Vous est-il déjà arrivé de ne pas savoir qui fait quoi dans un projet ?
La réaction par défaut serait de convoquer une réunion d'urgence et d'espérer que tout se passe bien. Lorsque tout le monde s'investit dans le même objectif, les responsabilités se brouillent souvent. Le flou des responsabilités, en particulier dans les situations de lutte contre l'incendie ou les situations ad hoc, entraîne un chevauchement des ressources.
La solution parfaite à cette folie est un accord de travail d'équipe.
De la disponibilité à la concentration des efforts individuels, ces documents créent la confiance et l'alignement stratégique.
Désireux de créer une structure et de stimuler la productivité ? Cet article vous explique tout ce que vous devez savoir sur les raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un accord de travail d'équipe et sur la manière d'en créer un.
Qu'est-ce qu'un accord de travail d'équipe ?
Un accord de travail est un contrat d'équipe qu'un leader crée pour définir comment les membres vont collaborer de manière efficace. Il définit les attentes en matière de communication, de prise de décision et de responsabilités
Des accords de travail d'équipe efficaces permettent d'atteindre les objectifs suivants :
- Décrire les processus et procédures spécifiques que l'équipe suivra pour atteindre les objectifs suivantsles résultats attendus du projettout ce qui concerne les protocoles de communication et les méthodes de prise de décision
- Veiller à ce que chacun comprenne et accepte les objets, les valeurs et l'approche générale du travail de l'équipe
- Fournir un cadre de travail pouraborder les conflits potentiels et les défis avant qu'ils ne s'aggravent
$$$a Composantes clés d'un accord de travail d'équipe
Mon travail étant terminé, voici les éléments essentiels d'un accord de travail d'équipe efficace que vous pouvez utiliser pour construire des équipes efficaces et agiles :
Rôles et responsabilités
Une fois que le portée du projet est finalisé, la première étape consiste à définir le rôle et les responsabilités de chaque membre de l'équipe au sein du projet ou de l'équipe. Particulièrement utile lors du processus d'intégration, cette étape permet de s'assurer que chacun comprend ses objectifs et d'éviter toute confusion ou tout chevauchement entre les membres actuels et les nouveaux membres de l'équipe.
Prévoyez également un processus de réaffectation des tâches ou un système de procuration afin que la disponibilité n'affecte pas les performances.
À lire aussi: Les rôles agiles expliqués
Communication et protocoles de travail
La deuxième partie de tout accord de travail d'équipe consiste à établir comment communiquer les uns avec les autres. Il s'agit notamment des canaux de communication préférés, des délais de réponse et des procédures d'escalade pour les questions urgentes.
Les accords de travail en équipe doivent également comporter une section détaillée sur les horaires de travail, la disponibilité et la planification des congés, afin d'aider votre entreprise à gérer les ressources.
Les accords de travail doivent en outre préciser les règles de communication, telles que le ton et le langage, afin que les membres soient sur la même page en ce qui concerne les valeurs de votre organisation.
Lire la suite: Comment éviter les erreurs de communication sur le lieu de travail
Processus de prise de décision
Les équipes de projet sont souvent confrontées à des changements au fur et à mesure de la progression du projet : les coûts doivent être approuvés, les processus doivent être modifiés et les ressources doivent être réalignées.
Pour faire face à ces changements en douceur, les accords d'équipe décrivent la prise de décision méthodes de prise de décision. Il peut s'agir d'un consensus, d'un vote à la majorité ou d'un décideur désigné.
Il est préférable de prévoir également un processus de révision des décisions si nécessaire. Par ailleurs, un accord idéal souligne l'importance de respecter la décision finale, même en cas d'opinions divergentes.
Résolution des conflits
L'une des parties les plus importantes d'un accord de travail d'équipe est le processus de traitement et de résolution des conflits. Il peut s'agir de médiateurs désignés, de canaux de communication ouverts ou de procédures établies de désescalade.
Encouragez le traitement précoce et direct des conflits. Favorisez une culture du respect dans laquelle les anciens et les nouveaux membres se sentent à l'aise pour exprimer leurs préoccupations sans crainte de représailles, afin d'éviter les malentendus.
Lignes directrices pour les réunions
Personne ne veut d'une réunion qui ne mène nulle part. Les accords de travail de l'équipe établissent la manière dont les réunions de l'équipe seront menées, y compris la fréquence, la communication de l'agenda, la gestion du temps et l'étiquette de la participation afin de garantir des réunions productives et ciblées.
