Quel est le statut de cette tâche ? C'est une question simple.
Mais obtenir une réponse claire peut s'avérer difficile dans une équipe très occupée : les mises à jour sont dispersées dans les fils de discussion, les e-mails et les notes griffonnées à la hâte. Les délais approchent, les tâches sont ignorées et, avant même de vous en rendre compte, vous passez plus de temps au suivi du temps que à faire le travail.
Microsoft Planner dans Teams vous aide à créer un espace structuré et partagé où les tâches, les échéances et les responsabilités sont clairement définies.
Dans cet article, nous allons voir comment utiliser Microsoft Planner dans Teams pour organiser votre équipe. 📊
⏰ Résumé en 60 secondes
Microsoft Planner vous aide à organiser vos tâches, à collaborer et à suivre votre progression, le tout dans Microsoft Teams. Voici comment commencer :
- Configurez Microsoft Planner dans Teams : ouvrez les équipes et recherchez « Tâches par Planner » et « À faire » dans la section Applications. Ajoutez-le à votre environnement de travail Teams pour y accéder rapidement.
- Ouvrez Teams et recherchez « Tâches par Planner » et « À faire » dans la section Applications.
- Ajoutez-le à votre environnement de travail Teams pour y accéder rapidement.
- Ouvrez Teams et recherchez « Tâches par Planner » et « À faire » dans la section Applications.
- Ajoutez-le à votre environnement de travail Teams pour y accéder rapidement.
- Créer et gérer des tâches : ajoutez un nouveau plan à un canal d'équipe et organisez le travail en catégories. Attribuez des tâches aux membres de l'équipe et fixez des dates d'échéance pour garantir la responsabilité.
- Ajoutez un nouveau forfait à un canal d'équipe et organisez le travail en catégories.
- Attribuez des tâches aux membres de l'équipe et fixez des dates d'échéance pour garantir la responsabilité de chacun.
- Ajoutez un nouveau forfait à un canal d'équipe et organisez le travail en catégories.
- Attribuez des tâches aux membres de l'équipe et fixez des dates d'échéance pour garantir la responsabilité de chacun.
- Suivez les progrès et restez organisé : utilisez la vue Diagrammes pour surveiller l'avancement des tâches et identifier les goulots d'étranglement. Filtrez les tâches par priorité, date d'échéance ou membre assigné. Configurez des notifications pour rester informé des changements apportés aux tâches et commentez les tâches pour en discuter.
- Utilisez la vue Diagrammes pour suivre l'avancement des tâches et identifier les goulots d'étranglement.
- Filtrez les tâches par priorité, date d'échéance ou membre assigné.
- Configurez des notifications pour rester informé des modifications apportées aux tâches et commentez les tâches pour en discuter.
- Utilisez la vue Diagrammes pour suivre l'avancement des tâches et identifier les goulots d'étranglement.
- Filtrez les tâches par priorité, date d'échéance ou membre assigné.
- Configurez des notifications pour rester informé des modifications apportées aux tâches et commentez les tâches pour en discuter.
- Néanmoins, Microsoft Planner dans Teams présente certaines limites, notamment des plafonds pour les tâches et les plans, des assignations et des compartiments restreints, l'absence d'outils avancés de gestion de projet, l'absence d'option d'annulation et l'obligation de souscrire à un abonnement Microsoft 365.
- ClickUp offre une alternative plus intelligente avec : ClickUp Tasks avec priorités, automatisation, dépendances et vues avancées ClickUp Task Checklists pour diviser les tâches en étapes réalisables, attribuer des éléments et suivre la progression ClickUp Chat pour garder toutes les discussions contextualisées, lier les chats aux tâches et utiliser ClickUp Brain pour résumer les discussions afin d'accélérer la prise de décision.
- Tâches ClickUp avec priorités, automatisation, dépendances et vues avancées
- ClickUp Task Checklists pour décomposer les tâches en étapes réalisables, attribuer des éléments et suivre la progression.
- ClickUp Chat pour garder toutes les discussions contextualisées, lier les chats aux tâches et utiliser
- ClickUp Brain pour résumer les discussions et accélérer la prise de décision
- Tâches ClickUp avec priorités, automatisation, dépendances et vues avancées
- ClickUp Task Checklists pour décomposer les tâches en étapes réalisables, attribuer des éléments et suivre la progression.
