La gestion d'un projet de grande envergure avec des équipes de distribution peut rapidement transformer même le tableur le plus méticuleux en un patchwork confus.
Un système de suivi des tâches bien organisé peut considérablement améliorer la productivité et simplifier le flux de travail. Grâce à sa polyvalence et à sa flexibilité, Excel offre une plateforme idéale pour créer des outils de suivi des tâches personnalisés, adaptés à vos besoins spécifiques.
Cet article de blog complet explore les modèles Excel gratuits de suivi des tâches, présente leurs avantages et leurs fonctionnalités clés, et explique comment les utiliser efficacement.
Que vous soyez chef de projet, freelance ou professionnel très occupé, ces modèles peuvent révolutionner votre approche de la gestion des tâches.
Qu'est-ce qu'un modèle Excel de suivi des tâches ?
Un modèle Excel de suivi des tâches est une feuille de calcul pré-conçue qui fournit un cadre structuré pour la gestion et le suivi des tâches. Il comprend généralement des colonnes pour les informations essentielles telles que :
- *nom de la tâche : brève description de la tâche
- description de la tâche :* Explication détaillée de la tâche
- Date de début : date à laquelle la tâche commence
- *date d'échéance : date limite pour achever la tâche
- Priorité : importance ou urgence de la tâche
- Statut : état actuel de la tâche (par exemple, non commencée, en cours, achevé)
- Attribué à : La personne chargée d'achever la tâche
- *note : commentaires ou détails supplémentaires concernant la tâche
Personnalisez ces modèles en ajoutant ou en supprimant des colones selon vos besoins.
Utilisez-les pour vos objectifs et tâches personnels, tels que la création d'habitudes et les listes de tâches hebdomadaires à la maison ou au bureau. Vous pouvez également les utiliser pour gérer de grands projets collaboratifs avec des équipes dispersées et budgétiser des projets grâce à des modèles plus polyvalents intégrant des tableaux de bord et des logiciels de présentation.
💡 Conseil de pro : Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence visuellement les tâches ou les échéances importantes dans votre feuille de calcul. En exemple, vous pouvez attribuer un code couleur aux tâches en fonction de leur niveau de priorité ou de leur date d'échéance.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle Excel de suivi des tâches ?
Avec autant de choix, comment choisir le modèle de liste de tâches qui vous convient le mieux ? Idéalement, le modèle que vous utilisez devrait présenter les caractéristiques suivantes :
- *champ personnalisable : options permettant d'ajouter des colonnes supplémentaires pour les besoins spécifiques du projet, telles que la personne assignée, l'estimation de durée ou les notes
- Indicateurs visuels : codes couleur, icônes ou barres de progression pour identifier rapidement le statut et la priorité des tâches
- Fonctions de filtrage et de tri : divers critères pour trouver rapidement les tâches et les classer par ordre de priorité
- *intégration de formules : formules pour calculer la durée des tâches, le temps restant ou le pourcentage d'achèvement
- *structure claire et concise : une disposition facile à comprendre avec des colonnes bien définies pour le nom de la tâche, la date d'échéance, la priorité, le statut, etc.
- Intégration avec d'autres outils : compatibilité avec les logiciels de gestion de projet ou les applications de calendrier pour un transfert de données fluide
- *interface conviviale : une conception intuitive qui minimise la courbe d'apprentissage et maximise l'efficacité
- Flexibilité : possibilité d'adapter le modèle à différents types de projets et tailles d'équipes
Tenez compte de ces facteurs pour sélectionner un modèle de suivi des tâches qui vous permettra de gérer efficacement vos projets.
👀 Le saviez-vous ? Excel a été initialement conçu comme un tableur destiné aux analystes financiers. Il a depuis évolué pour devenir un outil polyvalent utilisé dans un large intervalle d'applications.
Modèles Excel gratuits de suivi des tâches
Voici cinq modèles Excel de suivi des tâches qui vous permettront de surveiller plus facilement vos projets en un coup d'œil :
1. Modèle Excel de suivi des tâches par Team Gantt
Le modèle Excel Task Tracker Template de Team Gantt est un modèle gratuit et pratique qui vous permet d'organiser rapidement vos feuilles Excel et qui offre plusieurs fonctionnalités intéressantes.
