Savez-vous ce qui est plus dangereux qu'une échéance oubliée ? Le faux sentiment de contrôle que vous avez sur votre emploi du temps chaotique.
Ce moment d'optimisme où vous vous dites « Je m'en souviendrai, pas besoin de rappels », pour ensuite paniquer parce que, surprise, vous avez oublié.
Découvrez Google Agenda, votre bouée de sauvetage numérique déguisée en petite application innocente au logo coloré. Elle est là depuis toujours, jugeant discrètement vos compétences en matière de gestion du temps, attendant simplement de passer à l’étape suivante.
Au lieu de fouiller sans fin dans vos post-it et de prier pour un miracle, Google Agenda peut vous aider à garder le contrôle sur votre vie. Et non, nous ne parlons pas seulement de définir des évènements, car soyons honnêtes, vous n'avez pas besoin d'une chose de plus à ignorer. Nous parlons de rappels qui fonctionnent vraiment.
Dans cet article, nous allons voir comment configurer des rappels pour vos tâches dans Google Agenda afin que vous puissiez garder toute votre lucidité. Finis les délais oubliés, les rendez-vous manqués ou les moments gênants où vous vous dites « Oh, j'avais complètement oublié ».
Pourquoi utiliser les rappels Google Agenda ?
Garder une trace de tout ce que vous devez faire chaque jour peut ressembler à un travail à plein temps. Souvent, gérer votre journée revient à gérer votre mémoire. Et lorsque les choses restent dans votre tête, elles peuvent disparaître à la moindre distraction.
Si vous avez essayé toutes sortes de méthodes pour rester au top de vos tâches : post-it, alarmes, applications qui promettent monts et merveilles et qui ne vous envoient qu'une ou deux notifications, alors il est temps de donner une chance aux modestes rappels de Google Agenda.
Google Agenda est formidable, il me permet vraiment de me sentir organisée, intentionnelle et de garder le contrôle sur ma vie. Je suis également à l'université, il m'aide donc au suivi de mes devoirs.
Google Agenda est formidable, il me permet vraiment de me sentir organisée, intentionnelle et de garder le contrôle sur ma vie. Je suis également à l'université, il m'aide donc au suivi de mes devoirs.
Voici pourquoi vous devriez envisager de les utiliser pour gérer vos tâches :
- Configurez et oubliez : vous n'avez pas le temps de surveiller votre liste de choses à faire. Google Agenda vous permet de configurer des rappels et de les oublier, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
- Synchronisation transparente : si vous utilisez déjà l'écosystème Google, synchroniser avec Google Docs, Gmail et Drive est fluide et permet de garder tout connecté.
- Fini les chevauchements : doubles réservations ? Délais manqués ? Pas avec Google Agenda. Vous bénéficierez d'une disposition visuelle de votre journée pour éviter les conflits.
- Rappels spécifiques à une tâche : définissez des rappels pour des tâches spécifiques telles que « terminer le rapport » ou « envoyer un e-mail » afin de rester sur la bonne voie et d'éliminer les approximations.
- Alertes personnalisables : vous avez le contrôle : définissez des rappels exactement quand vous en avez besoin, de quelques minutes à plusieurs heures à l'avance.
- Solution tout-en-un : pourquoi jongler entre plusieurs applications alors que Google Agenda propose des rappels, des tâches et des plannings en un seul endroit ?
- Une meilleure collaboration : vous travaillez sur des tâches partagées ? Ajoutez des rappels pour les autres afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.
- Fini les « Oh, j'ai oublié ! » : les rappels de Google Agenda vous évitent d'avoir à vous excuser pour avoir manqué une réunion.
📖 À lire également : Les meilleures applications de rappel pour des options plus flexibles
Comment configurer des rappels dans Google Agenda (guide étape par étape)
Les rappels de tâches dans Google Agenda peuvent changer la donne s'ils sont configurés correctement. Un guide étape par étape peut simplifier le processus... du choix du type de notification approprié aux rappels récurrents qui fonctionnent en mode automatique.
