Cara Mengoptimalkan Manajemen Proyek dengan Otomatisasi

Seorang manajer proyek hampir selalu merupakan seorang multi-tasker yang memiliki banyak tugas dalam daftar tugas yang panjangnya bermil-mil, tenggelam dalam catatan tempel dan spreadsheet. Apakah ini juga kenyataan Anda sebagai manajer proyek? Apakah Anda ingin menjadi lebih terorganisir dan produktif?

Otomatisasi bisa membantu!

Otomatisasi telah sukses besar di dunia pemasaran. A survei yang dilakukan oleh Small Business & Entrepreneurship Council menemukan bahwa 75% dari sampel usaha kecil mereka menggunakan otomatisasi untuk tujuan pemasaran. Dan mereka menjadi lebih bijak dan lebih kaya karenanya.

Setiap tahun, triliunan uang dikucurkan untuk proyek-proyek tersebut. Namun, hanya 35% yang sangat rendah yang dianggap berhasil! Bayangkan sumber daya yang terbuang dan potensi yang tidak terealisasi yang terkunci dalam proyek-proyek yang gagal tersebut. Otomatisasi manajemen proyek dapat menjadi kunci untuk membuka kunci kesuksesan dan mengubah 35% tersebut menjadi angka yang jauh lebih tinggi.

Solusi otomatisasi proyek dapat membantu Anda menyiapkan sistem yang menghasilkan dan mengirimkan laporan tepat waktu, mengatur pertemuan berulang, mengirimkan pengingat, dan melakukan tugas berulang lainnya untuk Anda. Hal ini membebaskan manajer proyek dan anggota tim untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.

Baca terus artikel ini untuk mengetahui bagaimana otomatisasi alur kerja dapat mengubah manajemen proyek, membuat tim menjadi lebih bahagia dan efisien.

Memahami Otomatisasi Manajemen Proyek

Otomatisasi menggantikan tugas-tugas manual dengan program komputer yang mampu mengidentifikasi dan mengulangi tugas-tugas rutin tanpa campur tangan manusia. Otomatisasi manajemen proyek menerapkan konsep ini pada alat bantu manajemen proyek, yang memungkinkan mereka menangani tugas-tugas rutin secara otomatis.

Hubungan dengan pengembangan perangkat lunak lincah dan proses pengembangan perangkat lunak

Manajemen proyek dari proses pengembangan perangkat lunak harus memastikan integrasi yang lancar dari metodologi agile dan pengiriman yang berkualitas tinggi dan lebih cepat. Pengembangan perangkat lunak tangkas pada dasarnya melibatkan pengiriman produk secara bertahap berdasarkan umpan balik dan pengulangan. Hal ini menciptakan siklus langkah pengembangan yang berulang. Manajer proyek dapat dengan mudah mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang tersebut dan memperkenalkan otomatisasi untuk menanganinya.

Proses pengembangan perangkat lunak tangkas yang khas mencakup langkah-langkah manajemen proyek seperti inisiasi, perencanaan, eksplorasi, adaptasi, dan penutupan. Dalam setiap langkah ini, manajer proyek harus mengidentifikasi peluang untuk otomatisasi, seperti melacak jadwal, memperbarui kemajuan harian dari laporan yang diberikan oleh tim, memantau penyelesaian masalah, dan menjadwalkan rapat peninjauan.

**Alat bantu otomatisasi dapat merampingkan tugas-tugas berulang yang menghambat tim yang lincah. Bayangkan mereka menangani tugas-tugas seperti memperbarui laporan kemajuan secara otomatis setelah komit kode, menugaskan tugas berdasarkan kriteria dan ketergantungan yang telah ditentukan sebelumnya, mengirimkan pengingat untuk rapat harian yang akan datang, dan membuat catatan rapat.

Hal ini membebaskan tenaga tim untuk fokus pada pemecahan masalah secara kreatif yang benar-benar mendorong proyek ke depan.

Otomatisasi manajemen proyek dan AI Alat bantu manajemen proyek AI dapat menganalisis data proyek dalam jumlah besar, mengurangi intervensi manual, mengidentifikasi pola, mengelola risiko, dan meningkatkan komunikasi. Hal ini memungkinkan mitigasi risiko proaktif dan koreksi arah, meningkatkan akurasi, menjaga tugas tetap pada jalurnya, tim tetap sinkron, dan proyek tetap sesuai anggaran.

Dengan proyeksi pengurangan biaya sebesar 30% untuk otomatisasi yang mendukung AI ini adalah waktu yang tepat bagi perusahaan untuk berinvestasi dalam alat manajemen proyek otomatisasi AI.

Analisis prediktif dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang berbasis data dan bebas dari bias. Alat bantu AI dapat bermanfaat untuk membantu pelacakan kepatuhan dalam pengembangan perangkat lunak. Dengan menganalisis data dan mengidentifikasi masalah potensial, AI membantu tim pengembangan tetap mendapat informasi dan secara proaktif mengatasi masalah kepatuhan.

