Nous avons tous fait l'expérience de la différence que fait un environnement de travail véritablement collaboratif. Il ne s'agit pas seulement de travailler avec quelqu'un sur une tâche compliquée ou ambitieuse, mais d'un environnement qui favorise l'ouverture, où les idées circulent librement et où chacun se sent autorisé à apporter sa contribution.

Lorsque l'ensemble d'une équipe, d'un bureau ou d'une organisation incarne cette ouverture, cela favorise un environnement de travail collaboratif, l'un des ingrédients essentiels d'une culture d'entreprise saine et assistante et d'une réussite à long terme.

Dans ce blog, nous vous proposons des conseils et des modèles pour créer un tel environnement de travail au sein de votre organisation.

$$ Qu'est-ce qu'un environnement de travail collaboratif ?

Les environnements de travail collaboratifs aident les équipes à mieux travailler ensemble et individuellement [via Unsplash ]

Un espace de travail collaboratif est un environnement de travail où les travailleurs ont un accès sécurisé aux applications, aux fichiers et à toutes les ressources dont ils ont besoin pour collaborer efficacement sur n'importe quel appareil et depuis n'importe quel emplacement.

En d'autres termes, les environnements de travail collaboratifs sont explicitement conçus pour faciliter la collaboration d'équipe , la communication et le travail d'équipe productif

Passons d'abord en revue les bases de ces environnements de travail afin que vous disposiez de toutes les informations et de tous les outils nécessaires à la mise en place d'un environnement de travail efficace la gestion du travail collaboratif .

Types d'environnements de travail collaboratif

Un environnement de travail collaboratif peut prendre de nombreux formulaires, y compris numériques. Trouver celui qui convient à votre équipe peut faire la différence entre atteindre vos objectifs et ne pas les atteindre. Il existe cinq principaux moyens de créer un environnement de travail collaboratif parfait :

• Bureau partagé: Celui que nous connaissons tous - un forfait ouvert avec des équipes de différents départements travaillant dans le même espace. Il encourage la communication et la collaborationl'idéation et la collaboration au sein des équipes transversales.
• Espaces de coworking: On trouve des espaces de coworking dans le monde entier. Ces espaces de collaboration sont parfaits pour les petites entreprises qui n'ont pas besoin d'un environnement de travail complet, mais qui souhaitent réduire leurs coûts et bénéficier des avantages d'une installation de bureau traditionnelle.
• Hot desking: Exactement comme un espace de bureau partagé, avec une différence clé : les employés n'ont pas de bureau attitré. Cela permet à chacun de s'asseoir où il le souhaite, quel que soit son service. Les "hot desks" sont un excellent moyen d'encourager l'interaction entre les membres de différents services.
• Espaces de travail collaboratifs virtuels: Le télétravail étant appelé à durer, de nombreuses entreprises du monde entier transfèrent une partie, voire la totalité, de leurs équipes dans des environnements de travail virtuels. Un tel espace de collaboration permet d'économiser sur les coûts d'infrastructure, de disposer d'un vivier de talents à l'échelle mondiale et d'améliorer le bien-être des employés.
• Salles de réunion quotidienne: Parfois, vous avez besoin d'une collaboration individuelle avec votre équipe, sans distraction. C'est là que les réunions quotidiennes entrent en jeu. Elles sont conçues pour permettre à des petits groupes de deux à quatre personnes de collaborer. Les salles de réunion, quant à elles, favorisent la collaboration entre des équipes ou des services plus importants. Les salles de réunion quotidienne et les salles de réunion peuvent également être numériques.

À lire aussi: Les moyens d'améliorer la collaboration sur les projets

Avantages des environnements de travail collaboratifs

Quels sont les principaux avantages d'un environnement de travail collaboratif ? Il est certainement plus facile de forfaiter les réunions et les apéritifs après le travail. Mais surtout, un environnement de travail collaboratif rationalise les flux de travail, améliore la productivité des équipes et stimule la communication.

Voici un aperçu des avantages d'un espace de travail collaboratif :

Amélioration de la productivité

Le travail d'équipe peut faire fonctionner le rêve, mais vous avez besoin d'une collaboration significative pour construire une équipe en premier lieu. Les environnements de travail collaboratifs permettent à tous les membres de l'équipe de participer en apportant des idées novatrices et des commentaires. Ils créent un environnement positif qui favorise l'ouverture des canaux de communication et augmente la productivité.

Rentabilité

Un environnement de travail collaboratif virtuel permet de réduire les coûts d'infrastructure. Mais ce n'est pas tout. De nombreux comme l'environnement de travail de Google permettent une collaboration à distance efficace entre les équipes. Vous disposerez de toutes les ressources nécessaires pour gérer une entreprise rentable sans jamais quitter votre domicile !