Ajouter des rappels dans Google Agenda
Étape 1 : ouvrez Google Agenda sur votre appareil.
Rendez-vous sur calendar.google.com et connectez-vous.
Étape 2 : passez au calendrier « Tâches ».
- Sur le côté gauche, trouvez « Créer ».
- Cochez la case « Tâches » (si elle n'est pas déjà cochée).
Étape 3 : Saisissez les détails de la tâche
- Ajoutez un titre à votre tâche
- Vous pouvez également rédiger une description.
Étape 4 : Définissez une date et une heure
- Cliquez sur « Ajouter une date/heure ».
- Choisissez la date d'échéance de la tâche. Vous pouvez également choisir la durée de répétition des rappels récurrents.
Étape 5 : Enregistrez la tâche
Cliquez sur « Enregistrer » et la tâche apparaîtra dans votre Calendrier.
🧠 Le saviez-vous : Google a supprimé l'ancien système « Rappel » en 2023 et transfère désormais toutes ses fonctionnalités vers Google Tasks. Ainsi, même si Rappel existe toujours techniquement pour certains utilisateurs, il n'est plus sujet à l'assistance ni au développement.
Modification en cours d'un rappel prédéfini dans Tâches
Étape 1 : accédez à Google Agenda.
Étape 2 : Trouvez votre tâche dans le Calendrier (les tâches apparaissent généralement en bleu).
Étape 3 : cliquez sur la tâche que vous souhaitez modifier.
Étape 4 : cliquez sur l'icône en forme de crayon pour effectuer une modification en cours dans la fenêtre contextuelle.
Étape 5 : Mettez à jour la date et l'heure (c'est à ce moment-là que vous recevrez le rappel).
Étape 6 : cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour les modifications.
💡 Conseil de pro : Vous souhaitez simplifier encore davantage votre planning ? Apprenez à configurer les automatisations de Google Agenda pour un flux de tâches mains libres.
📮ClickUp Insight : 18 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage souhaitent utiliser l'IA pour organiser leur vie à l'aide de calendriers, de tâches et de rappels. 15 % souhaitent que l'IA se charge des tâches routinières et du travail administratif.
À faire pour cela, une IA doit être capable de : comprendre les niveaux de priorité de chaque tâche dans un flux de travail, exécuter les étapes nécessaires pour créer ou ajuster des tâches, et mettre en place des flux de travail automatisés.
La plupart des outils proposent une ou deux de ces fonctionnalités. Cependant, ClickUp a aidé ses utilisateurs à regrouper plus de 5 applications à l'aide de notre plateforme ! Découvrez la planification assistée par l'IA, qui permet d'attribuer facilement des tâches et des réunions aux créneaux disponibles dans votre calendrier en fonction de leur niveau de priorité. Vous pouvez également configurer des règles d'automatisation personnalisées via ClickUp Brain pour gérer les tâches routinières. Dites adieu au travail fastidieux !
Rappels Google Agenda, tâches et évènements
Vous consultez votre Google Agenda et voyez apparaître les rubriques Rappels, Tâches et Événements.
À première vue, ces fonctionnalités peuvent sembler interchangeables. Après tout, elles ont toutes pour but de vous aider à vous souvenir de certaines choses, n'est-ce pas ? Google a apporté quelques mises à jour et modifications qui pourraient vous rendre perplexe quant à celle que vous devriez réellement utiliser.
❗Attention, spoiler : elles ne sont pas identiques et chacune possède ses propres super pouvoirs. Pour dissiper toute confusion, Google a supprimé les rappels et remplacé cette fonctionnalité par les tâches. Les rappels ne sont plus la méthode à privilégier pour définir des alertes.
