Avez-vous déjà eu du mal à comprendre un plan de projet complexe, avant de tomber sur un diagramme ou une visualisation qui vous a soudainement tout clarifié ?
Il est étonnant de constater à quel point une image claire permet littéralement d'avoir une vision plus claire, n'est-ce pas ?
Une cartographie des processus donne vie et clarté à chaque fonction, voire à la vision même d'une organisation. Devinez ce qui amplifie son impact ? Les symboles utilisés dans la cartographie des processus.
Ces éléments fondamentaux permettent d'améliorer considérablement la compréhension visuelle, comme le confirme le secteur des outils de visualisation, qui pèse 9,84 milliards de dollars.
Cet article est un guide complet sur les symboles utilisés dans les schémas de processus. Nous vous expliquerons ce qu'ils sont, vous présenterons des symboles spécifiques et courants utilisés dans les schémas de processus, et aborderons les principaux types.
Nous vous présenterons également un guide en six étapes pour créer des cartes de processus et vous expliquerons comment ClickUp, une plateforme de gestion de projet, peut vous aider à en créer une.
Que sont les symboles utilisés dans les schémas de processus ?
Les symboles utilisés dans les schémas de processus sont des éléments visuels qui représentent les différentes étapes, opérations et décisions d'un processus. Ils permettent d'illustrer le flux d'un processus du début à la fin.
L'objectif principal des symboles utilisés dans les schémas de processus est de faciliter la compréhension et l'analyse des procédures complexes. Ils sont largement utilisés dans les domaines de l'entreprise, de l'ingénierie et de la gestion des processus pour indiquer comment les informations circulent, sont stockées et exécutées.
Symboles couramment utilisés dans la cartographie des processus
Maintenant que vous avez un aperçu des symboles utilisés dans les schémas de processus, voici les symboles standard classés en fonction de leur utilisation.
Traitement des données
Voici les principaux symboles qui indiquent comment les données sont traitées et organisées :
| Forme | Nom | Fonction |
|---|---|---|
| Symbole de collationnement | Représente le fait de fusionner deux ou plusieurs ensembles de données. | |
| Symbole de tri | Indique la commande dans laquelle les données seront classées. |
Stockage de fichiers et d'informations
Pour représenter le stockage de données, voici les symboles de cartographie des processus que vous devez utiliser :
| Forme | Nom | Fonction |
|---|---|---|
| Symbole des données stockées | Indique que les données sont stockées ici. | |
| Symbole de base de données | Représente une liste d'informations avec une structure standard. | |
| Symbole de stockage à accès direct | Ce symbole représente un disque dur. | |
| Symbole de stockage interne de stockage | Représente les données stockées dans la mémoire interne d'un système. |
Processus et fonctionnement
Voici les symboles utilisés dans les schémas de processus pour indiquer qu'une étape correspond à une tâche, une opération ou une logique :
| Forme | Nom | Fonction |
|---|---|---|
| Symbole de processus | Représente une action, une tâche ou une opération. | |
| Symbole de sous-routine | Ce symbole représente une série d'actions liées à une tâche plus large, qui peut également faire l'objet d'une cartographie de processus distincte. | |
| Symbole alternatif | Cela montre qu'il existe une autre étape qui pourrait être prise. | |
| Symbole de retard | Représente une période d'attente ou un retard. | |
| Symbole de préparation | Cette étape montre la préparation avant l'opération suivante. | |
| Symbole de boucle manuelle | Indique une séquence de commandes qui se répète jusqu'à ce qu'elle soit arrêtée manuellement. |
Entrées et sorties
Chaque schéma de processus doit indiquer le type d'informations. Ces symboles permettent de communiquer les entrées et les sorties :
| Forme | Nom | Fonction |
|---|---|---|
| Symbole d'entrée ou de sortie | Représente les matériaux ou les informations entrant ou sortant du processus. | |
| Symbole de document | Indique une étape du processus qui utilise ou génère un document ou un rapport. | |
| Symbole représentant plusieurs documents | Cette étape montre que plusieurs documents sont utilisés ou produits. | |
| Symbole d'affichage | Indique que certaines informations sont affichées ou présentées. | |
| Symbole de saisie manuelle | Un symbole de saisie manuelle indique qu'une étape nécessite une intervention humaine et n'est pas automatisée. |
Branchement et contrôle des symboles de flux
Pour aider votre entreprise à visualiser le sens du flux d'informations, ces symboles de cartographie des processus sont essentiels :
| Forme | Nom | Fonction |
|---|---|---|
| Symbole flèche | Indique la direction de l'information ou du processus. Ceci est principalement destiné à la lecture. | |
