Lorsque les gens travaillent en équipe, les réunions sont indispensables. Mais sont-elles toujours productives ?
62 % des cadres supérieurs estiment que les réunions manquent d'occasions de rapprocher l'équipe, tandis que 71 % pensent que les réunions sont improductives et inefficaces.
Mais n'ayez crainte, une réunion Round Robin vous aidera à surmonter ces difficultés.
Dans une réunion Round Robin, chaque participant a la possibilité de prendre la parole. Au fil des réunions, tout le monde peut contribuer, ce qui permet de maintenir des discussions équilibrées et efficaces. Cela encourage la participation et la concentration.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment mettre en œuvre la planification Round Robin, pourquoi elle est efficace et comment elle peut rendre vos réunions plus productives et collaboratives, qu'elles soient en présentiel ou en ligne.
Qu'est-ce qu'une réunion Round Robin ?
Une réunion Round Robin garantit que chaque participant a les mêmes chances de diriger ou d'animer une réunion. Cette méthode consiste à faire tourner le rôle de leader entre tous les participants, afin qu'aucun individu ne domine la discussion ou le processus décisionnel.
Il est intéressant de noter que la technique de planification Round Robin trouve ses origines dans la tradition nautique britannique. Les marins qui voulaient se mutiner signaient leurs noms en cercle afin que le meneur ne puisse pas être identifié.
Même si les temps ont changé, la valeur fondamentale de responsabiliser chaque membre de l'équipe et de le faire participer efficacement reste inchangée.
Aujourd'hui, les réunions en ligne sont la norme dans de nombreuses organisations. Ces organisations peuvent adopter le cadre et les règles des réunions Round Robin dans les réunions virtuelles en tirant parti des outils de réunion en ligne et en suggérant à tous les participants de respecter les règles de conduite appropriées pour les réunions virtuelles.
Pourquoi les réunions Round Robin sont-elles importantes dans le monde de l’entreprise ?
En bref ? Parce que c'est un système équitable. Tout le monde a son tour pour diriger. La distribution des réunions selon le principe du Round Robin, c'est-à-dire la répartition équitable du temps dont dispose chaque membre de l'équipe pour diriger la réunion, repose sur les principes suivants :
- Égalité des chances : en effectuant une distribution équitable des rôles de leadership, la méthode de réunion Round Robin favorise un sentiment d'équité et d'inclusion parmi les membres de l'équipe.
- Participation améliorée : lorsque tout le monde a la possibilité de diriger, cela encourage un engagement et une participation plus actifs.
- Diversité des points de vue : la rotation des postes de direction permet un partage de grande variété de points de vue, ce qui conduit à des décisions plus éclairées et plus équilibrées.
- Collaboration améliorée : le partage des responsabilités dans la conduite des réunions peut faciliter une collaboration efficace au sein de l'équipe.
- Processus de réunion efficace : la distribution Round Robin peut contribuer à simplifier le processus de réunion en garantissant que chacun a un rôle clair à jouer.
Principales fonctionnalités des réunions Round Robin
Le format Round Robin offre une approche équitable de la collaboration en équipe. Voici comment il est structuré :
- Ordre du jour de la réunion: un agenda clair et concis est essentiel pour une réunion Round Robin réussie. Il présente les sujets à aborder et attribue un créneau horaire spécifique à chaque sujet.
- Règles et directives : elles sont établies afin de garantir une distribution équitable. Elles comprennent des directives relatives à la participation, à la gestion du temps et à la prise de décision.
- Créneaux horaires basés sur le nombre de représentants : la durée de chaque créneau horaire est déterminée en fonction du nombre de participants ou d’équipes commerciales et de la complexité des sujets abordés.
- Répartition équitable : le rôle de leader est attribué à tour de rôle à tous les participants, ce qui garantit une distribution équitable des responsabilités.
La durée et la fréquence des évènements Round Robin peuvent varier en fonction de la taille de l'équipe, de la charge de travail et des objectifs. Cependant, ils ont généralement lieu une fois par semaine ou toutes les deux semaines et durent entre 30 minutes et une heure.
