Vous est-il déjà arrivé d'être illuminé par une image après vous être débattu avec les détails d'un projet ? Ou volé la vedette à une visualisation plutôt qu'à des pages de jargon technique ?
Il est étonnant de constater qu'une image claire donne littéralement une image plus claire, n'est-ce pas ?
Cet impact s'étend aux meilleurs projets et processus. Un plan de processus donne vie et clarté à chaque fonction et même à la vision d'une organisation.
Devinez ce qui amplifie son impact ? Les symboles de la carte des processus.
Ces éléments fondamentaux font passer la compréhension visuelle à un niveau supérieur, et les symboles de la carte de processus en sont la preuve 9.84 milliards de dollars l'industrie des outils de visualisation acquiesce.
Cet article est un guide complet des symboles de cartographie des processus. Nous expliquerons ce qu'ils sont, nous fournirons des symboles de cartographie de processus spécifiques et communs, et nous discuterons des principaux types.
Nous aborderons également un guide en six étapes pour créer des plans de processus et nous verrons comment ClickUp, une plateforme de gestion de projet, peut vous aider à en créer un.
Qu'est-ce que les symboles de plans de processus?
Les symboles des plans de processus sont des éléments visuels utilisés pour représenter les différentes étapes, opérations et décisions au sein d'un processus. Ils permettent d'illustrer le flux d'un processus du début à la fin.
L'objectif premier des symboles de plans de processus est de faciliter la compréhension et l'analyse de procédures complexes. Ils sont largement utilisés dans les entreprises, les bureaux d'études et les centres de recherche gestion des processus pour indiquer comment les informations circulent, sont stockées et exécutées.
Symboles courants utilisés dans la cartographie des processus
Maintenant que vous avez un bref aperçu des symboles utilisés dans la cartographie des processus, voici les symboles courants utilisés dans la cartographie des processus la cartographie des processus en fonction de leur utilisation.
Traitement des données
Voici les principaux symboles qui indiquent comment les données sont traitées et organisées :
| Forme | Nom | Fonction |
|---|---|---|
| /img/https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD\_4nXf-qrKTAV9vq7HzFEobSzl-BgytrUDevNEZ\_uD26elKp3ypiIJvJei3nvO5e-UH\_LqhaUJL2GBMXTruLFEsLDUecbRno-FjB66t4O4yG6n9vxc-OvTmad9j4qMwlsvkIZPsWV9pK87\_5APakcoJ ?key=A4y4XtdcWA8ZN2Hd9_99yw/%img/ | Symbole de regroupement | Représente la fusion de deux ou plusieurs paramètres |
| /img/https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD\_4nXcqLPyLQIBDOp33ap-rQM-KMdRLLcf8jM3YE4P6yQOhMzjbZ4Jz83XmiHeGpBnDJhXUVsWJj5i6jIySOBPa\_Fub88m36NVXJu1wWGsnrq3CYv5zq2GLf0Ss3tUYvQfqoml4I5jDwLaBFIoao9M ?key=A4y4XtdcWA8ZN2Hd9_99yw/%img/ | Symbole de tri | Indique l'ordre dans lequel les données seront classées |
Stockage de fichiers et d'informations
Pour représenter le stockage des données, voici les symboles du plan de classement que vous devez utiliser :
Processus et fonctionnement
Voici des symboles de plan de processus qui montrent qu'une étape exécute une tâche, une opération ou une logique :
Entrée et sortie
Chaque plan de processus doit indiquer le type d'information. Ces symboles permettent de communiquer les entrées et les sorties :
Branchements et contrôle des symboles de flux
Pour aider votre entreprise à visualiser la direction du flux d'informations, ces symboles de carte de processus sont essentiels :
Lexique des symboles
Un plan de processus normalisé garantit que chaque forme représente un type de tâche ou d'opération similaire. Voici un glossaire qui vous aidera à comprendre les formes courantes dans un plan de processus et leur fonction clé :
| Forme - Fonction | ||
|---|---|---|
| Cercle - Indique le début ou la fin d'un processus | ||
| Ovale - Représente une étape ou une activité au sein d'un processus | ||
| Rectangle - Indique un point où un choix est fait | ||
| Diamant | Représente les données qui entrent ou sortent d'un processus | Parallélogramme |
| Parallélogramme - Indique un endroit où les données sont stockées | ||
| Cylindre - Représente un magasin de données auquel on accède de manière séquentielle | ||
| Triangle - Indique une étape manuelle ou un retard dans le processus | ||
| Hexagone - Représente une source de données externe | ||
| Pentagone - Il s'agit d'un bloc d'étapes réutilisables au sein d'un processus plus large | ||
| Trapèze : représente un document ou un rapport |
Différents types de plans de processus
Les symboles à utiliser dépendent des types de plans de processus qui répondent à vos besoins. Voici six types de plans de processus standard basés sur des objectifs spécifiques et des cas d'utilisation optimale :
Carte de processus détaillée
Un plan détaillé fournit une vue en profondeur du processus, y compris chaque étape et chaque décision. Il est idéal pour comprendre les processus complexes ou identifier les goulots d'étranglement.
