Quel est le statut de cette tâche ? C'est une question toute simple.
Mais obtenir une réponse claire peut s’avérer difficile au sein d’une équipe très active : les mises à jour sont dispersées entre les fils de discussion, les e-mails et les notes griffonnées à la hâte. Les échéances approchent à grands pas, les tâches sont négligées et, avant même de vous en rendre compte, vous passez plus de temps à suivre l’avancement du travail qu’à le réaliser.
Microsoft Planner dans Teams vous aide à créer un espace structuré et partagé où les tâches, les échéances et les responsabilités sont clairement définies.
Dans cet article, nous allons voir comment utiliser Microsoft Planner dans Teams pour aider votre équipe à rester organisée. 📊
❗️Planner atteint rapidement ses limites. Monday.com est généralement l'étape suivante.
Les équipes qui sont passées de Planner à Monday.com se sont heurtées aux mêmes limites au bout de 6 mois : hausse des tarifs, rapports limités et absence de véritable hiérarchie. Cette checklist vous montre comment éviter cette étape intermédiaire. 👇🏼
Comment utiliser Microsoft Planner dans Microsoft Teams ?
Suivez ces étapes pour configurer, organiser et gérer vos tâches à l'aide de Microsoft Planner directement dans Teams.
- Ajoutez Planner à Teams à partir du menu Applications
- Créez ou effectuez la connexion d'un forfait à un canal d'équipe
- Organisez votre travail à l'aide de catégories et de libellés
- Attribuez des tâches en indiquant les propriétaires, les dates d'échéance et les notifications
- Filtrez, regroupez et visualisez la progression à l'aide de diagrammes
- Mettez facilement à jour vos tâches à mesure que les priorités évoluent
Microsoft Planner peut vous aider à structurer le flux de travail de votre équipe.
Que vous le configuriez pour la première fois ou que vous cherchiez des moyens d'optimiser votre flux de travail existant, ce guide étape par étape vous expliquera concrètement comment utiliser Planner dans Teams.
C'est parti ! 💪
Étape n° 1 : recherchez et ajoutez Microsoft Planner dans Teams
Tout d'abord, intégrons Planner à Teams.
Ouvrez Microsoft Teams et regardez le menu de gauche. Cliquez sur l'icône Applications (les trois points) pour accéder aux intégrations de Microsoft Teams. Saisissez Tâches par Planner et À faire (ou simplement Planner) dans la barre de recherche.
Cliquez sur Ajouter pour l'intégrer à Teams. Une fois cette opération effectuée, Planner sera disponible directement dans Teams, ce qui vous évitera de devoir passer d'une application à l'autre pour gérer vos tâches.
🔍 Le saviez-vous ? Avant son lancement officiel en 2016, Microsoft Planner portait le nom de code « Project Work Tracker ». Il a été développé pour répondre au besoin croissant d’un outil de gestion des tâches léger au sein de Microsoft 365.
Étape n° 2 : Créer un nouveau forfait dans un canal d'équipe
Cliquez sur l'onglet Teams dans le menu de gauche et sélectionnez le canal auquel vous souhaitez ajouter Planner. En haut du canal, cliquez sur l'icône de signe plus pour ajouter un nouvel onglet. Sélectionnez Planner dans la liste des applications.
Sélectionnez Créer un nouveau plan, donnez-lui un nom tel que « Sprint marketing » ou « Feuille de route du projet », puis décidez si vous souhaitez en informer l’équipe en cochant la case « Publier un message dans le canal à propos de cet onglet ».
Cliquez sur Enregistrer, et en un clin d'œil, votre nouveau forfait est prêt à l'emploi.
Étape n° 3 : Ajouter un forfait existant à un canal d'équipe (facultatif)
Vous utilisez déjà Microsoft Planner ailleurs ? Pas de problème, vous pouvez l'intégrer à Teams en quelques étapes seulement.