Glissez-déposez les éléments pour les trier facilement. Collaborez en temps réel avec les autres propriétaires du projet. Obtenez un aperçu rapide de vos priorités hebdomadaires pour chaque jour et chaque tâche. Ce modèle Excel offre des fonctionnalités telles que la définition des propriétaires des tâches, les dates d'échéance, le suivi des dépendances et, bien sûr, la possibilité de créer un diagramme de Gantt.
✨Idéal pour : les petites équipes qui peuvent tirer parti de ses fonctionnalités collaboratives pour la coordination en temps réel et la gestion des tâches
À lire également : 11 alternatives à Excel pour les feuilles de calcul
2. Suivi des tâches quotidiennes et mensuelles par modèle.net
Avec son apparence simple, épurée et ciblée, le modèle de suivi des tâches quotidiennes et mensuelles de Template.net offre une approche simplifiée de la gestion de projet. Le suivi est divisé en un tableau de bord, une vue mensuelle de l'avancement et une vue quotidienne des tâches.
Ils vous permettent de :
- Visualisez le statut des projets à l'aide de graphiques rapides et de diagrammes de Gantt
- Obtenez un aperçu du statut des tâches sur une base mensuelle avec trois étapes de progression : « Non commencé », « En cours » et « Achevé »
- Triez les priorités dans la section des tâches quotidiennes, qui vous donne un aperçu des tâches à faible, moyenne et haute priorité. Zoomez facilement sur les tâches les plus urgentes
- Développez une compréhension à plus long terme de l'évolution de votre projet grâce à un suivi mensuel. Vous pouvez ensuite ajuster ou redéfinir les priorités, l'allocation des ressources et d'autres facteurs du projet selon les besoins
✨Idéal pour : les particuliers ou les petites équipes qui gèrent des projets simples
3. Modèle de suivi des tâches quotidiennes par Template.net
Si vous recherchez un moyen simple de prendre une longueur d'avance sur votre journée, le modèle de suivi des tâches quotidiennes de Template.net peut vous aider. Utilisez-le pour diviser votre travail en micro-sessions et suivre chaque tâche.
Grâce à l'indication de l'heure de début et de fin de chaque tâche, vous aurez une idée précise du temps que vous consacrez à différentes tâches. Cela vous permettra également d'identifier les activités qui vous font perdre du temps et d'apporter des améliorations. Vous disposerez également d'un outil de suivi clair (oui/non) et d'un diagramme circulaire pratique représentant l'état d'avancement des tâches dans un mini tableau de bord pour indiquer la progression.
Ce modèle de checklist précis élimine les informations superflues qui pourraient vous distraire et vous permet de rester concentré.
✨Idéal pour : Ceux qui tirent profit d'un suivi structuré du temps et cherchent à améliorer leurs techniques de gestion du temps
À lire également : Comment créer une liste à faire dans Excel (avec des modèles)
4. Échéancier de projet de quatre semaines par Microsoft
Le modèle d'échéancier de projet de quatre semaines de Microsoft offre un moyen simple mais efficace de gérer vos projets.
Ce modèle de liste de tâches hebdomadaire vous permet de :
- Créer et attribuer des tâches : ajoutez et attribuez facilement des tâches aux membres de votre équipe
- *suivi des jalons : visualisez les jalons clés du projet sur un échéancier clair
- *mise à jour des statuts : suivez l'avancement du projet grâce à des mises à jour en temps réel
- personnalisez votre afficher :* personnalisez votre modèle avec des polices de caractère, des couleurs et même des animations
- Intégration transparente : tirez parti de la puissance de Microsoft Office pour collaborer et créer des présentations en toute simplicité
✨Idéal pour : les chefs de projet qui gèrent différents intervenants et doivent présenter régulièrement des données sur l'avancement des projets
À lire également : Les 10 meilleures applications de checklist quotidienne pour rester productif en 2024
5. Modèle de feuille de calcul pour la gestion des tâches par Office Échéancier
Une gestion de projet efficace repose sur un suivi précis des tâches et une bonne gestion du temps. Le modèle de feuille de calcul pour la gestion des tâches d'Office Timeline permet aux équipes de :
- Visualisez les progrès : obtenez une vue d'ensemble du projet grâce à un diagramme de Gantt clair, mettant en évidence les dépendances entre les tâches et les échéanciers.
