Urgent vs important : quelle est la différence ?

Vers l'âge de six ou huit ans, nous prenons conscience du concept de « temps ».

Nous commençons à comprendre les secondes, les minutes, les heures et notre perception du temps qui passe.

Peu après, nous commençons à développer des habitudes et à prendre des décisions sur la manière d'utiliser notre temps.

Au cours de nos étapes de développement, ce sont généralement les autres qui décident comment nous devons occuper notre temps. Cependant, à mesure que nous devenons des professionnels, nous disposons de plus en plus d'autonomie dans la gestion de notre temps.

Nous développons nos propres systèmes personnels pour occuper notre temps, parfois avec réussite, parfois sans.

Et chacun d'entre nous doit décider : comment puis-je utiliser mon temps de la manière la plus efficace possible ?

Dans ce processus décisionnel, nous pouvons être amenés à penser que certaines tâches sont importantes alors qu'elles ne le sont pas. Ou bien nous reportons les éléments les plus importants de notre liste parce qu'ils sont souvent les plus difficiles.

Et puis nous confondons ce qui est urgent et ce qui est important.

C'est une distinction cruciale qui pourrait modifier nos priorités et nos listes de choses à faire.

Avant de poursuivre, voici comment nous définirons ces termes :

Éléments nécessitant une attention immédiate.

Éléments qui influent sur vos objectifs et votre stratégie à long terme

Une façon de réfléchir à ce que vous devez faire et à ce que vous voulez faire consiste à placer vos tâches dans une matrice de gestion du temps, souvent appelée matrice d'Eisenhower.

Nommée d'après l'ancien président américain, cette méthode a été popularisée par Stephen Covey dans Les 7 habitudes des gens efficaces.

Voici à quoi ressemble le quadrant avec quelques exemples pertinents pour le travail :

Urgent

Non urgent

Important

Sans importance

Quadrant 1 : Urgent et important

Ce sont les choses que vous devez faire immédiatement, sinon vous en subirez bientôt les conséquences négatives. Il peut s'agir de révisions et de modifications immédiates que vous devez effectuer avant une date limite et qui peuvent avoir d'autres implications urgentes.

Ces activités à forte valeur ajoutée apporteront des bénéfices à votre entreprise et doivent également être terminées immédiatement.

Quadrant 1 Exemples urgents et importants :

À moins que vous ne soyez chirurgien traumatologue ou quelque chose d'aussi héroïque, ce n'est pas là que devrait se concentrer l'essentiel de votre travail.

Quadrant 2 : Non urgent, mais important

Voici le point idéal pour hiérarchiser votre travail.

C'est ici que vous pouvez réaliser le plus grand degré de productivité dans votre travail. C'est ce vers quoi vous tendez. Ces projets, tâches et autres éléments à mener sont les briques qui vous aideront à atteindre vos objectifs à long terme.

Ces tâches ne sont pas urgentes, mais elles vous aideront à atteindre la réussite dans vos objectifs.

Parfois, ces tâches consistent à éteindre des incendies qui ne relèvent pas de votre responsabilité ou qui n'auraient jamais dû se produire.

Quadrant 2 Important/Non urgent Exemples :

C'est ainsi que devrait se dérouler la majeure partie de votre travail quotidien.

Si vous passez beaucoup trop de temps dans les quadrants un et trois à gérer des urgences, vous devez repenser votre approche, redéfinir vos priorités ou trouver davantage de ressources pour vous aider.

Quadrant 3 : Urgent, mais sans importance

C'est le quadrant le plus dangereux.

C'est là que beaucoup d'entre nous vivent et respirent sans le vouloir.

Il est facile pour les autres de nous demander de leur consacrer du temps sans se rendre compte de ce qu'ils font exactement.

Leur problème n'est pas nécessairement votre urgence. S'ils cherchent une solution rapide ou une réponse à quelque chose qui ne fait pas avancer l'entreprise, une communication claire est alors extrêmement importante.

Une plateforme de productivité telle que ClickUp résout ce problème.

Les utilisateurs définissent différents niveaux de priorité pour les tâches, fournissent des estimations de durée pour s'assurer que la personne assignée connaît l'étendue de la tâche, envoient des notifications de rappel et transmettent toute information importante à l'ensemble de l'équipe. Cela permet d'aligner le travail et les attentes et vous permet d'être une équipe plus efficace.

