Avec des équipes réparties dans le monde entier et des professionnels équipés pour travailler à distance depuis n'importe quel endroit, pourriez-vous imaginer le lieu de travail moderne sans vidéo ? plateforme d'appel pour la vidéoconférence comme Zoom ?
À mesure que la dynamique du travail évolue, Zoom est aussi essentiel que la machine à café. Il en va de même pour la manière de se comporter lors de ces réunions, c'est-à-dire l'étiquette virtuelle.
Maîtriser Zoom étiquette de la réunion ne consiste pas seulement à être poli. Il s'agit de favoriser une expérience de communication professionnelle, productive et, en fin de compte, plus réussie pour toutes les personnes concernées.
Les bonnes pratiques telles que la ponctualité et le contact visuel font partie de l'étiquette universelle des réunions, virtuelles ou non. Mais un plate-forme de vidéoconférence nécessite également de connaître quelques autres règles tacites.
Qu'est-ce que l'étiquette des réunions Zoom ?
L'étiquette des réunions Zoom est un ensemble de paramètres concernant le comportement à adopter lors des visioconférences. Elle couvre tout, de la tenue vestimentaire et du contexte à la façon dont vous communiquez.
La maîtrise de ces principes favorise un environnement positif et productif, maximisant ainsi les avantages des réunions virtuelles. ⭐
L'étiquette Zoom, ce sont des règles tacites qui créent un environnement respectueux et ciblé où chacun se sent écouté et où les idées circulent librement. Le tout en utilisant les fonctionnalités uniques de la plateforme à leur plein potentiel.
Importance de l'étiquette pour les réunions Zoom
Une bonne étiquette pour les réunions Zoom est essentielle pour garantir une interaction efficace et respectueuse. Elle minimise les distractions, favorise l'écoute active et assure une communication claire et concise. En conséquence, vous pouvez vous attendre à ce que une meilleure compréhension et une meilleure collaboration au sein de l'équipe.
Voici quelques-uns des avantages liés au respect de l'étiquette Zoom :
- Augmentation de la productivité : Lorsque tout le monde respecte l'étiquette établie, les réunions se déroulent de manière plus fluide et permettent des discussions ciblées. Cela conduit à une prise de décision plus rapide et à une utilisation efficace du temps 📈
- Amélioration du professionnalisme: Faire attention à ses vêtements et à son environnement, et participer activement à l'appel, vous aide à maintenir une image professionnelle. Le respect de l'étiquette Zoom est également une preuve de respect pour les autres participants à la réunion
- Dynamique d'équipe positive: Une communication respectueuse et un comportement attentif pendant les réunions virtuelles favorisent un sentiment de confiance et de camaraderie au sein de l'équipe, même lorsque les membres sont éloignés les uns des autres
- Réduction du stress: Lorsque tout le monde adhère aux directives établies, l'anxiété entourant les interactions virtuelles diminue, créant un environnement de réunion plus confortable et sans stress pour tout le monde
Sur cette note, voyons ce qu'il ne faut pas faire lors d'un appel Zoom.
Les erreurs d'étiquette les plus courantes lors des réunions Zoom
Voici quelques pièges courants à éviter lors d'une réunion virtuelle :
1. Le multitâche
Vérifier les e-mails, parcourir les médias sociaux ou travailler sur d'autres tâches pendant une réunion est irrespectueux et improductif. Soyez pleinement présent et engagé dans la discussion.
2. Ignorer l'arrière-plan
Un arrière-plan désordonné ou distrayant peut détourner l'attention de la discussion. Optez pour un arrière-plan propre et neutre ou utilisez des arrière-plans virtuels si nécessaire. Si ce n'est pas possible, vous pouvez brouiller l'arrière-plan.
3. Dominer les discussions
Parler par-dessus les autres, monopoliser la vedette ou interrompre constamment peut entraver la participation et créer une atmosphère hostile. Pratiquez l'écoute active et laissez les autres s'exprimer.
4. Manger devant la caméra
Bien qu'apparemment inoffensifs, les bruits de mastication et de déglutition peuvent être distrayants et dérangeants. Évitez de manger pendant les visioconférences.
