Otomatisasi alur kerja menggunakan teknologi untuk menangani tugas-tugas yang berulang dan merampingkan proses, sehingga tim Anda dapat fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
Misalnya, membuat kontrak untuk pelanggan baru biasanya melibatkan penyusunan kontrak, memasukkan detail yang relevan, mengubah persyaratan, mengonversinya ke PDF atau format lain, dan mengirimkannya untuk mendapatkan persetujuan dan tanda tangan.
Banyak dari langkah-langkah ini yang dapat menyebabkan kesalahan manusia. Namun dengan otomatisasi alur kerja, Anda cukup mengisi formulir, dan sistem menangani sisanya, membuat kontrak, mengirimkannya untuk mendapatkan tanda tangan elektronik, dan melacak semuanya.
Menurut survei McKinsey, 66% organisasi sudah mengujicobakan otomatisasi di berbagai unit bisnis. Otomatisasi alur kerja merupakan bagian penting dari tren ini. Tidak seperti otomatisasi proses bisnis yang mencakup proses yang lebih luas, otomatisasi alur kerja berfokus pada perampingan tugas-tugas individual dalam proses tersebut.
Untuk membebaskan tenaga manusia agar dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih berharga, mari kita pahami alat bantu dan contoh yang dapat membantu mengotomatiskan alur kerja Anda.
Dasar-dasar Otomatisasi Alur Kerja
Otomatisasi alur kerja dapat mengubah langkah-langkah manual yang membosankan menjadi proses yang lancar dan otomatis, mendorong produktivitas dan membuat hidup Anda lebih mudah. Namun dengan begitu banyak cara untuk menyusun alur kerja, mencari tahu pendekatan terbaik bisa sangat memusingkan.
Tiga jenis alur kerja
- Alur kerja berurutan: Dalam alur kerja berurutan, pekerjaan berpindah dari satu langkah ke langkah berikutnya dalam satu garis lurus. Misalnya, memproses pesanan online melibatkan verifikasi pembayaran, mengemas barang, dan mengirimkannya. Ini sangat mudah dan sempurna untuk tugas-tugas rutin. Alur kerja ini ideal untuk tugas-tugas rutin seperti pemrosesan pesanan, persetujuan faktur, atau orientasi karyawan, di mana langkah-langkahnya sudah ditetapkan dan hasilnya umumnya dapat diprediksi
- Alur kerja mesin status: Pekerjaan mengubah status berdasarkan kondisi tertentu dalam alur kerja mesin status. Tiket dukungan pelanggan, misalnya, dapat dimulai sebagai 'baru' dan kemudian menjadi 'ditugaskan', 'dalam proses', 'diselesaikan', atau bahkan 'dibuka kembali' Fleksibel dan dapat menangani skenario yang lebih kompleks
- Alur kerja berbasis aturan: Pekerjaan dipandu berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dalam alur kerja berbasis aturan. Sebagai contoh, pengajuan pinjaman dapat disetujui atau ditolak berdasarkan skor kredit, pendapatan, dan faktor lainnya. Karena alur kerja ini sangat mudah beradaptasi, alur kerja ini cocok untuk menangani skenario kompleks dengan banyak titik keputusan, seperti deteksi penipuan, pemrosesan klaim asuransi, atau strategi penetapan harga yang dinamis
Tiga komponen alur kerja
Alur kerja biasanya terdiri dari tiga komponen penting yang memastikan kelancaran dan efisiensi operasi. Komponen-komponen tersebut adalah:
- Masukan: Terdiri dari semua data, informasi, dan sumber daya yang diperlukan untuk memulai alur kerja. Hal ini dapat mencakup permintaan pelanggan, uraian singkat konten, atau bahan baku. Kualitas input ini secara langsung memengaruhi hasil akhir. Sumber input yang berbeda memerlukan metode penanganan yang spesifik. Misalnya, input digital dapat diproses dengan cepat, sementara input fisik mungkin memerlukan pemindaian atau entri manual
