10 modèles gratuits de priorisation pour organiser les tâches de votre équipe
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10 modèles gratuits de priorisation pour organiser les tâches de votre équipe

Imaginez un carrefour animé à l'heure de pointe. Des centaines de voitures sont alignées et chaque conducteur est pressé d'arriver à l'heure au travail. En l'absence de règles de circulation appropriées, c'est le chaos complet qui s'ensuivrait. 🚨

L'établissement de priorités s'attaque à des problèmes similaires, mais nous parlons ici de délais imminents et de clients exigeants plutôt que d'embouteillages. Elle fournit des lignes directrices pour une organisation efficace lorsqu'il s'agit de jongler simultanément avec de nombreuses tâches ayant des niveaux d'urgence différents.

Pour maîtriser votre jeu de priorisation, vous devez trouver l'outil adéquat. Consultez la liste de nos modèles de priorités ClickUp préférés et choisissez votre acolyte ! Nous examinerons ce que chaque modèle apporte et comment vous pouvez l'utiliser pour favoriser la productivité .

Qu'est-ce qu'un modèle de matrice de priorisation ?

Les modèles de priorités sont des cadres préconstruits pour vous aider à organiser les missions en fonction de leur degré d'urgence et de leur impact sur l'entreprise.

Une fois toutes les tâches classées, vous et votre équipe pouvez travailler plus rapidement et en toute confiance. Vous savez exactement ce qu'il faut faire, quand il faut le faire et pourquoi il faut le faire, de sorte que vos efforts sont ciblés et alignés sur les objectifs de l'entreprise et de l'équipe.

L'utilisation d'un modèle de hiérarchisation des projets présente de nombreux avantages, notamment

  • Amélioration de la concentration, de l'efficacité et de la productivité
  • Amélioration de la prise de décision stratégique
  • Affectation efficace des ressources
  • Réduction du stress et meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
  • Respect des délais et réalisation des objectifs en temps voulu

Tout comme les techniques de hiérarchisation, les modèles de priorités se présentent sous de nombreuses formes, avec différents critères d'évaluation des tâches, et peuvent être utilisés dans différents contextes par des personnes occupant des postes spécifiques au sein de l'organisation.

Qu'est-ce qui fait un bon modèle de priorités ?

En général, un modèle de priorités efficace doit répondre aux critères suivants :

  • Visualisation : Il présente une structure claire et une conception attrayante avec des couleurs et des éléments attrayants pour donner vie à vos plans
  • Accessibilité : Accessibilité : vous pouvez y accéder et le modifier à partir de n'importe quel appareil, ce qui vous permet de planifier en déplacement
  • Intuitivité : L'interface est claire et simple à utiliser pour tous les membres de l'équipe, qu'ils soient nouveaux ou expérimentés
  • Flexibilité : S'adapte à différents types de projets et d'équipes et vous permet d'évoluer en fonction de la croissance de l'entreprise
  • Intégration : L'intégration avec vos outils de gestion de projet préférés vous permet d'optimiser le flux de travail
  • Collaboration : Permet à tous les membres de votre équipe de participer à l'établissement des priorités, en offrant des fonctions avancées de partage, de contrôle des utilisateurs et de communication

10 modèles gratuits de priorisation de projet à utiliser en 2024

Un son priorité des tâches le plan de travail peut préparer le terrain pour le travail à venir, de sorte que plusieurs projets se déroulent sans heurts. En faisant un effort supplémentaire au préalable, vous pouvez gagner du temps lors des étapes de production les plus exigeantes - en évitant les erreurs de communication, les retards, les erreurs et autres mésaventures qui érodent la confiance des clients. ⏰

Vous ne savez pas comment et par où commencer ? Utilisez l'une de ces 10 Modèles ClickUp et optimisez votre priorisation du travail processus en un rien de temps. Leur utilisation est gratuite, ce qui vous permet d'explorer différentes options sans aucune contrainte !

1. Modèle de matrice de priorisation de projet ClickUp

Modèle de matrice de priorisation des projets ClickUp

Le modèle Modèle de matrice de priorisation ClickUp est un excellent moyen de visualiser la hiérarchie complexe des tâches à venir.

Il s'agit d'une matrice 3×3 dont les deux axes représentent les variables d'impact et d'effort. Une tâche peut obtenir un score faible, moyen ou élevé pour ces variables. Les cellules sont stratégiquement codées par couleur pour vous aider à évaluer la priorité globale des tâches en un coup d'œil :

  1. Rouge : À faire maintenant
  2. Orange : Prochaine étape
  3. Vert : Faire en dernier

Pour ajouter du contenu à un tableau blanc ClickUp, créer une nouvelle note autocollante quelque part au tableau et décrivez brièvement la tâche. Après avoir évalué l'impact et le niveau d'effort de la tâche, faites-la glisser et déposez-la dans la cellule qui correspond le mieux à son statut prioritaire. Vous pouvez utiliser le positionnement exact de la note dans la cellule pour introduire une couche de classement supplémentaire.