| Symbole Terminator | Représente le début ou la fin d'un processus. | |
| Symbole de décision | Indique l'étape à laquelle une décision doit être prise. | |
| Symbole de connecteur | Ce symbole établit une connexion entre deux cartes de processus. Il est généralement utilisé pour poursuivre la cartographie sur une autre page. | |
| Symbole de connecteur hors page | Ce symbole indique où se trouve la connexion lorsqu'un processus se poursuit sur une page en dehors de la séquence. | |
| Fusionner un symbole | Indique les points de fusion de plusieurs processus. | |
| Symbole d'extraction | Symbolise la prise d'une donnée spécifique à partir d'un ensemble de données plus vaste. | |
| Symbole OU | Point de bifurcation où plusieurs chemins peuvent être empruntés. |
Glossaire des symboles
Une cartographie des processus standardisée garantit que chaque forme représente un type de tâche ou d'opération similaire. Voici un glossaire qui vous aidera à comprendre les formes courantes utilisées dans une cartographie des processus et leur fonction principale :
| Forme | Fonction |
|---|---|
| Cercle | Indique le début ou la fin d'un processus. |
| Ovale | Représente une étape ou une activité au sein d'un processus. |
| Rectangle | Indique un point où un choix est effectué. |
| Diamant | Représente les données entrant ou sortant d'un processus. |
| Parallélogramme | Indique un emplacement où les données sont stockées. |
| Cylindre | Représente un magasin de données accessible de manière séquentielle. |
| Triangle | Indique une étape manuelle ou un retard dans le processus. |
| Hexagone | Représente une source de données externe. |
| Pentagone | Il s'agit d'un bloc d'étapes réutilisable au sein d'un processus plus large. |
| Trapèze | Représente un document ou un rapport |
Différents types de schémas de processus
Les symboles à utiliser dépendent des types de schémas de processus qui correspondent à vos besoins. Voici six types de schémas de processus standard basés sur des objectifs spécifiques et des cas d'utilisation optimaux :
Cartographie détaillée des processus
Une cartographie détaillée offre une vue approfondie du processus, y compris chaque étape et chaque décision. Elle est idéale pour comprendre des processus complexes ou identifier des goulots d'étranglement.
Voici les symboles les plus fréquemment utilisés :
- Symboles de stockage de données : base de données, document
- Ovale : représente un processus ou une activité.
- Rectangle : représente un point de décision.
- Diamant : représente une entrée ou une sortie.
Voici les cas dans lesquels vous devriez utiliser une cartographie détaillée des processus :
- Réalisation d'une analyse des causes profondes
- Comprendre les processus complexes
- Identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités
- Documenter des procédures détaillées
Cartographie des processus de haut niveau
Une cartographie des processus de haut niveau offre un aperçu des jalons importants et des points de décision. Elle aide à comprendre le flux global d'un processus ou à communiquer avec les parties prenantes.
Voici les symboles avancés fréquemment utilisés dans les schémas de processus :
- Ovale : représente un processus ou une activité.
- Rectangle : représente un point de décision.
- Diamant : représente une entrée ou une sortie.
Voici les situations dans lesquelles un schéma de processus de haut niveau est particulièrement utile :
- Aperçu des processus
- Comprendre le flux global du processus
- Communiquer avec les parties prenantes
- Planification stratégique
Carte de la chaîne de valeur (VSM)
Un VSM aide à identifier les gaspillages et les inefficacités au sein d'un processus, en se concentrant sur le flux de valeur. Cette approche est souvent utilisée dans les logiciels VSM dédiés à l'amélioration des processus lean.
Voici les symboles utilisés dans un VSM :
- Symbole d'inventaire : représente un stock de matériaux.
- Flèche : représente le flux de matériaux ou d'informations.
- Triangle : représente un retard ou un temps d'attente.
Un VSM est particulièrement adapté aux objectifs suivants :
- Améliorer l'efficacité
- Cartographier des départements ou des fonctions entiers
- Identifier le gaspillage et les inefficacités
- Amélioration des processus Lean
- Réduire les coûts
Cartographie des processus à couloirs
Une cartographie des processus par couloirs permet de visualiser un processus impliquant différents services ou équipes à l'aide de sections claires. Ces sections représentent souvent les services ou les fonctions responsables de la tâche.
Les symboles propres à la cartographie des processus dans les couloirs sont des bandes horizontales ou verticales. Ces bandes séparent visuellement les responsabilités des différentes équipes, services ou personnes impliqués.
