alat bantu tersebut. Pertimbangkan faktor-faktor seperti biaya, skalabilitas, kemampuan integrasi, kemudahan penggunaan, kompatibilitas dengan tumpukan teknologi yang ada, dll.
5. Setelah Anda memiliki pilihan yang lebih sedikit, cermati dengan seksama ulasan pengguna, testimoni pelanggan, dan studi kasus untuk mendapatkan gambaran yang realistis tentang apa yang diharapkan dari alat bantu otomatisasi tugas. Catat setiap celah atau kekurangan untuk memahami bagaimana hal tersebut berdampak pada tujuan otomatisasi tugas Anda
6. Pada titik ini, Anda akan memiliki sekitar dua hingga tiga opsi yang tersedia. Hubungi vendor dan daftarkan diri Anda untuk demo produk, uji coba gratis, dan penelusuran produk untuk mendapatkan gagasan langsung tentang kemampuan setiap alat otomatisasi
7. Setelah tahap uji coba dan pengujian, pilih alat otomatisasi pilihan Anda yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, anggaran, dan kemampuan tim Anda. Anda menginginkan solusi yang dapat diskalakan untuk mengakomodasi tujuan jangka panjang, meskipun harus membayar sedikit lebih mahal. Untuk alasan ini, alat yang menawarkanOtomatisasi alur kerja yang didukung AI akan mengungguli yang tidak memiliki fitur ini

Langkah 4: Mengotomatiskan tugas

Sekarang perangkat lunak otomatisasi tugas adalah bagian dari tumpukan teknologi, saatnya untuk mengotomatiskan tugas.

Inilah cara Anda mengotomatiskan tugas dengan sempurna:

• Mulailah dengan menyiapkan peta jalan yang terperinci dari rencana implementasi. Buat daftar beberapa tugas yang akan Anda otomatiskan dan tetapkan jadwal yang sesuai untuk tugas-tugas tersebut. Anda bahkan dapat memulai otomatisasi tugas dalam skala kecil dan kemudian mengembangkannya
• Selanjutnya, tentukan tujuan dan sasaran yang jelas untuk mengotomatisasi tugas. Identifikasi KPI dan metrik yang akan Anda gunakan untuk mengevaluasi kinerja tugas otomatis dan memasukkannya ke dalam alat otomatisasi
• Memulai proyek otomatisasi alur kerja percontohan Anda, idealnya, proyek sederhana yang menawarkan manfaat penting. Ini adalah cara yang bagus untuk menguji otomatisasi alur kerja di lingkungan yang terkendali sebelum beralih ke alur kerja yang lebih kompleks
• Menilai kinerja dan dampak dari otomatisasi tugas tahap pertama ini. Tentukan kembali proses otomatisasi berdasarkan umpan balik, hasil awal, dan metrik kinerja. **Menyempurnakan alur kerja, mengoptimalkan pengaturan, dan memperbaiki bug untuk mengatur operasi yang lancar
• Setelah melewati tahap iterasi dan peningkatan dalam mengotomatisasi tugas rutin, lakukan peluncuran penuh dengan secara bertahap memperluas ke tugas, alur kerja, dan departemen lain. Melakukannya secara bertahap akan memastikan kelangsungan bisnis dan gangguan yang minimal

Pelatihan dan dukungan yang berkelanjutan harus menyertai tahap implementasi otomatisasi. Anda juga harus menyadarkan tenaga kerja Anda tentang manfaat dan praktik terbaik otomatisasi tugas.

Langkah 5: Mengukur dampak otomatisasi

Tahap terakhir adalah mengukur dampak dari upaya otomatisasi Anda. Ingat bagaimana Anda harus menentukan KPI dan metrik untuk mengetahui hal ini? KPI Anda dapat mengukur waktu yang dihemat, peningkatan produktivitas, penghematan biaya, atau pengurangan kesalahan. Apapun itu, di sinilah Anda melacaknya untuk menilai efektivitas, kinerja, dan manfaat secara keseluruhan.

Untuk melakukan ini, Anda:

1. Menangkap data pada tahap pra-otomatisasi. Mengukur nilai seperti waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, tingkat kesalahan rata-rata, dan sebagainya
2. Gunakan perangkat lunak otomatisasi untuk mendapatkan wawasan ke dalam proses bisnis dan operasi setelah mengotomatisasi proses. Kumpulkan data yang sebanding
3. Ukur varians untuk mengukur peningkatan dan dampaknya terhadap alur kerja. Tetapkan ini sebagai patokan untuk pengukuran di masa mendatang

Selain itu, konsultasikan dengan semua pemangku kepentingan dan kumpulkan umpan balik dari mereka. Wawasan mereka mungkin dapat menjelaskan beberapa aspek non-tangible dari otomatisasi tugas yang mungkin terlewatkan oleh data, seperti peningkatan semangat kerja atau kolaborasi tim.

Jadwalkan tinjauan berkala dan pantau kinerja untuk pengoptimalan yang berkelanjutan.

