Les diagrammes de Gantt sont des outils visuels simples mais puissants qui vous aident à maintenir vos projets sur la bonne voie.
Aujourd'hui, les diagrammes de Gantt sont l'outil incontournable pour 85 % des chefs de projet qui gèrent plusieurs projets simultanément.
Ils vous aident au suivi des dépendances entre les tâches, à la surveillance de l'avancement de vos projets et à la respection de toutes vos échéances.
Les outils de gestion de projet populaires tels que Jira vous permettent d'intégrer facilement des diagrammes de Gantt à vos processus.
Que vous ayez besoin de suivre les dépendances entre les tâches ou de visualiser l’échéancier de vos projets à une échelle quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, votre diagramme de Gantt Jira répondra à tous vos besoins.
Dans cet article, nous allons apprendre à créer un diagramme de Gantt pour la gestion de projet dans Jira (et découvrir une alternative sympa !).
Comment créer un diagramme de Gantt dans Jira
Avant de commencer, sachez que Jira ne propose pas de diagrammes de Gantt intégrés.
La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez tout de même étendre les fonctionnalités de Jira en ajoutant des plugins pour créer et utiliser efficacement des diagrammes de Gantt. C'est une étape supplémentaire, mais ça permet d'atteindre l'objectif !
Étape 1 : Créer un diagramme de Gantt
La première étape consiste à choisir un plug-in adapté. Pour cela, vous pouvez utiliser le module complémentaire « WBS diagramme de Gantt » ou un plug-in similaire. Une fois cette étape terminée, rendez-vous dans le menu « Applications » situé en haut de l'écran. Deux options s'offrent à vous :
- Onglet Projet : ouvrez votre projet en cours en vue Gantt — pas de complications, pas de configurations supplémentaires, juste un aperçu instantané de l'avancement du projet !
- Onglet diagramme de Gantt : utilisez cette option pour créer un nouveau diagramme de Gantt à partir de plusieurs projets et enregistrer des filtres
Lorsque vous créez un nouveau diagramme de Gantt, vous serez invité à importer des problèmes depuis des projets Jira ou à utiliser les filtres que vous avez déjà configurés. Vous pouvez ainsi créer une feuille de route complète pour votre projet ou vous concentrer sur des tâches spécifiques à l'aide de filtres.
Félicitations ! Vous venez de créer un nouveau diagramme de Gantt sur Jira.
À gauche, vous verrez la structure de répartition du travail (WBS) et, à droite, l'échéancier, qui offre une vue d'ensemble de vos tâches, de leur durée et de leurs dépendances.
➡️ À lire également : Comment créer un échéancier de projet dans Excel (avec des modèles !)
Étape 2 : Configurez votre diagramme de Gantt
Maintenant que vous avez créé votre diagramme de Gantt dans Jira, il est temps de le configurer.
Vous pouvez l'adapter aux besoins de votre calendrier de projet en effectuant une modification en cours sur le calendrier de travail ou en alignant l'échéancier sur votre exercice comptable.
Pour améliorer la visualisation de vos projets, vous pouvez personnaliser les barres de progression et les indicateurs de priorité en leur attribuant différentes couleurs.
Si votre projet comporte plusieurs fichiers, la fonction de filtrage rapide vient à votre secours ! Tout comme sur votre Tableau Jira, vous pouvez rechercher et filtrer des problèmes spécifiques à l'aide de JQL pour simplifier la planification de votre projet.
Étape 3 : Planifiez vos tâches sur votre diagramme de Gantt
Avez-vous déjà eu l'impression que votre projet sombrait dans le chaos ? L'interface intuitive de Jira, qui permet de planifier par glisser-déposer, est peut-être exactement ce qu'il vous faut.
Vous avez besoin d'ajouter des dépendances ? Il suffit de saisir le début ou la fin d'une barre de tâche et de la déposer sur la tâche correspondante. C'est un jeu d'enfant.
Une fois que vous avez défini la date de début et la durée d'une tâche, l'application calcule automatiquement la date de fin en fonction de votre calendrier de travail.
Bien sûr, si vous souhaitez ajuster les dates manuellement, vous pouvez facilement faire glisser, étirer ou réduire ces barres de tâches.
