Utiliser ClickUp

Comment remplacer les réunions générales sur Zoom par ClickUp SyncUp

Selon notre sondage sur l'efficacité des réunions, 12 % des personnes interrogées trouvent que les réunions sont surchargées, 17 % estiment qu'elles durent trop longtemps et 10 % pensent qu'elles sont pour la plupart inutiles.

Et peut-on leur en vouloir quand près de 50 % des réunions durent une heure ou plus ?

Comment remplacer les réunions générales sur Zoom par ClickUp Syncup

Mais doivent-elles nécessairement être aussi longues ? Ne pouvons-nous pas remplacer ces réunions longues et souvent improductives par des « réunions » SyncUp rapides et ciblées ?

La réponse courte : oui, c'est possible.

La réponse longue, ou le mode d'emploi ? C'est le sujet de cet article de blog !

Ci-dessous, nous vous montrons comment remplacer les réunions générales sur Zoom par ClickUp SyncUp.

Le problème des réunions générales traditionnelles

Avant de parler du remplacement des réunions générales, comprenons pourquoi les réunions Zoom ne permettent plus d'assurer une coordination cohérente de l'équipe.

Problèmes de planification et conflits de fuseaux horaires

Selon un sondage Microsoft Work Trend, le nombre de réunions programmées après 20 h a augmenté de 16 % d'une année sur l'autre parmi les employés travaillant dans différents fuseaux horaires à travers le monde.

Si la collaboration au travail est devenue plus facile que jamais, la gestion des réunions Zoom entre différents fuseaux horaires est devenue exponentiellement plus difficile. Un membre de votre équipe doit toujours sacrifier ses heures de travail pour assister aux réunions générales.

Participation passive

Près de 67 % des employés sont distraits pendant les réunions virtuelles. Ils consultent leurs e-mails sur leur téléphone, envoient des textes, rêvassent, surfent sur Internet ou effectuent des tâches ménagères.

Loin d'être interactives, la plupart des réunions générales finissent par être dominées par les voix les plus fortes. Un petit groupe parle, quelques-uns réagissent et les autres restent silencieux.

Visibilité limitée après la réunion

Quelles sont les similitudes entre les réunions les moins productives ?

  • Plus besoin de notes de suivi, de résumés ou d'éléments à partager après la réunion.
  • La réunion manque des participants essentiels et les décisions sont donc bloquées en conséquence.
  • Aucun agenda ni document à lire à l'avance n'est fourni.

Selon Calendly, ils sont cohérents pour les réunions internes et externes.

En d'autres termes, après une réunion Zoom, quelqu'un doit saisir manuellement les éléments à mener, attribuer les responsabilités, fixer les délais et ajouter le contexte dans l'outil de gestion de projet.

Ce copier-coller et ce changement de contexte entraînent le « Work Sprawl », où les idées, les tâches à accomplir et les suivis sont dispersés dans un fouillis d'outils, ce qui finit par coûter aux équipes plus de quatre heures par employé et par semaine!

📮 ClickUp Insight : Les résultats de notre sondage sur l'efficacité des réunions indiquent que 42 % des équipes utilisent des clips enregistrés (21 %) ou des outils de gestion de projet (21 %) pour le travail asynchrone.

Mais ces outils peuvent souvent nécessiter des outils supplémentaires, des abonnements distincts, des identifiants de connexion et un certain temps d'apprentissage.

En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp facilite la communication asynchrone. Accédez à des clips vidéo, des messages vocaux, des flux de travail de projet, des documents collaboratifs et un outil de prise de notes intégré basé sur l'IA, le tout dans un seul environnement de travail.

Pourquoi gérer plusieurs abonnements et des informations dispersées alors qu'une seule solution peut rationaliser l'ensemble de votre flux de travail ?

💫 Résultats concrets : les équipes qui utilisent les fonctionnalités de gestion des réunions de ClickUp rapportent une réduction impressionnante de 50 % des discussions et réunions inutiles !

Opportunités d'alignement manquées

Tout le monde ne peut pas participer en direct. Et même lorsqu'ils le font, tout le monde ne se sent pas à l'aise pour s'exprimer.

