Vous êtes sur le point d'embaucher un nouveau sous-traitant, mais vous hésitez car vous ne vous souvenez plus comment vous avez géré les cinq derniers. Qui a envoyé le contrat ? Qui attend toujours son paiement ?
Vous faites donc comme la plupart des gens. Vous ouvrez Google Sheets, copiez un ancien fichier, le renommez « Sous-traitants – Final v3 » et vous vous dites que vous le nettoierez plus tard.
C'est exactement le moment où un simple outil de suivi des sous-traitants prend tout son sens. Vous avez besoin d'une feuille claire et fiable qui indique avec qui vous travaillez, quelles sont leurs responsabilités et où en sont les choses.
Cet article de blog vous montre comment créer un outil de suivi des sous-traitants fonctionnel et organisé dans Google Sheets. Nous verrons également ce qu'il faut faire lorsque cet outil ne suffit plus et que vous avez besoin d'un système évolutif adapté à votre équipe.
Spoiler alert : ClickUp est la meilleure alternative ! 🤩
Qu'est-ce qu'un outil de suivi des prestataires ?
Un outil de suivi des prestataires est un outil ou une source unique d'informations utilisé pour organiser et surveiller toutes les informations relatives aux prestataires en un seul endroit. Il comprend généralement les coordonnées, les conditions contractuelles, les calendriers de paiement, les affectations de projets et les registres de performance.
Au lieu de fouiller dans les e-mails, les documents aléatoires ou les notes autocollantes pour trouver un formulaire W-9 ou confirmer les conditions de paiement, les équipes peuvent utiliser un outil de suivi de la gestion des sous-traitants comme source unique d'informations fiables pour chaque relation avec un sous-traitant.
Les équipes opérationnelles, les services RH, les chefs de projet et les propriétaires de petites entreprises utilisent souvent ces outils de suivi pour gérer plus efficacement les freelances et les fournisseurs externes. Un outil de suivi bien structuré permet d'éviter les retards de paiement, les renouvellements de contrat manqués et les lacunes en matière de conformité, tout en facilitant la mise à jour des informations relatives aux prestataires afin qu'elles restent précises et accessibles.
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Peut-on suivre les sous-traitants dans Google Sheets ?
Vous avez besoin d'un outil de suivi immédiatement, et Google Sheets est à portée de main, gratuit et familier, alors vous vous lancez. Mais très vite, vous vous retrouvez à vérifier manuellement les échéances et à vous inquiéter de savoir qui peut voir les données de paiement sensibles.
Alors, est-il possible de suivre les sous-traitants dans Google Sheets ? Oui, et c'est un excellent point de départ, en particulier pour les équipes qui gèrent un petit nombre de sous-traitants. Google Sheets est gratuit, accessible instantanément et suffisamment flexible pour être personnalisé. Il offre des fonctionnalités utiles qui vous permettront de démarrer :
- Validation des données: créez des menus déroulants pour une entrée cohérente des données.
- Mise en forme conditionnelle: utilisez un code couleur pour indiquer visuellement le statut.
- Formules de base : effectuez l'automatisation des calculs simples
- Historique des versions : voyez qui a modifié quoi et quand.
💡 Conseil de pro : créez une checklist de conformité afin de ne pas vous retrouver dans une situation délicate au moment de la déclaration d'impôts ou de l'intégration. Un rapide coup d'œil vous permettra de savoir qui n'a pas fourni de contrat, de formulaire fiscal, d'accord de confidentialité ou de détails de paiement avant que cela ne devienne un problème.
Éléments clés d'un outil efficace de suivi des sous-traitants
Vous avez créé une feuille, mais elle ne contient qu'une liste de noms et d'adresses e-mail qui ne permet pas vraiment de « suivre » quoi que ce soit d'important, si bien que vous continuez à manquer des délais et des paiements.
Pour être vraiment efficace, votre outil de suivi a besoin de catégories de données spécifiques. Examinons quelques éléments qui vous permettent de ne rien manquer et vous donnent une vue d'ensemble complète de chaque relation avec un sous-traitant en un coup d'œil. ⚒️
Informations sur les sous-traitants et coordonnées
C'est la base de votre outil de suivi. Vous avez besoin d'un endroit pour noter les informations de base : nom du sous-traitant, entreprise (le cas échéant), e-mail, numéro de téléphone et adresse. Il est également judicieux d'inclure leur identifiant fiscal ou leur statut W-9 à des fins de conformité.