La cerise sur le gâteau ? Si vous modifiez le calendrier d'une tâche, toutes les dépendances s'adaptent automatiquement, ce qui permet à votre projet de se synchroniser comme une horloge.
➡️ À lire également : 5 étapes pour une gestion efficace du temps dans vos projets de gestion de projet
Étape 4 : Affecter les ressources et définir le flux de travail
Maintenant que votre projet prend forme, il est temps de gérer la charge de travail de votre équipe.
La fonctionnalité « Travail en cours » (WIP) de Jira est très pratique pour évaluer la charge de travail de chaque collaborateur, calculée en « unités ». Cette fonctionnalité limite la quantité maximale de travail pouvant figurer dans chaque statut d’un flux de travail.
Il vous aide même à ajuster la charge de travail de chaque personne directement sur le diagramme de Gantt.
Et voici ce qui est génial : si quelqu’un est surchargé de travail (appelons cela le scénario « Bob a trop de tâches »), sa barre de tâches devient rouge. C’est le signal qu’il vous faut pour intervenir et redistribuer les tâches avant que le surmenage ne s’installe.
Voilà ce qu'on appelle une bonne gestion des ressources à faire, les amis !
Pour gérer efficacement la charge de travail de votre équipe à l'aide de votre diagramme de Gantt dans Jira, suivez ces étapes :
Étape 1 : Ouvrez les paramètres Jira pour les champs personnalisés
- Accédez aux paramètres de Jira et sélectionnez « Problèmes ».
- Cliquez sur l'onglet « Champs personnalisés », puis sélectionnez « Créer un nouveau champ personnalisé ».
- Sélectionnez « Champs avancés », puis choisissez « Sélecteur multi-utilisateurs » pour permettre la désignation de plusieurs utilisateurs (si nécessaire à des fins de suivi).
Étape 2 : Créer des unités personnalisées pour la gestion de la charge de travail
- Lors de la configuration de votre champ personnalisé, définissez-le comme une unité de mesure de la charge de travail (par exemple, « heures par tâche » ou « unités par jour ») afin de faciliter le suivi de la charge de travail de chaque membre de l'équipe.
Étape 3 : Attribuer automatiquement les problèmes
- Utilisez le champ « Responsable » avec l'option « Automatique ». Cela permettra d'attribuer les tâches au responsable par défaut d'un composant ou d'un projet, ce qui simplifie le processus d'attribution des nouveaux problèmes.
Étape 4 : Modifier les responsables d'une tâche à l'aide de la palette de commandes
- Appuyez sur le raccourci clavier de la palette de commandes, puis saisissez « Attribuer un problème ».
- Recherchez le membre de l'équipe souhaité, sélectionnez son nom, puis appuyez sur Entrée pour lui attribuer le problème.
Étape 5 : Ajuster la charge de travail dans le diagramme de Gantt
- Dans le diagramme de Gantt, vous pouvez suivre visuellement la charge de travail grâce aux barres de tâches. Si la charge de travail d'un membre de l'équipe dépasse un seuil défini (par exemple, plus de 8 heures par jour), sa barre de tâches devient rouge, ce qui indique qu'il peut être nécessaire de redistribuer les tâches.
➡️ À lire également : Comment créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets (avec des modèles)
Étape 5 : Surveillez et suivez l'avancement de votre projet
La gestion de projet ne s'arrête pas à la planification. C'est en effectuant le suivi de l'avancement du projet que les choses sérieuses commencent.
Vous pourrez ainsi comparer facilement votre progression par rapport au plan initial. Le suivi de la ligne de base, indiqué par des barres gris clair sous chaque tâche, vous permet de voir clairement si vous êtes en avance ou en retard sur le calendrier.
N'oubliez pas de surveiller le chemin critique. Il s'agit des tâches décisives : ne pas respecter leurs échéances pourrait compromettre l'échéancier global du projet.
💡Conseil de pro : enregistrez le diagramme de Gantt en tant que référence.
Limites de la création d'un diagramme de Gantt dans Jira
Si Jira est sans aucun doute très apprécié des chefs de projet pour la gestion de projet, la plateforme présente toutefois certaines limites lors de la création de diagrammes de Gantt.