Ouvrez votre tableau Planner existant dans un navigateur Web ou dans l’application Planner, cliquez sur les … (trois points) en haut, puis sélectionnez Copier le lien vers le plan. Rendez-vous ensuite dans Teams, accédez au canal concerné et cliquez sur l’icône signe plus pour ajouter un nouvel onglet.
Sélectionnez l'onglet Site web, donnez-lui un nom, collez le lien Planner que vous avez copié, puis cliquez sur Enregistrer. Et voilà, votre plan existant est désormais parfaitement intégré à Teams pour un accès facile.
Étape n° 4 : Organisez vos tâches à l'aide de catégories
Les « buckets » sont des sortes de catégories qui permettent d'organiser les tâches. Au lieu de tout regrouper dans une longue liste, vous pouvez classer les tâches par étape, service ou priorité.
Dans votre tableau Planner, cliquez sur Ajouter un nouveau compartiment à droite.
Donnez-leur un nom, comme « À faire », « En cours » ou « Achevé ». Répétez cette opération pour organiser votre agenda en autant de catégories que nécessaire. Vous disposerez ainsi d’une structure claire pour gérer votre travail.
📮ClickUp Insight : 92 % des employés utilisent des méthodes incohérentes pour suivre les éléments à mener, ce qui entraîne des décisions manquées et des retards dans l'exécution.
Que vous envoyiez des notes de suivi ou utilisiez des feuilles de calcul, le processus est souvent fragmenté et inefficace. La solution de gestion des tâches de ClickUp assure une conversion fluide des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester sur la même longueur d'onde.
Étape n° 5 : Ajouter et attribuer des tâches
Il est maintenant temps de commencer à ajouter des tâches et à les attribuer aux membres de l'équipe. Cliquez sur + Ajouter une tâche sous la catégorie appropriée. Donnez un nom à la tâche, définissez une date d'échéance et attribuez-la à un membre de votre équipe. Cliquez sur Ajouter une tâche, et celle-ci apparaîtra dans la liste.
🧠 Anecdote : Planner utilise un tableau de type Kanban pour aider les utilisateurs à faire évoluer les tâches à travers différentes étapes, ce qui en fait un excellent outil pour les équipes Agile chargées de gérer les flux de travail. Les tâches peuvent également être synchronisées avec Microsoft To Do, ce qui permet aux utilisateurs de gérer leurs tâches personnelles et les objectifs de l'équipe au même endroit.
Étape n° 6 : Configurer les notifications
Vous souhaitez que votre équipe reste informée des dernières mises à jour ? Configurez les notifications dans Planner.
Cliquez sur Paramètres (icône en forme d'engrenage), accédez à Notifications, sélectionnez les notifications dont vous avez besoin (par exemple, les attributions de tâches et les modifications de date d'échéance), puis cliquez sur Enregistrer. Finies les excuses du type « Je n'ai pas vu cette tâche ».
🧠 Anecdote : Le mot « plan » vient du latin planum, qui désigne une surface plane ou un plan, symbolisant ainsi une voie claire à suivre.
Étape n° 7 : utilisez les filtres et le regroupement pour suivre le suivi du travail
À mesure que votre planning se remplit, il devient essentiel de retrouver rapidement les tâches. C'est là que les filtres et le regroupement entrent en jeu. Voici comment utiliser ces fonctionnalités de Microsoft Teams:
- En haut de votre tableau Planner, utilisez le bouton Filtre pour trier les tâches par : Date d'échéance (Quelles tâches sont en retard ? Quelles sont celles qui arrivent bientôt ?) Priorité (Quelles sont les tâches urgentes ? Celles qui peuvent attendre ?) Avancement (Quelles tâches sont en cours ou achevées ?) Responsable (Qui travaille sur quoi ?)
- Date d'échéance (Quelles tâches sont en retard ? Quelles sont les prochaines échéances ?)
