Que vous recherchiez des sponsors pour un événement universitaire ou que vous organisiez un séminaire, vous avez besoin d'une proposition d'événement convaincante illustrant les raisons pour lesquelles les parties prenantes devraient s'impliquer dans votre évènement.
Mais la rédaction d'une proposition gagnante ne se fait pas en un clin d'œil. Elle nécessite de rassembler un grand nombre d'informations de la manière la plus facile à comprendre possible.
Pour faciliter et accélérer les choses, nous avons compilé quelques modèles de proposition d'évènement qui vous aideront à collecter des fonds, à communiquer les détails de l'évènement aux décideurs et à obtenir des approbations. De plus, nous avons présenté quelques modèles alternatifs qui interviennent là où les PDF ne suffisent pas.📝
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de proposition d'évènement ?
Les modèles de proposition d'évènement sont essentiels pour communiquer les détails clés d'un évènement, tels que les services, l'équipe, les objectifs, les prix et les forfaits, aux parties prenantes et aux clients potentiels. Voici quelques caractéristiques d'un bon modèle de proposition d'évènement.
- Une structure effacée : Un bon modèle de proposition d'évènement n'est pas simplement un document avec des notes. Il doit avoir une disposition bien organisée et un flux logique, comprenant des sections pour le résumé, les objectifs et les détails de l'évènement, le budget, le forfait logistique, etc. Cela aide les lecteurs à naviguer facilement dans le contenu
- Personnalisation : Les modèles de proposition d'événement doivent comporter des éléments de conception personnalisables tels que la police, le jeu de couleurs, le thème, etc., afin que vous puissiez les modifier en fonction de votre image de marque ou du thème de l'évènement
- Facilité d'utilisation : Le modèle de proposition d'évènement doit être facile à mettre en forme en fonction des besoins de l'évènement. Il doit être suffisamment souple pour s'adapter aux changements de dernière minute en matière d'exigences et de ressources
- Détails de l'évènement : Le modèle doit inclure tous les détails essentiels de l'événement, y compris le nom de l'événement, l'emplacement, la date de l'événement, l'objectif, l'agenda, le nombre estimé d'invités, le public cible, et plus encore. Cela aidera les parties prenantes à comprendre la portée de l'évènement et le processus de planification
- L'attrait visuel : Les modèles de proposition d'évènement doivent comporter des éléments de conception qui reflètent l'image de marque ou les thèmes de l'évènement. La disposition doit être professionnelle et les couleurs esthétiques afin de créer une proposition convaincante
- Collaboration : Les modèles d'évènements doivent être modifiables avec une collaboration en temps réel pour que tout le monde reste sur la même page
Modèles de proposition d'évènement
Voici quelques modèles de proposition d'évènement pour vous aider à franchir la première étape. Ces modèles PDF sont utiles pour planifier des évènements et proposer des services d'évènements à des clients potentiels. Voyons ce qu'il en est.
1. Modèle de proposition d'évènement par HubSpot
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image7-17.png Modèle de proposition d'évènement par HubSpot /$$$img/
il s'agit d'un modèle de proposition d'événement par HubSpot /%img/ HubSpot vous voulez réserver votre prochain évènement ?
Achevé de dresser un tableau complet de l'évènement pour votre client potentiel avec Le modèle de proposition d'évènement de HubSpot .
Ce modèle de proposition détaillée vous permet de présenter vos services de gestion d'évènements et l'équipe responsable de l'évènement. Grâce à ce modèle, vous pouvez créer une proposition d'évènement détaillée, comprenant des détails clés tels que le lieu, le thème, les invités, le budget, l'objectif, les frais de service, le calendrier des paiements, et plus encore.
Ce modèle donne un aperçu de l'évènement, aidant les parties prenantes à visualiser l'évènement et à comprendre son processus de préparation.