Les mises à jour importantes sont partagées une seule fois, à un moment précis. Ceux qui manquent la réunion doivent se contenter de résumés de seconde main ou d'enregistrements incomplets. Les questions surgissent plus tard dans des discussions privées, des fils de discussion parallèles ou des appels de suivi.

Mises à jour unidirectionnelles

La plupart des réunions à distance avec l'ensemble du personnel fonctionnent comme des diffusions. La direction partage les résultats trimestriels, les annonces de produits ou les changements de politique, tandis que tous les autres écoutent.

Ce format oblige les gens à interrompre leur travail pour consommer des informations qui auraient pu être examinées de manière asynchrone. Une présentation PowerPoint, une mise à jour enregistrée ou un bref résumé écrit permettraient de transmettre le même message, sans interrompre la journée.

Ce temps perdu n'inclut pas le coût du changement de contexte. Des études montrent qu'il faut parfois jusqu'à 23 minutes pour se reconcentrer sur une tâche après avoir été interrompu dans un travail intense.

👀 Le saviez-vous ? Une réunion Zoom en apparence inoffensive provoque cinq types distincts de fatigue liée aux réunions : générale, visuelle, sociale, motivationnelle et émotionnelle. L'échelle d'épuisement et de fatigue Zoom (échelle ZEF), développée par des chercheurs de Stanford, mesure scientifiquement ce phénomène.

Alors, quelle est la solution à la fatigue liée à Zoom ?

Ci-dessous, nous vous montrons comment organiser une réunion avec tous les employés de manière asynchrone.

Qu'est-ce que ClickUp SyncUp et pourquoi cela fonctionne pour tout le monde ?

Collaborez instantanément avec votre équipe grâce à ClickUp SyncUp : comment remplacer les réunions générales sur Zoom par ClickUp SyncUp.
Collaborez instantanément avec votre équipe grâce à ClickUp SyncUp.

ClickUp SyncUp est un outil de réunion et de collaboration alimenté par l'IA qui vous permet de démarrer instantanément des appels audio et des visioconférences avec votre équipe depuis votre environnement de travail ClickUp.

Lancez des appels individuels et de groupe avec votre équipe pour résoudre rapidement les requêtes et les blocages.

Les SyncUps font partie de ClickUp Chat et sont disponibles dans tous les forfaits, y compris le forfait Free. Vous pouvez démarrer un SyncUp à partir de n'importe quel message privé ou canal ClickUp Chat. Vous pouvez également enregistrer la discussion et la transcrire avec ClickUp AI Notetaker.

Chaque enregistrement reste lié au chat, à la tâche ClickUp ou au projet correspondant. Transformez les discussions en résultats traçables afin qu'elles ne soient pas perdues ou oubliées.

Voici comment cela contribue à une communication plus claire lors de vos réunions générales :

Contexte intégré

Le principal avantage de SyncUp réside dans son intégration à votre travail quotidien. Vous pouvez lancer un SyncUp dans un canal de discussion spécifique ou dans un message privé et garder vos discussions bien organisées.

Vous pouvez également partager des fichiers et des documents de référence lors d'un appel SyncUp et joindre des tâches spécifiques pertinentes pour la discussion en tant que pièces jointes.

📌 Exemple : l'équipe informatique met en place de nouvelles exigences en matière d'authentification à deux facteurs. Lors d'un appel SyncUp avec l'ensemble du personnel, elle présente le processus d'installation en partageant son écran et en passant en revue les problèmes courants auxquels les employés pourraient être confrontés.

Après l'appel, le lien vers l'enregistrement SyncUp est ajouté à la tâche de sécurité informatique et intégré directement dans un document ClickUp qui sert de guide officiel de déploiement. Le document comprend des instructions étape par étape, des captures d'écran et une FAQ, le tout regroupé au même endroit.

Au fur et à mesure que les mises à jour arrivent, le document est révisé au lieu de lancer de nouvelles discussions. Les employés savent exactement où trouver les dernières instructions. L'équipe informatique évite les questions répétitives ou les réunions de suivi. Le résultat est une source unique et autonome d'informations fiables qui reste connectée au travail derrière le déploiement.