- Priorité (Qu'est-ce qui est urgent ? Qu'est-ce qui peut attendre ?)
- Progression (Quelles tâches sont en cours ou achevées ?)
- Membre désigné (Qui effectue le travail sur quoi ?)
- Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Regrouper par pour organiser les tâches par : Catégorie (À faire, En cours, Achevé) Attribué à (Idéal pour voir qui a trop de travail) Date d'échéance (Pour avoir un aperçu rapide des échéances)
- Catégories (À faire, En cours, Achevé)
- Attribué à (Idéal pour voir qui a trop de travail)
- Date d'échéance (Pour avoir un aperçu rapide des échéances)
- Date d'échéance (Quelles tâches sont en retard ? Quelles sont les prochaines échéances ?)
- Priorité (Qu'est-ce qui est urgent ? Qu'est-ce qui peut attendre ?)
- Progression (Quelles tâches sont en cours ou achevées ?)
- Membre désigné (Qui travaille sur quoi ?)
- Catégories (À faire, En cours, Achevé)
- Attribué à (Idéal pour voir qui a trop de travail)
- Date d'échéance (Pour avoir un aperçu rapide des échéances)
Ces outils vous aident à vous concentrer sur l'essentiel sans avoir à parcourir une longue liste de tâches.
Étape n° 8 : Suivez la progression à l'aide de diagrammes
Pour obtenir un aperçu rapide de la progression de votre équipe, passez en mode Graphiques. Dans l'onglet Planner, cliquez sur Graphiques en haut de la page. Vous verrez alors la répartition des tâches par statut ainsi que d'autres informations clés.
Si vous appréciez les représentations visuelles, c'est un excellent moyen de repérer les goulots d'étranglement et d'ajuster les charges de travail avant que les choses ne déraillent.
📖 À lire également : ClickUp ou Teams : quel outil de collaboration vous convient le mieux ?
Étape n° 9 : modifiez ou déplacez les tâches selon vos besoins et utilisez les fonctionnalités avancées (facultatif)
Les tâches ne sont pas figées : vous pouvez facilement les mettre à jour ou les déplacer au fur et à mesure que le travail avance. Cliquez sur une tâche pour modifier ses détails, ajouter des notes, joindre des pièces jointes ou mettre à jour sa checklist.
Pour déplacer une tâche d'un compartiment à un autre, il suffit de la glisser-déposer. Vous pouvez également ouvrir la tâche et modifier manuellement son compartiment. Cela permet de s'adapter facilement à l'évolution des priorités.
Vous souhaitez aller encore plus loin dans l’installation de Planner ? Essayez ces fonctionnalités supplémentaires :
- Joindre des pièces jointes : téléchargez des documents directement dans les tâches pour que tout soit regroupé au même endroit
- Utilisez des libellés : attribuez un code couleur aux tâches pour une organisation visuelle rapide (par exemple, « Haute priorité », « Faible priorité »)
- Copier des tâches : dupliquez les tâches si elles doivent être répétées dans différents forfaits
🔍 Le saviez-vous ? Microsoft Teams a été conçu pour remplacer Skype Entreprise et a été lancé en 2017 en réponse directe à Slack.
Quelles sont les limites de Microsoft Planner dans Teams ?
Bien que Microsoft Planner soit un outil fiable pour gérer les tâches au sein de Teams, il présente toutefois certains inconvénients. En fonction des besoins de votre équipe, vous pourriez rencontrer des limites affectant le flux de travail, la personnalisation ou l'évolutivité.
Voici quelques défis clés à garder à l'esprit :
- Limites relatives aux tâches et aux plans : Un même plan ne peut comporter que 3 000 tâches actives et 9 000 tâches au total, y compris celles qui sont achevées. Les utilisateurs ou les groupes ne peuvent être propriétaires que de 400 plans au maximum.
- Nombre limité de compartiments et de destinataires : Chaque forfait est limité à 200 compartiments, et une tâche ne peut être attribuée qu'à 20 utilisateurs au maximum, ce qui rend difficile la gestion de flux de travail complexes.
