Apakah Anda mencari cara tercepat untuk menyelesaikan proyek dan tugas secara konsisten?
Dan apakah Anda mungkin berharap dapat melakukannya dengan membangun alur kerja khusus khusus untuk tim Anda?
Kami di sini untuk memberi tahu Anda bahwa hal itu tidak hanya mungkin, tetapi juga jauh lebih mudah daripada yang Anda harapkan dengan proses otomatisasi alur kerja yang tepat. Produksi tim Anda sangat penting bagi keberhasilan proyek secara keseluruhan dan alur kerja otomatis membantu Anda memperbaiki inefisiensi dan kemacetan yang biasanya menghambat Anda.
Inilah yang Anda butuhkan otomatisasi alur kerja yang fleksibel perangkat lunak yang dapat dengan cepat membantu Anda dan beradaptasi dengan proses Anda. Jadi, apa itu otomatisasi alur kerja dan bagaimana hal ini dapat menyelesaikan masalah Anda?
Baca panduan mendalam kami untuk mendapatkan praktik terbaik kami, melihat contoh-contoh yang bermanfaat, dan mempelajari cara membuat jalur yang jelas menuju efisiensi.
Apa Itu Otomatisasi Alur Kerja?
Otomatisasi alur kerja menyederhanakan pelaksanaan tugas yang berulang-biasanya melalui perangkat lunak-dengan menetapkan panduan khusus untuk menyelesaikan proses manual secara otomatis. Hal ini sering digunakan untuk manajemen proyek untuk memangkas pekerjaan manual entri data dan untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang harus didelegasikan bekerja lebih cepat. Anda dapat mengotomatiskan tugas atau seluruh alur kerja ke meningkatkan alur kerja bisnis Anda secara keseluruhan . Baik Anda mengotomatisasi atau mengotomatisasi sepenuhnya alur kerja untuk menjalankan tugas-tugas tertentu atau tugas-tugas manual, proses ini mempercepat cara Anda menyelesaikan pekerjaan.
Buat otomatisasi khusus di alur kerja Anda untuk melalui proses "ketika ini terjadi, maka lakukan tindakan ini"
Di sisi lain, perangkat lunak otomatisasi tugas memungkinkan Anda untuk menambahkan, mengelola, dan memvisualisasikan informasi. Misalnya, Anda dapat menyimpan status tugas atau waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas dan memperbarui informasi tersebut saat Anda mengerjakannya.
Begitulah cara manajer proyek, pimpinan tim, dan pemangku kepentingan lainnya melacak apa yang terjadi dengan proyek Anda-termasuk klien Anda! Selain itu, otomatisasi alur kerja membebaskan waktu dan sumber daya Anda (bayangkan jam kerja untuk tenaga kerja dan biaya untuk anggaran proyek ).
Lagi pula, apa gunanya melakukan pekerjaan sendiri ketika perangkat lunak dapat melakukannya? Yang harus Anda lakukan adalah menentukan seperangkat aturan dan prosedur yang mengotomatiskan alur kerja.
Contoh Otomatisasi Alur Kerja
Alur kerja otomatis melayani banyak industri. Dan ini adalah beberapa di antaranya contoh otomatisasi untuk menginspirasi Anda:
- IT: pengaturan ulang kata sandi, pembuatan akun pengguna baru, penyebaran perangkat lunak, manajemen cadangan, instalasi perangkat lunak, danManajemen meja layanan TI *Perawatan kesehatan : pembuatan jadwal shift dan on-call, penerimaan pasien, pemulangan pasien, dan pemindahan catatan pasien
- Akuntansi dan keuangan: penagihan, penggajian, persetujuan pengeluaran, penggantian biaya, dan persetujuan anggaran
- Hukum: manajemen tinjauan kontrak dan persetujuan kontrak
- Perbankan: pembuatan akun dan persetujuan pinjaman
- Pemasaran: emailmanajemen kampanye pemasaran dan penjadwalan posting media sosial
- Penjualan: persetujuan penawaranmanajemen saluran penjualan, dan penjadwalan pertemuan penjualanSumber daya manusia: !
3. Lebih banyak akuntabilitas
Dengan memberikan tugas secara otomatis kepada anggota tim, tanggung jawab mereka untuk bagian dari alur kerja menjadi jelas. Manajemen alur kerja memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan tugas dan mengambil tindakan tepat waktu untuk menghindari terlewatnya tenggat waktu.
Selain itu, dengan dasbor dan KPI anda dapat meningkatkan kinerja alur kerja Anda secara terus menerus-menciptakan sistem manajemen proyek yang lebih efisien. Dan seakan-akan itu belum cukup, perangkat lunak otomatisasi alur kerja membantu Anda mengidentifikasi dan memperbaiki hambatan dalam proses bisnis Anda.
Secara umum, tugas-tugas yang berulang membuat karyawan merasa lelah. Dan hal ini dapat membuat mereka kelelahan dalam jangka panjang. Tugas-tugas tersebut juga menjauhkan karyawan dari pekerjaan yang memiliki tujuan dan bermakna.