Même les membres de l'équipe qui n'étaient pas présents lors de l'appel peuvent regarder l'enregistrement et consulter le document exact auquel la direction a fait référence.

📮 ClickUp Insight : Les travailleurs du savoir envoient en moyenne 25 messages par jour, à la recherche d'informations et de contexte. Cela indique qu'ils perdent beaucoup de temps à faire défiler, rechercher et déchiffrer des discussions fragmentées dans des e-mails et des chats. 😱

Si seulement vous disposiez d'une plateforme intelligente qui relie la gestion des tâches, les projets, le chat et les e-mails (sans oublier l'IA !) en un seul endroit. Mais c'est le cas : essayez ClickUp!

Résumés et transcriptions générés par l'IA

L'avantage de SyncUp, c'est que tout le monde peut voir le même SyncUp sans avoir besoin d'être en ligne en même temps.

Ils peuvent consulter l'enregistrement, la transcription ou le résumé pour comprendre le contexte.

Parcourez les résumés générés par l'IA de la réunion Zoom avec tous les employés pour connaître les éléments à prendre en compte : comment remplacer les réunions générales sur Zoom par ClickUp Syncup.
Parcourez les résumés générés par l'IA de la réunion Zoom avec tous les employés dans ClickUp pour connaître les éléments à prendre en compte.

Tout, y compris les mises à jour, la progression et les obstacles, est accessible dans vos tâches ClickUp, documents et chats.

⭐ Bonus : avec ClickUp Enterprise AI Search, vous pouvez récupérer des informations à partir de vos notes dans votre environnement de travail ClickUp en quelques secondes, et ce, à l'aide d'invites en langage naturel.

Par exemple, si vous avez été absent pendant une semaine, vous pouvez simplement demander à l'assistant IA de vous fournir les détails des réunions et les éléments à prendre en compte issus du SyncUp de la semaine dernière.

Obtenez des résumés de réunion adaptés au contexte.
Obtenez des résumés de réunion contextuels dans ClickUp grâce à la recherche d'entreprise alimentée par l'IA.

Éléments d'action natifs liés aux tâches

La responsabilité disparaît dès que votre appel prend fin sur l'application Zoom. Mais avec ClickUp SyncUps, les discussions peuvent être rapidement liées à des tâches traçables, car tout se trouve dans le même environnement de travail.

Par exemple, si le résumé d'une réunion comprend un élément à mener, vous pouvez demander à ClickUp Brain, l'assistant IA natif de ClickUp, de créer la tâche correspondante à l'aide du contexte de l'environnement de travail.

👀 Le saviez-vous ? Les réunions vidéo consécutives peuvent causer un stress cumulatif dans votre cerveau. Selon le laboratoire de neurosciences de Microsoft qui utilise la technologie EEG, une pause de seulement 10 minutes entre deux réunions permet de ramener le niveau de stress à la normale. Les réunions générales traditionnelles privent votre équipe de ces périodes cruciales de récupération mentale.

Créer des mises à jour vidéo asynchrones avec ClickUp SyncUps

Toutes les mises à jour ne nécessitent pas la participation de tous les membres de l'entreprise à la réunion.

📌 Exemple : au lieu de programmer une réunion récurrente pour examiner les designs, le responsable de la conception enregistre une courte vidéo SyncUp directement dans le canal de discussion de l'équipe de conception.

Que se passe-t-il ?

  • Le concepteur enregistre une vidéo SyncUp de 4 minutes présentant les écrans Figma mis à jour.
  • Ils expliquent ce qui a changé, pourquoi cela a changé et où des commentaires sont nécessaires.
  • Le SyncUp est publié dans le canal de discussion général lié à la tâche de conception concernée.

Comment l'équipe réagit :

  • Les chefs de projet et les ingénieurs regardent la vidéo de manière asynchrone.
  • Les commentaires sont affichés sous forme de fils de discussion liés à la vidéo.
  • Les commentaires spécifiques sont convertis en tâches de suivi telles que « Mettre à jour l'état vide » ou « Explorer une autre couleur pour le CTA ».
  • Aucun contexte n'est perdu, car la vidéo, les commentaires et les tâches sont regroupés au même endroit.