- Manque d’outils avancés de gestion de projet : Planner ne prend pas en charge les diagrammes de Gantt, ne dispose pas de piste d’audit et n’intègre pas de fonctionnalité de suivi du temps consacré aux tâches
- Pas d'option d'annulation : si vous supprimez une tâche ou un forfait, celui-ci est définitivement perdu — il n'y a pas de corbeille permettant de le récupérer.
- Configuration requise pour Microsoft 365 : Planner n'est pas un outil autonome. Vous ne pouvez l'utiliser qu'avec un abonnement Microsoft.
🔍 Le saviez-vous ? Le premier agenda connu au monde remonte à la Chine du Xe siècle, où les fonctionnaires utilisaient des tablettes en bois pour suivre leurs rendez-vous et leurs emplois du temps.
En quoi ClickUp est-il une alternative plus performante à Microsoft Planner ?
Lorsque les équipes dépassent les capacités des tableaux de tâches basiques, ClickUp remplace Planner par des flux de travail flexibles, des automatisations et une collaboration en temps réel.
- Créez des tâches détaillées avec des sous-tâches, des priorités et plusieurs personnes assignées
- Utilisez les différents affichages (Liste, Tableau, Calendrier, Échéancier) pour suivre visuellement l'avancement de votre travail
- Automatisez l'attribution des tâches, les mises à jour et les relances
- Créez des sous-tâches, des résumés et des mises à jour avec ClickUp Brain
- Collaborez en temps réel en discutant grâce au chat, aux SyncUps et aux commentaires
Le travail d'aujourd'hui ne fonctionne plus comme il le devrait. Nos projets, nos connaissances et nos communications sont dispersés entre des outils disparates qui nous ralentissent.
ClickUp résout ce problème grâce à l'application tout-en-un pour le travail qui regroupe les projets, les connaissances et le chat en un seul endroit, le tout optimisé par l'IA qui vous aide à travailler plus vite et plus intelligemment.
Voici comment vous lancer avec ClickUp! 🤩
Gestion des tâches
ClickUp Tasks vous permet de structurer vos tâches, pour que la gestion de celles-ci ne soit jamais une source de stress. Vous bénéficiez de la flexibilité et du contrôle nécessaires pour décomposer votre travail, suivre la progression et tout regrouper au même endroit. Ajoutez des descriptions détaillées, des dates d'échéance, des pièces jointes, des priorités et plusieurs personnes assignées pour ne rien oublier.
Vous avez besoin de décomposer de grands projets en petites étapes ? Les sous-tâches vous aident à transformer en quelques secondes des objectifs intimidants en étapes gérables.
De plus, allez au-delà de la simple gestion des tâches grâce aux vues ClickUp et à l’automatisation ClickUp basée sur l’IA. Passez d’une vue à l’autre pour identifier les urgences, automatisez le travail répétitif et utilisez même ClickUp Brain, l’assistant IA intégré, pour générer des mises à jour de tâches ou des sous-tâches.
Imaginons, par exemple, que vous lanciez une nouvelle campagne marketing. Dans Planner, vous créeriez une tâche de base pour celle-ci, vous la confieriez à quelques membres de l'équipe, et… c'est à peu près tout.
Mais avec ClickUp, vous pouvez mettre à profit toutes vos compétences en gestion de tâches! Créez une tâche intitulée « Lancer la campagne marketing du 2e trimestre », ajoutez-y des sous-tâches telles que « Concevoir des modèles d'e-mails » et « Rédiger des publications pour les réseaux sociaux ». Vous pouvez ensuite fixer des échéances, attribuer des équipes et assurer le suivi.
🔍 Le saviez-vous ? Les Égyptiens de l'Antiquité organisaient toute leur année en fonction des cycles de crue du Nil, créant ainsi l'un des premiers systèmes de calendrier connus, basé sur des phénomènes naturels.