Voici les symboles les plus fréquemment utilisés :
- Symboles de stockage de données: Base de données, document
- Ovale: Représente un processus ou une activité
- Rectangle: Représente un point de décision
- Diamant: Représente une entrée ou une sortie
Voici où vous devriez utiliser un plan de processus détaillé :
- Effectuer une analyse des causes profondes
- Comprendre les processus complexes
- Identifier les goulets d'étranglement et les inefficacités
- Documenter des procédures détaillées
Carte des processus de haut niveau
Un plan de processus de haut niveau offre un large aperçu des jalons et des points de décision importants. Il aide à comprendre le flux global d'un processus ou à communiquer avec les parties prenantes.
Voici les symboles fréquemment utilisés pour les cartes de processus de haut niveau :
- Oval: Représente un processus ou une activité
- Rectangle: Représente un point de décision
- Diamant: Représente une entrée ou une sortie
Voici les meilleures situations pour lesquelles une carte de processus de haut niveau :
- Aperçu du processus
- Comprendre le flux global du processus
- Communiquer avec les parties prenantes
- Le forfait stratégique
Carte de la chaîne de valeur (VSM)
Une VSM aide à identifier les gaspillages et les inefficacités au sein d'un processus, en se concentrant sur le flux de valeur. Cette approche est souvent utilisée dans des Logiciel VSM pour l'amélioration des processus allégés.
Voici les symboles impliqués dans une VSM :
- Symbole de l'inventaire: Représente un stock de matériaux
- Flèche: Représente le flux de matériaux ou d'informations
- Triangle: Représente un délai ou un temps d'attente
La meilleure façon d'appliquer une VSM est de le faire dans les cas suivants :
- Améliorer l'efficacité
- Planifier des départements ou des fonctions entiers
- Identifier les gaspillages et les inefficacités
- Amélioration des processus
- Réduction des coûts
Carte des processus couloirs
Un plan de processus en couloirs permet de visualiser un processus dans différents départements ou équipes à l'aide de sections effacées. Ces sections représentent souvent les départements ou les fonctions responsables de la tâche.
Les symboles du plan de processus propres aux couloirs sont des bandes horizontales ou verticales. Ces bandes séparent visuellement les responsabilités des différentes équipes, départements ou personnes impliquées.
Les couloirs sont parfaits pour les objectifs suivants :
- Analyser les goulets d'étranglement des processus
- Comprendre la propriété du processus
- Identifier les transferts entre départements
- Améliorer la collaboration interfonctionnelle
Arbre de décision
Un arbre de décision représente les processus de prise de décision et leurs résultats potentiels. Il se ramifie comme un arbre pour aider les lecteurs à comprendre ce qui pourrait se produire après l'exécution d'une tâche.
Voici les symboles utilisés ici :
- Rectangle: Représente un point de décision
- Diamant: Représente un nœud de chance
- Cercle: Représente un point final
Voici les meilleures situations pour lesquelles un arbre de décision est adapté :
- Évaluer les options et les conséquences
- La prise de décision
- L'évaluation des risques
- Le forfait de scénarios
Organigramme
Un organigramme de processus se concentre sur la séquence des étapes. C'est un outil de base mais efficace pour visualiser les processus.
Voici quelques-uns des symboles de base d'un organigramme :
- Cercle: Représente un point de départ ou d'arrivée
- Ovale: Représente un processus ou une activité
- Rectangle: Représente un point de décision
- Diamant: Représente une entrée ou une sortie
Voici les meilleures situations pour lesquelles un organigramme est adapté :
- Analyse des processus
- Comprendre le flux du processus
- Documenter les procédures
- Modules de formation
En plus de ces types, il existe des types de processus basés sur des diagrammes, tels que les diagrammes de flux de données, les diagrammes de flux de travail et les diagrammes de flux cumulés, gagnent du terrain dans la gestion de projet.
