Les petites et moyennes entreprises sont confrontées à un défi de taille lorsqu'il s'agit de gérer leurs stocks, quel que soit leur secteur d'activité. Comment répondre à la demande des clients tout en minimisant les coûts liés aux surstockages ou aux ruptures de stock ?
Véritable poumon des activités de vente au détail et de gros, la gestion des stocks garantit le bon fonctionnement des entreprises.
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, où les attentes des clients sont élevées et les conditions du marché évoluent rapidement, une mauvaise planification des stocks peut avoir des répercussions financières importantes, telles qu'une augmentation des coûts de stockage et une perte d'opportunités commerciales.
Cependant, l'optimisation des stocks garantit la disponibilité des produits, réduit les excédents et libère des capitaux, ce qui améliore la trésorerie et la satisfaction des clients. Il est clair que la planification et la gestion des stocks sont des aspects essentiels de la gestion d'une entreprise et déterminent sa réussite.
Cet article explore comment améliorer et maîtriser le processus de planification des stocks. Mais tout d'abord, posons les bases.
Comprendre la planification des stocks
Imaginez ceci : vous avez développé un produit de réussite et, dès son lancement, vous êtes convaincu qu'il se vendra comme des petits pains. Vous constituez des stocks, vous le commercialisez et vous attendez que le panneau « complet » apparaisse. Cependant, un problème inattendu survient et les délais de livraison sont désormais plus longs que prévu.
En conséquence, vos clients commencent à annuler leurs commandes et à demander des remboursements. Le délai de livraison prolongé a éclipsé la demande pour le produit, vous laissant avec des stocks invendus et sans acheteurs.
Un coup de chance ou un coup de malchance, littéralement !
Stocker des produits sans évaluer soigneusement la demande peut entraîner un excédent de stocks, une augmentation des coûts de stockage et un gaspillage potentiel. L'effet en aval a un impact considérable sur la rentabilité et l'efficacité opérationnelle de votre entreprise.
D'autre part, comprendre et mettre en œuvre des stratégies intelligentes peut vous aider à garder une longueur d'avance. Une bonne gestion des stocks repose sur la stratification. À long terme, un logiciel de gestion des stocks peut rendre l'ensemble de l'effort beaucoup plus facile et plus fiable.
Qu'est-ce que la planification des stocks ?
La planification des stocks consiste à gérer et à organiser les produits qu'une marque a l'intention de vendre afin de générer des bénéfices. Elle englobe diverses logistiques et stratégies qui doivent être mises en œuvre quotidiennement pour assurer le bon fonctionnement d'une entreprise.
La planification des stocks diffère d'une entreprise à l'autre. Une seule stratégie ne peut pas s'appliquer à toutes.
Par exemple, il n'est pas envisageable de stocker pendant de longues périodes si vous travaillez dans le secteur de la mode ou des denrées périssables. L'objectif principal d'une maison de couture est de vendre son stock avant qu'il ne se démode. Pour une entreprise alimentaire, stocker trop de marchandises sans besoin apparent peut entraîner des dommages au stock.
Les stocks n'ont de valeur que s'ils continuent à circuler et génèrent un flux de trésorerie rentable.
Avantages de la planification des stocks
Une planification efficace des stocks permet à votre entreprise de générer des revenus sans complications. C'est votre base de référence.
Voici les quatre clés d'une planification et d'une gestion adéquates des stocks.
Augmentation de la rentabilité
Chaque dollar d'inventaire qu'une entreprise détient au-delà de son niveau idéal génère 20 à 30 % de coûts supplémentaires.
Chaque dollar d'inventaire qu'une entreprise détient au-delà de son niveau idéal génère 20 à 30 % de coûts supplémentaires.
Une planification précise des stocks vous permet de réaliser des bénéfices, d'améliorer vos opportunités et d'augmenter vos ventes saisonnières. Le suivi des performances et l'analyse des données historiques de vente vous permettront de négocier avec les fournisseurs, les emballeurs et les transporteurs afin que vos stocks soient toujours à un niveau optimal.
Satisfaction client
Prenons l'exemple d'une librairie appelée Forgotten Chapter. La librairie commence comme une librairie classique, avec des piles de romans avec réduction et des clients qui affluent pour les acheter.
Quelques mois plus tard, Forgotten Chapter décide de suivre la tendance et vend les derniers romans à succès. Ils remplissent leurs entrepôts et leur chiffre d'affaires double. Ce faisant, ils perdent de vue le stockage des classiques vintage, leur spécialité. Finalement, les clients occasionnels se font rares, les habitués cessent de venir et les ventes s'effondrent.