- Hiérarchisez les tâches : identifiez facilement les tâches en retard et celles dont la date limite approche, afin de garantir qu'elles soient achevées dans les délais impartis.
- Suivez le temps avec précision : calculez automatiquement les heures restantes et le pourcentage d'achèvement pour chaque tâche.
- Optimisez la charge de travail : planifiez et allouez efficacement les ressources en fonction du statut des tâches en temps réel.
L'intégration de cet outil puissant à votre flux de travail peut améliorer votre productivité, faciliter la prise de décision et garantir la livraison ponctuelle de vos projets à chaque fois.
✨Idéal pour : Les gestionnaires de projet ou chefs d'équipe qui souhaitent attribuer des tâches, suivre les performances de leur équipe et identifier les goulots d'étranglement potentiels.
Limites de l'utilisation d'Excel pour le suivi des tâches
Bien qu'Excel soit un outil polyvalent pour le suivi des tâches, il présente certaines limites qui peuvent nuire à l'efficacité de la gestion de projet, en particulier pour les projets complexes ou les grandes équipes :
- Capacités de gestion des tâches limitées : Excel ne dispose pas de fonctionnalités dédiées à la hiérarchisation des tâches, aux dépendances et au suivi du temps.
- Pas de suivi du temps intégré : vous pouvez saisir manuellement le temps passé sur les tâches, mais il n'y a pas de système de suivi du temps automatisé.
- Difficulté à gérer les projets de grande envergure : à mesure que les projets gagnent en complexité et que la taille des équipes augmente, les mises à jour et le suivi manuels deviennent fastidieux.
- Collaboration limitée pour les grandes équipes : bien qu'Excel vous permette le partage de l'accès aux feuilles de calcul, il peut être difficile de coordonner, de suivre les modifications et de maintenir un contrôle fiable des versions de manière efficace avec un grand nombre d'utilisateurs.
- Chronophage : la mise à jour manuelle du statut des tâches, des échéances et de la progression peut prendre beaucoup de temps, en particulier lorsque les mises à jour sont fréquentes.
- Risque d'erreur humaine : la saisie manuelle des données augmente le risque d'erreurs et d'incohérences.
- Fonctionnalités de rapports de base : Excel offre des fonctionnalités de rapports de base, mais celles-ci peuvent s'avérer insuffisantes pour une analyse approfondie et la prise de décision.
- Absence d'analyses avancées : vous devrez créer des formules personnalisées et des tableaux croisés dynamiques pour extraire des informations de vos données.
Comment pouvez-vous résoudre ces limites ?
Pour une gestion de projet plus sophistiquée, de nombreux outils dédiés à la gestion de projet offrent des fonctionnalités spécialisées et des flux de travail rationalisés.
À lire également : 20 modèles de feuilles de calcul gratuits dans Excel et ClickUp
Modèles Excel alternatifs de suivi des tâches
Vous souhaitez remplacer votre outil de suivi des tâches Excel par un espace de travail dynamique qui combine les tâches, les échéanciers et les mises à jour en temps réel en un seul endroit ? ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, est là pour vous aider !
Grâce à la suite avancée de gestion de projet ClickUp, vous pouvez suivre vos projets à votre manière et les afficher sous plusieurs vues, telles que la vue Liste, la vue Tableau ou la vue Gantt. Plus besoin de mettre en forme manuellement vos fichiers Excel.
ClickUp vous permet également d'automatiser les tâches répétitives, telles que l'envoi de mises à jour par e-mail, la génération de rapports de résumé de projet et l'attribution des tâches aux bonnes personnes à la bonne étape.
Vous pouvez même centraliser les commentaires, les pièces jointes et les mises à jour au sein des tâches pour une meilleure coordination de l'équipe, sans avoir à jongler entre plusieurs onglets Excel.
Découvrons comment les modèles de suivi des tâches de ClickUp peuvent vous faciliter la vie (travail).