Manfaat dan kekurangan alat bantu otomatisasi manajemen proyek

Apa saja manfaat mengotomatiskan manajemen proyek? Manajer proyek mungkin terjebak dalam detail, sehingga melupakan aktivitas yang benar-benar menggerakkan metrik. Otomatisasi dapat membantu menyelaraskan kembali fokus pada hal-hal yang penting:

• Peningkatan efisiensi dan produktivitas: Otomatisasi menghilangkan tugas-tugas yang berulang seperti menjadwalkan rapat, membuat laporan, dan mengirim pembaruan status. Manajer proyek dan anggota tim kemudian dapat fokus pada aktivitas yang bernilai lebih tinggi seperti perencanaan strategis, pemecahan masalah, dan kolaborasi
• Akurasi dan konsistensi yang lebih baik: Kesalahan manusia adalah bagian alami dari proses manual. Sebaliknya, sistem otomatis secara konsisten mengikuti aturan dan alur kerja yang telah ditetapkan sebelumnya, meminimalkan kesalahan dan memastikan data proyek tetap akurat dan dapat diandalkan
• Peningkatan visibilitas dan transparansi: Dasbor waktu nyata dan alat pelaporan otomatis memberikan gambaran yang jelas tentang kemajuan proyek, alokasi sumber daya, dan potensi risiko. Transparansi ini mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik di dalam tim proyek
• Pengurangan biaya: Otomatisasi dapat secara signifikan mengurangi biaya administrasi yang terkait dengan manajemen proyek. Hal ini juga dapat mengarah pada penyelesaian proyek yang lebih cepat, menghemat biaya proyek secara keseluruhan
• Manajemen risiko yang lebih baik: Alat manajemen proyek yang didukung AI dapat menganalisis data historis untuk mengidentifikasi potensi risiko di awal siklus proyek. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk mengambil langkah proaktif untuk mengurangi risiko ini

Mengotomatiskan manajemen proyek dapat menghemat waktu, tetapi mungkin ada beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan juga.

• Investasi di muka: Menerapkan manajemen proyekalat otomatisasi dapat membutuhkan investasi awal yang signifikan dalam perangkat lunak dan pelatihan. Hal ini dapat menjadi penghalang bagi organisasi yang lebih kecil dengan anggaran terbatas
• Kemampuan beradaptasi yang terbatas pada proyek-proyek yang kompleks: Proyek-proyek yang sangat kompleks atau dinamis dengan perubahan yang sering terjadi mungkin tidak cocok untuk otomatisasi proses bisnis yang kaku. Proyek-proyek ini mungkin memerlukan pendekatan yang lebih fleksibel yang memungkinkan penyesuaian sesuai kebutuhan
• Masalah keamanan: Seperti halnya teknologi apa pun, keamanan merupakan pertimbangan penting. Organisasi perlu memastikan alat otomatisasi manajemen proyek mereka memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data proyek yang sensitif
• Ketergantungan yang berlebihan pada otomatisasi: Meskipun otomatisasi sangat berharga, namun seharusnya tidak menggantikan penilaian manusia sepenuhnya. Manajer proyek masih membutuhkan kemampuan berpikir kritis untuk membuat keputusan strategis, mengelola tantangan yang tidak terduga, dan memotivasi tim mereka

Mengapa dan kapan menggunakan otomatisasi manajemen proyek

Otak kita dirancang untuk kreativitas dan pemecahan masalah yang kompleks, bukan untuk mengerjakan tugas yang berulang setiap hari. Otomatisasi membebaskan ruang mental bagi tim untuk berkonsentrasi pada pekerjaan proyek yang sesungguhnya: bertukar pikiran tentang solusi, berkolaborasi dalam ide, dan mengatasi tantangan yang unik.

Anda harus mempertimbangkan untuk membawa asisten manajemen proyek otomatis ke atas panggung jika Anda melihatnya:

• Tugas administratif yang berulang: Tugas-tugas seperti penjadwalan, pelaporan, dan entri data terdiri dari langkah-langkah sederhana yang dapat dengan mudah diotomatisasi. Misalnya, tim pemasaran menggunakan alat otomatisasi untuk mengirimkan pemberitahuan tugas harian kepada anggota tim untuk mengingatkan mereka tentang tenggat waktu dan tugas yang diberikan
• Alur kerja yang disederhanakan: Memperbarui status tugas secara manual di papan Kanban setelah setiap langkah bisa melelahkan. Otomatisasi memastikan alur kerja yang lancar dengan memindahkan tugas secara otomatis di antara tahapan-tahapan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Katakanlah, misalnya, tim pengembangan perangkat lunak menggunakan alat otomatisasi manajemen proyek yang secara otomatis memindahkan tugas di papan Kanban mereka dari 'Sedang Berlangsung' ke 'Tinjauan Kode' setelah kode selesai dan tes unit lulus
• Standarisasi dan konsistensi: Untuk proses yang terdefinisi dengan baik, otomatisasi memastikan bahwa semua orang mengikuti langkah yang sama, meminimalkan kesalahan dan meningkatkan kualitas. Sebagai contoh, tim pengembangan perangkat lunak yang bekerja pada aplikasi seluler yang siap untuk memulai pengujian unit kode. Beberapa pengembang mungkin menulis pengujian yang lebih rinci daripada yang lain. Tim pengembangan menerapkan alat manajemen proyek otomatis untuk menggunakan template yang telah ditentukan sebelumnya untuk pengujian unit, memastikan tingkat detail yang sama
• Pengambilan keputusan berbasis data: Otomatisasi membantu mengumpulkan data waktu nyata dan menghasilkan laporan untuk mengidentifikasi tren dan membuat pilihan yang tepat. Manajer proyek menggunakan alat otomatisasi untuk menghasilkan laporan yang berpusat pada data atau laporan kemajuan dan metrik utama seperti anggaran yang dihabiskan dan tugas yang diselesaikan untuk mengidentifikasi hambatan

Namun, sebaiknya hindari otomatisasi dalam kasus-kasus tertentu.