- ClickUp Chat pour garder toutes les discussions contextualisées, lier les chats aux tâches et utiliser
- ClickUp Brain pour résumer les discussions et accélérer la prise de décision
Comment utiliser Microsoft Planner dans Teams
Microsoft Planner peut vous aider à structurer le flux de travail de votre équipe.
Que vous le configuriez pour la première fois ou que vous cherchiez des moyens d'optimiser votre flux de travail existant, ce guide étape par étape vous expliquera de manière pratique comment utiliser Planner dans Teams.
C'est parti ! 💪
Étape n° 1 : recherchez et ajoutez Microsoft Planner dans Teams
Tout d'abord, intégrons Planner dans Teams.
Ouvrez Microsoft Teams et regardez le menu de gauche. Cliquez sur l'icône Applications (les trois points) pour accéder aux intégrations Microsoft Teams. Tapez Tâches par Planner et À faire (ou simplement Planner) dans la barre de recherche.
Cliquez sur Ajouter pour l'intégrer à Teams. Une fois cette opération effectuée, Planner sera disponible directement dans Teams, vous n'aurez donc plus besoin de passer d'une application à l'autre pour gérer vos tâches.
🔍 Le saviez-vous ? Microsoft Planner était connu sous le nom de code « Project Work Tracker » avant son lancement officiel en 2016. Il a été développé pour répondre au besoin croissant d'une gestion légère des tâches au sein de Microsoft 365.
Étape n° 2 : créer un nouveau forfait dans un canal d'équipe
Cliquez sur l'onglet Teams dans le menu de gauche et sélectionnez le canal auquel vous souhaitez ajouter Planner. En haut du canal, cliquez sur l'icône de signe plus pour ajouter un nouvel onglet. Sélectionnez Planner dans la liste des applications.
Sélectionnez Créer un nouveau plan, donnez-lui un nom tel que « Sprint marketing » ou « Feuille de route du projet », puis décidez si vous souhaitez en informer l'équipe en cochant la case « Publier dans le canal À propos de cet onglet ».
Cliquez sur Enregistrer, et voilà, votre nouveau forfait est prêt à être utilisé.
Étape n° 3 : Ajouter un forfait existant à un canal d'équipe (facultatif)
Vous utilisez déjà Microsoft Planner ailleurs ? Pas de problème, vous pouvez l'intégrer à Teams en quelques étapes seulement.
Ouvrez votre tableau Planner existant dans un navigateur Web ou dans l'application Planner, cliquez sur les … (trois points) en haut, puis sélectionnez Copier le lien vers le plan. Ensuite, rendez-vous dans Teams, accédez au canal concerné et cliquez sur l'icône de signe plus pour ajouter un nouvel onglet.
Sélectionnez l'onglet Site web, donnez-lui un nom, collez le lien Planner copié et cliquez sur Enregistrer. Et voilà, votre plan existant est désormais intégré de manière transparente dans Teams pour un accès facile.
Étape n° 4 : organisez vos tâches à l'aide de compartiments
Les compartiments sont comme des catégories qui permettent d'organiser les tâches. Au lieu de tout regrouper dans une longue liste, vous pouvez séparer les tâches par étape, service ou priorité.
Dans votre tableau Planner, cliquez sur Ajouter un nouveau compartiment à droite.
Donnez-lui un nom, comme « À faire », « En cours » ou « Achevé ». Répétez cette opération pour organiser votre planificateur en autant de compartiments que nécessaire. De cette façon, vous disposerez d'une structure claire pour gérer votre travail.
📮ClickUp Insight : 92 % des employés utilisent des méthodes incohérentes pour le suivi des éléments à mener, ce qui entraîne des décisions manquées et des retards dans l'exécution.
Que vous envoyiez des notes de suivi ou utilisiez des feuilles de calcul, le processus est souvent dispersé et inefficace. La solution de gestion des tâches de ClickUp garantit une conversion transparente des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester alignée.