- Proses: Ini mengacu pada serangkaian langkah atau tindakan yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output yang diinginkan. Tentukan tujuan, uraikan menjadi beberapa tugas, urutkan, tetapkan tanggung jawab, tetapkan tenggat waktu, dan pantau kemajuan. Tugas yang berbeda membutuhkan pendekatan yang berbeda, jadi penyesuaian sangat penting. Metodologi manajemen proses yang mapan seperti Lean dan Six Sigma dapat membantu mengoptimalkan alur kerja bisnis untuk efisiensi dan kualitas
- Output: Output adalah hasil akhir dari alur kerja; bisa berupa dokumen, produk, atau proyek yang telah selesai. Pastikan output memenuhi spesifikasi dengan mendefinisikannya dengan jelas, meninjaunya secara teratur, dan menjaga komunikasi dan kolaborasi yang kuat di antara anggota tim untuk mencapai hasil yang berkualitas tinggi
Untuk mengilustrasikan bagaimana alur kerja beroperasi, mari kita lihat diagram alur kerja dari proses permintaan Belanja Modal (Capital Expenditure/Capex) pada umumnya. Semuanya dimulai ketika seorang karyawan menyerahkan formulir yang merinci permintaan mereka. Formulir ini pertama-tama diserahkan kepada manajer departemen mereka untuk mendapatkan persetujuan awal.
melalui Mengintegrasikan Setelah disetujui, permintaan dinilai berdasarkan dana yang dibutuhkan untuk menentukan penyetuju keuangan yang sesuai. Setelah menerima persetujuan akhir, informasi yang diminta akan ditransfer ke sistem akuntansi. Hal ini dapat memicu tindakan tambahan, seperti pembelian atau pelacakan pengeluaran.
Proses langkah demi langkah ini memastikan setiap permintaan belanja modal ditangani secara efisien, sesuai dengan kontrol keuangan, dan mempertahankan visibilitas yang jelas di seluruh siklus persetujuan.
10 Contoh Otomatisasi Alur Kerja
Alur kerja otomatis dapat secara dramatis meningkatkan efisiensi dan produktivitas di berbagai departemen... 66% dari pekerja pengetahuan mengatakan bahwa otomatisasi membebaskan mereka untuk fokus pada proyek-proyek yang lebih menarik.
Mari kita jelajahi sepuluh alasan konkret contoh otomatisasi alur kerja di berbagai area bisnis yang berbeda.
1. Alur kerja siklus hidup produk
Siklus hidup produk adalah perjalanan yang dibutuhkan dari awal hingga usang. Perjalanan ini biasanya melibatkan empat tahap: pengenalan, pertumbuhan, kedewasaan, dan penurunan. Otomatisasi, yang melakukan tugas-tugas dengan sedikit campur tangan manusia, dapat merampingkan tahapan-tahapan ini secara signifikan.
Otomatisasi dapat mempercepat pengujian saat produk baru dirilis, memastikan fungsionalitas dan kompatibilitasnya. Otomatisasi juga dapat mengelola pesanan, inventaris, dan pertanyaan pelanggan secara efisien seiring dengan meningkatnya permintaan.
2. Alur kerja dukungan pelanggan
Manfaat otomatisasi alur kerja mungkin paling jelas terlihat dalam dukungan pelanggan. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas seperti perutean tiket, pelacakan resolusi, dan pembuatan respons, bisnis dapat dengan cepat menangani masalah pelanggan dan membebaskan staf untuk masalah yang lebih kompleks.
Anda dapat membuat sistem tiket otomatis. Ketika pelanggan mengajukan pertanyaan, pertanyaan tersebut langsung diubah menjadi tiket digital, ditugaskan ke agen yang tepat, dan bahkan mengirimkan pemberitahuan otomatis kepada pelanggan. Hal ini mempercepat waktu respons dan memastikan tidak ada masalah yang tidak terselesaikan.