Pourquoi cela fonctionne pour les équipes de conception :

  • Les concepteurs n'ont plus besoin de répéter plusieurs fois la même présentation.
  • Les fuseaux horaires ne sont plus un obstacle à la collaboration.
  • Les décisions et les justifications de conception sont automatiquement documentées.
Partagez les mises à jour sur les produits ou les changements de politique en publiant des messages dans les chats « Annonce », « Discussion » ou « Idée » dans ClickUp Chat.
Partagez les mises à jour sur les produits ou les changements de politique en publiant des messages dans les chats « Annonce », « Discussion » ou « Idée » dans ClickUp Chat.

Tout membre de l'organisation peut ouvrir l'enregistrement pour afficher la transcription ou générer un résumé. Il est même possible de poser des questions directement dans le fil de discussion.

Un engagement permanent

Que font les employés lorsqu'ils ont des questions pendant qu'ils regardent les SyncUps enregistrées ?

Ils peuvent laisser un commentaire horodaté sur la vidéo et l'attribuer à la personne qui peut spécifiquement résoudre cette requête. Ces commentaires restent visibles dans Clips Activity pour que tout le monde puisse les consulter.

Cela dit, tous les SyncUps enregistrés restent dans le Hub Clips sous forme de ClickUp Clips.

Voici comment les Clips contribuent à faire progresser la communication asynchrone :

👀 Le saviez-vous ? 66 % des réunions deviennent improductives dès que les employés cessent de partager leurs idées. Et il suffit de peu : rejetez une seule fois la suggestion d'un participant lors d'une réunion générale, et il restera silencieux lors des cinq suivantes. Ce simple découragement crée un effet domino, rendant toutes vos réunions improductives.

Comment organiser des réunions asynchrones avec tout le personnel à l'aide de ClickUp SyncUp

Voici comment vous pouvez utiliser ClickUp SyncUp pour partager les mises à jour à l'échelle de l'entreprise, sans obliger tout le monde à assister à une réunion générale.

Étape 1 : définissez des directives claires pour la communication avec l'ensemble du personnel.

Pour assurer la réussite de la communication asynchrone, établissez des directives de communication claires.

Créez un document ClickUp structuré définissant des directives de communication claires. Clarifiez :

  • Quels types de réunions sont obligatoires et nécessitent une participation en direct, et lesquels sont facultatifs (visionnage de l'enregistrement ultérieurement) ?
  • Combien de temps à l'avance faut-il planifier les SyncUps pour les équipes internationales ?
  • Les employés doivent-ils participer à des appels en direct en dehors de leurs heures de travail, ou est-il acceptable de regarder l'enregistrement ?
  • Comment les membres de l'équipe doivent-ils confirmer qu'ils ont vu le message ou la mise à jour ?
  • À quelle vitesse les commentaires sur les enregistrements SyncUp de toutes les équipes doivent-ils être traités ?
  • Où se trouvent tous les contenus archivés de l'ensemble du personnel et comment rechercher les mises à jour passées
  • Délais de réponse aux messages (priorité élevée dans les 4 heures, mises à jour standard dans les 24 heures)

Une fois cela documenté, déterminez quelles stratégies de communication (Clips, SyncUp, messages instantanés) conviennent à différents scénarios. Voici un cadre :

Type de mise à jourMettre en formeEn quoi est-ce efficace ?
Résultats trimestriels, changements stratégiquesClips et documentsDonnez aux gens le temps d'analyser les nombres et de réfléchir aux implications avant de poser des questions.
Démonstrations de produits, présentations des fonctionnalitésClips avec partage d'écranLes équipes peuvent faire une pause, rejouer des étapes complexes et se référer au flux de travail exact lors de la mise en œuvre.
Restructuration organisationnelle, changements de directionLive SyncUp (court) + Clip de suiviLes questions-réponses en temps réel permettent de répondre immédiatement aux préoccupations, tandis que Clip fournit une référence permanente pour ceux qui ont manqué la réunion.
Succès hebdomadaires et jalons importantsMessage instantané ou SyncUp en directEn fonction de la structure de votre équipe et de ses préférences, les mises à jour asynchrones rapides conviennent aux équipes dispersées, tandis que les célébrations en direct conviennent aux groupes soudés.
Changements urgents de politiqueSyncUp pour tous les employés avec enregistrements (facultatif)Les décisions urgentes nécessitent une clarification et une harmonisation immédiates au sein de l'organisation.