Nous devons toutefois rester prudents. Nos téléphones et nos outils de communication sont conçus pour nous distraire à chaque instant. La surcharge de notifications est une réalité.

Les notifications push sur notre téléphone pour les applications de réseaux sociaux nous font croire que quelque chose est urgent, mais ce n'est pas vraiment le cas, surtout quand il s'agit simplement d'un ami qui nous montre à quel point il passe de bonnes vacances.

Intéressant ?

Peut-être. Urgent ? Pas question.

Quadrant 4 : Sans importance, non urgent

Également appelé « quadrant de la procrastination ».

Ce sont les tâches que vous vous surprenez à faire, même si elles ne sont ni importantes ni urgentes. En gros, ce sont les tâches que vous faites alors que vous devriez travailler.

Cela ne veut pas dire que vous ne devriez jamais faire de pause, vous divertir ou vous détendre. Mais parfois, les bonnes choses peuvent être élevées au rang de priorité absolue. Et vous ne voulez pas que cela vous arrive.

Ils pourraient inclure des éléments tels que :

Il existe aujourd'hui sur le marché de nombreuses applications de productivité très efficaces qui peuvent vous aider à rester concentré. L'une de mes favorites est Forest. À chaque fois que vous êtes productif et que vous ne touchez pas à votre téléphone pendant un certain bloc de temps, un arbre pousse.

Vous pouvez même commencer à créer une forêt et partager votre progression avec vos amis. C'est un jeu qui vous permet de vous éloigner de votre téléphone.

Reconnaître la différence entre urgent et important

Un autre ding dans la boîte de réception des e-mails.

D'autres appels téléphoniques affluent.

Et vous savez ce que cela signifie ? Il est temps de prendre une décision.

Oui, chaque e-mail peut faire ou défaire vos prochaines minutes, votre prochaine heure, votre journée entière ou même votre semaine entière.

Si vous décidez d'ouvrir l'e-mail (attendez peut-être un moment donné !), vous devrez alors prendre une décision.

Où se situe cette demande dans la matrice d'Eisenhower ? Quel est le degré d'urgence et d'importance lié à la tâche ?

Les réseaux sociaux et le cycle de l'actualité nous font croire que chaque élément nouveau est urgent et exige notre attention immédiate.

Nous devons filtrer le bruit pour trouver le véritable signal.

Les tâches urgentes suscitent une réaction.

Nous voulons nous mettre immédiatement au travail et trouver une réponse. Oui, certaines positions exigent des décisions plus urgentes que d'autres (bonjour les opérateurs des services d'urgence !). Mais sans les processus adéquats, nous serons anxieux et ne pourrons pas travailler au mieux de nos capacités.

La précipitation à trouver une réponse peut conduire à une mauvaise décision qui pourrait nuire à la productivité à l'avenir, ajoutant ainsi davantage de problèmes à notre charge de travail.

Les tâches importantes nous donnent le temps de réfléchir à notre stratégie. Ces projets et tâches sont ceux que nous voulons réaliser et auxquels nous espérons contribuer. Il s'agit notamment de définir les spécifications d'un nouveau produit, de proposer un nouveau plan d'affaires ou de réfléchir aux objectifs financiers de l'équipe commerciale pour le trimestre suivant.

Les tâches importantes sont des éléments intentionnels qui nécessitent une attention particulière. Grâce à cette attention supplémentaire, le nombre d'erreurs devrait, espérons-le, être limité.

Il est possible que des tâches soient urgentes et importantes lorsqu'une décision clé doit être prise immédiatement. Mais toutes les tâches urgentes ne sont pas nécessairement importantes.

Le dernier e-mail de l'équipe commerciale cherche désespérément à attirer votre attention. Il donne l'impression qu'il s'agit d'une urgence, mais cela n'a aucune importance pour vous. C'est une tâche à déléguer.

D'autres tâches deviennent urgentes. Par exemple, un collègue qui se plaint d'avoir besoin d'aide immédiatement. Peut-être peut-il se débrouiller tout seul. Peut-être que sa tâche urgente/importante n'est pas votre urgence.