Anecdote : un test interlaboratoire Round Robin implique plusieurs équipes de scientifiques indépendants qui utilisent diverses méthodes et divers équipements pour effectuer le même test. Les équipes commerciales utilisent la règle Round Robin pour garantir une distribution équitable des prospects entre les commerciaux. Depuis le XIXe siècle, il existe des romans Round Robin, dans lesquels plusieurs auteurs écrivent tour à tour les chapitres d'un roman.
Cas d'utilisation courants et exemples
La méthode Round Robin étant une approche équitable pour le partage des responsabilités et des avantages, elle est très populaire. Voici quelques cas d'utilisation et exemples courants :
1. Planification des calendriers sportifs
Dans les ligues sportives, la planification stricte Round Robin est une pratique courante pour créer un calendrier équitable et équilibré. Le système détermine les matchs pour chaque tour, garantissant que chaque équipe affronte toutes les autres équipes un nombre égal de fois. Cela empêche toute équipe de bénéficier d'un avantage injuste.
Par exemple, comme c'est le cas dans de nombreux sports internationaux, dix nations ont participé à la Coupe du monde de cricket ICC 2023. Lors de l'étape de poules, chaque équipe a affronté toutes les autres équipes une fois, ce qui a donné lieu à neuf matchs par équipe. Les quatre meilleures équipes à l'issue de l'étape de poules se sont qualifiées pour les demi-finales, où elles se sont affrontées pour une place en finale.
2. Centre d'appels du service clientèle personnalisé
Le routage des appels Round Robin peut être utilisé dans les centres d'appels du service clientèle pour maximiser la disponibilité et garantir que tous les clients soient servis rapidement. Lorsqu'un appel arrive, le système détermine quel agent le traitera en fonction d'un planning rotatif. Cela permet d'équilibrer la charge de travail entre les agents et d'éviter que certains d'entre eux ne soient débordés.
3. Attribution des tâches à l'équipe du projet
Dans les équipes de projet, la planification Round Robin peut être utilisée pour attribuer des tâches aux membres de l'équipe. Lors de la rotation des attributions de tâches, le système détermine quel membre de l'équipe est responsable de chaque tâche. Cela garantit que tous les membres de l'équipe peuvent contribuer de manière équitable au projet. Cela permet également d'obtenir des perspectives diverses et d'améliorer la prise de décision.
Avantages des réunions Round Robin
Les réunions Round Robin offrent une approche démocratique et empêchent la monopolisation.
Voici quelques-uns de ses principaux avantages :
- Participation égale : chacun a son mot à dire, ce qui favorise un sentiment d'inclusion.
- Productivité améliorée : des rôles et des responsabilités clairement définis permettent des discussions ciblées.
- Amélioration de la prise de décision : la diversité des points de vue contribue à des choix éclairés.
- Cohésion accrue au sein de l'équipe : le leadership partagé renforce les liens et la confiance.
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Comment organiser une réunion Round Robin
Vous en avez assez des mêmes réunions qui se déroulent toujours de la même manière ? Changez vos habitudes avec ClickUp, une plateforme de productivité tout-en-un.
Voici un guide étape par étape pour configurer un évènement Round Robin et découvrir comment les fonctionnalités de ClickUp peuvent améliorer les résultats de vos réunions.
La fonctionnalité Réunions de ClickUp vous aide à planifier des réunions, prendre des notes, déléguer des tâches et informer les membres de l'équipe à l'aide de commentaires assignés. Vous pouvez également utiliser les commandes slash pour agir immédiatement sur n'importe quel élément de la suite ClickUp. Explorons cela plus en détail.
1. Déterminez l'objectif et les objectifs
Pour commencer, créez un nouveau projet avec le titre « [Objet de la réunion] Réunion Round Robin » dans votre environnement de travail ClickUp. Celui-ci servira de hub pour toutes les tâches et informations liées à la réunion.
Ensuite, des tâches individuelles pour chaque participant seront configurées et attribuées aux personnes concernées à l'aide de ClickUp Tasks. Ajoutez des sous-tâches pour que chacun puisse préparer son sujet ou sa contribution et assister à la réunion.
Pour garantir le bon flux de la réunion, créez un document à l'aide de ClickUp Docs avec le titre « [Sujet de la réunion] agenda de la réunion Round Robin ». Utilisez ce document pour présenter les sujets à discuter, attribuer des créneaux horaires à chaque participant et ajouter des notes ou des ressources pertinentes grâce à la modification en cours.