Les environnements de travail virtuels permettent de réaliser des économies tout en offrant une plus grande flexibilité [via Unsplash ]

Utilisation de l'espace

Un espace de travail collaboratif n'a pas seulement pour but d'aider vos équipes à prospérer dans un environnement productif ; il aide également les entreprises à tirer le meilleur parti des espaces physiques. La réduction relative du nombre de postes de travail, de bureaux personnels et de murs signifie que vous disposez d'un espace de travail plus ouvert et que vous pouvez confortablement accueillir plus de personnes dans le même espace. La conception est tout.

Liberté de choix

Le télétravail a achevé d'achever notre façon de travailler. Un environnement de travail virtuel peut ouvrir des environnements de travail illimités pour la façon dont vous et votre équipe travaillez ensemble. C'est facile avec l'aide de logiciel de collaboration en ligne et outils pour les équipes virtuelles

Mise en place d'un environnement de travail collaboratif : Défis et solutions

Maintenant que vous connaissez quelques-uns des différents types d'environnements de travail collaboratif, il est temps de parler de trois défis auxquels vous pourriez être confronté lors de la mise en paramètre d'un espace de travail collaboratif et de la manière de les relever.

Implications en matière de sécurité

Que vous travailliez dans un bureau physique ou que vous soyez enclin à utiliser des environnements de travail numériques collaboratifs, il existe des menaces potentielles pour la sécurité auxquelles vous devez être prêt à faire face. Les appareils partagés (dans les espaces de bureau) et les réseaux (en particulier pour les employés à distance) sont vulnérables aux violations de données. L'utilisation de plusieurs logiciels et outils compromet vos données et vous rend vulnérable aux mots de passe compromis ou aux fuites de données

Solution

Pour faire face à ces risques, vous pouvez former votre personnel à la confidentialité des données et aux précautions à prendre en matière de sécurité, mettre en place un chiffrement robuste et des règles strictes en matière de mots de passe, mettre en œuvre un contrôle d'accès strict et effectuer des audits réguliers

Vous pouvez également opter pour un outil tel que ClickUp avec des fonctionnalités conçues pour économiser du temps et des efforts, et aider les équipes à collaborer efficacement .

Also Read: Des outils de collaboration sécurisés pour l'ensemble de votre environnement de travail

Considérations sur la confidentialité

Les environnements de travail collaboratif sont, par conception, ouverts et comportent souvent des bureaux partagés. Dans ce cas, il peut être difficile pour les employés de trouver un espace personnel ou de se concentrer sur un travail approfondi sans être distraits. Dans les grandes organisations, cette situation peut devenir particulièrement difficile à gérer.

Solution

Lors de la conception de votre environnement de travail, incluez quelques espaces respectueux de la confidentialité, tels que des cabines téléphoniques, des pods solo, des salles de silence, etc. Cela permettra de s'assurer qu'une personne ayant besoin d'un endroit paisible pour un travail ciblé ou des discussions privées a un endroit où aller.

Prévoyez des espaces privés dans votre bureau collaboratif [via Unsplash ]

Défis technologiques

Qu'il soit virtuel ou physique, un environnement de travail collaboratif nécessite des outils et des technologies spécifiques pour fonctionner efficacement. Lors du passage à un tel espace, les équipes peuvent avoir du mal à s'approprier les nouveaux outils ou résister au changement parce qu'elles ont l'impression que c'est trop.

Solution

Fournir une formation suffisante à tous les employés pour les aider à apprendre et à adopter les nouvelles technologies nécessaires au travail. De la vidéoconférence à la documentation collaborative, créez des guides utilisateurs et des tutoriels d'experts pour que les équipes puissent les adopter en toute confiance. Vous pouvez également mettre en place un canal dédié à l'assistance technique ou une adresse e-mail pour aider ceux qui ont besoin d'un coup de main.

💡Pro Tip: Dans les installations virtuelles , ClickUp Clips est un excellent outil pour renforcer les compétences des équipes, montrer rapidement à quelqu'un comment faire ou simplement soumettre une idée à vos coéquipiers.

Créez des vidéos de formation et des modes d'emploi pour votre équipe avec ClickUp Clips

Comment créer un environnement de travail collaboratif

Pour créer un environnement de travail collaboratif, il ne suffit pas de faire une seule chose : il faut créer l'environnement physique ou virtuel adéquat et fournir aux prestataires les outils dont ils ont besoin pour réussir.