• Proses yang tidak stabil atau berkembang: Jika alur kerja manajemen proyek Anda terus berubah atau belum terdefinisi dengan baik, mengotomatisasi alur kerja tersebut dapat menyebabkan frustrasi. Alat otomatisasi itu sendiri mungkin memerlukan penyesuaian yang sering, meniadakan keuntungan penghematan waktu
• **Tugas-tugas yang sangat kreatif atau strategis: Ketika harus membuat keputusan strategis yang cepat, memecahkan tantangan yang tidak terduga, atau menerapkan pemikiran desain, kreativitas dan penilaian manusia tidak tergantikan
• Proyek dengan anggaran terbatas: Menerapkan dan berlangganan alat otomatisasi dapat menambah biaya pada anggaran yang sudah terbatas. Jika anggaran Anda terbatas, mungkin akan lebih praktis jika Anda tidak menggunakan AI
• **Jangka waktu yang singkat: Menyiapkan otomatisasi untuk sebuah proyek membutuhkan waktu. Hal ini mungkin lebih besar daripada manfaatnya jika proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu yang ketat

Contoh Ide Otomatisasi Manajemen Proyek

Otomatisasi manajemen proyek dapat menjadi perubahan yang Anda cari untuk memperlancar proses, dan kami memiliki beberapa ide dan contoh nyata contoh otomatisasi untuk menunjukkan bagaimana hal ini dapat membantu.

Manajemen tugas yang cerdas Otomatisasi dalam manajemen tugas melibatkan tindakan seperti mengubah email secara otomatis menjadi tugas, pendelegasian tugas rutin, dan menyiapkan pemicu spesifik untuk mengidentifikasi orang dengan beban kerja yang lebih sedikit dan mengoptimalkan redistribusi tugas.

Studi kasus

Trinetix memiliki daftar klien yang mengesankan, termasuk Coca-Cola, McDonald's, dan Procter & Gamble. Mereka memberikan solusi desain dan pengembangan siklus penuh, namun bisnis mereka yang berkembang pesat menghadirkan tantangan: eksekusi proyek yang lancar.

Mereka mencari alat bantu manajemen tugas dan pelacakan waktu yang paling sesuai dan bergabung ClickUp .

Inilah yang dikatakan oleh Kateryna Sipakova, Manajer Portofolio di Trinetix mengatakan tentang pengalaman mereka dengan ClickUp:

Setiap tugas yang berubah dari 'dalam proses' menjadi 'tinjau' memicu pemberitahuan kepada pemimpin desain yang perlu meninjau tugas setelah desainer menyelesaikannya. Setelah itu, tugas tersebut secara otomatis ditugaskan ke analis bisnis dalam proyek tersebut.

Kateryna Sipakova, Manajer Portofolio di Trinetix

Setelah otomatisasi dibuat, proses baru ini membantu mengoptimalkan alur kerja Trinetix, meringankan beban komunikasi karyawan dan mengurangi kemungkinan pekerjaan yang terlewatkan.

Merampingkan serah terima antar anggota tim Otomatisasi proses bisnis bertindak seperti mesin yang diminyaki dengan baik, memfasilitasi proses serah terima di antara anggota tim. Otomatisasi dapat memicu penugasan tugas berdasarkan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya. Misalnya, setelah seorang desainer menyelesaikan mockup, otomatisasi akan memberikan tugas tersebut kepada pengembang untuk dikodekan, sehingga desainer tidak perlu mengingat atau menentukan langkah selanjutnya secara manual.

Studi kasus

Ambil contoh kasus Shopmonkey, platform manajemen bengkel mobil all-in-one berbasis cloud yang memungkinkan pemilik bengkel merampingkan alur kerja mereka dan memahami bisnis mereka dengan lebih baik.

Saat bisnis berkembang dan merekrut beberapa karyawan baru, tim pemasaran mulai mengalami miskomunikasi dan masalah kolaborasi yang parah selama pengalihan tanggung jawab. Mereka menggunakan ClickUp untuk membantu otomatisasi dan mampu mengurangi kesalahan saat serah terima jabatan.

Menghilangkan elemen kesalahan manusia dan mengandalkan otomatisasi untuk memberi tahu kami tentang langkah selanjutnya telah membuat tim kami yakin bahwa mereka tidak melewatkan tonggak proyek yang penting

Rachel Gilstrap, Manajer Proyek Pemasaran di Shomonkey

Memanfaatkan otomatisasi untuk menangani pekerjaan yang sibuk telah membantu Shopmonkey menghindari miskomunikasi proyek dan tugas-tugas yang terlupakan, sehingga menghasilkan proses manajemen proyek yang lebih lancar.

Pembaruan dan pemberitahuan otomatis

Perangkat lunak manajemen proyek menghilangkan kerumitan dalam mengingat tenggat waktu dan pencapaian penting. Bayangkan mendapatkan pemberitahuan saat tenggat waktu semakin dekat atau bahkan saat informasi ditambahkan atau diperbarui dalam spreadsheet proyek-semuanya tanpa harus memeriksa terus-menerus.