Étape n° 5 : Ajouter et attribuer des tâches
Il est maintenant temps de commencer à ajouter des tâches et à les attribuer aux membres de l'équipe. Cliquez sur + Ajouter une tâche sous le compartiment approprié. Donnez un nom à la tâche, fixez une date d'échéance et attribuez-la à un membre de votre équipe. Cliquez sur Ajouter une tâche et celle-ci apparaîtra dans la liste.
🧠 Anecdote : Planner utilise un tableau de type Kanban pour aider les utilisateurs à faire passer les tâches par différentes étapes, ce qui en fait un excellent outil pour les équipes Agile qui gèrent des flux de travail. Les tâches peuvent également être synchronisées avec Microsoft To Do, ce qui permet aux utilisateurs de gérer leurs tâches personnelles et les objectifs de l'équipe en un seul endroit.
Étape n° 6 : configurer les notifications
Vous souhaitez tenir votre équipe informée des dernières mises à jour ? Configurez des notifications dans Planner.
Cliquez sur Paramètres (icône en forme d'engrenage), accédez à Notifications, choisissez les notifications dont vous avez besoin (par exemple, les attributions de tâches et les changements de date d'échéance), puis cliquez sur Enregistrer. Finies les excuses du type « Je n'ai pas vu cette tâche ».
🧠 Anecdote : le mot « plan » vient du latin planum, qui signifie « surface plane » ou « schéma », symbolisant une voie claire à suivre.
Étape n° 7 : utilisez des filtres et des regroupements pour suivre votre travail
À mesure que votre planning se remplit, il devient essentiel de trouver rapidement les tâches. C'est là que les filtres et le regroupement entrent en jeu. Voici comment utiliser ces fonctionnalités de Microsoft Teams:
- En haut de votre tableau Planner, utilisez le bouton Filtrer pour trier les tâches par : Date d'échéance (Qu'est-ce qui est en retard ? Quelles sont les tâches à venir ?) Priorité (Quelles sont les tâches urgentes ? Quelles sont celles qui peuvent attendre ?) Progrès (Quelles tâches sont en cours ou achevées ?) Membre assigné (Qui travaille sur quoi ?)
- Date d'échéance (Qu'est-ce qui est en retard ? Qu'est-ce qui arrive bientôt ?)
- Priorité (Qu'est-ce qui est urgent ? Qu'est-ce qui peut attendre ?)
- Progression (Quelles tâches sont en cours ou achevées ?)
- Membre assigné (Qui travaille sur quoi ?)
- Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Regrouper par pour organiser les tâches par : Catégorie (À faire, En cours, Achevé) Attribué à (Idéal pour voir qui a trop de travail) Date d'échéance (Pour avoir un aperçu rapide des délais)
- Catégories (À faire, En cours, Achevé)
- Attribué à (Idéal pour voir qui a trop de travail)
- Date d'échéance (pour avoir un aperçu rapide des dates limites)
- Date d'échéance (Qu'est-ce qui est en retard ? Qu'est-ce qui arrive bientôt ?)
- Priorité (Qu'est-ce qui est urgent ? Qu'est-ce qui peut attendre ?)
- Progression (Quelles tâches sont en cours ou achevées ?)
- Membre assigné (Qui travaille sur quoi ?)
- Catégories (À faire, En cours, Achevé)
- Attribué à (Idéal pour voir qui a trop de travail)
- Date d'échéance (pour avoir un aperçu rapide des dates limites)
Ces outils vous aident à vous concentrer sur l'essentiel sans avoir à parcourir une longue liste de tâches.
Étape n° 8 : suivez la progression à l'aide de diagrammes visuels
Pour obtenir un aperçu rapide de la progression de l'équipe, passez à la vue Graphiques. Dans l'onglet Planner, cliquez sur Graphiques en haut. Vous verrez les tâches classées par statut et d'autres informations clés.
Si vous aimez les visuels, c'est un excellent moyen de repérer les goulots d'étranglement et d'ajuster les charges de travail avant que les choses ne déraillent.
📖 À lire également : ClickUp vs Teams : quel outil de collaboration vous convient le mieux ?
Étape n° 9 : modifiez ou déplacez les tâches selon vos besoins et utilisez les fonctionnalités avancées (facultatif)
Les tâches ne sont pas immuables : vous pouvez facilement les mettre à jour ou les déplacer au fur et à mesure que le travail avance. Cliquez sur une tâche pour modifier ses détails, ajouter des notes, joindre des fichiers ou mettre à jour sa checklist.