Un couloir est idéal pour les objectifs suivants :
- Analyse des goulots d'étranglement dans les processus
- Comprendre la propriété des processus
- Identifier les transferts entre les services
- Améliorer la collaboration interfonctionnelle
Arbre de décision
Un arbre de décision représente les processus décisionnels et leurs résultats potentiels. Il se ramifie comme un arbre pour aider les lecteurs à comprendre ce qui pourrait se passer après l'exécution d'une tâche.
Voici les symboles utilisés ici :
- Rectangle : représente un point de décision.
- Diamant : représente un nœud aléatoire
- Cercle : représente un point final
Voici les situations dans lesquelles un arbre de décision est le plus adapté :
- Évaluer les options et les conséquences
- Prise de décision
- Évaluation des risques
- Planification de scénarios
Organigramme
Un organigramme de processus se concentre sur la séquence des étapes. Il s'agit d'un outil simple mais efficace pour visualiser les processus.
Voici quelques-uns des symboles de base utilisés dans les organigrammes :
- Cercle : représente un point de départ ou d'arrivée.
- Ovale : représente un processus ou une activité.
- Rectangle : représente un point de décision.
- Diamant : représente une entrée ou une sortie.
Voici les situations dans lesquelles un organigramme est le plus adapté :
- Analyse des processus
- Comprendre le flux des processus
- Documentation des procédures
- Modules de formation
Outre ces types, les types de processus basés sur des diagrammes, tels que les diagrammes de flux de données, les diagrammes de flux de travail et les diagrammes de flux cumulatifs, gagnent en popularité dans la gestion de projet.
Comment créer une cartographie des processus à l'aide de symboles
Voici un guide en deux parties qui couvre la création et l'analyse de cartes de processus. Les outils de cartographie des processus de ClickUp peuvent vous faciliter considérablement la tâche.
6 étapes pour créer une cartographie des processus à l'aide de symboles
Voici les six étapes à suivre pour créer une cartographie des processus efficace :
Étape 1 : Définissez la portée et l'approche
La première étape consiste à impliquer les parties prenantes et à définir l'objectif et l'approche de la cartographie des processus.
Voici deux étapes à faire pour y parvenir :
- Identifiez le projet ou la fonction qui nécessite une attention particulière.
- Organisez une réunion du comité de pilotage avec vos parties prenantes.
- Notez vos attentes, telles que la manière dont il doit être représenté et les informations qu'il doit fournir.
Bien que cela puisse sembler fastidieux, ClickUp propose de nombreux outils de visualisation pour vous aider à définir la portée et l'approche dès la toute première réunion.
Les tableaux blancs ClickUp sont des canevas numériques collaboratifs, idéaux pour le brainstorming et la visualisation d'idées. Lorsqu'il s'agit de définir l'intention, les attentes et les besoins d'un projet ou d'une cartographie de processus, cet outil est toujours à la hauteur.
Voici comment ClickUp Tableaux blancs aide à définir la portée et l'approche d'une cartographie des processus lors d'une réunion avec les parties prenantes :
- Réfléchissez à des idées en temps réel, ajoutez des notes, des formes et des dessins directement sur le Tableau blanc.
- Conservez une trace transparente des résultats et des décisions prises lors des réunions consacrées à la cartographie des processus, avec les données relatives aux versions et aux contributions.
- Connectez l'outil à la gestion des tâches, à ClickUp et à d'autres éléments du projet pour passer sans difficulté à l'étape suivante.
Étape 2 : Documentez les étapes
Une fois les attentes clarifiées, l'étape suivante consiste pour les responsables des fonctions à documenter chaque étape, chaque processus de traitement et chaque méthodologie impliqués.
Cela nécessite un travail approfondi de réflexion, de cartographie et de partage. ClickUp facilite cette tâche grâce à un ensemble d'outils dédiés à la réflexion et à la visualisation.
ClickUp Cartes mentales est un outil visuel permettant de réfléchir, d'organiser des idées et de créer des connexions entre différents concepts. Une fois que vous avez défini la portée et l'approche, cet outil transforme la manière dont vous documentez et reliez chaque étape et chaque opération.
Voici quelques fonctionnalités de ClickUp cartes mentales qui facilitent la documentation détaillée des cartes de processus :
- Vous permet de personnaliser l'apparence et de différencier les étapes du processus, les décisions ou d'autres éléments.
- Simplifiez la sélection des symboles grâce à l'accès à une bibliothèque de symboles standard pour organigrammes.