Perangkat lunak manajemen proyek tidak hanya untuk tim internal. Anda juga dapat memanfaatkannya untuk membuat pengingat untuk klien atau pelanggan Anda, terkait pembayaran yang akan datang atau perpanjangan kontrak.

Pengambilan keputusan berbasis data yang lebih baik

Manajer proyek semakin beralih ke perangkat lunak otomatisasi alur kerja untuk membuka wawasan baru.

Proyek menghasilkan banyak data-waktu penyelesaian tugas, pola alokasi sumber daya, catatan komunikasi, dan banyak lagi. Alat bantu otomatisasi bertindak sebagai penambang data, secara otomatis mengumpulkan dan menyimpan informasi ini. Dasbor otomatis dapat memberikan wawasan waktu nyata tentang kemajuan proyek, pemanfaatan sumber daya, dan potensi kemacetan. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk membuat keputusan yang tepat dengan cepat, mengoreksi arah sesuai kebutuhan, dan memaksimalkan efisiensi proyek.

Studi kasus

Chaya Fischman, dari perusahaan desain web dan layanan desain Grup Pemasaran Brand Right memuji ClickUp atas kesuksesan yang mereka raih dengan ekspansi perusahaan mereka.

ClickUp telah menjadi pengubah permainan, memungkinkan kami untuk memantau data dan membuat keputusan yang tepat dengan cara yang tidak pernah kami lakukan sebelumnya.

Chaya Fischman, perusahaan desain web dan layanan desain Brand Right Marketing Group

Kejelasan yang baru ditemukan ini telah membantu mereka mengidentifikasi area-area yang menguntungkan, mengoptimalkan jumlah staf, dan terus menyesuaikan pengaturan ClickUp mereka seiring dengan pertumbuhan bisnis mereka.

Proses orientasi dan lepas landas yang lancar

Proses orientasi dan lepas landas klien merupakan fase penting dalam siklus hidup proyek apa pun. Jika dilakukan dengan buruk, hal ini dapat meninggalkan kesan negatif yang bertahan lama dan merusak hubungan di masa depan. Namun, otomatisasi manajemen proyek dapat bertindak sebagai tangan yang tak terlihat, memandu kedua proses tersebut dengan lancar untuk meningkatkan pengalaman klien dan hasil proyek yang lebih baik.

**Formulir dan kuesioner dapat diotomatisasi, sehingga klien dapat mengirimkan informasi penting sesuai dengan keinginan mereka. Pengumpulan data otomatis meminimalkan kesalahan dan memastikan semua detail yang diperlukan ditangkap di awal.

Urutan email yang telah dirancang sebelumnya dapat dipicu secara otomatis saat klien mendaftar. Urutan ini dapat mencakup salam yang dipersonalisasi, perkenalan dengan anggota tim utama, dan gambaran umum tentang jadwal proyek-semuanya disampaikan tanpa upaya manual.

Studi kasus CEMEX sebuah perusahaan bahan bangunan yang sangat besar, dengan kebutuhan pemasaran di seluruh dunia, memutuskan untuk membuat tim pusat untuk proyek-proyek kreatif. Namun, hal ini langsung mendapat tantangan.

Orang-orang saling berkirim email satu sama lain, dan tidak ada sistem yang jelas untuk mengajukan proyek. Oscar, Manajer Operasi Pemasaran, tahu bahwa hal ini tidak akan berhasil. Dia membutuhkan cara untuk menyederhanakan cara pengajuan proyek.

Masuklah ClickUp, platform ini membantu menstandarkan prosesnya. Sekarang, alih-alih email yang berterbangan, ada formulir! Formulir-formulir ini memicu pembuatan proyek baru, secara otomatis menugaskannya ke tim yang tepat, dan menggunakan templat khusus untuk menjaga semuanya tetap teratur. Tidak ada lagi kekacauan pemasukan proyek!

Perekrutan dan pengenalan anggota tim baru

Alat bantu manajemen proyek dapat menjadi pengubah permainan dalam perekrutan dan orientasi. Anda dapat mengotomatiskan langkah-langkah perekrutan seperti pelacakan pelamar dan penjadwalan wawancara, dan tugas-tugas orientasi seperti daftar periksa orientasi dan berbagi dokumen dan materi pelatihan. Anda akan menghemat waktu sekaligus memastikan transisi yang lebih lancar bagi karyawan baru.

Studi kasus Pigmen adalah perusahaan perangkat lunak yang membantu bisnis merencanakan masa depan. Mereka berkembang sangat cepat, melipatgandakan tim mereka hanya dalam waktu enam bulan! Ini sangat bagus, tetapi juga berarti orientasi semua karyawan baru menjadi mimpi buruk.

Mereka menggunakan banyak sekali alat yang berbeda untuk berkomunikasi dan melacak tugas, seperti email, pesan Slack, dan bahkan daftar tugas. Hal ini menyulitkan karyawan baru untuk menyesuaikan diri dan semua orang untuk tetap berada di halaman yang sama.

