Les petites et moyennes entreprises sont confrontées à un défi de taille lorsqu'elles gèrent leurs stocks, quel que soit leur secteur d'activité. Comment faire pour répondre à la réunion des clients tout en minimisant les coûts liés au surstockage ou aux ruptures de stock ?
En tant qu'élément vital des opérations de vente au détail et en gros, la gestion des stocks permet aux entreprises de fonctionner efficacement.
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, où les attentes des clients sont élevées et où les conditions du marché évoluent rapidement, une mauvaise planification des stocks peut avoir des répercussions financières importantes, telles que l'augmentation des coûts de possession et la perte d'équipes commerciales.
En revanche, l'optimisation des stocks garantit la disponibilité des produits, réduit les stocks excédentaires et libère du capital, ce qui se traduit par une amélioration des flux de trésorerie et de la satisfaction des clients. Effacées, la planification et la gestion des stocks sont des aspects essentiels de la gestion d'une entreprise et de sa réussite.
Cet article examine comment améliorer et maîtriser le processus de planification des stocks. Mais tout d'abord, posons les bases.
Comprendre la planification des stocks
Imaginez la situation suivante : vous avez mis au point un produit à succès et, dès son lancement, vous êtes persuadé qu'il sera épuisé. Vous le stockez, vous le commercialisez et vous attendez que le signe de rupture de stock apparaisse. Cependant, un problème inattendu survient et les délais de livraison sont désormais plus longs que prévu.
Résultat : vos clients commencent à annuler leurs commandes et à demander des remboursements. L'allongement du délai de livraison a éclipsé la demande du produit, vous laissant avec des stocks invendus et sans acheteurs.
Un succès et un échec, littéralement !
Stocker des produits sans évaluer soigneusement la demande peut entraîner des excédents de stocks, une augmentation des coûts de stockage et un gaspillage potentiel. L'effet en aval se répercute gravement sur la rentabilité et l'efficacité opérationnelle de votre entreprise.
En revanche, la compréhension et la mise en œuvre de stratégies intelligentes peuvent vous aider à garder une longueur d'avance. Une bonne gestion des stocks est une question de superposition. À long terme, logiciel de gestion des stocks peut rendre l'ensemble de l'effort beaucoup plus facile et plus fiable.
Qu'est-ce que le forfait d'inventaire ?
La planification des stocks implique la gestion et l'organisation des produits qu'une marque a l'intention de vendre pour générer des bénéfices. Elle englobe diverses logistiques et stratégies qui doivent être mises en œuvre quotidiennement pour assurer le bon fonctionnement d'une entreprise.
La planification des stocks diffère d'une entreprise à l'autre. Une seule stratégie ne peut être appliquée à toutes.
Par exemple, il n'est pas possible de stocker pendant de longues périodes dans une entreprise de mode ou de produits alimentaires périssables. L'objectif premier d'une maison de couture est d'écouler ses stocks avant qu'ils ne se démodent. Pour une entreprise alimentaire, un stockage excessif sans besoin apparent peut entraîner une détérioration des stocks.
Les stocks n'ont de valeur que s'ils continuent de circuler et donnent lieu à des flux de trésorerie rentables.
Avantages de la planification des stocks
Une planification efficace des stocks permet à votre entreprise de générer des revenus sans complications. C'est votre base de référence.
Voici les quatre avantages clés d'une planification et d'une gestion des stocks appropriées.
Augmentation de la rentabilité
Chaque dollar de stock qu'une entreprise détient au-delà de son niveau idéal génère 20 à 30 % de coûts supplémentaires Dany Couillard , Directeur à la BDC La planification précise des stocks vous permet de réaliser des profits, d'accroître les possibilités et d'augmenter les ventes saisonnières. Le suivi du rendement et l'analyse des données historiques sur les équipes commerciales vous permettront de négocier avec les fournisseurs, les emballeurs et les transporteurs afin que vos stocks soient toujours à leur niveau optimal.
Satisfaction des clients
Prenons l'exemple d'une librairie appelée Forgotten Chapter. Au départ, la librairie est une entreprise de livres classiques, avec des piles de romans en réduction et des gens qui se pressent pour les acheter.
Quelques mois plus tard, Forgotten Chapter décide d'évoluer avec la tendance et vend les derniers romans en vogue. Les entrepôts se remplissent et les entreprises doublent leur chiffre d'affaires. Dans le même temps, ils perdent de vue le stockage des grands classiques, leur spécialité. Au bout du compte, le nombre de clients diminue, les habitués s'arrêtent et les équipes commerciales chutent.