1. Le modèle simple de gestion des tâches ClickUp
Le modèle simple de gestion des tâches de ClickUp est là pour vous aider à rester organisé et à maintenir votre productivité sans stress.
Ce modèle convivial offre une approche simple de la gestion des tâches, vous permettant de :
- Créez des listes à faire quotidiennes : planifiez facilement votre journée, qu'il s'agisse de travail, de projets personnels ou d'engagements familiaux.
- Hiérarchisez efficacement vos priorités : classez facilement les tâches par ordre d'importance et d'urgence, afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus.
- Visualisez votre flux de travail : utilisez les tableaux Kanban ou les vues Liste de ClickUp pour visualiser vos tâches et suivre leur progression.
- Restez responsable : fixez des échéances et des rappels, et suivez votre progression pour rester motivé et atteindre vos objectifs.
✨Idéal pour : les équipes de 2 à 5 personnes qui ont besoin d'un moyen simple de collaborer sur des projets et de suivre leur progression.
2. Le modèle de gestion des tâches quotidiennes ClickUp
Vous vous sentez dépassé par votre liste à faire quotidienne ? Le modèle de planificateur quotidien de ClickUp est la solution idéale pour vous aider à rester organisé et à augmenter votre productivité.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Simplifiez votre routine : créez des tâches récurrentes, fixez des dates d'échéance et programmez des rappels pour une gestion des tâches sans effort.
- Établissez efficacement vos priorités : organisez vos tâches et répartissez votre temps entre vos engagements en travail et personnels.
- Boostez votre productivité : restez concentré et soyez plus efficace en abordant vos tâches de manière systématique.
- Réduisez votre stress : minimisez votre stress et votre anxiété en établissant un planning clair pour votre journée
✨Idéal pour : ceux qui commencent tout juste à utiliser des outils de gestion de projet et qui recherchent une solution conviviale pour les utilisateurs
🧠Anecdote : selon les rapports du Harvard Business Review, une personne a en moyenne environ 15 objectifs et projets en cours à tout moment. Pas étonnant que nous ayons besoin de listes à faire et de suivis pour tout comprendre !
3. Modèle de liste de tâches de projet ClickUp
Le modèle de liste de tâches de projet de ClickUp est un outil puissant conçu pour vous aider à gérer efficacement des projets complexes.
Ce modèle polyvalent offre plusieurs façons d'afficher pour s'adapter à vos préférences :
- *vue Document : Créez des plans de projet détaillés, rédigez des notes de réunion et collaborez avec votre équipe
- *vue Tableau : suivez visuellement la progression des tâches à l'aide d'un tableau de type Kanban. Glissez-déposez facilement les tâches dans des couloirs pour gérer les flux de travail
- vue Liste :* organisez les tâches dans une liste simple et linéaire pour obtenir un aperçu clair des tâches planifiées, en cours et achevées
- *afficher les échéances et planifier les tâches sur un calendrier pour ne jamais manquer les échéances importantes
Grâce aux trois statuts personnalisés du modèle (« À faire », « En cours » et « Achevé »), vous pouvez facilement suivre la progression de vos tâches et identifier les éventuels goulots d'étranglement.
En tirant davantage parti des puissantes fonctionnalités de ClickUp, vous pouvez rationaliser votre flux de travail, améliorer la collaboration et atteindre les objectifs de vos projets.
✨Idéal pour : les chefs de projet qui souhaitent gérer et suivre efficacement des projets complexes comportant de multiples tâches et dépendances
Voici ce qu'un client a à dire sur l'utilisation de ClickUp pour la gestion de projet :
La gestion des projets est devenue beaucoup plus facile entre tous les services de l'entreprise. Lorsqu'un nouveau projet arrive, nous pouvons utiliser un modèle qui crée immédiatement tous les tickets pour nous. De plus, chacun se voit automatiquement attribuer ses tâches, ce qui évite toute confusion quant à la répartition du travail à faire.
La gestion des projets est devenue beaucoup plus facile entre tous les services de l'entreprise. Lorsqu'un nouveau projet arrive, nous pouvons utiliser un modèle qui crée immédiatement tous les tickets pour nous. De plus, chacun se voit automatiquement attribuer ses tâches, ce qui évite toute confusion quant à la répartition du travail.