- Pas de diagramme de Gantt intégré : la limite la plus évidente est que Jira ne dispose pas d’une fonctionnalité de diagramme de Gantt intégrée. Contrairement à d’autres outils de gestion de projet, vous devrez installer des extensions pour simuler un diagramme de Gantt, ce qui implique des étapes supplémentaires et des coûts potentiels.
- Visualisation limitée du projet : si Jira excelle dans la gestion des tâches, il présente toutefois des lacunes lorsqu'il s'agit de vous offrir une vue d'ensemble de l'ensemble de votre projet. En l'absence de diagramme de Gantt intégré, il devient beaucoup plus difficile de visualiser clairement et de manière exhaustive les échéanciers, les dépendances entre les tâches et les jalons.
- Complexité liée à l’allocation des ressources : Jira n’excelle pas non plus en matière de gestion des ressources. Bien qu’il propose certains rapports sur la charge de travail, il n’affiche les données que pour un seul membre de l’équipe à la fois. Il est donc fastidieux d’évaluer la capacité globale de votre équipe, en particulier lorsque vous gérez plusieurs projets Agile.
- Planification manuelle des tâches : bien que le plugin Jira dédié aux diagrammes de Gantt permette de gérer les tâches par glisser-déposer, l’automatisation des dépendances et de la planification peut s’avérer fastidieuse. La modification d’une tâche n’entraîne pas toujours une mise à jour fluide des autres tâches.
- Fonctionnalités de rapports limitées : les tableaux Agile de Jira, bien qu’idéaux pour les équipes Agile, n’offrent pas de fonctionnalités de rapports robustes, en particulier pour les utilisateurs de diagrammes de Gantt. Par exemple, il n’existe aucun moyen simple de suivre les chemins critiques ou de résumer la charge de travail totale de toute l’équipe en un seul endroit.
➡️ À lire également : Les 15 meilleures alternatives et concurrents de Jira pour les équipes agiles
Créer des diagrammes de Gantt avec ClickUp
Et si vous pouviez utiliser un outil de gestion de projet intégrant nativement une fonctionnalité de diagramme de Gantt ?
ClickUp combine des diagrammes de Gantt natifs avec des fonctionnalités d'automatisation intégrées et des rapports complets, sans avoir besoin de plugins supplémentaires. ✨
⚡️ Le saviez-vous ? Des entreprises comme QubicaAMF ont fait état d'un gain de temps de 40 % lors de la création de rapports et de diagrammes, ainsi que d'une amélioration de 80 % dans l'organisation des projets après être passées à ClickUp. 📈
La vue « Diagramme de Gantt » de ClickUp offre de puissantes fonctionnalités de glisser-déposer pour simplifier les flux de travail, gérer les dépendances entre les tâches et suivre l'avancement des projets en temps réel.
Contrairement à Jira, qui nécessite des extensions, ClickUp intègre directement ces fonctionnalités, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent.
Voyons un exemple illustrant comment Jacob, chef de projet travaillant sur un sprint, utilise les diagrammes de Gantt de ClickUp pour optimiser la gestion de projet.
Étape 1 : Définissez les grandes lignes du projet
Jacob commence par définir la portée de son projet dans ClickUp. Pour éviter toute confusion par la suite, il utilise les « Objectifs » de ClickUp pour fixer des cibles mesurables, définir des tâches plus petites sous chaque objectif global et créer un échéancier de projet réaliste afin de suivre la progression de son projet.
Avec ClickUp, il peut classer ces objectifs dans des dossiers, ce qui lui permet de s'assurer que les différentes initiatives et les tâches associées sont bien organisées.
Étape 2 : Dressez la liste de toutes les tâches
Ensuite, Jacob note toutes les tâches qu'il doit achever. Au lieu de se soucier de leur ordre, il s'attache à décomposer les tâches volumineuses en parties plus faciles à gérer.
La vue Liste de ClickUp aide Jacob à organiser clairement toutes ses tâches, prêtes à être intégrées au diagramme de Gantt. Il crée même des sous-tâches pour s'assurer que tout se déroule comme prévu.
Étape 3 : Fournissez les détails de la tâche
Jacob utilise les champs personnalisés de ClickUp pour attribuer des tâches, définir des dates d'échéance et hiérarchiser les priorités. Il apprécie particulièrement la facilité avec laquelle il peut organiser ses tâches et tenir son équipe informée grâce au glisser-déposer des colonnes.