À votre avis, quel est le problème ?
Ils ont stocké les dernières nouveautés, ce qui a permis d'améliorer les équipes commerciales initiales, mais ce faisant, ils ont perdu leur argument de vente unique (USP). Ce sont leurs paramètres classiques qui leur ont permis de se démarquer.
À faire en sorte que les entreprises n'évoluent pas avec les tendances ? Absolument pas, elles doivent le faire. Cependant, ce que Forgotten Chapter a négligé, c'est l'analyse des indicateurs clés de performance et la gestion des commandes. Il s'agit d'un cas classique de forfait d'inventaire qui a mal tourné. Logiciel de gestion des commandes peut vous aider à suivre les commandes collées, ce qui vous permet de forfaiter et d'augmenter votre production en conséquence.
La planification des stocks est directement liée à la satisfaction des clients. Analysez les données des ventes passées, prévoyez les tendances des ventes futures et mettez en œuvre une stratégie adaptée à votre entreprise. Tirez parti de votre argument de vente unique pour attirer des clients fidèles.
Réduction des coûts de stockage
De nombreuses start-ups ont tendance à surstocker, ce qui immobilise des fonds initiaux précieux. La planification des stocks, en revanche, permet de libérer du capital. Les questions clés à se poser sont les suivantes : Comment le produit se vend-il ? À faire ? Qui est le client idéal ?
En répondant à ces questions, vous pourrez commencer à réduire efficacement les coûts de détention.
Une grande partie de cet effort nécessite un forfait tout en connaissant la capacité de votre entreprise. Il s'agit d'examiner les données, de calculer le stock actuel et de prévoir les tendances futures, ce qui permet de réduire les coûts de détention des stocks immobiles. Vous pouvez diriger votre entreprise en lui montrant le forfait de capacité à l'aide de simples feuilles Excel et d'une modèles de planification des stocks .
Améliorer l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement
La planification des stocks en juste-à-temps (JAT) est une pratique très efficace pour éviter les surstocks. Elle consiste à ne recevoir les marchandises et les matières premières des fournisseurs que lorsqu'elles sont nécessaires.
Le forfait JAT est également connu sous le nom de TPS ou système de production Toyota, du nom du célèbre constructeur automobile qui a adopté ce modus operandi au début des années 1970. Toyota ne commande des pièces pour ses véhicules qu'en cas de besoin ou lorsqu'elle reçoit des commandes de nouvelles voitures.
C'est aussi le résultat d'une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement.
Ici, Modèle de checklist pour la gestion des fournisseurs de ClickUp vous permet de créer des feuilles de calcul qui rendent la gestion des stocks gratuite.
Apprenez à simplifier les feuilles de calcul à fort contenu avec le modèle de checklist de gestion des fournisseurs de ClickUp
Ce modèle peut vous aider à évaluer et sélectionner les meilleurs fournisseurs pour vos produits, à recueillir des commentaires pour contrôler leurs performances et à améliorer la communication et la collaboration.
Grâce à ce modèle, vous pouvez
- Ajouter des champs personnalisés pour séparer les fournisseurs en fonction de leur viabilité, de leur logistique, de leurs échéanciers et de leur réactivité
- Utiliser 16 attributs personnalisés différents, tels que Remarques, Numéro de contact, E-mail du fournisseur, Délais et Marques, pour enregistrer des informations sur les fournisseurs et visualiser facilement leurs données
- Afficher quatre vues différentes dans différentes configurations de ClickUp, telles que l'évaluation des fournisseurs, le guide de démarrage, les informations sur les fournisseurs et le formulaire d'évaluation des fournisseurs, afin d'accéder facilement à toutes les informations et de les organiser
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Défis du processus de planification des stocks
L'aspect le plus complexe de la planification des stocks consiste à gérer et à donner un sens à de grands volumes de données.
Chaque commande doit être signée, les détails du transport mentionnés, les détails de l'entrepôt ou du stockage énumérés avec précision, et les coûts de chaque petit aspect de l'entreprise doivent être facturés et comptabilisés.
Tout cela nécessite un système d'inventaire sans faille et facile à utiliser, sans parler des systèmes avancés de gestion des stocks un forfait logistique avancé .