L'animateur de la réunion peut également @mentionner les membres de l'équipe afin qu'ils assument la responsabilité de leurs idées.
2. Invitez les participants et fixez une limite de temps
Pour garantir la réussite des réunions Round Robin, invitez les participants et fixez une limite de temps claire. Le facilitateur de la réunion ou le manager d'équipe peut simplifier le processus en utilisant les intégrations ClickUp avec plus de 1 000 outils externes.
Utilisez les intégrations ClickUp pour :
- Vidéoconférence : intégrez ClickUp à des outils tels que Microsoft Teams, Google Meet ou Zoom pour faciliter les réunions virtuelles.
- Suivi du temps : intégrez des outils tels que Timely, Clockify, Toggl, Timeneye ou TMetric pour suivre avec précision le temps consacré aux tâches, automatiser la génération des relevés de temps et obtenir des informations précieuses sur l'efficacité des réunions.
3. Préparez un agenda et choisissez un animateur
Utilisez pour cela le modèle ClickUp Meeting Tracker. Préparez les agendas, désignez un animateur et gérez les détails des réunions comme un pro. Qu'il s'agisse d'une revue trimestrielle des activités, d'entretiens individuels ou de fêtes d'anniversaire en équipe, ce modèle rend les réunions efficaces et pertinentes.
Voici comment utiliser ce modèle spécifiquement pour la planification de réunions Round Robin :
- Préparez votre agenda : grâce aux champs personnalisés, vous pouvez ajouter des éléments spécifiques à votre agenda, attribuer des responsabilités pour chaque section et souligner les points clés à aborder.
- Désignez un animateur : désignez un animateur de réunion à l'aide du champ personnalisé « Leader ». Idéal pour alterner les animateurs dans les réunions Round Robin !
ClickUp était la meilleure solution pour nous, car elle combine plusieurs outils de gestion de projet en un seul. Du mind mapping aux documents en passant par les Sprints, ClickUp est un outil dynamique qui permet d'organiser les besoins de gestion des tâches de n'importe quel service et d'offrir une visibilité à l'ensemble de l'entreprise.
ClickUp était la meilleure solution pour nous, car elle combine plusieurs outils de gestion de projet en un seul. Du mind mapping aux documents en passant par les Sprints, ClickUp est un outil dynamique qui permet d'organiser les besoins de gestion des tâches de n'importe quel service et d'offrir une visibilité à l'ensemble de l'entreprise.
4. Établissez les règles de base et commencez la réunion
Avant de vous lancer dans la réunion Round Robin, il est essentiel d'établir des règles de base. Utilisez la vue Calendrier de ClickUp pour gérer visuellement les tâches, définir des échéanciers et assurer la coordination de tous. Voici un aperçu de ce qu'elle peut vous apporter :
- Visualisez le travail : obtenez un aperçu clair des tâches, des échéances et des échéanciers des projets.
- Réorganisez les tâches : ajustez facilement la durée et les dépendances des tâches grâce à la fonctionnalité glisser-déposer.
- Simplicité de planification : ajoutez et réorganisez les tâches directement dans le Calendrier pour une planification flexible.
- Partage et intégration : partagez votre calendrier avec d'autres personnes et intégrez-le à des calendriers externes pour une synchronisation transparente.
Vous pouvez également utiliser des modèles de notes de réunion tels que le modèle ClickUp Meetings pour gérer les documents de réunion, les calendriers de réunion, les discussions avec le chat intégré, les tâches et les notifications, le tout en un seul endroit.
5. Animez la discussion, résumez les points clés et assurez le suivi.
ClickUp Brain, l'assistant IA de ClickUp, vous permet d'accéder à la puissance de l'IA générative au sein de votre propre environnement de travail. Il peut faciliter vos réunions Round Robin grâce aux fonctionnalités suivantes :
- Résumé : Résumez rapidement et précisément vos notes et documents en une liste concise de points clés.
- Transcription : Transcrivez vos réunions vidéo pour gagner du temps et réduire votre effort.