Selon vous, quel est le problème ici ?
Ils ont stocké les dernières nouveautés, améliorant ainsi leurs ventes initiales, mais ce faisant, ils ont perdu leur argument clé de vente (USP). Ce sont leurs offres classiques qui les distinguaient vraiment.
Cela signifie-t-il que les entreprises ne doivent pas évoluer avec les tendances ? Absolument pas, elles doivent le faire. Cependant, ce que Forgotten Chapter a négligé, c'est l'analyse de ses indicateurs clés de performance et la gestion des commandes. Il s'agit là d'un cas classique de mauvaise planification des stocks.
Les logiciels de gestion des commandes peuvent vous aider à suivre les commandes passées, ce qui vous permet de planifier et d'adapter votre activité en conséquence.
La planification des stocks est directement liée à la satisfaction des clients. Analysez les données de vente passées, prévoyez les tendances de vente futures et mettez en œuvre une stratégie adaptée à votre entreprise. Tirez parti de votre argument de vente unique pour fidéliser vos clients.
Réduction des coûts de stockage
De nombreuses start-ups ont tendance à surstocker leurs stocks, ce qui immobilise des fonds initiaux précieux. La planification des stocks, en revanche, libère du capital. Les questions clés à se poser ici sont les suivantes : comment le produit se vend-il ? Où se vend-il ? Qui est le client idéal ?
En répondant à ces questions, vous pourrez commencer à réduire efficacement vos coûts de stockage.
Une grande partie de cette tâche nécessite une planification tout en connaissant la capacité de votre entreprise. Elle consiste à examiner les données, à calculer les stocks actuels et à réaliser des prévisions pour les tendances futures, réduisant ainsi les coûts de stockage des stocks immobiles. Vous pouvez diriger votre entreprise en lui présentant une planification des capacités à l'aide de simples feuilles Excel et de modèles de planification des stocks faciles à utiliser.
Améliorez l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement
La planification des stocks juste à temps (JIT) est une pratique très efficace pour éviter les surstockages. Elle consiste à ne réceptionner les marchandises et les matières premières des fournisseurs que lorsque cela est nécessaire.
La planification des stocks JIT est également connue sous le nom de TPS ou Toyota Production System, d'après le célèbre constructeur automobile qui a adopté ce mode de fonctionnement au début des années 1970. Toyota ne commande des pièces pour ses véhicules que lorsqu'il en a besoin ou lorsqu'il reçoit des commandes pour de nouvelles voitures.
C'est également le résultat d'une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement.
Ici, le modèle de checklist pour la gestion des fournisseurs de ClickUp vous permet de créer des feuilles de calcul qui facilitent la gestion des stocks.
Ce modèle peut vous aider à évaluer et à sélectionner les meilleurs fournisseurs pour vos produits, à recueillir des commentaires pour surveiller leurs performances et à améliorer la communication et la collaboration.
Grâce à ce modèle, vous pouvez
- Ajoutez des champs personnalisés pour classer les fournisseurs en fonction de leur viabilité, de leur logistique, de leurs échéanciers et de leur réactivité.
- Utilisez 16 attributs personnalisés différents, tels que Remarques, Numéro de contact, E-mail du fournisseur, Ponctualité et Marques, pour enregistrer des informations sur les fournisseurs et visualiser facilement leurs données.
- Ouvrez quatre vues différentes dans différentes configurations ClickUp, telles que les évaluations des fournisseurs, le guide de démarrage, les informations sur les fournisseurs et le formulaire d'évaluation des fournisseurs, afin d'accéder facilement à toutes les informations et de les organiser.
À lire également : 10 modèles gratuits de listes de fournisseurs pour gérer vos contacts
Les défis du processus de planification des stocks
L'aspect le plus complexe de la planification des stocks est la gestion et l'interprétation de grands volumes de données.
Chaque commande doit être signée, les détails du transport doivent être mentionnés, les détails de l'entrepôt ou du stockage doivent être énumérés de manière détaillée, et les coûts de chaque aspect de l'entreprise doivent être facturés et comptabilisés.
Tout cela nécessite un système de gestion des stocks irréprochable et facile à utiliser, sans oublier une planification logistique avancée.