Inilah yang diharapkan oleh Alexis Valentin, Kepala Pengembangan Bisnis Global Pigment, dari sebuah alat bantu manajemen proyek:

"Kami ingin memastikan bahwa semua tim yang berbeda memiliki platform yang sama sehingga kami dapat bekerja sama dan tidak ada yang terlewatkan. Kami ingin mempertahankan efisiensi tinggi dalam operasi sehari-hari saat kami meningkatkan skala dalam lingkungan global dan jarak jauh

Alexis Valentin, Kepala Pengembangan Bisnis Global Pigment

Di situlah ClickUp hadir untuk menyelamatkan hari! Perangkat lunak manajemen proyek ini menjadi pusat pusat Pigment. ClickUp membantu mereka menyederhanakan proses orientasi dengan fitur-fitur seperti templat dan otomatisasi. Kini, karyawan baru mendapatkan semua info dan alat yang mereka butuhkan dengan segera, dan Pigment bisa fokus pada hal yang mereka lakukan dengan baik: membangun perangkat lunak.

Seperti yang ditunjukkan oleh contoh dan studi kasus ini, ada banyak kemungkinan untuk mengotomatiskan berbagai bagian yang bergerak dalam manajemen proyek. Bingung harus mulai dari mana? Biarkan kami membantu.

Menerapkan Otomatisasi dalam Manajemen Proyek: Panduan Langkah-demi-Langkah

Menangani beberapa proyek dengan mudah, komunikasi yang jelas dan tepat, kolaborasi yang produktif, menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, serta menciptakan lingkungan kerja yang kreatif dan bermanfaat hanyalah beberapa dari banyak manfaat yang dapat Anda jelajahi dengan otomatisasi manajemen proyek.

Berikut adalah panduan untuk menggunakan ClickUp, alat bantu otomatisasi manajemen proyek pilihan di berbagai industri dan kasus penggunaan, untuk membuka alur kerja berkinerja tinggi bagi para manajer.

1. Penerimaan proyek

Mengotomatiskan fase inisiasi proyek dapat menyiapkan proyek untuk sukses sejak awal. Sebagai manajer proyek, tugas pertama Anda adalah mengidentifikasi tugas-tugas yang dapat diotomatisasi. Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana untuk memulai proyek dengan cepat dan efisien, gunakan saja otomatisasi AI.

Di ClickUp, lakukan ini dengan memasangkan Otak ClickUp dengan Otomatisasi ClickUp .

Buat otomatisasi khusus menggunakan alat AI ClickUp Brain. Cukup masukkan perintah dan sesuaikan pengaturan untuk mengotomatiskan tugas, kampanye email, bidang khusus, tag, penerima, atau sasaran apa pun

Cukup jelaskan apa yang ingin Anda otomatiskan, dan alat AI akan menerjemahkannya menjadi otomatisasi yang kuat.

Berikut cara kerja AI dengan otomatisasi di ClickUp:

Anda dapat mendeskripsikan peristiwa atau pemicu di ClickUp menggunakan perintah bahasa alami melalui ClickUp Brain. Ketika kondisi yang dijelaskan dalam pemicu terpenuhi, ClickUp secara otomatis mengambil tindakan otomatis yang telah ditentukan sebelumnya.

Mengatur otomatisasi khusus untuk berbagai tugas dalam satu atau dua klik

Dalam tahap orientasi proyek, berikut ini beberapa ide untuk otomatisasi:

• Selamat datang: Saat anggota baru bergabung dengan proyek (Pemicu), kirimkan email selamat datang secara otomatis dengan detail proyek dan perkenalan tim (Tindakan)
• Berikan akses instan: Saat bergabung dengan proyek (Pemicu), secara otomatis memberikan akses ke basis pengetahuan yang relevan kepada anggota baru (Tindakan)
• Menyederhanakan tugas: Saat proyek baru dibuat (Pemicu), secara otomatis membuat daftar tugas orientasi yang penting (Tindakan) dan menugaskannya ke anggota tim tertentu (Tindakan)
• Rapat otomatis: Saat proyek baru dimulai (Pemicu), secara otomatis menjadwalkan rapat permulaan proyek dengan anggota tim utama dan narahubung klien (Tindakan)
• Dapatkan umpan balik instan: Setelah periode tertentu dalam proyek (Pemicu), kirim survei umpan balik otomatis ke anggota tim baru (Tindakan) untuk mengumpulkan wawasan yang berharga (Tindakan)

2. Perencanaan proyek

Perencanaan proyek adalah fondasi untuk proyek yang sukses. Hal ini melibatkan penentuan tujuan proyek, menguraikan tugas, menetapkan sumber daya, dan membuat jadwal yang realistis. Namun, perencanaan tradisional dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Di sinilah Templat otomatisasi ClickUp dapat membantu upaya perencanaan proyek Anda.

Mengotomatiskan pekerjaan Anda yang sibuk; pilih dari pustaka templat otomatisasi untuk merampingkan perencanaan proyek tanpa memulai dari awal

Berikut ini cara menggunakan 100+ templat otomatisasi ClickUp untuk merencanakan proyek Anda dari awal hingga akhir:

• Templat tugas otomatis: Buat templat untuk tugas yang berulang dan tambahkan dengan mudah ke proyek baru. Misalnya, buat templat tugas "Rapat Awal Proyek" yang sudah dibuat sebelumnya yang secara otomatis menambahkan blok untuk item agenda, tinjauan, dan penugasan tugas yang relevan
• Penugasan otomatis berdasarkan keahlian: Tautkan profil anggota tim ke keahlian dan keterampilan mereka. Otomatisasi kemudian dapat secara otomatis memberikan tugas berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Misalnya, semua tugas desain dapat secara otomatis ditugaskan kepada anggota tim dengan "Desain Grafis" yang tercantum dalam keahlian mereka
• Pengaturan tenggat waktu yang cerdas: Mengotomatiskan tenggat waktu berdasarkan ketergantungan tugas. Atur otomatisasi untuk menjadwalkan tenggat waktu tugas dependen berdasarkan tanggal penyelesaian tugas pertama
• Pelacakan kemajuan otomatis: Buat dasbor otomatis yang melacak kemajuan proyek secara real time. Dasbor ini merupakan sumber tunggal pembaruan kemajuan proyek untuk seluruh tim, sehingga semua orang tetap terinformasi dan memastikan proyek tetap berada di jalurnya
• Penjadwal rapat secara otomatis: Sinkronisasi kalender ClickUp dengan alat penjadwalan lain seperti Calendly, Kalender Apple, atau Kalender Google. Buat urutan otomatisasi yang secara otomatis menambahkan tautan kalender ke deskripsi tugas, sehingga anggota tim dapat dengan mudah memesan waktu untuk sesi curah pendapat atau berbagi pembaruan status proyek

3. Eksekusi proyek

Tahap eksekusi proyek adalah tahap di mana rencana Anda menjadi nyata. Ini adalah tahap penuh aksi di mana tugas-tugas proyek diberikan, tenggat waktu dipenuhi, dan hasil kerja dihasilkan. Fase ini berfokus pada penyelesaian proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai standar kualitas yang ditetapkan.

Manajer proyek utama dapat membuat otomatisasi khusus dengan menambahkan Tindakan untuk membuat tugas dalam Daftar terpisah bagi manajer proyek untuk merencanakan dan memulai proyek yang diterima

Berikut adalah bagaimana format pemicu-kondisi-tindakan otomatisasi ClickUp dapat merampingkan fase eksekusi secara signifikan:

1. Perkembangan tugas

Pemicu: Tugas dalam daftar 'Sedang Berlangsung' ditandai 'Selesai'.

Tindakan: Secara otomatis memindahkan tugas ke daftar 'Selesai' dan memicu pemberitahuan kepada pemangku kepentingan

2. Manajemen ketergantungan

Pemicu: Tugas dependen ditandai "Selesai"

Tindakan: Secara otomatis menetapkan tugas berikutnya dalam alur kerja dan menetapkan tanggal jatuh tempo.

3. Laporan kemajuan otomatis

Pemicu: Setiap hari pada waktu tertentu

Tindakan: Membuat laporan yang meringkas penyelesaian tugas, alokasi sumber daya, dan potensi hambatan. (Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan Klik Dokumen atau integrasi dengan alat pelaporan)

4. Pengingat pengujian otomatis

Pemicu: Tugas yang diberikan untuk pengujian mencapai jumlah hari tertentu sebelum tenggat waktu

Tindakan: Mengirimkan notifikasi kepada penguji dan tim pengembangan untuk mengingatkan mereka tentang pengujian yang akan datang

5. Alokasi sumber daya yang dinamis

Pemicu: Kapasitas sumber daya mencapai ambang batas yang telah ditentukan

Tindakan: Mengirimkan peringatan kepada manajer proyek yang menyarankan penyesuaian sumber daya atau penugasan ulang tugas

4. Pemantauan dan pengendalian proyek

Fase pemantauan dan pengendalian proyek sangat penting untuk memastikan proyek Anda tetap berada di jalurnya. Di sini, Anda secara aktif melacak kemajuan, mengidentifikasi penyimpangan dari rencana, dan mengambil tindakan korektif sesuai kebutuhan. Fase ini berjalan bersamaan dengan fase eksekusi, secara konstan mengevaluasi kesehatan proyek.

Seret dan letakkan tugas apa pun ke kolom berikutnya untuk secara otomatis memperbarui statusnya dengan tampilan Papan mirip Kanban ClickUp

Sekarang, mari kita jelajahi bagaimana mengotomatisasi fitur ClickUp seperti Status Kustom, Tugas Berulang, dan Dasbor membantu Anda dalam fase pemantauan dan pengendalian yang penting ini.

• BuatStatus Khusus untuk mewakili berbagai tahap kemajuan di luar 'Sedang Dilakukan', 'Dalam Proses', dan 'Selesai' Misalnya, 'Menunggu Peninjauan,' 'Pengujian,' 'Perlu Revisi'
• Pembaruan status secara otomatis berdasarkan pemicu tertentu. Misalnya, tugas yang ditandai 'Selesai' di daftar pengembangan secara otomatis berpindah ke 'Menunggu Peninjauan' di daftar QA
• S mengaturTugas Berulang di ClickUp untuk aktivitas pemantauan rutin seperti pembaruan status, penilaian risiko, atau tinjauan anggaran. Hal ini memastikan pemantauan yang konsisten di seluruh proyek
• buat Buatdasbor khusus menampilkan indikator kinerja utama (KPI) yang relevan dengan proyek Anda. Contoh: tingkat penyelesaian tugas, alokasi sumber daya, dan varians anggaran
• Gunakan widget ClickUp di dasbor Anda. Widget ini memberikan pembaruan waktu nyata tentang kemajuan, risiko, dan komunikasi dalam proyek

Khususnya untuk tim yang lincah, otomatisasi lebih disukai karena metodologi lincah berkembang dengan fleksibilitas dan iterasi yang cepat. Tugas-tugas manual bisa menjadi hambatan, memperlambat keseluruhan proses.

