L'objectif du blocage de temps est simple : structurer votre journée et réduire les changements constants de tâches.
Le problème, c'est que le blocage manuel du temps résiste rarement à une journée de travail réelle. La plupart des outils partent du principe qu'une fois que vous avez décidé quoi faire, vous pouvez simplement vous y tenir.
Les outils basés sur l'IA, quant à eux, s'adaptent lorsque les choses changent. Si une réunion est déplacée ou si une tâche prend plus de temps que prévu, l'IA réorganise vos blocs restants afin que votre journée reste réaliste et équilibrée.
Nous allons explorer les meilleures applications de gestion du temps basées sur l'IA et voir comment elles se comportent lorsque la journée ne se déroule pas comme prévu, quelles sont leurs difficultés respectives et quel type de rythme de travail chacune d'entre elles crée.
Que rechercher dans une application de gestion du temps basée sur l'IA ?
Voici les critères à prendre en compte lorsque vous évaluez des applications de gestion du temps basées sur l'IA.
- Degré d'autonomie : si vous souhaitez que l'application planifie activement votre journée, recherchez des fonctionnalités et des descriptions qui font référence à une planification et une replanification automatiques à partir d'un planificateur IA, et pas seulement à des suggestions et des rappels.
- Sensibilité au changement : si votre travail évolue d'heure en heure et que vos priorités changent, vérifiez si le produit parle de « reflux dynamique », d'« ajustement en temps réel » ou de « calendriers adaptatifs », car les planificateurs statiques ne sont pas adaptés à la volatilité.
- Source fiable : si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble fiable de votre journée, vérifiez si la plateforme se présente comme un calendrier de planification intelligent pour toutes vos tâches.
- Charge mentale : si votre objectif est de passer moins de temps à planifier, vérifiez le niveau de configuration et de paramétrage requis par l'outil, car les plateformes qui nécessitent une installation complexe privilégient l'automatisation au détriment de l'effort cognitif, au lieu d'offrir une interface véritablement conviviale.
- Fidélité au modèle de travail : si votre travail comporte des phases, des dépendances ou des résultats, recherchez des signes indiquant que l'application comprend les projets et les séquences, et pas seulement des blocs de temps isolés ou des tâches longues fragmentées.
- Comportement en cas d'échec : si cet outil est destiné à jouer un rôle central dans votre fonctionnement, vérifiez comment il gère la surcharge, les tâches manquées ou les conflits.
- Connaissance du contexte des tâches : vérifiez si l'application utilise les détails des tâches, tels que l'effort estimé, la priorité, les dépendances et les échéances, pour décider quand et combien de temps créer un bloc.
👀 Le saviez-vous ? En 1890, le gouvernement américain a commencé à suivre les heures de travail des employés. La semaine de travail moyenne des employés à temps plein dans le secteur manufacturier était de 100 heures.
⚡ Archive de modèles : Modèles gratuits de diagrammes de gestion du temps (Calendriers et plannings)
Aperçu des meilleures applications de gestion du temps basées sur l'IA
Voici un aperçu des meilleures applications de gestion du temps basées sur l'IA disponibles sur le marché et de ce que chacune offre :
| Outil | Idéal pour | Principales fonctionnalités | Tarifs |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Blocage de temps par IA dans le système où le travail est déjà effectué | Planification contextuelle basée sur l'IA, super agents, synchronisation du Calendrier, suivi du temps, automatisations, agenda quotidien et modèles de blocage de planning. | Free Forever ; personnalisation disponible pour les entreprises. |
| Dans le sens des aiguilles d'une montre | Équipes qui ont besoin de temps de concentration protégé dans des calendriers partagés | Création automatique de temps de concentration, optimisation des réunions, rééquilibrage du Calendrier | Forfait Free ; équipes à partir de 7,75 $ par utilisateur et par mois. |
| TimeHero | Les personnes qui souhaitent une planification entièrement automatique des tâches dans leur Calendrier | Planification automatique des tâches, replanification continue, routines récurrentes | Essai gratuit de 7 jours ; forfaits payants à partir de 5 $ par utilisateur et par mois. |
| Trevor IA | Personnes qui souhaitent un blocage de temps simple entre les tâches et le Calendrier | Blocage par glisser-déposer, planification assistée, synchronisation du Calendrier | Forfait gratuit ; forfait Pro à 6 $ par mois. |
| FlowSavvy | Utilisateurs qui ont besoin d'une planification automatique avec réorganisation rapide | Planification automatique, recalcul en un clic, division des tâches, couleurs d'urgence | Forfait Free ; forfait Pro à 7 $ par mois. |
| SkedPal | Agendas basés sur des règles gérant la capacité avec des cartes temporelles | Cartes temporelles, automatisation des règles, regroupement des tâches, fenêtres de priorité codées par couleur | Forfaits payants à partir de 14,95 $ par mois. |
| Reclaim | Utilisateurs conciliant engagements personnels et disponibilité de l'équipe | Planification basée sur les priorités, protection des habitudes, liens de réservation intelligents | Forfait Free ; forfaits payants à partir de 12 $ par utilisateur et par mois. |
| Motion | Équipes souhaitant une exécution IA de bout en bout avec réunions et tâches | Planification automatique, prise de notes IA, employés IA, logique de dépendance | Forfaits payants à partir de 29 $ par utilisateur et par mois. |
| Sunsama | Les personnes qui souhaitent définir leurs intentions et planifier leur temps chaque jour | Planification quotidienne, importation de tâches, Pomodoro, tableaux de bord de réflexion | Essai gratuit de 14 jours ; forfaits payants à partir de 20 $ par mois. |
| Notion Calendrier | Utilisateurs qui souhaitent unifier les tâches et les évènements entre les projets | Synchronisation bidirectionnelle avec Notion, planification de calendrier, assistance pour plusieurs calendriers | Gratuit pour tous les utilisateurs de Notion. |
Comment nous évaluons les logiciels chez ClickUp
Notre équipe éditoriale suit un processus transparent, fondé sur la recherche et indépendant des fournisseurs, vous pouvez donc être sûr que nos recommandations sont basées sur la valeur réelle des produits.