3. Alur kerja hutang piutang
Hutang Usaha adalah departemen yang bertanggung jawab untuk mengelola pembayaran keluar perusahaan. Hal ini mencakup menerima faktur, memverifikasi keakuratannya, mendapatkan persetujuan, dan membayar pemasok. Secara tradisional, proses-proses ini berbasis kertas, proses manual yang rawan kesalahan, yang menyebabkan penundaan dan frustrasi.
Dengan otomatisasi, faktur dipindai, diubah menjadi data digital, dan secara otomatis dibandingkan dengan pesanan pembelian asli. Jika semuanya cocok, sistem akan meneruskannya untuk disetujui. Setelah disetujui, pembayaran dibuat dan dikirim secara elektronik, sehingga tidak perlu lagi menggunakan cek dan amplop.
4. Alur kerja persetujuan pengeluaran
Menyisir laporan pengeluaran secara tradisional memakan waktu dan sangat rentan terhadap kesalahan manusia, sering kali melibatkan entri data manual dan alur kerja berbasis kertas. Hal ini membebani tim keuangan, menunda penggantian biaya, dan menghambat visibilitas keuangan.
Organisasi dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan akurasi dengan alur kerja persetujuan pengeluaran otomatis. Misalnya, menerapkan aturan otomatisasi seperti 'secara otomatis menyetujui pengeluaran di bawah $50, merutekan pengeluaran antara $50 dan $200 kepada pimpinan tim, dan memerlukan persetujuan manajer untuk jumlah yang melebihi $200' dapat merampingkan proses. Hal ini membebaskan tim keuangan untuk fokus pada tugas-tugas yang bernilai lebih tinggi dan memastikan penggantian biaya karyawan secara tepat waktu.
5. Alur kerja untuk orientasi karyawan baru
Proses penerimaan karyawan baru melibatkan pengumpulan informasi penting, pemberian tugas, dan memastikan kesan pertama yang positif. Secara tradisional, proses ini dilakukan secara manual, memakan waktu, dan rentan terhadap kesalahan.
Misalnya, ketika karyawan baru menerima tawaran pekerjaan, otomatisasi dapat secara langsung memasukkan informasi mereka ke dalam sistem sumber daya manusia, keuangan, dan TI tanpa campur tangan manusia. Email selamat datang, termasuk langkah selanjutnya dan dokumen yang diperlukan, dibuat dan dikirim secara otomatis. Bahkan penjadwalan pertemuan orientasi dan penugasan mentor dapat diotomatisasi, sehingga SDM dapat fokus pada memperkaya pengalaman karyawan, menarik talenta terbaik, dan menumbuhkan budaya perusahaan yang ramah.
6. Alur kerja penggajian
Katakanlah sebuah perusahaan memiliki 500 karyawan. Secara tradisional, menghitung penggajian akan melibatkan input jam kerja secara manual, menghitung lembur, menerapkan tarif pajak, dan menghasilkan potongan gaji untuk setiap karyawan. Hal ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Untuk penggajian, perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak otomatisasi alur kerja untuk:
- Mengimpor data waktu karyawan secara langsung dari sistem pencatatan waktu
- Menghitung gaji, lembur, dan potongan secara otomatis berdasarkan aturan dan tabel pajak yang telah ditentukan sebelumnya
- Buat potongan gaji dan file setoran langsung dengan satu klik tombol
- Membuat laporan biaya tenaga kerja, kewajiban pajak, dan metrik penggajian lainnya untuk analisis
Otomatisasi ini menghemat waktu berjam-jam dari pekerjaan manual, mengurangi kesalahan, dan memberikan wawasan yang berharga ke dalam data penggajian.