🌟 Idéal pour: Les planificateurs d'évènements et les consultants à la recherche de contrats de gestion d'évènements
💡Pro Tip : Avant d'utiliser le modèle, planifiez les détails de l'évènement à l'aide de Documents ClickUp . Stockez des informations et collaborez avec votre équipe sur des détails tels que les membres de l'équipe et leurs responsabilités, les objectifs de l'évènement, les coûts estimés, les thèmes et les idées.
2. Modèle de proposition d'entreprise par Jotform
il s'agit d'un modèle de proposition d'événement d'entreprise par Jotform Jotform Obtenir des parrainages pour votre entreprise d'évènement n'est pas une mince affaire. Il faut pour cela une proposition solide qui précise les détails de votre évènement. C'est pourquoi vous avez besoin d'une modèles de propositions d'entreprise personnalisées .
Vous pouvez personnaliser Modèle gratuit de proposition d'entreprise de Jotform pour créer une proposition d'évènement complète. Commencez par présenter l'évènement avec un aperçu clair et attrayant, y compris l'objectif, la cible et les résultats attendus.
Utilisez ce modèle gratuit pour présenter les détails de l'évènement, tels que la date, l'emplacement, l'horaire et les activités. Incorporez une section budgétaire pour présenter les coûts estimés et les besoins financiers, ainsi qu'une ventilation des allocations pour le lieu, les options de restauration, le marketing de l'évènement et d'autres dépenses.
Le plus beau ? Vous pouvez ajouter les éléments de votre marque et créer des commandes de signatures automatiques pour plusieurs investisseurs.
🌟 Idéal pour: Les planificateurs d'évènements, les organisations ou les individus qui cherchent à proposer un forfait d'évènement bien structuré et professionnel
3. Modèle de proposition de parrainage d'évènement par Template.net
le site web de la Commission européenne est en cours d'élaboration Template.net À saviez-vous que les parrainages comptent pour 88.4 % de l'engagement des évènements ce qui en fait le facteur contribuant le plus à la génération de revenus ?
Mais il n'est pas facile de conclure des contrats de parrainage. C'est pourquoi vous avez besoin d'outils tels que Le modèle de proposition de parrainage d'évènement de Template.net . Ce modèle vous permet de détailler les points forts de l'évènement, la cible, les formules de parrainage, les niveaux et les avantages, la portée de l'audience et les raisons pour lesquelles il convient de parrainer l'évènement.
Le modèle est également mis en forme dans PowerPoint, ce qui vous permet de personnaliser les éléments des diapositives (couleurs, polices, dispositions) en fonction de vos besoins en matière de stratégie de marque.
🌟 Idéal pour : Les organisateurs d'évènements et les entreprises à la recherche de sponsors pour la collecte de fonds et l'amélioration de la visibilité de la marque.
💡Pro Tip : Vous pouvez suivre la progression des parrainages à l'aide de fiches personnalisables Tableaux de bord ClickUp . Surveillez les indicateurs critiques, les niveaux de parrainage et les listes de tâches, et créez des graphiques personnalisés pour obtenir des détails sur le parrainage en un coup d'œil.
4. Lettre de proposition d'évènement scolaire Modèle par Template.net
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image10-11.png Modèle de proposition d'évènement scolaire par Template.net /$$$img/
il s'agit d'un modèle de proposition d'événement scolaire par Template net Template.net Besoin de fonds pour la prochaine journée champêtre ? Créez des propositions d'évènement en utilisant Modèle de lettre de proposition d'évènement scolaire de Template.net. Ce modèle de proposition d'évènement vous aide à rédiger une lettre de parrainage standard pour tout évènement scolaire spécifique. Vous pouvez inclure une brève description de l'évènement et fournir vos coordonnées afin que le sponsor potentiel puisse vous contacter.
🌟 Idéal pour: Les écoles et les établissements d'enseignement pour obtenir l'approbation des évènements de la part des administrateurs
💡Pro Tip : Avant d'aller de l'avant avec les parrainages, fixez un objectif de collecte de fonds, formez une équipe, et utilisez les outils suivants Tableaux blancs ClickUp pour réfléchir ensemble à des sponsors potentiels et à des évènements.