- Traduction : Traduisez les notes de réunion dans différentes langues, notamment en français, italien, espagnol, etc.
- Génération de notes : générez des notes et des checklists directement dans la fonctionnalité Bloc-notes de ClickUp.
- Création de tâches : convertissez automatiquement les notes de réunion en tâches et sous-tâches exploitables.
Vous pouvez également utiliser ClickUp Clips pour enregistrer et partager des captures d'écran. Créez et partagez des agendas de réunion, des mises à jour ou des informations importantes avec votre équipe. Les clips sont directement intégrés dans les discussions ClickUp, ce qui facilite la communication visuelle et réduit les malentendus.
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Ensuite, le modèle de compte rendu de réunion ClickUp est un modèle personnalisable et flexible qui permet de gérer les notes de réunion, de les visualiser grâce à des affichages flexibles et de déléguer des tâches aux participants grâce à des fonctionnalités de gestion des tâches.
Passons maintenant aux stratégies pour une réunion Round Robin efficace.
Stratégies pour des réunions Round Robin efficaces
Les réunions Round Robin, souvent utilisées dans le cadre des réunions debout, sont précieuses pour favoriser une communication ouverte et la collaboration au sein de l'équipe.
Pour garantir l'efficacité des réunions Round Robin, établissez des directives claires, maintenez une atmosphère positive et encouragez la participation active. Voici quelques conseils pour que vos réunions Round Robin remplissent leur objectif :
1. Préparation d'un agenda
Une réunion Round Robin tire grandement profit d'un agenda préétabli. C'est là que le rôle de facilitateur est attribué à tour de rôle aux membres de l'équipe.
Vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour créer un agenda de réunion. Un agenda préétabli garantit que chaque réunion suit la même structure, quelle que soit la personne qui l'anime.
L'agenda décrit le flux, les points à aborder et le temps alloué. Grâce à un agenda préétabli, les animateurs nouveaux ou tournants disposent d'un guide clair pour mener la réunion.
Pour cela, vous pouvez utiliser le modèle d'agenda de réunion ClickUp pour créer votre agenda préétabli.
Que vous dirigiez une réunion de l'association des parents d'élèves, une réunion du personnel ou une session du conseil d'administration, ce modèle vous fera gagner du temps. Cet outil convivial simplifie la définition des thèmes, la fixation des objectifs et l'attribution des responsabilités.
2. Méthode de rotation pour les participants
Dans une structure de réunion Round Robin, la méthode de rotation garantit une distribution équitable des opportunités pour tous les participants de diriger ou de contribuer. Le système détermine l'ordre dans lequel les participants interviennent, souvent en suivant une séquence prédéfinie.
Les avantages de ce système :
- Il favorise la diversité des points de vue en faisant tourner les rôles de leader ou de premier intervenant, ce qui évite le phénomène de pensée de groupe et encourage un intervalle plus large d'idées.
- En garantissant à chaque membre une chance équitable de participer, cela réduit le risque de partialité.
- Il évite le favoritisme ou les schémas inconscients où les mêmes personnes dirigent ou prennent systématiquement la parole.
3. Gestion du temps et suivi des discussions sur la bonne voie
Une gestion efficace du temps est essentielle pour que les réunions Round Robin restent productives et ciblées. La fonctionnalité de suivi du temps de projet ClickUp constitue une stratégie efficace pour y parvenir.
Il permet de suivre en temps réel le temps passé sur n'importe quel appareil (ordinateur de bureau, mobile ou même navigateur web) grâce à l'extension Chrome gratuite de ClickUp.
Il vous permet également de respecter votre planning en associant le temps que vous suivez à des tâches spécifiques dans ClickUp. Le système détermine leur créneau lorsque vient le tour de chaque participant dans la réunion. De cette manière, cet outil de suivi du temps peut aider à maintenir les discussions sur la bonne voie sans dépasser le temps alloué à chaque participant à la réunion.
La fonctionnalité de filtrage vous permet également de trier le temps suivi par date, statut, priorité, étiquettes, etc. Cela vous permet de passer rapidement en revue le temps consacré à diverses discussions, en vous assurant que tous les points importants ont été abordés sans dépasser la limite de temps.