7. Alur kerja manajemen pimpinan
Manajemen Prospek melibatkan proses menangkap, menilai, dan memelihara prospek dari titik kontak awal hingga konversi. Manajemen prospek secara manual dapat memakan banyak waktu, sehingga menghambat efisiensi dan berpotensi kehilangan peluang yang berharga. Otomatisasi meningkatkan proses ini dengan menangani tugas-tugas manual yang berulang dan membutuhkan banyak tenaga. Tahukah Anda bahwa perusahaan yang unggul dalam pemeliharaan prospek menghasilkan 50% lebih banyak prospek siap jual dengan biaya 33% lebih rendah ?
Mari kita ambil contoh perusahaan SaaS yang menjual perangkat lunak manajemen proyek. Perusahaan ini dapat menggunakan otomatisasi untuk merampingkan proses perolehan prospeknya. Misalnya, ketika seseorang mengunduh aplikasi gratis template pemetaan proses informasi mereka secara otomatis ditangkap dan ditambahkan ke sistem CRM mereka.
Berdasarkan jenis template yang diunduh, calon pelanggan dapat diberi skor tertentu yang menunjukkan potensi ketertarikan mereka. Jika skor mereka tinggi, mereka akan segera diarahkan ke perwakilan penjualan untuk ditindaklanjuti dan dikonversi. Hal ini menghemat waktu, memastikan tidak ada prospek yang lolos, dan membantu penjualan fokus pada konversi prospek dan berinteraksi dengan prospek yang paling menjanjikan.
8. Alur kerja untuk segmentasi pelanggan
Pemasaran dapat menggunakan otomatisasi untuk mengkategorikan audiens mereka ke dalam kelompok-kelompok berdasarkan minat, preferensi, atau perilaku. Taktik yang dipersonalisasi ini memastikan bahwa pesan Anda menjangkau individu yang tepat, sehingga meningkatkan signifikansi dan efektivitasnya.
Sebagai contoh, sebuah merek perawatan kulit dapat mengkategorikan pelanggannya berdasarkan jenis kulit. Individu dengan kulit berminyak akan menerima email yang menampilkan produk yang disesuaikan untuk mengontrol sifat berminyak, sementara mereka yang memiliki kulit kering akan direkomendasikan pelembab yang menghidrasi. Otomatisasi menyederhanakan proses ini dengan mengalokasikan pelanggan ke kategori yang relevan berdasarkan informasi mereka, seperti jenis kulit atau pembelian sebelumnya. Dengan melakukan hal ini, perusahaan dapat mengirimkan email yang ditargetkan tanpa membombardir semua orang dengan promosi yang tidak relevan.
9. Alur kerja saluran penjualan
Menjaga agar pipeline penjualan tetap mutakhir dan akurat sangat penting bagi tenaga penjualan untuk fokus pada penawaran yang tepat pada waktu yang tepat. Melacak dan memperbarui pipeline secara manual dapat menjadi hal yang menyulitkan; seperti menggembala kucing, mudah sekali kehilangan jejak.
Alur kerja otomatis dapat mengubah proses yang kacau ini menjadi mesin yang diminyaki dengan baik. Sebagai contoh, bayangkan seorang staf penjualan menutup sebuah kesepakatan. Alih-alih memperbarui secara manual bidang tahap kesepakatan di CRM mereka, sistem dapat secara otomatis memindahkan kesepakatan ke kategori 'dimenangkan' setelah kontrak ditandatangani secara elektronik. Hal ini memastikan akurasi, menghemat waktu, dan mencegah informasi penting agar tidak terlewatkan.
10. Alur kerja manajemen siklus hidup pelanggan (CLM)
CLM adalah tentang memahami perjalanan pelanggan, mulai dari menemukan merek Anda hingga menjadi pendukung setia. CLM membantu Anda memetakan perjalanan ini dengan membaginya ke dalam beberapa tahap seperti kesadaran, mempelajari produk Anda, melakukan pembelian, menikmati apa yang mereka beli, dan akhirnya, merekomendasikan Anda kepada orang lain.