5. Modèle de proposition de gestion d'évènement par Canva
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image4-24.png Modèle de proposition d'évènement par Canva /$$$img/
il s'agit d'un modèle de proposition d'événement par Canva /%img/ Canva C'est en vantant les mérites de votre service que vous obtiendrez des clients. C'est pourquoi vous avez besoin de des modèles de proposition de projet . Modèle de proposition de gestion d'évènement de Canva est un modèle visuellement attrayant sur le thème du violet et du blanc pour présenter vos services d'organisation d'évènements.
Grâce à ce modèle, vous pouvez mettre en valeur votre expertise, fournir des détails essentiels sur l'évènement et créer une première impression solide sur les parties prenantes de l'évènement.
🌟 Idéal pour : Les planificateurs et gestionnaires d'évènements qui cherchent à rationaliser leur processus de proposition
6. Modèle de proposition d'évènements musicaux par Canva
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image8-14.png Modèle de proposition d'évènement par Canva /$$$img/
il s'agit d'un modèle de proposition d'événement par Canva /%img/ Canva Qu'il s'agisse de la journée annuelle d'une université ou d'un évènement d'entreprise, la musique live apporte une énergie différente. 🎶
Mais l'organisation d'un évènement musical n'est pas une sinécure. Cela demande beaucoup de travail, de la réservation des artistes et des lieux à la gestion des exigences techniques, en passant par l'élaboration d'une stratégie de marketing. Modèle de proposition d'évènement musical de Canva dans un thème bleu-rose dynamique, vous aide à communiquer les détails de l'évènement aux sponsors, aux partenaires et aux parties prenantes. À l'aide de ce modèle, vous pouvez structurer et décrire l'objectif de l'évènement, le public cible, les budgets et les stratégies de promotion, créant ainsi un forfait solide pour la grande réussite de l'évènement.
🌟 Idéal pour : Les planificateurs d'événements et les spécialistes du marketing qui cherchent à organiser des évènements musicaux pour les entreprises et les institutions
7. Modèle de proposition de gestion d'évènement par Canva
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image9-12.png Modèle de proposition d'évènement par Canva /$$$img/
il s'agit d'un modèle de proposition d'événement par Canva /%img/ Canva Les évènements comportent plusieurs éléments en mouvement, et pour assurer la réussite des gestion de projet d'évènement pour que l'événement soit un succès, vous devez donner aux prestataires une idée claire de l'événement. Modèle de proposition de gestion d'évènement de Canva peut vous aider à proposer vos idées d'évènement, les points forts, les objectifs, les thèmes, le plan logistique, les estimations de coûts et tout le reste aux parties prenantes dans une forme professionnelle.
Qu'il s'agisse de parties prenantes internes ou de clients, ce modèle peut vous aider à créer une forte impression, ce qui facilitera l'augmentation de l'engagement et la fissuration des contrats d'évènement.
🌟 Idéal pour : Les planificateurs d'événements et les gestionnaires qui cherchent à présenter des propositions professionnelles pour divers évènements.
Limites de l'utilisation du PDF pour la proposition d'évènement
Les évènements sont le théâtre de changements de dernière minute et les PDF sont comme des instantanés. Ils sont parfaits pour capturer des moments dans le temps, mais vous aurez du travail à faire pour en modifier le contenu.
Les PDF ne travaillent donc pas de la meilleure façon possible pour les évènements. En voici d'autres raisons :
⛔L'absence d'interactivité
Les PDF sont statiques. Il est difficile de les mettre en forme et de personnaliser les modèles en fonction de vos besoins uniques. Ils n'assistent pas les liens cliquables ou les vidéos, ce qui rend la proposition moins dynamique et limite l'engagement.