Étape 2 : partagez l'agenda avant la réunion

Partagez un agenda clair avec les membres de votre équipe au moins 48 à 72 heures à l'avance par e-mail et via les canaux de discussion.

Votre agenda devrait inclure :

  • Ce qui sera discuté lors de la réunion générale et pourquoi elle a lieu maintenant
  • Joignez les documents ou rapports ClickUp que les membres de l'équipe doivent examiner avant la réunion.
  • Répartition du temps pour chaque segment, afin que chacun sache quand sa contribution est nécessaire.
  • Questions soumises à l'avance auxquelles les employés souhaitent obtenir des réponses, particulièrement utiles pour les personnes qui ne peuvent pas participer en temps réel mais qui souhaitent que leurs préoccupations soient abordées dans l'enregistrement.
  • Les décisions clés qui doivent être prises et les personnes responsables de leur prise
  • Résultats attendus de la réunion

Bonus : ne perdez pas vos idées géniales dans des notes autocollantes et des enregistrements vocaux. Dictez l'agenda de votre réunion à l'aide de ClickUp Talk to Text et faites-le transcrire et mettre en forme instantanément dans un document ClickUp Doc.

Travaillez 4 fois plus vite avec Talk to Text dans ClickUp Brain MAX : comment remplacer les réunions générales sur Zoom par ClickUp Syncup
Travaillez 4 fois plus vite grâce à la fonction Talk to Text de l'application de bureau ClickUp BrainGPT.

Étape 3 : Lancez et enregistrez votre SyncUp

Lancez SyncUp directement depuis :

  • Une chaîne
  • Un DM
  • Vues dans un emplacement associé à un canal de discussion
Cliquez sur l'icône SyncUp (symbole de caméra ou de vidéo) dans la barre d'outils ou l'en-tête pour démarrer votre appel.
Cliquez sur l'icône SyncUp (symbole caméra ou vidéo) dans la barre d'outils ou l'en-tête pour démarrer votre appel.

Pour enregistrer votre session, cliquez sur l'icône d'enregistrement.

Enregistrez votre SyncUp : comment remplacer les réunions générales sur Zoom par ClickUp SyncUp
Enregistrez votre SyncUp

Vous pouvez ajouter des participants en partageant le lien SyncUp ou en les invitant.

✏️ Note : si vous organisez une réunion avec plus de 200 personnes, vous pouvez utiliser l'intégration ClickUp Zoom pour planifier une réunion Zoom à la place.

Il suffit de taper /Zoom dans le canal ClickUp Chat pour générer un lien de réunion qui s'intègre à votre environnement de travail.

Étape 4 : Résumez les résultats avec ClickUp Brain

Une fois votre SyncUp enregistré, ouvrez-le dans le Hub Clips et cliquez sur Résumer pour que ClickUp Brain ou BrainGPT génère un résumé concis de la discussion.

Obtenez en quelques secondes une liste des éléments à mener à partir du document contenant les notes de votre réunion grâce à ClickUp Brain.
Obtenez en quelques secondes une liste des éléments à mener à partir du document contenant les notes de votre réunion grâce à ClickUp Brain et BrainGPT.

Utilisez ClickUp Brain pour :

  • Résumez les annonces, décisions et mises à jour importantes à partir de SyncUp.
  • Extrayez les éléments à entreprendre et convertissez-les en tâches avec des propriétaires et des dates d'échéance.
  • Mettez en évidence les risques, les dépendances ou les suivis mentionnés pendant l'appel.
  • Créez un bref récapitulatif « ce que vous devez savoir » pour les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion.