Envisagez d'attribuer des rôles comme celui de chronométreur, de scrum master ou de preneur de notes.
En savoir plus: L'étiquette des réunions Zoom
Comment créer un accord de travail d'équipe
Voici un guide en six étapes pour créer des accords de travail d'équipe afin de favoriser la collaboration et une compréhension partagée des normes de l'équipe. Nous verrons également comment La solution de gestion des ressources de ClickUp rend ce processus transparent.
Étape 1 : Recueillir des informations
Pour créer des accords de travail, commencez par recueillir les avis de tous les membres de l'équipe. La collecte de ces informations aide les managers d'équipe à considérer les points de vue et les préoccupations de chacun et à promouvoir un sentiment de propriété
Voici quelques questions que vous devriez aborder pour rationaliser le processus :
- Quelles sont les méthodes de communication qui fonctionnent le mieux pour tout le monde ?
- Quels sont les horaires de travail et les disponibilités préférés ?
- À faites-vous des aspirations pour le projet ou le profil ?
- À quoi l'équipe veut-elle faire face en cas de conflits ou de désaccords ?
- Quels sont les processus de prise de décision préférés ?
- À quelle assistance les membres de l'équipe ont-ils besoin les uns des autres pour réussir à atteindre les objectifs de l'équipe ?
Les commentaires doivent être recueillis par le biais de discussions individuelles ou de formulaires de retour d'information. ClickUp propose des outils de plateforme dédiés pour faciliter cette tâche.
clickUp Chat permet de contacter, de créer des notes et d'étiqueter n'importe quel membre de l'équipe en un clin d'œil ClickUp Chat est une excellente plateforme de discussion qui simplifie la collecte d'informations auprès des membres de l'équipe. Si vous souhaitez obtenir un point de vue détaillé, étiquetez la personne concernée et entamez une discussion instantanément.
Lancer une discussion de groupe ou créer une tâche de suivi est également facile dans ClickUp Chats, ce qui en fait un outil idéal pour réviser ou négocier des clauses spécifiques d'un accord de travail.
utilisez les commentaires assignés dans ClickUp pour vous assurer que chaque commentaire de l'équipe reçoit une réponse et est résolu
Les membres de l'équipe peuvent utiliser les commentaires assignés dans ClickUp Commentaires assignés dans ClickUp pour partager leurs idées sur des conditions ou des éléments spécifiques de l'accord. Les chefs d'équipe résolvent ensuite le problème et parviennent à un consensus.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Form-Simplified-Menu-Expanded-1400x934.png ClickUp 3.0 Affichage du formulaire Menu simplifié et élargi /$$img/
simplifiez la collecte des données et visualisez toutes les réponses instantanément avec ClickUp Forms_ ClickUp Formulaires est un outil idéal pour les gestionnaires qui recherchent des données claires et simples. Cet outil vous permet de créer un formulaire partageable avec des questions standardisées. Cela rend la collecte de données relativement simple et vous aide à visualiser les données.
L'outil est facile à utiliser et visuellement attrayant, ce qui fait du partage des entrées une expérience engageante pour tout le monde.
Étape 2 : Définir les attentes
Une fois les informations recueillies, l'étape suivante consiste à définir des attentes claires.
Pourquoi ? L'établissement de paramètres concernant la communication, la collaboration et les performances aide l'équipe à rester concentrée et garantit que ses efforts contribuent à la réalisation de l'objectif global.
Communiquer les attentes de manière transparente à l'équipe et expliquer le "pourquoi " à l'ensemble de l'équipe instaurer la confiance et prévenir les malentendus futurs.
À cette étape, il sera évident que les cibles de l'entreprise risquent de surcharger l'équipe. Incorporez des propositions supplémentaires en matière de planification des effectifs ou de formation à présenter aux décideurs exécutifs.
Cette étape consiste également à transposer les attentes dans un projet d'accord de travail d'équipe. Il est donc essentiel de disposer d'un outil de documentation collaboratif. L'outil dédié de ClickUp prend cette tâche à bras le corps.
Cartographier un projet d'accord, créer des tâches de suivi et modifier le contenu avec ClickUp Docs
Si vous recherchez une modification en cours en collaboration, des options de mise en forme riches et une documentation complète, ClickUp Documents est l'outil.