Mais voici la bonne nouvelle : vous pouvez toujours ajouter des rappels pour vos tâches. Ainsi, même si les rappels ont disparu, vous n'avez pas à dire adieu à la fonctionnalité « Me le rappeler ». Vous pouvez créer une tâche et définir des rappels pour celle-ci comme vous le faisiez auparavant.
| Rappels | Tâches | Événements | |
| Objectif | Rappels rapides et simples pour vos tâches personnelles | Une liste de choses à faire plus structurée et à plus long terme | Activités planifiées avec heures de début et de fin |
| Notification | Notifications à des moments précis | Notifications avec dates d'échéance et heures | Notifications, mais davantage axées sur l'heure et la durée |
| Emplacement | Lié à Google Assistant, synchronisé sur tous vos appareils | Géré dans Google Tasks (application et Calendrier) | Géré dans Google Agenda et synchronisé sur tous vos appareils |
| Récurrent | Pas d'option récurrente | Peut être configuré pour se répéter | Peut être configuré pour se répéter régulièrement |
| Visibilité | Affiché dans Google Agenda (avec des options limitées) | Affiché dans Google Agenda et l'application Tâches | Affichés dans Google Agenda avec tous les détails |
| Intégration avec d'autres applications Google | Lié à Google Assistant pour les tâches vocales | Entièrement intégré à Gmail, Docs, Drive, etc. | Intégré à Gmail (pour les invitations) et à d'autres applications Google. |
| Résultat final | Les rappels envoient des notifications push pour des alertes rapides. | Tâches structurées avec dates d'échéance, cases à cocher | Événement programmé avec un créneau horaire dans votre calendrier |
Rappels : alertes rapides, mais avec une limite
Les rappels étaient la fonctionnalité phare de Google Agenda pour, eh bien, vous rappeler des choses. Vous pouviez les configurer pour n'importe quoi : une réunion, une tâche ou même « faire les courses ».
🔑 Mais voici pourquoi Google a décidé de supprimer cette fonctionnalité et de la transférer vers Google Tasks. Si les rappels étaient parfaits pour les tâches simples qui ne nécessitaient pas beaucoup de détails, ils étaient toutefois assez basiques. Considérez-les comme les Post-it du monde numérique : ils font le travail, mais offrent peu en termes d'organisation ou de flexibilité.
Lorsqu'ils étaient disponibles, vous pouviez définir un rappel à une heure précise, mais depuis que Google les a supprimés, vous devez utiliser Google Tasks pour bénéficier de la même fonctionnalité.
Tâches : mieux organisées, avec une marge de progression
Les tâches vous permettent de créer des listes de choses à faire, de les diviser en sous-tâches et même d'ajouter des notes pour plus de clarté. Vous pouvez définir des délais et recevoir des notifications lorsqu'il est temps d'agir, ce qui constitue une amélioration considérable par rapport à l'approche minimaliste des rappels.
🔁 Google Tasks se synchronise également avec Google Agenda, ce qui signifie que toutes les tâches urgentes peuvent être affichées dans votre calendrier. Mais voici le plus intéressant : si vous êtes un procrastinateur chronique (sans jugement), vous pouvez également définir des rappels pour les tâches afin de vous inciter à passer à l'action.
La beauté des tâches réside dans leur évolutivité. Ce qui commence comme une simple liste peut se transformer en un système complexe de gestion de projet avec des échéances, des détails et des libellés de priorité. Les tâches sont comme votre fidèle liste de tâches numérique qui vous accompagne tout au long du processus.
Événements : vous aide à rester organisé, mais peut être trop rigide
Parlons maintenant des évènements : les atouts majeurs de Google Agenda. Il s'agit de vos réunions, conférences, anniversaires, déjeuners et tout le reste. Ils sont associés à des heures de début et de fin définies et vous permettent de ne rien oublier d'important.
Les évènements peuvent être récurrents, partagés avec d'autres personnes et même comporter des descriptions détaillées. Bien qu'ils soient parfaits pour les activités à heure fixe, ils ne sont pas idéaux pour les tâches que vous devez simplement « accomplir » sans la pression d'une heure de début programmée.
Considérez les évènements comme la méthode de blocage de temps de votre calendrier. Ils vous aident à organiser votre journée, mais ils sont plus rigides que les tâches, qui peuvent être plus fluides et adaptables.
