Ce guide s'adresse aux propriétaires ou dirigeants d'agences et d'entreprises de services qui souhaitent créer une agence plus évolutive et plus vendable, en particulier maintenant, alors que ClickUp 4.0, les super agents et l'IA changent le mode de fonctionnement des agences.
L'auteur partage son parcours dans la création, le développement et la vente d'agences, en soulignant comment ClickUp (en particulier la version 4.0 et les Super Agents) peut transformer les opérations d'une agence.
Les points clés sont les suivants :
- La productisation des services est essentielle pour la scalabilité et la vendabilité, car elle permet d'éviter les dérives de périmètre et de mettre en place des systèmes reproductibles.
- Les automatisations et l'IA de ClickUp rationalisent les processus tels que l'intégration des clients, l'attribution des tâches et la gestion continue des clients.
- La centralisation des connaissances dans ClickUp Docs (au lieu d'outils dispersés tels que Google Docs) permet aux équipes et aux agents IA de répondre aux questions, réduisant ainsi les goulots d'étranglement.
- L'intégration des équipes peut être entièrement gérée dans ClickUp, à l'aide de modèles de listes et de tâches pour la formation et l'évaluation des performances.
- Les flux de travail marketing bénéficient des automatisations ClickUp et des super agents, qui facilitent la conception, la rédaction, la modification en cours et la promotion du contenu.
- ClickUp peut servir de service d'assistance, avec des super agents qui traitent les tickets et les suivis des clients, améliorant ainsi le service client et l'efficacité.
- Une plateforme unifiée telle que ClickUp élimine les inefficacités des systèmes déconnectés, en fournissant un contexte centralisé permettant à l'IA et aux agents de fournir de meilleures informations et de rationaliser les opérations de l'agence.
Le document conclut que la convergence, qui consiste à regrouper tout le travail, la communication et les connaissances en un seul endroit, combinée à l'IA et à l'automatisation, est une force puissante pour les agences modernes.
Pourquoi la plupart des agences ont du mal à se développer
Les agences et les entreprises de services se heurtent à un mur lorsque chaque projet client devient unique et que le travail s'étale sur des outils déconnectés. Je l'ai constaté de mes propres yeux : ce qui commence par une poignée de clients devient rapidement un labyrinthe de demandes personnalisées, de documents éparpillés et de processus qui n'existent que dans votre tête. C'est épuisant et presque impossible à développer ou à vendre.
En 2013, j'ai créé une agence. Au cours des trois années suivantes, cette agence s'est développée et a été rachetée par une grande entreprise technologique du même secteur. Plus tard, j'ai créé une autre agence. Cette agence utilisait ClickUp comme élément central de sa gestion et de son développement. Aujourd'hui, je travaille dans le domaine des opérations de croissance chez ClickUp, ce qui représente pour moi une sorte de boucle bouclée.
Depuis le rachat de ma première agence, je suis régulièrement invité dans des podcasts et j'ai écrit des articles sur ce qu'implique la création d'une agence évolutive et vendable.
Mais si je devais recommencer en 2025, avec toutes les ressources à ma disposition et des outils tels que ClickUp 4.0 et les super agents, je ferais certaines choses différemment.
Ce guide est un manuel pratique : transformez vos services en produits, créez des systèmes reproductibles, centralisez les connaissances et utilisez l'IA et les agents pour que l'exécution se poursuive sans que vous ne deveniez un goulot d'étranglement.
En savoir plus sur comment les Super Agents peuvent vous aider concrètement :
Produisez des services pour éliminer les dérives de périmètre
La productisation est au cœur de l'évolutivité et de la vendabilité. Elle transforme le travail personnalisé en un système reproductible.
Tout d'abord, je voudrais aborder le cœur de ce qui rend une agence évolutive et vendable : la productisation.
Pour rendre une agence évolutive et vendable, je me suis concentré sur la création d'un service produit, c'est-à-dire la transformation d'un service en un projet à portée fixe.
Souvent, les freelances et les agences sont confrontés à des dérapages: les projets commencent avec un ensemble de livrables, mais le client en veut toujours plus, et encore plus. Et puis, il n'y a plus de fin en vue. Vous finissez par sacrifier vos week-ends et vos vacances, car ce qui semblait être un projet simple au départ se transforme en heures supplémentaires avec des révisions et des « encore une petite chose ».
Avec une offre de services standardisés, vous disposez d'un ensemble fixe de prestations avec des jalons clairs. Tout ce qui sort du cadre prévu entraîne des coûts supplémentaires.
L'un des avantages d'offrir un service produit du côté du fournisseur de services est que travailler avec ce périmètre fixe vous permet de créer des systèmes et des processus reproductibles.