Voici un aperçu détaillé de la manière dont nous évaluons les logiciels chez ClickUp.
Les meilleures applications de gestion du temps basées sur l'IA
Voici les meilleures applications de gestion du temps basées sur l'IA qui méritent votre attention 👇
1. ClickUp (planification et gestion des tâches basées sur l'IA)
La plupart des applications de gestion du temps basées sur l'IA commencent par votre calendrier et essaient d'y intégrer vos tâches. ClickUp fonctionne à l'inverse.
ClickUp, le premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, fonctionne différemment.
Elles intègrent le blocage de temps par IA directement dans votre système de travail, là où se trouvent déjà les tâches, les dépendances, les propriétaires et les échéances.
Alors, qu'est-ce qui fait de ClickUp la meilleure application de gestion du temps basée sur l'IA ?
Une IA contextuelle qui comprend votre travail
ClickUp Brain comprend votre travail, vos outils, votre contexte et les données de votre entreprise. Cette IA contextuelle connaît vos tâches, vos projets, vos priorités, vos échéances, vos dépendances et vos discussions.
Comme elles fonctionnent au sein du même système que celui où le travail est planifié et exécuté, les décisions de planification sont prises en tenant compte de l'ensemble du contexte.
L'IA peut accéder à vos données ClickUp et interagir avec elles, y compris les tâches, les documents, les chats et les applications connectées. Elle peut même répondre à des questions, automatiser des actions telles que la planification d'appels et de projets, et fournir des informations basées sur votre contexte actuel.
Lorsqu'elles sont associées au Calendrier ClickUp, les fonctionnalités de ClickUp Brain se multiplient, vous permettant ainsi :
- Gérez votre calendrier en créant et en mettant à jour des évènements dans Google Agenda.
- Résumez les réunions et les tâches
- Générer des mises à jour de projet
- Automatisez les flux de travail en plusieurs étapes
📚 À lire également : Les meilleures alternatives à Google Agenda à essayer
Un suivi du temps qui alimente des calendriers plus intelligents
Avec ClickUp Suivi du temps pour les projets, les données temporelles sont saisies directement là où le travail est effectué, c'est-à-dire au niveau des tâches, des sous-tâches et des projets.
En conséquence, les décisions de planification sont prises en fonction de l'estimation de durée et de l'historique d'exécution.
Lorsque les tâches prennent plus ou moins de temps que prévu, ces informations peuvent être utilisées pour planifier l'avenir, prendre des décisions en matière de capacité et équilibrer la charge de travail.
Le suivi du temps étant lié aux tâches, aux priorités et à la responsabilité, vous pouvez :
- Voyez où va réellement le temps entre les projets et les personnes.
- Identifiez rapidement les surcharges de travail au lieu de réagir après avoir dépassé les délais.
- Comprenez quels types de travail perturbent systématiquement vos plannings.
De plus, grâce à la fonctionnalité « Estimations de durée » de ClickUp, vous pouvez définir l'effort prévu avant de commencer le travail, ce qui donne aux calendriers un point de départ réaliste au lieu de se fier à des suppositions.
Laissez Super Agents faire le gros du travail à faire.
Avec ClickUp Super Agents, vous disposez d'assistants autonomes qui exécutent des logiques en plusieurs étapes en fonction de vos priorités et du contexte. Au lieu de jongler manuellement entre la création de tâches, les ajustements du calendrier et les suivis, Super Agents peut gérer à votre place des schémas de travail complexes.
Elles peuvent :
- Créez, mettez à jour et planifiez automatiquement des tâches en fonction d'invites ou de déclencheurs.
- Rééquilibrez la charge de travail entre les projets sans intervention manuelle.
- Anticipez les goulots d'étranglement et suggérez des ajustements proactifs.
- Exécutez des flux de travail répétables avec des résultats cohérents.
Planifiez votre journée avec des blocs d'horaire clairement définis.
Le modèle de blocage de calendrier ClickUp vous aide à organiser votre travail et votre temps personnel en attribuant des tâches à des états de disponibilité spécifiques plutôt qu'à des créneaux horaires vagues dans votre calendrier.
Voici pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Planification basée sur la disponibilité : indiquez si vous êtes Disponible, Partiellement occupé ou Occupé afin que les autres (et vous-même) sachent quand vous êtes réellement disponible.