Untuk mempermudah hal ini, Anda dapat menggunakan otomatisasi. Misalnya, jika seseorang membaca blog Anda dan mendaftar ke buletin Anda, otomatisasi dapat melabeli mereka sebagai 'pelajar baru' Jika mereka kemudian membeli sesuatu, hal ini dapat memindahkan mereka ke tahap 'pelanggan'. Dengan melacak langkah-langkah ini, Anda bisa menyesuaikan pesan dan penawaran Anda kepada setiap pelanggan, membangun hubungan yang lebih kuat dan mengubah mereka menjadi penggemar setia.
Menerapkan Otomatisasi Alur Kerja di Area Bisnis yang Berbeda 88% dari UKM mengatakan bahwa otomatisasi membantu mereka bersaing dengan perusahaan yang lebih besar dengan bergerak lebih cepat. Mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang membantu meningkatkan efisiensi, memastikan konsistensi, dan meluangkan waktu untuk aktivitas yang lebih strategis. Bagian ini akan membahas bagaimana Anda bisa memanfaatkan alat bantu untuk mengotomatiskan alur kerja secara efektif.
ClickUp: Katalisator untuk menyiapkan otomatisasi alur kerja ClickUp adalah alat manajemen kerja lengkap untuk
mengelola alur kerja proyek, tim, tugas, daftar periksa, dan dokumen. Pada intinya, terdapat mesin otomatisasi yang kuat yang memungkinkan pengguna untuk fokus pada pekerjaan strategis tingkat tinggi. Otomatisasi ClickUp mengikuti prinsip: 'Jika ini terjadi, maka lakukan itu Ini terdiri dari tiga elemen utama:
- Pemicu: Ini adalah peristiwa atau tindakan yang memulai otomatisasi. Misalnya, tugas dibuat, tanggal jatuh tempo mendekat, atau perubahan status tertentu
- Kondisi: Ini adalah kriteria opsional yang harus dipenuhi sebelum otomatisasi dijalankan. Misalnya, otomatisasi hanya dapat berjalan jika tugas diberikan kepada orang tertentu atau milik proyek tertentu
- Tindakan: Tugas-tugas ini dilakukan secara otomatis ketika pemicu dan kondisi terpenuhi. Hal ini dapat mencakup menetapkan tugas, mengubah tanggal jatuh tempo, mengirim pemberitahuan, atau memperbarui Bidang Khusus
Tetapkan pemicu, kondisi, dan tindakan untuk menyederhanakan tugas Anda dan meningkatkan produktivitas dengan ClickUp Automations ClickUp Brain adalah pembangun otomatisasi AI yang menciptakan otomatisasi alur kerja yang disesuaikan dengan pemicu dan tindakan pada Space, Folder, atau Daftar apa pun.
berikut cara menggunakannya:*
- Buka Ruang, Folder, atau Daftar Anda
- Klik Otomatisasi
- Ketik deskripsi otomatisasi yang Anda inginkan. (Contoh: Saat tugas aktif, tetapkan ke Alex)
- Klik Buat Otomatisasi
- AI akan menyarankan otomatisasi berdasarkan deskripsi Anda. Jika belum sempurna, Anda dapat memodifikasinya sesuai kebutuhan
- Setelah Anda puas, aktifkan otomatisasi
Contoh: Jika Anda memiliki beberapa status Aktif, AI mungkin menyarankan tindakan umum 'Ubah penerima tugas ke Alex'. Anda kemudian dapat menentukan status yang tepat yang Anda inginkan untuk memicu otomatisasi.
Ubah tugas yang memakan waktu dan berulang menjadi proses yang efisien dan efisien dengan ClickUp Brain
Anda bisa menggunakan 100+ fitur ClickUp yang siap digunakan templat otomatisasi alur kerja untuk mengimplementasikan alur kerja umum.