🧠 Le saviez-vous ? En 1890, William James a décrit le poids psychologique du travail inachevé, bien avant que le TDAH ne soit nommé. Il a écrit : « Rien n'est plus fatigant que le poids éternel du travail inachevé », un sentiment qui résonne encore aujourd'hui chez tous ceux qui ont déjà eu du mal à se concentrer ou à aller jusqu'au bout du travail. Pour les utilisateurs neurodivergents, des listes de tâches structurées pour le TDAH peuvent aider à réduire le stress lié à la gestion des tâches.
Les limites des rappels de Google Agenda
Les rappels Google Agenda sont très appréciés par beaucoup. Ils offrent un moyen simple d'organiser votre journée et de suivre vos réunions, vos tâches et tout le reste.
Mais même si nous apprécions particulièrement les outils rapides d'accès et synchronisés sur tous les appareils, il arrive parfois qu'ils ne répondent pas tout à fait à nos attentes.
Pour certains, les rappels de Google Agenda peuvent ressembler à cet assistant bien intentionné qui est toujours presque utile, mais qui ne maîtrise jamais tout à fait les détails. Mais ce n'est peut-être pas l'outil de productivité ultime pour tout le monde.
Voici ce qu'en dit un utilisateur de Reddit.
Ce que j'essaie de dire, c'est que Google Agenda me semble trop complexe, même si je ne planifie pas mes activités à faire toutes les heures. Je suis loin d'en être là, mais mon cerveau a encore du mal à suivre.
Ce que j'essaie de dire, c'est que Google Agenda me semble trop complexe, même si je ne planifie pas les activités à faire toutes les heures. Je suis loin d'en être là, mais mon cerveau a encore du mal à suivre.
Un seul rappel par évènement
Google Agenda vous permet de définir un seul rappel pour chaque évènement. Cela est extrêmement limitatif pour les tâches qui nécessitent plusieurs rappels (comme une réunion suivie d'un rappel de préparation, puis d'un dernier rappel). Vous devrez définir manuellement plusieurs évènements pour obtenir les rappels nécessaires.
Vous ne pouvez pas personnaliser vos alertes de rappel.
Avec Google Reminders, les options d'alerte sont relativement simples. Vous pouvez définir des rappels pour des moments précis, mais vous ne disposez pas d'une grande flexibilité quant à la manière dont ils vous sont envoyés ou au moment où ils vous sont envoyés. Les options de Google Agenda sont limitées si vous avez besoin d'alertes personnalisées ou d'un timing avancé (comme un rappel qui apparaît après un certain nombre de minutes ou de jours).
Tout semble déconnecté
Les rappels de Google Agenda sont parfaits pour les évènements ponctuels, mais qu'en est-il des tâches ou des projets plus complexes ? Si vous travaillez sur un projet comportant plusieurs échéances et étapes, les rappels ne vous aideront pas à suivre la progression ou à tout garder connecté. Il s'agit d'un système déconnecté qui ne permet pas la gestion des tâches dont de nombreux utilisateurs ont besoin.
⚡️ Comment ça marche : des outils tels que ClickUp intègrent des rappels à des fonctionnalités de gestion des tâches, ce qui vous permet de suivre facilement votre progression et de tout organiser au sein d'un seul et même système.
Pas d'option de report dans les paramètres de notification
Les rappels Google Agenda sont soit activés, soit désactivés. Une fois la notification déclenchée, vous pouvez soit l'ignorer, soit y donner suite. Mais que faire si vous souhaitez recevoir un petit rappel dans 15 minutes ou dans une heure ? Les paramètres Google Agenda ne disposent pas d'option de report intégrée pour les rappels.
En fin de compte, si vous manquez la première alerte, vous devrez vous démener pour savoir quand la prochaine apparaîtra.
Aucune mise à jour sur la progression des tâches
Les rappels sont souvent liés à des évènements ponctuels, mais que faire si vous travaillez sur un projet à long terme ou une tâche récurrente ?
Google Agenda ne propose pas de fonctionnalité permettant de suivre la progression au sein de son système de rappels.