Quelques autres défis qui peuvent se poser sont les suivants
- Un manque de fiabilité des fournisseurs et une mauvaise communication
- Des prévisions imprécises entraînant des baisses imprévues de la demande des consommateurs
- La visibilité des stocks peut devenir limitée, même avec des heures de forfait
- Les processus de planification des stocks qui ne sont pas fondés sur des données, des tendances et des analyses de marché peuvent échouer
- Une mauvaise gestion des ressources humaines ; un changement de personnel, que ce soit en interne ou chez un distributeur, peut avoir une incidence sur la planification des stocks
Méthodes de planification des stocks
Bien qu'il existe plusieurs forfaits de planification des stocks, nous avons choisi de nous concentrer sur quelques modèles importants.
Quantité de commande économique (QCE)
Il s'agit de la quantité idéale de stocks qu'une entreprise doit avoir pour réduire les coûts de détention. Si une marque peut y parvenir, c'est une étape importante qui est franchie.
EOQ = √(2 * D * S) / H
Il s'agit de la formule que vous devez adapter à votre module d'entreprise, où :
S est le coût de commande ou le coût fixe
D est la quantité annuelle demandée
H est le coût de détention ou coût variable
Cette formule vous indiquera le stock dont vous avez besoin à tout moment pour permettre à votre entreprise de fonctionner correctement. Si vous estimez que cette formule est difficile à manier, vous pouvez utiliser un outil de gestion des achats pour simplifier la tâche.
Modèle de point de commande
Un point de commande est le point suggestif à partir duquel une entreprise doit réorganiser ses stocks pour ne pas courir le risque d'un approvisionnement insuffisant.
Prenons l'exemple d'une boulangerie. L'entreprise est spécialisée dans la brioche et ses stocks sont épuisés peu de temps après la cuisson d'une nouvelle fournée. Les clients et le propriétaire sont satisfaits. Soudain, des problèmes surviennent au niveau de l'approvisionnement en beurre. Le fournisseur est confronté à des problèmes d'alimentation, ce qui affecte le processus de cuisson. La boulangerie est confrontée à un retard d'approvisionnement. Cette situation finit par entraîner une baisse considérable de la clientèle.
Que s'est-il passé ici ? Il n'y avait pas de modèle de point de commande approprié en place.
Pour éviter ce type d'incident, il est nécessaire de disposer d'un système de notes sur la réception des marchandises il est judicieux de mettre en place un système de bons de réception. Il vous permet de suivre vos fournisseurs et de contrôler le processus de la chaîne d'approvisionnement, ce qui vous aide à déterminer quand commander davantage de stock.
Planification sûre des stocks
Cette pratique de gestion des stocks vous permet de conserver une quantité sûre de marchandises en stockage afin de ne pas être confronté à une rupture de stock en cas de hausse de la demande. Mon travail s'apparente à une police d'assurance qui vous permet de rester à flot.
Vous devez tirer parti l'analyse de la chaîne de valeur ici pour stimuler la longévité de votre entreprise et vous assurer que vous gérez vos stocks aussi efficacement que possible. Ce processus vous donne un avantage sur vos concurrents.
Une planification sûre des stocks, étayée par une analyse de la chaîne de valeur, permet de prévoir les tendances futures de la demande.
Analyse ABC
L'analyse ABC consiste à classer les stocks en trois catégories.
- A contribue aux 20 % de produits les plus vendus, ce qui résulte en 70 % des équipes commerciales
- B contribue aux 30 % de produits du milieu, ce qui résulte en 20 % des équipes commerciales
- C représente les 50 % inférieurs de vos produits, ce qui résulte en 10 % des équipes commerciales
Cette analyse permet d'accélérer la planification et la gestion des stocks. Elle aide les entreprises à décider de ce qu'il faut stocker et de la quantité à stocker. Lorsque vous analysez vos besoins de stockage en fonction de votre ABC, vous établissez mieux vos priorités.
Maintenant, apprenons à élaborer et à exécuter un forfait d'inventaire !
Comment élaborer et mettre en œuvre un forfait d'inventaire
L'élaboration et la mise en œuvre d'un forfait Business dans votre entreprise constituent un formidable défi. Mais voici un guide rapide, étape par étape, pour y parvenir.