- Visualisez le flux de données entre les tâches et les étapes grâce à sa fonctionnalité intégrée de connexion par points. L'outil est également doté d'une option de réorganisation qui permet de réaligner les éléments et de supprimer automatiquement les chevauchements prêtant à confusion.
Même avec ces outils formidables, créer une solution personnalisée à partir de zéro peut prendre beaucoup de temps. Pour remédier à cela, vous pouvez accéder à plusieurs modèles ClickUp prêts à l'emploi et facilement personnalisables.
Le modèle de Tableau blanc ClickUp Process Map est le cadre idéal pour la cartographie et la documentation collaboratives des processus. Sa structure simple mais visuellement percutante garantit que toutes les observations aboutissent à une visualisation claire et organisée.
Voici quelques fonctionnalités qui facilitent la documentation et la visualisation des étapes :
- Vous permet d'organiser facilement les étapes et les connexions. Cela simplifie la sélection des symboles de cartographie des processus.
- Permet de saisir facilement les détails et les descriptions des étapes grâce à des fonctionnalités avancées de mise en forme du texte, telles que les bannières, les styles de police de caractère et les surlignages.
- Permet aux équipes de créer et d'affiner des cartes de processus grâce à des fonctionnalités collaboratives telles que la mise à jour en temps réel et les commentaires instantanés.
Étape 3 : Sélectionnez et mappez les symboles
Une fois les étapes et les processus définis, vous devez finaliser les symboles à utiliser.
Voici quelques éléments clés à garder à l'esprit lorsque vous sélectionnez vos symboles de cartographie des processus :
- Nature et fonction du processus
- Quelles sont les étapes à suivre après avoir franchi la première étape ?
- Éléments clés à prendre en compte pour décrire le processus
Grâce à l'ensemble de symboles de cartographie des processus associés à chaque étape, leur assemblage dans une cartographie des processus devient un jeu d'enfant.
Étape 4 : Standardisez à l'aide d'un modèle
Les projets, les solutions logiques et les services ont tendance à avoir des processus nombreux mais similaires. Une fois votre carte des processus prête, standardisez-la sous forme de modèle. Elle deviendra votre référence pour créer rapidement de nouvelles cartes des processus.
ClickUp propose plusieurs cadres de cartographie des processus, tels que le modèle de diagramme de flux de processus ClickUp et plusieurs autres modèles de cartographie de la chaîne de valeur, pour optimiser votre processus de création.
Si vous recherchez un cadre qui s'adapte facilement aux besoins de votre entreprise, le modèle de cartographie des processus ClickUp est la solution qu'il vous faut. De la création du flux de travail à la collaboration en équipe, ce modèle vous permet de tout visualiser.
Voici quelques fonctionnalités qui soulignent sa capacité à devenir votre solution standardisée par défaut :
- Permet aux équipes de collaborer en temps réel, facilitant ainsi l'amélioration des processus.
- Connectez plus de 1 000 outils grâce aux intégrations ClickUp. Vous disposez ainsi des données les plus récentes pour étayer les symboles de cartographie des processus que vous avez sélectionnés.
- Gagnez du temps dans la création de votre carte de processus standard grâce à son interface conviviale, sa vaste bibliothèque de symboles de cartographie des processus et ses paramètres rapides par glisser-déposer.
Étape 5 : Optimiser et automatiser
Même si tous vos processus métier sont cartographiés, ils sont susceptibles d'évoluer. L'optimisation et l'automatisation de vos cartes de processus vous aident à les maintenir à jour malgré les changements. Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous examinez de nouveaux défis ou déployez des améliorations de manière horizontale.
Cette étape nécessite généralement l'adoption de technologies et d'outils avancés. Cela entraîne souvent des défis financiers et liés aux compétences. ClickUp simplifie tout cela grâce à son outil dédié basé sur l'IA.
ClickUp Brain est l'outil d'IA intégré à ClickUp qui favorise l'automatisation et fournit des informations détaillées sur les données. Intégré à vos cartes de processus, il simplifie la création et vous aide à maintenir vos visualisations à jour.
Voici quelques avantages de ClickUp Brain dans les cartes de processus :
- Rationalisez les techniques de cartographie des processus en effectuant l'automatisation des tâches et en proposant des commandes en langage naturel.
- Génère un aperçu de la modélisation des processus grâce à ses algorithmes avancés.
- Suggère les meilleures étapes et la marche à suivre.
- Permet une collaboration en temps réel et analyse les flux de travail afin d'identifier les inefficacités.