Il est recommandé de créer un identifiant unique pour chaque sous-traitant. Cet identifiant simple permet de les référencer facilement dans différents onglets ou documents sans confusion.
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Conditions contractuelles et dates de renouvellement
Le suivi des dates de début et de fin des contrats, ainsi que des conditions de renouvellement, est essentiel pour gérer les risques. Un contrat expiré peut entraîner des risques juridiques, tandis qu'un renouvellement manqué peut perturber un projet en plein milieu d'un flux de travail.
Votre outil de suivi doit inclure le type de contrat (à durée déterminée, continu ou basé sur un projet). Ajoutez un lien hypertexte vers le document contractuel stocké dans votre disque dur. Cela vous permet d'accéder instantanément au modèle ou à l'accord complet sans avoir à fouiller dans vos dossiers.
⚡ Archive de modèles : utilisez le modèle ClickUp Scope of Work pour définir clairement à l'avance les livrables, les échéanciers et les conditions de paiement, afin de réduire les allers-retours une fois le travail commencé.
Calendriers de paiement et suivi des factures
Votre outil de suivi doit clairement indiquer les conditions de paiement telles que Net 15 ou Net 30, le taux horaire ou les frais du projet du prestataire, ainsi que les dates clés. Vous devez enregistrer les dates d'envoi des factures, les dates d'échéance des paiements et les statuts de paiement.
- En attente : la facture a été reçue mais n'a pas encore été payée.
- Payé : le paiement a été envoyé.
- En retard : la date d'échéance du paiement est dépassée.
Cette visibilité permet d'éviter les retards de paiement qui peuvent nuire aux relations avec les prestataires. Elle offre également à votre équipe financière une vision claire de la planification des flux de trésorerie.
Livrables et jalons du projet
Pour connecter votre outil de suivi au travail réel, vous devez enregistrer les livrables du projet pour chaque sous-traitant. Indiquez le nom du projet, une brève description du livrable, sa date d'échéance et son statut d'achèvement.
Pour les contrats basés sur des jalons, créez une liste pour chaque jalon et le déclencheur de paiement associé. Cela permet de voir facilement qui est responsable de quoi et si les délais sont respectés.
🧠 Anecdote : Le Code de Hammurabi (vers 1754 avant J.-C.) comprenait des règles détaillées concernant les constructeurs, les conditions de paiement, les pénalités et la responsabilité. Si une maison s'effondrait, le constructeur était responsable.
Indicateurs de performance et mises à jour de statut
Votre outil de suivi doit également permettre d'évaluer les performances d'un prestataire. Cela n'a rien de compliqué.
Indiquez le statut actuel du sous-traitant (actif, en attente ou hors service). Ajoutez des colonnes pour les indicateurs de performance simples, tels que les notes de qualité ou les taux de livraison dans les délais. Une échelle d'évaluation de base de 1 à 5 et un champ de notes pour les commentaires du chef de projet suffisent souvent ; ces données historiques sont précieuses pour prendre des décisions d'embauche futures.
Comment créer un outil de suivi des prestataires dans Google Sheets
Vous savez quoi suivre, mais vous n'êtes pas un expert en feuilles de calcul. Comment créer ce système pour qu'il fonctionne ? Si vous passez des heures à tâtonner avec des formules, vous risquez de créer quelque chose de si compliqué que votre équipe ne l'utilisera même pas.
Voyons comment créer un outil fonctionnel de suivi des sous-traitants à partir de zéro. Chaque étape s'appuie sur la précédente, vous offrant ainsi un modèle de gestion de projet Google Sheets fonctionnel que vous pouvez personnaliser. 💁
Étape n° 1 : configurez la structure de votre feuille de calcul
Commencez par créer une nouvelle feuille Google Sheets et donnez-lui un nom clair, tel que « Suivi de gestion des sous-traitants ». Organisez-la dans un lecteur partagé afin que votre équipe puisse y accéder.