Comment créer un plan de processus à l'aide de symboles
Voici une présentation en deux parties qui couvre la création et l'analyse d'un plan de processus. ClickUp's outils de cartographie des processus de ClickUp peuvent rendre la tâche 10 fois plus facile.
6 étapes pour créer une carte des processus à l'aide de symboles
Voici les six étapes à suivre pour réaliser un plan de processus efficace :
Etape 1 : Définir le champ d'application et l'approche
La première étape consiste à impliquer les parties prenantes et à définir le champ d'application et l'approche de la carte des processus.
Voici deux étapes pour le faire :
- Identifier le projet ou la fonction sur lequel il faut se concentrer
- Organisez une réunion du comité de pilotage avec les parties prenantes
- Notez les attentes, telles que la manière dont il doit être représenté et les informations qui doivent en découler
Bien que cela puisse paraître extensif, ClickUp offre de nombreux outils de visualisation pour aider à finaliser la portée et l'approche lors de la toute première réunion. Tableaux blancs ClickUp sont des toiles numériques collaboratives idéales pour le brainstorming et la visualisation d'idées. Lorsqu'il s'agit de définir l'intention, les attentes et les besoins d'un projet ou d'un plan de processus, cet outil est toujours à la hauteur.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Whiteboards-simplified-1400x934.png Tableaux blancs simplifiés ClickUp 3.0 /$$img/
planifiez sans effort les contributions de vos parties prenantes et documentez leurs attentes par rapport au plan de processus avec ClickUp Whiteboards_
Voici comment ClickUp Tableaux blancs aide à définir la portée et l'approche d'un plan de processus lors d'une réunion avec les parties prenantes :
- Faire un brainstorming en temps réel, en ajoutant des notes, des formes et des dessins directement sur le Tableau blanc
- Conservez un enregistrement transparent des résultats de la réunion de cartographie des processus et des décisions prises grâce aux données de version et de contribution
- Connectez l'outil à la gestion des tâches, à ClickUp et à d'autres éléments du projet pour passer en toute transparence à l'étape suivante
Étape 2 : Documenter les étapes
Une fois les attentes clarifiées, l'étape suivante consiste pour les titres fonctionnels à documenter chaque étape, processus de manipulation et méthodologie impliqués.
Cela nécessite un brainstorming approfondi, un mappage et un partage. ClickUp facilite cette tâche grâce à un ensemble d'outils de brainstorming et de visualisation dédiés.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image9.gif Personnalisez votre carte mentale ClickUp /$$img/
convertissez en toute transparence les attentes de vos parties prenantes en étapes de processus claires grâce aux Mind Maps de ClickUp_ Cartes mentales ClickUp est un outil visuel pour le brainstorming, l'organisation des idées et la création de connexions entre les concepts. Une fois le paramètre et l'approche définis, cet outil transforme la façon dont vous documentez et reliez chaque étape et opération
Voici quelques fonctionnalités des cartes mentales ClickUp qui facilitent la documentation détaillée des cartes de processus :
- Permet de personnaliser l'apparence et de différencier les étapes du processus, les décisions ou d'autres éléments
- Simplifie la sélection des symboles grâce à l'accès à une bibliothèque de symboles d'organigramme standard
- Visualise le flux de données entre les tâches et les étapes grâce à sa fonctionnalité intégrée de connexion par points. L'outil est également doté d'une option de repositionnement qui permet de réaligner les éléments et de supprimer automatiquement les chevauchements qui prêtent à confusion
Même avec ces outils géniaux, la création d'une solution personnalisée à partir de zéro peut prendre du temps. Pour y remédier, vous pouvez accéder à plusieurs modèles ClickUp prêts à l'emploi et facilement personnalisables.
/$$$cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-436.png
Modèle de Tableau blanc de ClickUp pour les plans de processus
https://app.clickup.com/signup ?template=t-176168769&department=marketing&_gl=1*pwds8h*_gcl_aw*R0NMLjE3MjU2MjY2NzYuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJYM1hfa1BtRnZzc2VNYVhBdGtSVJvZjk5aHMyX25YY1dfMmxsVDViTC01dVFncjZHZlVaRWFBcE5hRUFMd193Y0I.*_gcl_au*NTQ5ODIyOTQ2LjE3MjUwMTY5MDI.