Quel que soit le nombre de clients que vous avez, ils bénéficient tous du même processus d'intégration et des mêmes flux de travail de prestation de services.
La productisation a été essentielle pour développer ma première agence. Elle nous a permis d'atteindre 100 clients dans le domaine de la conception web et des services marketing en trois ans avec un effectif réduit.
De plus, la productisation et la mise en place d'un processus de prestation de services reproductible, semblable à une chaîne de montage, créent un système dans lequel vous pouvez finalement vous retirer entièrement du flux de travail.
Avant la productisation, j'avais des clients qui me soumettaient des demandes de révision apparemment sans fin. Les projets qui auraient dû prendre un mois en prenaient six. Après la productisation, grâce à la mise en place de garde-fous et de livrables clairs, les projets pouvaient être achevés beaucoup plus rapidement et avec moins de retards.
Dans de nombreuses agences que je connais, le fondateur finit par être le goulot d'étranglement. Les projets ne peuvent pas avancer sans son accord ou son implication, ce qui signifie en fin de compte que le fondateur ne peut pas s'absenter lorsqu'il souhaite prendre des vacances ou se concentrer sur l'entreprise plutôt que de travailler dans celle-ci.
Mesures de sécurité rapides que vous devez documenter (et appliquer) :
- Ce qui est inclus
- Ce qui est exclu
- Comment fonctionnent les révisions ?
- Qu'est-ce qui déclenche une commande de modification ?
Créez des systèmes qui fonctionnent sans vous
Une fois les services transformés en produits, ce sont les systèmes et l'automatisation qui permettent de passer de la « répétabilité » à la « scalabilité ».
La création d'une entreprise de services standardisés peut être très évolutive avec les bons outils et des systèmes reproductibles.
L'avantage d'une plateforme comme ClickUp est qu'elle vous permet non seulement de créer des systèmes répétables, mais aussi de confier une grande partie du travail manuel à l'IA et aux automatisations.
Prenons l'exemple de l'intégration des clients.
Dans un monde idéal, chaque intégration de nouveau client suit un processus similaire.
- Pour les nouveaux clients, vous aurez probablement besoin :
- Pour savoir ce à quoi le client s'engage et quels seront ses droits
- Pour en savoir plus sur le client (pour qu'il remplisse un questionnaire ou passe un entretien d'intégration)
- Pour suivre les données de vos clients
- Pour configurer les dossiers et les systèmes du client
Les automatisations et les systèmes ClickUp peuvent vous y aider.
Voici un exemple de la façon dont j'ai utilisé ClickUp pour rationaliser et automatiser l'intégration des clients :
- Déclenchez le flux de travailLorsqu'un client signe le contrat, paie la facture initiale et soumet le formulaire d'intégration, chaque étape déclenche une intégration à ClickUp.
- Créez automatiquement le projet d'intégrationClickUp crée une cascade de tâches et d'éléments de projet liés à ce client.
- Saisissez les informations sur les clients dans une liste de type CRMUne liste centralisée des clients est mise à jour avec les nouveaux clients, et les informations clés issues du questionnaire sont stockées dans des champs personnalisés .
- Générez une checklist unique pour l'intégration avec attribution des responsabilitésClickUp crée une liste d'intégration dédiée comprenant environ 20 tâches d'intégration liées au client. Les tâches comprennent des dépendances (par exemple, « Cela ne peut pas commencer tant que les conditions préalables n'ont pas été achevées ») et sont attribuées à des membres spécifiques de l'équipe.
- Débloquez automatiquement le travail lorsque les conditions préalables sont achevées À mesure que les tâches sont achevées, les dépendances sont supprimées et les tâches en aval passent automatiquement à l'état « Prêt à agir », afin que les personnes assignées sachent qu'elles peuvent commencer.
- Faites passer le client à la prestation de services « en direct »Une fois les tâches d'intégration achevées, le client est officiellement lancé.
- Accélérez les tâches récurrentesClickUp crée automatiquement des tâches récurrentes dans une liste de clients permanents et les attribue en fonction de la capacité et de la disponibilité de l'équipe.
- Ajoutez des vérifications proactives pendant les 60 premiers joursDes tâches de vérification récurrentes sont créées pour les deux premiers mois afin de garantir une expérience d'intégration hautement personnalisée.
- Mon agence disposait de plusieurs espaces distincts pour gérer l’entreprise, notamment :
- Un espace dédié aux services clients
- Un espace dédié à la gestion des ressources humaines et des congés payés
- Un espace dédié au marketing et à la gestion du contenu
Construisez l'agence du futur avec ClickUp 4. 0 et les super agents
Si ClickUp aidait déjà les agences à se développer auparavant, ClickUp 4.0 + Super Agents modifie ce qui peut être exécuté automatiquement et ce qui ne nécessite plus d'intervention humaine.