Voici quelques autres défis qui peuvent se présenter
- Manque de fiabilité des fournisseurs et mauvaise communication
- Des prévisions imprécises entraînant des baisses imprévues de la demande des consommateurs
- La visibilité des stocks peut devenir limitée, même après des heures de planification.
- Les processus de planification des stocks qui ne sont pas basés sur des données, des tendances et des analyses de marché peuvent avoir des conséquences désastreuses.
- Mauvaise gestion des ressources humaines ; un changement de personnel, que ce soit en interne ou chez un concessionnaire, peut avoir une incidence sur la planification des stocks.
Méthodes de planification des stocks
Bien qu'il existe plusieurs modèles de planification des stocks, nous avons choisi de nous concentrer sur quelques-uns des plus importants.
Quantité économique de commande (EOQ)
Il s'agit de la quantité idéale de stocks qu'une entreprise doit avoir pour réduire ses coûts de stockage. Si une marque parvient à atteindre cet objectif, elle aura fait une grande étape en avant.
EOQ = √(2 D S) / H
Voici la formule que vous devez adapter à votre modèle d’entreprise, où :
S correspond au coût de commande ou au coût fixe.
D est la quantité annuelle demandée.
H correspond au coût de détention ou au coût variable.
Cette formule vous indiquera les stocks dont vous avez besoin à tout moment pour permettre à votre entreprise de fonctionner sans heurts. Si vous trouvez cela difficile à gérer, vous pouvez utiliser un outil de gestion des achats pour simplifier la tâche.
Modèle du point de réapprovisionnement
Le point de réapprovisionnement est le moment suggéré auquel une entreprise doit commander à nouveau des stocks afin d'éviter tout risque de rupture d'approvisionnement.
Prenons l'exemple d'une boulangerie. L'entreprise est spécialisée dans la brioche et vend tout son stock peu après la cuisson d'une nouvelle fournée. Les clients et le propriétaire sont satisfaits. Soudain, un problème survient avec l'approvisionnement en beurre. Le fournisseur est confronté à des problèmes d'alimentation électrique, ce qui affecte le processus de cuisson. La boulangerie est confrontée à un retard dans l'approvisionnement. Cela entraîne finalement une baisse considérable de la clientèle.
Que s'est-il passé ici ? Il n'y avait pas de modèle de point de réapprovisionnement approprié en place.
Pour éviter ce genre d'incidents, il est judicieux de mettre en place un système de bons de réception des marchandises. Cela vous permet de suivre vos fournisseurs et de surveiller le processus de la chaîne d'approvisionnement, ce qui vous aide à déterminer quand effectuer une commande supplémentaire.
Planification des stocks de sécurité
Cette pratique de gestion des stocks vous permet de conserver une quantité suffisante de marchandises au niveau du stockage afin de ne pas être à court en cas de pic de demande. Cela fonctionne un peu comme une police d'assurance qui vous permet de rester à flot.
Vous devez tirer parti de l'analyse de la chaîne de valeur pour assurer la pérennité de votre entreprise et gérer vos stocks de la manière la plus efficace possible. Ce processus vous donne un avantage sur vos concurrents.
Une planification sûre des stocks, étayée par une analyse de la chaîne de valeur, permet de prévoir les tendances futures de la demande.
Analyse ABC
L'analyse ABC consiste à classer les stocks en trois groupes.
- A contribue aux 20 % de vos produits les plus vendus, ce qui représente un résultat de 70 % des ventes.
- B contribue à 30 % de vos produits, ce qui entraîne un résultat de 20 % des ventes.
- C correspond à la moitié inférieure de vos produits, qui génère 10 % des ventes.
Cette analyse accélère la planification et la gestion adéquates du stockage. Elle aide les entreprises à décider quoi stocker et en quelle quantité. Lorsque vous analysez vos besoins de stockage en fonction de votre ABC, vous établissez mieux vos priorités.
Maintenant, apprenons comment élaborer et mettre en œuvre un plan de gestion des stocks !
Comment élaborer et mettre en œuvre un plan de gestion des stocks
L'élaboration et la mise en œuvre d'un plan de gestion des stocks dans votre entreprise constituent un défi de taille. Mais voici un guide rapide, étape par étape, pour vous aider à y parvenir.
Étapes pour élaborer un plan de gestion des stocks et le mettre en œuvre
- Dressez la liste de vos produits et classez-les par catégorie.
- Effectuez des recherches approfondies et analysez minutieusement vos données. Vous devez connaître votre produit sur le bout des doigts et savoir exactement où il se vend.
