Tahukah Anda bahwa sebuah startup kecil di Norwegia akan segera meluncurkan proses deteksi kerusakan mobil dalam sejarah pada saat artikel ini diterbitkan?
Rata-rata, proses ini membutuhkan waktu 15 menit untuk diselesaikan, tetapi berkat teknologi AI dan otomatisasi proses bisnis (BPA), Wenn berhasil mengurangi angka tersebut menjadi 6 detik-yaitu 99,33% lebih rendah dari standar industri saat ini.
Meskipun mungkin terlihat seperti sesuatu yang keluar dari film fiksi ilmiah, gangguan seperti ini menjadi hal yang biasa terjadi berkat otomatisasi proses bisnis (BPA).
Namun, hubungan antara otomatisasi dan proses bisnis tidak selalu jelas, dan salah satu cara terbaik untuk memahaminya adalah dengan melihat contoh-contohnya, dan itulah yang akan kita lakukan dalam artikel ini. Anda akan melihat contoh-contoh otomatisasi proses bisnis dalam kehidupan nyata yang didukung oleh alat manajemen proses bisnis yang dapat digunakan oleh siapa saja dalam hitungan menit.
Sekarang, mari kita definisikan otomatisasi proses bisnis agar kita semua memiliki pemahaman yang sama sebelum masuk ke dalam contoh-contohnya!
Apa itu Otomatisasi Proses Bisnis?
Secara umum, otomatisasi proses bisnis (BPA) mengacu pada penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manusia dan biaya, serta meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Buat resep otomatisasi khusus atau gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya untuk mengotomatiskan pekerjaan rutin dan menyederhanakan alur kerja Anda yang kompleks
Secara keseluruhan, tujuan utama BPA adalah efisiensi. ⚡️
BPA adalah upaya terencana dan tingkat tinggi untuk mengotomatiskan beberapa tugas manual dalam sebuah proses untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi . Itulah bintang utara dari setiap strategi BPA, pendorong utama di balik semua upaya untuk mengotomatiskan proses di seluruh bisnis.
Bagaimana Otomatisasi Proses Bisnis Membantu Organisasi?
Dengan meningkatkan efisiensi proses bisnis, BPA meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan memungkinkan orang untuk fokus pada aktivitas bernilai tinggi yang membutuhkan keahlian dan kreativitas manusia.
Hal ini menghasilkan banyak manfaat, seperti:
- Mengurangibiaya operasional* Mengurangi ketergantungan pada sumber daya manusia yang padat modal
- Skalabilitas proses
- Lebih sedikit kesalahan dari entri manual
- Layanan pelanggan yang lebih baik
- Operasi bisnis yang efisien
- Dan banyak lagi
Selain manfaat yang nyata dan terukur ini, BPA dapat meningkatkan kepuasan karyawan dengan menghilangkan tugas-tugas yang paling sering dilakukan dan memberikan tanggung jawab kepada mereka yang menuntut pemikiran kritis, kreativitas, dan kemampuan memecahkan masalah.
Secara keseluruhan, manfaat BPA sangat jelas: Membantu organisasi mencapai efisiensi, akurasi, dan konsistensi yang lebih besar dalam operasi mereka sekaligus mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan dan karyawan.
**TIP PRO Pemetaan proses adalah elemen penting dalam menjalankan alur kerja dan proses bisnis yang efisien. Gunakan yang andal dan sangat fungsional alat pemetaan proses dan Templat Bagan Alur Proses oleh ClickUp untuk membuat representasi visual dari proses Anda. Membuat diagram alir yang terperinci sebelum menyiapkan otomatisasi Anda dapat membantu memastikan proses berjalan lancar dan bebas dari kesalahan.
Gunakan Templat Bagan Alur Proses dari ClickUp untuk memetakan proses Anda dan menyesuaikan templat agar sesuai dengan kebutuhan Anda
Apakah BPA melibatkan solusi perangkat lunak?
Jawabannya adalah ya. Mengotomatiskan proses bisnis sebagian besar dilakukan dengan produk perangkat lunak khusus dan atau kode khusus, biasanya, tetapi tidak secara eksklusif, kombinasi keduanya.