Étape 4 : Créez votre diagramme de Gantt
C'est maintenant l'heure du clou de l'évènement. Jacob clique sur la vue « Diagramme de Gantt » dans son espace de projet, et comme par magie, ClickUp affiche ses tâches sur un échéancier.
Pas besoin de plugins supplémentaires ni de configurations manuelles : ClickUp génère le diagramme de Gantt instantanément.
Étape 5 : Personnalisez votre diagramme de Gantt
Jacob personnalise son diagramme de Gantt en masquant les week-ends (Jacob est un bon manager qui croit à l'équilibre entre travail et vie privée) et en activant la fonctionnalité « Reprogrammer les dépendances », de sorte que lorsqu'une tâche est déplacée, toutes les tâches associées s'ajustent automatiquement.
Il peut même passer d'une période à l'autre, par exemple entre les vues journalière, hebdomadaire ou mensuelle.
➡️ À lire également : Les 15 meilleurs modèles gratuits de diagrammes de Gantt dans Excel et ClickUp
Étape 6 : Créer des dépendances
Avec ClickUp, créer des dépendances entre les tâches est un jeu d'enfant. Jacob n'a qu'à faire glisser une ligne d'une tâche à l'autre pour visualiser comment une tâche dépend d'une autre.
Fini les cauchemars liés à la planification manuelle ! Cela lui permet de garder le contrôle sur les tâches critiques susceptibles d'avoir un impact sur l'ensemble du projet.
Étape 7 : Créer des jalons
Les jalons sont essentiels pour le suivi de l'avancement d'un projet, et Jacob s'en sert pour marquer les étapes clés de son sprint.
Dans ClickUp, les jalons sont représentés par des losanges jaune vif, ce qui permet de repérer facilement les moments importants dans l’échéancier du projet.
Étape 8 : Suivez et mettez à jour votre diagramme de Gantt
Au fur et à mesure que le projet avance, Jacob déplace les tâches, raccourcit les délais et prolonge les échéanciers en quelques clics.
Il apprécie particulièrement la façon dont ClickUp replanifie automatiquement les tâches liées lorsque cela est nécessaire. Et grâce aux mises à jour en temps réel, Jacob et son équipe restent informés de chaque changement.
➡️ À lire également : Les 10 meilleurs logiciels gratuits de diagrammes de Gantt : le guide du chef de projet en gestion de projet
Consultez le guide de ClickUp sur la vue Gantt pour découvrir à quel point il est facile de gérer les tâches et les dépendances dans le cadre d'une méthodologie de gestion de projet en cascade.
Modèle de diagramme de Gantt simple pour ClickUp
Pour vous faciliter au maximum la prise en main des diagrammes de Gantt, ClickUp vous propose une solution adaptée aux débutants : le modèle « ClickUp Simple Gantt ».
Ce modèle vous permet d'utiliser rapidement et facilement les diagrammes de Gantt, même si vous débutez sur la plateforme.
Voici ce qui rend cet outil génial.
Le modèle de diagramme de Gantt simple est entièrement personnalisable, ce qui vous permet de l'adapter aux besoins de votre projet. Vous pouvez tout modifier, du statut des tâches aux champs personnalisés, afin de l'adapter à votre flux de travail.
Avec ce modèle, vous avez également accès à trois vues différentes :
- La vue Gantt pour visualiser les échéanciers et les dépendances
- La vue Liste pour un aperçu clair des tâches
- Vue Document pour centraliser toute la documentation de vos projets en un seul endroit
Impossible de créer des diagrammes de Gantt sans ClickUp
Même si d'autres outils de gestion de projet (comme Jira 👀) offrent d'excellentes fonctionnalités, aucun n'est aussi complet que ClickUp.
Avec ClickUp, vous ne disposez pas seulement d'un diagramme de Gantt : vous débloquez toute une suite d'outils pour planifier, suivre et collaborer avec votre équipe en temps réel.
Des objectifs aux documents, en passant par les tableaux de bord et les vues personnalisées, ClickUp dispose de tout ce dont vous avez besoin pour organiser vos projets et respecter vos délais.
De plus, vous n'avez pas besoin de partir de zéro ! ClickUp propose des modèles de diagrammes de Gantt prêts à l'emploi pour tous les secteurs d'activité, ce qui vous facilite grandement la vie.
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