Ensuite, créez des onglets distincts pour différents types d'informations. Cela évite que votre outil de suivi ne devienne une feuille énorme et confuse.
- Sous-traitants : il s'agira de votre base de données principale pour toutes les informations relatives aux sous-traitants.
- Paiements : cet onglet sert au suivi des factures et des statuts de paiement.
- Projets : un onglet facultatif pour suivre des livrables spécifiques si vous gérez plusieurs projets à la fois.
Dans chaque onglet, figez la ligne d'en-tête en allant dans Affichage > Figer les volets > 1 ligne. Cela permet de garder les titres des colonnes visibles lorsque vous faites défiler la page, ce qui est très utile.
🔍 Le saviez-vous ? Lorsque la comptabilité en partie double a fait son apparition en Italie au XVe siècle, elle a permis le suivi de qui était payé, pour quoi et quand. Il s'agissait d'une avancée majeure qui a permis de conclure des contrats à long terme pour plusieurs projets plutôt que des contrats ponctuels.
Étape n° 2 : ajoutez les champs essentiels relatifs aux prestataires
Maintenant, dans l'onglet « Sous-traitants », créez des colonnes pour les champs de données essentiels que nous avons abordés précédemment. Ceux-ci comprennent :
- Identifiant du prestataire
- Nom
- Entreprise
- Téléphone
- Date de début du contrat
- Date de fin du contrat
- Statut
Pour que vos données restent propres et cohérentes, utilisez la validation des données. Cela vous permet de créer des menus déroulants pour des colonnes spécifiques.
Sélectionnez une colonne, allez dans Données > Validation des données et ajoutez vos critères. Pour la colonne « Statut », vous pouvez ajouter des options telles que Actif, En attente et Sorti. Pour « Conditions de paiement », vous pouvez ajouter Net 15, Net 30 et À réception. Cette étape simple permet d'éviter les fautes de frappe et garantit que tout le monde utilise la même terminologie.
Étape n° 3 : mettre en place un suivi des paiements et des échéances
Passez à l'onglet « Paiements » et ajoutez des colonnes pour :
- Numéro de facture
- Date de facturation
- Montant
- Date d'échéance
- Statut du paiement
- Date de paiement
Utilisez l'identifiant unique que vous avez créé pour chaque entrepreneur afin de lier chaque paiement à la bonne personne dans votre onglet principal « Entrepreneurs ».
Pour le suivi des échéances, retournez à l'onglet « Sous-traitants ». Ajoutez des colonnes pour les dates importantes telles que « Date de renouvellement du contrat ». Vous pouvez ensuite trier cette colonne pour voir quels contrats doivent être renouvelés prochainement.
🧠 Anecdote amusante : VisiCalc était si puissant pour la budgétisation et la comptabilité qu'il n'a pas seulement changé les flux de travail financiers, il a également contribué à vendre les premiers ordinateurs Apple II. De nombreuses entreprises ont acheté le matériel uniquement pour pouvoir utiliser VisiCalc et tester instantanément des scénarios hypothétiques au lieu de refaire les livres comptables à la main.
Étape n° 4 : ajoutez des formules pour les calculs automatiques
Les formules rendent votre feuille de calcul intelligente et vous évitent de devoir effectuer du travail manuel. En voici quelques-unes utiles à ajouter :
- Jours restants avant l'expiration du contrat : =DATEDIF(TODAY(), [Date de fin], « D »)
- Signalement des paiements en retard : =IF(AND([Statut du paiement]=’Pending’, [Date d'échéance]<TODAY()), ‘OVERDUE’, ”)
- Montant total versé à un prestataire : =SUMIF([Intervalle d'identifiants des prestataires], [Identifiant de ce prestataire], [Intervalle de montants])
Il vous suffit de remplacer le texte entre crochets par vos intervalles de cellules réels. Veillez à ce que vos formules restent simples, en particulier dans un document partagé, car une formule complexe est plus susceptible d'être endommagée accidentellement.
Étape 5 : Appliquez un formatage conditionnel pour obtenir des repères visuels
Le formatage conditionnel utilise la couleur pour mettre en évidence les informations importantes. Vous pouvez définir des règles pour mettre automatiquement en surbrillance les cellules en fonction de leur contenu.