Pour vous assurer de ne négliger aucun détail, faites confiance aux checklists des tâches ClickUp. Cette fonctionnalité aide les équipes à rester organisées et garantit qu'aucun élément ne soit oublié.
Chaque liste de contrôle de tâche fait office de liste de tâches intégrée au sein d’une tâche, ce qui permet de décomposer facilement le travail en petites actions. Besoin de déléguer ? Vous pouvez attribuer les éléments de checklist à différents membres de l’équipe, afin que les responsabilités soient parfaitement claires.
De plus, la progression est visible instantanément à mesure que chaque élément est coché, ce qui permet aux équipes à distance de rester sur la même longueur d'onde.
Imaginons que vous gériez un flux de travail de publication de blog. Attribuez des éléments de checklist tels que la rédaction, la mise en page, le référencement et la planification aux membres de l'équipe, suivez l'avancement en temps réel et éliminez les allers-retours incessants.
⚙️ Bonus : Voici le guide ultime de ClickUp! Découvrez tout ce que vous devez savoir sur cette plateforme, de ses fonctionnalités en tant que logiciel de gestion des tâches à ses intégrations, en passant par ses fonctionnalités avancées basées sur l'IA.
Regardez également cette vidéo pour savoir comment garder le contrôle sur vos priorités :
Une collaboration d'équipe sans effort
ClickUp Chat vous permet de ne plus passer d'une application à l'autre : cette fonctionnalité fait de ClickUp un outil unique pour une collaboration d'équipe sans effort.
Imaginons que vous travailliez sur le lancement d’un produit et que votre checklist couvre tout, mais que des retours de dernière minute vous parviennent. Au lieu d’encombrer Slack de messages, rendez-vous dans Chat, qui est directement lié à vos tâches.
Discutez des changements dans des espaces privés ou passez rapidement des appels audio ou des visioconférences grâce à SyncUps. Grâce à Brain intégré, vous pouvez transformer des messages en tâches concrètes en un seul clic. Besoin d'une mise à jour urgente sur une tâche ? Demandez à ClickUp Brain dans le chat de résumer les longs fils de discussion et d'identifier les actions à mener.
📖 À lire également : Comment les équipes optimisent leur productivité grâce à ClickUp
Modèles de planification prédéfinis
Gérer vos tâches quotidiennes ne doit pas nécessairement être un casse-tête. Le modèle de planificateur quotidien ClickUp vous aide à organiser, hiérarchiser et suivre toutes vos tâches en un seul endroit, pour que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel.
Grâce à ce modèle d'agenda quotidien, vous pouvez classer vos tâches dans des rubriques telles que « Personnel », « Travail » ou « Objectifs », ce qui vous permet d'identifier plus facilement ce qui nécessite votre attention. Des outils de hiérarchisation vous aident à vous attaquer en priorité aux tâches les plus importantes et les plus urgentes, tandis que des indicateurs visuels, tels que des graphiques et des diagrammes, vous permettent de suivre votre progression en un coup d'œil.
🔍 Le saviez-vous ? La matrice d'Eisenhower, une méthode de gestion du temps très répandue, s'inspire de l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower, connu pour avoir hiérarchisé les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
Quand faut-il passer de Microsoft Planner à ClickUp ?
Microsoft Planner dans Teams est un excellent moyen d'organiser vos tâches, de collaborer avec votre équipe et de respecter vos échéances.
Mais si vous avez besoin de plus de flexibilité, d'automatisation et de fonctionnalités avancées, vous devriez peut-être vous tourner vers une solution plus puissante.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, offre une gestion des tâches performante, une collaboration en temps réel et des flux de travail personnalisables. Vous disposez ainsi de tout ce dont vous avez besoin pour planifier, suivre et optimiser le travail de votre équipe en un seul et même endroit.
Pourquoi se contenter de moins ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