Étapes de l'élaboration et de la mise en œuvre d'un forfait d'inventaire
- Dressez la liste de vos produits et classez-les par catégorie
- Effectuez des recherches approfondies et une analyse minutieuse des données. Vous devez connaître intimement votre produit et savoir exactement où il se vend
- Dressez la liste des vendeurs potentiels en fonction de leurs préférences, de leur emplacement, de leur qualité et de leur accessibilité. Analysez leurs performances en organisant une période de test
- Utilisez un système de gestion des commandes et des approvisionnements intégré et convivial pour les débutants
- Créer un système simple et efficace
- Former les employés à suivre le système. Suivre les performances régulièrement
- Suivez votre taux de rotation des stocks. Il s'agira de votre base, que vous pourrez ajuster au fur et à mesure en fonction des données
- Créez un modèle de point de commande et des pratiques de stockage sûres
- Cherchez à vous améliorer en permanence grâce à une analyse et à un suivi approfondis des données
- Une fois que vous avez tout cela, automatisez partout où c'est possible
En suivant ces étapes et en utilisant des systèmes de gestion des données fiables, il est possible d'automatiser les processus logiciel de planification des stocks pour le commerce électronique vous pouvez mettre votre plan d'inventaire sur les rails et stimuler la croissance de votre entreprise.
Utilisation de ClickUp pour le forfait et la gestion des systèmes d'inventaire ClickUp vous aide à gérer et à trier efficacement vos stocks tout en offrant des fonctionnalités hautement personnalisables qui peuvent être adaptées à n'importe quelle entreprise.
Prenez le Modèle de gestion des stocks ClickUp par exemple. Il peut traiter et personnaliser efficacement vos besoins. De plus, il s'agit d'un outil de planification des stocks très convivial.
Utilisez le modèle de gestion des stocks de ClickUp pour mettre en place le forfait de gestion des stocks de votre entreprise
Ce modèle peut vous aider de plusieurs façons :
- Il simplifie l'organisation. Vous pouvez établir une liste des stocks, suivre les livraisons des fournisseurs, suivre les expéditions des clients
- Vous pouvez vérifier le statut des commandes et les points de commande avec précision
- Vous pouvez créer des fiches d'inventaire faciles d'accès que vous pouvez partager avec les employés et les fournisseurs pour gérer efficacement la chaîne d'approvisionnement
- Le modèle est personnalisable. Cela signifie que vous pouvez modifier et créer des champs personnalisés pour gérer votre inventaire, comme Prochaine commande, Responsable des opérations, Commandé, Inventaire actuel et Quantité de la commande
- Vous pouvez également améliorer le suivi grâce à l'automatisation et à des étiquettes de recherche spécifiques
- Il dispose de sept vues personnalisées - tableau, échéancier, liste, mises à jour des commandes et valeur - pour mieux comprendre et planifier vos stocks
Suivez l'ensemble de vos stocks et leur impact sur votre chaîne d'approvisionnement grâce au modèle d'inventaire de ClickUp
La chaîne d'approvisionnement et la gestion des stocks vont de pair. Et Le modèle d'inventaire de ClickUp permet un suivi rapide, facile et efficace de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Gérer les niveaux de stock et les commandes en temps réel
- Suivre les expéditions et les dates de livraison dans plusieurs entrepôts
- Analyser les tendances pour une meilleure prise de décision
Ce modèle peut rationaliser le processus d'inventaire et réduire les erreurs humaines, ce qui permet d'améliorer les prévisions et la visibilité sur les niveaux de stock afin d'identifier les problèmes potentiels.
Vous pouvez ajouter des états personnalisés (Ouvert et Achevé) pour suivre la progression de chaque élément de l'inventaire. De plus, vous pouvez utiliser 15 attributs personnalisés différents, tels que Demandé par, Quantité nécessaire, Emplacement du fournisseur, Point de commande et Coût unitaire, pour enregistrer des informations sur votre stock et visualiser facilement les données d'inventaire.
Vous pouvez également afficher six vues dans différentes configurations ClickUp, telles que Inventaire, Par fournisseur, Emplacement du fournisseur, Formulaire de commande, Commencer ici, et plus encore, pour vous aider à gérer votre inventaire.
Surmonter les défis de la gestion des stocks avec ClickUp
La gestion des stocks est un processus continu, et non un effort ponctuel. Établissez une liste de fournisseurs fiables, communiquez clairement vos besoins, formez vos employés au système, surveillez et suivez les progrès, et automatisez et améliorez continuellement.
Mais ne sous-estimez pas l'importance de l'adoption d'un logiciel de planification des stocks tel que ClickUp. Il simplifie toutes les étapes ci-dessus, rendant votre planification des stocks plus prévisible, plus sûre et constituant un atout pour l'entreprise. Commencez avec ClickUp dès aujourd'hui !