- Séparez vos blocs de travail et personnels : planifiez vos tâches personnelles et de travail côte à côte sans qu'elles se chevauchent.
- Signaux de priorité intégrés : identifiez les tâches qui nécessitent une attention immédiate grâce aux priorités associées à chaque bloc de temps.
- Heures de début et de fin claires : visualisez exactement quand les tâches commencent et se terminent pour éviter les surcharges.
Planifiez vos journées pour une productivité maximale.
Le modèle de blocage de temps quotidien ClickUp transforme les tâches en engagements temporels visibles. Repérez rapidement les surcharges et effectuez des ajustements avant que la journée ne vous échappe.
Voici pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Calendrier visuel heure par heure : visualisez votre journée entière sur un échéancier, des routines matinales au travail exigeant et aux réunions.
- Barre latérale des tâches non planifiées : gardez les tâches à faible priorité en vue sans les ajouter à une journée déjà bien remplie.
- Disposition propice à la réflexion : passez en revue le déroulement de votre journée et améliorez votre planning du lendemain sans repartir de zéro.
- Suivi de l'avancement en fonction du statut : voyez instantanément ce qui est en cours, annulé ou encore à faire.
⭐ Si vous jonglez avec plusieurs calendriers, voici comment vous en sortir sans perdre la tête.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Planifiez votre journée directement à partir de vos tâches et priorités. ClickUp Planner vous aide à décider ce qui convient aujourd'hui avant que le travail ne déborde sur demain.
- Passez entre plus de 15 vues personnalisées, telles que les vues Calendrier, Liste et Échéancier, pour planifier votre temps comme bon vous semble. Vous pouvez zoomer sur une seule journée ou prendre du recul pour voir comment le travail se répartit sur la semaine.
- Réduisez la planification manuelle en mettant automatiquement à jour le statut des tâches, les priorités et les attributions au fur et à mesure que le travail avance grâce aux automatisations ClickUp. Lorsque les plans changent, le système s'adapte sans intervention constante.
- Synchronisez vos tâches et vos réunions en temps réel grâce à l'intégration de ClickUp à Google Agenda. Les mises à jour circulent dans les deux sens, ce qui permet à votre agenda et à ClickUp de rester parfaitement synchronisés.
Limitations de ClickUp
- Leurs nombreuses fonctionnalités peuvent parfois rendre leur prise en main plus difficile.
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 850 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 500 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Un utilisateur de G2 déclare :
ClickUp rassemble toutes nos tâches, tous nos documents, tous nos objectifs et tous nos suivis de temps dans un environnement de travail unifié. Nous l'utilisons depuis 2018 et il est incroyablement flexible pour gérer à la fois les flux de travail internes et les projets des clients. Les vues personnalisables (liste, Tableau, Calendrier, etc.) et les options d'automatisation détaillées nous font gagner des heures chaque semaine. De plus, leurs mises à jour fréquentes des fonctionnalités montrent qu'ils prennent très au sérieux l'amélioration de la plateforme.
ClickUp rassemble toutes nos tâches, tous nos documents, tous nos objectifs et tout notre suivi du temps dans un espace de travail unifié. Nous l'utilisons depuis 2018 et il est incroyablement flexible pour gérer à la fois les flux de travail internes et les projets des clients. Les vues personnalisables (liste, Tableau, Calendrier, etc.) et les options d'automatisation détaillées nous font gagner des heures chaque semaine. De plus, leurs fréquentes mises à jour des fonctionnalités montrent qu'ils prennent très au sérieux l'amélioration de la plateforme.
🚀 Avantage ClickUp : ClickUp Brain MAX est plus qu'un simple assistant IA, c'est un outil puissant pour maîtriser la gestion du temps.
Voici comment Brain MAX peut vous aider à gérer votre temps plus efficacement :
- Accédez à plusieurs LLM de pointe tels que ChatGPT, Claude et Gemini pour différentes tâches, le tout à partir d'un seul endroit.
- Dictez instantanément vos tâches, rappels et notes grâce à la fonction Talk-to-Text, afin de ne jamais manquer un détail important, même lorsque vous êtes en déplacement.
- Trouvez rapidement les informations grâce à ClickUp Enterprise Search en effectuant des recherches dans ClickUp et les applications connectées, ce qui vous évite de perdre du temps à rechercher des fichiers, des échéances ou des mises à jour de projet.
- Créez et organisez vos tâches en toute simplicité à l'aide de commandes vocales ou d'invites rapides, ce qui vous permet de définir des dates d'échéance et de hiérarchiser votre travail en quelques secondes.
- Réduisez les changements de contexte en centralisant votre flux de travail, afin de pouvoir vous concentrer sur ce qui compte le plus sans passer d'un outil à l'autre.
- Capturez vos idées et planifiez votre journée efficacement, en vous assurant que chaque pensée et chaque élément d’action sont enregistrés et réalisables.
2. Clockwise (idéal pour protéger votre temps de concentration dans les calendriers partagés)
Clockwise est un outil de calendrier IA conçu autour d'une fonction principale : créer et défendre automatiquement des plages horaires de concentration tout en conservant des réunions réalistes. Il fonctionne particulièrement bien dans les environnements de travail en équipe où votre calendrier est constamment remanié par d'autres personnes.