- Clarifiez la mise à jour de la cartographie grâce à des résumés instantanés et des informations sur l'évolution de vos processus d'entreprise.
Analyse d'un exemple de carte de processus
Maintenant que vous savez comment créer un processus, analysons et interprétons un exemple.
Étape 1 : Définissez le type de carte de processus
Nous avons créé un organigramme avec un flux logique, des éléments décisionnels et des boucles de retouche.
Identifier le type de schéma de processus permet de mieux comprendre comment le lire.
Étape 2 : Identifiez son objectif
Cette visualisation montre comment les équipes commerciales et logistiques doivent répondre à l'augmentation prévue de la demande des clients. Elle décrit les étapes nécessaires à la vérification de la demande, à la communication avec les clients et à l'augmentation des capacités.
Étape 3 : Notez vos observations et interprétations
Après avoir suivi toutes les étapes, il est important de noter ce que vous avez compris.
Voici une analyse de l'exemple de diagramme :
- Le processus commence lorsque le client communique ses projections à long terme indiquant une augmentation du volume.
- L'équipe commerciale vérifie la demande et, si celle-ci est confirmée, collabore avec le client pour documenter les nouvelles exigences et leur impact.
- L'équipe logistique détermine la stratégie et son impact sur ses opérations.
- Si la capacité est insuffisante, l'équipe explore différentes options, telles que l'utilisation de la capacité machine latente ou la mise en œuvre d'augmentations de capacité.
- La communication avec le client est maintenue tout au long du processus, ce qui garantit l'alignement et la gestion des attentes.
- Le processus comprend une boucle de retouche afin de développer de nouvelles stratégies d'augmentation de la capacité jusqu'à ce qu'aucune option ne soit viable. Cela indique également que des ajustements pourraient être nécessaires en fonction des commentaires des clients ou de l'évolution des circonstances.
Les avantages de l'utilisation des symboles de cartographie des processus
Maintenant que vous savez comment créer une cartographie des processus à l'aide de symboles, découvrons comment cela peut transformer votre entreprise. Voici cinq avantages liés à l'utilisation des symboles de cartographie des processus :
Améliore la clarté et la compréhension
Les symboles utilisés dans les schémas de processus visent à simplifier les processus complexes. Grâce à un ensemble standardisé de symboles, le flux d'informations est rapide et efficace. Cela facilite la compréhension du déroulement des processus, même pour les parties prenantes qui ne possèdent pas d'expertise technique.
La visualisation améliorée aide également les équipes à identifier les domaines susceptibles d'être améliorés.
Améliore la communication et la collaboration
Les symboles utilisés dans les schémas de processus constituent un langage à part entière. La visualisation de vos processus à l'aide d'un langage commun favorise une meilleure communication et une meilleure compréhension. Les symboles appropriés simplifient également les discussions et facilitent un travail d'équipe efficace.
Améliore l'efficacité des processus
L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises adoptent les cartes de processus est d'améliorer leurs opérations.
Les symboles utilisés dans les schémas de processus permettent de mettre en évidence les goulots d'étranglement, les redondances et les inefficacités de vos processus. Le résultat est des flux de travail rationalisés et une efficacité globale accrue.
Facilite la prise de décision
Une mappe des processus utilisant les symboles appropriés facilite l'évaluation des différentes options. Cette approche logique et fondée sur les données est essentielle pour améliorer la précision des décisions.
En visualisant les résultats potentiels de différents choix, vous pouvez identifier la meilleure ligne de conduite et éviter des erreurs coûteuses.
Favorise la responsabilisation
Les symboles utilisés dans les schémas de processus permettent de clarifier qui est responsable de chaque action ou étape. Ils simplifient également le processus de délégation des tâches et améliorent les performances en informant les employés de leur champ d'action.
Optimisez vos processus d'entreprise avec ClickUp
Si les schémas de processus donnent un sens aux opérations complexes d'une entreprise, les symboles utilisés dans ces schémas sont la clé pour simplifier leur complexité et améliorer leur efficacité. Savoir utiliser un schéma de processus est essentiel pour faciliter la communication, la collaboration et la prise de décision.
Grâce à ce guide complet et aux exemples de symboles standard utilisés dans les plans de processus, vous êtes presque prêt à transformer votre niveau de productivité.
Il ne vous reste plus qu'à choisir ClickUp et sa gamme complète d'outils pour rationaliser votre parcours de cartographie des processus. Alors, inscrivez-vous sur ClickUp pour l'essayer !