Vous pouvez recevoir une alerte vous indiquant qu'il est temps d'achever une tâche, mais sans moyen de suivre l'avancement ou la progression de celle-ci, il est facile de se sentir perdu.
Les rappels n'apparaissent pas toujours sur tous les appareils.
Bien que Google Agenda se synchronise sur tous les appareils, son système de rappels peut parfois manquer de cohérence.
Si vous comptez sur des rappels sur plusieurs appareils (téléphone, tablette, ordinateur de bureau), vous constaterez peut-être que les rappels ne se déclenchent pas toujours comme prévu ou s'affichent à des moments différents, ce qui peut entraîner une certaine confusion et vous faire oublier certaines tâches.
Les rappels récurrents ne peuvent pas être modifiés sans être réinitialisés.
Google Agenda vous permet de configurer des évènements récurrents, mais si vous souhaitez configurer des rappels récurrents pour des tâches spécifiques (comme « suivre les e-mails tous les lundis à 10 h »), le processus n'est pas simple.
De plus, une fois qu'ils sont configurés, vous ne pouvez pas les ajuster ou les modifier facilement, ce qui peut être assez contraignant pour les flux de travail comportant de nombreuses tâches.
📖 À lire également : Les meilleures alternatives à Google Agenda
Passez au niveau supérieur en matière de planification : découvrez les rappels ClickUp
Si les rappels de Google Agenda sont utiles pour les alertes rapides et basées sur le temps, ils ne suffisent pas lorsqu'il s'agit de besoins plus complexes, flexibles et personnalisables en matière de rappels.
Si vous avez besoin d'un meilleur contrôle sur vos rappels, d'une meilleure intégration avec la gestion des tâches ou de plus d'options pour choisir comment et quand vous êtes averti, il est peut-être temps d'explorer des alternatives telles que ClickUp.
🦄 ClickUp intègre des rappels dans votre flux de travail. De la configuration de rappels dans les tâches à l'automatisation des échéances récurrentes et à la réception de notifications exactement comme vous le souhaitez, ClickUp veille à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.
Si vous pensez que les rappels devraient faire plus que simplement vous avertir, voici comment ClickUp comble les lacunes de Google Agenda.
Conservez vos rappels dans leur contexte
Il est facile de configurer un rappel, puis d'oublier pourquoi il était important ou ce que vous deviez faire. C'est ce qui arrive lorsque les rappels sont isolés.
ClickUp change la donne en intégrant les rappels directement dans votre flux de travail et en les gardant au premier plan dans votre page d'accueil ClickUp, afin que vous ne perdiez jamais de vue le contexte derrière chaque notification.
La vue d'accueil vous offre un espace unifié pour voir :
- Tout ce qui doit être fait aujourd'hui, cette semaine ou la semaine prochaine
- Ce qui est en retard, ce qui est achevé et ce qui nécessite une action
- Reprogrammation, délégation ou achèvement en un seul clic
C'est votre centre de commande personnel qui vous évite d'avoir à passer d'une application à l'autre ou à vous encombrer l'esprit.
Vous devez donner suite à une petite remarque telle que « On en reparle la semaine prochaine ? ». Transformez cette remarque en rappel en un seul clic. Pas besoin de changer d'onglet, pas de risque d'oublier.
Vous pouvez créer un rappel à partir de tâches, de fils de commentaires, de notifications et même de l'application mobile ClickUp.
💫 Les rappels ClickUp peuvent également gérer :
- Rappels récurrents entièrement personnalisés
- Rappels attribués aux coéquipiers
- Dates d'échéance, pièces jointes et liens (tout comme les tâches)
Regardez cette vidéo pour un tutoriel rapide :
📚À lire également : Vous avez besoin de checklists pratiques pour vos tâches ? Essayez ces plus de 30 modèles de checklists gratuits dans Word, Excel et ClickUp documents.
Planifiez plus intelligemment avec ClickUp Calendrier et la planification des tâches.
Un calendrier ne doit pas seulement vous indiquer quand travailler, il doit vous aider à planifier votre travail. Le calendrier alimenté par l'IA de ClickUp vous permet de créer et d'ajuster facilement votre emploi du temps à la volée en :
- 🧠 Bloquez automatiquement et programmez vos priorités quotidiennes : plus besoin de glisser-déposer manuellement !