4. Le modèle de gestion des tâches ClickUp
Une gestion efficace des tâches est essentielle à la réussite de toute équipe. Le modèle polyvalent de gestion des tâches ClickUp est conçu pour permettre aux équipes de toutes tailles de rationaliser leurs flux de travail et d'atteindre leurs objectifs.
Grâce au modèle de gestion des tâches de ClickUp, votre équipe peut :
- *visualisez et organisez les tâches : utilisez les vues Liste, Tableau et Calendrier en fonction des préférences de votre équipe. Hiérarchisez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence
- *gérez efficacement les flux de travail : suivez la progression des tâches, identifiez les goulots d'étranglement potentiels et optimisez l'allocation des ressources pour maximiser la productivité
- collaborez en toute simplicité : *collaborez sans effort avec les membres de votre équipe grâce aux commentaires, aux @mentions et au partage de fichiers. Organisez des réunions virtuelles et échangez des idées directement sur la plateforme à l'aide du puissant ClickUp Chat, qui combine la gestion du travail et une communication fluide
✨Idéal pour : les chefs de projet qui souhaitent organiser et assurer le suivi de projets complexes
5. Modèle de liste à faire du calendrier ClickUp
Nous comprenons qu'il peut être difficile de suivre plusieurs tâches et échéances. Le modèle de liste de tâches du calendrier ClickUp est conçu pour vous aider à rester organisé et à augmenter votre productivité.
Grâce à ce modèle polyvalent, vous pouvez :
- Visualisez votre planning : consultez facilement votre liste de tâches et vos échéances dans un calendrier clair pour afficher
- *définissez efficacement vos priorités : organisez les tâches par catégories et définissez des priorités
- *suivi des progrès : surveillez vos progrès et apportez les ajustements nécessaires
- Respectez les délais : définissez des rappels et des alertes pour vous assurer que les tâches sont achevées dans les temps
De plus, tirez parti de la vue Tableur de ClickUp pour une gestion avancée des tâches. Grâce à la fonctionnalité glisser-déposer et aux tableaux intuitifs, organisez et effectuez la modification en cours rapidement et en masse vos tâches.
Coordonnez les plans de projet et réduisez les risques grâce à des bases de données sans liées au code. Partagez facilement les tâches et les mises à jour avec les membres de votre équipe à l'aide de liens rapides et de messages.
📌 Par exemple, supposons que vous gériez le lancement d'un produit avec plusieurs équipes.
Dans la vue Tableur de ClickUp, vous pouvez créer une base de données sans code pour suivre des tâches telles que la création de contenu, la conception de publicités et le lancement d'évènements. Glissez-déposez les tâches pour ajuster les priorités ou les réattribuer en fonction de l'évolution des délais. Utilisez des bases de données liées pour relier les tâches marketing au suivi budgétaire, afin de garantir la cohésion de toutes les équipes. Partagez rapidement les mises à jour sur l'avancement des projets avec les parties prenantes en générant un lien partageable et maintenez l'équipe sur la bonne voie grâce aux commentaires dans les tâches et aux notifications en temps réel.
✨Idéal pour : les personnes qui souhaitent organiser leur calendrier de tâches de manière visuelle.
6. Le modèle ClickUp Work To Do
La montagne de tâches à accomplir vous pèse ? Le modèle « Work To Do » (Tâches à faire) de ClickUp vous permet d'achever votre liste de tâches et d'augmenter votre productivité.
Voici comment ce modèle peut vous aider :
- Définissez facilement vos priorités : classez les tâches par ordre d'importance, d'effort ou d'urgence afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus.
- Organisez-vous efficacement : structurez vos projets en listes claires avec des sous-tâches et des dates d'échéance.
- Visualisez votre progression : suivez votre flux de travail de manière visuelle grâce aux tableaux Kanban ou aux diagrammes de Gantt.
- Personnalisez-les à votre guise : adaptez le modèle à vos besoins spécifiques avec des statuts, des champs et des affichages personnalisés.
- Gestion de projet avancée : tirez parti du suivi du temps, des dépendances entre les tâches et des notifications par e-mail dans ClickUp pour une gestion efficace des tâches.