Contoh Dunia Nyata untuk Mengotomatiskan Tugas yang Berulang

Berikut ini beberapa di antaranya contoh otomatisasi proses bisnis berdasarkan lima langkah yang diuraikan di atas:

Pemasaran: Menyederhanakan kalender media sosial

1. Mengidentifikasi tugas: Menjadwalkan postingan media sosial di berbagai platform yang berbeda memakan waktu
2. Evaluasi potensi: Tugas ini sering dilakukan, melibatkan mengikuti jadwal dan proses posting yang telah ditentukan sebelumnya, dan membutuhkan pengawasan minimal
3. Jelajahi solusi: Alat bantu seperti Hootsuite atau Buffer dapat membantu mengotomatiskan penjadwalan media sosial
4. Automatisasi: Siapkan kalender konten, rancang materi pemasaran, buat postingan, dan gunakan alat untuk mengotomatiskan penerbitan sesuai jadwal
5. Mengukur dampak: Lacak peningkatan efisiensi, konsistensi posting, dan pertumbuhan keterlibatan menggunakan analitik

Keuangan: Meningkatkan keakuratan faktur

1. Mengidentifikasi tugas: Memasukkan data faktur secara manual membutuhkan waktu dan tenaga serta rentan terhadap kesalahan
2. Evaluasi potensi: Tugas ini sering dilakukan, berbasis aturan, dan rentan terhadap kesalahan manusia
3. Jelajahi solusi: OCR dapat mengekstrak data dari faktur dan mengisi sistem akuntansi secara otomatis
4. Otomatisasi: Mengintegrasikan perangkat lunak OCR ke dalam tumpukan akuntansi dan mengatur aturan untuk ekstraksi dan validasi data
5. Mengukur dampak: Melacak pengurangan waktu pemrosesan, penurunan kesalahan, dan peningkatan akurasi dalam catatan keuangan

Layanan pelanggan: Melakukan lebih banyak hal dengan sumber daya yang sama

1. Mengidentifikasi tugas: Menjawab pertanyaan yang sering diajukan (FAQ) menyita terlalu banyak waktu agen dukungan pelanggan
2. Evaluasi potensi: Menjawab FAQ bersifat berulang, mengikuti pola yang dapat diprediksi, dan tidak melibatkan pemecahan masalah yang rumit
3. Jelajahi solusi: Chatbot dapat dilatih untuk menjawab FAQ dan mengeskalasi masalah yang kompleks ke agen langsung
4. Otomatisasi: Rancang chatbot dengan alur keputusan dan pohon jawaban untuk menangani pertanyaan umum dan mengintegrasikan chatbot ke dalam platform layanan pelanggan
5. Mengukur dampak: Lacak metrik seperti NPS (Net Promoter Score), CSAT (Skor Kepuasan Pelanggan), FRT (First Response Time), Pertanyaan Berulang, dll.

Baca juga: Contoh-contoh Otomatisasi

Alasan Menggunakan ClickUp untuk Otomatisasi Tugas

Apakah Anda mencari otomatisasi tugas atau otomatisasi lengkap manajemen proyek otomatis , ClickUp adalah pilihan yang sangat baik.

Untuk benar-benar memahami bagaimana Anda bisa menggunakan ClickUp untuk mengotomatisasi tugas-tugas, pertimbangkan fitur-fitur berikut ini:

Otomasi ClickUp

buat daftar otomatisasi dan kelola secara efektif dengan ClickUp_ Otomatisasi ClickUp memungkinkan pengguna untuk membuat aturan khusus atau memilih dari perpustakaan resep otomatisasi yang sudah ada sebelumnya untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang. Misalnya, Anda bisa mengatur otomatisasi untuk menugaskan tugas secara otomatis ke anggota tim yang memenuhi syarat setelah tugas dibuat.

Demikian pula, Anda dapat mengatur otomatisasi untuk memperbarui prioritas tugas berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya atau mengirim pemberitahuan setelah tugas selesai. Otomatisasi berbasis pemicu tersebut bertindak sebagai asisten digital sekaligus memastikan Anda mendapatkan informasi terbaru tentang semua aktivitas.

Klik Otak

mengotomatiskan tugas seperti membuat dokumentasi terkait proyek menggunakan ClickUp Brain_ ClickUp Brain adalah alat canggih yang mengurangi hambatan teknis untuk memanfaatkan teknologi seperti AI. Asisten AI ini menerima perintah dalam bahasa alami dan menerjemahkannya ke dalam aturan otomatisasi khusus! Ini berarti Anda dapat mengotomatiskan tugas atau alur kerja apa pun hanya dengan menjelaskan alur kerja yang diinginkan dalam bahasa yang sederhana dan sederhana sementara ClickUp Brain melakukan semua pekerjaan untuk Anda.

Mengatur otomatisasi semudah memberi tahu Brain, "Ketika sebuah tugas ditandai sebagai prioritas tinggi, tetapkan tugas tersebut ke Jane dan tetapkan tanggal jatuh tempo untuk hari berikutnya." ClickUp Brain kemudian akan mengatur otomatisasi. Demikian pula, ini dapat mengotomatiskan tugas-tugas seperti menyiapkan persyaratan produk, menyusun email, meringkas catatan rapat, dan banyak lagi! Hal ini membuat fitur otomatisasi dapat diakses oleh semua anggota tim, terlepas dari keahlian teknis mereka.