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4. Gérer les conflits et assurer une communication fluide
Les malentendus ou les désaccords peuvent perturber le flux de travail. Il est donc essentiel de disposer d'un système qui favorise la clarté et la collaboration. Une stratégie efficace consiste à utiliser ClickUp Chat. Grâce à Chat, vous pouvez discuter des tâches dans le même contexte sans avoir à passer à de nouvelles applications.
Mais ce n'est pas tout ! Vous pouvez demander à ClickUp Brain de résumer les fils de discussion, ce qui facilite le suivi des échanges et permet de suggérer ou de créer des tâches directement à partir de la discussion.
Les commentaires deviennent indispensables pour les discussions en cours ou la résolution de conflits nécessitant des informations plus détaillées. Avec les commentaires assignés de ClickUp, vous pouvez poser des questions et y répondre, obtenir des commentaires et suivre la progression sans perdre de vue la tâche à accomplir.
Étiquette et bonnes pratiques pour les réunions Round Robin
Les réunions Round Robin sont régies par des règles et des bonnes pratiques spécifiques :
1. Règles à suivre pendant la réunion
Nous avons répertorié une liste de règles essentielles à garder à l'esprit lorsque vous organisez une réunion Round Robin :
- Maintenez une distribution égale du temps de parole : chacun a son tour, afin que personne ne domine la discussion.
- Respectez un agenda clair, afin que les participants puissent préparer leurs réflexions à l'avance.
- Limitez le créneau de chaque personne à une durée définie afin que la réunion se déroule comme prévu.
- Encouragez une communication ouverte et respectueuse. Lorsque c'est au tour de quelqu'un d'autre, accordez-lui toute votre attention.
- Organisez une réunion de suivi, voire une réunion post-mortem, pour examiner ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et comment améliorer les réunions futures.
2. Évitez les pièges courants
Au cours des réunions Round Robin, plusieurs erreurs courantes peuvent perturber le flux et aller à l'encontre de l'objectif de ces réunions :
- Ne pas respecter l'agenda ou permettre aux participants de s'écarter du sujet
- Permettre aux voix dominantes d'éclipser les participants plus discrets
- Se concentrer trop sur les problèmes individuels plutôt que sur les solutions collectives
- Considérer le tour de chaque personne comme un évènement isolé
Trouvez des moyens de tirer parti de ce qui a été dit par le leader précédent. Qu'il s'agisse de discuter de stratégie ou de gérer les prospects entrants, favoriser la collaboration plutôt que la résolution individuelle des problèmes rend les réunions plus efficaces et plus équilibrées.
3. Techniques pour impliquer tous les participants
Utilisez les tableaux blancs ClickUp comme outil visuel d'engagement et de brainstorming. Ils peuvent considérablement accroître l'implication et l'enthousiasme des participants lors des réunions Round Robin.
Les canevas interactifs permettent aux équipes de collaborer en temps réel, même lorsque les participants sont éloignés les uns des autres. Vous pouvez réfléchir efficacement, prendre des notes et combiner vos meilleures idées pour créer une vision cohérente.
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4. Suivi après la réunion et éléments à prendre
L'utilisation des automatisations ClickUp pour le suivi après les réunions et les éléments à entreprendre peut faciliter votre flux de travail en éliminant les tâches administratives fastidieuses.
Grâce aux automatisations, vous pouvez configurer des processus qui gèrent automatiquement les rappels et les affectations, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches importantes plutôt que de vous enliser dans des tâches fastidieuses.
Dans ClickUp, les tâches comprennent des statuts tels que « En cours », « En révision », « Accepté » ou « Rejeté ». Des automatisations peuvent être configurées pour déclencher des actions spécifiques chaque fois que ces statuts changent, ce qui vous fait gagner du temps et garantit la responsabilité.
Vous pouvez également configurer l'automatisation pour gérer les dates d'échéance, ce qui permet à ClickUp de modifier la date d'échéance d'une tâche pour la remplacer par une date spécifique ou une date de déclenchement, garantissant ainsi un suivi en temps opportun. Ensuite, configurez les automatisations pour déplacer les tâches vers différentes listes en fonction des phases du projet, ce qui facilite la séparation des tâches d'un plan de projet en zones de travail distinctes.