- Surlignage en rouge : à utiliser pour les contrats expirant dans les 30 jours.
- Surlignage en jaune : s'applique aux paiements dus dans la semaine à venir.
- Texte en rouge : mettez immédiatement en évidence les paiements en retard.
Pour configurer cela, sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en forme, puis allez dans Format > Formatage conditionnel. Cette couche visuelle transforme votre mur de données en un tableau de bord exploitable où les problèmes sont faciles à repérer.
📘 À lire également : Comment créer un outil de suivi des paiements des clients
Limites de Google Sheets pour la gestion des sous-traitants
Votre feuille Google Sheets fonctionne, mais elle devient fragile. Elle ralentit, quelqu'un a encore cassé une formule et vous craignez constamment que l'équipe financière ne voie accidentellement les taux de rémunération de tout le monde.
C'est à ce stade que de nombreuses équipes se rendent compte qu'elles ont atteint les limites des feuilles de calcul. Voici les contraintes courantes auxquelles vous serez confronté :
- Pas de rappels intégrés : vous devez vérifier manuellement les échéances ou configurer des alertes distinctes dans votre Calendrier, car il manque des outils d'automatisation des flux de travail.
- Contrôles d'accès limités : vous ne pouvez pas facilement masquer des informations sensibles telles que les taux de rémunération à certaines personnes sans créer des feuilles entièrement séparées et déconnectées.
- Fragilité des formules : une suppression accidentelle ou une modification en cours incorrecte peut perturber les calculs dans l'ensemble du suivi, rendant vos données peu fiables.
- Pas de journal d'audit clair : il est difficile de voir qui a modifié quoi et quand, ce qui pose un problème majeur en matière de conformité et de responsabilité.
- Mises à jour manuelles uniquement : votre outil de suivi est un silo de données. Vous êtes obligé de copier-coller des informations provenant d'autres outils, ce qui est source d'erreurs et de perte de temps.
- Problèmes d'évolutivité : à mesure que vous ajoutez des sous-traitants et des données, la feuille de calcul ralentit et la gestion des relations entre plusieurs onglets devient un cauchemar.
🔍 Le saviez-vous ? Les « systèmes parallèles » existent depuis des siècles, bien avant l'apparition des ordinateurs. Les commis, les comptables et les chefs de chantier tenaient souvent des carnets privés en plus des registres officiels, car les systèmes formels étaient trop lents ou trop rigides.
Comment ClickUp simplifie le suivi des sous-traitants
Les limites de votre feuille de calcul vous freinent. Vous avez besoin d'un système qui automatise les rappels, protège les données sensibles et assure la connexion entre la gestion des sous-traitants et le travail réel du projet sans créer davantage de dispersion des outils.
ClickUp est le premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde qui permet le suivi des sous-traitants à l'endroit même où le travail est effectué. Vous pouvez gérer les contrats, les tâches, les échéanciers, les paiements et les approbations dans un seul système afin d'éliminer la dispersion du travail.
Voyons comment. ✨
Visualisez votre travail comme vous le souhaitez.
Si Google Sheets fait l'affaire aujourd'hui, c'est généralement parce qu'il vous permet d'organiser les données des prestataires exactement comme vous le souhaitez : lignes, colonnes, filtres et modifications rapides.
ClickUp vous permet de consulter les mêmes données sur les sous-traitants de plusieurs façons à l'aide des vues ClickUp. Pour le suivi des sous-traitants, vous pouvez utiliser :
- Vue Tableur ClickUp, où les tâches ClickUp apparaissent sous forme de lignes et les champs tels que le nom du prestataire, le tarif, le statut, la date d'échéance et les heures apparaissent sous forme de colonnes. Vous pouvez trier, filtrer, masquer des colonnes et enregistrer des vues pour les réutiliser.
- La vue Liste de ClickUp, qui est utile lorsque vous souhaitez regrouper les tâches par prestataire, projet ou statut, plutôt que de parcourir une grille plate.
💡 Conseil de pro : utilisez les contrôles de permission granulaires intégrés à ClickUp pour vous assurer que la visibilité des informations sensibles soit limitée aux personnes autorisées.