Créer l'environnement adéquat

Votre espace de travail collaboratif a besoin d'un environnement adéquat pour favoriser la productivité et une collaboration fructueuse.

Des éléments aussi simples que le mobilier ergonomique, l'éclairage, les installations et les équipements permettent à vos équipes d'être heureuses et de travailler dans un environnement propice.

Par exemple, la lumière naturelle stimule la productivité sans affecter les personnes sensibles à la lumière fluorescente. De même, des couleurs spécifiques peuvent améliorer la productivité et l'esprit critique, tandis que des plantes et des surfaces texturées, comme des murs insonorisés, peuvent garantir à votre personnel un environnement calme.

Un environnement de travail collaboratif dépend autant de l'environnement physique que des personnes qui le composent. Embauchez des employés ayant une attitude positive et capables de travailler en bonne intelligence avec les autres. Formez les employés actuels pour qu'ils améliorent leur la communication et la collaboration au sein de l'équipe compétences.

Investir dans les outils et la technologie

La création d'un environnement de travail numérique collaboratif, à partir d'un bureau ou virtuellement, est la première étape vers un travail utile. Les environnements de travail numériques sont souvent plus collaboratifs parce qu'ils offrent un intervalle d'outils intégrés qui facilitent la communication, le partage d'idées et le travail en équipe de travailler ensemble en temps réel .

Un logiciel de collaboration moderne et tout-en-un tel que ClickUp peut vous aider à évoluer facilement vers un lieu de travail plus collaboratif sans avoir à ajouter une douzaine d'outils distincts pour tous vos besoins de collaboration.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Tasks-4.png Planifiez, organisez et collaborez sur n'importe quel projet avec ClickUp Tasks /$$img/

Planifiez, organisez et collaborez sur n'importe quel projet avec ClickUp Tasks

Voici une liste très rapide de ce que vous pouvez faire avec la plateforme conviviale de ClickUp :

• Simplifier la gestion des tâches avecTâches ClickUp pour promouvoir la propriété et assurer le bon déroulement du travail, quels que soient l'emplacement et les horaires de travail de votre équipe
• Promotionune communication ouverte autour des tâches de travail par le biais des commentaires de tâches intégrés et desClickUp Discuterpour s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même page
• Centraliser les connaissances et les politiques en un seul endroit avecDocuments ClickUpclickUp Docs est un outil de documentation collaborative qui permet aux équipes de travailler ensemble sur des documents. La détection de collaboration de ClickUp vous permet de savoir automatiquement si d'autres personnes commentent, modifient et même affichent la même tâche que vous
• Imaginez, planifiez et exécutez votre travail avec virtualClickUp Tableaux blancs où les équipes travaillent ensemble quel que soit leur emplacement
• Renforcez le compte-rendu et la transparence au sein des équipes avec la fixation d'objectifs en collaboration en utilisantObjectifs ClickUp pour que les équipes restent alignées sur leurs efforts et que lesTableaux de bord ClickUp pour s'assurer que tout le monde connaît ses performances
• Rendez les informations provenant de l'ensemble de ClickUp et des applications connectées facilement accessibles à tous les membres de l'équipe avec ClickUp's Connected Search (Recherche connectée de ClickUp) ### Rationaliser les processus

Des procédures opératoires normalisées et effacées pour les opérations quotidiennes aideront votre espace de travail collaboratif à prospérer. Aidez les équipes à comprendre les règles de base de votre espace de travail, par exemple :

• L'étiquette des réunions et des discussions
• Comment réserver et utiliser les salles de réunion ?
• Règles relatives à l'utilisation des zones de silence
• Les jours de présence obligatoire au bureau pour les travailleurs hybrides

Rédigez rapidement vos procédures opératoires normalisées de manière collaborative sur ClickUp Docs

Encouragez également les équipes à organiser des réunions régulières (en personne ou à distance) au cours desquelles elles partagent des mises à jour, discutent des problèmes ou des paramètres bloquants et s'informent de la progression des autres équipes. Cela permet d'améliorer la communication entre les équipes et au sein de celles-ci.

Le travail en commun entre les équipes, les emplacements et les fuseaux horaires nécessite de la planification et de la coordination. Créez des calendriers partagés pour que les équipes puissent voir les calendriers des autres et forfaiter les réunions et les évènements en gardant tout le monde à l'esprit.