En mode tableau blanc, le modèle laisse libre cours à la liberté et à la créativité. Vous pouvez ajouter des images et des vidéos, créer des liens vers des tâches et des documents, et griffonner pour exprimer des idées à votre équipe avec une touche amusante. 💥 Télécharger ce modèle

2. Modèle de matrice de priorisation simple ClickUp

Modèle de matrice des priorités simple ClickUp

Classez l'urgence et l'importance des projets les plus prioritaires sur un tableau blanc ClickUp

Si vous préférez vous en tenir à la matrice des priorités d'Eisenhower qui a fait ses preuves, le modèle de matrice des priorités d'Eisenhower Modèle de matrice des priorités simple par ClickUp pourrait être l'outil permettant de hiérarchiser les projets.

Le modèle a une structure 2×2 et comprend des variables Urgence et Importance. Comme pour l'ajout précédent à notre liste, vous pouvez utiliser le cadre en ajoutant des notes autocollantes à ses quatre cellules.

En fonction de leur position, les tâches peuvent être classées comme suit :

  1. Haute importance, haute urgence : Faire d'abord
  2. Faible importance, grande urgence : Faire le suivant
  3. Importance élevée, urgence faible : Faire plus tard
  4. Faible importance, faible urgence : Faire en dernier

Saviez-vous que vous pouvez utiliser ClickUp pour gérer presque toutes vos opérations en coulisses, et pas seulement l'établissement des priorités ?

Transformez les notes autocollantes en tâches en un seul clic et gérez-les toutes dans la vue Liste. Vous pouvez évaluer la capacité des employés, assigner des tâches et suivre les progrès ou ajouter des sous-tâches, des listes de contrôle, des pièces jointes et tout ce qui peut aider à l'achèvement des tâches. Télécharger ce modèle

3. Modèle de matrice des priorités d'action ClickUp

Modèle de matrice des priorités d'action ClickUp

Une autre matrice 2×2, la Modèle de matrice des priorités d'action ClickUp permet aux chefs de projet de évaluer les tâches en fonction de l'effort requis et de l'impact potentiel.

Avant de décider de leur priorité, listez toutes les tâches dans le rectangle gris à droite du modèle à l'aide de notes autocollantes. N'hésitez pas à modifier leur couleur pour introduire des informations supplémentaires. Par exemple, la couleur peut indiquer le destinataire, le service ou un autre facteur d'évaluation.

Vous pouvez organiser les tâches dans quatre cellules différentes, qui portent des noms astucieux :

  1. Grands projets : Impact important + effort important
  2. Victoires rapides : Impact élevé + faible effort
  3. Remplissages : Faible impact + effort important
  4. Tâches ingrates : faible impact + faible effort

Comme pour les autres modèles de tableau blanc ClickUp, vous pouvez personnaliser presque tous les éléments à la perfection. N'hésitez pas à aller là où votre imagination vous mène avec des images, des vidéos, des gribouillis et des diagrammes. 🎨 Télécharger ce modèle

4. Modèle de tableau blanc ClickUp 2X2 pour la matrice des priorités

Modèle de tableau blanc de la matrice des priorités ClickUp 2X2

Comme son nom l'indique, la Modèle de tableau blanc ClickUp 2X2 pour la matrice des priorités est une matrice standard 2×2 dans laquelle vous pouvez glisser et déposer des tâches.

Malgré son aspect familier, le modèle a une approche unique par rapport aux recommandations précédentes de notre liste. En plus de l'importance, il inclut la priorité comme l'une des variables. Ce type de structure est utile lorsque la priorité de la tâche a été déterminée, mais qu'elle ne correspond pas à son importance globale.

Si une tâche est considérée comme hautement prioritaire, cela ne signifie pas qu'elle doive être votre principale préoccupation. Utilisez ce modèle pour déterminer où vous devez allouer votre temps, en tenant compte du contexte général. Télécharger ce modèle

5. Modèle de tableau blanc ClickUp pour l'établissement des priorités

Modèle de tableau blanc de priorisation ClickUp

Le modèle Modèle de tableau blanc de priorisation par ClickUp offre une manière colorée et innovante de gérer les tâches, les idées et les propositions au sein de votre organisation. 🌈

Bien que semblable à une matrice avec ses deux axes, le modèle s'éloigne des catégories strictes et introduit un système de couches plus flexible. Selon l'endroit où vous les positionnez sur le diagramme, les tâches peuvent avoir les statuts suivants :

  1. doit être faite/faisable : Hautement réalisable et très important
  2. Très utile/Nécessite une révision : Très réalisable ou très important
  3. Ne fonctionnera pas/impossible : Peu significatif ou difficilement réalisable

Commencez par dresser la liste de toutes vos tâches sous forme de notes autocollantes dans la section "Réserve d'idées" à droite. Ce modèle de hiérarchisation vous permet de d'impliquer les employés transversalement en attribuant une couleur de note à chaque service. Après avoir dressé la liste, évaluez l'importance et l'accessibilité des tâches et placez-les à leurs postes respectifs.