Perangkat lunak BPA dapat melibatkan berbagai teknologi, termasuk kode, otomatisasi proses robotik (RPA), otomatisasi alur kerja berbasis cloud, pembelajaran mesin, kecerdasan buatan, dan pemrosesan bahasa alami.
Selain itu, lebih dari satu alat dapat digunakan untuk mengotomatiskan proses bisnis pada saat yang bersamaan. Misalnya, perusahaan dapat menggunakan alat RPA untuk mengotomatiskan proses yang melibatkan aplikasi lama atau aplikasi yang dihosting sendiri dan kemudian menggunakan seperangkat alat lain untuk mengotomatiskan proses dan alur kerja yang melibatkan aplikasi berbasis cloud atau API internal.
Alat dan perangkat lunak yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan proses bisnis meliputi ClickUp dan Membuat terutama jika tumpukan aplikasi Anda berbasis cloud, tetapi ada proses bisnis lain perangkat lunak otomasi yang dapat Anda pertimbangkan tergantung pada kebutuhan Anda, aplikasi yang Anda gunakan, dan proses yang ada.
TIP PRO The Integrasi ClickUp dan Make dapat menghemat waktu Anda dan mengotomatiskan proses apa pun antara ClickUp dan aplikasi kerja lainnya-tidak diperlukan keahlian teknis. Ketika Anda menggunakan ClickUp sebagai perangkat lunak BPA dan menghubungkannya dengan Make, Anda akan dapat merancang, membangun, dan mengotomatiskan alur kerja yang sederhana hingga yang rumit untuk merampingkan pekerjaan Anda. Cukup atur pemicu dan kondisi untuk mengotomatiskan ratusan tindakan, dan gunakan templat yang sudah jadi untuk membantu Anda segera memulai.
Gunakan templat otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya dan buat integrasi khusus dengan Make dan ClickUp
Proses apa saja yang termasuk dalam kategori BPA?
Penting untuk diperhatikan bahwa BPA mencakup banyak aktivitas, mulai dari manual sehari-hari entri data untuk mengotomatiskan seluruh proses, alur kerja, dan tugas. Perbedaan di antara keduanya terletak pada kompleksitas, jumlah tugas atau langkah, dan subtugas yang terlibat.
Misalnya, strategi BPA Anda dapat membayangkan otomatisasi seluruh proses perekrutan kandidat atau orientasi karyawan. Proses tersebut akan mencakup alur kerja dan tugas-tugas tertentu. Contoh alur kerja dalam proses tersebut adalah mengoordinasikan proses wawancara dengan para kandidat dan penjadwalan sesi pelatihan.
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya di ClickUp atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda bisa fokus pada hal yang paling penting
Dan di dalam alur kerja tersebut, tugas-tugas tertentu juga dapat diotomatisasi, seperti membuat rapat Zoom, mengirim undangan ke rapat tersebut melalui email, menyimpan rekaman rapat untuk analisis lebih lanjut, dan sebagainya. Otomatisasi proses digital akan menyederhanakan dan merampingkan semua tugas, alur kerja, dan proses ini.
Proses Bisnis Apa yang Harus Diotomatisasi?
Jumlah proses bisnis yang dapat diotomatisasi bisa mencapai ribuan. Faktanya, sebagian besar proses bisnis dapat diotomatisasi, baik secara keseluruhan maupun sebagian, tanpa memandang area atau departemen.
Sebagai contoh, SDM dapat mengotomatiskan proses seperti merekrut orientasi karyawan, dan pelepasan karyawan. Pemasaran dapat mengotomatiskan hampir semua proses manual, mulai dari riset kata kunci dan produksi konten hingga kampanye iklan dan manajemen media sosial . TI, tentu saja, adalah area lain yang dapat merampingkan proses dengan otomatisasi, termasuk pelacakan bug, pemantauan, pengembangan aplikasi manajemen basis data, dan proses manual lainnya.
Hampir tidak ada batasan untuk apa yang dapat Anda lakukan dengan alat dan platform yang tepat, dan itulah yang akan kami tunjukkan selanjutnya: Contoh otomatisasi BPA yang dapat Anda terapkan langsung dengan integrasi Make dan ClickUp.