Au lieu de vous obliger à bloquer manuellement votre temps chaque semaine, Clockwise réorganise les réunions flexibles afin de libérer des blocs de temps plus longs pour le travail approfondi et réduit les journées fragmentées. Cette application est particulièrement utile lorsque votre planning dépend de calendriers partagés et de réunions d'équipe récurrentes.
Les meilleures fonctionnalités de Clockwise
- Protège votre temps de concentration en déplaçant intelligemment les réunions flexibles vers des créneaux plus appropriés.
- Idéal pour les équipes qui coordonnent leurs activités à l'aide de calendriers partagés et de réunions récurrentes.
- Elles contribuent à réduire la fragmentation des calendriers en regroupant les réunions lorsque cela est possible.
Limites de Clockwise
- Elles conviennent particulièrement aux équipes qui utilisent beaucoup Google Agenda (moins adaptées si vous vivez dans des écosystèmes exclusivement iCloud).
- Vous en tirerez la plus grande valeur lorsque votre organisation se mettra d'accord sur les réunions « flexibles » et les réunions fixes.
Tarification Clockwise
Forfait FreeÉquipes : 7,75 $/utilisateur/mois Business : 11,50 $/utilisateur/mois (facturation annuelle)
Évaluations et avis Clockwise
G2 : 4,7/5 (plus de 70 avis) Capterra : 4,7/5 (plus de 50 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Clockwise ?
Un critique de G2 déclare :
Clockwise me décharge en quelque sorte de la gestion de mon propre emploi du temps. Elle protège mon temps de concentration et je n'ai plus qu'à fournir le lien vers ma réunion. Clockwise se charge ensuite de protéger les éléments importants de mon emploi du temps.
Clockwise me décharge en quelque sorte de la gestion de mon propre emploi du temps. Elle protège mon temps de concentration et je n'ai plus qu'à fournir le lien vers ma réunion. Clockwise se charge ensuite de protéger les éléments importants de mon emploi du temps.
3. TimeHero (idéal pour planifier automatiquement vos tâches dans votre journée)
TimeHero se rapproche davantage d'un « planificateur IA » que d'un « joli calendrier ». Vous lui attribuez des tâches, des échéances et des travaux récurrents, et il planifie automatiquement les tâches sur un échéancier, puis les réorganise lorsque la journée ne se déroule pas comme prévu.
C'est la solution idéale si votre plus grande difficulté en matière de gestion du temps est de ne pas établir de plan. Il s'agit de maintenir le plan à jour lorsque les réunions sont déplacées, que les tâches prennent plus de temps que prévu ou que les priorités changent en cours de journée.
Les meilleures fonctionnalités de TimeHero
- Planifie automatiquement les tâches en fonction des échéances et des disponibilités.
- Replanifie lorsque le travail prend du retard, pour que votre journée reste cohérente.
- Prend en charge la planification récurrente afin que les routines ne soient pas dépendantes d'un effort manuel quotidien.
Limites de TimeHero
- Moins idéal si vous recherchez un agenda ultra minimaliste et léger, sans aucune structure.
- Les équipes devront peut-être se mettre d'accord sur la manière dont les tâches sont saisies (sinon, la qualité du calendrier en pâtira).
Tarifs TimeHero
Essai gratuit pendant 7 jours Basic : 5 $/utilisateur/mois Professional : 12 $/utilisateur/mois Premium : 27 $/utilisateur/mois
Évaluations et avis sur TimeHero
G2 : 4,5/5 (plus de 20 avis) Capterra : 4,7/5 (plus de 20 avis)
📮 ClickUp Insight : 18 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage souhaitent utiliser l'IA pour organiser leur vie à l'aide de calendriers, de tâches et de rappels. 15 % supplémentaires souhaitent que l'IA se charge des tâches routinières et du travail administratif.
Pour ce faire, une IA doit être capable de comprendre les niveaux de priorité de chaque tâche dans un flux de travail, d'exécuter les étapes nécessaires pour créer ou ajuster des tâches, et de mettre en place des flux de travail automatisés.
La plupart des outils ont mis au point une ou deux de ces étapes. Cependant, ClickUp a aidé les utilisateurs à regrouper plus de 5 applications à l'aide de notre plateforme ! Découvrez la planification assistée par l'IA, qui permet d'attribuer facilement des tâches et des réunions aux créneaux disponibles dans votre Calendrier en fonction des niveaux de priorité. Vous pouvez également configurer des règles d'automatisation personnalisées via ClickUp Brain pour gérer les tâches routinières. Dites adieu au travail fastidieux !
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4. Trevor IA (idéal pour le blocage de temps simple entre les tâches et le Calendrier)
Trevor IA est un outil « passerelle » plus simple : il vous aide à transformer une liste de tâches en un planning quotidien sans les règles et installations complexes que l'on trouve dans les planificateurs plus sophistiqués.
Elles conviennent parfaitement aux personnes qui aiment le blocage de temps, mais qui ne veulent pas d'un outil qui ressemble à un système de contrôle de vol juste pour planifier leur mardi.
Les meilleures fonctionnalités de Trevor IA
- Glissez-déposez vos tâches directement dans votre calendrier.
- Offre une aide à la planification qui vous aide à placer votre travail dans les blocs horaires disponibles.
- Un bon flux « quotidien » pour les personnes qui planifient de manière visuelle.