💡Pro Tip: The Affichage du Calendrier dans ClickUp permet aux équipes de mieux se synchroniser. De plus, il s'intègre à votre Calendrier Google pour regrouper tous vos horaires sur un seul écran afin d'en faciliter la gestion. Et, bien sûr, ne partagez qu'avec les personnes que vous avez choisies

Organisez des réunions ou des suivis avec l'Affichage du Calendrier de ClickUp

Quel que soit le lieu de travail - virtuel, physique ou hybride - nous aimons tous les réunions qui respectent le temps de chacun, se terminent et commencent à l'heure, aboutissent à ce qu'elles sont censées faire et préparent l'étape de la collaboration et de l'action future.

Pour y parvenir, ajoutez le modèle ci-dessous à votre boîte à outils de la réussite pour rendre vos réunions aussi productives que possible

Modèle de matrice de communication et de réunion d'équipe de ClickUp vous aide à élaborer rapidement un forfait de communication d'équipe détaillé.

Utilisez ce modèle pour renforcer la responsabilité, établir des lignes de communication claires entre les membres de l'équipe et mettre en place des paramètres de réunion efficaces. Le modèle vous aide à :

• Définir les rôles et les responsabilités pour chaque projet ou tâche
• Établir des lignes directrices pour les vérifications régulières ou les comptes rendus
• Créer un échéancier pour les projets ou les tâches à venir

Télécharger ce modèle

Also Read: Modèles de forfaits de communication collaborative

Considérations et bonnes pratiques pour le maintien d'un environnement de travail collaboratif

Pensez au confort, à la santé et à la productivité

À John, qui aime les bureaux debout, et Mariella, qui préfère les poufs ? À Pedro, de la comptabilité, qui a besoin d'un environnement calme pour être productif, contrairement à Katie, du marketing, qui s'épanouit dans l'agitation d'un bureau très fréquenté ?

Comprendre et accepter les préférences uniques de chaque personne vous aidera à créer un environnement de travail confortable. Bien qu'il soit impossible de répondre aux besoins individuels de chacun, il est important de proposer des options flexibles.

Mon travail consiste à aménager un bureau ouvert avec différentes zones répondant aux besoins des différents styles de travail. Les bureaux debout, les cabines, les salles de réunion quotidienne, les salles de pause et, oui, même les poufs, permettent aux gens de choisir les zones où ils se sentent à l'aise pendant leur travail.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/collaborative-workspaces-must-include-options-for-deep-work-1400x933.jpg Votre environnement de travail collaboratif doit offrir des environnements adaptés au travail en profondeur /$$img/

Offrez des espaces qui permettent un travail en profondeur dans un paramètre paisible /%img/ [via Unsplash ]

Être flexible et inclusif

Un environnement de travail collaboratif ne se résume pas à une cafétéria et à une salle de jeux. Votre organisation est-elle ouverte à tous ? À faire une salle de prière ? L'espace est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ? L'intensité des lumières peut-elle être modifiée dans certaines zones pour les personnes sensibles à la lumière ?

Outre les aménagements physiques, vous pouvez également chercher à promouvoir une culture de collaboration par le biais de politiques du lieu de travail. En voici quelques exemples :

• Offrir le choix d'un travail télétravail ou hybride
• Assistance à la mise en place d'horaires de travail flexibles pour répondre aux besoins de chacun
• Encourager les canaux basés sur l'intérêt dans la discussion de l'équipe - pensez au club de trivia, aux fans de jeux, et plus encore

Encourager les discussions

Impliquez toute l'équipe dans le forfait et l'amélioration de votre espace de travail collaboratif. Cela permet également de créer un plus grand sentiment de propriété et d'appartenance. Prenez les suggestions de chacun lors du forfait de l'espace ; plus tard, mettez en place un mécanisme de retour d'information pour que les gens vous fassent part de leurs idées d'amélioration.

Prévoyez des réunions régulières de discussion ouverte au cours desquelles les dirigeants partageront des mises à jour et des idées et pourront répondre aux requêtes et aux doutes de chacun.

💡Pro Tip: We love Formulaires ClickUp pour leur efficacité dans la collecte d'informations. Non seulement ils sont simples à paramétrer et à utiliser, mais ils permettent également aux membres les moins loquaces des équipes d'exprimer leur opinion. Essayez-les pour votre propre processus de retour d'information.

Les Modèle de communication interne ClickUp vous aide à mettre en place des paramètres de communication transparents qui impliquent tous les membres de l'équipe et les parties prenantes. C'est un excellent moyen de maintenir l'alignement et la productivité des équipes.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-447.png Modèle de communication interne de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-211215717&department=hr-recruiting Télécharger ce modèle /$$cta/

Ce modèle prêt à l'emploi et personnalisable est idéal pour les équipes qui privilégient la propriété et une communication effacée. Il offre un lieu centralisé pour les interactions de l'équipe, assure le suivi des mises à jour et assiste la gestion des tâches.