💡 Conseil de pro : utilisez les Super Agents, les coéquipiers alimentés par l'IA de ClickUp, pour gagner du temps, booster votre productivité et vous adapter à votre environnement de travail grâce à leur intelligence et leurs interactions quasi humaines.

Les super agents excellent dans les flux de travail de gestion des réunions comme ceux-ci :

  • Briefings créatifs : rédigez des briefings créatifs en utilisant le contexte d'une tâche ou d'un chat, y compris des améliorations concrètes pour normaliser la saisie et accélérer les approbations.
  • Résumé des fonctionnalités : Convertir les demandes de fonctionnalités en résumés structurés, permettant aux équipes Agile d'aligner la portée, d'estimer efficacement la durée et de réduire les retouches.
  • E-mails de suivi : transformez les notes de réunion prises par AI Notetaker en e-mails de suivi concis et prêts à être envoyés aux clients, en y indiquant les décisions prises, les propriétaires et les dates d'échéance pour des prochaines étapes claires.

Découvrez d'autres agents de réunion similaires pour votre équipe :

Avantages du passage à ClickUp SyncUp pour les réunions générales

Voici pourquoi ClickUp SyncUp est la meilleure alternative à Zoom:

  • Aucun changement d'application : intégrez le travail et la communication dans un seul outil, ce qui vous permet de lancer des réunions entièrement contextuelles sans changer d'application. À une époque où les équipes sont submergées par l'expansion de l'IA, cela représente un gain de temps considérable.
  • Responsabilité intégrée : demandez à Brain de créer et d'attribuer des tâches en fonction des discussions SyncUp, afin que chaque discussion débouche sur une action concrète. Transformez vos réunions générales en discussions productives et non répétitives.
  • Environnement de travail IA convergent: connectez vos outils, fichiers et flux de travail sur une plateforme unifiée avec ClickUp. Toutes les connaissances de votre entreprise sont regroupées au même endroit, indexées et faciles à rechercher.
  • Rentabilité : SyncUps est accessible depuis les appareils mobiles et disponible même avec les forfaits gratuits, ce qui permet aux plus petites équipes d'organiser des réunions virtuelles sans frais supplémentaires.
  • Automatisation des flux de travail: évitez les allers-retours manuels et mettez fin aux notes de réunion incohérentes.
  • Approche asynchrone : accélérez la communication asynchrone grâce à des Clips audio/vidéo, des transcriptions automatiques, des résumés générés par l'IA et des commentaires horodatés pour les questions ou les commentaires.

👀 Le saviez-vous ? Les personnes qui acquiescent devant la caméra ne sont pas nécessairement d'accord, elles se conforment souvent à l'opinion générale. Des études montrent que les individus se conforment à l'opinion majoritaire lors de réunions professionnelles en ligne lorsque leur caméra est allumée. Apparemment, la fatigue liée à Zoom s'amplifie considérablement lorsque les employés sont obligés de garder leur caméra allumée.

Cas d'utilisation réels pour les réunions asynchrones avec l'ensemble du personnel

La communication asynchrone est pratique, et les grandes entreprises du monde entier ont mis en place des approches asynchrones pour diffuser les mises à jour à l'échelle de l'entreprise :

GitLab

GitLab est connu pour son modèle de communication axé sur le manuel et asynchrone par défaut , qui fournit des directives claires sur la manière dont les informations à l'échelle de l'entreprise doivent être partagées et consommées. Les principes clés sont les suivants :

  • Documentation avant discussionLes mises à jour, les décisions et les processus de l'entreprise sont consignés dans le manuel GitLab afin que tout le monde puisse accéder à la même source d'informations de manière asynchrone.
  • Communication asynchrone pendant les réunions en directLes mises à jour sont conçues pour être consultées dans tous les fuseaux horaires, ce qui réduit autant que possible le recours aux réunions en temps réel.
  • Mises à jour enregistrées et écrites pour une large visibilitéLes réunions ou annonces importantes sont souvent enregistrées et/ou résumées par écrit afin que les membres de l'équipe puissent se tenir informés à leur convenance.
  • Des attentes claires pour les réunions Chaque réunion nécessite un agenda partagé à l'avance (« pas d'agenda, pas de participation »), souvent sous la forme d'un document en direct afin que les participants puissent contribuer de manière asynchrone ou ignorer complètement la réunion si elle n'est pas nécessaire.
  • Les outils favorisent la transparence, pas le cloisonnementLes mises à jour sur le travail, la planification et les discussions sur la capacité sont généralement suivies dans des dossiers, des pages ou des projets documentés plutôt que dans des discussions privées ou des feuilles de calcul non documentées.