Limites de Trevor IA
- Elles ne sont pas conçues pour gérer la logique de dépendance profonde entre les projets comme le font les suites complètes de gestion de projet.
- Idéales pour la planification personnelle plutôt que pour l'équilibrage complexe de la charge de travail entre plusieurs équipes.
Tarifs de Trevor IA
Formule gratuite Pro : 6 $/mois
Évaluations et avis sur Trevor IA
- G2 : pas assez d'avis
- Capterra : pas assez d'avis
⭐ Bonus : avant de vous lancer dans l'achat d'un nouvel outil, voici quelques conseils de gestion du temps qui ne nécessitent aucune application 👇
- Planifiez votre journée de demain avant de vous déconnecter : déterminez vos trois priorités la veille. Le matin est réservé à l'exécution, pas à la prise de décision.
- Travaillez dans des plages horaires fixes : définissez une heure de début et de fin pour vos sessions de travail au lieu d'attendre d'avoir « l'impression d'être terminé ».
- Regroupez les tâches similaires : regroupez les appels, les tâches d’administrateur ou la rédaction afin de réduire les changements de contexte.
- Réservez chaque jour un bloc de temps pour vous concentrer : même 60 à 90 minutes de travail ininterrompu peuvent ancrer le reste de votre journée.
- Laissez des espaces libres intentionnels : ne remplissez pas chaque heure. Les espaces vides permettent d'absorber les retards et d'éviter l'effondrement du planning.
5. FlowSavvy (Idéal pour la planification automatique par IA et la visualisation de la charge de travail)
FlowSavvy est une application de planification IA légère qui prend en compte toutes vos priorités et échéances, puis planifie les tâches directement dans votre calendrier existant.
Sa fonctionnalité « Recalculer en 1 clic » est inestimable. Si vous prenez du retard ou si une réunion se prolonge, elle réorganise tout ce qui reste afin que la journée reste cohérente.
Et si une tâche de 4 heures ne peut pas être intégrée dans un seul créneau, l'outil divise automatiquement les tâches longues en plusieurs parties plus courtes. Les tâches sont classées par couleur en fonction de leur urgence, ce qui permet de déterminer plus facilement celles qui méritent une attention particulière.
Les meilleures fonctionnalités de FlowSavvy
- Faites glisser les tâches à tout moment pour les verrouiller dans votre journée.
- Regroupez vos tâches dans des listes et accédez-y instantanément.
- Décidez quand l'application est autorisée à créer un calendrier pour vous avec des fenêtres personnalisées pour le travail et le temps personnel.
Limitations de FlowSavvy
- La plateforme ne prend pas en charge nativement les dépendances entre tâches et les flux de travail en plusieurs phases, ce qui entraîne des frictions dès que les calendriers dépassent le cadre de la planification pour un seul utilisateur.
Tarifs Flowsavvy
- Basique : Gratuit
- Avantage : 7 $/mois
Évaluations et avis sur Flowsavvy
- G2 : Pas assez d'avis
- Capterra : pas assez d'avis
Que disent les utilisateurs réels à propos de FlowSavvy ?
Un utilisateur de ProductHunt déclare :
C'est une idée simple mais importante qui aide les gens à bloquer leur temps et à atteindre la productivité. J'ai toujours pensé à essayer le blocage de temps pour accomplir mes tâches, mais je ne suis jamais vraiment passé à l'action. J'ai essayé l'application Flowsavvy et elle fait du bon travail pour bloquer le temps et reprogrammer lorsque cela est nécessaire. De plus, le codage couleur est très utile. Le processus d'intégration et d'interaction était facile et clair. Bravo pour cela.
C'est une idée simple mais importante qui aide les gens à bloquer leur temps et à atteindre la productivité. J'ai toujours pensé à essayer le blocage de temps pour accomplir mes tâches, mais je ne m'y suis jamais vraiment mis. J'ai essayé l'application Flowsavvy et elle fait du bon travail pour bloquer le temps et reprogrammer lorsque cela est nécessaire. De plus, le codage couleur est très utile. Le processus d'intégration et d'interaction était facile et clair. Bravo pour cela.
👀 Le saviez-vous ? La technique de gestion du temps Kanban, ou « tableau d'affichage », est devenue populaire au Japon dans les années 1940 après que Toyota ait créé un nouveau système de production basé sur des instructions papier.
6. SkedPal (idéal pour la gestion des capacités personnelles basée sur des règles)
SkedPal est un assistant de planification basé sur l'IA qui transforme automatiquement votre liste de choses à faire en un calendrier dynamique avec blocs de temps.
Sa fonctionnalité Time Maps vous permet de définir quand différents types de travaux doivent être effectués. Il vous suffit de définir une seule fois les règles pour les tâches récurrentes, et l'IA adapte votre planning quotidien en fonction de celles-ci.
Vous pouvez attribuer un code couleur à chaque carte. Le vert indique vos plages horaires préférées, par exemple pour le travail intensif de 9 h à 11 h. Le jaune et le rouge servent de solutions de secours. SkedPal ne bloquera le temps dans les plages rouges que s'il y a un risque de ne pas respecter une échéance.
Elles disposent également d'une fonctionnalité de regroupement qui regroupe les micro-tâches administratives en un seul bloc plus grand afin que votre calendrier ne soit pas fragmenté.