Pas de collaboration en temps réel
Les modèles de proposition d'évènement PDF ne prennent pas en charge la collaboration en temps réel, comme par exemple les logiciels de gestion d'évènements . Cela signifie qu'il y a beaucoup d'allers-retours par e-mail lors de la modification des PDF. Le résultat est que votre équipe dispose de plusieurs versions du PDF de l'évènement, ce qui peut prêter à confusion.
⛔Problèmes de compatibilité
Les fichiers PDF peuvent ne pas être cohérents entre les appareils, les systèmes d'exploitation ou les versions de logiciels. Les utilisateurs pourraient trouver des incohérences dans la mise en forme, ce qui aurait pour résultat une mauvaise première impression, une perte de crédibilité, voire un rejet de la part de clients ou de sponsors potentiels.
⛔Intégration limitée des données
L'intégration dans un modèle PDF de données provenant d'autres sources telles que des documents ou des feuilles de calcul est compliquée. Elle implique un long processus manuel d'ajout de champs et de fusion de données, qui prend beaucoup de temps.
⛔Personnalisation de base
Les PDF ont une disposition fixe, ce qui complique la personnalisation des modèles. La mise en forme est rigide et l'ajout de contenu dynamique, comme des champs de calcul ou des formulaires à remplir, demande beaucoup d'efforts.
Modèles alternatifs de propositions d'évènements
Se battre avec la mise en forme des modèles ou rechercher frénétiquement la dernière version du modèle à chaque fois que vous envoyez une proposition ne vaut pas la peine d'y consacrer du temps et de l'énergie.
Voici donc une liste de modèles alternatifs gratuits de ClickUp -le logiciel de gestion de projet pour les évènements pour créer une proposition d'évènement efficace.
1. Modèle de planification d'évènement ClickUp
clickUp modèle de planification d'évènement
la proposition est acceptée ? 👏
Commencez à forfaiter votre évènement avec modèles de planification d'évènements pour rationaliser tous les processus, du choix du lieu à l'établissement du budget, en passant par la création des listes d'invités.
Les modèles Modèle de planification d'évènement ClickUp vous permet de forfaiter et de visualiser tout ce qui concerne votre évènement afin que vous puissiez facilement partager les détails pertinents avec les parties prenantes pour l'approbation du budget. En utilisant ce modèle, vous pouvez :
- Aligner et suivre les ressources de planification de l'évènement
- Suivre la progression et les objectifs de l'évènement
- Surveiller les échéanciers de l'évènement
- Collaborer avec votre équipe en temps réel pour créer une proposition d'évènement
Ce modèle est livré avec des affichages et des champs personnalisés préconstruits qui vous permettent d'ajouter des détails importants sur l'évènement et de visualiser les échéanciers comme vous le souhaitez. De plus, il est doté de fonctionnalités de mise en forme et de modification en cours en temps réel qui permettent aux parties prenantes de disposer des informations les plus récentes.
🌟 Idéal pour: Les planificateurs d'événements et les gestionnaires qui organisent des évènements personnels et professionnels.
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2. ClickUp grand modèle de planification d'évènement
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUps-Large-Event-Planning-Template.png ClickUp grand modèle de planification d'évènement https://app.clickup.com/signup?template=t-140176846&department=marketing Télécharger ce modèle /$$cta/
L'organisation d'un grand concert ou d'une conférence internationale est passionnante, mais le vrai travail commence après.
Un évènement de grande envergure nécessite une planification méticuleuse. De l'élaboration d'un cahier des charges pour l'évènement aux plans détaillés, en passant par les budgets et les listes d'invités, il y a beaucoup à faire. Et c'est là que vous avez besoin de la Modèle de planification d'un grand évènement ClickUp .