- Dressez une liste des fournisseurs potentiels en fonction de vos préférences, de leur emplacement, de la qualité de leurs produits et de leur accessibilité. Analysez leurs performances en leur accordant une période d'essai.
- Utilisez un système de gestion des commandes et des approvisionnements intégré et convivial pour les débutants.
- Créez un système simple et efficace
- Formez vos employés à suivre le système. Suivez régulièrement les performances.
- Suivez votre taux de rotation des stocks. Cela constituera votre base, que vous pourrez ajuster au fur et à mesure en fonction des données.
- Créez un modèle de point de réapprovisionnement et adoptez des pratiques de stockage sûres.
- Recherchez en permanence des possibilités d'amélioration grâce à une analyse approfondie des données et à un suivi rigoureux.
- Une fois que vous disposez de tous ces éléments, effectuez l'automatisation autant que possible.
En suivant ces étapes et en utilisant un logiciel fiable de planification des stocks pour le commerce électronique, vous pouvez mettre en place une planification efficace de vos stocks et stimuler la croissance de votre entreprise.
Utilisation de ClickUp pour planifier et gérer les systèmes d'inventaire
ClickUp vous aide à gérer et à trier efficacement vos stocks tout en offrant des fonctionnalités hautement personnalisables qui peuvent être adaptées à n'importe quelle entreprise.
Prenez par exemple le modèle de gestion des stocks ClickUp. Il permet de gérer et de personnaliser efficacement vos besoins. De plus, c'est un outil de planification des stocks très convivial.
Ce modèle peut vous aider de plusieurs façons :
- Il simplifie l'organisation pour vous. Vous pouvez dresser une liste des stocks, suivre les livraisons des fournisseurs, suivre les expéditions des clients.
- Vous pouvez vérifier le statut des commandes et les points de réapprovisionnement avec précision.
- Vous pouvez créer des fiches d'inventaire faciles d'accès que vous pouvez partager avec vos employés et vos fournisseurs afin de gérer efficacement la chaîne d'approvisionnement.
- Le modèle est personnalisable. Cela signifie que vous pouvez modifier et créer des champs personnalisés pour gérer vos stocks, tels que « Prochaine commande », « Responsable des opérations », « Commandé », « Stock actuel » et « Quantité commandée ».
- Vous pouvez également améliorer le suivi grâce à l'automatisation et à des étiquettes de recherche spécifiques.
- Il dispose de sept vues personnalisées (tableau, chronologie, liste, mises à jour des commandes et valeur) pour vous aider à mieux comprendre et planifier vos stocks.
La chaîne d'approvisionnement et la gestion des stocks vont de pair. Et le modèle d'inventaire de ClickUp permet de suivre l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement de manière rapide, facile et efficace.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Gérez les niveaux de stock et les commandes en temps réel
- Suivez le suivi des expéditions et des dates de livraison dans plusieurs entrepôts
- Analysez les tendances pour prendre de meilleures décisions
Ce modèle permet de rationaliser le processus de gestion des stocks et de réduire les erreurs humaines, ce qui permet de mieux réaliser des prévisions et de bénéficier d'une meilleure visibilité sur les niveaux de stocks pour identifier les problèmes potentiels.
Vous pouvez ajouter des statuts personnalisés (Ouvert et Achevé) pour suivre la progression de chaque élément dans l'inventaire. De plus, vous pouvez utiliser 15 attributs personnalisés différents, tels que Demandeur, Quantité nécessaire, Emplacement du fournisseur, Point de réapprovisionnement et Coût unitaire, pour enregistrer des informations sur votre inventaire et visualiser facilement les données d'inventaire.
Vous pouvez également ouvrir six vues dans différentes configurations ClickUp, telles que Stock, Par fournisseur, Emplacement du fournisseur, Bon de commande, Commencer ici, etc., pour vous aider à gérer votre stock.
Surmontez les défis liés à la gestion des stocks avec ClickUp
La gestion des stocks est un processus continu, et non un effort ponctuel. Dressez une liste de fournisseurs fiables, communiquez clairement vos besoins, formez vos employés au système, surveillez et suivez les progrès, et automatisez et améliorez continuellement vos processus.
Mais ne sous-estimez pas l'importance d'adopter un logiciel de planification des stocks tel que ClickUp. Il simplifie toutes les étapes ci-dessus, rendant votre planification des stocks plus prévisible, plus sûre et plus avantageuse pour votre entreprise.
Commencez dès aujourd'hui avec ClickUp!