Les meilleures fonctionnalités de SkedPal
- Regroupez les tâches par ordre de priorité et fixez des limites de temps hebdomadaires pour chacune d'entre elles.
- Obtenez des commentaires sur ce qui est terminé, ce qui prend du retard et si votre méthode de planification est réaliste.
- Synchronisez-les avec Google, iCloud et Office 365 afin que les tâches s'adaptent aux réunions existantes.
Limitations de SkedPal
- L'interface propose de nombreuses options, ce qui peut sembler compliqué pour les utilisateurs qui recherchent une interface intuitive.
Tarifs Skedpal
- Core : 14,95 $/mois par utilisateur
- Avantage : 21,95 $/mois par utilisateur
Évaluations et avis sur Skedpal
- G2 : Pas assez d'avis
- Capterra : 4,6/5 (plus de 165 avis)
Que disent les utilisateurs de Skedpal dans la vie réelle ?
Un utilisateur de Capterra déclare :
Sa facilité d'utilisation et sa prise en main rapide m'ont permis de m'y familiariser rapidement et de tout configurer en peu de temps, ce qui a changé ma façon de travailler. Le prix de l'abonnement est raisonnable et l'assistance fournie par les développeurs est parfaite. L'application s'intègre bien à d'autres plateformes (Google et Outlook) et permet de tout regrouper.
Sa facilité d'utilisation et sa prise en main rapide m'ont permis de m'y familiariser rapidement et de tout configurer en un clin d'œil, ce qui a rapidement changé ma façon de travailler. Le prix de l'abonnement est raisonnable et l'assistance fournie par les développeurs est parfaite. L'application s'intègre bien à d'autres plateformes (Google et Outlook) et permet de tout regrouper.
⚡ Archive de modèles : Modèles gratuits de feuilles de suivi du temps dans Excel, Word et ClickUp
7. Reclaim (idéal pour la planification automatique et la planification basée sur les priorités)
Reclaim est une application de calendrier IA qui équilibre vos engagements personnels et la disponibilité de votre équipe.
Définissez vos heures de travail, bloquez les jours sans réunion et décidez quand les réunions sont autorisées. Une fois ces règles mises en place, Reclaim les applique automatiquement, afin que personne ne puisse réserver au-delà des limites que vous avez fixées.
Reclaim vous fournit également des liens de réservation intégrés, similaires à ceux de Calendly. La différence est que ces liens suivent tout ce que vous avez déjà inscrit dans votre calendrier : habitudes, temps de concentration, marges de manœuvre et priorités.
Lorsque quelqu'un réserve un créneau, Reclaim s'adapte aux validations existantes au lieu de vous obliger à réorganiser votre journée manuellement.
Récupérez les meilleures fonctionnalités
- Trouvez le meilleur moment pour les réunions récurrentes dans plusieurs calendriers, résolvez automatiquement les conflits et adaptez-vous lorsque les participants prennent des congés ou que les priorités changent.
- Analysez votre routine pour savoir à quel moment votre niveau de productivité est le plus élevé, combien de temps vous consacrez à vos tâches et comment vous passez votre semaine en réunions.
- Insérez automatiquement des plages horaires pour les pauses et les temps de trajet autour des évènements afin que la préparation, le suivi et les déplacements soient pris en compte dans votre journée.
Remportez les limites
- Elle ne dispose pas d'une intégration native avec le calendrier iCloud, ce qui nécessite une solution de contournement en plusieurs étapes via la synchronisation avec Google Agenda ou Outlook.
Prix Reclaim
- Lite : Gratuit
- Starter : 12 $/mois par utilisateur
- Business : 18 $/mois par utilisateur
- Enterprise : tarification personnalisée
Récupérez les évaluations et les avis
- G2 : 4,8/5 (plus de 120 avis)
- Capterra : pas assez d'avis
Que disent les utilisateurs réels à propos de Reclaim ?
Un utilisateur de G2 déclare :
J'apprécie la fonctionnalité de planification. Elle me permet d'utiliser différents formats de calendrier pour différents groupes. Je travaille pour deux organisations pour lesquelles je dois gérer des calendriers de réunions distincts. J'apprécie particulièrement la section « habitudes » ; elle m'a été d'une grande aide. De plus, la fonction « priorités » me convient parfaitement.
J'apprécie la fonctionnalité de planification. Elle me permet d'utiliser différents formats de calendrier pour différents groupes. Je travaille pour deux organisations pour lesquelles je dois gérer des calendriers de réunions distincts. J'apprécie vraiment la section « habitudes » ; elle m'a été d'une grande aide. De plus, la fonction « priorités » me convient parfaitement.
🧠 Anecdote amusante : la technique Pomodoro a été inventée à la fin des années 1980 par Francesco Cirillo, un étudiant universitaire qui a ensuite écrit un livre de 160 pages sur le même sujet.
8. Motion (idéal pour l'exécution de bout en bout de l'IA dans les équipes opérationnelles)
Utilisez l'application de gestion du temps Motion pour planifier vos journées en fonction des échéances, des priorités, des dépendances et des disponibilités.
Son IA Meeting Notetaker, par exemple, se connecte à vos appels Zoom/Teams, les enregistre et en extrait les éléments à entreprendre, qui sont ensuite convertis en tâches et placés directement dans votre calendrier.