- 🔁 Réorganisez intelligemment vos tâches en cas de conflit ou de retard, afin de toujours rester sur la bonne voie.
- 📝 Effectuez l'automatisation de la prise de notes lors des réunions grâce à ClickUp AI Notetaker, qui fournit des transcriptions et des éléments d'action directement liés à vos tâches et documents ClickUp.
- 📅 Planifiez vos réunions de manière intelligente, grâce à des suggestions de planification générées par l'IA et même à l'envoi automatique de liens d'invitation via des commandes en anglais simple.
- 🔍 Vous pouvez utiliser la recherche et les invitations basées sur l'IA directement depuis votre Calendrier : trouvez des évènements, posez des questions ou modifiez votre emploi du temps en langage naturel.
- 🔗 Intégration avec les calendriers Google/Outlook, les appels Zoom/Teams/Meet, le suivi du temps, les paramètres d’emplacement et bien plus encore dans un hub de planification centralisé.
Que vous gériez votre flux de travail en solo ou que vous coordonniez une équipe, il s'agit d'un agenda intelligent et entièrement connecté qui s'adapte à VOUS et fonctionne en temps réel.
💡Conseil de pro : essayez de configurer un rappel de relevé de temps dans ClickUp pour inciter votre équipe à respecter le calendrier. Vous pouvez configurer une tâche de rappel récurrente ou effectuer une automatisation de notification pour inviter votre équipe à enregistrer son temps. Associez-la au suivi du temps passé sur les projets de ClickUp pour que tout reste organisé.
Automatisez les tâches fastidieuses
Que vous gériez les transferts de clients ou les rituels de sprint récurrents, ClickUp veille à ce que rien ne soit oublié. Vous pouvez facilement configurer des automatisations ClickUp sans code qui :
- Créez des rappels à partir d'envois de formulaires, de modèles ou de flux de travail récurrents.
- Déclenchez des mises à jour, des affectations ou des commentaires sans effort manuel.
- Continuez à avancer dans vos tâches, même lorsque vous ne les surveillez pas.
📖 À lire également : Comment assurer un suivi efficace de vos tâches (15 conseils)
Obtenez une vue d'ensemble grâce aux tableaux de bord ClickUp.
Lorsque vous jonglez entre plusieurs projets, équipes et échéances, vous avez besoin de plus qu'une simple liste de tâches : vous avez besoin d'informations. Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de :
- Suivez vos tâches, vos rappels, vos objectifs et votre charge de travail en temps réel.
- Visualisez votre progression grâce à des diagrammes, des tableaux et des cartes personnalisés.
- Suivez les performances, les capacités et les échéances de votre équipe en un seul affichage.
- Créez des vues personnalisées pour le marketing, les opérations, l'équipe commerciale ou la direction.
Les tableaux de bord transforment vos rappels et vos tâches en données claires et exploitables afin que vous sachiez toujours où vous en êtes et ce qu'il vous reste à faire.
💡Conseil de pro : Votre calendrier est-il plus encombré que la chambre d'un adolescent ? Apprenez à mieux organiser votre calendrier et à augmenter votre niveau de productivité !
Oubliez les rappels basiques : passez à une gestion des tâches plus intelligente avec ClickUp !
Les rappels de Google Agenda sont parfaits pour le suivi de vos tâches, mais leurs fonctionnalités sont limitées.
Si vous recherchez un moyen plus intelligent de respecter vos délais, d'automatiser vos flux de travail et d'optimiser véritablement votre productivité, ClickUp est la solution ultime.
Avec des notifications personnalisables, des rappels récurrents et une gestion transparente des tâches, les fonctionnalités de rappel de ClickUp font bien plus que vous rappeler quelque chose : elles vous aident à passer à l'action.
Dites adieu aux alertes dispersées et bonjour à un hub unique et puissant pour toutes vos tâches. Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et découvrez la véritable productivité !