Zapier

Zapier est une entreprise entièrement décentralisée et distribuée, avec une culture de longue date de communication asynchrone conçue pour soutenir les équipes à travers les fuseaux horaires. Leurs pratiques de communication comprennent :

  • Mettez l'accent sur la collaboration asynchrone avant de planifier des réunions en direct, afin que les discussions et le travail préparatoire soient achevés à l'avance.
  • Utilisez des outils tels que Async (leur plateforme interne de type blog) et Slack pour partager des mises à jour, du contexte et des informations sur l'entreprise que les équipes peuvent lire et auxquelles elles peuvent répondre à leur convenance.
  • Encouragez la préparation asynchrone (y compris les enregistrements d'écran ou les présentations enregistrées) afin de réduire le nombre de réunions en direct inutiles ; les sessions en direct sont utilisées lorsque l'interaction en temps réel apporte une valeur supérieure à celle offerte par l'asynchrone.
  • Fonctionnant comme une main-d'œuvre 100 % distribuée et à distance, ce qui donne une forme à la manière dont la communication et les mises à jour à l'échelle de l'entreprise sont transmises.

Bonnes pratiques pour les réunions asynchrones à l'échelle de l'entreprise

La communication asynchrone libère votre équipe de la nécessité d'être connectée en permanence.

Cela dit, nous avons converti les bonnes pratiques en une checklist. Reportez-vous à celle-ci lorsque vous partagez des mises à jour à l'échelle de l'entreprise de manière asynchrone :

🤝 Définissez des attentes claires

  • Définissez quelles réunions générales nécessitent une participation en direct et lesquelles peuvent être visionnées plus tard.
  • Définissez des délais de réponse (par exemple, mises à jour urgentes dans les 4 heures, mises à jour standard dans les 24 heures).
  • Précisez comment les employés doivent confirmer les mises à jour (commentaire, réaction, achèvement de la tâche).

🧠 Centralisez les mises à jour à l'échelle de l'entreprise

  • Utilisez un canal ClickUp Chat dédié à l'ensemble de l'entreprise.
  • Stockez les agendas, les enregistrements, les Clips, les résumés et les suivis en un seul endroit.
  • Évitez de disperser les mises à jour entre les e-mails, Slack et les messages privés.

📆 Standardisez les mises à jour récurrentes

  • Créez des modèles ClickUp document pour les réunions trimestrielles et mensuelles de tous les employés.
  • Utilisez des sections fixes pour les indicateurs, les priorités, les risques et les questions-réponses.
  • Réduisez le temps de préparation et aidez les employés à savoir à quoi s'attendre à chaque fois.

💬 Adaptez la mise en forme au message

  • Clips pour les démonstrations et les présentations de produits
  • Fils de discussion pour des gains rapides et des annonces
  • SyncUps pour les mises à jour stratégiques ou les discussions sensibles

✅ Automatisez les suivis

  • Créez des rappels pour regarder les enregistrements ou répondre aux fils de discussion.
  • Archivez automatiquement les tâches résolues.

Rendez les réunions générales véritablement inclusives avec ClickUp SyncUps.

Les réunions générales traditionnelles excluent certaines personnes par nature. Ceux qui ne peuvent pas se libérer à ce moment-là passent à côté.

Avec le télétravail et les équipes dispersées géographiquement, la communication asynchrone est devenue tout aussi importante.

Les entreprises prospèrent lorsqu'elles trouvent le juste équilibre entre discussions synchronisées et flux de travail asynchrones, adaptés à chaque situation.

ClickUp SyncUps vous permet de profiter du meilleur des deux mondes. Prêt à remplacer les réunions Zoom avec SyncUps ? Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp pour commencer.