Untuk membantu Anda memutuskan apakah Anda harus mengotomatiskan suatu proses, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:
- Apakah prosesnya memakan waktu bagi tim Anda?
- Apakah proses tersebut melibatkan tugas yang berulang atau entri data manual?
- Apakah proses ini melibatkan banyak langkah dan pihak dalam organisasi Anda?
- Apakah kesalahan manusia merupakan faktor dalam proses ini?
Jika Anda menjawab ya untuk salah satu dari pertanyaan-pertanyaan ini, maka itu adalah indikasi yang jelas bahwa BPA dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi proses tersebut.
TIP PROFESIONAL Pelajari cara membangun otomatisasi di ClickUp dan lihatlah 10 contoh otomatisasi untuk membantu Anda membuat alur kerja otomatis, meningkatkan produktivitas, dan memanfaatkan templat untuk menghemat waktu.
15 Contoh Nyata Otomatisasi Proses Bisnis
Contoh 1: Dokumentasi Proses Bisnis #### Ide otomatisasi: Alur kerja tinjauan dokumen
Meninjau dokumen adalah tugas yang dapat ditemukan di berbagai proses di sebagian besar organisasi.
Mulai dari kontrak dan perjanjian tingkat layanan hingga postingan blog dan rilis PR, perusahaan menghabiskan waktu berjam-jam untuk memastikan bahwa dokumen telah ditinjau sebelum memenuhi tujuannya. Dan meskipun bagian peninjauan bisa jadi sensitif, semua langkah di sekitarnya dapat dengan mudah diotomatiskan dengan alat seperti Make.
Proses peninjauan dokumen otomatis: Membuat tugas ClickUp dari unggahan Google Drive baru dan mengirim pesan Slack
Templat ini menyertakan Google Drive, ClickUp, Make, dan Slack dan memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan proses tinjauan dokumen secara luas dengan "mengawasi" Google Dokumen baru di folder Google Drive.
Setelah file diunggah ke Google Drive, Make akan membuat dan menetapkan tugas di ClickUp, dan mengirimkan file yang dimaksud melalui Slack kepada orang yang ditugaskan untuk meninjaunya.
Hasilnya adalah proses peninjauan dokumen yang cepat yang mengirimkan dokumen kepada peninjau dan membuat jejak kertas yang diperlukan, semua tanpa campur tangan manusia.
Bonus: Rekayasa ulang proses bisnis !
Contoh 2: Penjualan
Ide otomatisasi: Memicu tugas untuk memelihara dan mengonversi prospek baru
Peluang tenaga penjualan biasanya memicu serangkaian tugas terkait yang berperan penting dalam menutup kesepakatan potensial. Tugas-tugas ini dapat berupa apa saja, mulai dari mengirimkan dokumen dengan informasi tambahan hingga menugaskan seorang spesialis, dan sering kali, untuk menjalankan tugas-tugas ini membutuhkan tindakan manual dari orang yang menciptakan peluang Salesforce sejak awal.
Hal ini jauh dari ideal, karena menghabiskan sumber daya dan rentan terhadap kesalahan (biasanya, seseorang lupa menugaskan tugas yang diperlukan). Namun, hal ini juga dapat dihindari dan mudah untuk diotomatisasi.
Proses pemeliharaan prospek otomatis: Gunakan templat ini untuk secara otomatis membuat tugas ClickUp dan mengirimkan notifikasi Slack ketika peluang Salesforce baru dibuat
Templat ini, yang mencakup ClickUp, Make, Salesforce, Slack, dan Flow Control, sangat berguna untuk hal tersebut, karena memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan proses pengasuhan prospek -memicu tugas apa pun yang dapat Anda bayangkan setelah peluang dibuat di Salesforce.
Mari kita bayangkan sebuah kasus penggunaan yang sederhana: Anda memiliki sebuah eBook untuk menghasilkan prospek dan menawarkannya secara gratis kepada mereka yang memberikan detail kontak mereka.
Setelah prospek baru muncul, Anda membuat peluang Salesforce dan perlu memeliharanya melalui email dan menargetkan ulang dengan Iklan Facebook.
Dengan template di atas, Anda dapat memicu tugas-tugas ini (dan lebih banyak lagi) secara otomatis setiap saat.