Cara menelusuri templat
- Templat disimpan di menu Otomasi dan dikelompokkan ke dalam kategori seperti Pindah, Status, dan Kreasi
- Menerapkan Otomasi ke Ruang, Folder, dan Daftar
- Klik Tambah Otomasi untuk membuka model Otomasi
**Bagaimana cara menyiapkan template otomatisasi?
- Pilih kategori dari menu sebelah kiri
- Klik templat
- Lengkapi informasi yang diperlukan
- Klik 'Buat'
Mengotomatiskan tugas dan pembaruan dengan lebih dari 100+ templat otomatisasi alur kerja ClickUp yang telah dibuat sebelumnya
Dengan penerima tugas dinamis ClickUp, Anda bisa secara otomatis menetapkan tugas berdasarkan siapa yang membuatnya, yang mengawasinya, atau yang memicu suatu tindakan.
Cara menggunakan penerima tugas dinamis
- Mengaktifkan atau menonaktifkan: Admin dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur ini di pengaturan ClickApps
- Menambahkan penerima: Klik avatar penerima di tampilan Tugas dan pilih penerima tambahan
- Menghapus penerima: Arahkan kursor ke avatar penerima dan klik ikon x
- Menetapkan ulang: Arahkan kursor ke avatar penerima dan klik ikon Tetapkan ulang
- Urutkan berdasarkan penerima: Mengurutkan tugas berdasarkan beberapa penerima di tampilan Daftar dan Papan
- Filter berdasarkan penerima: Memfilter tugas berdasarkan beberapa penerima di tampilan Tugas
Bagian terbaik dari fitur ini adalah fitur ini secara otomatis memberi tahu tim ketika tanggung jawab berubah.
Selalu tetapkan tugas kepada orang yang tepat secara otomatis menggunakan Penerima Tugas Dinamis ClickUp
Anda dapat menugaskan tugas ke orang yang tepat dan memastikan bahwa pembaruan segera dibagikan dengan mendefinisikan penerima dan pengamat tugas di lokasi tertentu melalui pintasan proyek ClickUp.
Hilangkan upaya manual, kurangi kesalahan, pastikan konsistensi, dan jaga agar tim Anda tetap fokus dalam memberikan hasil dengan Pintasan Proyek ClickUp
Dengan otomatisasi email ClickUp, Anda bisa secara otomatis mengirim email berdasarkan tindakan tertentu, menjaga klien tetap dalam lingkaran, mengirim pengingat tugas, memberi tahu mitra tentang kemajuan proyek, dan menanggapi umpan balik pelanggan dengan cepat.
**Bagaimana cara membuat email otomatis di ClickUp?
- Mengaktifkan otomatisasi dan email ClickApps: Pastikan ini diaktifkan di pengaturan Ruang Kerja Anda
- Menavigasi ke Ruang, Folder, atau Daftar: Di mana Anda ingin otomatisasi diterapkan
- Buat otomatisasi baru: Buka Otomatisasi>Jelajahi>Email
- Pilih pemicu: Pilih kapan email harus dikirim (misalnya saat tugas dibuat)
- Menyesuaikan email: Mengatur pengirim, penerima, subjek, dan isi email. Gunakan variabel seperti nama tugas, tanggal jatuh tempo, dll
- Buat otomatisasi: Simpan pengaturan Anda
Sederhanakan komunikasi dengan mengotomatiskan pengiriman email berdasarkan tindakan tugas, pengiriman formulir, atau pemicu lainnya
Dengan fitur log audit ClickUp, Anda bisa meninjau status tindakan otomatisasi yang dilakukan, menunjukkan perubahan spesifik dengan informasi lokasi yang mendetail, melakukan penyesuaian, dan mempertahankan kendali atas ruang kerja Anda.
**Apa saja peristiwa yang dilacak pada log audit?
- Log pengguna: Login, perubahan peran, undangan pengguna, dll.