Ce modèle vous aide à planifier de grands évènements et à présenter votre proposition aux parties prenantes en vous permettant de :
- D'organiser et de suivre tous les aspects de l'évènement
- De paramétrer le budget de l'évènement
- Déléguer des tâches aux membres de l'équipe
- D'avoir une visibilité sur la progression du forfait
- Suivre les échéances
🌟 Idéal pour : Les planificateurs d'évènements et les organisateurs qui planifient des évènements à grande échelle.
👉Read More: Vous avez une conférence internationale à venir ? Voici 10 modèles gratuits d'agenda de conférence pour faciliter l'établissement de l'agenda et y consacrer moins de temps.
3. Modèle de gestion d'évènements ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Event-Management-Template.png Modèle de gestion d'évènements ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-4389477&department=other Télécharger ce modèle /$$cta/
Lorsque vous travaillez sur plusieurs évènements simultanément, c'est beaucoup de travail. De la gestion des invités à la budgétisation en passant par la restauration, vous devez tout couvrir. Et pour cela, rien de mieux que le Modèle de gestion d'évènements ClickUp .
Ce modèle contient tout ce qu'il faut pour que votre équipe soit organisée et alignée. En utilisant ce modèle, vous pouvez :
- Tenir les parties prenantes au courant des tâches et des échéances
- Suivre les budgets et gérer les dépenses
- Partager les ressources et collaborer en temps réel
- Rationaliser la communication avec les parties prenantes
🌟 Idéal pour : Les sociétés d'évènements et les planificateurs travaillant sur plusieurs évènements simultanément.
💡Pro Tip : Si vous avez connu des évènements antérieurs infructueux en raison d'une charge de travail trop importante, tirez parti de l'effet de levier Automatisations ClickUp pour automatiser les tâches répétitives et vous concentrer sur la planification des évènements. Il peut vous aider à automatiser l'attribution des tâches et les processus d'approbation.
4. Modèle de plan de projet d'évènement ClickUp
Modèle de plan de projet pour un évènement ClickUp
trop d'évènements à venir et vous êtes perdu dans une mer de détails ? Modèle de plan de projet d'évènement ClickUp est l'outil idéal pour tout rationaliser.
Il vous permet de répertorier facilement tous les événements à venir, y compris les détails essentiels tels que les dates, les emplacements, les types d'évènements et les contacts clés, ce qui facilite la création de propositions d'évènements approfondies et bien organisées pour approbation.
Ce modèle vous permet de gérer plusieurs forfaits d'évènements, budgets et échéanciers afin que vous puissiez exécuter tous les évènements de manière impeccable. Vous pouvez dresser la liste de tous les évènements à venir et ajouter leur niveau de priorité, les dates de début et de fin, la progression, l'emplacement ou le lieu, les intervenants de l'évènement, le type d'évènement, et plus encore.
En utilisant ce modèle, vous pouvez:
- Suivre l'échéancier des évènements avecDiagrammes de Gantt
- Organisez les détails de chaque évènement et leur progression
- Créez des listes d'évènements et de types d'évènements, d'intervenants, etc
- Partagez les ressources et alignez les équipes sur les tâches liées aux évènements
🌟 Idéal pour : Les organisateurs d'événements qui travaillent sur plusieurs évènements
5. Modèle de document de planification d'évènement ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-787.png Modèle de document de planification d'évènement de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-14961&department=other Télécharger ce modèle /$$cta/
Partager votre forfait avec les parties prenantes signifie détailler chaque partie mobile de l'évènement. Et cela n'est possible que si tous les détails de l'évènement sont réunis sous un même toit.
Avec le Modèle de document de planification d'évènement ClickUp grâce à ce modèle, vous pouvez organiser tous les détails de l'évènement en un seul endroit : budgets, lieux, échéanciers, ressources, équipes, listes d'invités, etc. Vous pouvez également créer un checklist de planification d'évènement pour ne pas oublier des détails essentiels de l'évènement.