Centralisez la base de données des sous-traitants
Ne cherchez plus à insérer de force vos données dans des colonnes de tableurs génériques. Gardez les informations relatives à vos sous-traitants cohérentes et claires grâce aux champs personnalisés de ClickUp, qui vous permettent de créer une base de données puissante et structurée.
Ces champs sont conçus pour des types de données spécifiques, garantissant ainsi que vos informations sont toujours cohérentes et claires :
- Champs menu déroulant : pour suivre le statut ou le type de sous-traitant
- Champs de date : pour les dates de début et de fin du contrat
- Champs de devise : pour le suivi des taux et des paiements
- Champs de texte : pour les notes et les commentaires sur les performances
Ces champs restent cohérents entre les tâches, les vues et les rapports, ce qui signifie que vous avez réussi à éviter les écrasements accidentels ou les formules cassées.
Aperçu des logiciels de gestion de projet de construction :
Meilleurs outils logiciels de gestion de projet de construction (testés et classés) | ClickUp
Optimisez vos échéanciers
Une fois que le travail de votre sous-traitant est enregistré dans ClickUp (tâches, champs, dates d'échéance, durée enregistrée), ClickUp Brain peut vous aider à le comprendre sans avoir à parcourir manuellement les lignes ou les filtres.
Il vous aide en résumant le statut des projets, en rédigeant des plans ou des descriptions de tâches, en trouvant des informations enfouies quelque part dans votre environnement de travail et vos outils connectés, et en mettant en évidence les principaux obstacles.
Au lieu d'ouvrir plusieurs vues, il vous suffit de demander à l'IA contextuelle de :
- « Résumez toutes les tâches des sous-traitants qui sont en retard ou à risque cette semaine. »
- « Quels sont les sous-traitants qui auront la charge de travail la plus importante au cours des 10 prochains jours ? »
- « Donnez-moi un statut rapide sur toutes les tâches actives des sous-traitants et sur le projet X. »
- « Identifiez les tâches dont le suivi du temps est proche ou supérieur au nombre d'heures estimé ».
🚀 Avantage ClickUp : connectez des outils tiers, des tâches, des fichiers et du contexte en un seul endroit avec ClickUp Brain MAX, votre compagnon IA autonome pour ordinateur de bureau.
Il vous aide en vous offrant :
- Recherche unifiée dans l'ensemble de votre travail, y compris les applications connectées telles que Google Drive, GitHub, SharePoint et même le Web
- ClickUp Talk-to-Text vous permet de dicter des instructions, des idées ou des mises à jour avec votre voix, jusqu'à 4 fois plus rapidement qu'en tapant sur le clavier.
- Une IA contextuelle qui comprend votre travail pour vous fournir des réponses pertinentes dans leur contexte
- IA multimodèle avec intégration Web qui fournit l'assistance pour la recherche et la génération de contenu à l'aide de modèles tels que ChatGPT, Claude et Gemini
Automatisez les rappels de paiement et de renouvellement.
Vous en avez assez de vérifier manuellement votre feuille pour connaître les échéances à venir ? Automatisez le suivi des échéances et ne manquez plus jamais un renouvellement grâce aux automatisations ClickUp. Cette fonctionnalité vous permet de créer des règles qui s'exécutent en arrière-plan, afin que rien ne soit jamais oublié.
Les automatisations reposent sur une logique simple « Quand/Alors ». Par exemple :
- Lorsque le statut d'une tâche passe à « Facture reçue », alors informez l'équipe financière.
- Lorsque la date d'échéance d'un contrat est dans 30 jours, alors créez une tâche pour que l'équipe juridique l'examine.
- Lorsqu'un projet est marqué comme « Achevé », alors changez le statut du sous-traitant en « Disponible ».
Vous pouvez même utiliser ClickUp Brain pour rédiger des messages de rappel ou résumer la charge de travail actuelle d'un prestataire à la demande.
🚀 Avantage ClickUp : suivez le temps directement dans les tâches, manuellement ou à l'aide d'un chronomètre intégré, et liez ces heures directement au travail terminé avec le suivi du temps de ClickUp. Vous n'avez donc pas besoin d'un tableur séparé pour suivre la durée enregistrée.