Pour déplacer une tâche d'un compartiment à un autre, il suffit de la glisser-déposer. Vous pouvez également ouvrir la tâche et modifier manuellement son compartiment. Cela facilite l'adaptation lorsque les priorités changent.
Vous souhaitez aller plus loin dans l’installation de Planner ? Essayez ces fonctionnalités supplémentaires :
- Joindre des pièces jointes : téléchargez des documents directement dans les tâches afin que tout soit regroupé au même endroit.
- Utilisez des libellés : attribuez un code couleur aux tâches pour une organisation visuelle rapide (par exemple, haute priorité, faible priorité).
- Copier des tâches : dupliquez les tâches si elles doivent être répétées dans différents forfaits.
🔍 Le saviez-vous ? Microsoft Teams a été conçu pour remplacer Skype Entreprise et a été lancé en 2017 en réponse directe à Slack.
Limites de l'utilisation de Microsoft Planner dans Teams
Bien que Microsoft Planner soit un outil fiable pour gérer les tâches dans Teams, il présente certains inconvénients. En fonction des besoins de votre équipe, vous pourriez rencontrer des limitations affectant le flux de travail, la personnalisation ou l'évolutivité.
Voici quelques défis clés à garder à l'esprit :
- Limites des tâches et des plans : un seul plan peut comporter jusqu'à 3 000 tâches actives et 9 000 tâches au total, y compris celles qui sont achevées. Les utilisateurs ou les groupes peuvent posséder jusqu'à 400 plans.
- Nombre limité de compartiments et de destinataires : chaque forfait est limité à 200 compartiments, et une tâche ne peut être attribuée qu'à 20 utilisateurs au maximum, ce qui rend difficile la gestion de flux de travail complexes.
- Manque d'outils avancés de gestion de projet : Planner ne prend pas en charge les diagrammes de Gantt, ne dispose pas d'une piste d'audit et n'intègre pas de suivi du temps passé sur les tâches.
- Pas d'option d'annulation : si vous supprimez une tâche ou un forfait, il est définitivement perdu. Il n'y a pas de corbeille pour le récupérer.
- Configuration requise pour Microsoft 365 : Planner n'est pas un outil autonome. Vous ne pouvez l'utiliser qu'avec un abonnement Microsoft.
🔍 Le saviez-vous ? Le premier agenda connu au monde remonte au Xe siècle en Chine, où les fonctionnaires utilisaient des tablettes en bois pour suivre leurs rendez-vous et leurs emplois du temps.
Créer un Planner avec ClickUp
Le travail tel qu'il est pratiqué aujourd'hui est inefficace. Nos projets, nos connaissances et nos communications sont dispersés entre différents outils déconnectés qui nous ralentissent.
ClickUp résout ce problème grâce à l'application tout-en-un pour le travail qui combine projets, connaissances et chat en un seul endroit, le tout alimenté par une IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Voici comment vous pouvez commencer à utiliser ClickUp! 🤩
Gestion des tâches
ClickUp Tasks structure vos tâches à accomplir, afin que leur gestion ne soit jamais une source de stress. Vous bénéficiez de la flexibilité et du contrôle nécessaires pour décomposer le travail, suivre la progression et tout regrouper au même endroit. Ajoutez des descriptions détaillées, des dates d'échéance, des pièces jointes, des priorités et plusieurs tâches assignées afin de ne rien oublier.
Vous avez besoin de diviser de grands projets en petites tâches ? Les sous-tâches vous aident à transformer des objectifs intimidants en étapes gérables en quelques secondes.
De plus, il va au-delà de la gestion des tâches grâce à ClickUp Views et à ClickUp Automation, alimenté par l'IA. Passez d'une vue à l'autre pour voir ce qui est urgent, automatisez les tâches répétitives et utilisez même ClickUp Brain, l'assistant IA intégré, pour générer des mises à jour de tâches ou des sous-tâches.
Par exemple, vous lancez une nouvelle campagne marketing. Dans Planner, vous créez une tâche de base pour celle-ci, vous affectez quelques membres de l'équipe et... c'est à peu près tout.