N'oubliez pas de mettre à jour la légende de gauche pour aider les autres à se déplacer plus facilement dans le diagramme ! 🧭 Télécharger ce modèle

6. Modèle de plan d'action quotidien ClickUp

Modèle de plan d'action quotidien ClickUp

Nous nous éloignons de la simple la hiérarchisation des projets à une structure plus complète et interactive. Les Modèle de plan d'action quotidien ClickUp fournit tous les outils dont vous avez besoin pour stimuler la productivité et atteignez efficacement les objectifs quotidiens de votre équipe. 📅

Avec ce modèle, vous pouvez :

  • Centraliser toutes les données pour les rendre facilement accessibles à tous
  • Organiser les tâches et suivre leur progression
  • Planifier et assigner les tâches et obtenir une vue d'ensemble du calendrier du projet

La première chose à faire est de définir l'objectif principal. Vous pouvez le faire dans le petit tableau situé en haut de la vue Liste du modèle. Ensuite, définissez les tâches et les sous-tâches pour chaque département. Utilisez les colonnes de droite pour fixer la date limite, indiquer la complexité de la tâche ou introduire un champ personnalisé contenant d'autres informations pertinentes.

Si vous êtes un adepte des tableaux Kanban, vous trouverez peut-être plus pratique d'organiser les tâches dans la vue Tableau. Quelle que soit la présentation, n'hésitez pas à personnaliser le regroupement, les filtres et d'autres éléments pour adapter le modèle aux besoins de votre équipe.

Grâce à la vue chronologique, vous pouvez efficacement gérer le temps . En définissant les dépendances entre les tâches, on s'assure que les tâches suivent toujours l'ordre le plus logique et le plus efficace, même en cas de reprogrammation fréquente. Télécharger ce modèle

7. Modèle de plan d'action SMART ClickUp

Modèle de plan d'action SMART ClickUp

Le plan d'action Modèle de plan d'action SMART par ClickUp vous donne l'occasion d'analyser vos objectifs en profondeur. Vous pouvez préciser les moyens de les atteindre et de mesurer la réussite. 📐

Comme vous avez probablement travaillé sur Word, Google Docs ou un programme similaire, ce modèle devrait vous sembler familier ! 🔔

Écrivez vos idées dans les zones de texte prévues à cet effet, supprimez les bannières et le tour est joué.

Commencez par définir votre objectif ultime. Dans la section suivante, abordez les aspects spécifiques de votre plan d'action, en suivant le principe SMART :

  1. Spécifique : Que devez-vous faire pour atteindre l'objectif ? Quelles sont les autres personnes responsables et quelles sont leurs tâches ?
  2. Mesurable : Quelles mesures utiliserez-vous pour suivre les progrès et déterminer le succès de vos efforts ? Y a-t-il des étapes à franchir ?
  3. Réalisable : Comment comptez-vous atteindre l'objectif ? De quels outils avez-vous besoin ? Quelles sont les compétences ou les connaissances que vous devez rafraîchir ?
  4. Pertinent : Pourquoi cet objectif est-il important ? Comment s'inscrit-il dans le contexte général et dans les objectifs de l'entreprise ?
  5. Limité dans le temps : Y a-t-il des délais préétablis que vous devez respecter ? Si ce n'est pas le cas, de combien de temps pensez-vous avoir besoin pour atteindre votre objectif ?

Dans le tableau de suivi figurant à la fin du document, rendez compte de vos progrès après des intervalles de temps prédéfinis. Soulignez les principales réalisations, les lacunes et les domaines qui nécessitent un soutien supplémentaire. Télécharger ce modèle

8. Modèle ClickUp Backlogs & Sprints

Modèle ClickUp Backlogs & Sprints

Chefs d'équipe de développement de logiciels, écoutez bien - ce modèle est pour vous ! Ce modèle est pour vous ! Modèle ClickUp Backlogs & Sprints est un modèle complet outil de productivité basé sur les méthodologies Scrum et Agile.

Il occupe un espace ClickUp entier et offre diverses vues et fonctionnalités, vous permettant de gérer l'ensemble du processus à partir d'une seule application. Il peut s'agir d'un défi pour les débutants, mais le document d'instruction inclus devrait fournir suffisamment de conseils.