Le problème, quand on présume que toutes les tâches sont urgentes et importantes, c'est qu'on n'a plus assez de temps pour réfléchir stratégiquement.

Il est important que vous élaboriez une stratégie commerciale. Il peut même y avoir une certaine urgence à le faire. Mais si vous consacrez quelques jours ou quelques semaines à définir soigneusement votre plan, vous commettrez moins d'erreurs par la suite. Toutes les tâches importantes ne peuvent pas être terminées immédiatement : elles sont trop importantes pour cela et nécessitent une attention particulière.

Mais le fait d'être pressé nous donne l'impression d'être important. Le fait d'être très occupé peut masquer le manque d'attention stratégique. D'énormes problèmes organisationnels peuvent passer inaperçus à cause de cette activité intense.

Vous pourriez passer à côté d'opportunités potentielles inexploitées parce que vous n'avez pas eu le temps de réfléchir à des changements stratégiques importants.

Pensez à une entreprise comme Blockbuster ou Borders.

Il s'agissait d'énormes entreprises qui louaient des films et vendaient des livres. Elles n'ont pas su anticiper les changements.

Cela pourrait-il être uniquement attribué au fait qu'ils ont manqué des tâches importantes ?

Bien sûr que non. Mais vous comprenez pourquoi le temps consacré au travail stratégique n'est pas toujours le plus « urgent ».

Quelles tâches vont dans chaque quadrant ?

Comment décidez-vous où placer chaque élément ?

C'est très simple et cela fonctionne bien en combinaison avec les quadrants. Ils vous aideront à :

Comment hiérarchiser vos priorités dans la matrice Eisenhower / gestion du temps ?

Toutes les tâches n'ont pas le même poids. Et une tâche que vous considérez comme urgente/importante peut être considérée comme importante/non urgente par quelqu'un d'autre.

Cependant, vous devriez prévoir du temps spécifiquement pour ces différents types de tâches. Une fois la planification terminée et le calendrier établi, vous pouvez aborder chacune d'elles avec l'énergie et l'état d'esprit appropriés.

Au lieu de vous contenter d'accomplir les tâches à faire sur votre liste, réservez chaque jour ou chaque semaine du temps pour les tâches urgentes/importantes, puis pour les tâches importantes/non urgentes.

Cela demande de la discipline. Par exemple, vos matinées peuvent être consacrées aux tâches prioritaires, urgentes et importantes. Vous pouvez ensuite passer quelques minutes à déléguer les autres tâches urgentes/non importantes.

Dans l'après-midi ou plus tard dans la soirée, lorsque tout est calme, vous pouvez vous consacrer pleinement au travail plus stratégique, celui qui est important mais pas urgent.

Il reste alors les tâches non urgentes/sans importance. Cela va de la consultation de vos réseaux sociaux à la planification de vos vacances de l'année prochaine. À terme, elles peuvent même prendre le pas sur vos tâches urgentes ou importantes.

Autre considération importante : pouvez-vous le faire en 2 minutes ou moins ?

Cette règle provient de la méthodologie Get Things Done (GTZ) de David Allen.

Il dit que si vous pouvez accomplir la tâche en moins de deux minutes, alors vous pouvez la faire vous-même. Sinon, déléguez-la ou examinez-la plus tard.

Bonus : obtenez le logiciel Things Done!

Comment ClickUp peut vous aider à hiérarchiser votre travail

ClickUp est une plateforme de productivité qui peut radicalement changer votre approche du travail.

Vous pouvez organiser vos projets à l'aide de dossiers et de listes, puis les attribuer à votre équipe pour qu'elle y travaille ou vous les attribuer à vous-même. Ces fonctionnalités vous aideront à déterminer la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important, non seulement pour vous-même, mais aussi pour toute votre équipe.

Conclusion : la différence entre urgent et important influe sur votre emploi du temps

Réfléchir à la différence entre urgent et important peut avoir un effet considérable sur ce que vous accomplissez avec votre temps. Ces stratégies générales de gestion du temps peuvent vous aider à mieux vous concentrer.

En gardant ces conseils à l'esprit, vous serez prêt à faire face aux problèmes urgents et importants. Voici d'autres ressources disponibles dans ClickUp pour vous aider à hiérarchiser votre travail :