Mais tout cela, c'était avant ClickUp 4. 0.
Si je devais créer une agence aujourd'hui, voici quelques choses que je ferais différemment :
Centralisez les connaissances afin que les agents puissent répondre aux questions
Le partage des connaissances est un élément essentiel pour créer une agence et développer une équipe.
Les nouveaux membres de l'équipe doivent être formés. Les membres de l'équipe ont besoin de procédures opératoires normalisées et de documentation pour mettre en œuvre les processus et les flux décisionnels.
Auparavant, je créais des procédures opératoires normalisées (SOP) entièrement dans Google Docs et des enregistrements Zoom.
Le problème est que lorsque les informations se trouvent en dehors de votre système de travail, il y a un manque criant de contexte. L'IA et les agents peuvent être puissants, mais seulement s'ils peuvent accéder aux connaissances dont ils ont besoin.
Si je devais recommencer, j'utiliserais ClickUp Docs et centraliserais tout.
Je créerais un wiki interne dans ClickUp Docs pour héberger les informations pertinentes sur l'entreprise, accessibles aux équipes qui en ont besoin.
Il est important de noter que je mettrais ces connaissances à la disposition des Super Agents et de ClickUp Brain.
Ainsi, si un membre de l'équipe est bloqué, il peut demander à un agent : « @AgentKnowledgeBot, que dois-je faire dans cette situation ? » et obtenir une réponse cohérente sans avoir à attendre l'intervention d'un responsable.
Exemple concret pour une agence : grâce à la centralisation des connaissances, un membre de l'équipe peut demander à un agent comment configurer les enregistrements DNS d'un client et recevoir des instructions adaptées à l'installation de ce client, basées sur les informations déjà enregistrées.
Le recours à des agents pour répondre aux questions sans impliquer la direction réduit les goulots d'étranglement et augmente le débit.
Gérez l'intégration des équipes dans ClickUp
Lorsque j'ai créé ma dernière agence, j'ai utilisé des outils de cours en ligne que j'avais programmés pour former les membres de l'équipe à nos systèmes internes. Cependant, cela est devenu un outil supplémentaire qui devait être régulièrement mis à jour à mesure que nos processus évoluaient.
Si je devais recommencer, je mettrais en place l'intégration entièrement dans ClickUp.
Et j'emprunterais un modèle que j'ai expérimenté lors de mon intégration chez ClickUp : avant d'avoir accès à certains systèmes, j'ai dû achever des formations internes entièrement conçues dans ClickUp. C'est une mesure de protection pratique pour toute entreprise en pleine croissance.
Voici comment cela pourrait fonctionner dans votre agence :
Vous pouvez utiliser le modèle de checklist d'intégration ClickUp pour les nouvelles recrues.
- Chaque liste contient des tâches accompagnées de vidéos et de documents écrits.
- Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'entreprise, ce modèle de liste est créé et lui est attribué.
- Chaque module a ses propres exigences. Le candidat soumet son travail sous forme de commentaire ou dans un champ personnalisé, puis achevait la tâche.
- Un administrateur examine le travail et évalue les performances avant d'accorder l'accès aux systèmes sensibles.
Faites en sorte que les flux de travail marketing soient assistés par des agents, et non pilotés par les fondateurs
ClickUp est utile pour gérer les initiatives marketing : projets sur mesure, automatisations et visibilité.
Mais les Super Agents peuvent vous aider à faire encore plus, en particulier dans le domaine des opérations de contenu.
En m'inspirant du moteur de contenu de ClickUp, voici ce que je ferais pour le marketing du contenu dans une agence :
- Consignez vos idées au même endroitConservez une liste pour les idées de contenu et une autre pour la file d'attente et le Calendrier de rédaction.
- Conservez les idées dans la phase de conceptualisation jusqu'à ce qu'elles soient prêtes Les idées restent dans la phase de conceptualisation jusqu'à ce qu'elles soient définies et approuvées pour passer à l'étape suivante.
- Utilisez un Super Agent pour la conceptualisation et les grandes lignesUn Super Agent vous aide à générer des angles thématiques et à rédiger des ébauches de grandes lignes en fonction de votre ICP, de vos services et de vos performances passées.
- Déplacez les sujets approuvés vers le travail en cours (WIP) pour la rédaction Le rédacteur déplace la tâche vers le travail en cours (WIP), se l'attribue et rédige le brouillon.
- Déclenchez automatiquement le transfert à un éditeur Lorsque le statut du brouillon change, la tâche est automatiquement attribuée à un éditeur et une checklist ou des sous-tâches sont créées.