En utilisant ce modèle, vous pouvez :
- Organiser les tâches liées à l'évènement et suivre les échéances
- Paramétrer les objectifs de l'évènement et en mesurer la réussite
- Estimer le budget de l'évènement et suivre les dépenses
- Faire en sorte que toutes les parties prenantes soient sur la même page
Idéal pour : Les planificateurs et gestionnaires d'évènements qui cherchent à couvrir tous les détails de l'évènement en un seul endroit
💡Pro Tip : Utiliser Tâches ClickUp pour créer des tâches spécifiques à un évènement et les assigner aux membres de l'équipe, fixer des délais, marquer des priorités et suivre la progression des tâches.
6. Modèle de proposition de campagne ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Campaign-Proposal-Template.png Planifiez et exécutez votre campagne de promotion d'évènement avec le modèle de proposition de campagne de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6109564&department=marketing Télécharger ce modèle /$$cta/
Vous organisez votre tout premier séminaire international ?
Élaborez de solides stratégies de marketing et de promotion de l'évènement pour garantir sa grande réussite. Les Modèle de proposition de campagne ClickUp peut vous aider à créer un cadre détaillé pour la campagne de promotion de l'évènement.
Vous pouvez dresser la liste des objectifs de votre évènement et proposer des thèmes, des budgets et d'autres ressources aux actionnaires. Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Obtenir une visibilité sur les objectifs de la campagne et créer un format de proposition d'évènement idéal
- Planifier les tâches et les échéanciers
- Suivre la progression, les performances, les échéances et le budget de la campagne
- Améliorer la communication avec les parties prenantes
🌟 Idéal pour : Les spécialistes du marketing événementiel qui font la promotion d'événements à grande échelle
💡Pro Tip : Utiliser CRM pour les logiciels de gestion d'évènements pour personnaliser les campagnes d'évènements et en assurer la réussite.
7. Modèle de budget d'évènement ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/image3-2.png Modèle de budget d'évènement par ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-126217580&department=marketing Télécharger ce modèle /$$cta/
Dépassez les attentes de vos clients, mais jamais leur budget!💰
C'est la règle d'or en matière d'évènements. Et pour vous aider à suivre cette règle, voici le guide de l'organisation d'événements Modèle de budget d'évènement ClickUp .
Ce modèle peut vous aider à créer des budgets pour tous les évènements, qu'il s'agisse de rassemblements personnels ou d'évènements d'entreprise. En utilisant ce modèle, vous pouvez :
- Suivre toutes les dépenses de l'évènement en un seul endroit
- Créer un budget pour chaque évènement
- Analyser les dépenses et prendre des décisions éclairées
- Respecter le budget tout au long de l'évènement
- Identifier les possibilités de réduction des coûts
- Mesurer les efforts de marketing et de promotion
Mais avant d'établir un budget détaillé de l'évènement, il convient de définir les dépenses de l'évènement à l'aide de la grille suivante Modèle de proposition de budget ClickUp . Ce modèle vous aidera à fournir un aperçu des coûts afin d'obtenir des fonds de la part des parties prenantes du projet.
🌟 Idéal pour : Les organisateurs d'évènements pour forfaiter les budgets des évènements
Impressionner les parties prenantes avec des propositions d'évènements de premier ordre
Les meilleurs modèles de proposition d'évènement accélèrent votre travail et rendent la gestion d'évènement plus facile.
Si les modèles PDF conviennent aux propositions d'évènements de base, ils ne sont pas à la hauteur lorsqu'il s'agit de les personnaliser en fonction de votre image de marque et des besoins de l'évènement. C'est là que vous avez besoin d'outils comme ClickUp pour créer des propositions convaincantes.
ClickUp dispose de fonctionnalités telles que la collaboration en temps réel, le suivi des tâches, l'analyse du budget et l'automatisation qui facilitent la gestion des évènements. Il vous aide à créer les meilleures propositions et à exécuter les évènements sans accroc.
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de ClickUp et télécharger ses modèles super utiles, inscrivez-vous dès aujourd'hui . C'est gratuit !