Maksimalkan alur kerja Anda menggunakan Papan Tulis dengan templat Diagram Alir ClickUp
Namun otomatisasi alur kerja secara efektif melawan dampak pekerjaan yang berulang-ulang terhadap kesehatan mental dan pengalaman karyawan dengan mengetahui apa yang akan terjadi selanjutnya dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas yang sedang dikerjakan. Buat diagram alur di Papan Tulis untuk memberikan jalur yang jelas pada proses manajemen alur kerja Anda.
Hasilnya, staf Anda akan bertahan lebih lama di perusahaan Anda jika Anda mengandalkan alat bantu otomatisasi alur kerja visual.
4. Layanan pelanggan yang efektif
Mengotomatiskan balasan terhadap pertanyaan pelanggan sangat membantu dalam memberikan layanan pelanggan yang sempurna. Dan otomatisasi alur kerja sangat baik untuk menyediakan layanan pelanggan yang cepat dan personal. Hasilnya, pelanggan Anda akan merasa senang dan merasakan pengalaman merek Anda dengan senang hati.
Tangkap informasi penting dari pelanggan Anda dengan untuk melacak umpan balik Ingin mengoptimalkan operasi dukungan perusahaan Anda dengan otomatisasi alur kerja? The Templat Dukungan Pelanggan ClickUp memungkinkan Anda untuk menyiapkan sistem dua tingkat yang mencakup tim dukungan lini depan dan tim khusus untuk menangani eskalasi.
Pendekatan ini memastikan bahwa permintaan dukungan ditangani secara efisien dan efektif, dan bahwa masalah yang paling kompleks menerima perhatian yang mereka butuhkan. Selain itu, templat kami menyertakan tampilan Formulir yang dapat disesuaikan untuk menangkap semua informasi yang dibutuhkan tim Anda.
Hal ini memungkinkan Anda memberikan dukungan terbaik kepada pelanggan Anda.
5. Mengurangi biaya dan pengeluaran tak terduga
Penghematan biaya adalah efek samping dari menjalankan manajemen alur kerja yang efisien. Ketika Anda meningkatkan produktivitas dengan mengurangi tugas-tugas manual, Anda menghasilkan produk yang lebih berkualitas.
Alur kerja yang dioptimalkan juga mengurangi biaya bagi organisasi dengan menurunkan tingkat pergantian karyawan dan seperti yang baru saja kami sebutkan, menyediakan layanan pelanggan yang tepat sasaran. Dan kami tahu bahwa proses bisnis Anda sangat kompleks.
Itulah mengapa mengadopsi perangkat lunak otomasi alur kerja terbaik sangat penting untuk membatasi kesalahan anggaran juga!
Dapatkan gambaran umum anggaran proyek Anda sambil mengelola tugas dan status dalam templat yang mudah digunakan ini
Mengawasi dan memantau kemajuan proyek Anda secara efisien dengan Templat Manajemen Proyek Beranggaran dari ClickUp. Templat manajemen proyek yang mudah digunakan ini memberdayakan Anda untuk dengan mudah melacak garis waktu proyek .
Anda juga bisa melihat status berbagai aktivitasnya, sehingga Anda bisa tetap memantau anggaran Anda.
Mulai Mengotomatiskan Alur Kerja dengan ClickUp!
Terlepas dari integrasi, dashboard, pengingat, dan pemberitahuan yang memenuhi kebutuhan Anda, Anda harus mencari fitur-fitur lain dalam perangkat lunak otomatisasi alur kerja. Sebagai contoh, perpustakaan yang dapat disesuaikan templat alur kerja mutlak harus dimiliki.
Tetapi juga penting bagi perangkat lunak otomatisasi alur kerja untuk memungkinkan Anda membuat templat sendiri. Kode rendah adalah fitur penting lainnya.
Anda bisa mengotomatiskan alur kerja dengan mengembangkan perangkat lunak sendiri. Tetapi itu akan membuang-buang waktu ketika alat seperti ClickUp menawarkan antarmuka visual dan intuitif bagi personil bisnis untuk membuat dan memelihara alur kerja otomatis.
Dan di atas semua itu, perangkat lunak otomatisasi alur kerja menyediakan alat kolaborasi. Alat-alat tersebut memungkinkan pembuatan dan pengoptimalan bersama alur kerja oleh tim bisnis.
Alat-alat seperti ClickUp memungkinkan untuk menangkap dan mengkonsolidasikan data melalui formulir yang dapat disesuaikan. Mereka menstandarkan dan menyatukan proses permintaan, akses, dan pemeliharaan informasi dari pengguna atau pelanggan Anda.
Formulir yang dapat disesuaikan cukup efektif untuk mencegah entri data ganda. Selain itu, formulir ini juga memungkinkan untuk mengubah data yang diambil menjadi tugas yang diberikan kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti.
Ingin tahu lebih lanjut tentang otomatisasi ClickUp? Mulailah dengan ruang kerja gratis untuk melihat bagaimana Anda dapat menciptakan efisiensi yang lebih baik di seluruh tim Anda!