Le modèle est livré avec plusieurs vues, y compris :

  • Liste Epic pour une vue d'ensemble de toutes les histoires de l'utilisateur
  • Liste de priorisation du backlog pour vous aider à organiser les user stories et les bugs
  • Liste des sprints et tableau de bord quotidien pour la planification à long terme
  • Nouveau formulaire de demande Epic pour recueillir les commentaires des utilisateurs
  • Vues Calendrier, Ligne de temps et Charge de travail pour la planification
  • Documents de rétrospectives pour résumer et obtenir les commentaires des équipes

Quand il s'agit de gestion des priorités la liste de priorisation du carnet de commandes offre de nombreuses colonnes personnalisées pour vous aider à évaluer les tâches. Vous pouvez attribuer des points de sprint, utiliser la méthode de tri MoSCoW, désigner une étiquette de priorité ou introduire vos propres critères de projet. Télécharger ce modèle

9. Modèle ClickUp Start-Stop-Continue

Modèle ClickUp Start-Stop-Continue

Modèle ClickUp Start-Stop-Continue

Améliorez les résultats grâce au modèle ClickUp Start-Stop-Continue et réfléchissez aux activités à entreprendre, à terminer ou à poursuivre pour obtenir les meilleurs résultats

De temps en temps, vous devez réévaluer vos flux de travail afin d'identifier les domaines à améliorer. Après tout, l'ordre de travail n'a pas beaucoup d'importance si vos processus sont obsolètes et inefficaces à la base.

Les Modèle ClickUp Start-Stop-Continue fournit un cadre pour optimiser les processus au sein de votre équipe ou de votre organisation. Il s'agit d'un autre modèle de tableau blanc, qui offre donc de nombreuses possibilités de personnalisation.

Tout d'abord, définissez l'objectif principal, c'est-à-dire ce que vous souhaitez atteindre. Il peut s'agir, par exemple, d'améliorer le service à la clientèle ou de rationaliser le processus d'intégration.

Créez une liste des tâches impliquées dans ce processus à l'aide de notes autocollantes. En discutant avec vos coéquipiers ou les parties prenantes, déterminez la catégorie à laquelle appartient chaque tâche :

  1. Démarrer : Tâches que vous ne faites pas mais que vous devriez faire
  2. Stop : tâches inefficaces qui prennent beaucoup de temps mais apportent peu de valeur ajoutée à l'entreprise : Tâches inefficaces qui prennent beaucoup de temps mais apportent peu de valeur ajoutée à l'entreprise
  3. Continuer : Tâches dont l'impact a été prouvé et qui doivent être maintenues dans le processus

Faites glisser les notes symbolisant les tâches et déposez-les à l'endroit approprié. Vous pouvez transformer les plans en actions en créant des tâches dans la vue Liste, ce qui débloque de nombreuses autres fonctionnalités. Veillez à évaluer et à mettre à jour le processus après une certaine période afin de vous assurer de sa pertinence. Télécharger ce modèle

10. Modèle ClickUp Simple To-Dos

ClickUp Simple To-Dos Template

Dans certains cas, la solution la plus simple est la plus efficace. La solution la plus simple est la plus efficace Modèle simple de tâches par ClickUp en est un parfait exemple. Il offre un moyen simple de gérer les tâches sans complexités ou distractions inutiles.

Utilisez la vue Liste comme liste principale des tâches. Par défaut, les colonnes affichent l'assigné, la date d'échéance, l'étiquette de priorité, les commentaires, etc. La colonne d'état comporte un menu déroulant avec des catégories personnalisables.

Vous pouvez également personnaliser les colonnes en choisissant parmi 20 options de champ, notamment :

  • Texte
  • Date
  • Barre de progression
  • Case à cocher
  • Classement
  • Formule

Développez les informations en ajoutant des sous-tâches, des listes de contrôle et des pièces jointes. N'hésitez pas à explorer d'autres vues, telles que Tableau et Gantt, et à jouer avec les filtres pour trouver la variante d'affichage optimale. Télécharger ce modèle

Modèles de priorités absolues : Une vue d'ensemble

Vous ne savez pas quel modèle essayer ? Consultez le tableau suivant pour un résumé de toutes les options :

Améliorez votre productivité avec les modèles de priorités

Un solide système de hiérarchisation des priorités stimule les performances de votre équipe, ce qui se traduit par une production plus rapide et de meilleure qualité. Il jette également les bases du travail futur, en permettant une planification efficace à moyen et à long terme. Tâche par tâche, projet par projet, votre équipe peut devenir l'une des plus performantes de l'entreprise.

En utilisant l'un de ces modèles de priorités géniaux, vous pouvez prendre une longueur d'avance et atteindre vos objectifs de productivité en un rien de temps! 🏁 Créer un compte gratuit