Grâce à son langage markdown, ClickUp vous permet de créer des bannières, des libellés et des textes mis en forme clairs qui facilitent la compréhension de chaque clause de votre accord. Grâce à ses fonctionnalités de modification en cours, planifiez les attentes avec votre équipe et travaillez à l'élaboration d'une vision partagée.
Déléguez du travail en assignant des tâches directement à l'équipe ou en les @mentionnant dans un commentaire
Si vous avez des points de suivi, convertissez les notes en tâches dans Tâches ClickUp et de les déléguer. En outre, ClickUp Docs vous permet d'ajouter des sous-pages au sein d'un même document pour que l'accord de travail final de votre équipe reste structuré et gratuit.
Si vous trouvez qu'il est facile de noter des attentes mais que vous souhaitez affiner votre rédaction, ClickUp dispose également d'un outil IA dédié.
résumez les attentes, affinez les clauses de l'accord et générez des informations instantanément avec ClickUp Brain_ ClickUp Brain est l'assistant de rédaction et de modification en cours ultime de l'IA pour la rédaction d'accords et de résumés. L'outil est intégré à ClickUp Docs pour vous aider à affiner vos attentes et vos notes.
L'IA partage en outre des idées sur les tâches ou les éléments de vos accords d'équipe qui sont en suspens. Cela simplifie votre processus de suivi et vous aide à repérer les goulets d'étranglement à un stade précoce.
Étape 3 : Documenter l'accord
Une fois les attentes planifiées et le projet prêt, la troisième étape consiste à documenter l'accord afin qu'il soit examiné et finalisé.
Partagez le projet avec l'équipe pour examen et discussion. Permettez à votre équipe de poser des questions et de fournir un retour d'information. Si certaines idées ne sont pas réalisables, expliquez-en les raisons et proposez des dates de révision potentielles, montrant ainsi à l'équipe que ses préoccupations sont prises en compte.
La finalisation de l'accord dans un document formel après le processus de révision démontre votre validation de la prise en compte de tous les membres de l'équipe. Cela permet également de maintenir la transparence et la structure du processus.
Utilisez les permissions ClickUp pour partager en toute confiance et sécurité l'accès aux données et aux actifs
ClickUp Docs vous permet de partager instantanément le projet d'accord avec des liens sécurisés et des permissions personnalisées. N'hésitez pas à procéder à des révisions et à des mises à jour jusqu'à ce que le meilleur consensus possible soit atteint.
Cependant, créer une norme à partir de zéro est fastidieux. ClickUp vous fait gagner du temps grâce à ses modèles d'accord de travail d'équipe prêts à l'emploi.
Modèle d'accord de travail de ClickUp
est un cadre préconçu qui permet de gagner du temps et de créer un accord complet. Il comporte des Espaces prêts à être remplis qui représentent de manière créative les horaires de travail, les aspirations professionnelles et d'autres éléments liés aux objectifs de l'équipe.
Autre point fort, le modèle comporte une légende intégrée qui facilite la compréhension des nouveaux membres de l'équipe.
Le cadre préconçu dispose également de statuts de tâches personnalisés et d'affichages personnalisés pour simplifier l'achèvement des tâches, la synergie et la collaboration.
Étape 4 : Examiner et réviser
Une fois que votre accord de travail est finalisé, surveillez-le en vue d'une amélioration continue. Une révision régulière de l'accord est vitale si votre équipe a des points en suspens à aborder ou si des changements interviennent dans la dynamique de l'équipe ou de la main-d'œuvre.
La révision vous permet de rester au fait des besoins de votre équipe et de vous aligner sur les objectifs de l'organisation.
Organisez des réunions régulières d'évaluation pour vous assurer que les choses se déroulent comme prévu. Vous pouvez paramétrer une tâche récurrente dans ClickUp pour vous assurer que cette tâche n'est pas oubliée dans le stress de la vie quotidienne.
Voici quelques étapes à suivre lors de ces réunions pour apporter des améliorations :
- Établir un agenda clair et le partager à l'avance pour que les discussions restent ciblées
- Aborder les points en suspens de la réunion précédente
- Recueillir des informations en retour sur ce qui fonctionne et sur ce qui doit être ajusté
- Encourager les membres de l'équipe à faire part de leurs idées et de leurs suggestions
- Documenter les éléments d'action et attribuer les responsabilités pour assurer la reddition de comptes
Collaborez en temps réel pour apporter des modifications aux accords de travail simultanément dans ClickUp Docs
Suivez les modifications apportées à l'accord de travail après ces réunions de révision à l'aide de l'historique des versions dans ClickUp Docs.