L'outil comprend également une base de connaissances intégrée pour stocker les procédures opératoires normalisées et les processus internes. L'IA peut lire ces documents pour l'aider à planifier les tâches de manière plus intelligente.
Motion vous permet de déployer des employés IA dans votre environnement de travail. Ces agents peuvent gérer des tâches répétitives. Par exemple, son agent de gestion de projet par l'IA peut automatiquement planifier des tâches dans les calendriers de l'équipe, prévoir les délais de livraison et signaler les risques liés à la capacité, aidant ainsi votre équipe à rééquilibrer le travail avant que les délais ne soient dépassés.
Les meilleures fonctionnalités de Motion
- Créez des champs et des vues personnalisés pour filtrer et trier les tâches à faire par libellés, obstacles, priorité ou dépendances.
- Intégrez le calendrier de réservation de Motion pour publier un ensemble contrôlé de créneaux horaires réservables sur n'importe quel site web ou page.
- Configurez des seuils quotidiens pour les réunions qui empêchent automatiquement toute nouvelle réservation une fois la limite atteinte.
Limitations de mouvement
- La mise en place est complexe et prend beaucoup de temps, avec peu d'aide pour configurer des flux de travail complexes.
Tarification Motion
- Pro IA : 29 $/mois par utilisateur
- IA pour l'entreprise : 49 $/mois par utilisateur
Évaluations et avis sur Motion
- G2 : 4,1/5 (plus de 140 avis)
- Capterra : 4,3/5 (plus de 80 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Motion ?
Un utilisateur de G2 déclare :
J'ADORE le fait qu'elles me disent simplement quoi faire. Cela signifie que même si toutes mes tâches me pressent d'être terminées en même temps, je peux les réaliser sans stress, car je SAIS qu'il y aura une sélection de moments précis pour chacune d'entre elles. Et c'est là toute la différence entre le sentiment d'être submergé et la sérénité.
J'ADORE le fait qu'elles me disent simplement quoi faire. Cela signifie que même si toutes mes tâches me pressent d'être terminées en même temps, je peux les réaliser sans stress, car je SAIS qu'il y aura une sélection de moments précis pour chacune d'entre elles. Et c'est là toute la différence entre le sentiment d'être submergé et la sérénité.
Regardez cette vidéo pour découvrir rapidement les différences entre ClickUp et Motion 👇
📚 À lire également : Motion vs ClickUp, quel est le meilleur outil de planification basé sur l'IA?
9. Sunsama (idéal pour combiner la gestion des tâches avec le blocage de temps et la planification du Calendrier)
Vous recherchez un environnement de travail qui vous aide à gérer votre temps de manière intentionnelle ? Sunsama est un agenda quotidien conçu spécialement pour cela.
Au lieu de commencer avec un calendrier vide, vous commencez chaque journée en important vos tâches depuis des outils tels que Notion, Jira, Asana, votre e-mail ou Slack, puis en décidant de ce que vous allez vraiment faire aujourd'hui. Vous pouvez ensuite inscrire ce travail directement dans votre planning, afin que chaque engagement ait une place bien visible.
Sunsama vous permet de désactiver les notifications des applications afin de réduire les distractions et de travailler en mode concentré. Vous pouvez également ajouter ces plages horaires à Slack et Microsoft Teams afin que tout le monde puisse voir sur quoi vous travaillez. L'outil fournit également des rappels automatiques pour vous aider à faire des pauses et à rester en forme.
Les meilleures fonctionnalités de Sunsama
- Synchronisez votre calendrier avec Google Agenda, Outlook et Apple Calendar pour voir toute votre journée en un seul endroit.
- Convertissez les messages de votre boîte de réception et de vos chats en tâches en faisant glisser les e-mails ou en transformant les messages Slack et Teams.
- Lancez des sessions Pomodoro pour n'importe quelle tâche, suivez la durée de votre travail et analysez vos habitudes quotidiennes et hebdomadaires.
Limites de Sunsama
- Parfois, lors d'une planification collaborative en direct, les pages peuvent se recharger de manière inattendue et les mises à jour peuvent ne pas se synchroniser, ce qui perturbe les agendas partagés et les réunions de longue durée.
Tarifs Sunsama
- Essai gratuit de 14 jours
- Forfait Basic Pro : 20 $/mois (facturé annuellement)
- Forfait Power Pro : 50 $/mois (facturé annuellement)
Évaluations et avis sur Sunsama
- G2 : Pas assez d'avis
- Capterra : 4,7/5 (plus de 25 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Sunsama ?
Un utilisateur de Capterra déclare :
L'intégration du calendrier est extrêmement robuste et la possibilité de voir toutes vos tâches collectées à partir de tous les endroits (attributions de tâches Notion, problèmes GitHub, discussions Slack et e-mails, et bien d'autres encore) est unique à Sunsama à ce niveau de qualité.
L'intégration du calendrier est extrêmement robuste et la possibilité de voir toutes vos tâches collectées à partir de tous les endroits (attributions de tâches Notion, problèmes GitHub, discussions Slack et e-mails, et bien d'autres encore) est unique à Sunsama à ce niveau de qualité.