Contoh 3: Analisis web
Ide otomatisasi: Melacak dan mengumpulkan data kinerja web
Seperti halnya meninjau dokumen, melacak performa situs web adalah sesuatu yang harus dilakukan oleh sebagian besar, bahkan semua, perusahaan secara konstan.
Akan tetapi, ada satu hal yang perlu diperhatikan: Google Analytics bukanlah aplikasi secepat kilat, dan masuk setiap hari untuk mendapatkan data akan membuang-buang waktu.
Tapi sekali lagi, Anda bisa mengotomatiskan seluruh proses dan mulai menerima data alih-alih mencarinya.
Analisis otomatis: Setiap kali laporan baru dibuat di Google Analytics, Make akan secara otomatis menambahkan data ke Google Sheet dan membuat tugas baru dalam daftar ClickUp pilihan Anda
Di atas mengagregasi data analitik pada spreadsheet make dapat menugaskan siapa saja untuk meninjaunya dengan membuat tugas di ClickUp - dengan cara ini, tidak ada peristiwa penting yang tidak terlihat.
Contoh 4: Pemasaran Influencer #### Ide otomatisasi: Buat tugas penjangkauan influencer
Proses manual dalam menjangkau influencer, melacak tanggapan mereka, dan menindaklanjuti dapat memakan waktu. Mengotomatiskan proses ini dapat menghemat banyak waktu dan sumber daya tim Anda.
Contoh 5: Dukungan Pelanggan
Ide otomatisasi: Menanggapi tiket dukungan pelanggan secara otomatis
Mengotomatiskan respons awal terhadap pertanyaan pelanggan dapat memastikan pengakuan yang cepat dan juga dapat mengkategorikan masalah berdasarkan sifatnya untuk penyelesaian yang efisien.
Contoh 6: Manajemen Proyek
Ide otomatisasi: Menetapkan peran dan tanggung jawab
Penugasan peran dan pendelegasian tugas secara otomatis dalam sebuah proyek dapat meningkatkan produktivitas dengan menghilangkan pendelegasian dan pelacakan tanggung jawab secara manual.
Pelajari cara mengotomatiskan proses dengan perangkat lunak manajemen proyek gratis !
Contoh 7: Akuntansi
Ide otomatisasi: Mengotomatiskan pembuatan faktur
Pembuatan faktur untuk layanan yang telah diselesaikan atau produk yang telah dikirim dapat diotomatisasi, sehingga mengurangi kesalahan manual dan memastikan pengiriman faktur tepat waktu. Mengotomatiskan proses seperti pembukuan tidak hanya menghilangkan risiko kesalahan manusia, tetapi juga memastikan pengelolaan catatan keuangan yang akurat dan tepat waktu, sehingga berkontribusi pada pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.
Contoh 8: Jaminan Kualitas
Ide otomatisasi: Pengujian yang dipicu secara otomatis
Mengotomatiskan pemicuan pemeriksaan dan pengujian kualitas setelah setiap pembaruan atau perubahan membantu menjaga kualitas produk secara konsisten.
Periksa Alat pengujian QA !
Contoh 9: SDM
Ide otomatisasi: Pengumpulan umpan balik karyawan secara otomatis
Memiliki sistem otomatis untuk mengumpulkan dan menganalisis umpan balik karyawan dapat membantu departemen SDM memahami sentimen karyawan secara efektif dan tepat waktu.
Pelajari cara mengotomatiskan proses HR dengan Perangkat lunak SDM !
Contoh 10: Pemasaran
Ide otomatisasi: Penjadwalan konten
Mengotomatiskan penjadwalan konten untuk berbagai platform dapat membantu tim pemasaran memastikan kehadiran dan keterlibatan merek yang konsisten di berbagai saluran.
Periksa ini template kalender konten untuk mulai mengotomatiskan jadwal konten tim Anda.
Contoh 11: TI
Ide otomatisasi: Laporan yang dibuat secara otomatis
Pembuatan dan pengiriman laporan TI secara otomatis bisa menghemat banyak waktu sekaligus memastikan pemantauan dan pelaporan infrastruktur TI secara teratur.