5. Ne pas s'habiller correctement
Une tenue non professionnelle vous donne l'air négligent, quelle que soit la nature de la réunion. Habillez-vous de manière professionnelle pour vos appels de travail, même si vous travaillez à domicile.
6. Ne pas maintenir le contact visuel
Imaginez que vous ayez une discussion en face à face avec quelqu'un sans le regarder dans les yeux. Impossible, n'est-ce pas ? Et pourtant, nous oublions souvent de le faire lors d'une réunion virtuelle et passons plus de temps à regarder notre image ou la direction générale de l'écran. Ou pire encore, nous gardons la caméra éteinte.
Zoom Meeting Etiquette Tips to Promote Effective Communication (en anglais)
Maintenant que nous avons abordé les pièges, voici quelques conseils pratiques pour naviguer dans le monde des appels Zoom avec élégance et efficacité :
Se préparer comme un pro
La préparation avant la réunion vous permet de rester confiant et de ne pas stresser pendant les réunions. Tout comme vous vous prépareriez pour une présentation traditionnelle ou une discussion au Tableau, suivez une checklist professionnelle dans le cadre de l'étiquette de votre réunion Zoom. Ceci est d'autant plus important pour les organisateurs de réunion.
- Tenez compte du fuseau horaire: Programmez les réunions à des heures qui conviennent à tous les participants
- Définissez un agenda et partagez les paramètres : Si vous êtes l'hôte, assurez-vous de communiquer l'ordre du jour de la réunion à tous les participantsl'agenda de la réunion à l'avance. Tous les invités doivent savoir à quoi s'attendre et quel sera leur rôle lors de la réunion. Il est également important de n'envoyer des invitations qu'aux personnes concernées. Inviter des collègues qui n'ont pas besoin de participer ou de prendre des décisions peut nuire à la qualité de la réunion. Si vous avez été invité à une réunion Zoom, lisez attentivement l'agenda et posez des questions pour dissiper tout doute avant la réunion.
- Testez votre technologie: Vérifiez votre équipement et votre connexion internet avant de participer à la réunion afin d'éviter toute défaillance technique. Bien que cette étape soit cruciale pour l'organisateur de la réunion, chaque participant doit tester son microphone et sa caméra afin d'éviter les distractions et les retards
- Trouver un endroit calme: Les bruits de fond peuvent être gênants et distrayants. Choisissez un emplacement calme et gratuit pour que vous et vos collègues puissiez vous concentrer sur la discussion
- Arrivez en avance:Donnez le ton en arrivant quelques minutes avant la durée enregistrée
- **Les réunions Zoom durent rarement plus de 45 à 60 minutes. À faire une longue réunion, forfaiter de courtes pauses entre les réunions pour que les participants ne se sentent pas épuisés.
Astuce bonus: Créez des checklists que vous pourrez utiliser au sein de votre équipe et enregistrez-les sous forme de modèles avec le logiciel
Checklists ClickUp
Streamline Réunion Zoom agendas et préparation avec des modèles de checklist dans ClickUp
Introductions
En tant qu'hôte, il vous incombe de vous présenter et de présenter les autres participants au début de la réunion. En faisant cela, vous évitez les silences gênants et la confusion.
Vous pouvez également encourager les participants à se présenter eux-mêmes.
- Gardez la caméra allumée: En tant qu'hôte, l'étiquette veut que votre caméra soit allumée et que votre microphone ne soit pas en sourdine au début de la réunion. Vous dirigez la réunion et il est impoli de laisser les participants fixer une zone rectangulaire vide sur l'écran de l'ordinateur. Si vous êtes invité, il est acceptable d'être hors caméra si les autres participants le sont également.
- Définissez votre environnement avec un arrière-plan Zoom: Si vous participez à l'appel depuis votre Accueil, un café ou un paramètre autre que le bureau, la meilleure pratique consiste à définir un arrière-plan virtuel plus professionnel ou neutre. Vous éviterez ainsi les distractions dues aux mouvements ou aux personnes qui vous entourent.
$$$a : être un participant attentif
Rangez votre téléphone, fermez les onglets inutiles et participez activement à la discussion. Montrez votre intérêt à travers les expressions faciales et le langage corporel, même si vous n'êtes pas filmé.