Mais avec ClickUp, vous pouvez mettre à profit toutes vos compétences en gestion des tâches! Créez une tâche « Lancer la campagne marketing du deuxième trimestre », ajoutez des sous-tâches telles que « Concevoir des modèles d'e-mails » et « Rédiger des publications pour les réseaux sociaux ». Vous pouvez ensuite fixer des délais, attribuer des équipes et effectuer le suivi.
🔍 Le saviez-vous ? Les Égyptiens de l'Antiquité planifiaient toute leur année en fonction des cycles d'inondation du Nil, créant ainsi l'un des premiers systèmes de calendrier connus basés sur des évènements naturels.
*Pour vous assurer que chaque détail est pris en compte, faites confiance aux checklists de tâches ClickUp. Cette fonctionnalité aide les équipes à rester organisées et garantit que rien n'est oublié.
Chaque liste de contrôle des tâches agit comme une liste de tâches intégrée à une tâche, ce qui facilite la division du travail en petites actions. Vous avez besoin de déléguer ? Vous pouvez attribuer des éléments de checklist à différents membres de l'équipe, afin que les responsabilités soient clairement définies.
De plus, la progression est visible instantanément à mesure que chaque élément est coché, ce qui permet aux équipes à distance de rester alignées.
Imaginons que vous gériez le flux de travail de publication d'un blog. Attribuez des éléments de checklist tels que la rédaction, la conception, le référencement et la planification aux membres de l'équipe, suivez les progrès en temps réel et éliminez les allers-retours incessants.
⚙️ Bonus : voici le guide ultime de ClickUp! Découvrez tout ce que vous devez savoir sur cette plateforme, de ses capacités en tant que logiciel de gestion des tâches à ses intégrations et fonctionnalités avancées basées sur l'IA.
Une collaboration d'équipe sans effort
ClickUp Chat vous permet d'abandonner le passage d'une application à l'autre. Cette fonctionnalité rend ClickUp unique pour une collaboration d'équipe sans effort.
Imaginons que vous travaillez sur le lancement d'un produit et que votre checklist couvre tout, mais que des commentaires de dernière minute vous parviennent. Au lieu d'encombrer Slack de messages, passez au Chat, qui est directement lié à vos tâches.
Discutez des changements dans des espaces privés ou passez rapidement des appels audio ou des visioconférences avec SyncUps. Grâce à Brain intégré, vous pouvez transformer vos messages en tâches exploitables en un seul clic. Vous avez besoin d'une mise à jour urgente sur une tâche ? Demandez à ClickUp Brain dans Chat de résumer les longs fils de discussion et d'identifier les éléments à entreprendre.
📖 À lire également : Comment Teams canalise sa productivité avec ClickUp
Modèles de planification prédéfinis
Rester au fait de vos tâches quotidiennes ne doit pas nécessairement être une corvée. Le modèle de planificateur quotidien ClickUp vous aide à organiser, hiérarchiser et suivre tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Grâce à ce modèle d'agenda quotidien, vous pouvez classer vos tâches dans différentes sections telles que « Personnel », « Travail » ou « Objectifs », ce qui vous permet de voir plus facilement ce qui nécessite votre attention. Les outils de hiérarchisation vous aident à traiter en priorité les tâches les plus importantes et les plus urgentes, tandis que les outils de suivi visuels tels que les graphiques et les diagrammes vous permettent de suivre votre progression en un coup d'œil.
🔍 Le saviez-vous ? La matrice d'Eisenhower, une méthode de gestion du temps très populaire, s'inspire de l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower, connu pour avoir classé les tâches par ordre de priorité en fonction de leur urgence et de leur importance.
Faites équipe avec ClickUp
Microsoft Planner dans Teams est un excellent moyen d'organiser vos tâches, de collaborer avec votre équipe et de respecter les délais.
Mais si vous avez besoin de plus de flexibilité, d'automatisation et de fonctionnalités avancées, vous devriez peut-être rechercher une solution plus puissante.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, offre une gestion des tâches robuste, une collaboration en temps réel et des flux de travail personnalisables. Vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour planifier, suivre et optimiser le travail de votre équipe en un seul endroit.
Pourquoi se contenter de moins ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