- Log tugas: Pembuatan, penghapusan, pengeditan, perubahan penerima tugas, dll.
Cara mengakses dan mencari log audit
- Klik avatar Ruang Kerja Anda di sudut kiri atas
- Pilih Log Audit
- Pilih tab Pengguna atau Tugas untuk melihat log yang diinginkan
- Gunakan filter di sebelah kanan untuk mencari berdasarkan:
- Tanggal
- Pengguna
- Status (Berhasil/Gagal)
Catatan audit ClickUp sangat cocok untuk mengakses riwayat komprehensif semua aktivitas otomatisasi di satu lokasi pusat.
Melacak perubahan dan memecahkan masalah dengan mudah dengan log audit ClickUp
Fitur bermanfaat lainnya dari ClickUp Otomatisasi alur kerja bertenaga AI adalah Anda dapat menambahkan bidang khusus yang dihasilkan oleh AI ke tugas dan proyek Anda. Picu pembaruan Bidang Khusus berdasarkan peristiwa tertentu dan biarkan AI mengisinya dengan wawasan berharga seperti ringkasan tugas, pembaruan proyek, analisis data, dan sentimen pelanggan.
Hasilkan laporan sentimen pelanggan, rangkum pembaruan proyek yang kompleks, atau analisis kemajuan tugas dengan Tindakan AI ClickUp
Terakhir, ClickUp menawarkan integrasi dan webhook untuk menghubungkan aplikasi favorit Anda. Anda bisa membuat alur kerja terpadu dan mengotomatiskan tugas-tugas di seluruh platform seperti HubSpot, GitHub, dan Twilio. Anda juga bisa membuat webhook kustom untuk diintegrasikan dengan alat lain.
Baca juga: 18 Perangkat Lunak Otomasi Tugas Teratas untuk Tahun 2024 (Definisi & Contoh)
Manfaat menggunakan Otomatisasi Alur Kerja ClickUp
Kemampuan otomatisasi alur kerja ClickUp menawarkan perpaduan yang kuat antara kesederhanaan dan kekuatan. Antarmuka yang ramah pengguna memungkinkan tim untuk membangun proses yang disesuaikan, mulai dari pendelegasian tugas dasar hingga operasi multi-tahap yang rumit.
- Otomatisasi ClickUp membebaskan tim dari tugas-tugas biasa, memberi mereka lebih banyak waktu untuk pekerjaan strategis dan bernilai tinggi dan dengan demikian meningkatkan efisiensi
Otomatiskan alur kerja Anda dan tingkatkan produktivitas dengan ClickUp
- Alur kerja otomatisnya meminimalkan kesalahan dan memastikan penyelesaian tugas yang konsisten
- Dengan ketergantungan dan pengingat otomatis ClickUp, tim dapat mempertahankan gambaran umum proyek yang jelas, mencegah penundaan dan kemacetan
- Visibilitas proyek secara real-time, notifikasi otomatis, dan komentar dari ClickUp membuat semua orang tetap terinformasi, mempromosikan lingkungan kerja yang kolaboratif dan produktif
- Penugasan tugas otomatis dan pelacakan kemajuan ClickUp menciptakan kerangka kerja yang jelas untuk tanggung jawab individu, sehingga mendorong rasa memiliki di dalam tim
Inilah yang terjadi Derek Clements, Manajer Pemasaran dari BankGloucester mengatakan tentang penggunaan otomatisasi alur kerja ClickUp:
Saya bisa memasukkan setiap tugas dan proyek yang diberikan kepada saya dengan cepat dengan tanggal mulai, tanggal jatuh tempo, dan catatan. Saya kemudian dapat mengatur otomatisasi sehingga setiap kali tanggal mulai muncul, tugas tersebut secara otomatis ditambahkan ke daftar proyek saya saat ini. Derek Clements , Manajer Pemasaran dari Bank Gloucester
Hambatan umum dalam otomatisasi alur kerja dan cara menguranginya
Otomatisasi alur kerja dapat memberikan manfaat bagi bisnis secara signifikan, namun juga bisa menjadi tantangan untuk diterapkan. Mari kita lihat beberapa tantangan umum dan tips untuk mengatasinya.