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Comparaison avec d'autres formats de réunion
Les réunions Round Robin offrent une approche unique de la collaboration en équipe. Comparons-les à d'autres approches afin de mieux comprendre leurs différences.
Réunions Round Robin vs réunions traditionnelles
Examinons les principales différences entre ces deux styles de réunion :
| Fonctionnalité | Réunions Round Robin | Réunions traditionnelles |
| Structure | Très structuré, avec une commande d'intervention et des limites de temps prédéterminées. | Moins structuré, permettant des discussions plus spontanées. |
| Participation | Garantit une participation égale de tous les membres | Peut être dominé par certaines personnes |
| Efficacité | Généralement plus efficace grâce à son format structuré | Peut être moins efficace, en particulier si les discussions s'éloignent du sujet. |
| Inclusivité | Favorise l'inclusion en donnant la parole à chacun | Peut ne pas être aussi inclusif si certaines personnes dominent la discussion. |
| Créativité | Peut être moins propice au brainstorming créatif en raison de son format structuré. | Peut être plus propice au brainstorming créatif |
| Flexibilité | Moins flexible en raison de sa structure prédéterminée | Plus flexible, permettant des changements spontanés dans l'agenda. |
En fin de compte, le choix entre les réunions Round Robin et les réunions traditionnelles dépend des besoins et des objectifs spécifiques de votre équipe.
Les réunions Round Robin sont particulièrement efficaces pour :
- Teams confrontées à des personnalités dominantes ou à une participation inégale
- Situations dans lesquelles il est essentiel de s'assurer que l'avis de chacun est pris en compte
- Tâches nécessitant une approche structurée et efficace
Les réunions traditionnelles peuvent être plus adaptées dans les cas suivants :
- Les équipes qui apprécient les discussions plus spontanées et fluides
- Séances de brainstorming créatives où une approche moins structurée peut encourager les idées innovantes.
- Situations où la flexibilité est cruciale et où l'agenda peut devoir être modifié
Réunions Round Robin ou réunions debout :
Les réunions Round Robin et Standup sont des formats populaires pour la collaboration en équipe, chacun présentant des avantages et des inconvénients qui lui sont propres.
Explorons les principales différences entre ces deux styles de réunion :
| Fonctionnalité | Réunions Round Robin | Réunions debout |
| Structure | Très structuré, avec une commande d'intervention et des limites de temps prédéterminées. | Moins structuré, axé sur de brèves mises à jour et discussions. |
| Objectif | Généralement utilisé pour le partage des mises à jour, la discussion de la progression et la surmonte des obstacles. | Souvent utilisé pour les vérifications quotidiennes, la coordination des tâches et l'identification des dépendances. |
| Durée | La durée peut varier, mais ces réunions durent souvent plus longtemps que les réunions debout. | Généralement limité à 15-30 minutes. |
| Participation | Garantit une participation égale de tous les membres. | Peut être dominé par certaines personnes s'il n'est pas géré efficacement. |
| Focus | Peut être plus large, couvrant une variété de sujets. | Principalement axé sur la fourniture de mises à jour et l'identification des éléments à prendre. |
| Flexibilité | Moins flexible en raison de sa structure prédéterminée. | Plus flexible, il permet des discussions et des ajustements spontanés. |
En résumé :
- Les réunions Round Robin conviennent particulièrement aux équipes qui ont besoin de s'assurer que l'avis de chacun est pris en compte et aux sujets qui nécessitent une discussion approfondie.
- Les réunions debout sont idéales pour les équipes qui ont besoin de points quotidiens, de mises à jour rapides et d'une approche ciblée pour la coordination des tâches.
Organisez des réunions Round Robin comme un pro avec ClickUp
Les réunions Round Robin permettent aux équipes de collaborer efficacement en garantissant que chacun puisse s'exprimer. Ces réunions favorisent la diversité des points de vue et permettent de prendre des décisions plus éclairées.
ClickUp facilite le processus en fournissant un cadre structuré pour mener des réunions Round Robin efficaces. Vous pouvez facilement créer des agendas, utiliser des modèles gratuits, attribuer des tâches, suivre la progression et collaborer de manière transparente avec les membres de votre équipe. Qu'attendez-vous ?
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