Dengan Platform Manajemen Proyek Perangkat Lunak ClickUp anda dapat mengaktifkan tim TI Anda untuk menggabungkan otomatisasi dengan alat bantu seperti Papan Kanban, Sprint, Papan Scrum, Papan Tulis, dan bahkan Bagan Gantt, semuanya di satu tempat.

5. Penutupan proyek

Penutupan proyek bisa jadi sama menantangnya dengan tahapan lainnya. Fase penutupan proyek menandai kesimpulan formal dari upaya proyek Anda. Ini seperti babak terakhir dari sebuah drama, di mana semua yang belum selesai diikat, pelajaran dipetik, dan panggung disiapkan untuk usaha di masa depan.

Dengan otomatisasi, ClickUp membantu anda untuk menutup proyek tepat waktu. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana anda bisa mengotomatisasi langkah-langkah dalam fase ini:

• Otomatiskan notifikasi hasil: Setelah menyelesaikan tugas penting yang ditetapkan sebagai hasil, kirim notifikasi ke pemangku kepentingan dengan tautan unduhan atau instruksi akses. Hal ini dapat mencakup petunjuk dari alat pelacak waktu yang dapat memverifikasi jumlah waktu yang dihabiskan oleh anggota tim
• Tinjauan proyek secara otomatis: Ketika proyek mencapai status 'Selesai', picu tugas atau daftar periksa untuk rapat retrospektif proyek
• Pengarsipan pekerjaan proyek secara otomatis: Mengatur otomatisasi untuk memindahkan dokumentasi proyek ke folder 'Proyek yang Diarsipkan' yang telah ditentukan setelah proyek ditutup. Hal ini memastikan penyimpanan yang terorganisir dan pengambilan yang mudah
• Pengingat faktur otomatis: Jadwalkan notifikasi otomatis untuk mengingatkan klien tentang faktur yang tertunda, dengan tautan yang dilampirkan untuk setiap hasil kerja

Kiat: Bekerja keras? Berpesta lebih keras dan rayakan keberhasilan tim . Otomatiskan pengingat email untuk bertemu dengan tim setelah proyek selesai!

Masa Depan Otomatisasi Manajemen Proyek

Otomatisasi manajemen proyek dengan cepat mengubah cara kita bekerja. Tetap berada di depan kurva akan memberdayakan manajer proyek Anda untuk menyesuaikan kecepatan dengan masa depan. Sebuah studi oleh Gartner mengatakan bahwa 80% tugas manajemen proyek saat ini akan dihilangkan pada tahun 2030 karena kecerdasan buatan akan mengambil alih.

Berikut adalah beberapa tren yang perlu dinantikan, terutama karena beberapa perusahaan telah menjadi pengadopsi awal:

Manajemen inventaris otomatis

Manajemen inventaris otomatis mengacu pada penggunaan perangkat lunak dan teknologi untuk merampingkan dan mengotomatiskan berbagai tugas yang terlibat dalam mengelola tingkat inventaris. Hal ini pada dasarnya menggantikan proses manual dengan sistem digital, yang bertujuan untuk akurasi, efisiensi, dan penghematan biaya yang lebih besar.

Menurut siaran pers dari Jaringan Wawasan Ritel laporan GlobalData tentang Robotika: Perusahaan seperti Shandong Heavy Industry Group, NEC, dan Walmart secara aktif mengajukan paten di bidang manajemen inventaris otomatis, yang menunjukkan fokus mereka pada inovasi. Peritel di seluruh dunia menggunakan manajemen inventaris otomatis karena beberapa alasan. Ini termasuk penghematan waktu, akses ke data waktu nyata, peningkatan efisiensi operasional, dan kemampuan untuk mengelola gudang secara efektif dari jarak jauh.

Alokasi sumber daya secara real-time dengan AI

Alokasi sumber daya waktu nyata dengan AI mengacu pada penggunaan kecerdasan buatan untuk secara otomatis memberikan tugas dan proyek kepada anggota tim yang paling sesuai berdasarkan ketersediaan dan keahlian saat ini.

Sebagai contoh, Tampilan Kerja Adobe Experience Cloud menyediakan fitur yang memungkinkan anggota tim untuk membuat profil yang menyoroti keahlian dan pengalaman mereka. Kumpulan data yang berharga tersebut dapat dianalisis menggunakan AI untuk penugasan berbasis keahlian dan ketersediaan, sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan oleh manajer manusia untuk menelusuri beberapa profil untuk memilih orang terbaik untuk pekerjaan tersebut.

Penjadwalan prediktif dengan pembelajaran mesin

Penjadwalan prediktif dengan pembelajaran mesin memanfaatkan algoritme pembelajaran mesin untuk meramalkan beban kerja dan kebutuhan sumber daya di masa mendatang, sehingga memungkinkan perencanaan proyek yang proaktif dan akurasi penjadwalan yang lebih baik. Hal ini dapat berdampak pada berbagai industri, termasuk perawatan kesehatan, kontrol lalu lintas, dan restoran.

Sebagai contoh, survei yang dilakukan oleh Restaurant365 mengungkapkan bahwa hampir 41% restoran berencana untuk berinvestasi dalam peramalan dan penjadwalan penjualan AI, 33% mungkin akan menerapkan pemasaran tamu yang digerakkan oleh AI, dan 31% ingin menggunakan AI untuk inventaris dan pembelian.