- Confiez la première modification en cours à un agentUn agent formé à votre guide de style et à vos exemples effectue une première modification en cours et un premier marquage.
- Finalisez avec une révision humaine Un éditeur humain effectue la relecture finale et fait passer le statut à Prêt à planifier.
- Générer des ressources de promotionUn autre Super Agent rédige des publications sur les réseaux sociaux pour promouvoir l'article.
- Planifiez et définissez la date de publicationUne fois planifiée, la date de publication est définie et suivie dans le Calendrier.
- Vérifiez, publiez et bouclez la boucle Après la date de publication, un agent vérifie que l'URL est active et marque le statut comme Publié, ou signale un problème à l'éditeur.
📘 À lire également : Comment j'ai créé un super agent ClickUp pour gérer notre programme social destiné aux employés
Utilisez ClickUp comme service d'assistance léger
Vous pouvez également utiliser ClickUp comme service d'assistance.
Les clients peuvent soumettre des formulaires ClickUp ou envoyer des tickets d'assistance par e-mail.
Un super agent peut alors examiner le ticket, extraire le contexte du client, consulter votre base de connaissances interne et rédiger une réponse.
Cela permet de réduire le temps consacré au service client personnalisé, d'améliorer la rapidité de réponse et de garantir la cohérence des réponses.
Du point de vue du client, il obtient une réponse rapide, rédigée dans un langage convivial, qui résout le problème de manière exhaustive.
Réduisez les goulots d'étranglement chez vos clients grâce à un suivi proactif.
Lorsque vos clients ont des documents ou des ressources à partager avec vous, ils peuvent vous les envoyer via un formulaire ClickUp. Une fois le formulaire soumis, vous pouvez demander à un super agent d'examiner les documents et de passer à l'étape suivante.
La plupart des agences savent que les clients constituent souvent un obstacle majeur.
Vous attendez peut-être depuis des mois (voire des années dans certains cas) que vos clients vous envoient leurs commentaires, leurs formulaires d'inscription ou les ressources demandées.
Un Super Agent peut vous aider à rester au fait des besoins de vos clients et à automatiser le suivi de ceux-ci.
Convergence et contexte
Le problème des agences est rarement « le manque d'efforts ». Il s'agit plutôt de fragmentation : le travail, les documents, les discussions et le contexte client sont dispersés à trop d'endroits.
Ma première agence s'appuyait sur des systèmes déconnectés qui ne communiquaient pas entre eux.
- Les communications internes se faisaient via Slack et par e-mail.
- Les documents étaient stockés dans Google Docs.
- Nous changions constamment d'outils de gestion de projet à mesure que l'agence évoluait.
- Les tâches des clients étaient gérées en un seul endroit.
- Service d'assistance dans un autre
- Calendrier de contenu dans un autre
Avec le recul, ce n'était pas parfaitement efficace. Certaines données étaient redondantes, se trouvaient à plusieurs endroits et nécessitaient une maintenance à plusieurs endroits, et aucun des systèmes ne partageait le contexte.
Je n'avais rien de comparable à ce que ClickUp propose aujourd'hui.
Lorsque j'ai rejoint ClickUp, j'ai été impressionné de voir comment une organisation de plus de 1 000 employés vivait véritablement au sein de sa plateforme de productivité. Le fait de regrouper la communication interne en un seul endroit, de pouvoir rechercher et consulter des tâches dans les chats, de créer des tâches à partir de discussions et de réaliser la maintenance des documents au même endroit est incroyablement efficace.
Au lieu d'avoir cinq systèmes qui nécessitent des intégrations imparfaites pour partager des données (mais pas le contexte), ClickUp regroupe tout en un seul endroit. Le contexte centralisé permet d'éviter que des informations ne se perdent. Et il garantit que lorsque vous utilisez une IA comme ClickUp Brain, celle-ci peut puiser dans les tâches, les commentaires, les documents connexes et les discussions liées au travail.
Pour une agence, cette convergence, qui rassemble toutes les informations en un seul endroit, devient une force puissante lorsqu'elle est combinée avec des agents pour rationaliser les opérations et la prestation de services.
Conclusion : la croissance passe par les systèmes
Si vous souhaitez créer une agence évolutive et vendable, vous avez besoin de deux choses : des services standardisés et des systèmes qui garantissent une prestation cohérente sans avoir recours aux exploits héroïques du fondateur.
ClickUp 4. 0, ClickUp Brain et les super agents ne remplacent pas les fondamentaux. Ils les rendent reproductibles.
Si vous souhaitez créer une agence qui fonctionne sans que vous ayez à intervenir dans chaque décision, commencez par centraliser la livraison, les connaissances et le suivi dans ClickUp.