Voici les meilleurs outils de gestion des sous-traitants basés sur l'IA :
Bénéficiez d'une visibilité en temps réel
Créer manuellement des rapports à partir de votre feuille de calcul est une tâche fastidieuse. Obtenez un aperçu en temps réel de l'ensemble de votre programme de sous-traitance à l'aide des tableaux de bord ClickUp.
Créez un tableau de bord personnalisé avec des cartes qui visualisent vos indicateurs les plus importants.
- Diagramme circulaire ClickUp : affichez la répartition des sous-traitants par statut.
- Carte de calcul ClickUp : affichez les dépenses totales par prestataire ou par projet.
- Carte de liste de tâches ClickUp : consultez en un coup d'œil tous les paiements dus cette semaine.
Contrairement aux tableaux croisés dynamiques dans Sheets qui nécessitent un rafraîchissement manuel, les cartes des tableaux de bord ClickUp se mettent à jour en temps réel à mesure que les données sous-jacentes changent. Cela vous permet de repérer les problèmes avant qu'ils ne deviennent critiques.
Écoutez Alistair Wilson, consultant en transformation numérique chez Compound:
Nous avons examiné plusieurs options et avons estimé que ClickUp nous offrait globalement la combinaison idéale entre puissance et flexibilité. Nous devions également résoudre le problème du suivi du temps afin de pouvoir mesurer et suivre les registres de temps des sous-traitants externes sans avoir besoin d'applications et de services externes supplémentaires. Le suivi du temps natif de ClickUp fonctionne de manière transparente entre les mobiles, les tablettes et les ordinateurs de bureau.
Nous avons examiné plusieurs options et avons estimé que ClickUp nous offrait globalement la combinaison idéale entre puissance et flexibilité. Nous devions également résoudre le problème du suivi du temps afin de pouvoir mesurer et suivre les registres de temps des sous-traitants externes sans avoir besoin d'applications et de services externes supplémentaires. Le suivi du temps natif de ClickUp fonctionne de manière transparente entre les mobiles, les tablettes et les ordinateurs de bureau.
Confiez le contrat à ClickUp
Google Sheets est un bon point de départ : il vous aide à savoir clairement qui sont vos sous-traitants, sur quoi ils travaillent et ce qui a été payé ou non. Pour une petite équipe ou une installation à court terme, cela suffit souvent.
Mais dès que les sous-traitants se chevauchent entre plusieurs projets, que les échéanciers changent ou que les heures doivent être suivies de plus près, la feuille de calcul commence à vous demander plus qu'elle ne vous apporte.
ClickUp s'intègre naturellement ici. Vous conservez la structure à laquelle vous êtes habitué (tableaux, champs, filtres), mais désormais, chaque ligne est reliée à un travail réel, à des échéanciers réels et à des mises à jour réelles.
Les tâches se mettent à jour automatiquement. Le suivi du temps reste lié aux livrables. Les tableaux de bord vous montrent ce qui est important sans avoir à refaire des rapports chaque semaine. Et des outils tels que ClickUp Brain vous aident à repérer les problèmes avant qu'ils ne se transforment en suivis imprévus.
Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅
FAQ
Que doit inclure un outil de suivi de la gestion des sous-traitants ?
Un outil de suivi doit inclure les coordonnées, les conditions contractuelles, les détails de paiement, les affectations de projet et les notes de performance afin de vous donner une vue d'ensemble complète de la relation.
En quoi un outil de suivi des sous-traitants diffère-t-il d'un outil de suivi de projet ?
Un outil de suivi de projet se concentre sur les tâches et les échéanciers d'une initiative spécifique, tandis qu'un outil de suivi des sous-traitants se concentre sur la relation continue, comme les paiements et les contrats, entre plusieurs projets.
Puis-je intégrer Google Sheets à d'autres outils de gestion des prestataires ?
Oui, vous pouvez utiliser des outils tels que Zapier pour établir des connexions entre Sheets et d'autres applications, mais ces connexions nécessitent une installation et une maintenance et peuvent ne pas offrir la possibilité de synchroniser les données en temps réel.