Il vous aide à faire cela en :

• Organisant les discussions, les annonces et les documents en un seul endroit
• Facilitant la communication avec l'ensemble de votre équipe
• En assurant la transparence des processus et des initiatives de l'équipe

Télécharger ce modèle

La communication et le retour d'information vous aident à améliorer constamment votre environnement de travail et à avoir un impact positif sur la productivité et l'engagement des employés.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-2.jpeg Formulaires ClickUp pour recueillir des commentaires afin d'améliorer votre espace de travail /$$img/

Exploitez les formulaires personnalisables de ClickUp pour créer des sondages et des enquêtes

Aller de l'avant avec la technologie

La technologie débloque le potentiel d'un environnement de travail collaboratif, le transformant en un environnement numérique transparent où les idées circulent librement.

Aidez les équipes à se connecter les unes aux autres de diverses manières en leur proposant des outils de vidéoconférence et des applications de messagerie instantanée. Veillez également à prévoir des applications de communication synchrone et asynchrone

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Chat-View.png ClickUp-Chat-View est le moteur de votre environnement de travail collaboratif /$$img/

Utilisez la vue Discuter dans ClickUp pour mieux collaborer avec votre équipe

Si vous en avez assez de passer d'un outil à l'autre et d'avoir des discussions dispersées, ClickUp Discuter centralisera et rationalisera vos discussions. Vous préférez une visioconférence ? Lancez un appel Zoom directement dans ClickUp grâce à l'intégration de Zoom.

Être à la pointe de la technologie, c'est aussi trouver des solutions simples à une confusion sans fin. ClickUp Clips vous aidera à enregistrer ce "Guide d'installation d'un webinaire pour les nuls" ou à expliquer à votre nouvel employé comment ajouter des images à ClickUp Docs.

Le plus important est peut-être qu'il accélère le travail et réduit le temps consacré au travail par cœur et aux tâches simples. Avec Automatisations ClickUp avec ClickUp Automatisations, les équipes peuvent automatiser des tâches monotones mais essentielles comme la mise à jour du statut des tâches, l'envoi de rappels, et bien d'autres choses encore.

💡Pro Tip: Get ClickUp Brain , l'assistant IA intégré, pour générer automatiquement des mises à jour de projets et des rappels de tâches et les partager avec les membres de l'équipe concernés. Cela permet de réduire le nombre de réunions et de suivis sur les calendriers de tout le monde - préparez-vous donc à être le collègue favori de tout le monde !

La porte ouverte du futur

C'est simple : les environnements de travail collaboratifs sont l'avenir du travail, et les espaces de travail numériques collaboratifs nous permettent de travailler de n'importe où. la formule "Ma porte est toujours ouverte" n'est peut-être qu'une façon de parler aujourd'hui, mais les environnements de travail collaboratifs sont la forme la plus précise de cette métaphore. Ils permettent aux équipes, qu'elles se trouvent sous le même toit ou sur des continents différents, de travailler en toute transparence et de s'entraider.

Les environnements de travail collaboratif favorisent la créativité, créent un environnement propice à la croissance et à l'innovation et permettent aux individus d'être la meilleure version d'eux-mêmes.

Les solutions de gestion collaborative des tâches et des projets comme ClickUp peuvent vous aider à y parvenir sans effort. Ne nous croyez pas sur parole, créez un compte gratuit dès aujourd'hui et constatez par vous-même. S'inscrire aujourd'hui !

Foire aux questions (FAQ)

Quel est un exemple de travail collaboratif ?

Imaginez que les équipes de marketing et de marque aient besoin de collaborer sur une campagne. Un environnement de travail collaboratif leur permettra de concevoir, d'exécuter, de mettre en œuvre et de suivre une nouvelle campagne sans avoir à échanger d'innombrables e-mails ou à demander de nombreuses approbations.

mon travail Qu'est-ce qu'une plateforme de travail collaboratif ?

Une plateforme de travail collaboratif est un logiciel qui aide les équipes à résoudre des problèmes d'entreprise ou à atteindre des objectifs spécifiques en travaillant ensemble. Il peut s'agir d'une combinaison de partage d'idées, de gestion de documents et d'administration de tâches. Une plateforme de travail collaboratif est l'épine dorsale d'un environnement de travail collaboratif moderne.

Pourquoi est-il important de garder son espace de travail organisé ?

Un espace de travail organisé crée un environnement propice au travail concentré, à la créativité, à la clarté d'esprit et à la réduction des risques de distraction. Un environnement de travail organisé peut également améliorer la productivité, car moins de distractions peut résulter en moins de temps pour faire la même tâche.