- Parlez de manière claire et concise: Énoncez vos mots, évitez les mots de remplissage comme "hum" et "euh", et gardez vos contributions concises et pertinentes par rapport au sujet abordé
- Mettez votre microphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas: Cela permet d'éliminer les bruits de fond et d'éviter les interruptions audio involontaires, garantissant ainsi un flux de discussion fluide
- Faites attention à votre langage corporel: Maintenez une bonne posture, évitez de vous agiter et établissez un contact visuel avec la caméra (ou le nom de l'orateur). Un signe de tête, un sourire et un contact visuel (avec la caméra) indiquent une écoute active et un engagement
- Explorez les fonctionnalités telles que les réactions et les discussions: Les boutons de réaction vous offrent une méthode acceptable pour exprimer une opinion ou poser une question pendant que quelqu'un d'autre parle. Par exemple, vous pouvez "lever la main" pour que l'orateur sache qu'il doit faire une pause et vous donner la parole. Vous pouvez également saluer une réussite ou une célébration par des applaudissements ou des réactions en cœur. De même, la fonctionnalité de discussion est un excellent moyen de partager des liens et des idées sans interrompre le flux de la réunion.
- Respecter l'étiquette du partage d'écran: Le partage d'écran est un outil puissant, mais il faut faire attention à ce qui est visible. Fermez les onglets inutiles et évitez de montrer des fichiers personnels distrayants
- Respectez l'étiquette de l'enregistrement d'écran: Si vous avez besoin d'enregistrer la réunion pour référence ultérieure, demandez toujours la permission et donnez une raison valable. Tous les participants doivent savoir que la réunion est enregistrée et connaître l'objectif de l'enregistrement
Conseil bonus: Ne sous-estimez pas le pouvoir d'un sourire ! Même si vous êtes filmé, un sourire authentique peut transmettre de la chaleur, de l'engagement et de l'énergie positive, paramétrant ainsi une réunion plus agréable et plus productive.
Maximiser le potentiel de la réunion grâce à des mises à niveau technologiques
Explorez les différentes fonctionnalités et intégrations de Zoom, des sondages aux salles de réunion en passant par le partage d'écran. Trouvez des outils qui améliorent vos réunions tout en répondant à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez utiliser ClickUp en tant qu'outil complet d'aide à la décision le forfait de planification des réunions outil.
Affichage du Calendrier ClickUp
Affichez toutes les réunions, tâches et échéances de votre équipe en un seul endroit grâce à l'outil de visualisation du calendrier ClickUp Affichage du Calendrier ClickUp . Évitez de passer d'une plateforme à l'autre ou de perdre la trace des dates importantes. Vous pouvez facilement filtrer par équipe, projet ou personne pour vous concentrer sur ce qui est pertinent.
gérer et organiser des projets, et planifier des tâches à travers l'affichage flexible du Calendrier ClickUp pour garder les équipes synchronisées_
ClickUp Réunions Réunions ClickUp va au-delà de la simple vidéo conférence en s'intégrant de manière transparente à la plateforme de gestion de projet ClickUp.
Ses fonctionnalités sont les suivantes
- Planification centralisée : pour inviter les participants à la réunion et gérer les RSVP au sein de ClickUp
- Rappels automatisés : Pour des notifications en temps voulu et garder tout le monde à l'heure
- Notes de réunion et éléments d'action : Pour capturer les points clés et assigner des tâches de suivi directement pendant l'appel
Tableaux blancs ClickUp
ClickUp propose une solution de une fonctionnalité de Tableau blanc intégré qui transforme votre appel à Zoom en un environnement de travail collaboratif . Remue-méninges, esquisse de diagrammes ou créer des échéanciers en temps réel améliorant ainsi la communication visuelle et l'engagement.
collaborez visuellement avec les membres de l'équipe au sein des Tableaux blancs ClickUp pour faire du brainstorming et transformer les idées en éléments exploitables_
Tâches ClickUp
Utilisez cette fonctionnalité pour convertir les éléments d'action en tâches réalisables au sein de la plateforme. Cela permet de rationaliser la communication, de promouvoir le compte rendu et de faire en sorte que tout le monde soit sur la même page, même après la fin de la réunion.
définissez facilement et rapidement des dates de début et d'échéance dans une tâche ClickUp ou utilisez des paramètres conditionnels pour que les dates se répètent ou pour créer une nouvelle tâche après achèvement_
Finir sur une bonne note
Pour bien terminer, il ne suffit pas de cocher des cases. Injectez de la personnalité ou de l'humour (en fonction du ton de la réunion) pour laisser une impression durable.