Télécharger ce modèle
/$$cta/
Le Modèle de Tableau blanc de plan de processus ClickUp est le cadre idéal pour cartographier et documenter les processus en collaboration. Sa structure basique mais visuellement frappante garantit que toutes les observations conduisent à une visualisation claire et organisée
Voici quelques fonctionnalités qui rendent la documentation et la visualisation des étapes transparentes :
- Permet d'organiser les étapes et les connexions sans effort. La sélection des symboles de la carte de processus est ainsi simplifiée
- Permet de capturer facilement les détails et les descriptions d'étapes grâce à des fonctionnalités étendues de mise en forme du texte telles que les bannières, les styles de police et les mises en évidence
- Permet aux équipes de construire et d'affiner ensemble des plans de processus grâce à des fonctionnalités de collaboration telles que la mise à jour en temps réel et les commentaires instantanés
Etape 3 : Sélectionner et mapper les symboles
Une fois les étapes et les processus définis, vous devez finaliser les symboles applicables
Voici quelques éléments clés à garder à l'esprit lors de la sélection des symboles de votre carte des processus :
- La nature et la fonction du processus
- Quelles sont les étapes qui s'enchaînent après la première étape ?
- Faits clés impliqués dans la description du processus
L'ensemble des symboles de cartographie des processus étant mappés pour chaque étape, il devient facile de les regrouper sous forme de carte des processus.
Etape 4 : Normaliser à l'aide d'un modèle
Les projets, les solutions logiques et les départements ont tendance à avoir des processus nombreux mais similaires. Une fois que votre plan est prêt, normalisez-le en tant que modèle. Celui-ci deviendra votre référence pour créer rapidement de nouveaux plans de processus
ClickUp dispose de plusieurs cadres de cartographie de processus , tels que le programme Modèle d'organigramme de processus ClickUp et plusieurs autres modèles de cartographie de la valeur (value stream mapping) pour dynamiser votre processus de création.
/$$$cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-434.png
Modèle de mappage de processus ClickUp
https://app.clickup.com/signup ?template=t-2z5h1ee&department=professional-services&_gl=1*pwds8h*_gcl_aw*R0NMLjE3MjU2MjY2NzYuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJYM1hfa1BtRnZc2VNYVhBdGtSVJvZjk5aHMyX25YY1dfMxsVDViTC01dVFncjZHZlVaRWFBcE5hRUFMd193Y0I.*_gcl_au*NTQ5ODIyOTQ2LjE3MjUwMTY5MDI.
Télécharger ce modèle
/$$cta/
Si vous êtes à la recherche d'un framework qui peut facilement s'adapter aux besoins de votre entreprise, le Modèle de mappage de processus ClickUp est votre solution idéale. De la création de flux de travail à la collaboration d'équipe, ce modèle vous permet de tout visualiser.
Voici quelques fonctionnalités qui soulignent sa capacité à devenir votre solution standardisée par défaut :
- Permet aux équipes de collaborer en temps réel, ce qui rend l'amélioration des processus sans effort
- Connexion à plus de 1000+ outils avecIntégrations ClickUp. Vous êtes ainsi assuré de disposer des données les plus récentes pour étayer les symboles de carte de processus que vous avez sélectionnés
- Gagnez du temps dans la création de votre plan de processus standard grâce à son interface conviviale, sa vaste bibliothèque de symboles de plans de processus et ses paramètres rapides par glisser-déposer
Etape 5 : Optimiser et automatiser
Même si tous vos processus d'entreprise ont été mappés, ils sont susceptibles d'évoluer. L'optimisation et l'automatisation de vos plans de processus vous permettent de les tenir à jour en cas de changement. Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous devez relever de nouveaux défis ou déployer des améliorations de manière horizontale.
Cette étape nécessite généralement l'adoption de technologies et d'outils avancés. Cela entraîne souvent des défis financiers et liés aux compétences. ClickUp simplifie tout cela grâce à son outil de plateforme IA dédié.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-172.png ClickUp Brain /$$img/
générez des informations de manière transparente et connectez votre travail avec ClickUp Brain_ ClickUp Brain est l'outil IA intégré de ClickUp qui favorise l'automatisation et fournit des informations approfondies sur les données. Lorsqu'il est incorporé à vos plans de processus, il simplifie la création et aide à maintenir vos visualisations à jour.
Voici quelques avantages de ClickUp Brain dans les cartes de processus :
- Rationalisationles techniques de cartographie des processus en automatisant les tâches et en proposant des commandes en langage naturel
- Génère un aperçu enmodélisation du processus grâce à ses algorithmes avancés
- Suggère les meilleures étapes et le meilleur plan d'action
- Permet une collaboration en temps réel et analyse les flux de travail pour identifier les inefficacités
- Planifie la mise à jour de la carte avec des résumés instantanés et des aperçus sur la façon dont vos processus d'entreprise ont changé
Analyse d'un exemple de plan de processus
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/process-of-capacity-planning-with-new-customer-projects-1192x1400.png Le processus de planification de la capacité avec les projets de nouveaux clients sous forme d'organigramme /$$img/
le processus de planification de la capacité avec de nouveaux projets personnalisés est représenté sous la forme d'un organigramme_
Maintenant que vous savez comment créer un processus, analysons et interprétons un exemple.