1. Karyawan Anda mungkin menolak penerapan otomatisasi alur kerja*
Hal ini bisa jadi karena takut kehilangan pekerjaan, kesulitan beradaptasi dengan teknologi baru, atau lebih menyukai proses manual yang sudah biasa dilakukan.
Untuk mengatasi hal ini, Anda dapat: 1
- Mengkomunikasikan bagaimana otomatisasi bermanfaat bagi semua orang, termasuk keamanan pekerjaan dan peningkatan efisiensi
- Libatkan karyawan dalam proses membangun rasa memiliki
- Memastikan karyawan diperlengkapi dengan baik untuk menggunakan sistem baru melalui program pelatihan yang matang
2. Mengintegrasikan otomatisasi alur kerja dengan sistem yang sudah ada bisa jadi sulit
Hal ini sering kali disebabkan oleh format data, arsitektur sistem, dan protokol keamanan yang tidak kompatibel.
untuk mengatasi tantangan ini, Anda dapat:*
- Mulailah dengan proses yang tidak terlalu penting untuk mengidentifikasi masalah potensial
- Membuat peta data untuk memastikan transfer data yang lancar antar sistem
- Gunakan konektor yang sudah jadi yang ditawarkan olehmanajemen alur kerja perangkat lunak
3. Ketidakkonsistenan data dapat mengacaukan otomatisasi
Ketika data yang dimasukkan ke dalam sistem otomatis tidak konsisten atau tidak benar, hal ini dapat menyebabkan kesalahan pada output dan proses. Misalnya, jika alat otomatisasi penjualan mengandalkan data pelanggan yang tidak akurat, alat ini mungkin menghasilkan laporan yang salah, mengirim komunikasi yang salah, atau membuat rekomendasi yang salah.
Untuk mengatasi tantangan ini, Anda dapat: 1
- Menetapkan aturan tentang bagaimana data dikumpulkan, disimpan, dan digunakan
- Memperbaiki kesalahan dan ketidakkonsistenan dalam data Anda
- Pastikan data akurat dan lengkap
- Mengawasi kualitas data untuk mengetahui masalah sejak dini
4.* Anda mungkin harus mengotomatiskan alur kerja yang menggunakan data sensitif.
Pembobolan data dan akses yang tidak sah dapat membahayakan data sensitif dalam alur kerja otomatis Anda.
untuk mengatasi tantangan ini, Anda dapat: 1
- Menggunakan langkah-langkah keamanan yang kuat seperti enkripsi dan kontrol akses
- Melatih karyawan tentang keamanan data
- Tetap mengikuti perkembangan ancaman keamanan dan menggunakan fitur keamanan platform
Percepat Alur Kerja Tim Anda dengan ClickUp
Otomatisasi alur kerja bukan lagi konsep futuristik; ini adalah alat praktis yang dapat merevolusi operasi bisnis Anda. Mulai dari merampingkan proses keuangan hingga mengoptimalkan jalur penjualan, aplikasi potensial sangat luas, dan manfaatnya tidak dapat disangkal. Peningkatan efisiensi, pengurangan kesalahan, waktu penyelesaian yang lebih cepat, dan wawasan berbasis data hanyalah permulaan.
ClickUp adalah platform otomatisasi alur kerja intuitif yang memberdayakan bisnis dari semua ukuran untuk merancang dan mengimplementasikan alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan unik mereka.
Ingat, otomatisasi alur kerja memberdayakan tim Anda untuk mencapai potensi penuh mereka.
Apakah Anda siap mengubah bisnis Anda dengan otomatisasi alur kerja? Mulailah dengan ClickUp hari ini!