Étape 5 : Contrôler la conformité
Maintenant que votre accord de travail est prêt et que le mécanisme d'examen est en place, les véritables avantages viennent du suivi de son impact et de ses performances.
Utilisez des tableaux de bord pour suivre visuellement la progression et obtenir des informations sur les performances des individus et des équipes.
En outre, paramétrez des notifications pour informer l'ensemble de l'équipe des échéances et des paramètres. Le suivi favorise également la fiabilité et la propriété du sujet parmi les membres de l'équipe.
ClickUp propose un outil de tableau de bord personnalisable pour améliorer les visualisations et rationaliser le suivi.
visualiser la progression et favoriser l'amélioration avec les tableaux de bord ClickUp_ Tableaux de bord ClickUp est un puissant outil de visualisation permettant aux équipes de suivre la progression et les performances en temps réel. Planifiez les indicateurs clés avec des visualisations étonnantes, ce qui facilite le suivi des aspects essentiels de l'accord de travail.
En plus des diagrammes et graphiques personnalisables pour aider votre équipe à obtenir un aperçu rapide de la progression, le tableau de bord ClickUp met en évidence la responsabilité et identifie les domaines à améliorer.
Étape 6 : Faciliter la communication
La dernière étape d'un accord de travail d'équipe efficace consiste à faciliter une communication ouverte.
Pour ce faire, encouragez les autres membres de l'équipe à partager leur retour d'information et à discuter des difficultés rencontrées régulièrement. Si nécessaire, mettez de côté un bloc de calendrier chaque semaine.
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Collaborez de manière transparente avec les mentions et les commentaires en temps réel dans ClickUp Comments & Mentions
Des outils de collaboration comme Commentaires ClickUp et Mentions aident chacun à se sentir écouté et engagé dans le processus d'amélioration continue et facilitent un environnement transparent.
Lire aussi: La surcommunication au travail
Les avantages d'un accord de travail en équipe
Vous savez maintenant comment créer un accord d'équipe. Voici les avantages de la mise en œuvre d'un accord efficace :
Augmentation de l'efficacité et de la productivité
Comme mentionné plus haut, les accords d'équipe permettent de définir des attentes claires et de des flux de travail rationalisés . La clarification des rôles, des responsabilités et des méthodes de communication préférées permet de réduire les malentendus et les distractions pour une collaboration efficace.
Un tel alignement accroît l'efficacité et garantit que tout le monde travaille à des objectifs communs, ce qui stimule le la productivité globale .
Renforcement de la confiance et de la collaboration
Des règles de base pour une communication et une coopération respectueuses encouragent un dialogue ouvert au sein de l'équipe. Vous créez la confiance en clarifiant ce que les membres de l'équipe doivent attendre les uns des autres, en catalysant les le renforcement de l'équipe .
Un document d'accord de travail favorise également la compréhension mutuelle et un environnement d'assistance où chacun se sent valorisé.
**A lire également Construire un lieu de travail collaboratif
Plus d'autonomie et de propriété
Lorsque les responsabilités sont planifiées, chaque membre de l'équipe se voit confier la propriété de son travail. Vous créez de l'autonomie, ce qui entraîne une motivation accrue et un état d'esprit proactif. Avec des lignes directrices claires, plusieurs équipes fonctionnent de manière indépendante tout en restant alignées sur les objectifs globaux.
Amélioration des performances
Outre la propriété et l'autonomie, le besoin de microgestion est réduit. Les normes et les attentes spécifiques créent également des cibles claires, définissent les rôles et améliorent la concentration.
Lorsque les efforts sont ciblés, les membres de l'équipe peuvent visualiser leur impact sur le résultat collectif. Cette connaissance encourage chacun à donner le meilleur de lui-même, ce qui se traduit par une amélioration des performances et une volonté d'atteindre les objectifs de l'entreprise.
A lire également : Comment constituer une équipe performante ?
Favoriser la synergie et l'entente dans le travail d'équipe avec ClickUp
Les accords de travail d'équipe guident les équipes agiles vers les bons objectifs et la bonne direction. L'amélioration de l'orientation pousse la croissance de l'entreprise, la continuité et la productivité de l'équipe vers de nouveaux sommets.
Nous avons décrit les étapes de la création d'accords de travail, mais il est tout aussi important d'utiliser les bons outils. Les accords de travail d'équipe s'appuient sur la collaboration et le suivi, domaines dans lesquels ClickUp excelle.
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