Etape 1 : Définir le type de carte du processus
Nous avons créé un organigramme avec un flux logique, des éléments de prise de décision et des boucles de reprise.
Identifier le type de carte de processus permet de décomposer la façon de la lire.
Etape 2 : Identifier son objectif
Cette visualisation permet de cartographier la manière dont les équipes commerciales et logistiques doivent faire face à la projection d'une demande accrue de la part des clients. Elle décrit les étapes de la vérification de la demande, de la communication avec les clients et du travail à accomplir pour augmenter les capacités.
Etape 3 : Noter les observations et les interprétations
Après avoir procédé étape par étape, il est important de noter ce que vous avez compris.
Voici une analyse de l'exemple de l'organigramme :
- Le processus commence par la communication par le client de projections à long terme montrant une augmentation du volume
- L'équipe commerciale vérifie la demande et, si elle est confirmée, collabore avec le client pour documenter les nouvelles exigences et leur impact
- L'équipe logistique détermine la stratégie et l'impact sur ses opérations
- En cas de manque de capacité, l'équipe étudie des options telles que l'utilisation de la capacité latente des machines ou la mise en œuvre d'augmentations de capacité
- La communication avec le client est maintenue tout au long du processus, afin d'assurer l'alignement et de gérer les attentes
- Le processus comprend une boucle de reprise pour développer de nouvelles stratégies d'augmentation de la capacité jusqu'à ce qu'aucune option ne soit réalisable. Cela indique également que des ajustements peuvent être nécessaires en fonction des commentaires du client ou de l'évolution de la situation
Les avantages de l'utilisation des symboles du plan de processus
Maintenant que vous savez comment créer un plan de processus à l'aide de symboles, nous allons vous montrer comment il transforme votre entreprise. Voici cinq avantages de l'utilisation des symboles de plan de processus :
Améliore la clarté et la compréhension
Les symboles des plans de processus visent à simplifier un processus complexe. Grâce à un ensemble normalisé de paramètres, le flux d'informations est rapide et efficace. La compréhension du flux de processus est ainsi simplifiée, même pour les parties prenantes ne disposant pas d'expertise technique.
La visualisation améliorée aide également les équipes à repérer les domaines potentiels d'amélioration.
Améliore la communication et la collaboration
Les symboles des cartes de processus constituent un langage à part entière. Visualiser vos processus avec un langage commun favorise une meilleure communication et une meilleure compréhension. Les symboles appropriés simplifient également les discussions et facilitent un travail d'équipe efficace.
Stimule l'efficacité des processus
L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises adoptent les plans de processus est l'amélioration de leurs opérations.
Les symboles des plans de processus mettent efficacement en évidence les goulets d'étranglement, les redondances et les inefficacités de vos processus. Le résultat est des flux de travail rationalisés et l'efficacité globale.
Améliore la prise de décision
Un plan de processus comportant les bons symboles facilite l'évaluation des différentes options. Cette approche logique et fondée sur des données est essentielle pour améliorer la précision des décisions.
En visualisant les résultats potentiels des différents choix, vous pouvez identifier la meilleure ligne de conduite et éviter des erreurs coûteuses.
Favorise la responsabilisation
Les symboles des plans de processus précisent qui est responsable de chaque action ou étape. Ils simplifient également le processus de délégation des tâches et stimulent les performances en informant les employés de l'étendue de leur travail.
Optimiser les processus d'entreprise avec ClickUp
Si les plans de processus donnent un sens aux opérations complexes d'une entreprise, les symboles des plans de processus sont la clé pour simplifier ces complexités et améliorer l'efficacité. Il est essentiel de savoir comment utiliser un plan de processus pour faciliter la communication, la collaboration et la prise de décision,
Grâce au guide complet et aux exemples de symboles de plans de processus que nous avons couverts, vous êtes presque prêt à transformer vos niveaux de productivité.
Il ne vous reste plus qu'à choisir ClickUp et son large intervalle d'outils pour rationaliser votre parcours de cartographie des processus. En attendant.., inscrivez-vous sur ClickUp pour faire un essai !