Un rapide "J'ai hâte de voir ce que nous allons accomplir" ou une plaisanterie partagée peut susciter l'impatience pour les prochaines réunions Réunions Zoom .
- L'hôte quitte la réunion en dernier: Permettez aux participants de quitter la réunion à leur rythme et de prononcer leurs derniers mots avant de se déconnecter. La meilleure pratique consiste à ce que l'hôte raccroche après que tous les participants ont quitté la réunion
- Résumez les points clés et les éléments d'action: Résumez brièvement la discussion, mettez en évidence les points clés à retenir et assignez des éléments d'action clairs assortis d'échéances afin de vous assurer que tout le monde quitte la réunion avec un sentiment d'utilité et de responsabilité
- Laissez un espace pour les questions: Avant de mettre officiellement fin à la réunion, laissez quelques minutes pour les dernières questions ou clarifications. Cela permet de s'assurer que les préoccupations de chacun ont été prises en compte et que les participants quittent la réunion sur une note positive
- Souligner les réussites: Si la réunion a abouti à des progressions ou à des percées, prenez le temps de reconnaître l'effort collectif et de célébrer la réussite. Cela renforce le sentiment d'appartenance au groupele travail d'équipe positifet motive la poursuite de la collaboration
- Exprimez votre gratitude: Remerciez vos collègues pour leur participation et leur temps. Cela favorise un sentiment d'appréciation et encourage un engagement actif dans les futures réunions
Bonus tips:
- Le cas échéant, profitez de la dynamique de la réunion en cours pour planifier provisoirement la prochaine. Cela permet de gagner du temps à l'avenir et de faire preuve de proactivité dans la gestion du projet
- UtiliserNotes ClickUp pour capturer les points clés et les éléments d'action en temps réel, ce qui permet à chacun de s'y référer rapidement après la réunion
- Attribuez des tâches directement dans ClickUp, en fixant des paramètres et en désignant des propriétaires spécifiques pour les suivis
- Réfléchissez à votre performance et identifiez les points à améliorer. Avez-vous parlé trop vite ? Votre arrière-plan était-il distrayant ? Utilisez ces informations pour affiner votre présence virtuelle lors des prochaines réunions
capturez les notes de réunion et les idées dans ClickUp en temps réel_
Au-delà de l'appel
L'étiquette des réunions Zoom s'applique même après la réunion. Il est essentiel de d'envoyer des résumés de la réunion et les éléments d'action dans les plus brefs délais après la réunion. Vous devez également encourager les participants à partager leurs réflexions et leurs suggestions pour les prochaines réunions. ✏️
Conseil bonus: Documentez les bonnes pratiques et les règles pour les réunions Zoom. Partagez-les en tant que lignes directrices au sein de votre organisation afin que tout le monde soit sur la même page pour les futures vidéoconférences.
Démarrer une réunion Zoom directement à partir d'une tâche ClickUp
Montrer l'exemple : L'étiquette des réunions Zoom
Avec l'évolution des lieux de travail, Zoom est devenu notre salon, notre salle de conférence et même notre lieu de rencontre. Et l'étiquette efficace de Zoom est une voie à double sens.
En vous tenant responsable et en traitant les autres avec respect, vous pouvez contribuer à un environnement virtuel plus productif, plus engageant et, en fin de compte, plus réussi pour tout le monde.
En adoptant ces conseils sur Zoom et en tirant parti de la puissance de ClickUp, vous serez sur la bonne voie pour naviguer dans le monde des réunions Zoom avec confiance et professionnalisme. 🎉 Donnez à vos réunions Zoom l'avantage ClickUp dès aujourd'hui !