Klik Formulir

tetapkan logika bersyarat di Formulir ClickUp untuk mengotomatiskan pengumpulan data_ Tampilan Formulir ClickUp menghilangkan pekerjaan yang memakan waktu untuk mencatat data secara manual. Gunakan untuk membuat formulir online khusus yang terperinci yang menangkap data dan mengubahnya langsung menjadi tugas. Ini memberikan manfaat dua kali lipat.

Pertama, Anda tidak perlu menyisihkan sumber daya khusus untuk entri data.

Kedua, memastikan akurasi data tanpa adanya titik-titik pengantaran dan intervensi manual. Formulir yang ramah pengguna, akurat, dan dapat ditindaklanjuti sangat berguna untuk aktivitas bisnis seperti menangkap prospek, penerimaan klien, dan permintaan layanan.

Klik Tugas Berulang

atur periodisitas untuk tugas yang berulang dengan fitur Tugas Berulang_

Gunakan Tugas Berulang ClickUp untuk mengotomatiskan tugas berulang - sesederhana itu. **Jadwalkan tugas yang berulang setiap hari, mingguan, bulanan, atau tahunan. Baik itu pembuatan laporan, pembuatan faktur, atau tindak lanjut, sesuaikan pola pengulangan dengan opsi seperti 'setiap minggu alternatif' atau 'pada hari terakhir setiap bulan' untuk menyelaraskan alur kerja Anda dengan tugas berkala. Ketika dipasangkan dengan ClickUp Automations, fitur ini memastikan tidak ada yang terlewatkan sehingga Anda dan tim Anda dapat fokus pada aktivitas yang lebih penting.

Templat ClickUp

Dengan pustaka template otomatisasi kustom yang kaya, Anda dapat mengoptimalkan alur kerja, meningkatkan produktivitas, dan menghemat waktu. Solusi siap pakai ini merupakan titik awal yang baik untuk mengotomatiskan alur kerja umum

Berikut ini beberapa yang dapat Anda gunakan untuk memulai:

Unduh Template Ini

Otomatiskan email keluar dengan Templat Otomatisasi Email dari ClickUp

Templat ClickUp untuk Otomatisasi Email Hapus pekerjaan manual dari penjangkauan email dan kirimkan email yang dipersonalisasi berdasarkan nilai bidang khusus atau pemicu tugas. Bayangkan secara otomatis mengirimkan email selamat datang ke klien yang baru terdaftar atau mengirimkan kit email orientasi ke karyawan baru! Hal ini memungkinkan Anda mengirimkan email yang tepat pada waktu yang tepat sekaligus membebaskan waktu tim untuk tugas-tugas lain. Anda bisa membuat tugas untuk setiap email otomatis dan mengatur aturan di ClickUp untuk menentukan pemicunya.

Unduh Template Ini

Buat proposal proyek yang unggul dengan Templat Proposal Proyek Otomasi dari ClickUp

Templat ClickUp untuk Otomatisasi Proposal Proyek Menyederhanakan proses pembuatan proposal proyek. Templat ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan tugas-tugas seperti menugaskan aktivitas pembuatan proposal kepada anggota tim, mengirimkan pengingat dan pemberitahuan untuk tenggat waktu, dan berkonsultasi dengan pemangku kepentingan ketika proposal selesai. Tampilan Proposal Proyek memberi Anda gambaran umum yang komprehensif dari semua proposal

Unduh Template Ini

Pantau semua KPI otomatisasi dengan Templat Pelacakan KPI Otomatisasi dari ClickUp

Templat Pelacakan KPI Otomatisasi ClickUp Jangan hanya mengotomatisasi tugas yang berulang; ukur dampak dari tindakan ini. Gunakan templat ini untuk menguji keampuhan otomatisasi Anda. Template ini menyediakan kerangka kerja untuk mengukur KPI penting yang dapat Anda lacak untuk menilai apakah alur kerja otomatis sesuai dengan potensinya. Ini termasuk bidang khusus seperti Departemen, Nilai Target, Varians, dll. Visualisasikan garis waktu dan tonggak pencapaian inisiatif otomatisasi Anda dengan Tampilan Garis Waktu dan lacak kemajuan masing-masing tugas dengan Tampilan Kemajuan.

Jangan Ulangi, Cukup Otomatiskan Dengan ClickUp

Dari semua yang telah kita bahas sejauh ini, terbukti bahwa otomatisasi bukan lagi sebuah kemewahan atau fitur yang 'bagus untuk dimiliki'. Anda harus mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang secara maksimal untuk mencapai tingkat efisiensi, produktivitas, dan pemanfaatan sumber daya yang baru. Semoga panduan 5 langkah sederhana kami menguraikan peta jalan yang jelas untuk mengimplementasikan otomatisasi.

Solusi manajemen proyek yang didukung AI seperti ClickUp dapat mengubah proses sehari-hari Anda dengan kekuatan otomatisasi yang cerdas. Daftar gratis di ClickUp untuk memaksimalkan potensi bisnis Anda!