✨Idéal pour : les professionnels très occupés, les étudiants ou toute personne qui doit gérer plusieurs tâches et projets simultanément.
7. Le modèle simple de tâches à faire ClickUp
Le modèle Simple To-Dos de ClickUp est une solution simple pour gérer vos tâches. Son interface claire et intuitive vous permet de visualiser facilement vos tâches, leur statut, leurs dates d'échéance et les membres de l'équipe auxquels elles ont été attribuées.
En se concentrant sur les informations essentielles, ce modèle vous aide à établir efficacement vos priorités et à répartir votre temps de manière optimale. Grâce aux avantages supplémentaires offerts par l'automatisation et les fonctionnalités basées sur l'IA, vous pouvez rationaliser votre flux de travail et booster votre productivité.
Le plus intéressant ? Le modèle comprend trois configurations ClickUp pour garantir l'accessibilité et l'organisation de vos tâches : Toutes les tâches, Tâches prioritaires et Tableau de bord.
Que vous travailliez seul ou en équipe, ce modèle simple mais puissant est l'outil idéal pour vous aider à rester organisé et à respecter vos délais.
✨Idéal pour : les équipes qui ont besoin d'un outil basique pour collaborer sur des tâches et suivre leur progression.
👀 Le saviez-vous ? Achever une tâche libère de la dopamine dans le cerveau, vous procurant une petite « poussée d'adrénaline » qui vous motive à poursuivre vos actions.
8. Le modèle de liste d'activités ClickUp
La gestion de projets complexes impliquant plusieurs équipes nécessite une solution robuste et flexible. Le modèle de liste d'activités de ClickUp est l'outil idéal pour les chefs de projet et les PMO expérimentés.
Ce modèle permet une collaboration fluide entre les équipes en créant un hub centralisé pour les activités critiques du projet. Vous pouvez facilement :
- Visualisez les progrès : utilisez des diagrammes de Gantt pour le suivi des échéanciers et des jalons des projets.
- Attribuez la propriété : définissez clairement quelle équipe est responsable de chaque activité à l'aide des champs personnalisés dans ClickUp.
- Collaborez efficacement : favorisez la collaboration en temps réel entre les équipes pour garantir une exécution fluide.
- Affichez les détails : utilisez des sous-tâches imbriquées et des étiquettes pour décomposer les activités en éléments plus petits et plus faciles à gérer.
✨Idéal pour : les équipes collaborant sur des projets à grande échelle qui souhaitent assurer une coordination et une communication fluides.
💡 Conseil de pro : utilisez les fonctionnalités de révision et d'approbation de ClickUp pour rationaliser les processus de révision et de commentaires.
Gardez le suivi de vos projets avec ClickUp
Les modèles de suivi des tâches sont des outils essentiels pour gérer des projets de toutes tailles. Que vous souhaitiez prendre une simple habitude ou diriger un projet complexe impliquant plusieurs équipes, un modèle bien conçu peut vous aider à rester organisé et concentré. Vous pouvez facilement suivre la progression et garantir l'achevement du projet dans les délais grâce à des fonctionnalités telles que les listes de tâches, les échéances et les flux de travail.
Les modèles de suivi des tâches de ClickUp offrent une gamme d'options personnalisables pour répondre à vos besoins spécifiques. Que vous gériez des objectifs personnels ou coordonniez des projets interfonctionnels, vous pouvez :
- Organisez les tâches du projet en catégories et sous-catégories pour faciliter la navigation.
- Définissez des statuts personnalisés tels que « En cours de révision » ou « Prêt à être lancé » pour un suivi précis
- Passez d'un affichage à l'autre, comme les tableaux Kanban pour les flux de travail ou les calendriers pour les échéances, en fonction de la manière dont votre cerveau fonctionne le mieux
De plus, les outils d'automatisation et d'IA de ClickUp réduisent le travail répétitif, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur l'essentiel. ClickUp vous offre un outil de suivi des tâches qui n'est pas seulement un outil, mais un assistant qui travaille avec vous.
Alors, pourquoi attendre ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et regardez que la liste à faire se remplir toute seule !