Contoh 12: Operasi
Ide otomatisasi: Manajemen inventaris Mengotomatiskan manajemen inventaris dapat membantu melacak tingkat stok, memicu pemesanan ulang sesuai kebutuhan, dan mengurangi kemungkinan kehabisan stok atau kelebihan persediaan.
Contoh 13: Logistik
Ide otomatisasi: Optimalisasi rute otomatis
Mengotomatiskan perencanaan dan optimalisasi rute pengiriman dapat membantu perusahaan logistik mengurangi waktu dan biaya bahan bakar sekaligus meningkatkan efisiensi. Contoh 14: Keterlibatan Pelanggan
Contoh 14: Keterlibatan Pelanggan
Ide otomatisasi: Konten yang dipersonalisasi secara otomatis
Mengotomatiskan personalisasi komunikasi pelanggan dapat memastikan pengalaman yang lebih sesuai untuk pelanggan, meningkatkan keterlibatan dan loyalitas.
Contoh 15: Keuangan
Ide otomatisasi: Pelaporan Keuangan Otomatis
Mengotomatisasi pembuatan laporan keuangan dapat menghemat banyak waktu bagi tim keuangan sekaligus mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pelaporan keuangan.
Cara Menggunakan Perangkat Lunak Otomatisasi Proses Bisnis
Ada dua cara mudah untuk mulai mengotomatisasi proses ClickUp.
Opsi pertama adalah dengan mengandalkan Otomatisasi ClickUp serangkaian solusi asli yang ditawarkan oleh ClickUp.
Anda akan menemukan banyak sekali nilai dalam penawaran ini jika Anda mengandalkan ClickUp untuk menjalankan dan melacak proses bisnis inti.
Otomatisasi digunakan untuk memicu hasil ketika suatu tindakan terjadi secara otomatis. Sebagai contoh, dengan menggunakan otomatisasi "saat status berubah", kami menerapkan template ke tugas untuk memastikan tidak ada informasi berharga yang hilang saat handoff klien
Opsi kedua adalah menggunakan platform otomatisasi seperti Membuat yang memungkinkan Anda untuk mendesain, membangun, dan mengotomatisasi apa pun dalam satu platform visual.
Jika Anda memiliki tumpukan aplikasi yang terus berkembang dan mengutamakan cloud serta ingin meningkatkan strategi otomatisasi, Anda akan menemukan solusi unik yang mampu menangani segala jenis proses di Make.
Optimalkan Alur Kerja dengan Otomatisasi Proses Bisnis
Salah satu hal yang paling menarik tentang otomatisasi adalah, menurut laporan Status SaaSOps tahun 2023 , 7 dari 10 perusahaan telah mengotomatisasi setidaknya satu proses utama, dan 4 dari 10 perusahaan telah mendedikasikan peran otomatisasi.
Hal ini berbicara banyak tentang otomatisasi proses bisnis: Ini bukan hanya sebuah kemungkinan, seperti sesuatu yang bisa terjadi atau tidak.
Sebaliknya, ini adalah sesuatu yang sudah diterapkan di perusahaan-perusahaan terkemuka di luar sana.
Mengingat hal ini dan betapa mudahnya alat otomatisasi saat ini, hanya masalah waktu hingga setiap perusahaan mulai menyingkirkan hal-hal yang membosankan dan berulang-ulang dan beralih ke aktivitas yang bermanfaat untuk memajukan bisnis mereka dan mengurangi risiko akibat kesalahan manusia.
Dan cara terbaik untuk memulai upaya tersebut adalah dengan menggunakan dua perangkat lunak otomatisasi proses bisnis bersama-sama: ClickUp dan Membuat . Dengan alat bantu ini, Anda akan dapat dengan mudah membuat proses bisnis otomatis dengan sedikit campur tangan manusia dan usaha.
Saatnya meningkatkan bisnis Anda. Mulailah transformasi digital Anda dengan perangkat lunak BPA hari ini-otomatiskan proses manual untuk
bekerja lebih cepat dan lebih cerdas
daripada sebelumnya. ⚡️
---
Penulis Tamu:
Martin Etchegaray
adalah Manajer Konten dan Editor Senior di Make. Ia senang membaca dan menulis tentang sejarah, sains, dan teknologi