Menurut Energi Lepas Pantai perusahaan intelijen maritim Global Spatial Technology Solutions (GSTS) telah dikontrak oleh Program Kepemimpinan Teknologi Inti dari Ocean Supercluster Kanada untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem manajemen jadwal berlabuh yang prediktif, kolaboratif, dan dinamis yang pertama di dunia.

Dengan menyumbangkan data waktu nyata dari armada Kanada kami, kami bertujuan untuk membantu memajukan upaya memanfaatkan kecerdasan buatan guna mendukung dekarbonisasi di Great Lakes dan St. Lawrence Seaway dengan mengoptimalkan perutean Tepat Waktu dan ETA pelayaran

Julie Gascon, Chief Executive Officer, Otoritas Pelabuhan Montreal

Dengan terus mendapatkan informasi tentang tren ini dan mengeksplorasi kemampuan otomatisasi dalam alat manajemen proyek Anda, Anda dapat memposisikan tim Anda untuk meningkatkan efisiensi, hasil proyek yang lebih baik, dan keunggulan kompetitif di masa depan.

Risiko dan Strategi Mitigasi dalam Mengotomatiskan Manajemen Proyek

Otomatisasi menawarkan banyak manfaat untuk manajemen proyek, namun bukan berarti tanpa risiko. Berikut ini adalah rincian beberapa tantangan umum dan strategi untuk mengatasinya:

• Ketergantungan yang berlebihan pada otomatisasi: Ketergantungan yang berlebihan pada otomatisasi dapat menyebabkan pengabaian elemen manusia dalam manajemen proyek. Pemikiran kritis, kreativitas, dan komunikasi dengan pemangku kepentingan selalu penting untuk kesuksesan.

Strategi mitigasi: Menjaga keseimbangan. Gunakan otomatisasi untuk tugas-tugas yang berulang tetapi berdayakan manajer proyek untuk fokus pada pengambilan keputusan strategis, kepemimpinan tim, dan hubungan dengan klien.

• Kurangnya fleksibilitas: Otomatisasi dapat menjadi kaku jika tidak dirancang dengan hati-hati. Mungkin tidak dapat menangani perubahan yang tidak terduga atau keadaan yang tidak terduga

Strategi mitigasi: Fitur fleksibilitas bawaan. Rancang alur kerja dengan titik-titik keputusan, yang memungkinkan campur tangan manusia bila diperlukan. Menggunakan alat otomatisasi yang dapat disesuaikan untuk beradaptasi dengan dinamika proyek yang berubah.

• Masalah kualitas data: Efektivitas otomatisasi sangat bergantung pada data yang akurat. Kualitas data yang buruk dapat menyebabkan hasil otomatisasi yang cacat dan wawasan proyek yang tidak akurat

Strategi mitigasi: Menerapkan pemeriksaan kualitas data dan proses pembersihan. Dorong anggota tim untuk memasukkan informasi yang akurat dan terkini ke dalam sistem.

• Pemindahan pekerjaan: Otomatisasi berpotensi mengotomatisasi tugas yang saat ini dilakukan oleh anggota tim, yang menyebabkan hilangnya pekerjaan

Strategi mitigasi: Fokus pada pelatihan ulang dan peningkatan keterampilan. Berinvestasi dalam program pelatihan untuk membekali anggota tim dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk berkembang di lingkungan otomatisasi. Setiap otomasi pada akhirnya membutuhkan masukan dari manusia.

• Risiko keamanan: Mengotomatiskan alur kerja dapat menimbulkan kerentanan keamanan baru, seperti akses yang tidak sah atau pembobolan data

Strategi mitigasi: Menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat. Pilih alat otomatisasi dengan fitur keamanan yang kuat dan lakukan audit sistem secara teratur untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi kerentanan.

Dengan mengetahui risiko ini dan menerapkan strategi mitigasi yang tepat, Anda dapat memastikan transisi yang lancar menuju lingkungan manajemen proyek yang lebih otomatis.

Mengotomatiskan Manajemen Proyek dengan ClickUp

Otomatisasi membentuk cara kita mengelola proyek saat ini. Namun, memilih alat manajemen proyek yang komprehensif, seperti ClickUp, sangat penting untuk mendapatkan semua manfaat otomatisasi.

ClickUp, sebagai perangkat lunak manajemen proyek dengan kemampuan otomatisasi yang kuat, memberdayakan Anda untuk menyederhanakan alur kerja dan mencapai hasil yang luar biasa. Mulai dari penugasan tugas otomatis dan pembaruan status hingga notifikasi khusus dan pembuatan laporan, ClickUp memungkinkan Anda untuk fokus pada pekerjaan inti Anda-memandu tim Anda menuju kesuksesan.

Ingat, perangkat lunak manajemen proyek hanyalah salah satu bagian dari teka-teki. Elemen manusia tetap tak tergantikan. **Gunakan otomatisasi sebagai alat untuk memberdayakan tim Anda, bukan untuk menggantikan keahlian mereka. Jika digabungkan dengan komunikasi yang kuat, kepemimpinan yang jelas, dan fokus pada peningkatan berkelanjutan, otomatisasi dapat membuka potensi sebenarnya dari proyek Anda. Daftar di ClickUp hari ini!