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10. Calendrier Notion (idéal pour unifier le contexte de travail et le temps)
Notion Calendar est une application de calendrier qui se synchronise avec plusieurs comptes Google Agenda, permettant aux évènements, tâches et enregistrements de projet de coexister et d'être modifiés sur le même échéancier.
Au lieu de copier les tâches d'un outil à l'autre, vous travaillez dans une boucle unique : discuter, décider, documenter, planifier.
Par exemple, vous pouvez demander à Notion IA de résumer une revue de conception, d'identifier les questions en suspens ou de répertorier les prochaines étapes. À partir de là, vous passez directement au Calendrier Notion pour intégrer ce travail à votre semaine. Un résumé de réunion devient une tâche. Une tâche devient un bloc planifié.
Notion Calendar fonctionne comme une interface bidirectionnelle pour vous aider à gagner du temps. Faites glisser un élément de la base de données directement sur le calendrier pour modifier sa date d'échéance, déplacez une réunion pour mettre à jour l'enregistrement du projet sous-jacent ou bloquez du temps dans votre calendrier pour qu'il apparaisse à nouveau dans Notion.
Les meilleures fonctionnalités du Calendrier Notion
- Affichez les échéances des projets et les éléments de la base de données directement sur votre calendrier afin que les tâches, les jalons et les réunions partagent le même échéancier.
- Rejoignez les réunions directement depuis la barre de menu ou la carte d'évènement grâce à l'intégration native de Zoom, Google Meet et Apple Calendrier.
- Envoyez votre disponibilité et votre lien de planification pour permettre à d'autres personnes de réserver du temps avec vous.
Limites du calendrier Notion
- La plateforme ne place pas automatiquement les tâches dans les créneaux horaires disponibles, ce qui oblige les utilisateurs à faire glisser et déposer manuellement les éléments pour structurer chaque journée.
Tarifs du calendrier Notion
- Entièrement gratuite pour tous les utilisateurs de Notion, elle fonctionne comme un outil autonome intégré à l'écosystème principal.
Évaluations et avis sur Notion
- G2 : 4,6/5 (plus de 9 100 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 2 650 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Notion ?
Un utilisateur de G2 déclare :
J'utilise Notion pour tout organiser, notamment comme outil de gestion de projet pour organiser toutes mes tâches, planifier du contenu à l'aide du Calendrier et de l'assistant de rédaction IA, suivre les indicateurs clés de performance, et j'utilise l'IA pour enregistrer et prendre des notes lors des réunions. J'apprécie particulièrement le fait que Notion résolve le problème lié à l'utilisation de plusieurs plateformes et au flux d'informations disjoint en me permettant de tout conserver au même endroit.
J'utilise Notion pour tout organiser, notamment comme outil de gestion de projet pour organiser toutes mes tâches, planifier du contenu à l'aide du Calendrier et de l'assistant de rédaction IA, suivre les indicateurs clés de performance, et j'utilise l'IA pour enregistrer et prendre des notes lors des réunions. J'apprécie particulièrement le fait que Notion résolve le problème lié à l'utilisation de plusieurs plateformes et au flux d'informations disjoint en me permettant de tout conserver au même endroit.
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Optez pour une application de gestion du temps basée sur l'IA telle que ClickUp qui tient ses promesses.
La plupart des applications de gestion du temps basées sur l'IA se trouvent en dehors de votre travail. L'environnement de travail convergent basé sur l'IA de ClickUp s'intègre à votre travail.
ClickUp relie le blocage de temps au système où se trouvent les tâches, les priorités, les dépendances, les réunions et l'historique d'exécution. Lorsque les plans changent, les calendriers s'adaptent au contexte au lieu d'être interrompus.
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Foire aux questions
Une application de gestion du temps basée sur l'IA planifie automatiquement vos tâches dans des blocs de calendrier en fonction de critères tels que la priorité, les échéances, les estimations de durée et la disponibilité. Contrairement à la gestion manuelle du temps, elle s'adapte lorsque votre journée change, en déplaçant des blocs, en divisant des tâches ou en rééquilibrant votre planning. L'objectif est de réduire les replanifications constantes et de protéger votre temps de concentration tout en conservant un planning réaliste à mesure que votre travail évolue.
Beaucoup le font, mais le degré d'autonomie varie. Certaines applications se contentent de suggérer de meilleurs blocages, tandis que d'autres reprogramment automatiquement lorsque les réunions sont déplacées, que les tâches prennent du retard ou que les priorités changent. Recherchez des termes tels que « planification automatique », « réorganisation dynamique », « recalcul » ou « planification adaptative ». Vérifiez également si l'application gère les conflits (surcharge, tâches manquées) en redéfinissant les priorités, en répartissant le travail ou en avançant automatiquement les tâches.
La meilleure option pour les équipes est généralement celle qui relie la planification au travail partagé : tâches avec propriétaires, échéances, dépendances et visibilité de l'équipe. Si votre équipe a besoin d'un calendrier IA qui reflète le contexte réel du projet, choisissez une plateforme qui traite les tâches comme la source de vérité et prend en charge l'équilibrage de la charge de travail, les calendriers partagés et l'automatisation. Les outils de calendrier seuls peuvent fonctionner, mais ils ont souvent du mal à gérer l'exécution entre les équipes.